MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf / (mette.wiik@sandefjord.kommune.no) Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Sandefjord kommune, formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf / (mette.wiik@sandefjord.kommune.no) Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 51/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN /15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE 53/15 POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE 54/15 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG, ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET 55/15 MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU 56/15 FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON 57/15 INFORMASJON KOMMUNIKASJONSSTRATEGI EVENTUELT Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch leder Side 1 av 16

2 51/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 51/15 PSU Innstilling: Møteprotokollen godkjennes. Bakgrunn for saken: Fellesnemnda har i sine møter så langt behandlet møteprotokoll fra forrige møte. Vedlegg: Møteprotokoll fra møtet Side 2 av 16

3 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Partssammensatt utvalg - SAS Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Andebu kommune, Kristofferhallen på Vidaråsen Landsby Møtedato: Tid: 09:00 11:00 Tilstede på møtet: Funksjon Navn Parti Møtt for Medlem Bjørn Ole Gleditsch H Medlem Tor Steinar Mathiassen H Medlem Anne Strømøy H Medlem Vidar Andersen FRP Medlem Cathrine Andersen FRP Medlem Bror-Lennart Mentzoni KRF Medlem Karin Virik V Medlem Morten Joel Istre AP Medlem Lozan Balisany AP Medlem Bjarne Sommerstad SP Medlem Jan Tore Rui Haugerød H Medlem Hilde Hoff Håkonsen AP Medlem Erlend Larsen H Medlem Roy Standal FRP Medlem Grethe Østgård H Medlem Nils Ingar Aabol AP Medlem Inga M. Krossøy KRF Organisasjonene Medlem Anne Merete Sørensen Fagfor Medlem Siv Breitve Utdfor Medlem Roar Gunnufsen Fagfor Medlem Bente Wangen Nordengen Utdfor Medlem Arne Antonsen Fagfor Medlem Martin Torhaug Utdfor Behandlede saker: 43/15 50/15 Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch Leder Side 1 av 7

4 Will Browne, daglig leder ønsket velkommen og orienterte litt fra Vidaråsen landsby. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 43/15 REFERATER TIL ORIENTERING 44/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE /14 VEAR GRENSEJUSERING, STOKKE FORMANNSKAP DEN SAK 68/2015 OG 80/ /15 FREMDRIFTSPLAN 47/15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE 48/15 RAPPORT FRA KARTLEGGINGSGRUPPEN IKT 49/15 RAPPORT FRA KARTLEGGINGSGRUPPEN PERSONAL OG HR 50/15 FORSLAG TIL HONORAR DELEGATER I FELLESNEMDNA OG PARTSAMMENSATT UTVALG EVENTUELT Side 2 av 7

5 43/15 REFERATER TIL ORIENTERING Innstilling: De refererte sakene tas til orientering. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: De refererte sakene tas til orientering. 44/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Innstilling: Møteprotokollen fra Partssammensatt utvalg sitt møte den godkjennes. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Møteprotokollen fra Partssammensatt utvalg sitt møte den godkjennes. 45/14 VEAR GRENSEJUSERING, STOKKE FORMANNSKAP DEN SAK 68/2015 OG 80/2015 Innstilling: Vedtaket fra formannskapets møte , Stokke kommune - tas til orientering. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Det ble fremmet følgende forslag som nytt punkt 2: Fellesnemnda støtter pkt 4 i Stokke kommunes vedtak. Side 3 av 7

6 Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Vedtaket fra formannskapets møte , Stokke kommune - tas til orientering. 2. Fellesnemnda støtter pkt 4 i Stokke kommunes vedtak. 46/15 FREMDRIFTSPLAN Innstilling: Saken tas til orientering. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: Saken tas til orientering. 47/15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE Innstilling: Informasjonen gitt i møtet tas til orientering. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: Informasjonen gitt i møtet tas til orientering. Side 4 av 7

7 48/15 RAPPORT FRA KARTLEGGINGSGRUPPEN IKT Innstilling: 1. Rapporten tas til orientering 2. Prosjektleder kommer tilbake med en sak som beskriver overordnet IKT-plan, herunder en beskrivelse av kompetansebehov og evt. behov for ekstern bistand for analyse/ råd om fremtidig organisering, forvaltning og drift Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Rapporten tas til orientering 2. Prosjektleder kommer tilbake med en sak som beskriver overordnet IKT-plan, herunder en beskrivelse av kompetansebehov og evt. behov for ekstern bistand for analyse/ råd om fremtidig organisering, forvaltning og drift 49/15 RAPPORT FRA KARTLEGGINGSGRUPPEN PERSONAL OG HR Innstilling: 1. Rapporten tas til orientering 2. Arbeidsgruppas anbefalinger blir behandlet videre i saker som prosjektleder legger frem til behandling i fellesnemnda og partssammensatt utvalg. De ulike elementene/ anbefalingene vil synliggjøres og følges opp i en overordnet prosjektplan/fremdriftsplan. 3. Det igangsettes en prosess for å utvikle nye Sandefjords arbeidsgiverstrategi 4. Folkevalgtes arbeidsgiverrolle vil bli drøftet i prosessen med å utvikle delegasjonsreglement for SAS. Dette koordineres med temakomité - delegasjonsreglement for folkevalgte Side 5 av 7

8 5. De tillitsvalgtes organisasjoner blir involvert i det videre arbeidet og i overensstemmelse med hovedavtalens bestemmelser. Arbeidet med å utforme en omstillingsavtale blir gitt prioritet. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Rapporten tas til orientering 2. Arbeidsgruppas anbefalinger blir behandlet videre i saker som prosjektleder legger frem til behandling i fellesnemnda og partssammensatt utvalg. De ulike elementene/ anbefalingene vil synliggjøres og følges opp i en overordnet prosjektplan/fremdriftsplan. 3. Det igangsettes en prosess for å utvikle nye Sandefjords arbeidsgiverstrategi 4. Folkevalgtes arbeidsgiverrolle vil bli drøftet i prosessen med å utvikle delegasjonsreglement for SAS. Dette koordineres med temakomité - delegasjonsreglement for folkevalgte 5. De tillitsvalgtes organisasjoner blir involvert i det videre arbeidet og i overensstemmelse med hovedavtalens bestemmelser. Arbeidet med å utforme en omstillingsavtale blir gitt prioritet. 50/15 FORSLAG TIL HONORAR DELEGATER I FELLESNEMNDA OG PARTSAMMENSATT UTVALG Innstilling: Forslag til honorar for de valgte delegater i Fellesnemnda og Partsammensattutvalg i perioden frem til 1. januar 2017, godkjennes. Møtebehandling: Side 6 av 7

9 Det ble fremmet følgende forslag: Saken utsettes. Forslag om utsettelse ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: Saken utsettes. EVENTUELT Gudrun Haabeth Grindaker, prosjektleder orienterte. Side 7 av 7

10 52/15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 52/15 PSU /15 Fellesnemnda Innstilling: Informasjonen gitt i møtet tas til orientering Side 3 av 16

11 53/15 POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE Saksbehandler: Lars Joakim Tveit Saksnr.: Utvalg Møtedato 53/15 Fellesnemnda Innstilling: 1. PSU slutter seg til bestemmelsen om administrasjonsutvalgets sammensetning, det politiske reglementets 29. Bakgrunn for saken Fellesnemnda opprettet ulike temakomiteer i sitt møte , sak 14/15 og i sitt møte , sak 20/15. En av komiteene er Temakomite for reglement for folkevalgte. Temakomiteen har utarbeidet utkast til politisk reglement, og komiteen legger frem foreløpig utkast til fellesnemnda til orientering og eventuelle innspill. PSU inviteres til å gi innspill til bestemmelsen om administrasjonsutvalgets sammensetning (reglementets 29). Reglementet legges derfor fram for både PSU og fellesnemnda, med invitasjon til PSU om å avgi uttalelse om 29. Saksutredning Temakomiteen har så langt hatt 3 møter, og komiteen ser for seg å utarbeide forslag til: - Politisk reglement (et felles reglement for alle politiske utvalg) - Delegeringsreglement - Reglement for godtgjørelser Arbeidet med å utarbeide reglementer er forholdsvis omfattende, og temakomiteen har så langt utarbeidet et utkast til politisk reglement. Utkastet gir regler om gjennomføring av politiske møter mm. Utkastet er delt i 4 hoveddeler, hvor ett kapittel omhandler kommunestyret. Det er tatt utgangspunkt i alle de nåværende kommunenes reglementer. Reglementet har tatt inn regler for åpenhet og offentlighet, og det er lagt vekt på innbyggermedvirkning. Arbeidet er ikke ferdig, og det åpnes for at fellesnemnda gir uttalelser og innspill til den videre prosessen. Det vil også bli fremlagt eget delegeringsreglement hvor de enkelte utvalgs ansvarsområder blir nærmere beskrevet. Side 4 av 16

12 Prosjektleders vurderinger Reglementet bør vedtas av det nye kommunestyret høsten 2016, dvs før den politiske møteaktiviteten begynner i den nye kommunen. Det faller etter prosjektleders vurdering utenfor fellesnemndas mandat å fastsette politisk reglement for nye Sandefjord kommune, men fellesnemndas behandling vil være nyttig i det videre arbeidet. Uttalelsen fra fellesnemnda vil også gi temakomiteen en nyttig tilbakemelding på det videre arbeidet i komiteen. Et politisk reglement er etter prosjektleders oppfatning en politisk beslutning, men PSU bør inviteres til å gi innspill til bestemmelsen om administrasjonsutvalgets sammensetning (reglementets 29). Reglementet legges derfor fram for både PSU og fellesnemnda, med invitasjon til PSU om å avgi uttalelse om 29. Vedlegg: Utkast til politisk reglement v 0.3 Side 5 av 16

13 REGLEMENT FOR POLITISKE ORGANER I STOKKE KOMMUNE Vedtatt av Sandefjord kommunestyre xx.xx.2016 A) GENERELLE BESTEMMELSER STYREFORM... 1 B) SAKSBEHANDLINGSREGLER FORBEREDELSE AV SAKER INNKALLING - DOKUMENTER FORFALL - VARAMEDLEMMER ANDRE SOM KAN TA DEL I MØTET MØTEOFFENTLIGHET MØTETS ÅPNING SAKSBEHANDLING INHABILITET MØTELEDERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN TALERNES REKKEFØLGE ORDSKIFTET MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET FORSLAG AVSTEMNING PRØVEAVSTEMNING STEMMEMÅTEN FORESPØRSLER INTERESSEGRUPPER ORDEN I SALEN OG I BYGNINGEN PROTOKOLL ANMODNING OM NY BEHANDLING AV AVGJORT SAK... 7 C) KOMMUNESTYRET KOMMUNESTYRET INFORMASJON INTERPELLASJONER... 8 D) ØVRIGE POLITISKE UTVALG FORMANNSKAPET HOVEDUTVALGENE ADMINISTRASJONSUTVALGET ELDRERÅDET BRUKERRÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE KONTROLLUTVALGET ØVRIGE RÅD OG UTVALG A) GENERELLE BESTEMMELSER 1. STYREFORM Sandefjord kommune organiseres politisk etter formannskapsmodellen slik at alle saker som skal avgjøres av kommunestyret først behandles av formannskapet. Formannskapet avgjør saker i tråd med delegasjonsreglementet, delegasjonsvedtak eller kommuneloven.

14 Hovedutvalgene og andre politiske utvalg avgjør selv saker der dette fremgår av lov eller delegasjonsreglementet. B) SAKSBEHANDLINGSREGLER 2. FORBEREDELSE AV SAKER Rådmannen sørger for at de saker som legges fram for politiske organer er forberedt på en forsvarlig måte og i samsvar med de regler som følger av lov, reglementer og andre bindende bestemmelser. Det politiske utvalgets medlemmer har innsynsrett i alle dokumenter i en sak med mindre det er lovhjemlet begrunnelse for å nekte innsyn. 3. INNKALLING - DOKUMENTER De politiske utvalgene trer sammen etter bestemmelsene i kommunelovens 32. Møtelederen innkaller til møte i de respektive politiske utvalgene. Innkallingen skal inneholde opplysning om tid og sted for møtet, oppgave over de saker og eventuelt temaer som skal behandles og opplysning om hvor saksdokumentene er lagt ut. Innkallingen kunngjøres i media og på kommunens hjemmesider med tilstrekkelig varsel, som regel med en frist på minimum 7 dager. Dette gjelder ikke dokumenter og saker som er unntatt offentlighet. Innkalling med saksdokumenter sendes, fortrinnsvis elektronisk, om mulig minst 10 dager før møtet avholdes. 4. FORFALL - VARAMEDLEMMER Kan et medlem av det politiske organet eller et innkalt varamedlem ikke møte på grunn av gyldig forfall, skal vedkommende uten opphold melde dette til kommunens administrasjon og si fra om forfallsgrunnen. Administrasjonen kaller straks inn varamedlem etter reglene i kommunelovens 16. Det samme gjøres når noen må fratre som inhabil i sak som skal behandles. Den som på grunn av lovlig forfall må forlate møtet under forhandlingene, melder straks fra til møtelederen. Varamedlem som er til stede, eller som om mulig blir kalt inn, trer etter reglene i kommunelovens 16 inn i stedet. Et varamedlem kan ikke tiltre møtet midt under behandlingen av en sak, men venter med å delta i møtet til behandlingen av en ny sak starter. 5. ANDRE SOM KAN TA DEL I MØTET Rådmannen tar del i møtet med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. Videre kan rådmannen bemyndige andre ansatte i administrasjonen til å møte med talerett når sakens art tilsier det.

15 Ordfører kan delta i alle politiske utvalg der han selv ikke er medlem med tale- og forslagsrett, men uten stemmerett. 6. MØTEOFFENTLIGHET Møtene holdes for åpne dører. De politiske utvalgene kan etter bestemmelsene i kommunelovens 31 og 31a vedta at en enkelt sak skal behandles for lukkede dører. Forhandlinger om dette foregår for åpne dører med mindre møteleder eller det politiske utvalget bestemmer noe annet. 7. MØTETS ÅPNING Kommunestyremøter og formannskapsmøter ledes av ordfører. Øvrige møter ledes av den møteleder som er valgt for organet. Ved kommunestyremøter foretas navnopprop ved møtestart. Er det lovlig minste antall medlemmer til stede, erklæres møtet satt. Fra møtet er satt til møtet er slutt kan ingen av forsamlingens medlemmer forlate salen for kortere eller lengre tid uten på forhånd å melde fra til møteleder. Medlemmer eller varamedlemmer som møter etter oppropet melder seg til ordføreren før de tar sete. Ingen medlemmer kan ta sete under behandlingen av en sak, men må vente med å ta sete til behandling av ny sak starter. 8. SAKSBEHANDLING Er det i forbindelse med oppropet reist innvendinger mot noens rett til å ta sete i det politiske utvalget eller tvil om noens forfall, gjør utvalget først vedtak om dette. Sakene behandles i den rekkefølge som følger av sakslisten. Det politiske utvalget kan vedta annen rekkefølge. Et hvert parti kan be om gruppemøte under sakens behandling. Er en sak tatt opp til behandling, kan møtet ikke heves før saken er avgjort ved avstemming eller det politiske utvalget vedtar å utsette behandlingen av den. Sak som ikke er nevnt i innkallingen kan ikke tas opp til avstemming dersom møtelederen eller 1/3 av de møtende medlemmene motsetter seg det. Ordfører eller det politiske utvalgets flertall kan be administrasjonen utrede saken til senere politisk behandling. 9. INHABILITET Den som er inhabil tar ikke del i forhandlingene eller avgjørelsen av en sak. Spørsmålet om inhabilitet avgjøres av det politiske organet uten at vedkommende medlem deltar, jfr forvaltningsloven. 10. MØTELEDERS REDEGJØRELSE FOR SAKEN TALERNES REKKEFØLGE Møteleder leser opp den betegnelse saken har fått i sakslista og gjengir forslag til vedtak. Møteleder gjør oppmerksom på mulige dissenser og redegjør for saken så langt det er

16 påkrevet. Talerne får ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen. Møteleder kan tillate replikkordskifte. 11. ORDSKIFTET Taleren skal rette sine ord til møtelederen, ikke til forsamlingen. Taleren skal holde seg nøye til den sak eller den del av saken som ordskiftet gjelder. Møtelederen skal se til at dette blir gjort. Det er ikke anledning til å bruke visuelle hjelpemidler med mindre møtelederen eller det politiske utvalget har godkjent dette. I kommunestyret holdes innleggene fra talerstolen. Det må ikke gis uttrykk for noe som krenker forsamlingen, noen av medlemmene eller andre. Heller ikke er det lov til å lage støy eller uro som uttrykk for misnøye eller bifall. Overtrer noen reglementets ordensbestemmelse, påtaler møtelederen dette. Retter vedkommende seg likevel ikke etter reglementet, kan møtelederen ta fra vedkommende ordet eller avgjøre om vedkommende skal stenges ute fra resten av saken eller møtet. 12. MØTELEDERENS STILLING UNDER ORDSKIFTET Møteleder er ansvarlig for god møtekultur. Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møteleder skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møteleder vise vedkommende eller alle tilhørerne ut. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet med mindre det skjer for å opprettholde de bestemmelsene som er gitt i reglementet eller for å rette misforståelser fra talerens side. 13. AVGRENSNING OG AVSLUTNING AV ORDSKIFTET Møtelederen spør om noen vil ha ordet i saken. Hvis ikke blir saken straks tatt opp til avstemning. Melder det seg talere skal disse få ordet i den rekkefølge de ber om det. Ber flere om ordet samtidig, avgjør møtelederen rekkefølgen. Etter hvert innlegg kan det kreves inntil to replikker som tilfaller de to representantene som melder seg først. En replikk skal inneholde en kommentar til innlegget evt. Et oppfølgingsspørsmål. En replikk må ikke overstige 1 min. lengde. Den som har hatt innlegget har rett til duplikk. Duplikken avgis når replikken(e) er ferdig og begrenses til 2 min. Det er ikke adgang til ny replikk etter duplikken. Ønske om innlegg meldes ved håndsopprekning med stemmekort, mens ønske om replikk meldes ved vanlig håndsopprekning. Ved behandlingen av ordinære saker skal det som hovedregel være en maksimal taletid på 3 min. Det enkelte partis hovedinnlegg får inntil 5 min. taletid i alle saker.

17 Finner kommunestyret at en sak er ferdig drøftet, kan det med 2/3 flertall vedtas å slutte ordskiftet å ta saken opp til avstemning eller å utsette forhandlingene. Møtelederen må ikke avbryte noen som har ordet unntatt får å opprettholde de bestemmelser som er gitt i reglementet eller for å oppklare åpenbare misforståelser fra talerens side. Vil møtelederen delta i ordskiftet, må ledelsen av forhandlingene overlates til en annen. 14. FORSLAG Forslag kan ikke settes fram av andre enn det politiske utvalgets medlemmer og rådmannen med mindre særlig lovbestemmelse gir andre rett til å sette fram forslag. I møter der rådmannen ikke deltar har rådmannens stedfortreder rådmannens fullmakter. Forslag kan fremsettes muntlig ved valg, ansettelser, utsettelser eller spørsmål om saken skal oversendelse til annet politisk organ eller administrasjonen. Øvrige forslag skal avvises om de ikke er fremsatt skriftlig. Forslag sendes elektronisk til møteleder, øvrige medlemmer og møtesekretær. Møteleder refererer forslaget sammen med visualisering. 15. AVSTEMNING Når ordskiftet er slutt, sier møteleder i fra om at saken tas opp til avstemning. Fra det tidspunktet må det ikke være mer ordskifte om saken eller settes fram nytt forslag. I dette tidsrommet er det heller ikke anledning til å ta noen annen sak opp til behandling. Bare de medlemmer som er til stede i salen i det øyeblikk saken tas opp til avstemning har rett og plikt til å stemme. De kan ikke forlate salen før avstemningen er ferdig. Er saken delt opp, eller det skal stemmes over flere forslag, setter møteleder fram forslag om rekkefølgen av stemmegivningene. Blir det ordskifte om dette, skal møteleder nøye se til at talerne bare holder seg til avstemningsspørsmålet. 16. PRØVEAVSTEMNING Før endelig avstemning i en sak kan det politiske utvalget vedta prøveavstemninger som ikke er bindende. Er innstillingen eller forslaget som det skal stemmes over delt i flere poster eller paragrafer, bør det i alminnelighet stemmes foreløpig over hver enkelt post eller paragraf og deretter til slutt - i tilfelle også her etter en prøveavstemning - over hele innstillingen eller hele forslaget. 17. STEMMEMÅTEN Avstemningen iverksettes på en av følgende måter: a) Ved stilltiende godkjenning når ikke noen uttaler seg mot forslaget som møtelederen setter fram med spørsmål om noen har noe å uttale mot det. b) Ved at møtelederen oppfordrer medlemmene til å avgi stemmetegn. Når møtelederen bestemmer det, eller et medlem krever det, holdes kontraprøve.

18 c) Ved valg og ansettelser kan hvert medlem kreve skriftlig avstemning. Blank stemmeseddel kan brukes. To medlemmer som møtelederen oppnevner, teller opp stemmene. 18. FORESPØRSLER Ethvert medlem av det politiske utvalget kan rette forespørsler til møtelederen også om saker som ikke står på sakslisten, jf. kommunelovens 34 nr. 2. En slik forespørsel meldes ved møtets start og krever ikke skriftlig svar. Møtelederen, eller rådmannen dersom møtelederen ønsker det, besvarer spørsmålet. Etter omstendighetene må møtelederen kunne meddele at spørsmålet ikke kan besvares, men at spørsmålet vil besvares i neste møte. En forespørsel skal ikke være mer enn 3 minutter. 19. INTERESSEGRUPPER Det politiske utvalget kan ta imot representanter fra foreninger, grupper o.l som vil møte for å orientere om en sak. Det gis ikke adgang til å delta under behandlingen av en sak, men kun orientere ved møtets begynnelse. Møtelederen eller utvalget selv kan bestemme dette. 20. INNBYGGERMEDVIRKNING Innbyggerinitiativ Kommunestyret behandler innbyggerinitiativ etter reglene i kommuneloven 39A. Sakene bør på forhånd behandles i øvrige politiske utvalg dersom saken ligger innenfor det politiske utvalgets fagansvar. Spørretid I starten av kommunestyrets ordinære møter gjennomføres det inntil 30 minutters offentlig spørretid i møtesalen. Dette gjelder imidlertid ikke ved ekstraordinære møter. Alle personer som har stemmerett i kommunen kan ved eget fremmøte, ved stedfortreder eller i brevs form stille spørsmål til ordføreren, kommunestyret, det enkelte parti eller det enkelte medlem av kommunestryret. Spørsmålet skal som hovedregel sendes skriftlig til ordfører og være ordfører i hende senest 2 dager før bystyremøtet. Ordføreren formidler spørsmålene umiddelbart videre til den spørsmålet er stilet til. Spørsmål kan også stilles direkte i kommunestyremøte. Det forutsettes da at rådmannskontoret varsles om spørrerens navn senest kl møtedagen. Spørsmål som på denne måten stilles direkte i kommunestyrets møte, kan avvises av ordfører dersom det ikke kan gis et forsvarlig svar uten nærmere undersøkelser. Rettes spørsmålene til kommunestyret, avgjør ordføreren hvem som skal besvare spørsmålene. Kommunestyrets medlemmer og varamedlemmer kan selv ikke delta som spørrere. Spørsmålene må gjelde kommunale forhold og være av allmenn interesse for kommunens innbyggere.

19 Spørsmål som stilles vedrørende saker oppført på sakslisten og spørsmål som etter ordførerens oppfatning bør stilles den kommunale administrasjonen, avvises. Spørsmålene skal være korte, og det bør normalt ta kun to minutter å stille dem og omtrent samme tid å besvare dem. Det gis anledning for spørreren til to korte tilleggsspørsmål/replikker (maks 1 minutt pr. spørsmål). Foreligger det ingen spørsmål ved møtets begynnelse eller utnyttes ikke spørretiden fullt ut, starter bystyret behandling av de ordinære saker på kommunestyrekartet. Tvil om forståelse av disse retningslinjer avgjøres av ordføreren. 21. ORDEN I SALEN OG I BYGNINGEN Møteleder skal sørge for å opprettholde god orden i møtesalen og i bygningen ellers. Møteleder skal se til at talerne ikke blir avbrutt eller forstyrret. Hvis tilhørerne ved meningsytring eller på annen måte forstyrrer forhandlingene eller for øvrig opptrer på en måte som strider mot god orden, kan møteleder vise vedkommende eller alle tilhørerne ut. 22. PROTOKOLL Det føres protokoll over forhandlingene. I protokollen føres inn opplysninger om innkallingen, og for hvert møte føres inn møtested og -tid, fraværende medlemmer og møtende varamedlemmer. Trer noen fra eller til under forhandlingene, føres dette slik at protokollen sammenholdt med medlemsfortegnelsen viser hvem som har tatt del i forhandlingene av hver sak. For øvrig føres det som må til for å vise gangen i forhandlingene, og at vedtakene gjøres etter rett framgangsmåte. Sakene føres kronologisk og slik at en kan se hva sakene gjelder. Kommunestyreprotokoller underskrives av ordfører, varaordfører og minst tre andre medlemmer oppnevnt av kommunestyret. Protokoller fra øvrige politiske utvalg underskrives av leder sammen med tre medlemmer av utvalget. Møteprotokoller er offentlige. Saker unntatt offentlighet fremgår av egen protokoll. En representant i det politiske utvalget eller en observatør med tale- og forslagsrett har rett til å tilføre protokollen en kort protokolltilførsel. Protokolltilførselen må være skriftlig og oversendes møteleder og møtesekretær før saken tas opp til votering. Representantenes votering skal fremgå av protokollen. 23. ANMODNING OM NY BEHANDLING AV AVGJORT SAK En sak behandles på nytt av det politiske utvalget når: - Utvalget selv bestemmer dette - Et overordnet utvalg bestemmer dette - Fylkesmannen og/eller departementet ber om dette.

20 C) KOMMUNESTYRET 24. KOMMUNESTYRET Kommunestyret, som fra 2019 består av 45 representanter, er det øverste politiske organet i Sandefjord Kommune. Kommunestyret treffer vedtak på vegne av kommunen så langt ikke annet følger av lov, forskrift eller delegasjonsvedtak. 25. INFORMASJON Ordføreren og rådmannen informerer ved møtets begynnelse om aktuelle saker. Ordføreren eller kommunestyret kan kalle inn kommunale tjenestemenn for at disse skal gi opplysninger og redegjørelser, men de kan ikke ta del i forhandlingene Ordfører eller Kommunestyret kan også gi andre anledning til å gi informasjon før møtet settes. 26. INTERPELLASJONER Utenfor de sakene som er ført opp i innkallingen til kommunestyrets møte, kan medlemmer og varamedlemmer, som påregner å delta i møtet, stille interpellasjoner til ordføreren. Interpellasjonen bør være på maksimum ½ A4-side. Interpellasjonen må være innlevert skriftlig til ordføreren og rådmannens sekretariat 2 virkedager før møtet, møtedagen ikke medregnet. Dersom det innkommer flere forespørsler om samme sak, gis den som har innsendt forespørsel først rett til å fremme denne. De øvrige faller bort. Ved lik tidsprioritet foretar ordføreren loddtrekning sammen med rådmannen. Er ikke interpellanten til stede, kan et annet medlem eller møtende varamedlem ta opp spørsmålet. Hvis så ikke skjer regnes spørsmålet som bortfallt. Interpellasjonene behandles i starten av hvert møte og kan begrenses, slik at behandlingen av disse ikke går ut over 1 time. Ubehandlede forespørsler utsettes til neste møte eller behandles i slutten av møtet dersom møtelederen bestemmer dette. Ordføreren deler ut interpellasjonen til medlemmene før møtet starter. Ordføreren vurderer også om det er hensiktsmessig å dele ut svaret på interpellasjonen på forhånd. Interpellanten refererer som hovedregel interpellasjonen. Dersom interpellanten ikke ønsker dette, refererer ordføreren interpellasjonen. Ordføreren svarer på interpellasjonen. Interpellanten gis deretter ordet. Etter at interpellanten har hatt ordet gis det anledning til debatt om saken. Maksimal taletid skal som hovedregel være 3 min. Forslag som fremstilles i forbindelse med en interpellasjon, kan ikke avgjøres i møtet dersom møtelederen eller en tredjedel av de møtende motsetter seg dette. Kommunestyret kan med alminnelig flertall be rådmannen utrede sak som tas opp i en interpellasjon.

21 D) ØVRIGE POLITISKE UTVALG 27. FORMANNSKAPET Formannskapet, som fra 2019 består av 19 medlemmer, velges for 4 år. For medlemmene velges varamedlemmer som føres på liste etter prioritet for hvert parti eller gruppering av partier. For hvert parti eller gruppering av partier tilstås 2 varamedlemmer mer enn antall medlemmer. Medlemmene velges av kommunestyret. Saker som avgjøres av formannskapet skal forelegges kommunestyret hvis minst 1 medlem krever dette ved protokolltilførsel. 28. HOVEDUTVALGENE Hovedutvalgene, som fra 2019 består av 19 medlemmer, velges for 4 år. For medlemmene velges varamedlemmer som føres på liste etter prioritet for hvert parti eller gruppering av partier. For hvert parti eller gruppering av partier tilstås 2 varamedlemmer mer enn antall medlemmer. Medlemmene velges av kommunestyret. Utvalgene skal ha omfattende delegert sektoransvar/beslutningsmyndighet og avgi uttalelser i saker som berører utvalgets saksområder før disse behandles i formannskap/kommunestyre. Ansvarsområdene skal være: Helse, sosial og omsorg Institusjoner Hjemmetjeneste/bemannede boliger Samhandlingsreform NAV (herunder flyktninger) Rus/psykiatri Helsestasjon Barnevern Legevakt/legetjenester Tiltak for funksjonshemmede Øvrige helsetjenester Oppvekst og kunnskap Skoler Barnehager Voksenopplæring PPT Kulturskole Næringsutvikling og eiendom Start Næringsutvikling Næringstomter Byggeprosjekt Drift/vedlikehold kommunal eiendom Salgs- og skjenkebevillinger

22 Landbruk (unntatt landbruksforvaltning) Reiseliv Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling Kultur Folkehelse og forebyggende arbeid Nærmiljø Frivillighet Lag/foreninger Idrett Nærmiljøutvalg Bibliotek Friluftsliv By- og stedsutvikling Miljø- og plansaker Kommunalteknikk Brann og beredskap Byggesak Miljø Barnerepresentasjon, jfr pbl 3-3 Arealplanlegging GEO-data Landbruksforvaltning Veier Parker/Grøntanlegg Trafikksikkerhet Infrastruktur Havneforvaltning Saker som avgjøres av hovedutvalgene skal forelegges formannskapet hvis minst 1 medlem krever dette ved protokolltilførsel. 29. ADMINISTRASJONSUTVALGET Administrasjonsutvalget består av 11 medlemmer, hvor 7 medlemmer er oppnevnt av formannskapet og 4 medlemmer er utpekt av de ansattes organisasjoner. Leder og nestleder oppnevnes av formannskapet. Forhandlingssammenslutninger som ikke er representert i utvalget kan delta med en observatør med møte- og talerett. Kommunale arbeidstakere bør ikke velges som arbeidsgiverrepresentanter. Utvalget vedtar overordnede reglementer og retningslinjer innen personal- og arbeidsgiverområdet og drøfter overordnede HMS-spørsmål. Videre avgir utvalget uttalelse om budsjett, årsberetning og årsregnskap. Saker som avgjøres av administrasjonsutvalget skal forelegges formannskapet hvis minst 1

23 medlem krever dette ved protokolltilførsel. 30. ELDRERÅDET Eldrerådet består av 5 medlemmer som velges for 4 år. Tre av medlemmene velges fra pensjonistforeningene etter forslag fra disse. De øvrige oppnevnes av kommunestyret. For medlemmene velges personlige varamedlemmer. Rådet velger selv leder og nestleder fra pensjonistforeningenes representanter. 31. BRUKERRÅD FOR MENNESKER MED NEDSATT FUNKSJONSEVNE Rådet består av 7 medlemmer som velges for 4 år. Fem av medlemmene velges fra organisasjonene etter forslag fra disse. De øvrige oppnevnes av kommunestyret. For medlemmene velges personlige varamedlemmer. Rådet velger selv leder og nestleder fra organisasjonenes representanter. 32. KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget består av 5 medlemmer. Opposisjonen skal ha flertall, og blant disse velges leder. 33. ØVRIGE RÅD OG UTVALG Kommunestyret kan opprette og nedlegge råd og utvalg, samt fastsette deres sammensetning og ansvarsområde.

24 54/15 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG, ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 54/15 PSU /15 Fellesnemnda Innstilling: Innstilling til valg av medlemmer og varamedlemmer i Fellesnemnda, PSU, Arbeidsutvalget og ansettelsesutvalget, godkjennes. Bakgrunn for saken: Arbeidsutvalget fremmer følgende forslag: 1. Fellesnemnda (FN) 2. Partssammensatt utvalg (PSU) 3. Arbeidsutvalget (AU) 4. Ansettelsesutvalget (ANS) Følgende er oppnevnt fra kommunene til FN og PSU: Andebu Medlemmer Personlige varamedlemmer: Kommune FN PSU Bjarne Sommerstad (SP) 1. Lars Viggo Holmen (H) Andebu FN PSU Jan Thore Rui-Haugerød (H) 2. Miriam Hanedalen (KRF) Andebu FN PSU 3. Helene Eriksen (V) Hilde Hoff Håkonsen (AP) 1. Bjørn Orerød (AP) 2. Svein Magnus Sletvold (AP) Andebu FN PSU Anne Merethe Sørensen (Fagforbundet Andebu) Siv Breitve (Utdanningsforbundet Andebu) Tonje Walaker Lunde Andebu PSU (NSF Andebu) ukjent Andebu PSU Side 6 av 16

25 Stokke Medlemmer Varamedlemmer (numerisk, ikke personlig) Kommune FN PSU Erlend Larsen (H) 1. Wenche Davidsen (Ap) Stokke FN PSU Nils Ingar Aabol (Ap) 2. Fredrikke Møller (SV) 3. Kåre Pettersen (V) Stokke FN PSU Grethe Østgård (H) 4. Renate Sølversen (H) 5. Per Myrstad Kringen (Ap) Stokke FN PSU Roy A Standaln (FrP) 6. Mette Havnaas (H) Stokke FN PSU Inga M Krossøy (KrF) 1. Jon Folkvord (SP) 2. Nina Brodahl (MDG) Stokke FN PSU Arne Antonsen (Fagforbundet Stokke) Martin Torhaug (Utdanningsforbundet Stokke) Camilla Botne (NSF Stokke) Bente Høibraaten (Delta Stokke) Stokke Stokke Sandefjord Medlemmer Varamedlemmer Kommune FN PSU Bjørn Ole Gleditsch (H) Audun Tjomsland (H) Sandefjord FN PSU Tor Steinar Mathiassen (H) Anders Sperre (H) Sandefjord FN PSU Anne Strømøy (H) Hanne Børresen Johansen (H) Sandefjord FN PSU Cathrine Andersen (FrP) Yllka Neziri (H) Sandefjord FN PSU Vidar Andersen (FrP) Øyvind Lorentzen (FrP) Sandefjord FN PSU Karin Virik (V) Ole Trygsland Hoelseth (FrP) Sandefjord FN PSU Bror-Lennart Mentzoni (KrF) Ida Cathrine Nilsen (SP) Sandefjord FN PSU Arild Theimann (AP) Charlotte Jahren Øverbye (SV) Sandefjord FN PSU Lozan Balizany (AP) Helge William Myrseth (MDG) Sandefjord FN PSU Birgit Pettersen (AP) Sandefjord FN PSU Morten Joel Istre (AP) Sandefjord FN PSU Roar Gunnufsen Per Erik Larsen Sandefjord PSU (Fagforbundet) Anja Torbergsen (Utdanningsforbundet) (NITO Sandefjord) Cecilie Hofstad Opheim (NSF Sandefjord) Sandefjord Arbeidsutvalg (AU) AU fremmer følgende forslag om sammensetning av Arbeidsutvalget: PSU PSU PSU Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Bjarne Sommerstad Hilde Hoff Håkonsen Nils Ingar Aabol Anne Strømøy Morten Joel Istre Erlend Larsen Varamedlemmer: Side 7 av 16

26 Det er også oppnevnt personlige vararepresentanter for medlemmene i AU. Ansettelsesutvalg (ANS) AU fremmer følgende forslag om sammensetning av Ansettelsesutvalg: Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Hilde Hoff Håkonsen Bjarne Sommerstad Erlend Larsen Nils Ingar Aabol En tillitsvalgt Varamedlemmer: AU foreslår for FN at dersom det ikke er enstemmighet om tilsettinger, så skal saken fremmes for FN. Side 8 av 16

27 55/15 MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 55/15 PSU /15 Fellesnemnda Innstilling: Møteplan for 1. halvår 2016 godkjennes. Bakgrunn for saken: Arbeidsutvalget fremmer følgende forslag til møteplan for våren 2016, for arbeidsutvalget, ansettelsesutvalget, partssammensatt utvalg og fellesnemnda: Arb.utv og Ans.utv FN og PSU Møtested og klokkeslett vil fremkomme i møteinnkalling til det enkelte møte. Side 9 av 16

28 56/15 FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 56/15 PSU /15 Fellesnemnda Innstilling: Prosjektleders informasjon og presentasjon av fremdriftsplan/ prosjektplan pr tas til orientering. Bakgrunn for saken: Overordnet tidsplan behandles i hvert møte i fellesnemnda, jfr. fellesnemndas vedtak i sak 29/15 den Prosjektleder tiltrådte og har startet arbeidet med konkretisering og utarbeiding av prosjektplan. Saksutredning: Fellesnemnda vedtok i sak 29/15 den følgende: 1. Overordnet tidsplan bør oppdateres av koordinator og legges frem for PSU og fellesnemnda i hvert møte. 2. Sak om fremdriftsplan behandles på nytt når prosjektleder/ny rådmann har tiltrådt. Følgende aktiviteter er vedtatt og fastsatt fremover: 19. oktober 2015: Prosjektleder tiltrer stillingen. November 2015: Arbeidet med å nedsette prosjektorganisasjon igangsettes. November 2015: Arbeidet med å etablere administrativ ledergruppa igangsettes. Desember 2015: Omstillingsplan utarbeides 8. desember 2015:Sak om skyggebudsjett for 2016 legges frem Våren 2016: Reglement mm for folkevalgte ferdig Juni 2016: Nærdemokratimodellen avklares 19. oktober 2016: Konstituerende kommunestyremøte Oktober 2016: Arbeidsavtaler for alle ansatte i ny kommune på plass November 2016: Beredskapsplan for ny kommune Desember 2016: Budsjett for ny kommune vedtas Desember 2016: Kommunevåpen klar til profilering Side 10 av 16

29 Prosjektleders vurderinger: Oversikten er ikke uttømmende, men vil bli supplert og endret etter hvert som sammenslåingsprosjektet går fremover. Fremdriftsplan/ prosjektplan er et aktivt arbeids- og styringsdokument og vil bli endret/ justert underveis i prosessen. Prosjektleder anskaffer eget prosjektstyringsverktøy til bruk i prosjektet og delprosjektene. Side 11 av 16

30 57/15 INFORMASJON KOMMUNIKASJONSSTRATEGI Saksbehandler: Lars Joakim Tveit Saksnr.: Utvalg Møtedato 57/15 PSU /15 Fellesnemnda Innstilling: 1. Godt kommunikasjonsarbeid og en god kommunikasjonsstrategi bidrar til å skape oppslutning og tillit til prosessen. Fellesnemnda ser derfor behovet for å styrke kapasiteten på området. 2. Kommunikasjonsstrategien tas til orientering. Bakgrunn for saken: I fellesnemndas møte 10. mars 2015 ble det vedtatt følgende: 2. Rådmennene samarbeider om felles informasjonsflyt til sine ansatte og til innbyggerne. 3. Ny rådmann/prosjektleder skal utarbeide informasjonsstrategi for den nye kommunen Saksutredning Kommunikasjonsstrategien er utarbeidet av kommunikasjonsgruppen i samarbeid med prosjektleder. Kommunikasjonsgruppen består av: Eivinn Ueland informasjonsrådgiver i Sandefjord kommune Koordinerer arbeidet i gruppen Judith Pehrson konsulent i Andebu kommune Heidi R. Johnsen konsulent i Stokke kommune Trondar Lien samfunnsplanlegger i Stokke kommune Siv Breitve hovedtillitsvalgt Strategien tar utgangspunkt i det store behovet for informasjon og dialog som finnes, både blant innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene. I følge Kommunal- og moderniseringsdepartementet viser erfaringer fra tidligere sammenslåinger at «kommunen Side 12 av 16

31 ikke må undervurdere betydningen av informasjon om sammenslåingsprosessen. ( ) Derfor bør kommunen prioritere et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid». Strategien er også en naturlig følge av kommunelovens paragraf 4 som sier at kommuner og fylkeskommuner skal «drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale og fylkeskommunale forvaltning». Under hele prosessen fra de første samtalene om en eventuell kommunesammenslåing, har det foregått et aktivt kommunikasjonsarbeid. Denne innsatsen har reflektert den åpenhet som har preget prosessen, gjennom å sørge for at all dokumentasjon er distribuert og/eller gjort lett tilgjengelig for publikum. Det har også blitt tilrettelagt for en god dialog med ansatte og innbyggere, som de to viktigste berørte parter i sammenslåingsprosessen. Fram til vedtaket om kommunesammenslåing, har dette arbeidet i stor grad foregått i de tre kommunene hver for seg. Informasjonsbrosjyren som ble produsert og distribuert i årsskiftet 2014/15 var et eksempel på et prosjekt som de tre kommunene, på oppdrag fra forhandlingsutvalget, gjorde i fellesskap. Helt i tråd med kommunesammenslåingens overordnede målsetting er det god grunn til å tro at det vi får til sammen på kommunikasjonssiden vil være bedre enn det som kan utrettes hver for seg. Det er dessuten ressursbesparende og sørger samtidig for at tiltak og budskap blir likt i alle tre kommuner. Strategien legger til grunn følgende målsettinger for kommunikasjonsarbeidet: Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og konsekvenser Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet på tvers av kommunegrensene For at målsettingene skal oppnås anbefaler strategien at alt kommunikasjonsarbeid er: Åpent, samkjørt, tilgjengelig og basert på samspill og dialog Målgruppene for kommunikasjonsarbeidet er: Ansatte, folkevalgte, innbyggere, regionale og nasjonale myndigheter, organisasjoner Strategien anbefaler at kommunikasjonen fokuserer på fire hovedbudskap: Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune Sammen blir Stokke, Andebu og Sandefjord en ressurssterk og godt rustet kommune 1. januar 2017 etableres Sandefjord kommune. Et velkjent navn men en helt ny kommune Side 13 av 16

32 Virkemidler som er valgt for å sette strategien ut i livet er: Felles nettportal Bruk av sosiale medier Utsendelser (f.eks nyhetsbrev, pressemeldinger, brosjyrer) Betalt markedsføring Arrangementer Prosjektleders merknader For kommunene er kommunikasjon et viktig og nødvendig virkemiddel for å redusere usikkerhet hos så vel innbyggere som ansatte i en prosess som for noen vil innebære betydelige endringer. Gjennom å drive god folkeopplysning ønsker vi å oppnå oppslutning og tillit til prosessen og den nye kommunen. For å få til det må vi vise åpenhet og være dyktige både til å informere og tilrettelegge for dialog. Skal vi få oppslutning og tillit til kommunesammenslåingen, er det viktig at målgruppene opplever at prosjektet er verd anstrengelsene en slik prosess krever. Vi må jobbe for at ansatte og innbyggere får tro på at det vi går til blir noe bedre enn det vi har fra før. Da er det viktig å fokusere på noen få, tydelige budskap som mange kan relatere seg til. Disse budskapene er ikke nye de er allerede formulert i forhandlingsutvalgets utredning, men er i kommunikasjonsstrategien spisset og forenklet for å kommunisere best mulig med målgruppene. For å nå ut og gjøre informasjon tilgjengelig for alle, er det viktig å benytte riktige verktøy. Vi må nå ut til folk enten der de enkelt kan finne fram eller til arenaer der de allerede oppholder seg. Og vi må ta hensyn til et mindretall som fortsatt foretrekker tradisjonelle ikke-digitale formidlingskanaler. Dette innebærer bruk av både nettsider (en felles nettportal), sosiale medier, trykte medier, betalt markedsføring og ikke minst fysisk tilstedeværelse. Kommunikasjon er ikke noe én gruppe utvalgte personer bedriver. I forhold til internkommunikasjon har f.eks alle ledere i de tre kommunene et ansvar for å formidle informasjon til, og tilrettelegge for dialog ute i avdelingene. Også i fellesnemnda, med temakomiteene under seg, bedrives det mye kommunikasjon blant annet ut mot media. For å sikre en helhetlig og samkjørt kommunikasjon, er det nødvendig at strategien og de kommunikasjonstiltak den trekker opp, blir fulgt opp av en koordinerende person eller enhet. Vedlegg: 1. Informasjonsstrategi Side 14 av 16

33 Forslag til kommunikasjonsplan for SAS-prosessen Utkast Innledning Mange mennesker blir berørt av en kommunesammenslåing. Behovet for informasjon og dialog er stort, både blant innbyggere, ansatte og folkevalgte i de tre kommunene. I følge Kommunal- og moderniseringsdepartementet* viser erfaringer fra tidligere sammenslåinger at «kommunen ikke må undervurdere betydningen av informasjon om sammenslåingsprosessen. ( ) Derfor bør kommunen prioritere et løpende informasjons- og kommunikasjonsarbeid». Dette har SAS tatt på alvor og i februar vedtok fellesnemnda (sak 13/15) at prosjektleder har ansvaret for «å utarbeide informasjonsstrategien for den nye kommunen». 1.1 Avgrensing Denne kommunikasjonsstrategien er en tiltaksorientert plan for et felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2015 og fram til kommunesammenslåingen i Planen tar utelukkende for seg kommunikasjonsbehovet knyttet til selve prosessen. Problemstillinger og forberedelser knyttet til kommunikasjonsarbeidet i den nyetablerte kommunen er ikke tema i dette dokumentet. 2. Målsettinger Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens Målsettinger**, prosesser og konsekvenser Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet på tvers av kommunegrensene

34 3. Prinsipper Disse målsettingene mener vi best kan oppnås dersom all kommunikasjon er.. Åpen Åpenhet og innsyn styrker innbyggernes og ansattes tillit. I følge Kommunal- og moderniseringsdepartementet er det de kommunene som har størst åpenhet og mulighet for innsyn som også har de mest tilfredse innbyggerne. Samkjørt Selv om kommunene er tre selvstendige enheter ut 2016, er det viktig at alt som kommuniseres om sammenslåingsprosessen sies med én stemme. Første gang et budskap som angår alle tre kommuner, formidles, skal det skje gjennom kanaler som er tilgjengelige for alle. Det betyr at vi må ha gode, felles rutiner for når og hva vi kommuniserer. Fram mot sammenslåing vil kommunenes eksisterende, egne kanaler opprettholdes. Det betyr at kommunenes nettsider, intranettsider, Facebooksider og publikasjoner (Andebustikka og Nytt fra Stokke kommune) fortsatt vil publisere saker om sammenslåingen, vinklet på egne innbyggere og ansatte. Tilgjengelig All kommunikasjon skal være tilgjengelig for alle. Det vil si at vi må benytte verktøy og kanaler som når ut bredt og umiddelbart. Ofte bør samme budskap formidles i flere kanaler. Et viktig budskap kan sjelden sies for ofte. Det betyr ikke at all informasjon skal dyttes ut ukritisk til enhver tid. Det legges større vekt på å sørge for at informasjonen enkelt kan oppsøkes og hentes enn at mye informasjon distribueres til mottagere som ikke nødvendigvis har behov eller ønske om å bli informert. Tilgjengelighet handler også om at informasjonen må gis i et klart og forståelig språk. Det gjelder alle målgrupper også en stadig voksende andel av innbyggere med utenlandsk opprinnelse. Tilstrømningen av flyktninger fra Syria gjør denne problematikken enda mer gjeldende. Informasjon på alternative språk må derfor vurderes. Fokus på samspill og dialog Kommunikasjon er utveksling av informasjon og kunnskap. Det betyr at den ikke bare går en vei, men er en dialog mellom avsender og mottaker. I denne sammenheng innebærer det at vi må sikre at alle grupper og interesser blir hørt. Målgruppene skal alltid ha mulighet til å mene, kommentere og få svar på spørsmål underveis.

35 4. Budskap I dagens informasjonssamfunn blir vi mennesker utsatt for flere tusen inntrykk og budskap hver dag. Skal vi nå igjennom denne støyveggen, må vi være tydelige og selektive i formidlingen av vårt viktigste budskap. I tråd med forhandlingsutvalgets målsettinger for kommunesammenslåingen bør vi fokusere på følgende budskap: Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune Sammen blir Stokke, Andebu og Sandefjord en ressurssterk og godt rustet kommune 1. januar 2017 etableres Sandefjord kommune. Et velkjent navn men en helt ny kommune 5. Målgrupper 5.1 Interne Ansatte Forventninger om, eller faktiske endringer og gjennomgripende omstillinger kan lett skape usikkerhet og utrygghet hos ansatte Det vil derfor være et stort behov for rask, presis og spesifikk informasjon gjennom hele prosessen. Folkevalgte De folkevalgte i de tre kommunene trenger god informasjon for å gjøre vedtak til beste for den nye kommunen. Utsendelse av møtereferater og tilgang på den samme informasjon som ansatte og innbyggere vil sørge for dette. 5.2 Eksterne Innbyggere Som for ansatte vil endringene for innbyggere merkes i ulik grad. Behovet for informasjon er uansett stort. Det er like viktig å kommunisere at ting

36 blir som de har vært, som å kommunisere endring. Det er også viktig å bevisstgjøre innbyggerne på at de skal bli borgere i en nyetablert kommune det er ikke to små kommuner som skal bli en del av en større. Regionale og nasjonale myndigheter, organisasjoner Fylkeskommunen og særlig fylkesmann og regjering samt politikere på nasjonalt nivå vil følge prosessen i Sandefjord. Da er det viktig at de har tilgang på den informasjonen de trenger. Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Kommunereformen er et hett tema i hele landet og mange kommuner er i ulike faser av en sammenslåingsprosess. Da er naturligvis nye Sandefjord, som ligger først i løypa, et interessant case for mange kommuner.

37 5.3 Målgruppenes behov Oversikten nedenfor viser våre antagelser om hva de ulike målgruppene ønsker informasjon/kommunikasjon om. Det er ikke foretatt en analyse som dokumenterer dette, men spørsmålene favner så bredt at de tar høyde for de fleste tenkelige behov. Målgrupper Interne Ansatte/ Tillitsvalgte BEHOV - Hvilke spørsmål skal besvares? Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for meg og min arbeidsplass? Hvordan blir min nye arbeidshverdag? Hvordan kan jeg påvirke? Hvordan blir de ansattes rettigheter sikret? Hvordan sikres de tillitsvalgte/ansatte medbestemmelse? Folkevalgte Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres? Konsekvenser for folkevalgte organer Eksterne Innbyggere Hva blir konsekvensene for meg som innbygger? Hvordan blir tjenestene påvirket av sammenslåingen? Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas? Hvordan kan jeg påvirke den videre prosessen? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmål? Regionale og nasjonale myndigheter Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Jeg vil gjerne bli bedre kjent med de to andre kommunene hva bør jeg gjøre? Oppdatert, generell informasjon om prosessen Oppdatert, generell informasjon om prosessen