I N N K A L L I N G. Styret ved. Universitetssykehuset Nord-Norge HF. Møtetid 5. juni kl. 09:00. Møtested Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707

Transkript

1 I N N K A L L I N G Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtetid 5. juni kl. 09:00 Møtested Tromsø, Administrasjonens møterom D1-707

2 MØTEINNKALLING Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Administrasjonens møterom D1-707, Tromsø Dato: Tid: 09:00 Forfall meldes direktørens forkontor, tlf Vararepresentanter møter kun ved særskilt innkalling. Innkalling er sendt til: Navn Funksjon Representerer Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Ottar Skjellhaug Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Tove Skjelvik Medlem Cathrin Carlyle Observatør Brukerutvalget

3 1 Saksnr Innhold ST 43/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 44/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet 8. mai 2013 ST 45/2013 Tertialrapport 1. tertial 2013 fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF ST 46/2013 Tilsynsrapport eksterne tilsyn ST 47/2013 Investeringsplan ST 48/2013 Tilbakemelding til Helse Nord RHF vedrørende budsjett 2014 ST 49/2013 Bærekraft og trinnvis utbygging av PET senter ST 50/2013 Orienteringssaker Skriftlig orientering 1. Langtidsventende ved NO-klinikken Muntlige orienteringer 2. Status samhandlingsreformen 3. Presentasjon av Nasjonalt kompetansesenter for inkontinens og bekkenbunnsykdom ST 51/2013 ST 52/2013 Referatsaker 1. Pressemelding vedrørende St Olavs orden til Mads Gilbert 2. Presseprotokoll fra styremøtet i Helse Nord Protokoll fra møte i AMU Protokoll fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Brev fra Sør-Troms regionråd datert vedrørende etablering av ambulansehelikopterbase på Evenes flyplass 7. Brev fra Sør-Troms regionråd datert vedrørende gratis sommerdrift av ambulansehelikopterbase på Evenes flyplass 8. Møtebok fra kommunestyret i Harstad vedr sommerbase ambulansehelikopter Evenes Eventuelt

4 2 ST 43/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste

5 Sak 44/2013 Saksnr Utvalg Møtedato 44/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Saksbehandler: Leif Hovden Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtet STYRESAK Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokoll fra styremøtet Tromsø, Marit Lind (s.) konstituert administrerende direktør Vedlegg

6 Sak 44/2013 Vedlegg 1 4 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Møtested: Administrasjonens møterom D1-707, Tromsø Dato: Tid: 9:00-15:45 Faste medlemmer som møtte: Navn Funksjon Merknad Jorhill Andreassen Leder Olav Helge Førde Nestleder Anne-Rita Nicklasson Medlem Erling Espeland Medlem Hanne CS Iversen Medlem Ankom kl Hanne Frøyshov Medlem Jan Eivind Pettersen Medlem Mai-Britt Martinsen Medlem Rune Moe Medlem Svenn A. Nielsen Medlem Permittert kl Tove Skjelvik Medlem Permittert kl Faste medlemmer som ikke møtte: Navn Funksjon Merknad Ottar Skjellhaug Medlem Meldt forfall Observatør som møtte: Navn Merknad Cathrin Carlyle Fast observatør Leder i Brukerutvalget Fra administrasjonen møtte: Navn Marit Lind Einar Bugge Jorunn Lægland Svein Ivar Bekkelund Tor-Arne Hanssen Magnus Hald Gina M. Johansen Jon Mathisen Hilde Pettersen Bjørn Engum Gry Andersen Elin Gullhav Leif Hovden Stilling administrerende direktør viseadministrerende direktør økonomisjef fag- og forskningssjef utbyggingssjef klinikksjef ved Allmennpsykiatrisk klinikk drifts- og eiendomssjef klinikksjef ved Akuttmedisinsk klinikk kommunikasjonssjef senterleder ved Nasjonalt senter for telemedisin og samhandling (sak39/40) klinikksjef ved Diagnostisk klinikk klinikksjef ved Barne- og ungdomsklinikken administrasjonssjef

7 Sak 44/2013 Vedlegg 1 5 ST 33/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner innkalling og sakslisten til styremøtet med endringer som fremkom under behandlingen av saken (endringer i kursiv). Saksnr Innhold ST 33/2013 Godkjenning av innkalling og saksliste ST 34/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtene og ST 35/2013 Virksomhetsrapport for mars 2013 (behandles etter sak 40/2013) ST 36/2013 Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2013 (behandles etter sak 35/2013) ST 37/2013 Idé og konseptrapport for PET (behandles etter sak 40/2013) ST 38/2013 Inntektsfordelingsmodellen (behandles etter sak 36/2013) ST 39/2013 Samhandlingsreformen - Avtale om bruk av ledsager (behandles etter sak 38/2013) ST 40/2013 Orienteringssaker (behandles før sak 33/2013 unntatt sak 1) Skriftlige orienteringer 1. Presentasjon av LUO-rapporten (kl ) 2. Poliklinikkprosjektet i Allmennpsykiatrisk klinikk Muntlige orienteringer 3. Status i oppfølging av styrevedtak i sak 4/2013 og 16/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning i psykiatri og somatikk (SAB) 4. FIKS-prosjektet 5. Besøk ved UNN av Helse- og omsorgskomiteen -og ministeren 6. St Olavs orden til Mads Gilbert 7. Kontrakt inngått for nytt pasienthotell 8. Driftssituasjonen ved Medisinsk klinikk 9. Bedret samarbeid med Den norske legeforening 10. Parkeringssituasjonen ved UNN Tromsø, Breivika 11. Informasjon om salget av Mellomveien bo- og rehabiliteringssenter ST 41/2013 Referatsaker 1. Referat fra møte i Samhandlingsutvalget med primærhelsetjenesten Rapport datert fra Helse Nord IKT vedrørende Stans Impax og Web 1000 UNN 3. Brev datert fra Lyngen Råd for folkehelse Vi slår ring om UNN 4. Referat fra styremøte i Helse Nord RHF Protokoll fra møte i AMU Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg

8 Sak 44/2013 Vedlegg 1 ST 42/ Notat til Brukerutvalget fra adm. dir. vedr. status for omstillinger e-post til Overordnet prosjektgruppe for SAB vedr. oppfølgingstiltak 10. Referat fra møte i Koordineringsgruppe sengepostrokade UNN Breivika Melding fra valgstyret om nye ansattevalgte representanter. Eventuelt ST 34/2013 Godkjenning av møteprotokoll fra styremøtene og Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 20. mars 2013 og fra det ekstraordinære styremøtet 15. april Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner møteprotokollen fra styremøtet 20. mars 2013 og fra det ekstraordinære styremøtet 15. april ST 35/2013 Virksomhetsrapport mars 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar virksomhetsrapporten for mars 2013 til orientering. Enstemmig vedtatt Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar virksomhetsrapporten for mars 2013 til orientering.

9 Sak 44/2013 Vedlegg 1 ST 36/2013 Ledelsens gjennomgang 1. tertial 2013 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial Styret ber direktøren følge opp de tiltak som fremkommer i saken for å bedre virkningen av internkontroll og aktivitetene i Pasientsikkerhetskampanjen. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF godkjenner rapporten Ledelsens gjennomgang 3. tertial Styret ber direktøren følge opp de tiltak som fremkommer i saken for å bedre virkningen av internkontroll og aktivitetene i Pasientsikkerhetskampanjen. ST 37/2013 Idé og konseptrapport for PET Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner fremlagte Idé- og konseptrapport for UNNs PET senter i Tromsø som grunnlag for den videre planlegging av forprosjektet. Prosjektet godkjennes med en arealramme på 3701m 2 og en foreløpig kostnadskalkyle på 317 mill kr (P50) ekskl prisstigning i perioden. 2. Idé- og konseptrapporten avsluttes og oversendes til Helse Nord RHF for endelig godkjenning. 3. Ved endelig godkjenning ber styret om å bli forelagt forslag til gjennomføringsstrategi, før oppstart av videre planlegging. Styreleder fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til at PET-senteret i Tromsø er viktig for hele regionen, og aksepterer den fremlagte idè- og konseptrapporten for et PET-senter i Tromsø med en arealramme på 3701 og med en foreløpig kostnadskalkyle på 317 mill som et definert behov. 2. Styret ber om å få fremlagt en bærekraftanalyse der inntektspotensialet og kostnadsberegningene for de enkelte funksjonene fremkommer (UNN, UiT og Sykehusapoteket). Denne framlegges for styret i neste styremøte, innarbeidet i

10 Sak 44/2013 Vedlegg 1 bærekraftanalysen Styret ber om en vurdering av muligheten for en trinnvis utbygging, som også ivaretar behovene for universitetet og sykehusapoteket og som også synliggjør eventuelle konsekvenser for A-fløya. Styreleder satte forslaget opp mot direktørens innstilling til vedtak. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) viser til at PET-senteret i Tromsø er viktig for hele regionen, og aksepterer den fremlagte idè- og konseptrapporten for et PET-senter i Tromsø med en arealramme på 3701 og med en foreløpig kostnadskalkyle på 317 mill som et definert behov. 2. Styret ber om å få fremlagt en bærekraftanalyse der inntektspotensialet og kostnadsberegningene for de enkelte funksjonene fremkommer (UNN, UiT og Sykehusapoteket). Denne framlegges for styret i neste styremøte, innarbeidet i bærekraftanalysen. 3. Styret ber om en vurdering av muligheten for en trinnvis utbygging, som også ivaretar behovene for universitetet og sykehusapoteket og som også synliggjør eventuelle konsekvenser for A-fløya. ST 38/2013 Inntektsfordelingsmodellen Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den foreslåtte modell for inntektsfordeling mellom foretakene i Helse Nord RHF til etterretning. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs vurderinger av forhold som er påpekt i saksfremlegget og i UNNs høringssvar til Helse Nord RHF, og forventer at disse følges opp før ny regional inntektsmodell implementeres. Enstemmig vedtatt Vedtak:

11 Sak 44/2013 Vedlegg Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) tar den foreslåtte modell for inntektsfordeling mellom foretakene i Helse Nord RHF til etterretning. 2. Styret slutter seg til administrerende direktørs vurderinger av forhold som er påpekt i saksfremlegget og i UNNs høringssvar til Helse Nord RHF, og forventer at disse følges opp før ny regional inntektsmodell implementeres. ST 39/2013 Samhandlingsreformen - Avtale om bruk av ledsager ved reise og opphold i sykehus Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner avtale med kommunene om bruk av ledsager ved reise til og fra spesialisthelsetjenesten og ved opphold i sykehus (Ledsageravtalen). 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å signere avtalen på vegne av UNN. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) godkjenner avtale med kommunene om bruk av ledsager ved reise til og fra spesialisthelsetjenesten og ved opphold i sykehus (Ledsageravtalen). 2. Styret gir administrerende direktør fullmakt til å signere avtalen på vegne av UNN. ST 40/2013 Orienteringssaker Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Skriftlige orienteringer 1. Presentasjon av LUO-rapporten Direktør ved Bedriftskompetanse AS Marianne Telle presenterte funn og anbefalinger fra rapporten Evaluering av LUO-prosjektet ved UNN (Langsiktig utvikling og omstilling) og svarte på spørsmål fra styret. 2. Poliklinikkprosjektet i Allmennpsykiatrisk klinikk Klinikksjef ved Allmennpsykiatrisk klinikk, Magnus Hald og psykologspesialist Vebjørn Myrbakk svarte på spørsmål fra styret.

12 Sak 44/2013 Vedlegg 1 Muntlige orienteringer (direktøren orienterte i alle saker der annet ikke er angitt) 3. Status i oppfølging av styrevedtak i sak 4/2013 og 16/2013 Prosjekt Sengeposter og aktivitetsstyrt bemanning i psykiatri og somatikk (SAB) Direktøren redegjorde for oppfølgingsarbeidet, og viste til referatsak 9, 10 og FIKS-prosjektet Prosjektleder Bengt Nilfors og senterleder Bjørn Engum presenterte status og planer, og svarte på spørsmål fra styret. 5. Besøk ved UNN av Helse- og omsorgskomiteen -og helse- og omsorgsministeren 6. St Olavs orden til Mads Gilbert 7. Kontrakt inngått for nytt pasienthotell 8. Driftssituasjonen ved Medisinsk klinikk 9. Bedret samarbeid med Den norske legeforening 10. Parkeringssituasjonen ved UNN Tromsø, Breivika Drifts- og eiendomssjefen orienterte. 11. Informasjon om salget av Mellomveien bo- og rehabiliteringssenter 10 Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. Styreleder foreslo følgende tilleggspunkt for sak 40/2013-1: Styret ber om at direktøren holder styret fortløpende orientert om arbeidet med oppfølging av LUO-rapporten. Enstemmig vedtatt Vedtak: 1. Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar orienteringssakene til orientering. 2. Styret ber om at direktøren holder styret fortløpende orientert om arbeidet med oppfølging av LUO-rapporten.

13 Sak 44/2013 Vedlegg 1 ST 41/2013 Referatsaker 11 Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Referat fra møte i Samhandlingsutvalget med primærhelsetjenesten Rapport datert fra Helse Nord IKT vedrørende Stans Impax 3. Brev datert fra Lyngen Råd for folkehelse Vi slår ring om UNN 4. Referat fra styremøte i Helse Nord RHF Protokoll fra møte i AMU Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Protokoll fra drøftingsmøte med tillitsvalgte Referat fra møte i Brukerutvalgets arbeidsutvalg Notat til Brukerutvalget fra adm. dir. vedr. status for omstillinger e-post til Overordnet prosjektgruppe for SAB vedr. oppfølgingstiltak 11. Referat fra møte i Koordineringsgruppe sengepostrokade UNN Breivika Melding fra valgstyret om nye ansattevalgte representanter. Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF tar referatsakene til orientering. ST 42/2013 Eventuelt Saksprotokoll i Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF Styret ønsker at det skal følge lesebrett med vervet som vararepresentanter for ansattevalgte representanter. 2. Finansiering av ø-hjelpssenger i Nord-Troms-kommunene. Økonomisjefen orienterte. 3. Helse Nord RHF har fattet styrevedtak om utvidelse med et helikoptertilbud for Midtre Hålogaland.

14 Sak 44/2013 Vedlegg 1 Tromsø, Jorhill Andreassen (s.) styreleder

15 Sak 45/ Saksnr Utvalg Møtedato Sak 45/2013 Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF STYRESAK Saksansvarlig: Svein I. Bekkelund Saksbehandler: Hans Petter Bergseth Tertialrapport 1. tertial 2013 fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF Innstilling til vedtak Styret ved Universitetssykehuset Nord-Norge HF vedtar tertialrapporten for første tertial 2013 for oversendelse til Helse Nord RHF. Formål/sammendrag Vedlagt følger tertialrapporten for første tertial 2013 fra Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) til Helse Nord RHF. Hensikten er å sikre god styring av virksomheten. Rapporten er delt inn i avsnittene kvalitetsforbedring, kreftbehandling, risikostyring og internkontroll, gaver/legater, klima- og miljøtiltak og organisasjons- og lederutvikling. Utfordringsbildet for UNN er uforandret. Det er fortsatt fokus på å redusere antall fristbrudd som ved utgangen av mars måned var 95, som tilsvarer 2 % av pasienter gitt rett til nødvendig helsehjelp. Gjennomsnittlig ventetid er stabil, men fortsatt høyere enn måltall på 65 dager; det er kun rettighetspasientene som har en gjennomsnittlig ventetid på dette nivået. Antall langtidsventende er fortsatt for høyt selv om antallet er redusert med 16 % sammenlignet med fjor. Det står i dag 669 pasienter som har ventet over ett år på behandling. Nasjonalt måltall for andel epikriser sendt ut innen syv dager er 100 %. Det interne målet i UNN er at alle pasienter skal ha epikrisen i hånden ved utreise. For UNN er andelen innen syv dager rundt 70 % innen somatisk virksomhet og 85 % i psykisk helsevern. I april ble 35 % av epikrisene sendt med pasienten utreisedagen. Arbeidet med tiltak for å redusere ventetiden og øke andelen epikriser ved utskrivelse intensiveres. Økonomisk resultat hittil i år er +9,2 mill kr, mens budsjettavviket er -4,4 mill kr. Hittil i år er det et budsjettavvik for ISF-inntektene på -4,3 mill kr, mens lønnskostnadene til faste ansatte har et budsjettavvik på -37,1 mill kr. Dette kompenseres med mindre leie og vikarbruk. UNN har også forbedret sin kompetanse innen risikostyring. For de øvrige områdene er det mindre endringer. Det siste året har UNN brukt mye ressurser på flere utviklingsprosjekter: Innføring av nytt rapporteringssystem (UNN KIS), aktivitetsstyrt bemanning, FIKS-prosjektet, samhandling med kommunene og utbyggingsprosjektene som alle forventes å bidra til å

16 Sak 45/ forbedre pasientflyten og kvaliteten på pasientbehandlingen. Det er en særlig utfordring å kvalitetssikre aktivitetstallene, men det arbeides målrettet mot bedre resultatstyring. Bakgrunn Tertialrapporten for Universitetssykehuset Nord-Norge HF (UNN) utgjør - sammen med årlig melding - grunnlaget for Helse Nord RHF sin årlige melding til Helse- og omsorgsdepartementet. Helse Nord RHF avgjør hvilke krav som skal rapporteres på i tertialrapporten, og hva som skal rapporteres i årlig melding. Det legges vekt på forklaring av hvilke tiltak som er gjennomført og tiltak som planlegges gjennomført. Saksutredning Kvalitetsforbedring UNN hadde 95 fristbrudd i april. Dette er lavere enn ved tidligere målinger, jfr. tertialrapporten 2/2012 som rapporterte om omlag 200 fristbrudd. Dette utgjør en fristbruddandel på 2 % (fristbrudd av antall rettighetspasienter). Kirurgi- kreft- og kvinnehelseklinikken har 30 fristbrudd (fristbruddandel på 5 %), mens Nevro- og ortopediklinikken har 45 fristbrudd (fristbruddandel på 1 %). Allmenpsykiatrisk klinikk har 16 fristbrudd (fristbruddandel på 11 %) som er tilknyttet en av klinikkens barne- og ungdomspsykiatriske poliklinikker. Bemanningsproblemer er en hovedårsak til sistnevnte. Det er iverksatt både kort- og langsiktige tiltak for å følge opp dette. Reduksjonen i antall fristbrudd skyldes økt fokus på dette arbeidet fra ledelsen, inkludert stadig bedre rydding i ventelister i DIPS. Økonomisk stimulering fra Helse Nord RHF har sannsynligvis også virket gunstig. Gjennomsnittlig ventetid under 65 dager var 84 i april (alle pasienter), 104 dager for de uten rett til prioritert helsehjelp, og 58 dager for de med rett til prioritert helsehjelp. Disse tallene har vært nokså stabile over tid. En av årsakene til dette er at langtidsventende pasienter trekker opp gjennomsnittstiden. Pr. april 2013, har 669 pasienter ventet > 12 måneder. Fire av klinikkene (Hjerte- og lunge klinikken, Nevro- og ortopediklinikken, Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken og medisinsk klinikk) har alle > 20 pasienter som har ventet > 12 måneder. Pasienter henvist til inkontinenssenteret, pasienter som venter på håndkirurgi og pasienter som venter på behandling for hjerte-rytme forstyrrelser (ablasjonsbehandling) er blant de pasientgrupper som har ventet lenge. Det pågår et arbeid for å skaffe til veie sikker informasjon om hvilke pasienter om har ventet lengst samt målrettede tiltaksplaner fra de aktuelle klinikkene. UNN vurderer å innføre en ordning med epikrise ved utreise etter modell av Nordlandssykehuset, basert på dokumentet pasientorientering ved utreise som brukes systematisk ved mange avdelinger i UNN. Fordelen med dette er at pasienten får skriftlig informasjon på utreisetidspunktet samt at fastlegene får nødvendig informasjon når de skal følge opp pasientene, og intensjonen med krav om at alle epikriser skal sendes ut innen 7 dager er dermed oppfylt. Imidlertid krever ordningen noe ekstra administrering, samt at erfaringene fra Nordlandssykehuset er at tiden til endelig epikrise er utsendt økte med ca. 5 % etter innføring av metoden. Kvalitetsutvalget vil beslutte om dette skal tas i bruk i UNN ultimo mai Gjennomsnittlig antall korridorpasienter var i april 10, og er redusert sammenlignet med i fjor. Antall strykninger fra operasjonsprogrammet holdes fortsatt under nasjonalt krav på 5 %. Kreftbehandling UNN klarer ikke å innfri kravet om igangsatt behandling for 60 % av pasientene med tykktarmskreft, først og fremst som følge av manglende operasjonskapasitet. 87 % av

17 Sak 45/ lungekreftpasientene er ferdig utredet innen 20 dager, men andelen som fikk startet behandling innen denne fristen er i henhold til NPR-rapporten knapt 50 %. Det er tidlig i 2013 iverksatt flere tiltak for å komme nærmere målet om igangsatt behandling innen 20 dager for 80 % av pasientene med lungekreft, blant annet forhåndsreservering av timer til PET-CT og operasjon (før man vet om pasienten trenger dette). I følge NPR-dataene var behandling igangsatt hos 36 % av brystkreftpasientene innen 20 dager. En årsak til at tallene ikke er optimale, er mangel på operasjonskapasitet. Dette er et kjent problem som det jobbes med å bedre, både kortsiktig og langsiktig. Det er opprett 8 nye studieplasser for operasjonssykepleiere fra høsten 2013, og nytt sykehotell vil også bidra til å skape bedre pasientflyt. Felles planlegging mellom UNN sine 3 operasjonslokalisasjoner (Tromsø, Harstad og Narvik) er viktig. UNN er også pilotsykehus for etablering av Diagnostisk senter, der målet er at pasienter med mistenkt kreftsykdom (eller annen alvorlig sykdom) skal få et koordinert og samlet utredningstilbud. Dette arbeidet er under planlegging. Risikostyring og internkontroll Det er i 1. tertial gjennomført en systematisk risikovurdering av bestilling og mottak av prøvesvar etter tilsyn fra Helse Nord. Det skal jobbes videre med tiltak for å redusere risikoen for svikt i formidling av prøvesvar i påvente av nytt elektronisk journalsystem. Arbeidet ledes av diagnostisk klinikk i samarbeid med fag- og forskningssenteret. UNN kan ikke legge frem en rapport der det fremgår hvilke barrierer som må overvinnes og hvilke tiltak som må iverksettes for å sikre måloppnåelse på de områdene der oppdragsdokumentet krever risikostyring. Det har i ledelsen vært arbeidet aktivt over tid for å sikre måloppnåelse på de 3 nevnte hovedmål (fristbrudd, pasientsikkerhet/kvalitetsforbedring/ internkontroll og økonomistyring/budsjettballanse). UNN jobber med å forbedre risikostyringen. Tre personer ved FFS har gjennomgått opplæring i risikostyring. Opplæring vil også bli gitt til ledere i UNN, og ytterligere tiltak vurderes fortløpende. Det er behov for mer kompetanse og økt bruk av risikosystemer i UNN. Økonomiske krav og rammebetingelser Resultatavviket for april er +3 mill kr, mens budsjettavviket er -0,4 mill kr. Akkumulert hittil i år er det et resultatavvik på +9,2 mill kr, og et budsjettavvik på -4,4 mill kr. Driftsinntektene hadde i april et budsjettavvik på -2 mill kr, og akkumulert hittil i år et budsjettavvik på +15,8 mill kr. Av dette er 7,2 mill kr inntektsføring av forskningsmidler, som har sin motpost i tilsvarende overforbruk på lønn. ISF-inntektene hadde i april et budsjettavvik på + 4 mill kr. Akkumulert gir dette et budsjettavvik på -4,4 mill kr. De samlede polikliniske inntektene (psykisk helsevern og laboratorium/røntgen) hadde et budsjettavvik på +1,3 mill kr i april måned, og akkumulert et budsjettavvik på +6,1 mill kr. Laboratoriumsinntektene er 9,1 mill kr høyere enn budsjett, mens øvrig polikliniske inntekter er 3 mill kr lavere enn budsjett. UNN hadde i april måned et budsjettavvik på -0,7 mill kr for inntekter knyttet til utskrivningsklare pasienter. Akkumulert er budsjettavviket for denne regnskapsposten -2 mill kr. Driftskostnadene hadde i april et budsjettavvik på -10,5 mill kr. Akkumulert hittil i år gir dette et budsjettavvik på -18,6 mill kr. Lønnskostnadene er 10,5 mill kr lavere enn budsjett i april. Deler av lønnsbudsjett vedrørende forskning (andelen i basisrammen) er lagt inn i budsjettet i april, 10 mill kr (gjelder perioden januar-april). Eksklusive denne korrigeringen er lønnskostnadene som budsjettert i april. Klinikkenes budsjetter er ikke korrigert med hensyn til forskningsmidler da vi venter på tildeling pr prosjekt. Klinikkregnskapene vil derfor fremdeles ha overskudd på inntekter og tilsvarende underskudd på lønnskostnadene på grunn av dette.

18 Sak 45/ Kjøp av helsetjenester er i april 3,8 mill kr lavere enn budsjettert og har akkumulert per april et positivt avvik på 7,9 mill kr. Varekostnader knyttet til aktivitet har et underskudd i april måned på 9,3 mill kr. Dette tilsvarer omtrent underskuddet for disse kostnadene for forrige måned. Svingningen mellom de to månedene skyldes feil i basware i mars. De to månedene må derfor ses i sammenheng. Akkumulert hittil i år er varekostnadene 2,7 mill høyere enn budsjettert. Likviditeten er ved utgangen av april 584 mill kr, en økning på 120 mill kr siste måned. Etter hvert som de større investeringsprosjektene iverksettes for fullt, vil likviditeten reduseres utover året. For 2013 er den totale investeringsrammen 541,5 mill kr. Av dette er 54,5 mill kr overført fra tidligere ubrukte investeringsramme. Det er hittil i år brukt 120,8 mill kr, som utgjør 22,5 % av disponibel ramme i Det pågår prosjekter som forventes å stabilisere økonomien. Aktivitetsstyrt bemanning har som et av målene å redusere bruken av overtid og innleide vikarer. En gjennomgang av legenes arbeidstid pågår, likeså en større omorganisering av Nevro- og ortopediklinikken hvor en avdeling er nedlagt (HØR). Effekten av disse tiltakene forventes å komme gradvis over noe tid. Klima- og miljøtiltak Arbeidet med å etablere miljøledelse er en del av oppdragsdokumentet som i UNN ledes av drifts- og eiendomssenteret. Arbeidet i UNN er forsinket, men status rapporteres til styringsgruppen og administrerende direktør. Det forventes at arbeidet ferdigstilles i løpet av Organisasjon- og lederutvikling Pga. omlegging til ny personalportal i 2013, har ikke UNN klart å fremskaffe nødvendige tall til tertialrapporten. Årsaken til dette er at det ikke foreligger et integrert rapporteringssystem som gir automatisk uttrekk av etterspurte data. Det jobbes med løsninger for å få dette på plass. Helse, miljø og sikkerhet UNN HF gjennomfører klinikkvise medarbeiderundersøkelser hvert 2. år. Det planlegges ny undersøkelse i flere klinikker i løpet av 2013 (QuestBack), og felles medarbeiderundersøkelse i Helse Nord vil etter planen bli tatt i bruk høsten Brudd på vernebestemmelsene rapporteres i Docmap, og rapporteres i Ledelsens gjennomgang. Her rapporteres det på type regelbrudd fordelt på klinikker. UNN har fått pålegg fra Arbeidstilsynet på brudd på vernebestemmelsene for legers arbeidstid. Det jobbes med å lukke disse avvikene, med frist for å svare tilsynet UNN skal i løpet av 2014 miljøsertifiseres etter ISO Dette vi stille store krav til dokumentasjon og oppfølging av rutiner. UNN har et relativt høyt forbruk av artikler som kan være skadelig for det ytre miljø. 17 % av de registrerte kjemikaliene som er registrert i bruk er risikovurdert for påvirkning av det ytre miljø. Dette arbeidet må intensiveres dersom målet om miljøsertifisering skal nås. Medvirkning Utkast til tertialrapport er oversendt arbeidsmiljøutvalg, brukerutvalg samt drøftet med foretakstillitsvalgte i egne møter 22. og Rapporten er justert og sluttført etter drøftingsrunden, og øvrige merknader fra denne medvirkning foreligger i egne protokoller under referatsaker til dette styremøtet. Utvalgene tok saken til orientering, herunder at saken var for uferdig til behandling i Brukerutvalgets arbeidsutvalg.

19 Sak 45/2013 Vurdering Direktøren vurderer situasjonen i UNN som utfordrende på flere av virksomhetsomhetsområdene, dog tilfredsstillende totalt sett. Ventetider og epikrisetid er sammen med infeksjonsforebygging (ikke rapportert her) viktige satsingsområder, og det jobbes med å lage konkrete planer som ledelsen sammen med de ansatte skal iverksette for å bedre resultatene. Mangel på operasjonssykepleiere er en særlig utfordring, der det jobbes med mange tiltak for å bedre situasjonen både på kort og lang sikt. Flere av UNN sine utfordringer er komplisert, og krever mer omfattende organisatoriske prosesser for å oppnå varig forbedring. Det stilles store forventninger til de mange pågående prosjektene, spesielt FIKS, UNN KIS og aktivitetsstyrt bemanning. Disse forventes å bidra til å forbedre styringsparametrene, sikre helhetlige pasientforløp (med sømløse IKT-løsninger) og sikre en bedre utnyttelse av personalressursene. Tromsø, Marit Lind konstituert administrerende direktør Vedlegg Tertialrapport 1 for 2013 fra Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN)

20 Sak 45/2013 Vedlegg 1 18 Utkast til Tertialrapport fra Universitetssykehuset i Nord-Norge Første tertial 2013 til Helse Nord RHF

21 Sak 45/2013 Vedlegg 1 19 Innholdsfortegnelse 1. KVALITET OG PASIENTSIKKERHET KVALITETSFORBEDRING KREFTBEHANDLING 6 2. FELLES ØKONOMISKE KRAV OG RAMMEBETINGELSER 9 RESULTATKRAV RISIKOSTYRING OG INTERNKONTROLL GAVER, STIFTELSER, LEGATER OG FOND KLIMA OG MILJØTILTAK ORGANISASJONS- OG LEDERUTVIKLING, ARBEIDSGIVERSTRATEGI Personal og kompetanse Helse, miljø og sikkerhet 14 2

22 Sak 45/2013 Vedlegg Kvalitet og pasientsikkerhet 1.1 Kvalitetsforbedring Helseforetakene i Helse Nord skal: Rapportere andel epikriser sendt ut innen en uke (vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Figur 1 Epikriser - andel sendt innen syv dager Epikriseandelen rapporteres månedlig i virksomhetsrapporten. Andelen epikriser sendt innen 7 dager er for april måned 87 % for psykiatrisk virksomhet og for somatisk virksomhet 71 %. UNN har i tillegg vedtatt å rapportere antall epikriser som sendes ut med pasienten utreisedagen. Andel epikriser sendt dag 0 er 35 %. Alle klinikker er bedt om å rette opp de forhold som skylles forsinket epikrisetid. Skrivetiden for epikriser i felles kontorsenter er i gjennomsnitt under 1 dag. De epikrisene som ikke er sendt innen 7 dager knyttes i all hovedsak til legeressursene, dels sen diktering og dels forsinket signering av epikrisene. I de tilfellene der det ikke er samme lege som dikterer og signerer en epikrise, blir forholdsvis mange epikriser liggende i påvente av signering. UNN vurderer å innføre en ordning med epikrise ved utreise slik Nordlandssykehuset har gjort, basert på dokumentet pasientorientering ved utreise som brukes i stor utstrekning i UNN i dag. Metoden har noen fordeler og noen ulemper, og skal drøftes på neste møte i Kvalitetsutvalget, UNN jobber sammen med Helse Nord og de andre foretakene om å standardisere pasientjournalsystemene (FIKS-prosjektet) hvilket også forventes å bidra til å løse problemet med forsinket epikrise. UNN innfører i løpet av 2013 kvalitetsstyringsverktøyet KIS der man på avdeling og seksjonsnivå lettere kan overvåke sine kvalitetsindikatorer. 3

23 Sak 45/2013 Vedlegg 1 21 Andel korridorpasienter ved somatiske sykehus (vedlegg 2 i OD styringsparametre 2013) Figur 2 Korridorpasienter somatikk (gjennomsnitt per måned) Korridorpasienter rapporteres månedlig i virksomhetsrapporten. Antallet korridordøgn har ligget stabilt over tid i UNN. I 1. tertial 2013 er det i gjennomsnitt 10 pasienter per døgn som ligger på korridor i foretaket. UNN jobber aktivt med en rekke tiltak som vil påvirke pasientflyten, og forventes også å redusere problemet med korridorpasienter. De viktigste tiltakene er: 1) Pasientforløpsprosjektene etter LEAN-metoden 2) Forpliktende avtaler med kommunene om overføring av ferdigbehandlede pasienter 3) Innføring av aktivitetsstyrt bemanning som blant annet innebærer felles planlegging mellom yrkesgrupper og mellom samarbeidende avdelinger 4) Videreutvikling av samhandlingstiltak som kompetanseoverføring, helhetlig pasientforløp 5) Målrettet og behovsprøvd utdanning, med på kort sikt særlig fokus på utdanning av operasjonssykepleiere Ikke ha fristbrudd. Figur 3 Prosent avviklet fristbrudd av pasienter med rett til prioritert helsehjelp på UNN foretaksnivå 4

24 Sak 45/2013 Vedlegg 1 22 Antallet fristbrudd er redusert til 95 i april måned. Det er fortsatt stort fokus på å få ned antallet fristbrudd. Det er i klinikkene tatt i bruk nye rapporteringsformer sik at truende fristbrudd kan identifiseres og pasienter prioriteres slik at fristbrudd i enda større grad unngås. UNN innfører i løpet av 2013 kvalitetsstyringsverktøyet KIS der man på avdeling og seksjonsnivå lettere kan overvåke sine kvalitetsindikatorer. Manglende operasjonskapasitet er en viktig flaskehals i forhold til både ventetid, fristbrudd og liggetid. Tiltak som nytt pasienthotell og økt utdanning av operasjonssykepleiere forventes å bidra til bedring av operasjonskapasiteten, samtidig som det jobbes aktivt med operasjonsplanlegging helhetlig i UNN-systemet (utnyttelse av kapasitet i Harstad og Narvik) Redusere gjennomsnittlig ventetid til under 65 dager Tabell 1 Gjennomsnitt og median ventetid i dager hittil i år Gjennomsnittlig ventetid hittil i år for alle pasienter er 84 dager. 104 dager for de uten rett til prioritert helsehjelp og 58 dager for de med rett til prioritert helsehjelp. Andelen rettighetspasienter for avviklede pasienter er 44 %. Median ventetid for alle pasienter er 55 dager, 68 dager for de uten rett og 43 dager for pasienter med rett. Den lange trenden er nedadgående ventetider. Det legges fokus på å få ned antall langtidsventende. Det er ved utgangen av april 669 pasienter som har ventet mer en 1 år. Langtidsventende pasienter påvirker statistikken ugunstig pga. at ventetiden registreres som et gjennomsnitt (ikke median). Pasienter henvist til håndkirurgi, inkontinenssenteret og behandling av hjerte-rytme forstyrrelser (ablasjonsbehandling) er blant de gruppene man finner langtidsventende. De fire klinikkene med > 20 langtidsventende pasienter legger frem nærmere analyse og handlingsplan på neste møte i kvalitetsutvalget. Reduksjon av ventetidene i den skala som vi nå holder på med skjer over tid. Utviklingen går riktig vei. Manglende kapasitet bl.a. på operasjonsstuer er en medvirkende årsak til lange ventetider. Pågående utbyggingsprosjekter er tiltak som vil bedre situasjonen, i tillegg til tiltak nevnt tidligere. 5

25 Sak 45/2013 Vedlegg 1 23 Andel ventetider på nettsiden fritt sykehusvalg som er oppdatert siste 4 uker Somatikk (vedlegg 2 i OD - Styringsparametre 2013). 100 % av ventetidene er oppdatert siste 4 uker. 1.2 Kreftbehandling Helseforetakene skal: Andel pasienter med tykktarmkreft som får behandling innen 20 virkedager. (vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Tid fra henvisning mottatt til pasient er ferdig utredet for og tverrfaglig kreftmøte avholdt: 5-10 virkedager. Tid fra ferdig utredet pasient til oppstart kirurgisk behandling: 4-5 uker. Tid fra ferdig utredet pasient til oppstart neoadjuvant behandling (stråling/kjemoterapi før kirurgisk behandling): Mindre enn en uke. UNN klarer ikke å innfri tidskravet på 20 virkedager fra henvisning mottatt til behandling er startet for ca. 60 % av pasientene med colorectal cancer (tykktarmkreft). Årsaken til dette er mangel på operasjonsstuekapasitet. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til Norsk Pasientregister (NPR). NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN mangler egne rapporter for indikatoren Dette utvikles nå i UNN KIS prosjektet. Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 3.tertial Da var 37,5 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Nasjonalt gjennomsnitt er 56 %. Andel pasienter med lungekreft som får behandling innen 20 virkedager.(ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) UNN har gjennomført pasientforløpsprosjekt på pasientgruppen med lungekreft. Pasientforløpet er komplekst med flere behandlingsmetoder og gjentatte behandlinger i serier og kombinasjon av flere behandlingsformer. For Lungekreft pasienter er det noe variasjon til behandlingsstart avhengig av behandlingsstrategi. Egne manuelle tellinger for 2012 viser at 87,7 % av pasientene var ferdig utredet innen 20 dager (4 uker). For kirurgibehandling har 50 % fått påbegynt behandling innen 6 uker. For strålebehandling har 86 % fått påbegynt behandling innen 6 uker. For kjemoterapi har 69 % fått påbegynt behandling innen 6 uker. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på til Norsk Pasientregister (NPR). NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN mangler egne rapporter for indikatoren. Dette utvikles nå i UNN KIS prosjektet 6

26 Sak 45/2013 Vedlegg 1 24 Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 3.tertial Da var 52 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Det er tidlig i 2013 gjennomført flere tiltak for å ytterligere korte ned tiden til oppstart av behandling for denne pasientgruppen. Andel pasienter med brystkreft som får behandling innen 20 virkedager (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre 2013) Vi har i lang tid samarbeidet med Helse Nord IKT for å utvikle rapporter som kan måle forløpstider fra henvisning mottatt til behandling påbegynt. Utviklingsarbeidet har vært krevende, men Helse Nord IKT arbeider med denne saken. Operasjonskapasiteten er tilfredsstillende for brystkreft. Tid fra diagnose til operasjon er normalt 6-10 virkedager. Tid fra henvisning til diagnose krever manuell gjennomgang av henvisningssystemet til både røntgen og klinisk avdeling og kan ikke rapporteres i dag. Denne indikatoren gjøres det uttrekk på Til Norsk Pasientregister (NPR). NPR gjennomgår data manuelt tertialvis og legger ut resultatene på Helsedirektoratets nettsider. UNN mangler egne rapporter for indikatoren Dette utvikles nå i UNN KIS prosjektet Siste oppdatering fra Helsedirektoratet er fra 3.tertial I følge nylig publiserte data var da 36 % av pasientene under behandling innen 20 dager. Det arbeides med å analysere og kvalitetssikre disse data, som tilsynelatende avviker fra UNNs egne målinger. Rapportere på bruk av øremerkede midler i 2012 for kapasitet til brystrekonstruksjon innen 15. april 2013, jf krav i HODs oppdragsdokument til Helse Nord RHF kap. 8, og styresak Helse Nord har bedt om egen rapport på dette punktet innen 1.juni 2013, rapporteres derfor ikke i tertialrapporten. Øke antall konsultasjoner pr. fagårsverk i psykisk helsevern for voksne til tre konsultasjoner pr. dag. Tertialvis rapportering på status. Klinikkene har ikke pålitelige data på indikatoren. Det foreligger ikke en omforent beskrivelse av indikatorens beregningsmåte. Indikatoren har vært til diskusjon i det regionale fagrådet for psykisk helse. UNNs stikkprøver for perioden oktober 2012 viser et gjennomsnitt på 2,8 konsultasjoner ved UNNs største poliklinikk for psykisk helsevern. Andel pasienter under 80 år med akutt hjerneinfarkt som får intravenøs trombolysebehandling. (Ref Vedlegg 2 i OD Styringsparametre) Usikkerhet rundt rapporterte tall fra Helsedirektoratet. I 3. tertial 2012 rapporteres andel av pasienter som får trombolysebehandling til 6,6 %. Imidlertid har UNN bedre og sikrere data 7

27 Sak 45/2013 Vedlegg 1 25 fra det nasjonale slagregisteret, og derfra rapporteres andelen å være ca. 15 %. Årsaken til at tallene fra Helsedirektoratet ikke er i samsvar med tall fra slagregisteret er ufullstendig registrering av prosedyrekoder for trombolysebehandling i DiPS. 8

28 Sak 45/2013 Vedlegg 1 26 Rapportere i 1. tertial prosentandel av de totale økonomiske rammene innen psykisk helsevern som går til psykisk helse for barn og unge. 17,1 % av de totale rammene til Psykisk helse går til psykisk helse for barn og unge. (Kilde ØBAK, funksjonsregnskap pr ) 2. Felles økonomiske krav og rammebetingelser Resultatkrav Helseforetaket skal realisere følgende resultatmål i 2013: UNN HF Overskudd 41 mill kroner Tabell 2 Resultatregnskap per april 2013 April Akkumulert per april Resultat, tall i mill kr Resultat Budsjett Avvik i kr Resultat Budsjett Avvik i kr Basisramme 377,6 377,4 0, , ,9 0,7 ISF egne pasienter (ekskl. KMF) 64,9 61,7 3,1 256,9 263,9-7,1 ISF kommunal medfinansiering 19,6 18,7 0,9 76,3 73,6 2,7 Samlet ordinær ISF-inntekt 84,4 80,4 4,0 333,2 337,5-4,3 ISF av legemidler utenfor sykehus 5,4 5,5-0,1 21,4 18,6 2,8 Gjestepasientinntekter 1,8 2,4-0,6 9,0 9,6-0,6 Polikliniske inntekter (psykisk helse og lab/rønt) 15,7 14,4 1,3 62,8 56,7 6,1 Utskrivningsklare pasienter 0,6 1,3-0,7 3,1 5,1-2,0 Inntekter "raskere tilbake" 2,4 1,9 0,5 9,8 7,5 2,3 Andre øremerkede tilskudd 8,4 14,9-6,6 58,3 51,2 7,2 Andre driftsinntekter 23,5 23,6-0,1 97,8 94,1 3,6 Sum driftsinntekter 519,9 521,9-2, , ,2 15,8 Kjøp av offentlige helsetjenester 9,0 12,5-3,5 47,9 49,9-2,0 Kjøp av private helsetjenester 5,7 6,0-0,3 17,0 22,9-5,9 Varekostnader knyttet til aktivitet 58,4 49,1 9,3 222,1 219,4 2,7 Innleid arbeidskraft 4,2 2,4 1,8 10,3 8,2 2,1 Lønn til fast ansatte 245,6 274,1-28,5 989, ,8-37,1 Vikarer 13,5 6,3 7,2 48,1 30,2 17,9 Overtid og ekstrahjelp 21,4 10,6 10,9 84,2 44,3 39,9 Pensjon inkl arbeidsgiveravgift 56,7 56,8 0,0 226,5 226,4 0,0 Tilskudd og refusjoner vedr arbeidskraft -19,6-17,9-1,7-73,5-71,6-2,0 Annen lønnskostnad 24,8 25,0-0,2 97,3 99,5-2,2 Sum lønn og innleie ekskl pensjon 290,0 300,5-10, , ,4 18,6 Avskrivninger 20,5 20,5 0,0 80,5 80,3 0,3 Nedskrivninger 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Andre driftskostnader 78,4 74,5 3,9 308,3 300,8 7,5 Sum driftskostnader 518,7 519,9-1, , ,2 21,1 Driftsresultat 1,1 2,0-0,9 2,7 8,0-5,3 Finansinntekter 1,9 1,5 0,4 6,6 6,0 0,6 Finanskostnader 0,0 0,1 0,0 0,1 0,3-0,2 Finansresultat 1,8 1,4 0,4 6,5 5,7 0,8 Ordinært resultat 3,0 3,4-0,4 9,2 13,7-4,4 De viktigeste avvikene for april er: + 4,0 mill kr ordinær ISF inntekter 9

29 Sak 45/2013 Vedlegg ,6 mill kr andre øremerkede inntekter. Andel forskningsmidler i basisrammen er kommet i april måned, og korrigert for de 4 første månedene (korrigert fra øremerkede tilskudd til basisramme). Tildelingen gjennom basisrammen er foreløpig bare budsjettert sentralt) + 3,8 mill kr kjøp av helsetjenester 9,3 mill kr varekostnader knyttet til aktivitet (tilsvarende underskudd i mars pga feil i basware) 10,5 mill lønnskostnader (herav 3,4 mill kr forskningsmidler som ikke er budsjettert via basisrammefinansiering) De viktigste avvikene akkumulert per april er: 4,3 mill kr ordinær ISF inntekter + 6,1 mill kr polikliniske inntekter +7,2 mill kr øremerkede tilskudd (Den andelen av forskningsmidler som tildeles som øremerkede tilskudd er ikke budsjettert siden vi ikke har fått tilsagnene enda. Det vil være et tilsvarende underskudd på lønnskostnadene av samme årsak) +7,9 mill kr kjøp av helsetjenester 18,6 mill kr lønnskostnader (7,2 mill kr er forskningsmidler som har sin motpost i høyere inntekter enn budsjettet på andre øremerkede tilskudd) Tabell 1 Resultat per klinikk per april 2013 (beløp i mill kr) April måned Akkumulert per april Klinikk, økonomiske tall i mill kr Regnskap Budsjett Avvik DRG poeng, avvik ifht plan Regnskap Budsjett Avvik DRG poeng, avvik ifht plan Akuttmedisinsk klinikk 28,7 28,8 0,1-18,0 115,6 115,4-0,3-33 Longyearbyen sykehus 2,3 2,0-0,3 7,1 7,1 0,1 Kirurgi-, kreft- og kvinnehelseklinikken 40,6 40,1-0,6-71,0 167,1 160,9-6,2-89 Hjerte- lungeklinikken 33,4 30,4-3,1 16,0 123,2 119,8-3,4 70 Nevro- og ortopediklinikken 40,2 37,1-3,1-151,0 149,3 146,3-3,0-504 Medisinsk klinikk 35,9 35,1-0,8 25,0 137,2 140,8 3,6-42 Rehabiliteringsklinikken 13,3 13,7 0,4 14,0 52,9 54,6 1,6 10 Barne- og ungdomsklinikken 17,8 18,1 0,3-8,0 72,8 74,2 1,4 25 Operasjons- og intensivklinikken 44,1 43,0-1,2 1,0 179,3 173,9-5,4-1 Allmennpsykiatrisk klinikk 32,9 34,4 1,5 134,5 134,3-0,2 Rus- og spesialpsykiatrisk klinikk 19,7 20,8 1,1 81,7 84,1 2,4 Diagnostisk klinikk 41,4 37,4-4,0 149,9 150,3 0,4 Nasjonalt senter for samhandling og telemedisin 3,0 5,4 2,4 18,7 22,7 3,9 Drifts- og eiendomssenter 50,6 47,9-2,8 184,4 181,9-2,5 Direktør og Administrasjonssenteret 2,0 2,1 0,1 7,7 7,5-0,2 Fag- og forskningssenter 4,6 4,6 0,0 19,4 19,4 0,0 Kommunikasjonssenter 0,5 0,5 0,0 2,0 2,1 0,1 HR-senter 5,8 5,4-0,4 23,1 22,1-1,0 Økonomi- og analysesenteret 4,9 4,6-0,3 18,8 19,4 0,6 Fellesinntekter/-kostnader -424,8-414,6 10, , ,3 3,7 UNN totalt -3,0-3,4-0, ,2-13,7-4,4-564 Prognose Foreløpig prognose er budsjettbalanse, men det forutsetter at de store økonomiske tiltakene gjennomføres som planlagt. Arbeidet med omorganisering av NO klinikken pågår for fullt. Også prosjektet aktivitetsstyrt bemanning pågår, og forventes å gi besparelse spesielt på innleie og vikarutgifter. 10

30 Sak 45/2013 Vedlegg Risikostyring og internkontroll Risiko og krav endres over tid. Prosessen for intern styring og kontroll må derfor følges opp for å sikre at styret og ledelsen har rimelig grad av sikkerhet for at helseforetakets målsettinger vil bli oppfylt. Helse Nord RHF har identifisert tre hovedmål for risikostyringen for 2013: 1. Fristbrudd skal unngås, og ventetiden skal ned for de som i dag venter for lenge. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Helseforetakene skal: Gjennomføre risikostyring i henhold til vedtatte retningslinjer og rapportere til Helse Nord RHF i samsvar med disse. Status for bestillingen fra Helse Nord vedrørende risikostyring på hovedmålene: UNN kan ikke legge frem en rapport der det fremgår hvilke barrierer som må overvinnes og hvilke tiltak som må iverksettes for å sikre måloppnåelse. Det har i ledelsen vært arbeidet aktivt over tid for å sikre måloppnåelse på de 3 nevnte hovedmål. Det er derfor behov for mer kompetanse og økt bruk av risikosystemer i UNN. 1. Fristbrudd skal unngås: Status: fristbrudd forekommer. 95 fristbrudd i april Tiltak: Gjennom UNN KIS innføringen sikes oppdaterte kvalitetsindikatorer og styringsparametere på avdeling og seksjonsnivå. Særskilt fokus på de pasienter som har ventet lenge. Ventetiden reduseres måned for måned. En omlegging av ventetidsrapporteringen gjennomsnitt ventetid hittil i år til ventetider for avviklede pasienter siste måned vil gi en mer nøyaktig rapportering. Det utvikles rapporter der en kan se truende fristbrudd frem i tid. 2. Pasientsikkerhet, kvalitetsforbedring og internkontroll skal være en integrert del av ledelsesfokus på alle nivå Status: Gjennomføring av kvalitetsstrategi er ikke eget tema på alle ledermøter, men temaet er inkludert i sakene som behandles. Det gjennomføres tertiale Ledelsens gjennomgang på foretaksnivå med risikovurderinger av status på de enkelte deler av internkontrollen, pasientsikkerheten og et utvalg av kvalitetsregistrene. Ledelsens gjennomgang gjennomføres på klinikknivå årlig. Tiltak: Kontinuerlig forbedring av UNNs styringssystemer. Deltakelse i Nasjonal Pasientsikkerhetskampanje. Utrulling av tiltakene fra kampanjen i klinisk praksis. 3. Virksomheten skal ha et aktivitetsnivå og økonomisk resultat i tråd med budsjett. Status: UNN har bare mindre avvik innenfor økonomi og aktivitet. Budsjett og aktivitetsprognosene opprettholdes. Det holdes et kontinuerlig fokus på aktivitetsmål og økonomi. Det gjennomføres kontinuerlige omstillinger i organisasjonen med sammenslåinger, pasientforløpsprosjekter, reduksjon av sengeantall og utvikling av bedre styringsverktøy for virksomheten. Det innføres måltall på aktivitet i tråd med de 11

31 Sak 45/2013 Vedlegg 1 29 økonomiske og medisinske rammebetingelsene. Det tilstrebes at tiltak for å oppnå økonomisk balanse risikovurderes. UNN har aktivitetsutfordringer knuttet til sykepleiemangel i medisinsk klinikk, manglende operasjonsstuekapasitet påvirker driften i Nevro -ortopedi klinikken og Kirurgi, kreft og kvinnehelseklinikken. I Allmennpsykiatrisk klinikk er det utfordringer i en avdeling med vakante stillinger som påvirker aktivitet. Det er iverksatt tiltak for å utbedre situasjonen på disse områdene. Det er på Foretaksnivå gjennomført en risikoanalyse i 1.tertial Tema for analysen er «bestilling og mottak av prøvesvar» Analysen er gjennomført av et bredt sammensatt team fra kliniske avdelinger og fra laboratorieavdelingene Risikovurderingen etter analysen er ikke fullført pr Prosjekter og endringsprosesser risikovurderes som en integrert del av gjennomføringene. Risiko forbundet med gjennomføring av tiltak som skal gjennomføres som en del av avdelingenes drift og forbedringsarbeid vurderes direkte i UNNs Dialogavtaleverktøy. Disse vurderingen er gjenstand for diskusjon i oppfølgingen av lederne. Det er ikke opprettet funksjon som risikokoordinator. Oppdrag om undervisning og rapportering på risikostyring er gitt til Fag- og forskningssenteret (FFS) i ledermøtesak FFS har i samarbeid med Foretakscontroller startet arbeidet for å implementere risikostyring i årshjulet for UNN. Risikostyring er fast tema i rapporten Ledelsens gjennomgang. Rapporten behandles tertialvis på HF-nivå og årlig på klinikk-nivå. I gjennomgangene identifiseres risikoområder for UNN. Risikostyringen ved UNN er virksom. Det er identifisert områder for forbedring av risikostyringen og tiltak er iverksatt. Forbedringsområdene er undervisning og systematisk bruk av risikovurdering i hele organisasjonen, implementering av risikostyring i dialogavtaleverktøyet, ledelsens gjennomgang og i aktuelle syrings prosesser. Effektive verktøy for god resultatstyring mangler i dag, men flere pågående prosjekt vil kunne bedre dette. Eksempler på slike prosjekter er innføring av felles system for rapportering, også på enhetsnivå (UNN-KIS), innføring av ny og forbedret dialog-avtale verktøy samt bruk av dialogavtalen i oppfølging av saker fra oppdragsdokumentet. Utvikling av pasientregistre med størst mulig grad av automatiske data-uttrekk og standardisering og harmonisering av IKT systemer innad i Helse Nord forventes også å bedre resultatstyringen. Undervisning av alle ledere er tatt inn i den obligatoriske lederopplæringen ved UNN og risikostyring er tema på ledersamling i juni Arbeide for å implementere risikostyring i årshjulet ved UNN HF er iverksatt. Risikoen ved de vurderte områder i UNN HF er akseptabel. 2.2 Gaver, stiftelser, legater og fond Helse Finnmark HF, UNN HF og NLSH HF skal: 12