Bedre lønnsomhet med effektiv prosjektledelse

Transkript

1 Bedre lønnsomhet med effektiv prosjektledelse

2 Alle har forventinger til effektivisering og kostnadsreduksjoner Store overskrifter i mange medier om potensialet til å effektivisere og redusere kostnader Alt blir billigere vi blir mer effektive?

3 Ulike faser og utfordringer i prosjektgjennomføringen Startpakke Prosjektmodell HMS Planer KS-rutiner Ressurser / Personell ++ Produksjon Prosjektgjennomføring Avslutte alt / bli ferdig/ferdig FDV Sluttoppgjør Planer KS-rutiner Avslutte avtaler Oppstart Tid Avslutning Trapesmodellen

4 Men hva er egentlig potensialet for effektivisering?

5 For å lykkes skal vi se på tre momenter 1. Fokuser på det som er viktig i prosjektet 2. Fast modell for gjennomføring av prosjektet 3 Utnytte effekten av teknologi i prosjektene

6 Hva gjør gode prosjektledere

7 Gode prosjektledere har: Oversikt - setter seg godt inn i prosjektet (underlag og kontrakt) Fast prosjektmodell: Har prosjektforståelse og kunnskap om hvordan prosjekter gjennomføres Tydelige og oppdaterte planer Tydelig retning, klare mål og motivert teamet Tett oppfølging av produksjonsverdi ift mål og plan

8 Hva gjør gode prosjektledere forts Fordeler ansvar og oppgaver Struktur og kommunikasjon Kommunikasjonen er tilstrekkelig og enkel mellom alle involverte i prosjektet. Kontroll God planlegging reduserer uforutsette hendelser God kontroll og oppfølging sikrer gode beslutninger underveis i prosjektet Er engasjert og tilfører energi til teamet

9 Roller i prosjektet Sikre nye jobber Kalkulasjon - årsplan Kundemøter Oppfølging planlegging Sette mål Kalkulasjon befaringer nye jobber Prosjektplan Oppfølging Koordinere - byggherre Innkjøp Oppgavefordeling Avklaringer Planlegging Mnd.plan Innkjøp Planlegging ukeplan Oppgavefordeling i laget Produksjon Avklaringer Koordinering Rolle og ansvarsfordeling Daglig leder Ledelse Prosjektledere Anleggsleder Baser Produksjon / prosjekter / vedlikehold/ service HMS Fremdrift / regnskap/økonomi Oppfølging av kunder Utvikling av prosjekter Prosjektoppfølging HMS Økonomi Fremdrift Kvalitet Rapportere-Mnd Produksjonsverdi Økonomi Rapportering HMS, KS Rapportere-uke Produksjonsverdi Økonomi Rapportering HMS, KS Rapportere fremdrift HMS RUH

10 Mål som forplikter og involverer prosjektteamet

11 Mål som forplikter og involverer prosjektteamet Involvere de ansatte i å sette mål I teamet har vi mange medlemmer. Det er vanskelig å tenke seg hvordan vi i et prosjekt kan nå målene dersom kun noen forplikter seg. En variant er at alle er forpliktet, men forpliktelsen er ikke felles ikke felles mål Tenk det norske laget håndball: Tre spillere ønsker å vinne kampen, to andre spillere ønsker å vise seg frem for publikum og de to siste vil skåre så mange mål de kan. Alle er forpliktet, men ikke på felles mål Da vil man aldri nå målet om å vinne kampen

12 Styring av prosjektarbeidet Korreksjoner Sette mål Mål Styringssløyfen på alle nivå: Prosjektleder totalen Anleggsleder per mnd. Bas rullerende to/tre uker Oppfølging Planlegge Registrere Plan Resultater Utføre Innsatsfaktorer

13 Hvordan sikre lønnsomhet i prosjekt Faktorene som påvirker prosjektets og bedriftens lønnsomhet

14 Påvirkningskurven - tidsplanlegging Påvirkningsmulighetene er størst tidlig i prosjektet og avtagende med tiden Kostnadene knyttet til endringer er lavest tidligst i prosjektet Høy Påvirkningsmuligheter Kostnad Lav Tid

15 6- sjekkpunkter 3. Tegninger 5. Materiell 1. Foregående arbeid Aktivitet (er) 2. Arbeidsplassen Klart og tilgjengelig Følgende arbeider 4. Personell 6. Utstyr

16 Hvor mye kan vi effektivisere prosjektene? Beskrivelse Sum Prosent Merknader Kostnadsreduksjon gjennom bedre planlegging Reduksjon av innkjøpskostnader Reduksjon gjennom forhandlinger Effekt av trapesmodellen Re-planlegging oppdatert planer Finanskostnader Sum totalt

17 Hvordan effektivisere gjennom digitalisering

18 Digitalisering Innenfor digitalisering definerer man ofte «digital modenhet»: 1. Papirbasert 2. Papiret blir «elektrisk» 3. Selvbetjent og samhandlende 4. Automatisert 5. Optimalisert og lærende

19 Strategi i digitaliseringen Hvor skal vi? Hva skal vi oppnå? Hvilke prosesser og aktiviteter må vi gjøre annerledes? For å være med inn i fremtiden

20 Digitalisering handler minst av alt om teknologi For å lykkes med digitalisering er det viktig å se på teknologi som et verktøy for å nå målet fremfor målet i seg selv. Det siste året har vært preget av et fokus på digitalisering og omstilling innen både offentlig og privat sektor. Finansbransjen Informasjon (media) Staten (spesielt Skatteetaten) Industrien Olje / gass

21 To bølger med digitalisering Første bølge (.com) Andre bølge PC som hovedverktøy Fokus på allerede digitaliserte virksomheter Bruk av data analyser hente fra flere systemer Mobile enheter som hovedmedium Påvirker alle virksomheter 10 mrd enheter koblet på nett Enorm vekst i tilgangen på data Skytjenester gir tilgang på data Bruke data på tvers av organisasjoner Nett over alt

22 For å lykkes med digitalisering er det viktig å se på teknologi som et verktøy Digitalisering er ikke å tilby en digital presentasjon av prosjektplanen på en ipad eller vise en faktura på mobilen. Endring i kultur som fører til nye forventninger til ledelse og arbeidsprosesser. Minst av alt handler dette om teknologi isolert sett.

23 Hva sier SSB om produktivitetsutviklingen? Produktiviteten i byggeog anleggsvirksomhet har falt med 10 prosent siden år I den samme perioden har produktiviteten i privat sektor i Fastlands- Norge økt med 30 prosent

24 BAE-næringen (bygg-, anlegg- og eiendomsnæringen) Det blir beskrevet fire forutsetninger som må ligge til grunn for at norsk BAE-næring skal bli heldigitalisert: Det må etableres en felles digital plattform med felleskomponenter for bygge- og anleggsprosjekter som muliggjør sømløs informasjonsflyt og informasjonsdeling Det må sørges for at norske standarder og lover og regler blir tilrettelagt for digital samhandling Det være fokus på økt kapasitet og kvalitet innenfor digital kompetanseutvikling i både bedrifter og forskning og utdanning Det må realiseres gevinster ved å spre beste praksis om digitale arbeidsprosesser og forretningsmodeller, og måles effekt av dette.

25 Begynner vi internt Administrativt Prosjektene Planlegging Gjenbruk av data Rapportering av produksjonsverdi Det er sanntidsdeling av informasjon for å sikre åpenhet, samarbeid og grunnlag for (re-) planlegging Mer pålitelige resultater i sanntid

26 Ulike nivåer av BIM 2D Tegninger x-y 3D Tegninger x-y-z 4D Tid hvordan prosjektet utvikler seg ift tid 5D Kobling mot kostnader 6D LCC (FDV, produsent, garantier ++)

27 Gevinstrealisering Det største potensialet for gevinstrealisering fra digitaliseringen ligger sannsynligvis i samhandling på tvers av deltakerne Gevinstrealisering betyr endringer. Gevinstene kommer som følge av at man gjør noe annerledes enn før At vi slutter å gjøre noe Kapasiteten må omdisponeres Alternativt reduseres Tør vi ta ut gevinstene? Vi må realisere gevinstene for å være med i konkurranse

28 Hvilke jobber forsvinner? Hvilke jobber forsvinner?

29 Fallgruver, tips og triks til deg som prosjektleder

30 Fallgruver Delegerer ikke Tilstedeværelse - holder på med mange oppgaver samtidig Man må våge å være utilgjengelig Uten forbindelser Har ikke fokus på oppstart, skiftene og avslutningen i prosjektet trapesmodellen vær i forkant og tilrettelegg. Ta ikke initiativ når det oppstår problemer eller muligheter som kan kreve endringer i mål og/eller planer Har ikke en robust, gjennomprøvd fremgangsmåte og praktiske verktøy prosjektmodell for gjennomføringen Uklare ansvarsforhold For dårlig kommunikasjon

31 Tips og triks Kjenn deg selv sterke og svake sider (selvforståelse - hva med omgivelsene). Gi slipp du må ikke ha kontroll på alle detaljer Flink til å delegere det skaper medvirkning Skille mellom vesentlige og mindre viktige deler av prosjektet og prosjektteamet, tilpasser innsats og kvalitet etter dette finn de viktige 20 %-ene Vær framsynthet - styr unna problemene se langt frem Setter andres vekst og utvikling i sentrum Vær troverdig og skaper tillit Får inspirasjon og skap balanse mellom jobb og fritid

32 Husk fokus 1. Fokuser på det som er viktig i prosjektene 1. Bruk 80/20 regelen 80 % av resultatene dine skaper du på 20% av arbeidstiden 2. Fast modell for gjennomføring av prosjektene Etabler en modell for gjennomføring av prosjektene Industrialisering av prosjektene Forutsigbarhet for alle i prosjektteamet 3 Utnytt effekten av teknologi i prosjektene

33 Et godt tips på veien videre Galskap: er gjøre det samme om og om igjen og forvente forskjellige eller bedre resultater «fritt oversatt»