Styret ved Vestre Viken HF 058/ Trykte vedlegg:

Transkript

1 Saksfremlegg Medisinsk teknisk utstyr (MTU) Dato Saksbehandler Direkte telefon Vår referanse Arkivkode Harald Noddeland Saksnr. Møtedato Styret ved Vestre Viken HF 058/ Trykte vedlegg: Ingen Ingress I saken gis en oversikt over arbeidet med å sikre nødvendig innkjøp av medisinsk teknisk utstyr både i forbindelse med hovedstadsprosessen og for å erstatte utslitt utstyr. Forslag til vedtak Styret for Vestre Viken HF tar saken om medisinsk utstyr til orientering. Drammen, 20. juni 2011 Marit Lund Hamkoll Fung. administrerende direktør

2 Bakgrunn Medisinsk teknisk utstyr (MTU) er en nødvendig forutsetning for moderne medisinsk diagnostikk, overvåkning og behandling. Begrepet MTU omfatter en rekke undergrupper: Radiologisk utstyr (røntgen/ct/mr) Ultralyd Nukleærmedisinsk utstyr Utstyr til laboratorier og blodbank Kirurgisk utstyr Fleksible endoskoper Dialyseutstyr Monitoreringsutstyr (voksne, barn, nyfødte, fødende) Anestesiapparater Annet (for eksempel kuvøser, spesialvaskemaskiner og behandlingshjelpemidler til hjemmebruk) Den tekniske utviklingen innebærer digitalisering for en rekke av utstyrstypene. Dette innebærer at utstyret i økende grad henger sammen i nettverk, noe som igjen stiller krav til standardisering for å oppnå rasjonell og sikker drift. Mange utstyrsenheter avgir data som kan overføres og brukes videre i pasientens elektroniske pasientjournal. Et annet utviklingstrekk er at MTU i økende grad er mobilt og kan følge pasientene eller brukes på tvers av avdelings- og klinikkgrenser. Også dette stiller krav til standardisering og felles forvaltning og opplæring. Innkjøp av MTU tar ofte lang tid. Mange av utstyrsenhetene koster flere millioner kroner, og rimeligere apparater kjøpes ofte i stort antall. Dette innbærer anbuds- og evalueringsprosesser som i flere tilfeller tar mer enn 6 måneder. For å oppnå ønsket standardisering og gode priser er det derfor nødvendig med en rullerende innkjøpspolicy som strekker seg over flere år, og det er nødvendig med tverrgående koordinering både mellom ulike klinikker og i forhold til andre helseforetak. Medisinske og diagnostiske prinsipper og behandlingsformer er i rask endring. Det er derfor ikke uvanlig at en del utstyrstyper blir utdatert før de har nådd sin tekniske levealder. Vurdering av behovet for investering i MTU må derfor hele tiden ses i sammenheng med driften av de kliniske avdelingene. Det har i flere år vært et misforhold mellom behovet for utskiftning av MTU og hvilke budsjettrammer som har vært disponible for dette formålet. I denne saken gis en overordnet beskrivelse av status for MTU i Vestre Viken HF, og for arbeidet med fortløpende planlegging og prioritering.

3 Status for MTU i Vestre Viken HF Ved opptelling 31. desember2008 var det registrert 8289 enheter med medisinsk teknisk utstyr til en anskaffelsesverdi av 761 MNOK (Behandlingshjelpemidler er ikke medregnet). Fordelingen mellom de fire sykehusene i Vestre Viken HF fremgår av figur 1 og 2 nedenfor. Tallene er ikke vesentlig endret frem til i dag. Det pågår arbeid med å samle alle registrene for medisinsk teknisk utstyr i én database. Figur 1: Anskaffelseskostnad for medisinsk teknisk utstyr ved sykehusene i Vestre Viken HF. Analyse Figur 2: Antall registrerte enheter av medisinsk teknisk utstyr ved sykehusene i Vestre Viken HF. Analyse 2008.

4 100 % 80 % 34 % 26 % 25 % Aldersfordeling MTU-park basert på akk.anskaffelseskostnad pr sykehus pr % 20 % 19 % 33 % 18 % 22 % 36 % 26 % > 10 år: 5-10 år: 0-5 år: 10 % 30 % 60 % 31 % 40 % 46 % 41 % 34 % 51 % 28 % 30 % 35 % 40 % 60 % 60 % 20 % 35 % 34 % 29 % 31 % 46 % 30 % 39 % 34 % 39 % 0 % Aker Buskerud Kongsberg Rikshospitalet Ringerike Sørlandet Telemark Ullevål Østfold Helse Sør-Øst COCIR Figur 3: Aldersfordeling av MTU ved flere sykehus innenfor Helse Sør-Øst. Kolonnen til høyre viser anbefalingen fra COCIR - The European Coordination Committee of the Radiological, Electromedical and Healthcare IT Industry Et gjennomgående problem for mange sykehus er høy gjennomsnittsalder på det medisinske utstyret, og et mangeårig etterslep på utskiftning og modernisering av utstyrsparken. Figur 3 viser aldersfordelingen for MTU-utstyr ved flere sykehus i Helse Sør-Øst 31. desember2008. Ved flere av sykehusene er situasjonen forverret etter denne analysen ble utført. Figur 4: Gjennomsnittlig økonomisk levetid for ulike typer medisinsk teknisk utstyr. På figuren vises også formelen for beregning av årlig investeringsbehov

5 Som vist i figur 4 kan en grovt regne 10 års økonomisk levetid for sykehusenes MTU-park. Ut fra den samlede anskaffelseskostnaden av utstyret pr. 31. desember2008 på 761 MNOK, kan en beregne at det trengs 76 MNOK i årlige investeringer for å opprettholde utstyrets gjennomsnittsalder. Det faktiske investeringsnivået har i flere år vært vesentlig lavere enn behovet. I femårsperioden har de årlige investeringene i MTU vært på MNOK. Dette innebærer at det er bygget opp et beregnet etterslep på investeringsbehov på 184 MNOK i forhold til det som trengs for å opprettholde uendret gjennomsnittsalder på utstyret. Hvis en i tillegg tar hensyn til at gjennomsnittsalderen av utstyret var høyere enn anbefalt ved starten av denne beregningen er det rimelig å anta at det faktiske behovet for investeringer i MTU i dag er i størrelsesorden MNOK for å oppnå ønsket standard. Konsekvenser av manglende eller foreldet MTU Hovedregelen er at manglende eller foreldet MTU ikke truer pasientenes sikkerhet. For utstyrstyper som innebærer risiko for skade for eksempel anestesiapparater eller defibrillatorer gjennomføres regelmessig og systematisk testing, og ved feilfunksjon erstattes apparatet med et annet. Indirekte kan foreldet eller manglende MTU medføre skade fordi diagnosen forsinkes eller fordi eldre utstyr ikke gir samme behandlingsmuligheter som mer moderne apparater. I første rekke vil konsekvensene av manglende eller foreldet MTU komme til uttrykk som: Ineffektivitet. Tapte inntekter. Forsinket omstilling til moderne metoder for diagnostikk eller behandling. Fremskynding av strategisk valgsituasjoner på grunn av plutselig driftsstans. Økte kostnader; for eksempel midlertidig leie av erstatningsutstyr. MTU-investeringer i 2011 I 2011 er det satt av en ramme på 28 MNOK til ordinære MTU-investeringer. Ettersom dette beløpet er så vidt lavt, og etterslepet så stort, er det besluttet å ikke gjennomføre planlagte utskiftninger av MTU i Hele rammen er forbeholdt betaling for brekkasje etter hvert som situasjonene oppstår. Pr. 1. juni er ca. 18 MNOK brukt eller forpliktet. Eksempler på utstyr som er erstattet eller bestilt, er laboratorieutstyr, anestesiapparater, colonoscop, operasjonslamper og diatermiapparat. Den gjenværende rammen på 10 mnok er liten i forhold til risikoen for driftsavbrudd som skyldes brekkasje av MTU. Behandlingshjelpemidler 2011 Vestre Viken HF har ansvar for å kjøpe inn og låne ut behandlingshjelpemidlene som brukes i pasientens hjem. En del av behandlingshjelpemidlene er MTU. Antatt behov for investeringer i 2011 er 15 MNOK, men den budsjetterte rammen er bare 10 MNOK. Behovet er i stor grad regulert av rettigheter pasientene er tildelt gjennom lover og forskrifter.

6 Innkjøp av MTU relatert til hovedstadsprosessen status, risiko og prosess I forbindelse med overføring av oppgaver fra Oslo Universitetssykehus og Ahus til Vestre Viken, har Helse Sør-Øst RHF stilt til rådighet ekstraordinære midler til investeringer i bygg og utstyr. Det er satt av en ramme på til sammen 58 mnok til innkjøp av MTU i Vestre Viken HF. Midlene er overførbare og investeringene fordeles på 2010, 2011 og Rammen inngår ikke i Vestre Vikens ordinære budsjett, men utgiftene refunderes fortløpende fra Helse Sør-Øst RHF. Tabell 1: Fordeling av investeringsmidler (mnok) til MTU relatert til hovedstadsprosessen på delprosjekter/fagområder. Midlene er overførbare og fordelingen justeres fortløpende etter hvert som priser og fakturatidspunkter blir kjent. Delprosjekt/fagområde Sum Hematologi 1,0 1,0 Mammadiagnostikk 5,6 1,7 7,3 Nefrologi 0,1 0,8 0,9 Nevrologi 0,6 2,1 2,7 Patologi 3,8 0,5 4,3 Røntgen 9,3 9,3 Pediatri ( store barn) 3,0 0,4 3,4 Pediatri (nyfødt) 0,4 6,6 7,0 Øye 12,3 12,3 ØNH 9,9 9,9 Annet Totalt 13,5 22,4 22,2 58,1 Videre arbeid med innkjøp av MTU Arbeidsform Arbeidet med innkjøp av MTU bygger på et tett samarbeid mellom flere parter: Klinikkene lager lister over behov for nyinvestering eller utskiftning av MTU ut fra kliniske behov og egen kjennskap til funksjonsnivå for eksisterende utstyr. Enhetene rangeres i en prioriteringsrekkefølge Medisinsk teknisk avdeling oppdaterer utstyrsregisteret fortløpende, og holder oversikt over gjennomføring og behov for teknisk vedlikehold. Avdelingen setter budsjettpriser på klinikkenes utstyrsønsker ut fra kjennskap til historiske kostnader og dagens marked. Avdelingen koordinerer kontakten med leverandørene, utforming av kravspesifikasjoner og gjennomfører innkjøpene i samarbeid med Økonomiavdelingen/Innkjøp.

7 Medisinsk fagsjef bidrar med overordnet prioritering mellom klinikkene både i forbindelse med langtidsplanlegging og ved brekkasjesituasjoner. Regelmessig orientering av ledergruppen om situasjon og fremdrift. Risikovurdering Som et hjelpemiddel for videre prioritering og budsjettering skal det gjennomføres systematisk vurdering av risikoen for driftsavbrudd. Risikovurderingene gjennomføres for hver enkelt utstyrsgruppe. Målet er å ferdigstille vurderingene i slutten av august/begynnelsen av september 2011 slik at de kan inngå som faktagrunnlag både i budsjettprosessen 2012 og i vurderingen av innkjøp høsten Standardisering og langtidsplanlegging Det er viktig å ha en planhorisont over flere år, dels fordi noen utstyrsenheter er svært kostbare, dels fordi noen innkjøpsprosesser er kompliserte og strekker seg over mange måneder og dels fordi det er viktig å standardisere utstyr der en kjøper mange enkeltenheter. Etableringen av Vestre Viken HF gir mulighet for å oppnå storkjøpsfordeler, og for å optimalisere og gruppere utstyrsparken. På fire områder er det særlig behov for å iverksette slike tiltak: Anestesiapparater. Med utgangspunkt i det akutte behovet for utskiftning av 4-5 apparater utlyses nå en anbudskonkurranse som også tar med opsjon på et større antall apparater for innkjøp i 2012 og Dette er viktig for å oppnå ønsket standardisering. Monitoreringsutstyr. Vestre Viken har en portefølje med mange ulike fabrikater og varierende alder. Det er viktig å legge et grunnlag for videre standardisering også med tanke på integrasjon og videre samspill med elektronisk pasientjournal. Det etableres en prosess med tverrfaglig fokus og deltakelse fra flere klinikker. Bildedannende utstyr. Dette er kostbart utstyr med store driftsmessige og økonomiske konsekvenser ved driftsstans. Det er viktig å etablere et overordnet plan for utskiftning og nyinvestering som tar hensyn til behovene ved alle fire sykehusene. Arbeidet startes høsten 2011 og vil også ta hensyn til innspill fra arbeidet med fag- og funksjonsdeling. Defibrillatorer. Viktig med standardisering både av enkle defibrillatorer som er utplassert som del av beredskapen, og av apparater som brukes i forbindelse med avansert hjerte- lungeredning. Det må være samsvar mellom utstyrspark og løpende opplæring. Lønnsomme prosjekter Noen prosjekter relatert til sykehusenes kjerneoppgaver og gir mulighet for rask inntjening av investerte midler, men forutsetter satsing på MTU. Slike eksempler finnes både innenfor laboratoriefagene og i de kliniske fagene. Det er vanskelig å åpne bredt for slike investeringer på grunn av svært stramme likviditetsrammer. I tilfeller der en kan dokumentere god sikkerhet for bedriftsøkonomisk lønnsomhet, bør en strekke seg langt for å realisere prosjektet.

8 Konklusjon Moderne medisinsk teknisk utstyr er en nødvendig forutsetning for å sikre rask og presis diagnostikk og tidsmessig pasientbehandling. Vestre Viken HF er i dag i en vanskelig situasjon med et flerårig etterslep med manglende investeringer i MTU. En økt investeringstakt vil gi en rekke positive ringvirkninger: Det blir lettere å snu pasientstrømmer og redusere gjestepasientutgifter Det vil virke positivt på arbeidsmiljøet og letter rekrutteringen av medarbeidere med etterspurt kompetanse. Det blir lettere å gjennomføre omstilling og effektivisering Nyere apparatur gir mindre belastning på pasientene, for eksempel lavere stråledoser. Administrerende direktør mener derfor det er av stor viktighet å gjennomføre omstilling slik at helseforetaket får handlingsrom for nye investeringer i 2011 og Samtidig styrkes den løpende risikovurderingen for driftsavbrudd, og det gjennomføres forberedelsene til videre innkjøp av MTU slik at nødvendig fremdrift og standardisering sikres. Det understrekes at forhold som kan true pasientsikkerheten utbedres fortløpende. Administrerende direktør anbefaler på denne bakgrunn at styret tar redegjørelsen til orientering.