SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/332 DELTAKELSE I REGIONAL UTREDNING VEDR. EVENT. NY KOMMUNESTRUKTUR

Transkript

1 Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Kommunestyresalen Møtedato: Tid: 09:00-00:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orienteringer: Barnevern: Administrativ bemanning. PRO Integreringsprosjekt. Berg Skole Boligstrategi: Tekniske prosjekter: Lønnspolitisk plan Ungdomstrinn i utvikling v/levekårsjef Jorid Meyer. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/15 14/332 DELTAKELSE I REGIONAL UTREDNING VEDR. EVENT. NY KOMMUNESTRUKTUR 2/15 15/37 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE 3/15 15/33 ANG. BYGGE/ETABLERE EN REDUNDANS FIBER P Å YTTERSIA AV SENJA /471 PROSJEKT FELLES PLANKONTOR SØRREISA, DYRØY, BARDU, MÅLSELV OG BERG

2 5/15 14/673 EKSTRASTØTTE TIL FØRERKORT FOR BOSATTE FL YKNINGER UTTALELSE HØRING - SMÅKRAFTVERK 7/15 13/597 LØNN TIL RÅDMANN BJØRN FREDRIKSEN Skaland, l Guttonn N er gård ordfører

3 Sak 1115 KST -Sak 1/15 DELTAKELSE I REGIONAL UTREDNING VEDR. EVENT NY KOMMUNESTRUKTUR Saksbehandler: Bjørn Fredriksen Ar.kivsaksnr.: 14/332 Arkiv: 034 Saksnr.: 20/14 34/14 46/ 14 5/15 1/15 Utvalg Formannskapet Kommunestyret Kommunestyret Formannskapet Kommtmestyret Møtedato Innstilling: Berg kommunestyre vedtar å delta i felles utredning av mulighetsbilde for å kunne hente ut nødvendig informasjon i forhold til egne vedtatte utredningsaltemativer Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å representere Berg kommune i styringsgruppa for utredningsprosjektet Berg kommunestyre gir ordfører mandat til å benytte deler av tildelte skjønnsmidler til utredning Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side4 av 27

4 Sak 1/15 Bakgrunn: Stortinget og regjeringen har gitt kommunene i oppdrag å utrede om sammenslåing av kommuner/ny kommunestruktur kan være egnet til å gjøre kommunene bedre i stand til å løse de utfordringene vi kjenner, og må regne med i fremtiden. I praksis har det vist seg vanskelig å fmne god metodikk for å gjennomføre dette utredningsoppdraget, både i hver enkelt kommune, og i samarbeid mellom kommuner som vurderer sammenslåing. Regionrådet i Midt Troms har i flere møter drøftet hvilken metodikk man kan ta i bruk for å utrede forskjellige vedtatte alternativer fra kommunene i Midt Troms gjennom et felles arbeid. Bakgrunnen for dette er å rasjonalisere arbeidet samtidig som alle kommuner får et godt grunnlag til det videre arbeidet og for endelige beslutninger. Utredning: Første trinn i utredningsprosessen vil være å skaffe en oversikt over hvor kommunen selv står og å kartlegge styrker, svakheter og de viktigste utfordringene som kommunen står overfor. Fylkesmannen i Troms har utarbeidet en mal for endelig rapport og bistår kommunene med en del bakgrunnstall. Dette er tall som er tilgjengelig via offentlig statistikk, kostra og lignende. Fylkesmannen vil også gi sin vurdering av hver enkelt kommune med bakgrunn i tall og den dialog han har hatt med kommunene. I tillegg må hver kommune selv gjøre en egenvurdering som sier noe om hvordan vi selv opplever kvalitet, kapasitet og tilgjengelighet på egne tjenester. Noe som igjen skal kvalitetssikres av fylkesmannen. Dette arbeidet kalles Statusbilde, tidligere også omtalt som O-alternativet. Fylkesmannen skal ha ferdig sin del i løpet av februar og vi har da frem til vår 2015 med å ferdigstille totalen på kommunalt nivå. Berg bør ha en ambisjon om å legge frem til behandling i styringsgruppa samt politiske fora innen utgangen av april. Malen ligger vedlagt og beskriver de forhold som skal utredes i Statusbildet. Et meget omfattende arbeide. Dette temaet bør også tas med og evalueres inn mot folkehøringer/møter og tilsvarende for næringslivet. Regjeringens ekspertutvalg har anbefalt ti kriterier for god kommunestruktur som er rettet mot kommunene. Kriteriene angir hva som skal til for at en kommune på en god måte skal kunne ivareta sine fire roller som tjenesteyter, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena, og oppgaveløsningen knyttet til disse. Kriteriene ivaretar samfunnsmessige hensyn som strekker seg ut over den enkelte kommunegrense, og er anbefalt som grunnlag for å vurdere kommunenes oppgaveløsning i dag og for å vurdere en framtidig kommunestruktur. Side 5 av 27

5 Sak 1115 Kriterier rettet mot kommunene er som følger: l. Tilstrekkelig kapasitet 2. Relevant kompetanse 3. Tilstrekkelig distanse 4. Effektiv tjenesteproduksjon 5. Økonomisk soliditet 6. Valgfrihet 7. Funksjonelle samfunnsutviklingsområder 8. Høy politisk deltakelse 9. Lokal politisk styring l O. Lokal identitet l tillegg har staten følgende kriterier. l. Bred oppgaveportefølje 2. Statlig rammestyring. Side 6 av 27

6 Sak 1115 Neste fase, og delvis parallelt, i utredningsarbeidet handler om å utarbeide oversikt over konsekvenser ved en eventuell endret kommunestruktur med nye kommuner. Hver kommune i Midt-Troms har vedtatt hvilke kommuner de ønsker å utrede sammen med. De 8 kommunene har vedtatt å utrede flere forskjellige alternativer. Dette har regionrådet tatt tak i for å se på hvordan man kan planlegge og gjennomføre dette arbeidet på en rasjonell og hensiktsmessig måte slik at alle kommunene får utredet de alternativ som respektive kommunestyrer har vedtatt. Administrativt råd (rådmennene i Midt Troms) har drøftet mulig metodikk og foreslått en metode for gjennomføring av felles utredning som ivaretar alle 8 kommuner sine vedtak om utredning. Dette ble presentert i regionrådets møte 20. januar. Se vedlagte presentasjon. Midt-Troms regionråd behandlet dette som sak 01/15 i sitt møte og gjorde følgende vedtak: l. Midt-Troms regionråd takker AR for framlegget vedrørende organisering og framdrift av et felles utredningsarbeid. 2. En utredning av hovedalternativet på åtte kommuner gir en metode slik at den enkelte kommune, eller grupper av kommuner, kan avlede de øvrige utredningsalternativer i tråd med det enkelte kommunestyrets vedtak. Dersom Lavangen og Salangen ønsker å bidra i utredninga, åpnes det for dette. 3. Tids linjen for hovedaktiviteter og utredning vedtas. Det tas sikte på at arbeidet ferdigstilles slik at utredninga kan behandles av sittende kommunestyrer. 4. Det enkelte kommunestyre, som eier av prosjektet, anbefales å gi regionrådet fullmakt til å være styringsgruppe for utredningsarbeidet. Kommunestyrene anmodes om å bevilge midler til prosjektet av den potten som Fylkesmannen har tildelt til utredning. 5. Utredningsoppdraget utlyses på Do.ffin i tråd med skissene fra AR. 6. Målselv kommune anmodes om å være ansvarlig for regnskapsføring/or prosjektet. 7. Arbeidsgrupper for utredninga oppnevnes etter temainndeling, i tråd med AR 's skisse. Som det framkommer i vedtaket, ønsker man å invitere Lavangen og Salangen til å delta dersom de ønsker, dette med bakgrunn i at to kommuner har vedtatt utredning med disse kommuner. En slik deltakelse vil fordre vedtak i respektive kommunestyrer og en avtale om samarbeid og finansiering. Alle kommunene i Troms har mottatt skjønnsmidler fra Fylkesmannen som skal brukes til utredningsarbeide. Hver enkelt kommune må vedta å stille sin del av finansiering av felles utredningsarbeid. På bakgrunn av den korte tiden man har til rådighet for å gjennomføre dette arbeidet, går man i gang med å utarbeide anbudsgrunnlag med en forutsetning om finansiering. Det vil si at for at dette skal være mulig må hver kommune vedta å stille sin del av finansieringen. Anbudet er lagt ut på Doffin i uke 5 og har en tilbudsfrist til22 februar. Side 7 av 27

7 Sak 1/15 Vurdering: Alle kommunene i Midt Troms har gjort forskjellige vedtak om hvem man ønsker å utrede sammenslåing med. Dette medfører et utfordrende arbeid for å komme i mål med utredningsarbeidet til en tidsfrist som gir kommunestyrene tilstrekkelig til å drøfte resultater, muligheter og begrensinger. Kommunene skal også ha tid til å høre innbyggerne, slik at innbyggernes interesser blir ivaretatt. Med dette som bakgrunn mener rådmannen at det vil være hensiktsmessig og rasjonelt med et interkommunalt arbeid på dette området. Det vil fortsatt kjøres separate prosesser i hver enkelt kommune og det vil fortsatt være kommunestyret i hver enkelt kommune som skal fatte beslutninger. Kommunestyret kan gi mandat til ordfører om å representere kommunen i en styringsgruppe for selve utredningsarbeidet. Kommunestyret kan også gi ordfører mandat til å disponere deler av tildelte skjønnsmidler til den felles utredningen. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 8 av 27

8 Sak 2/15 KST -Sak 2/15 INNKJØPSREGLEMENT FOR BERG KOMMUNE Saksbehandler: Berit Skogland Arkivsaksnr.: 15/37 Arkiv: 601 Saksnr.: Utvalg 4/15 Formannskapet 2/15 Kommunestyret Møtedato Innstilling: Berg kommune vedtar innkjøpsreglementet slik det foreligger i vedlegg til saken. Reglementet mlleres i takt med endringer i Forskrift om offentlige anskaffelser. Skaland, Bjørn Fredriksen rådmann Side 9 av 27

9 Sak2/15 Vedlegg: Forslag til innkjøpsreglement for Berg kommune Saksopplysninger: Det har over år vært skjerpede regler for offentlige anskaffelser, sterkere fokus på dette og betydelige reaksjoner ved overtredelse av gjeldene forskrift. Flere kommuner og andre offentlige instanser har negative erfaringer og fått bøter etter klager til KOF A som har gitt klager medhold for overtredelse av forskriften. Kontrollutvalget i Berg har for flere år siden etterlyst oppdatert regelverk for de kommunale innkjøp og kontraktsinngåelser med økonomiske størrelser over gjeldende terskelverdier. Dette gjort kjent fpr rådmannen i en oppsummering av avvik som må lukkes. Hjemmel ligger i Forskrift om offentlige anskaffelser, sist oppdatert 22 Januar Berg kommune har etterlevd regelverket i min tid, men vi har ikke hatt et oppdatert innkjøpsreglement som tar i seg forskriften. Det er nå laget et reglement basert på det som er utviklet og benyttes i Nordtroms-samarbeidet på alle typer innkjøp som er omfattet av forskriften. Større prosjekter vedr utbygginger, andre investeringer og større kontrakter har vi hittil satt ut til prosjekterende konsulenter som også da har hatt ansvaret for anbudsutlysning, hatt sekretæriat og vært konsulent vedr antakelses-prosess. På denne måten har kommunen bare hatt en instans å forholde seg til som totalansvarlig i de ulike priosjektene. Dette vil nok være ønskelig å videreføre da denne type spisskompetanse vil være vanskelig å bygge opp til et godt nok nivå i kommuneadministrasjonen. Interkommunale prosjekter over terskelverdiene er blitt løst ved at søkerkommune eller regionrådet har forestått anbud ihht forskriften. lnnkjøpsreglementet gir en betryggende ramme for alle typer innkjøp, for alle involverte og skal etterleves slik kravene er formulert opp mot de ulike terskelverdier forskriften opererer med. En konsekvent praksis her vil sikre at man til enhver tid er innenfor regelverket. Innkjøpsleder i Berg kommune er for tiden rådmannen. Skaland, Bjørn Fredriksen Rådmann Side 10 av 27

10 INNKJØPSREGLEMENT BERG KOMMUNE Omfatter anskaffelser av varer, tjenester, bygg og anlegg Skaland den Kommunestyredato Side lav 12

11 1. Innledning Reglementet gjelder for alle typer innkjøp til kommunene; anskaffelse av varer og tjenester, herunder konsulenttjenester, samt kontrahering av bygg og anlegg. Ansatte som er involvert i kommunenes innkjøpsvirksomhet, plikter å sette seg grundig inn i anskaffelsesreglementet og utføre innkjøpsarbeidet i henhold til dette. På samme måte plikter den ansatte å sette seg grundig inn i kommunens etiske retningslinjer. Retningslinjene er baser på Lov og Forskrift om offentlige anskaffelser; revidert For områder beregnet på ytelse av offentlige tjenester i forbindelse med produksjon, transport eller distribusjon av; drikkevann, elektrisitet, gass eller varme, eller levering av drikkevann, elektrisitet, gass eller varme til slike nettverk, samt mineral eller oljeutvinning og havneanlegg og transporttjenester, gjelder i hovedsak «Forskrift om innkjøpsregler i forsyningssektorene vann- og energiforsyning, transport og posttjenester» med sine terskelverdier. 1.1 Formål Formålet med å fastlegge rutiner for kommunens innkjøpsvirksomhet er å sikre at Lov og forskrift om offentlige anskaffelser og vedtatt innkjøpspolitikk blir fulgt. Rutinene skal sikre at kommunen har en felles opptreden overfor leverandører og at disse behandles på samme måte uavhengig av hvilken enhet som foretar anskaffelsen. Rutinene skal også sikre at kommunen gjennom rammeavtaler utnytter de gunstige betingelsene store kjøp og avtaler gir. Videre skal rutinene sikre at det er reell konkurranse om å oppnå leveranser til kommunen og at prinsippet om konkurranse på like vilkår følges overfor alle interesserte leverandører. 1.2 Målsetting Innkjøpsrutinene skal gi en effektiv utnyttelse av kommunenes ressurser og sikre at: ):> intern kontroll kan oppdage feil slik at disse kan rettes i tide ):> det er klare myndighets- og ansvarsforhold ):> enhver anskaffelse kan dokumenteres ):> ordningen skaper tillit hos ansatte, leverandører og innbyggere ):> det skal tas hensyn til miljøaspekter ved anskaffelser 1.3 lnnkjøpsmetoder Ethvert innkjøp skal, så langt det er mulig, baseres på konkurranse. Innkjøp fra omreisende selgere, dørselgere, telefonselgere e.l. som kommunen ikke har avtale med, er ikke tillatt. Dersom selgeren har svært interessante produkter, skal denne henvises til innkjøpsleder. 1.41nnkjøpsreglementet for Berg kommune- innhold Kap. 2 viser en skjematisk oversikt over innkjøpsprosessen for Berg kommune. Prosessen er inndelt i 8 faser. Kap. 3 gir utfyllende kommentarer for den enkelte fase Kap. 4 viser anbudsnemndas myndighet. Til slutt følger Anbudsprotokollen som vedlegg. Side 2 av 12

12 2. Oversikt over anskaffelsesprosessen Anskaffelsesprosessen i kommunen Fase Beskrivelse 1 Behov oppstår 2 Har kommunen avtale for denne vare/tjeneste gå til kjøp fase 7. Hvis ikke gå videre til fase 3. 3 Har anskaffelsen en verdi som er lavere enn NOK ,- eks mva 4 Anskaffelsen koster mellom NOK og NOK ,-. 5 Anskaffelsen har en verdi høyere enn NOK ,- eks mva 6 Anskaffelsen gjennomføres 1. Anskaffelsesprotokoll 2. Valg av administrativ prosedyre 3. Lage forespørselsgrunnlag 4. Kunngjøring på Doffin.no Evaluering av tilbud 6. Sak til anbudsnemnda som foretak vedtak 7. Tildelingsbrev til leverandørene 8. Behandling av evt klager 9. Kontraktsinngåelse 7 Kjøp 8 Kontroll 5. Merknad Enheten følger kommunens reglement for kjøp under NOK ,- eks mva Anbudsplikt, anbudsnemnd og protokollplikt Kunngjøringsplikt Doffin.no, Anbudsnemnd. Nasjonale og EØS-regler, innkjøpsleder kontaktes, karenstid før kontrakt underskrives Side 3 av 12

13 3. Merknader til prosessen 1. BEHOV OPPSTÅR Hva er behovet? Et viktig spørsmål å stille seg selv. Veldig ofte gjøres dårlige innkjøp fordi behovet ikke er godt nok kjent. Et grovt anslag tilsier at 2/3 av mulighetene til å påvirke en anskaffelses totalkostnad skjer i forbindelse med angivelse og spesifisering av behovet. Foruten å angi behovets omfang m h t volum, må en utarbeide en kravspesifikasjon. Ofte foretas en altfor detaljert spesifikasjon, noe som vil virke fordyrende. Spesifikasjonen bør i mange tilfeller heller være funksjons- eller ytelsesesspesifisert. Uansett valg av spesifikasjonsform bør en del praktiske råd vurderes: );> Sjekk at behovene dekkes );> Dyreste - løsninger bør unngås );> Benytt standard løsninger og unngå skreddersydde løsninger der det er mulig );> Prioriter total kostnadseffektivitet Når kontraktens verdi skal defineres gjelder følgende prinsipper: );> En anskaffelse kan ikke deles opp i den hensikt å unngå bestemmelsene. En planlagt anskaffelse av en bestemt ytelse kan ikke deles opp. );> Ved ensartede varer, tjenester eller bygge- og anleggsarbeid som kan føre til flere enkeltkontrakter samtidig, skal den samlede anslåtte verdi av disse enkeltkontraktene legges til grunn. );> Ved tidsbegrensede kontrakter med en løpetid på 48 mnd eller mindre skal beregningsgrunnlaget være den totale anslåtte verdien i en 4-årsperioden (dvs. for 48 måneder). NB! Sjekk at det er økonomisk dekning i budsjettet for anskaffelsen. 2. HAR KOMMUNEN AVTALE FOR DENNE VAREN/TJENESTEN? Når et behov har oppstått må den enkelte stille seg spørsmålet: Har Berg kommune avtale for denne type vare/tjeneste? Ved JA: Kjøp varen/tjenesten hos avtaleleverandøren! (jfr. punkt 7 i anskaffelsesprosessen- Kjøp) (Sjekk kommunens intranett/internett- side. l venstre meny Aktuelt klikk på Innkjøp og anbud. Her finner man Avtaleoversikt, lover, forskrifter etc.) Ved NEI: Gå til punkt 3 i anskaffelsesprosessen. 3. ANSKAFFELSESVERDI UNDER KR Kommunen har ikke avtale med et firma om leveranse av denne aktuelle varen/tjenesten. Anskaffelsen omfatter del l «Forskrift om offentlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Forespør 3 firmaer. Ansvarlig: Avdelingsleder eller den som har fullmakt i henhold til delegasjonsreglementet. Dess større verdi på kjøpet og leverandøren har måttet bruke mye tid på å utarbeide et tilbud, bør oppdragsgiver gi en tilbakemelding til deltakerne om resultatet av konkurransen. Side 4 av 12

14 4. ANSKAFFELSESVERDI MELLOM Anskaffelsen omfatter dell «Forskrift om offentlige anskaffelser» dvs de generelle reglene om lik konkurranse, likebehandling, følge god foretningsskikk. Lag skriftlig forespørsel fordi forskriften krever at: Det føres en anbudsprotokoll for alle anskaffelser over Se vedlagte protokoll. Det skal foreligge attester på at leverandør ikke er skyldig i skatter og avgifter Valgt leverandør må forevise HMS-erklæring Formell anbudsåpning. Videre skal følgende gjennomføres: Sak til den kommunale anbudsnemnda {hvis den er etablert) Kontrakt underskrives av tjenestestedsleder eller avdelingsleder Anskaffelsene skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. 5. ANSKAFFELSESVERDI OVER A ,7 mill kr- Nasjonal utlysning Anskaffelsen omfatter dell/ «Forskrift om offentlige anskaffelser.» Anskaffelsene skal foretas ved åpen eller begrenset anbudskonkurranse eller ved konkurranse med forhandling. All utlysning skal skje gjennom For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. Tapende parter skal få en meddelelse om valg av leverandør. Meddelelsen skal innholde en begrunnelse for valget og angi frist for leverandører til å klage over beslutningen. Kontrakt kan først undertegnes etter at denne fristen er utløpt og evt klager er behandlet {karenstid). Kontakt innkjøpsleder: lnnkjøpsleder avtaler med avdelingen om hvordan anskaffelsesprosessen skal organiseres. lnnkjøpsleder kontaktes på følgende måte: ntaktperson E-post Det er viktig av lnnkjøpsleder kontaktes så tidlig som mulig etter at behovet har oppstått, fordi en anskaffelsesprosess er tidkrevende. B Over mill kr -over EØS-anbud Anskaffelsen omfatter de/1/ji 1i Forskrift om offentlige anskaffelser.; åpen eller begrenset anbudskonkurranse, konkurranse med forhandling, konkurransepreget dialog All utlysning skal skje gjennom inkl TED (anbud over hele EU-området) For øvrig vises det til de krav og forutsetninger som står under pkt 4. og 5 A Oppdragsgiver skal angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 1 Her må en skille mellom sk prioriterte og uprioriterte anskaffelser. Uprioriterte anskaffelser skal behandler etter Del li selv om de overstiger terskelverdien på NOK 1,65 mill. Side 5 av 12

15 Hovedfasene i en anskaffelse kan vises som følger: 6 ANSKAFFELSEN GJENNOMFØRES Nr. Fase nsvar Kommentar 1 nskaffelsesprotokoll lnnkjøpsleder Det avtales hvem som fører Avdeling anskaffelsesprotokoll på pnskaffelsen. 2 Valg av administrativ lnnkjøq_sieder vhengig av type anskaffelse og prosedyre f\vdeling erdien på anskaffelsen 3 Utarbeidelse av lnnkjøpsleder lfl,vdelingen har ansvaret for orespørselsgrunnlag lavdelingen (for mindre å utarbeide kravspesifikasjon på innnkjøp) anskaffelsen. 4 Utlysning (Doffin) lnnkiøpsleder 5 Evaluering av tilbud l valg av lnnkjøpsleder rvalueringen av leverandør vdelingen tilbudene/anbudene og valg av leverandør gjøres i samarbeid. 6 ak til anbudsnemnda lnnkjøq_sleder Saken skrives som sak i Ephorte f\vdelingen 7 Informasjon til tilbyderne lnnkjø_q_sleder ft\vdelingen Kontraktsinngåelse lnnkjøpsleder Kontrakten kan først skrives under ft\vdelingsleder letter at Karenstiden er utløpt. Rådmann 1. Anskaffelsesprotokoll l lov om offentlige anskaffelser heter det at for alle kjøp over kr (eks. mva) skal det føres en anskaffelsesprotokoll. Protokollen er bygget opp slik at den følger anskaffelsesprosessen. lnnkjøpsleder har utarbeidet en mal som skal benyttes til dette formålet. 2. Valg av administrativ prosedyre Innkjøp skal foregå ved bruk av en av følgende metoder: )> Åpen anbudskonkurranse )> Begrenset anbudskonkurranse );> Konkurranse med forhandling );> Direkte kjøp );> Konkurransepreget dialog og elektronisk auksjon 3. Utarbeidelse av konkurransegrunnlag Etter at administrativ prosedyre er valgt, blir neste trinn å lage et konkurransegrunnlag. Denne vil variere avhengig av hvilke anskaffelser og størrelsen på anskaffelsen en skal foreta. Lovverket setter klare premisser til hva forespørselsgrunnlaget skal inneholde (gjelder anskaffelser større enn kr ). Et konkurransegrunnlag kan f eks ha følgende oppbygning: Side 6 av 12

16 l. Innledning 4. Kvalifikasjonskrav til leverandør 2. Generelt om anbudet s. 2.1 Avtalens varighet Tildelingskriterier 2.2 Antall leverandører Opplisting av valgte 2.3 Anbudsinnhold kriterier 2.5 Anbudsåpning 6.3 Beskrivelse av bedriften Konfidensielt HMS-erklæring 2.7 Supplerende opplysninger 6.5 Produktblader 2.8 Anbudet 8. Svar på anbud og anbudsfrist 2.9 Språk o.a. Vedlegg 2.10 Tidsfrister -Innkjøpsvilkår 2.11 Awisningsgrunner og - Prisskjemaer forkastning -HMS-skjema 2.12 Statistikk For anskaffelser over kr (eks. mva) skal man alltid be om skatteattest og HMS- erklæring. 4. Utlysning Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gir regler for hvordan man skal kunngjøre anskaffelser. EØS-kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr (eks.mva) skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin. Se Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved bygg- og anleggskontraheringer skal anskaffelser over NOK 41 mill eks mva, skal anbudet kunngjøres i hele EØS-området. Nasjonal kunngjøring Ved kjøp av varer og tjenester over kr , men lavere enn EØS-terskelene (1,650 mill kr) skal anskaffelsen kunngjøres i Doffin-databasen. Det er utarbeidet standardiserte kunngjøringsskjemaer, som skal sendes til Doffin.no. Anskaffelsen skal også kunngjøres på kommunens nettsider og kan også kunngjøres i lokalavisen (dersom dette vurderes som hensiktsmessig) Ved anskaffelser under kr gjelder Berg kommunes reglement for anskaffelser under kr ,-. Følgende gjelder: Det skal tas kontakt med minst 3 leverandører Muntlig eller skriftlig kontakt vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Annonsering vurderes ift anskaffelsens innhold og kompleksitet Lov om offentlige anskaffelser angir en rekke tidsfrister for de enkelte innkjøpsmetodene. Disse er: Side 7 av 12

17 Varekjøp, tjenestekjøp og bygg- og Vanlig Hasteanleggskontraheringer tidsfrist prosedyre l Apen Mottagelse av anbud etter kunngjøring 45dager (internettdokumenter) (40 dager) anbudskonkurranse Ved tidligere veiledende kunngjørinl!. 29 dager Utsendelse av anbudsgrunnlag etter at interesse for 6 dager deltagelse er mottatt (maksimumsfrist) Utsendelse av tilleggsopplysninger til anbudsgrunnlaget 6 dager før (etter forespørsel) anbudsfrist Begrenset Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av begrenset 30 dager l O dager anbudskonkurranse anbudskonkurranse (mimimumsfrist) Mottagelse av anbud/tilbud etter utsendelse av skriftlig 40 dager JO dager invitasjon (internettdokumenter) (35) Ved tidligere veiledende kunngjøring 29 dager Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist Konkurranse med Mottagelse av henvendelser etter kunngjøring av 30 dager 10 dager forhandling konkurranse med forhandling (minimums.frist) Evt. utsendelse av tilleggsopplysninger (etter forespørsel) 6 dager før 4 dager før anbudsfrist anbudsfrist Alle typer prosedyrer Kunngjøring av tildelt kontrakt (maksimumsfrist) 48 dager Nasjonale kunngjøringer Det er ikke fastsatt frister for slike utlysninger, men det er krav om «rimelighet». 5. Evaluering av tilbud og valg av leverandør lnnkjøpsleder, saksbehandler eventuelt i samarbeid med en brukergruppe vurderer innstillingen basert på oppgitte kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Det utarbeides en sak til anbudsnemnda med forslag til vedtak. Avdelingsleder skal godkjenne og signere innstillingen. Valg av leverandør skal baseres enten på laveste pris eller på det økonomisk mestforde/oktige tilbud. Tildelingskriteriene skal oppgis i forespørselsgrunnlaget. For anskaffelser under mellom og EØSterskelverdi 1,650 mill kr skal oppdragsgiver oppgi prioriteringen av tildelingskriteriene hvis de er fastsatt på forhånd. For anskaffelser over 1,650 mill skal oppdragsgiver angi den relative vektingen til hvert tildelingskriterium. 6. Kontraktsinngåelse Før kontrakt kan inngås med valgte leverandør skal det sendes ut brev til tilbyderene hvor kommunens begrunnelse for valg av leverandør fremgår samt hvorfor den enkelte tilbyder ikke ble valgt. Videre skal de leverandører som ikke ble valgt gis en 10 dagers frist for å klage/be om nærmere begrunnelse på kommunens leverandørvalg. Det er altså en karenstid fra vedtaket er fattet til kontrakt kan undertegnes. Når leverandør er valgt, skal det lages en kontrakt på anskaffelsen som regulerer avtaleforholdet mellom partene. Innkjøpssjef har maler for dette. 7. KJØP Kjøp eller bestilling skjer etter de rutinene som er avtalt med leverandøren og som er i tråd med innkjøpsrutinene i Berg Kommune. Planlegg innkjøpene slik at antall bestillinger begrenses. Husk at det å bestille en vare koster penger. Side 8 av 12

18 8. KONTROLL Kontroll av vare/tjeneste Den som mottar varen, plikter å kontrollere at varen/tjenesten er mottatt/utført i overenstemmelse med bestillingen. Feil/mangler meldes til ansvarlige, slik at reklamasjonen kan rettes til leverandør skriftlig så snart dette er mulig og utbetalingen eventuelt stanses. Mottatt vare eller tjeneste bekreftes med signatur på følgeseddel (pakkseddel, kjøreseddel, timeseddel el.l). Dette er en bekreftelse på mengde og kvalitet. Kvittert følgeseddel arkiveres midlertidig i påvente av faktura. Kontroll av avtalebetingelser Mottaker er den som best kan kontrollere leverandørens prestasjoner. Kontroll skal foretas når det gjelder kvalitet, leveringsbetingelser, betalingsbetingelser, antall og pris. Ved mistanke om mislighold av avtale, feil betingelser osv. skal det omgående tas kontakt med leverandøren. Her må bestiller og leverandør bli enige om konklusjonen: }> }> }> Evt. mangel i leveransen settes som rest Ved evt. mangel skal det utstedes en kreditnota Bestillingen på det manglende/gale produktet strykes Kontroll av faktura Attestasjonsansvarlige skal påse at den mottatte faktura er i samsvar med avtalen/bestillingen. Faktura skal priskontrolleres, etterregnes og konteres. Deretter sendes fakturaen til den som har anvisningsmyndighet. Se kommunens bestemmelser og rutiner for attestering og anvisning. Kontroll av betaling Normalt skal betaling til Berg kommune skje etter 30 dager+ fri leveringsmåned. Jfr. «Innkjøpsbetingelser for Berg kommune". 9. ANSKAFFELSER AV DATAUTSTYR OG DATAP ROGRAMMER For å kvalitetssikre anskaffelser av datautstyr og dataprogrammer skal følgende rutiner etterleves: 1. all bestilling av datautstyr skal skje av it-leder 2. all bestilling angående reparasjoner av datautstyr skal skje gjennom it-leder 3. alt datautstyr skal meldes it-leder for registrering 4. kommunen skal benytte statens standard for kontrakter for kjøp av datautstyr og programvare og inngåelse av vedlikeholdsavtaler og brukerstøtteavtaler 5. alle kontraktene skal inneholde kravspesifikasjon utarbeidet av kommunen 6. kontraktsutkastene skal gjennomgås og godkjennes av innkjøpsleder og it-leder. 7. lnnkjøpsleder og it-leder skal trekkes inn i det forberedende kontraktsarbeidet 8. anskaffelse av programvarer og datautstyr skal følge bestemmelsene i kommunens innkjøpshåndbok 9. kontrakten skal undertegnes av avdelingslederen som har ansvaret for anskaffelsen sammen med Rådmannen 10. Hele innkjøpsprosessen skal journalføres i ephorte med samme saksnummer. Side 9 av 12

19 Normalt skal følgende dokumenter forefinnes i ephorte under samme saksnummer: 1. Anbudsinnbydelsen (enten produsere i ephorte eller legge inn filen/dokumentet i ephorte) 2. Anbudsåpningsprotokoll 3. Referat fra forhandlingsmøter, innkomne nye tilbud fra tilbyder, eller referat fra avklaringsmøter, eller referat fra interne drøftingsmøter 4. Sak til anbudsnemnda (saksframlegg) 5. Vedtatt sak av anbudsnemnda. Protokollen skannes. 6. Skriv til tapende tilbydere 7. Skriv til avtalepartner 8. Underskrevet kontrakt (skannes) inklusiv tilbudet 9. Ferdig utfylt anskaffelsesprotokoll 10. Påfølgende korrespondanse mellom tilbyder og kommunen 4. Reglement for kommunens administrative Anbudsnemnd: Dersom dette etableres: 1. FORMÅL Formålet med en administrativ anbudsnemnd er å kvalitetssikre at kommunens anskaffelser skjer i henhold til gjeldende lov og forskrifter om offentlige anskaffelser og kommunens reglement. 2. SAMMENSETNING OG OPPNEVNING Rådmannen oppnevner medlemmer til kommunens anbudsnemnd som består av 3 medlemmer samt vararepresentanter. 3. ARBEIDSOMRÅDE Nemnda skal holde seg orientert om regelverket for offentlige anskaffelser. Nemnda fatter vedtak om anskaffelser/kjøp av varer og tjenester på vegne av rådmannen i alle saker over en verdi på kr hvor ikke særskilte bestemmelser er lagt til annet organ. Nemnda kan også fatte vedtak for anskaffelser som omfatter interkommunalt samarbeid. 4. SEKRETARIATSFUNKSJON lnnkjøpsleder ivaretar sekretariatsfunksjonen. Bare avdelingsledere og innkjøpsleder kan fremme saker for anbudsnemnda 5. MØTER Nemndas leder innkaller til møter. En avdelingsleder som selv fremmer en sak for nemnda, kan ikke delta i behandlingen av denne saken. 6. UNDERSKRIFT AV PROTOKOLL OG KONTRAKT Nemndas leder underskriver møteprotokollen. Avdelingsleder som har budsjettansvar for den enkelte sak undertegner kontrakt på bakgrunn av anbudsnemndas vedtak. Kontraktinngåelse skjer etter fastsatt prosedyre. Avtaler som ikke er direkte avdelingsspesifikke skal undertegnes av rådmannen. lnnkjøpsleder sender melding til anbudsdeltakerne om nemndas beslutninger i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser 13-3 og Kontraktsinngåelse kan først skje etter at leverandører har fått en rimelig tid til å klage over beslutningen. 7. OFFENTLIGHET Side 10 av 12

20 For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll inklusiv sak til anbudsnemnda gjelder Offentlighetsloven. Berg kommune ANSKAFFELSESPROTOKOLL ANSKAFFELSER: Over kr Avdeling: Saksbehandler: Tlf. Navn på anskaffelsen: Produkt/tjeneste Kontraktens Engangs kjøp l Varighet: varighet Evt. anslått verdi Anskaffelsen er koordinert slik: NB! Alle anskaffelser over kr (eks. mva) skal gjøres i et samarbeid med rådmann Kravspe iflkasjon Kravspesifikasjon og tildelingskriterier Jildelin'gskriterier Laveste pris Økonomisk mest fotdelaktige Pnontert rekkefølge Valg av >- >- >- >- Apen anbudskonkurranse Begrenset anbudskonkurranse Kjøp etter forhandling Direkte kjøp 13 Begrunnelse for valget: Kunngjøring/forespørs Alt. 1: Følgende lever ndører er fore purt Firma Dato Side 11 av 12