Lier kommune. INNKALLING TIL MØTE I Tjenesteutvalget Kl 17:00 på Glitra (merk tidspunkt) Politisk sekretariat

Transkript

1 Lier kommune Politisk sekretariat INNKALLING TIL MØTE I Tjenesteutvalget Kl 17:00 på Glitra (merk tidspunkt) Etter avtale med utvalgets leder starter møtet kl 17:00. Utvalgets hovedmedlemmer fikk på møtet utdelt følgende dokumenter vedr. Høvik/Stoppen: Høvik Stoppen skoleanlegg (hefte - samspillgruppen ROH ans, datert ) Notat om utearealer (datert ) Notat om trafikkanalyse (datert 25.03(!).2008) Notat om flate tak (datert ) Dokumentet Framtidens skole i Lier Disse dokumentene er å anse som saksdokumenter til møtet 5. mars. Det vil bli delt ut ytterligere saksdokumenter på møtet. Varamedlemmer som eventuelt blir innkalt må selv sørge for å få overlevert ovenfor nevnte dokumenter fra det medlem de møter for. Bespisning kl 16:30 på Haugestad. Vennligst gi beskjed dersom du ikke skal spise. Eventuelt forfall meldes til Servicetorget, telefon eller servicetorg@lier.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. For rådmannen møter: Kommunalsjef Bjørn Harry Støle Før møtet settes gis publikum anledning til å stille spørsmål.

2 SAKSLISTE: Saksnr 9/2008 Godkjenning av protokoll 10/2008 Ny Høvik Stoppen skole veien mot forprosjekt

3 9/2008 Godkjenning av protokoll

4 Lier kommune SAKSUTREDNING Sak nr. 10 Saksmappe nr: 2008/843 Arkiv: U51 Saksbehandler: Einar F. Heitmann Til behandling i: Saksnr Utvalg Møtedato 10/2008 Tjenesteutvalget Ny Høvik Stoppen skole - veien mot forprosjekt Rådmannens forslag til vedtak: Tjenesteutvalget konstaterer at; Utearealet, slik det nå foreligger, er tilstrekkelig og godt tilpasset skoleformålet. trafikk og parkering er en utfordring for alle våre større skoleanlegg, så også for nye Høvik/Stoppen. Prosjektets forslag synes å gi akseptable løsninger. Flatt tak synes å være en akseptabel løsning Tjenesteutvalget synes det foreliggende prosjektet skisserer spennende løsninger for den nye skolen, og ber rådmannen videreføre dette frem til forprosjekt med målsum. Tjenesteutvalget ser at en både ut fra kostnad, flerbrukshensyn og ønske om økt uteareal må vurdere om det skal bygges ny gymsal på område. Utvalget ber derfor prosjektet ha med begge alternativene frem til forprosjekt. Rådmannens saksutredning: Det vises til utsendte og utdelte notater og muntlig og visuelt fremstilt materiale. Det lages derfor ikke noen omfattende saksfremstilling. Oppdraget; Oppdraget slik det ble vedtatt i saken om fremtidig skolestruktur for ytre Lier er å bygge et integrert skoleanlegg for 1. til 10. klasse med inntil 900 elever på nåværende skoleområde Høvik/Stoppen.. Underveis er det vedtatt at dette skal bygges som en skole under en ledelse, og at dette skal realiseres innenfor et nybygg hvor nåværende Stoppen skole ikke inngår. Organisering Lier kommune har valgt å inngå avtale med Bærum kommune om den praktiske ivaretakelse av byggherrefunksjonen. Det betyr at Bærum stiller prosjektleder og nødvendig tilleggsressurser til disposisjon og ivaretar den praktiske daglige byggherrefunksjon for hele prosjektet. Videre har Lier kommune valgt å gjennomføre dette prosjektet som et samspillprosjekt. Det betyr at vi har inngått en avtale med en allianse bestående av entrepeneur, arkitekter og konsulenter som i samspill med oss (Bærum/Lier) utvikler og gjennomfører prosjektet. Byggherrefunksjonen er både i.h.h.t. vårt delegasjonsreglement og etter direkte vedtak i denne saken lagt til tjenesteutvalget. Lier kommune vedtok i 2003 det

5 såkalte dokument 6A, en beskrivelse hvordan vi organiserer oss som byggherre i store byggeprosjekter. Dette kan skisseres som følger; Styring av byggeprosjektene Rå dm a nne n Politikere Politisk M an dat og go dk jen ning a v resultat Slutt - rapp ort In nsp ill Strategi P rog ram Fo rp rosjekt B yg g e An dre Virk som het Dem ogr afi F aglige behov Selv om avtalen med Bærum og kontraktsform påvirker organisering, er hovedtrekkene i styringsmodellen fulgt. Det neste store stoppestedet for politisk beslutning er når forprosjektet skal godkjennes. Underveis ivaretar rådmannen byggherrefunksjonen, men med drøfting/orientering mot folkevalgte. Det har vi forsøkt å ivareta gjennom å ha byggesaken oppe i en eller annen form i hvert hovedutvalgsmøte. Denne kontakten styrkes nå gjennom at leder for tjenesteutvalget deltar på den ukentlige rapporteringsmøte mellom prosjektet og prosjektførende kommunalsjef. Entrepeneur, arkitekt og konsulenter har inngått en allianse og etablert et eget firma for prosjektet (HENT). Alliansen og utbygger (Lier/Bærum,) utgjør samspillorganisasjonen, som har etablert en formell prosjektorganisasjon. Denne redegjøres det nærmere for i møtet. Fremdrift Ferdigstillelsesdato var opprinnelig satt til Bl.a. pga. manglende markedsinteresse fikk vi en treg oppstart, og ferdigstillelsen er forskjøvet til Forprosjekt med målsum må være ferdig til politisk behandling i juni hvis Høvik skole skal kunne rives i sommer og med byggestart på ettersommeren. I et prosjekt av denne størrelse og kompleksitet generelt og i samspillsformen spesielt er det høyt engasjement og produksjon på dette stadiet av prosjektet. Avveininger må gjøres fortløpende, og en er avhengig av en prosjektorganisasjon som er i stand til å håndtere det. Deltakerne i alliansen har også disponert sine ressurser med sikte på å klare å gjennomføre prosjektet innenfor tidsrammene. Utsatte beslutninger vil derfor både være utfordrende for fremdrift og pris. Rådmannens anbefaling Som det fremgår av prosjektorganiseringen skulle ikke prosjektet legges frem for politisk beslutning før forprosjekt med målsum er klar i juni. Men etter at skisseprosjektet ble presentert for tjenesteutvalg og formannskap den 23. januar, er det reist usikkerhet om den nye skolens uteareal er tilstrekkelig. Dette ble tatt opp i kommunestyret den 5. februar, og rådmannen mener det er behov for å avklare kursen frem mot forprosjekt.

6 Etter presentasjon av skisseprosjektet den 23. januar har rådmannen bedt prosjektet spesielt å få frem drøftingsnotater på de problemstillinger som ble tatt opp og ikke avklart der å da. Det var; Utenomhusanleggets størrelse, plassering og utforming Trafikkavvikling; trafikk- og parkeringsareal Takkonstruksjoner, spesielt mulige negative konsekvenser av flatt tak Rådmannen har spesielt vektlagt å få belyst utearealets kvaliteter både sett fra pedagogisk og byggteknisk synspunkt. Prosjektets hovedoppmerksomhet så langt har vært knyttet til å få frem et godt og fremtidsrettet skolebygg innenfor rammene. Tilbakemeldingene fra alle involverte så langt er at prosjektet slik det nå tegner er inne på et godt spor. Tilrettelagt for et godt læremiljø og en god plass å være gjennom skoledagen. Tilrettelagt for gode arbeidsvilkår for lærerne. Gode tilbakemeldinger fra foreldre og FAU og gode tilbakemeldinger fra lokalsamfunnet på flerbruksmuligheter. Når utearealene har vært viet noe mindre oppmerksomhet i utgangspunktet, er det fordi en allerede ved oppstart konstaterte at denne skolen vil ha en god beliggenhet på en velegnet tomt som var tilstrekkelig stor. Utearealet er også godt arrondert. Når signalene om usikkerhet omkring tomtens størrelse kom, har vi vurdert dette nøyere. Gjennom byggtilpasning og endret trafikkareal har vi oppnådd noe større og bedre uteområde. Vi har også sett på de ulike aldersgruppenes reelle utearealbruk ved skolene, og vi har sett på avstanden til idrettsanleggene. Ut fra disse vurderingene, som vil bli nærmere drøftet i notatene og gjennomgått i møtet, anbefaler rådmannen at prosjektet videreføres til forprosjekt. Vedlegg: