Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Onsdag 13. mars 2013 kl 10:00-13:00. Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Joar Nybo, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tina Lingjærde, USIT Tid: Onsdag 13. mars 2013 kl 10:00-13:00 Møtested: Møterom 7. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Sak 2 Sak 3 Sak 4 Sak 5 Sak 6 Referatsaker a. Møte i Planleggingsgruppen b. Møte i ekspertgruppen for Etterutdaning c. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS d. Møte vedrørende felles rutiner for bruk av FS og RUST Orienteringssaker - Diverse møter: Utdanningsutvalget , Standardiseringsutvalget , NyA - Stockholm , Norgesuniversitetets ekspertgruppe for digital eksamen og vurdering , KD om PhD-utdanning , UHRMs evalueringskomit , KD om organisering , BIBSYS strategisamling , UHRs forhandlingsutvalg Arbeidet med fusjoner - Innføring av felles VPD - Vitnemålsbanken - Resultatutveksling mellom norske institusjoner - SAK-midler, svar fra KD - Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy - Strategi - Nestleder i Samarbeidstiltaket FS - Avtale med USIT Vedtakssaker: Overtagelse av drift av FS - Forslag til vedtak - Vedlegg til forslaget - Rammeavtale drift av TROFAST-tjenere - Driftsavtale med USIT - Databehandleravtaler med den enkelte institusjon - Halvårlige rapporter USIT Register for utestengte studenter - RUST - Forslag til vedtak - Brev fra KD Brev fra UiO Eventuelt Muntlig FS FS Muntlig FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Anne-Lise Lande Daglig leder FS

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 14. januar 2013 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Kjetil Solvik, NMH Gunn Rognstad, HiG Joar Nybo, KD Anne-Lise Lande, USIT Geir Vangen, USIT Tina Lingjærde, USIT Forfall: Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Ingunn Cowan, Lånekassen Torill Vangen, SSB Aune Moe, USIT Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Anne-Lise Lande Dato: 23. januar 2013 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Møte i styret for FS 12. november Referatsaker 3. Orienteringssaker 4. StudentWeb 5. Prisutvikling for FS-kontingenten Forslag til endringer i Samarbeidstiltakets vedtekter 7. Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy 8. Strategi for FS 9. Forberedelser til Årsmøte Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 Det var ingen merknader til innkalling/dagsorden. Følgende saker ble meldt til Eventuelt: - Ny strategi for BIBSYS v/seunn Smith-Tønnessen 1. Referat fra møte i styret for FS 3. september 2012 Innen merknadsfristen var det ikke kommet inn noen merknader. Styret hadde ingen ytterligere kommentarer. Referatet er dermed godkjent. 2. Referatsaker Styret fikk en kort, muntlig orientering om hovedpunktene fra møtene. a. Møtet i Planleggingsgruppen - Møtet På møtet ble det foretatt en evaluering av brukerforum og planlegging av kontaktforum for Ny StudentWeb og resultatutveksling mellom norske institusjoner ble også diskutert. - Møtet På møtet ble ny Strategi for FS, arbeidsoppgaver for 2013 og program for kontaktforum 2013 diskutert. b. StudentWeb-seminar På seminaret ble det tatt en gjennomgang av siste versjon av NetLifes utforming av utdanningsplaner og innkomne svar på høringsnotatet til ny StudentWeb. Det er nå klart for utvikling og gruppen vil heretter ikke bli innkalt til like hyppige møter med mindre det blir behov for det. 3. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Fjellhaug Internasjonale Høgskole, Ansgarskolen, Høgskolen i Staffeldtsgate, Mediehøgskolen Gimlekollen og Dronning Mauds Minne Høgskole er nå alle i produksjon. Noroff er ferdig med kurs, og har produksjonsbase med grunnlagsdata og studenter. Noroff vil fortsette å bruke sitt administrative system, men vil på sikt integrere dette mot FS. b. Presentasjon av vitnemålsbanken for KD Geir Vangen presenterte spesifikasjon av vitnemålsbank for KD Spesifikasjonen ble godt mottatt. I endelig versjon av spesifikasjonen ønsker KD kostnadsanslag for utvikling, drift og forvaltning av en vitnemålsbank, og forslag til forvaltning. Dette vil overleveres KD tidlig i c. Felles mal for vitnemål Det ble avholdt et møte hos UHR med FS/USIT og arbeidsgruppen for felles mal for vitnemål. Noen siste avklaringer i innstillingen ble diskutert og det ble tatt en gjennomgang av muligheter rundt sikring av dokumenter. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 d. Møte i UHR s Utdanningsutvalg Styreleder var invitert til utdanningsutvalget for å presentere hovedtrekkene i ny strategi, og få innspill og kommentarer. Utdanningsutvalget drøftet strategien grundig, og kom med flere konkrete innspill. Når det gjelder den videre prosessen med strategien foreslo utdanningsutvalget at den også presenteres for UHR s administrasjonsutvalg. e. ELMO-møtet i Manchester ELMO er en spesifikasjon av format for utveksling av studieinformasjon og studentinformasjon (spesifikt resultater, kvalifikasjoner). På møtet i Manchester ble formatet i hovedsak ferdigstilt, og formatet er implementert i FS og klar til bruk i pilot for resultatutveksling. Det som gjenstår i ELMO-arbeidet er å ferdigstille et CEN Workshop Agreement-dokument som beskriver ELMO. Link til reiserapporten: f. Seminar om Diploma Supplement I samarbeid med SIU, Bolognaekspertene og FS/USIT ble det arrangert seminar for administrativt ansatte som jobber med vitnemål og vitnemålstillegg/ds. Det er i dag en del feil i produksjonen av Diploma Supplement, og på den bakgrunn ble innholdskravene til DS og hvordan man produserer FS formålet for seminaret. g. Møte med KD vedrørende fusjoner Møte hos Kunnskapsdepartementet med HiVe, HiBu, Uninett og USIT/FS. I forbindelse med fusjonen mellom høgskolene i Buskerud og Vestfold vil det kreves kompetanse knyttet til sammenslåing av FS-basene. Denne kompetansen er lite tilgjengelig i sektoren sett under ett, og de to høgskolene disponerer ikke selv denne kompetansen. FS/USIT innehar kompetansen, men har ikke ressurser til å bidra vesentlig i de pågående fusjonsprosjektene. h. RUST Den nasjonale RUST-tjenesten er ferdig utviklet og klar til produksjonssetting. Det gjenstår å avklare forvaltningsansvaret for tjenesten, og utvikling lokalt for blant annet FS, som skal kommunisere med den sentrale RUST-tjenesten. Samarbeidstiltaket FS vil få en forespørsel fra UiO om å påta seg forvaltningsansvaret. Det må innføres en endring i samarbeidstiltakets avtale før FS kan påta seg dette (se sak 6). i. Kopinor Unntatt offentligheten j. Daglig leder for FS Julie Myhre Barkenæs har sagt opp sin stilling som daglig leder for FS. Hun skal over i ny stilling som seksjonsleder ved USIT. Hun tiltrådte i ny stilling 1. januar Anne-Lise Lande ble spurt om hun kunne tenkte seg å gå over i stillingen som daglig leder etter Julie permanent. Dette sa hun ja til., og tiltrådte i stillingen 1. januar FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 Stillingen som nestleder for Samarbeidstiltaket lyses ut så raskt som mulig. Innretningen på nestlederstillingen vil være den samme som da den sist ble utlyst. 4. StudentWeb StudentWeb-gruppen har i 2012 arbeidet med kravspesifikasjon for utvikling av ny StudentWeb. Hovedfokus for ny versjon av StudentWeb er bedre design av utdanningsplaner. Kravspesifikasjonen har vært på høring, og det kom inn 21 høringssvar. De fleste er positive til ny design og kravspesifikasjon. For å få tydelige tilbakemeldinger på hva som er gjort og hva som eventuelt mangler er det lagt stor vekt på hva studenten må gjøre i inneværende termin. I dagens StudentWeb kan institusjonen velge om studentene skal semesterregistrere og godkjenne utdanningsplanen for ett eller to semestre samtidig. For å utvikle og vedlikeholde en løsning med helårig bekreftelse vil det kreve mye ressurser. Styret stilte spørsmål til hvordan institusjonene kan rapportere riktige studenttall for våren med helårig bekreftelse. Vedtak: Styret for FS ser positivt på arbeidet som er blitt gjort med ny StudentWeb og støtter at et hovedmål for arbeidet er at studenten skal få tydelige tilbakemeldinger på inneværende semester. Styret anbefaler på denne bakgrunn at det kun utvikles løsning for halvårlig godkjenning av utdanningsplan i ny StudentWeb. 5. Prisutvikling for FS-kontingenten Styret er av den oppfatning at FS-kontingenten har økt mye de siste årene, og ønsket i forbindelse med budsjett 2013 en nærmere utredning for prisutviklingen på FSkontingenten. Daglig leder gav en redegjørelse i utviklingen av årsverk, USITs timepris og driftskostnader. Til årsmøtet ønsker styret en redegjørelse om prisutviklingen fordelt per student. Vedtak: Styret for FS tar fremlegget til orientering. Når ny avtale med USIT inngås må det sørges for at denne avtalen omfatter en regulering av timepris og pris for drift av fellestjenester slik at denne blir forutsigbar for medlemsinstitusjonene. 6. Forslag til endringer i Samarbeidstiltakets vedtekter På bakgrunn av at Samarbeidstiltaket FS skal ha muligheten til å påta seg forvaltningsansvaret for felles registre/tjenester i sektoren som for eksempel RUST, NAG og Vitnemålsbanken, ønsker styret følgende endring i vedtektene: Samarbeidstiltaket FS Felles studentsystem er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Samarbeidstiltaket FS kan også utvikle, vedlikeholde og drifte andre IKT-systemer for UHsektoren. Vedtak: Styret for FS legger frem forslag til endring av Samarbeidstiltakets vedtekter, punk1, på årsmøtet den 4. februar Anskaffelse av nytt rapport- og presentasjonsverktøy Før kravspesifikasjonen legges ut på anbud var det behov for en drøfting i styret rundt valg av verktøy, eierskap, driftsmodell og prismodell. A. Valg av verktøy Styret presiserer at verktøyet skal være et enkelt rapportverktøy, og ikke et virksomhetsstyringsverktøy. Kjøp av et virksomhetsstyringsverktøy for sektoren er ikke ønskelig i denne sammenhengen, og er utenfor styrets mandat. Verktøyet må være brukervennlig, gi enkelt tilgang til standardrapporter og være egnet for rapportering til ledelsen, i tillegg til å gi mulighet for egenutvikling av ad hoc rapporter. B. Eierskap Styret ønsker at Samarbeidstiltaket FS kjøper inn verktøyet ved å gi oppdraget til UiO ved USIT. Før UiO tar oppdraget med å kjøpe inn verktøyet ønsker styret at forholdet mellom UiO/USIT og Samarbeidstiltaket FS klargjøres. Det må være tydelig at det er Samarbeidstiltaket som har ledelsen og styringen både av anskaffelsen og av forvaltningen av systemet etter det er anskaffet. Styreleder og daglig leder vil avklare forholdet med UiO/USIT blant annet formålet med anskaffelsen. Anbudene skal legges frem for styret for beslutning. C. Driftsmodell Styret ønsker at UiO ved USIT drifter verktøyet. Samarbeidstiltaket og UiO/USIT må sammen bli enige om en hensiktsmessig arkitekturskisse, som gir mulighet for direkte tilgang fra verktøyet til produksjonsbaser (alternativ 1 eller 3). D. Prismodell Fordi styret ønsker et enkelt rapportverktøy vil styret at finansieringen av verktøyet inngår som en del av den årlige kontingenten alle FS-institusjonene betaler, og at kostnadene fordeles på alle FS-institusjonene i tråd med dagens fordelingsnøkkel. Dette forutsetter at verktøyet ikke er for dyrt. Styret vil komme tilbake til dette i løpet av anskaffelsesprosses, når prisen ulike alternativer og tilbyderne er presentert for styret. på FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 Strategi for FS Nytt utkast til Strategi ble delt ut på møtet. Styreleder og daglig leder takket for innspill i i forkant av møtet. Dokumentet er nå justert etter innspill fra styret og diskusjonen i UHR s utdanningsutvalg. Presentasjonen som ble holdt på forrige styremøtet vil bli oppdatert etter innholdet i ny strategi, og sendes ut til årsmøtet for grunnlag til diskusjon Ny versjon av dokumentet vil bli sendt til styret, med en ukes frist for ytterlige innspill. 8. Forberedelser til Årsmøte 2013 Styret hadde fått tilsendt utkast til Innkalling, Arbeidsoppgaver 2013, Budsjett for 2013, Årsberetning med regnskap for 2012, vedtaksforslag til endringer for samarbeidstiltakets vedtekter og vedtaksforslag til ny valgkomité. Innkalling til Årsmøtet Møtet avholdes slik som i fjor, der institusjonene kan velge å møte via Adobe Connect. Strategi for FS settes på dagsorden, og Styreleder presenterer hovedtrekkene i ny strategi. Årsberetning og regnskap 2012 FS-sekretariatet ferdigstiller regnskapet og gjør noen justeringer. Arbeidsoppgaver 2013 FS-sekretariatet gjør noen justeringer ved å presisere noen av punktene. Det var enighet i styret om å prioritere arbeidet med utviklingen av ny StudentWeb. Denne prioriteringen vil dessverre gå ut over utviklingen av de andre applikasjonene, da det er de samme utviklingsressursene. Det vil derfor kun bli prioritert feilrettinger og små justeringer i de andre applikasjonene i Budsjett 2013 FS-sekretariatet gjør noen justeringer og legger til en oversikt over prisutviklingen fordelt pr student. 9. Eventuelt Følgende saker ble tatt opp under Eventuelt: a. Ny strategi for BIBSYS Seunn Smith-Tønnessen orienterte om at BIBSYS jobber med ny strategi, og har invitert Styreleder og Daglig leder i CRIStin, FS og Uninett til et samarbeidsseminar i april Ledelsen for alle systemene er påmeldt til seminaret. Målet med seminaret er å se hvordan vi kan samarbeide fremover, og hvordan sektoren kan utnytte totalressursene på en hensiktsmessig måte. Neste møte: Onsdag 13. mars 2013 på USIT. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

10 <sideskift>

11 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i arbeidsgruppen for etter- og videreutdanning 16. januar 2013 Til stede: Forfall: Karine Rabben Pedersen, UiT Bente Monsen, UiB Alan Belardinelli, UiO Oddbjørg Mikkelsen, NTNU Ragnhild Paulsen Hamre, HVO Andreas Sylte, HiALS Anne Lise Lande, USIT Brian Talgo, USIT Knut Løvold, USIT Tonje Irene Hansen, UIS Thor Højgaard Anti, UMB Jannike Hagen Paulsen, HIST Møteleder: Referent: Knut Løvold, USIT Brian Talgoog Knut Løvold Dato: 16. januar 2013 Sist endret:

12 Dagsorden 1. Godkjenning av referat 2. Presentasjon av nye medlemmer 3. Gjennomgang av hva som er gjort i EVU modulen 4. Gjennomgang av hva som er gjort i EVU-web 5. Gjennomgang av registrerte saker og prioritering av saker i EVU-modulen 6. Gjennomgang av registrerte saker og prioritering av saker i EVU-web 7. Eventuelt 8. Status oppfølgingssaker FS Referat fra møte i EVU-gruppa Side 2

13 1. Referat fra møte 18. januar 2012 Godkjent uten kommentarer 2. Presentasjon nye medlemmer Nye medlemmer: Andreas Sylte, HiAls, Karine Rabben Pedersen, UiT. Jannike Hagen Paulsen, HiST, var ikke tilstede 3. Gjennomgang av hva som er gjort i EVU modul Løste saker siden forrige møte, og gjenstående fra forrige prioritering Ingen kommentar 4. Gjennomgang av hva som er gjort i EVU-web Løste saker siden forrige møte, og gjenstående fra forrige prioritering Saksnr.: 199 Mange problemer med å løse denne men nå skal den være løst. 209 Spørreundersøkelser fungerer ikke 100% som de skal. Skal testes videre (se RT-sak fra UiO). En del ting som ikke fungerer men det ser ut som den har i hvert fall sluttet å krasje. 5. Gjennomgang av registrerte saker og prioritering av saker i EVUmodulen Ikke prioriterte saker og nye saker. Ny prioritering. Saksnr.: F226 Automatisk generering av passord for foretaksregistrator. Jobber med saken. Denne er i etterkant endret slik at passord endres når foretaksregistrator ber om å få tilsendt passord på mail i EVU-web 221 Mulighet for å legge inn mangelkoder. Ikke gjort. 220 Mulighet for venteliste. Mangler fortsatt mulighet for å registrere ventelistenummer. 225 Henting av GSK, klar, skal ut i neste flis. Ønskeliste (ikke prioritert): Saksnr.: 260 Ønske funksjon 262 Ønske funksjon 298 Denne skal prioriteres. NTNU kan får økonomisk problemer med finansering av visse kurs hvis søkere trekker seg etter utvidet søknadsfrist. Det er ønskelig at søkere med J i feltet Mottatt kontrakt ikke skal få lov til å trekke seg. 6. Gjennomgang av registrerte saker og prioritering av saker i EVUweb Gjennomgang av registrerte saker og prioritering av saker i EVU-web - Ikke prioriterte saker og nye saker. Ny prioritering. Saksnr.; 213 Løst i versjon 1.3, februar Løst i versjon 1.3, februar Løst i versjon 1.3, februar FS Referat fra møte i EVU-gruppa Side 3

14 217 Løst i versjon 1.3, februar Løst i versjon 1.3, februar Løst i versjon 1.3, februar Spørsmål: Når er neste release av EVUWeben? Versjon1.3 lagt ut februar 2013 EVUWeb utvikling/ønskeliste EVUWeb 7 Feidepålogging. Ikke løst EVUWeb 14 Feidepålogging Ikke løst EVUWeb 28 Mulighet for foretaksregistrator til å endre egne personopplysninger. Ikke løst EVUWeb 50 Logging av foretaksregistrator på deltaker. Ikke løst EVUWeb 79 Kan sees nærmere på dersom dette innrapporteres som et problem. EVUWeb 106 Påloggingsprosess for foretaksregistrator. Delvis løst ved at det genereres nytt passord når foretaksregistrator ber om å få tilsendt passord. Se jira sak 226 for FS EVUWeb 119 Ventelistefunksjonalitet. Ikke på plass EVUWeb 125 Deltakernummer vises i e-postfelt dersom det ikke er registrert e- mail. Ikke kritisk EVUWeb 140 Visning av GSK ved søknad. Løst EVUWeb 141 Dokumentopplasting. Skal være høyt prioritert. Det er en utfordring for deltagere uten fnr. EVUWeb 146 Presentasjon av CO-adresse. Ikke løst EVUWeb 147 Presentasjon av mobil-/hjemmetelefon.ikke løst EVUWeb 151 Bekreftelse av e-postadresse ved registrering.. Foreløpig ikke aktuelt EVUWeb 152 Betalingsløsninger. Stor jobb, ikke aktuelt. Man kan midlertidig legge betalingsinfo inn på tekstfelt. EVUWeb 155 Prioritering på spørreskjema. Skal sees i sammenheng i gjennomgang av spørreundersøkelser. EVUWeb 156 Spørreundersøkelse fritekstsvar.. Skal sees i sammenheng i gjennomgang av spørreundersøkelser. EVUWeb 168 Åpning av riktig kursside for foretaksregistrator når registrator klikker på link på institusjonens kurssider. Dette er vanskelig pga. pålogging EVUWeb 171 Visning på «Mine søknader» hvilke som er registrert av foretak og derfor ikke skal endres. Ønskes EVUWeb 176 Feilmelding i spesielle tilfeller. Skal ikke være te problem som søkere skal komme borti.ikke løst EVUWeb 179 Innlogging for tidligere studenter som er registrert med annen e- post. Ikke løsning før ID portalen er på plass. EVUWeb 181 Trekkfrist. Må først får trekkfrist i klienten. EVUWeb 188 Når en trykker på kursets nettadresse og så tilbaketasten er det ønskelig å komme tilbake til kurset man kom fra. Løsningen her er at lenken åpnes i et nytt vindu, og ikke samme vindu. EVUWeb 191 Presentasjon av land på personinfosiden utenlands adresse. Tas i forbindelse med generell gjennomgang av persinformasjon for alle applikasjoner. EVUWeb 195 USIT klarte ikke å gjenskape problemet hos seg. EVUWeb 210 Teknisk sak EVUWeb 211 Teknisk sak EVUWeb 224 Bruk av ID-porten for pålogging. Høy prioritet (alle er enig). EVUWeb Ønsker at foretaksregistrator skal kunne trekke en søker fram til søknadsfrist, selv om det er automatisk JA-svar på Etterutdanningskurset. FS Referat fra møte i EVU-gruppa Side 4

15 Prioritering diskusjon: Sak 224 ID-poten er meget viktig; det blir så mye støy mede dagens innloggingsprosedyre. Oslo bruker ikke systemet (kun til intern FS kurs) på grunn av disse problemer. Per i dag gjøres dette manuelt (for de som er registrert tidligere). Sak 141 Dokument opplasting Sak 155/156 Gjennomgang av spørreundersøkelser 7. Eventuelt Det er et ønske om antalls begrensning i EVU kurs. Etterutdanning (ingen problem hvis det er ingen krav). Videreutdanning (kvalifisering gjører prosessen lit mer innviklet): første mann til mølle fungerer bra. Hva med de som ikke kan søker på EVUWeben? Knut sender ut en mail og ber om tilbakemelding om tilfeller/ønsker og hvor hyppig diverse problemstillinger er. Sender også ut tidligere dokumenter. Utenlandsk adresser legger seg inne i de norske adressefelter på EVUWeb innlogging og skaper krøll. Man skal ha på International Address hvis man velger English som språk. Knut undersøker dette. Dette fungerer i versjon 1.3. Det blir stilt spørsmål om EVU dokumentasjonen er a jour? Svar et er egentlig ja, med forbehold om noen få avvik. Oppdatert både for modul og web pr. februar Status oppfølgingssaker Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad U3/10 Se sak 1.2: Notatet Kontroll av antall oppmeldte i EVUweb tas opp ved egen Alle medlemmene Kun UiB med tilbakemelding institusjon. Tilbakemelding til før neste møte i EVUgruppen til møtet i EVU-gruppen USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U11/10 Fra UiO under sak 5: Ønske om begrensning på antall deltakere/søkere som kan melde seg til enkeltkurs via EVU-web. USIT Dette må det jobbes mer med U12/10 Betalingsløsninger i webapplikasjonene Større jobb USIT som er lagt til webutviklerne. Neste møte: Torsdag kl på Adobe connect Deltagere må sjekke med sin institusjon om de har Adobe Connect. FS Referat fra møte i EVU-gruppa Side 5

16 <sideskift>

17 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 4. februar 2013 Deltok: Campus Kristiania Det teologiske Menighetsfakultet Forsvaret Haraldsplass diakonale høgskole Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolen i Telemark Høgskolen i Ålesund Høgskulen i Sogn og Fjordane NLA Høgskolen Norges Handelshøyskole Norges Musikkhøgskole Samordna opptak Universitetet for miljø- og biovitenskap Universitetet i Bergen Universitetet i Oslo Universitetet i Tromsø Høgskolen i Molde Høgskolen i Oslo og Akershus Høgskolen i Vestfold Kunsthøgskolen i Oslo Norges Teknisk-naturvitenskapelige universitet Noroff Universitetet i Agder Høgskolen i Nord-Trøndelag v/fs-koordinator Nina Frydenlund v/studiesjef Arnfinn Eng v/per Arne Krumsvik v/driftssjef Haakon Georg Moe v/studiesjef Turid Næss v/ Avddelingsdirektør Gunnar Bendheim (til kl 13:55) v/seniorrådgiver Hans Jacob Berntsen v/studiedirektør Øyvind Edvardsen v/rådgiver Gro Strand og viserektor Terje Bjelle v/studiekonsulent Morten Rasmussen v/seksjonssjef Inger Marie Milde v/seksjonssjef Kjetil Solvik v/daglig leder Bente Ringlund Bunæs v/rådgiver Thor Højgaard Anti v/avdelingsdirektør Tore Tungodden v/ass. universitetsdirektør Tove Kristin Karlsen (til kl 14:25) v/seniorrådgiver Espen kristensen v/seniorrådgiver Svein Halvorsen v/studiedirektør Marianne Brattland og Seniorrådgiver Inger Setnes v/kvalitetskoordinator Bjørnulf Stokvik v/rådgiver Jan Erik Johansen v/økonomisjef Aud Magna Gabrielsen v/viserektor Ernst Sundt v/leder Studentservice Marianne Øhrn Johannessen v/katrine Bruvold Fra FS-sekretariatet: Fra USIT: Daglig leder Anne-Lise Lande Prosjektsekretær Aune M. Moe Overingeniør Anne-Marie Myhrvold

18 Forfall: Dronning Mauds Minne Høgskole Fjellhaug Internasjonale Høgskole Høgskolen i Gjøvik Lovisenberg diakonale høgskole Misjonshøgskolen Norges Idrettshøgskole Universitetet i Nordland Høyskolen Diakonova Universitetet i Stavanger Høgskulen i Volda Norges veterinærhøgskole Høgskolen i Bergen Høgskolen i Finnmark Høgskolen i Hedmark Høgskolen i Nesna Ansgarskolen Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Norges Informasjonsteknologiske Høgskole Westerdals School of Communication Høgskolen i Østfold Politihøgskolen Betanien diakonale høgskole Diakonhjemmet Høgskole Høgskolen Stord/Haugesund Samisk høgskole Høgskolen i Harstad Kunsthøgskolen i Bergen Høgskolen i Lillehammer Høgskolen i Narvik Møteleder: Fullmakter: Leder av styret for FS, Christen Soleim, UiB Ingen fullmakter ble lagt frem Dato: 4. februar 2013, kl 13:00 til 14:42 Dagsorden 1. Konstituering av årsmøtet 2. Årsberetning og regnskap for Arbeidsoppgaver og budsjett for Endring i Samarbeidstiltakets vedtekter, pkt 1 Formål 5. Strategi for FS fra Ny valgkomité for perioden FS Referat fra Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS Side 2

19 1. Konstituering av årsmøtet Møtet ble satt kl 13: institusjoner var representert, derav 21 via nett. Leder av styret for FS, Christen Soleim, ble valgt til møteleder. Daglig leder av Samarbeidstiltaket FS, Anne-Lise Lande, ble valgt til referent. Sak 5 Strategi for FS ble foreslått behandlet før sak 4. Forslaget godkjent enstemmig. Årsmøtet ble konstituert. 2. Årsberetning og regnskap for 2012 Styrets leder oppsummerte de viktigste punktene for året som gikk. Regnskap og timeforbruk for 2012 ble gjennomgått. Årsmøtet hadde ingen merknader til årsberetning og regnskap for Følgende vedtak ble enstemmig fattet: Årsmøtet tok styrets forslag til Årsberetning og regnskap for 2012 til etterretning. 3. Arbeidsoppgaver og budsjett for 2013 Budsjettet er basert på styrets prioritering av arbeidet med FS for Dette er beskrevet i notatet Arbeidsoppgaver Styrets leder trakk frem de viktigste punktene for videreutvikling og vedlikehold av FS. Ved en inkurie er kr ,- utelatt fra inntekter i budsjettet. Beløpet gjelder overførte midler fra Årsmøtet hadde ingen ytterligere merknader til budsjett for Følgende vedtak ble enstemmig fattet: Årsmøtet tok styrets forslag til Arbeidsoppgaver og Budsjett for 2013 til etterretning. 4. Endring i Samarbeidstiltakets vedtekter, pkt 1 Formål I vedtektenes punkt 1, om formål står det: Samarbeidstiltaket FS Felles studentsystem er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. Felles Studentsystem er utviklet av og vedlikeholdes for Samarbeidstiltaket FS av Universitetet i Oslo, USIT (Universitetets senter for informasjonsteknologi). Styret for FS foreslår at dette endres til: Samarbeidstiltaket FS Felles studentsystem er etablert i henhold til avtale mellom de samarbeidende utdanningsinstitusjoner, med formål å utvikle, vedlikeholde og drifte det studieadministrative datasystemet FS Felles studentsystem. FS Referat fra Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS Side 3

20 Samarbeidstiltaket FS kan også utvikle, vedlikeholde og drifte andre IKTsystemer for UH Følgende vedtak ble enstemmig fattet: Årsmøtet går inn for styrets forslag til endring av Samarbeidstiltakets vedtekter, punkt 1 Formål. 5. Strategi for FS fra 2013 Styreleder Christen Soleim ga en orientering om styrets arbeid med strategien for FS. Årsmøtet hadde fått tilsendt en kort presentasjon om hvilke mål systemet FS og Samarbeidstiltaket FS skal ha. Årsmøtet diskuterte saken, og innspillene vil tas med i det videre arbeidet med Strategien. Ytterligere innspill til strategien bes sendt til fs-sekretariat@usit.uio.no snarest mulig. 6. Ny valgkomité for perioden Perioden for sittende valgkomité gikk ut pr Komitéen har, i samråd med UHRs administrasjonsutvalg, foreslått følgende nye medlemmer for perioden : Kjell Bernstrøm, Avdekingsdirektør, Universitetet i Bergen Kari Kjenndalen, Høgskoledirektør, Høgskolen i Lillehammer Beate Pettersen, Direktør, Det teologiske Menighetsfakultet Følgende vedtak ble enstemmig fattet: Årsmøtet går inn for valgkomitéens forslag til ny valgkomité for perioden Møtet ble hevet kl 14:42. FS Referat fra Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS Side 4

21

22 <sideskift>

23 Oppdragsavtale Løpenummer: USIT 001/01 Eksemplar nr: 1 av 2 Oppdragsgiver: Samarbeidstiltaket FS (i avtalen også omtalt som oppdragsgiver) og Leverandør: Universitetet i Oslo ved Universitetets senter for informasjonsteknologi (i avtalen omtalt som USIT) Oppdragsavtalen er undertegnet i 2 to originale eksemplarer. Hver av Partene beholder ett eksemplar. Avtalen trer i kraft i stedet for Oppdragsavtalen, avtale mellom FS og USIT til , løpenummer USIT 001/01. Avtalen består av denne siden samt: I. Avtalevilkår II. Bilag til avtalen III. Endringsavtaler til avtalen. Signatur For Oppdragsgiver: Dato: For USIT: Dato: Navn: Christen Soleim Navn: Lars Oftedal Tittel: Utdanningsdirektør, UiB Tittel: IT-direktør, UiO Gateadresse: Langesgt. 1-3 Gateadresse: Gaustadalleen 23 Postadresse: Postboks BERGEN Postadresse: Postboks 1059 Blindern 0316 OSLO 1

24 Dokument A. Identifikasjon Status * Opprettet av Opprettet dato Endret Endret dato Lagret på * alternativ: Åpen, begrenset, konfidensiell B. Oversikt over bilag til avtalen Versjon Dato Bilagets nummer og innhold Merknad Bilag 1. Kompetanseoversikt Bilag 2. Driftsmiljø for USIT medarbeidere tilknyttet FS Bilag 3. Mal Taushetserklæring C. Endringsoversikt Versjon Dato Endret av (navn) Merknad Julie Myhre Barkenæs Lagt til kap 5.5 Timeregnskap 2

25 INNHOLDSFORTEGNELSE OPPDRAGSAVTALE... 1 I. AVTALEVILKÅR PARTER OG AVTALER PARTER AVTALER HENVENDELSER OPPDRAGET INNHOLD OG OMFANG VARIGHET OG FRAMDRIFT OPPSIGELSE RAPPORTERING KONFIDENSIALITET UTFØRENDE FRA USIT RETTIGHETER DEFINISJONER RETTIGHETER TIL OPPDRAGETS SLUTTRESULTAT RISIKO ANSVAR LEVERANDØRENS ANSVAR OPPDRAGSGIVERS ANSVAR SANKSJONER FORCE MAJEURE ØKONOMI BETINGELSER PRISER FAKTURERING BETALING TIMEREGNSKAP KONFLIKTLØSING DRØFTING FORHANDLING VIDERE BEHANDLING AV KONFLIKTEN OM TVISTESPØRSMÅLET II. BILAG TIL OPPDRAGSAVTALE

26 III. ENDRINGSOVERSIKT OPPDRAGSAVTALE... 1 I. AVTALEVILKÅR PARTER OG AVTALER PARTER AVTALER HENVENDELSER OPPDRAGET INNHOLD OG OMFANG VARIGHET OG FRAMDRIFT OPPSIGELSE RAPPORTERING KONFIDENSIALITET UTFØRENDE FRA USIT RETTIGHETER DEFINISJONER RETTIGHETER TIL OPPDRAGETS SLUTTRESULTAT RISIKO ANSVAR LEVERANDØRENS ANSVAR OPPDRAGSGIVERS ANSVAR SANKSJONER FORCE MAJEURE ØKONOMI BETINGELSER PRISER FAKTURERING BETALING KONFLIKTLØSING DRØFTING FORHANDLING VIDERE BEHANDLING AV KONFLIKTEN OM TVISTESPØRSMÅLET II. BILAG TIL OPPDRAGSAVTALE III. ENDRINGSOVERSIKT

27 I. Avtalevilkår. 1. Parter og avtaler 1.1. Parter Denne avtalen er inngått mellom Partene slik det framgår av avtaledokumentets forside og etterfølgende signaturark. Avtalen gjelder til den utgår eller blir sagt opp slik det framgår av 2.3 i avtaleteksten 1.2. Avtaler Denne avtalen kan endres ved Endringsavtale. Endringer i innhold eller omfang av denne avtalen dokumenteres i en egen Endringsavtale. Endringsavtalen føyes til dette dokumentet som eget bilag samt at endringen journalføres i den fullstendige liste over dokument som inngår i denne avtalen. Journalføringen gjøres i tabell betegnet Endringsoversikt på signaturarket, side 2. Innebærer endringene større reduksjoner i leveransene, gjelder samme frist for forhåndsvarsel av reduksjonen(e) som i 2.3. Ved eventuell motstrid mellom denne avtale og vedlegg til denne avtale har bestemmelsene i avtalen rang foran vedlegg Henvendelser Skriftlige henvendelser vedrørende denne avtale rettes til: For Samarbeidstiltaket FS: For USIT: Navn: Julie Myhre Barkenæs Navn: Lars Oftedal Tittel: Daglig leder for FS Tittel: IT-direktør Postadresse: Postboks 1086 Postadresse: Postboks 1059 Blindern Blindern 0316 Oslo 0316 Oslo 5

28 6

29 2. Oppdraget 2.1 Innhold og omfang Formålet med denne avtalen er å regulere leveransen av tjenester som er inngått mellom Samarbeidstiltaket FS som rettighetsforvalter av, og USIT som leverandør av tjenester til, Samarbeidstiltaket FS. Følgende aktiviteter inngår i leveransen til denne avtale: 1. Samarbeidstiltaket FS leier personell fra USIT til å utføre oppgaver knyttet til utvikling og vedlikehold av Felles studentsystem FS. Leveransen innebærer at USIT stiller til rådighet minimum17 årsverk med kompetanse som beskrevet i eget vedlegg (se bilag 1 Kompetanseoversikt). Til vedlikeholdsoppgaven hører følgende arbeid: produktforvaltning, herunder feilretting og versjonskontroll distribusjon av programvare til medlemsinstitusjonene brukerstøtte, herunder brukerkurs Utviklingsoppgavene løses i henhold til årlig arbeidsplan godkjent av styret for Samarbeidstiltaket FS. 2. Samarbeidstiltaket FS leier infrastruktur (utstyr) fra USIT til arbeidet med videreutvikling av fellessystemene slik det framgår av bilag 2 til denne kontrakten. 3. Samarbeidstiltaket FS leier sekretariat for sin virksomhet av USIT. Til dette sekretariatet skal det være knyttet en stilling som daglig leder og en som sekretær. De to stillingene leies på timebasis og har et omfang på minimum 3000 timer/år. USIT forplikter seg til at det personell som fyller stillingene, har tilstrekkelig kompetanse til å løse sekretariatsoppgavene. Oppgavene løses i henhold til den oppgavebeskrivelse som ligger ved denne avtale (bilag 1) og ellers etter de pålegg som gis fra styret i FS. Daglig leder skal rapportere til styret for Samarbeidstiltaket FS. Utlysning og innstilling til sekretariatsstillingene foretas av IT-direktøren i henhold til de krav som er satt opp i bilag 1. Tilsettingsmyndighet er Universitetet i Oslo. 7

30 2.2 Varighet og framdrift Denne avtalen gjelder i to år fra til Oppsigelse Avtalen kan sies opp av begge parter med 6 måneders skriftlig varsel. 2.4 Rapportering USIT skal oversende kvartalsvise statusrapporter til Samarbeidstiltaket FS. Både antall timer og fremdrift i forhold til tildelte oppgaver skal rapporteres. 2.5 Konfidensialitet USITs alminnelige bestemmelser for taushet og behandling av konfidensielt materiale gjelder for denne kontrakt, se bilag Utførende fra USIT Seksjon for utvikling av administrative fellestjenester (SUAF) ved USIT er oppdragsutførende for den del av avtalen som gjelder utvikling og vedlikehold av Felles studentsystem FS. Oppdragsgiver har rett til å godkjenne de medarbeidere ved USIT som skal arbeide med utvikling og vedlikehold av Felles studentsystem FS. Liste over godkjente prosjektmedarbeidere knyttet til denne avtale skal forefinnes på USIT og gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver på forlangende. Sekretærfunksjonen for Felles studentsystem FS leveres av USIT, som en del av denne avtalen. USIT har ansvar for å sørge for nødvendig vedlikehold og videreutvikling av utviklingsgruppens kompetanse, og det skal tilstrebes en grad av kontinuitet i utviklingsgruppen. 8

31 3. Rettigheter Definisjoner Definisjoner av ord og begreper i denne kontrakt: Felles studentsystem FS: Et elektronisk studieadministrativt system til bruk ved universitet og høgskoler i Norge. Studentweben som gir studenter tilgang til systemet, søknadsweb, fagpersonweb, etter- og videreutdanningsweb, EpN (emneplanlegging på nett) og LIST (Ledelsesinformasjon og statistikk) er også en del av FS. Samarbeidstiltaket FS: Sammenslutning av universitet og høgskoler som bruker Felles studentsystem. UH-sektoren: Forkortelse for universiteter og høgskoler i Norge. Rettigheter til oppdragets sluttresultat Samarbeidstiltaket FS har full opphavs- og eiendomsrett til alt grunnlagsmateriale og ethvert resultat av arbeid utført i henhold til denne avtalen. Universitetet i Oslo har ansvar for å inngå arbeidskontrakter med innleid personell som ivaretar innholdet i denne bestemmelsen. Eiendomsretten til alt utstyr som kjøpes inn til drift av Felles studentsystem FS, herunder også programvare, og som er betalt av midler øremerket Felles studentsystem FS, stilt til rådighet av Kunnskapsdepartementet eller andre bidragsytere, tilfaller Samarbeidstiltaket FS. Programvare eller maskinvare som kjøpes i tilknytning til avtalens punkt 2.1 avsnitt 2, Leie av utstyr, omfattes ikke av denne bestemmelse. Risiko USIT har risiko for det fysiske materiell som er stilt til rådighet fra oppdragsgiver i forbindelse med oppdraget. Ett sett originale sikkerhetskopier av systemet Felles studentsystem FS skal oppbevares ved IT-avdelingene ved de institusjoner som drifter FS selv. Sikkerhetskopiene skal oppgraderes etter hver ny versjon av FS. USIT bærer risikoen for sikkerheten til program og tilpassinger av program som er under arbeid. 9

32 4. Ansvar 4.1 Leverandørens ansvar USIT har plikt til å gjennomføre de utviklingsoppgavene som er pålagt gjennom denne avtalen på en faglig forsvarlig måte. Tilpassing og endring av programvaren i Felles studentsystem FS må gjøres etter de retningslinjer og krav som gjelder for god systemering og programmering. Arbeidet skal være tilfredsstillende dokumentert. Driftsoppgavene skal utføres slik at Felles studentsystem FS kan fungere som et godt studieadministrativt system. 4.2 Oppdragsgivers ansvar Oppdragsgiver stiller kildekoden for Felles studentsystem FS til rådighet for USIT uten ytterligere begrensninger enn det som framgår av denne avtale. 4.3 Sanksjoner Dersom en av partene vesentlig misligholder Oppdragsavtalen, kan den andre Parten heve avtalen med øyeblikkelig virkning. 4.4 Force Majeure Dersom det inntreffer en ekstraordinær situasjon som etter vanlige kjøperettslige regler regnes som Force Majeure, anses Oppdragsavtalen ikke som misligholdt så lenge Force Majeure-situasjonen vedvarer. 10

33 5. Økonomi 5.1 Betingelser Ett årsverk utgjør 1500 timer. 5.2 Priser Prisen for leie av personell fra USIT er kr 650,- pr time. Prisen for leie av ekstraordinær infrastruktur knyttet til utvikling av FS er kr ,- pr år for hvert årsverk som leies fra USIT. Timeprisen for leie av personell og pris for leie av infrastruktur kan oppjusteres årlig tilsvarende den prosentuelle vekst i lønnsnivået for statlige tjenestemenn. Justering for det kommende år skal meldes FS senest 1. oktober året før. Timeprisen skal dekke vanlige personalkostnader som lønn, sosiale utgifter, kontorplass, kontorutstyr og PC. Utgifter til spesifikke oppgaver for oppdragsgiver er ikke dekket av denne avtale. Slike utgifter er for eksempel reiser, seminarer og kompetanseoppbygging. Det forutsettes at oppdragsgiver setter av egne midler til dette. 5.3 Fakturering USIT bistår Samarbeidstiltaket FS med fakturering. Faktura sendt ut fra USIT er å betraktes som Samarbeidstiltakets faktura. Det skal dog framgå av fakturaen at det faktureres for Samarbeidstiltaket FS. Bidragene skal innbetales forskuddsvis til UiO innen 1. april hvert år. 5.4 Betaling Betaling av faktura skjer uten ugrunnet opphold og for øvrig i henhold til de frister som framgår av fakturaene. Timeregnskap Utviklingstimer for FS kjøpes fra USIT i henhold til bestilling fra Samarbeidstiltaket FS. Denne bestillingen oppfattes som et fastprisoppdrag, men antall timer dokumenteres. Ved årsskiftet blir avvik fra budsjettert antall timer lagt inn i timeregnskapet. Timeregnskapet skal ikke overstige 1000 timer. 11

34 Ved overskridelse av denne bufferen vil overskytende timer nedskrives ved årsskifte til 1000 timer, dersom denne overskridelsen ikke er godkjent av styret. Dersom overskridelsen er godkjent av styret, vil USIT få betalt for de overskytende timene. Tilsvarende vil det være hvis USIT har levert færre timer enn avtalt, så vil disse avregnes mot bufferen på 1000 timer. 12

35 6. Konfliktløsing 6.1 Drøfting Tvist om Avtalens forståelse skal forsøkes løst av Partene gjennom drøftinger. Mindre uklarheter drøftes og avklares mellom Partenes oppdragsansvarlige. Konklusjonene og beslutningene av drøftinger nedfelles i egne endringsavtaler. 6.2 Forhandling Dersom det oppstår tvist om tolkningen eller rettsvirkninger av denne avtalen eller bestemmelser i denne, skal saken først søkes løst ved forhandlinger. Forhandlingsperioden er 30 - tretti kalenderdager. I løpet av forhandlingsperioden plikter Partenes representanter i ht. Avtalens kapittel 1.3 Henvendelser, å gjennomføre inntil fem heldags forhandlingsmøter. Denne bestemmelsen kommer ikke til anvendelse hvor en av partene erklærer at forhandlingene er hensiktsløse. Forhandlingsresultatet nedtegnes skriftlig i en endringsavtale og er gjensidig forpliktende for begge parter. 6.3 Videre behandling av konflikten Dersom forhandlingene ikke fører fram, skal partene ta saken opp med Kunnskapsdepartementet (KD) som avgjør videre behandling av tvisten. 6.4 Om tvistespørsmålet Tvist fritar ikke Partene fra å oppfylle sine forpliktelser iht. inngåtte avtaler så lenge tvistespørsmålet er under behandling. 13

36 II. Bilag til oppdragsavtale Avtalenummer: USIT 001/01 Antall bilag framgår under punkt B på signaturarket til denne avtalen. 14

37 15

38 Bilag til oppdragsavtale Avtalenummer: USIT 001/01 Bilag 1. Kompetanseoversikt Nødvendig kompetanse i utviklingsgruppa for FS Utviklingsgruppa i FS utgjør 17 årsverk. Denne gruppa har som oppgave å vedlikeholde og videreutvikle Felles Studentsystem FS. Oversikt over nødvendig kompetanse i gruppa: - Innsikt i studieadministrativt arbeide - Kompetanse i systemarbeid/systemering - Modelleringskunnskaper - Databasekunnskaper - Programmeringskompetanse - Kjennskap til prosjektarbeide og prosjektledelse - Formidlingsevne - Samarbeidsevne og evne til raskt å kunne sette seg inn i nye metoder, verktøy og andre problemstillinger - Programvaredesign Nødvendig kompetanse i sekretariatsfunksjonen for FS Sekretariatet skal: - Forestå den løpende drift av tiltaket. - Koordinere sektorens engasjement i Felles studentsystem FS. - Organisere mekanismer som letter brukernes medvirkning til en videreutvikling av Felles studentsystem FS (brukerforum). - Ha kontakt med ulike institusjoner som i følge konsesjonene kan få tilgang til data fra Felles studentsystem FS (SSB, NSD, Statens lånekasse osv). - Organisere bruken av Felles studentsystem FS slik at eierinstitusjonene bruker systemet på en slik måte at sammenlignbare data kan trekkes ut fra de ulike installasjoner. - Være sekretær for styret og årsmøtet for Felles studentsystem FS. - Lede arbeidet med videreutvikling av Felles studentsystem FS. 16

39 17

40 Bilag til oppdragsavtale Avtalenummer: USIT 001/01 Bilag 2. Driftsmiljø for USIT medarbeidere tilknyttet FS-drift Nødvendig Driftsmiljø for FS-drift Alle i utviklingsgruppa i FS skal ha adgang til: - PC med nettverkstilkopling til internett - Mailadresse - Databasemaskin med tilstrekkelig kapasitet til å tåle tyngre utviklingsarbeid På minst en databasemaskin ved USIT skal det være lastet: - Nødvendig basal utviklingsprogramvare til å programmere og systemere Felles studentsystem FS - Nødvendig kopi av Felles studentsystem FS 18

41 19

42 Bilag til oppdragsavtale Avtalenummer: USIT 001/01 Bilag 3. Taushetserklæring T a u s h e t s e r k l æ r i n g For personer som utfører tjenester for eller arbeider for Universitetets Senter for Informasjonsteknologi, USIT. Navn:... Stilling: Født dato:... «Jeg forplikter meg med dette til å bevare taushet om opplysninger som angår fysiske og juridiske personer maskin- og programvare som ikke er alminnelig tilgjengelig i håndbøker og lignende Dette gjelder uavhengig om jeg får kjennskap til opplysningene gjennom USIT s egen virksomhet eller gjennom oppdrag og samarbeide med andre. Jeg er oppmerksom på at taushetserklæringen også gjelder etter at jeg har sluttet å arbeide ved USIT. Jeg er kjent med at forsettelig eller uaktsomt brudd på taushetsplikten, eller medvirkning til dette, kan straffes med bøter eller fengsel inntil ett år, eller begge deler, etter lov om personregistre m.m. av 9. juni 1978, nr. 48, paragraf 38 nr. 2.» Oslo: / arbeidstakers underskrift Originalavtalen legges i personalmappen. Kopi av avtalen til arbeidstaker. 20

43 21

44 III. Endringsoversikt Avtalenummer: USIT 001/01 Antall endringsdokument framgår under punkt C på signaturarket til denne avtalen. 22

45 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS ALL Til: Styret Fra: Daglig leder Vedr. sak 4 Overføring av ansvar for driftstjenester I dag inngår institusjoner som ikke drifter FS selv, avtale med Uninett, som leier personell fra USIT til drift av FS. En mulig løsning er at samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og blir totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. På møtet i styret ble følgende vedtatt: Styret for FS gir Styreleder og Daglig leder fullmakt til å jobbe for at Samarbeidstiltaket FS overtar rollen som kunderepresentant overfor USIT, og som totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale. Styret vil bli forelagt en konsekvensanalyse før endelig vedtak for overføring av ansvar for driftstjenester fattes. På bakgrunn av vedtaket kommer her en nærmere utredning. Support og henvendelser Uninett har i dag ansvar for drift av FS for 52 institusjoner. Den største kunden er Høgskolen i Oslo og Akershus, og den minste er Noroff Høgskole. Uninett bruker årlig 200 timer på arbeidet det innebærer å ha driftsansvaret for FS. Alle supportsaker vedrørende drift skal i dag gå til adam@uninett.no, men i følge Uninett videreformidles disse i stor grad ubehandlet til USIT. Under vises en oversikt over antall FS-saker løst hos Uninett og USIT: År Antall FS-saker løst hos Uninett Antall FS-saker løst hos USIT FS Forslag til vedtak overtagelse av drift av FS

46 De siste årene har det vært en del ekstra henvendelser og oppfølgingsarbeid hos Uninett i forbindelse med mange nye institusjoner. I 2011 var det problemer rundt flere av de nye FS-institusjonene og problemener med utskrift av vitnemål. Dette kan sees i tabellen ovenfor. Begge problemstillingene var både Samarbeidstiltaket FS og USIT involvert i og FS kjenner derfor godt til problemene. Hadde Samarbeidstiltaket FS vært avtalepart også for driftstjenester, slik at FSinstitusjonene kun har ett kontaktpunkt, kunne problemene rundt nye høgskoler i 2011 i stor grad vært unngått. FS kjøres i dag via Uninetts Fasportal, og så lenge FS kjører på den samme infrastrukturen, ved å benytte FEIDE pålogging via Fasportalen, vil Uninett fremdeles måtte bidra med noen timer årlig. Finansieringsmodell Uninett fakturerer i dag FS-institusjonene i månedsskriftet januar/februar. Dette gjøres på grunnlag av busjettet, som viser faktiske kostnader for Uninett og USIT. Fakturagrunnlaget til Uninett baserer seg idag på en fastsum og en variabel sum som beregnes ut i fra antall studenter. Det vil si at 30% av kostnadene fordeles likt mellom alle institusjonene, og 70% av kostnadene fordeles etter antall studenter ved institusjonene (heltidsekvivalenter hentet fra DBH). Uninetts budsjett og regnskap fra de tre siste årene vil ettersendes styret. Dersom Samarbeidstiltaket FS skal overta ansvaret for driftstjenester, må fakturering av FS-institusjonene basere seg på faktiske kostnader, slik som i dag. Avtaler En forutsetning for at Samarbeidstiltaket skal overta ansvaret for driftstjenester er, at eksisterende avtaler kan videreføres fra Uninett til Samarbeidstiltaket FS som avtalepart. Dette vil sikre at en endring av ansvar for driftstjenester ikke vil bli dyrere for institusjonene. Uninett har i dag følgende avtaler: - TROFAST-avtalen, som er en avtale mellom Uninett og Kunnskapsdepartementet for leveranse av teknisk drift for høgskolene. - Avtale med USIT for leveranse av drift - Databehandleravtaler med den enkelte institusjon, som regulerer behandling av personopplsyninger som databehandleren gjør på vegne av den behandlingsansvarlige i forbindelse med felles studentsystem (FS). USIT rapporterer i dag halvårlig til Uninett, med en halvårsrapport og en årsrapport. Alle avtalene ligger vedlagt til saken. Totalleverandør for FS-institusjoner Rollefordelingen mellom Uninett, USIT og Samarbeidstiltaket FS oppleves i dag som uklar og overlappende av institusjonene. Dersom samarbeidstiltaket blir avtalepart og kunderepresentant ovenfor USIT, vil FSinstitusjonene kun ha ett kontaktpunkt (fs-support@usit.uio.no), og kommunikasjonen blir mer strømlinjeformet. Tjenesten vil dermed effektiviseres betraktelig, da man for eksempel slipper unødig behandlingstid ved feilsendinger. En vil også unngå de problemene som har vært knyttet rundt nye FS-institusjoner, og usikkerhet på hvem en skal kontakte rundt oppgraderinger. For å redusere risiko og sikre gode rutiner, bør Samarbeidstiltaket FS starte et overføringsprosjekt i samarbeid med Uninett og USIT så raskt som mulig. Prosjektets mandat skal være å få på plass et apparat med gode rutiner og kapasitet til å være totalleverandør for FS-institusjoner. FS Forslag til vedtak overtagelse av drift av FS

47 Prosjektet bør ta sikte på en overføring av ansvar for drift fra Forslag til vedtak: Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS fra overtar rollen som kunderepresentant ovenfor USIT og som totalleverandør for FS-institusjoner som ønsker en driftsavtale, under forutsetning at eksisterende avtaler kan videreføres fra Uninett til Samarbeidstiltaket FS. Styret for FS ønsker at Samarbeidstiltaket FS starter et overføringsprosjekt så raskt som mulig. FS Forslag til vedtak overtagelse av drift av FS

48 <sideskift>

49 Vedlegg til FS Budsjett Uninett 2013 FS Internt arbeid: ,- Reiser: ,- Timekostnader USIT: ,- Infrastrukturkostnader USIT: ,- Sum ,- Regnskap med merknader fra UNINETT Regnskap studieadministrasjon Totalt Inntekter* Eksterne kostnader Timekostnader Resultat Økning i kostnader fra : For 2011 og årene før har kostnadene vi har fått fra USIT blitt fordelt etter en prosentfordeling. Etter hvert har vi fått gode oversikter fra USIT over hvor kostnadene har påløpt, og det har da blitt en justering i forhold til hvor kostnadene skal belastes. Dette førte til en økning for FS, og en nedjustering for de andre driftstjenestene ephorte og Agresso. Avvik for 2012: Underskuddet her må nok vi ta skylden for, da vi ikke har vært gode nok på å få oppdaterte budsjettall fra USIT inn i våre budsjett. *Inntekter er basert på budsjettall og faktureres i starten av året.

50 <sideskift>

51 RAMMEAVTALE MELLOM DET KONGELIGE UTDANNINGS- OG FORSKNINGSDEPARTEMENT (UFD) OG UNINETT FAS AS FOR LEVERANSE AV Teknisk drift av TROFAST-tjenere for høgskolene

52 Rammeavtale om teknisk drift av TROFAST-tjenere for Høgskolene Denne avtalen er inngått mellom og Avtalen omfatter UTDANNINGS- OG FORSKNINGSDEPARTEMENTET (heretter kalt UFD) for Høgskolene som omfattes av denne avtalen (heretter kalt HØGSKOLEN) UNINETT FAS AS (heretter kalt UNINETT FAS) Teknisk Program- X vedlikehold X Service Som del av avtalen følger Forpliktelsene og rettighetene etter denne avtalen trer i kraft X X X X X Dato Vedlegg 1: Utstyr og/eller programmer som skal vedlikeholdes Vedlegg 2: Utdypende spesifikasjoner Vedlegg 3: Endringer i forhold til den generelle avtaleteksten Vedlegg 4: Samlet oversikt over priser, betalingsbestemmelser o.a. Vedlegg 5: Diverse 1. januar BRUKSOMRÅDET FOR AVTALEN Denne avtalen er utformet til bruk sammen med Avtale om kjøp, disposisjonsrett og andre ytelser ved anskaffelser av IT (informasjonsteknologi) av mindre omfang. Den er ikke beregnet på større, komplekse anskaffelser, og heller ikke på programmer der det er gjort tilpasninger av noe særlig omfang. Det er ikke nødvendig at UNINETT FAS etter denne avtalen opprinnelig har levert utstyr og/eller programmer. Punkter i avtaleteksten som er spesielle for den enkelte avtalen, må fylles ut. Foruten punktene og gjelder det punktene 1.3.2, 1.3.3, 1.3.5, 1.3.7, 1.3.8, 1.5.3, 13 og 14. Dessuten må også minst vedleggene 1 og 4 fylles ut. Denne avtalen skal danne basis for oppgave- og ansvarsfordeling mellom UNINETT FAS og den enkelte høgskole med hensyn til drift av TROFAST-tjener med de felles administrative systemer. UNINETT FAS kan benytte underleverandører til å utføre deler av leveransen, jf. punkt 6 nedenfor. Avtalen er en rammeavtale som inngås mellom UFD og UNINETT FAS, og som den enkelte høgskole kan tilslutte seg ved en tilslutningsavtale når høgskolen velger et eller flere av de felles administrative systemer. UNINETT FAS skal i samarbeid med høgskolene tilrettelegge for sentrale aktiviteter som kan bistå den enkelte høgskole med å etablere, videreutvikle og drive felles administrative systemer som definert i vedlegg 2. Detaljerte rutiner vedrørende driften vil bli nærmere beskrevet i separate notater. 1 LEVERANSEN 1.1 Utstyr/programmer som avtalen gjelder for Utstyr og/eller programmer som hører med til UNINETT FAS sine ytelser, er spesifisert i vedlegg Spesifikasjon av UNINETT FAS sine ytelser UNINETT FAS sitt ansvar og kompetanse UNINETT FAS sine ytelser skal på en helhetlig måte dekke de funksjonene og kravene som er spesifisert i avtalen med vedlegg. Utstyr og programmer som omfattes av avtalen, skal fungere sammen som et anlegg. UNINETT FAS skal ha kompetent personale tilgjengelig og ta nødvendige forhåndsregler for å unngå at HØGSKOLEN blir rammet av virus, feilsituasjoner, driftsstands eller tap av andre grunner gjennom UNINETT FAS sine ytelser. UNINETT FAS har opplysningsplikt overfor HØGSKOLEN om eventuelle spesielle forhold knyttet til UNINETT FAS sine ytelser som har betydning for å unngå slike forhold som her er nevnt. Dersom HØGSKOLEN ikke har overholdt sine plikter etter punkt 1.4, er ikke UNINETT FAS forpliktet til ytelser som blir hindret av slik forsømmelse. HØGSKOLEN har også risikoen for følger av hendelig uhell, dersom ikke annet er særskilt avtalt. Om mulig vil UNINETT FAS rette feil som ikke er dekket av avtalen, men da mot særskilt vederlag. 2

53 1.2.2 Teknisk vedlikehold av utstyr Ytelse Sted Inkludert K L Ja Nei Hyppighet Merknad Telefonveiledning L X Feilretting over tele-/datalinje L X Se vedlegg 2 punkt 1.3 Depotservice L X Tilkalt bistand K X Se vedlegg 2 punkt 1.3 Reserveanlegg X Forebyggende vedlikehold K X Utskifting av deler K L X Forbedringer L L X Rekvisita K L X Programservice Ytelse Sted Inkludert K L Ja Nei Hyppighet Merknad Telefonveiledning L X Feilretting over tele-/datalinje L X Tilsendte programrettelser L X Tilkalt bistand K X Forbedringer, andre endringer K L X Se vedlegg 2 punkt 2.1 Dersom HØGSKOLEN skal utføre noen av de ytelsene som er nevnt her, og som normalt bare utføres av UNINETT FAS sitt autoriserte personale, skal dette spesifiseres og avtales nærmere i vedlegg 2. Ovenfor er det stedet hvor UNINETT FAS skal utføre ytelsen, angitt som K (hos HØGSKOLEN) eller L (hos UNINETT FAS). Under rubrikken Inkludert skal det krysses av Ja eller Nei for alle typer ytelser som er nevnt. Om ytelsen skal gis med en fastsatt hyppighet, kan det angis i rubrikken Hyppighet. Generelle utfyllende krav/kommentarer til de enkelte ytelsene er gitt i kap. 1.3 og er hovedsakelig felles for teknisk vedlikehold og programservice. Om det er behov for ytterlige krav/kommentarer om ytelsen, skal dette avmerkes i rubrikken Merknad. I hovedsak bør slike krav/kommenteres i vedlegg Dokumentasjon UNINETT FAS skal regelmessig gi HØGSKOLEN oversiktlig dokumentasjon som på en tilfredsstillende måte for HØGSKOLEN beskriver hva slags service som er utført. Dette inkluderer dokumentasjon av endringer og modifikasjoner som UNINETT FAS utfører i samsvar med avtalen. Dokumentasjon skal gis innen rimelig tid etter at ytelsen er utført. Hvis dokumentasjon er nødvendig for Høgskolens bruk av utstyret og/eller programmer, skal dokumentasjon eller opplæring gis uten ugrunnet opphold. Dersom UNINETT FAS ikke kan stille det ønskede antall eksemplarer til disposisjon, eller dokumentasjon ikke utgitt, kan HØGSKOLEN selv fremstille eksemplarer for eget bruk. For slike eksemplarer betales ikke vederlag. 1.3 Nærmere om utførelsen av ytelsene Generelt Dersom ikke annet er angitt under rubrikkene i punktene og 1.2.3, skal de avtalte ytelsene utføres som angitt nedenfor. Rekkefølgen av de enkelte typene ytelser i punktene til nedenfor angir også en opptrapping i ytelsesnivå. Ved feilsituasjoner bør feilen normalt søkes ordnet på et lavere nivå, før man for eksempel tilkaller bistand. 3

54 Om ikke annet er særskilt avtalt, skal ytelsene skje innenfor UNINETT FAS sin normale arbeidstid. Med timer og dager menes i avtalen arbeidstimer og arbeidsdager Telefonveiledning Ikke en del av avtalen Feilrettingen over tele-/datalinje Se vedlegg 2 punkt 1.3. Når HØGSKOLEN har meldt fra om feil, og UNINETT FAS antar at feilen, som HØGSKOLEN har beskrevet kan finnes og rettes over tele-/datalinje, skal UNINETT FAS ha påbegynt slik feilrettingsarbeid i henhold til vedlegg 2 punkt 1.3. Om ikke annet er avtalt, er HØGSKOLEN ansvarlig for tilknytning av det utstyret som omfattes av avtalen, til tele- /datanettet etter UNINETT FAS sin spesifikasjon Tilsendte programrettelser Ikke en del av avtalen Depottjenester Ikke en del av avtalen Tilkalling av bistand Se vedlegg 2 punkt 1.3. Når HØGSKOLEN har meldt fra om feil som han ikke eventuelt etter anvisning fra UNINETT FAS kan løse på egen hånd, skal UNINETT FAS ha påbegynt feilrettingsarbeidet innen rimelig tid etter at UNINETT FAS har mottatt melding om feil, eventuelt innen den tid som er angitt under punkt og Reserveanlegg Ikke en del av avtalen Forebyggende vedlikehold Ikke en del av avtalen Utskifting av deler, rekvisita, forbruksmateriell Ikke en del av avtalen Forbedring og andre endringer i programmer Se vedlegg 2, pkt HØGSKOLENs plikter HØGSKOLEN er ansvarlig for at utstyr og programmer blir brukt på forsvarlig måte (jf. punkt 1.2.1). HØGSKOLEN skal ta seg av det daglige ettersyn og vedlikehold, og sørge for at utstyr og programmer har de lagrings- og driftsforhold som er foreskrevet av UNINETT FAS. Dersom det ikke blir benyttet originale deler, originalt forbruksmateriell eller original rekvisita (innkjøpt fra UNINETT FAS eller en autorisert forhandler), må HØGSKOLEN påse at UNINETT FAS sin spesifikasjon for slike produkter blir fulgt. 1.5 Vederlag og betalingsbetingelser Vederlag Det vederlaget HØGSKOLEN skal betale for UNINETT FAS sine ytelser, er spesifisert i vedlegg 4, og fristene for betaling regnes fra det tidspunktet da avtalen trer i kraft, jf. avtalens forside og punkt 7. Eventuelle reise- og diettkostnader skal spesifiseres særskilt og faktureres etter statens satser, dersom ikke annet er avtalt. Medgått tid under reise faktureres ikke, om ikke dette er avtalt i vedlegg 4. Dersom det etter UNINETT FAS sin vurdering bør foretas vedlikehold og service som ikke er dekket av den inngåtte avtalen, skal samtykke til dette på forhånd innhentes hos HØGSKOLEN dersom vedlikeholdet skal faktureres i tillegg til det vederlaget som er satt opp i avtalen Betalingsbetingelser Løpende vederlag forfaller etter faktura pr. 30 dager, første gang ikke tidligere enn 30 dager etter vedlikeholdsavtalen har trådt i kraft. Se også eventuelle bestemmelser om garanti eller fritt vedlikehold. Dersom spesielle pris- og/eller betalingsvilkår skal gjelde for denne avtalen, skal det være oppgitt i vedlegg Prisendringer Se vedlegg 4. Dersom ikke annet er avtalt, kan UNINETT FAS endre de avtalte prisene med tre måneders varsel, en gang hver 12. måned, første gang Dato 1. januar 2004 Prisendringene skal beregnes i forhold til det tidspunktet da denne avtalen ble inngått. Økningen av prisene skal ikke overstige økningen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks, dersom ikke annet er avtalt i vedlegg 4. 2 RETTIGHETER TIL UTSTYR OG PROGRAMMER Se vedlegg 3 punkt Eiendomsrett til utstyret HØGSKOLEN får samme rett til nytt utstyr og nye komponenter som leveres etter denne avtalen, som til opprinnelig vedlikeholdt utstyr/komponent, dersom ikke annet er avtalt i vedlegg 4. Tilsvarende gjelder UNINETT FAS sine rettigheter til utskiftet utstyr/komponent. 2.2 Disposisjonsrett til programmer mv. HØGSKOLEN har disposisjonsrett til standardprogrammer i samsvar med inngått avtale om disposisjonsrett. Hvis programservice blir utført ved at et tidligere levert program helt eller delvis skiftes ut med et nytt eksemplar, får HØGSKOLEN samme rettigheter til det nye eksemplaret som til det eksemplaret som blir skiftet ut. 3 SUSPENSJON AV PARTENES RETTIGHETER OG PLIKTER Skulle det inntreffe en ekstraordinær situasjon som etter vanlig kjøpsrettslige regler må regnes som force majeure, og som gjør det umulig for partene å oppfylle forpliktelsene i denne avtalen, blir partene forpliktelser suspendert for det tidsrommet den ekstraordinære situasjonen varer. Ved en slik ekstraordinær situasjon som nevnt ovenfor, kan motparten bare gå fra avtalen dersom situasjonen varer eller antas å ville vare lenger enn 90 dager, og da bare med 14 dagers varsel. 4

55 I forbindelse med force majeure situasjoner har partene gjensidig informasjonsplikt for alle forhold som må antas å være av betydning for den andre parten. Slik informasjon skal gis uten ugrunnet opphold. 4 MISLIGHOLD Se vedlegg 3 punkt Hva som anses som mislighold Mislighold foreligger dersom en av partene ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen og dette ikke skyldes forhold som er nevnt i punkt 3, eller forhold som den andre parten har ansvaret eller risikoen for. Dersom en av partene ønsker å påberope seg mislighold, skal dette meddeles den andre parten skriftlig uten ugrunnet opphold. 4.2 UNINETT FAS sin plikt til å avhjelpe mislighold Arbeidet med å avhjelpe mislighold skal påbegynnes og gjennomføres så raskt som mulig etter at UNINETT FAS har fått melding om problemet og senest innen de tidsrammene som er avtalt. 5 SANKSJONER VED MISLIGHOLD Se vedlegg 3 punkt Tilbakeholdelse av ytelse Ved mislighold kan den krenkede part holde tilbake sin motytelse, men ikke åpenbart mer enn det som synes påkrevd for å avhjelpe virkningene av misligholdet, og bare inntil forholdet er brakt i overensstemmelse med avtalen. 5.2 Renter ved forsinket betaling Dersom UNINETT FAS ikke mottar økonomisk vederlag til avtalt tid har UNINETT FAS krav på renter av det beløpet som er forfalt til betaling, etter lov av 17. Desember 1976 nr. 100 om renter ved forsinket betaling m.m. 5.3 Prisavslag Hvis det tross gjentatte forsøk ikke har lykkes UNINETT FAS å avhjelpe misligholdet, kan HØGSKOLEN kreve forholdsmessig prisavslag. 5.4 Krav på erstatning Med de begrensningene som er angitt nedenfor, har partene plikt til å erstatte ethvert sannsynliggjort/dokumentert økonomisk tap som er en påregnelig følge av at denne avtalen er misligholdt, med mindre partene kan påvise at misligholdet ikke skyldes ham. Når erstatningen skal utmåles, legges vanlig norsk erstatningsrettslig praksis til grunn. Ansvaret for hver av partene er likevel begrenset til et beløp som svarer til tre ganger summen av avtalens samlede årlige vederlag uten merverdiavgift. Denne begrensningen gjelder imidlertid ikke hvis UNINETT FAS eller noen han har ansvaret for, har utvist grov uaktsomhet eller forsett. 5.5 Heving Dersom det foreligger et vesentlig mislighold, kan den andre parten etter å ha gitt skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve erstatning som angitt ovenfor. 6 ANSVAR FOR UNDERLEVERANDØRER Dersom en av partene engasjerer utenforstående (underleverandører) til å utføre ytelser som følger av denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse ytelsene på samme måte som om han selv stod for utførelsen 7 VARIGHET OG OPPSIGELSE Se vedlegg 3 punkt 5. Avtalen trer i kraft fra det tidspunktet som fremgår av avtalens forside, jf. punkt i avtalen. Avtalen fornyes automatisk for et år om gangen, men med gjensidig rett for partene til å si den opp med seks måneders skriftlig varsel. 8 OVERDRAGELSE AV RETTIGHETER OG PLIKTER HØGSKOLEN kan helt eller delvis overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen til en annen norsk statlig virksomhet, som da er berettiget til tilsvarende vilkår. UNINETT FAS kan kreve å få dekket eventuelle dokumenterte merutgifter som er forbundet med overdragelsen. UNINETT FAS kan bare overdra sine rettigheter og plikter etter avtalen med skriftlig samtykke fra UFD. Slikt samtykke kan ikke nektes uten saklig grunn. Rett til vederlag etter avtalen kan fritt overdras, men overføring fritar ikke UNINETT FAS for hans plikter og ansvar. 9 ENDRINGER OG PRIORITET VED MOTSTRID Endringer i den generelle avtaleteksten skal samles i vedlegg 3, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til annet vedlegg. Endringer som ikke fremgår av dette vedlegget, skal vike for den generelle avtaleteksten. I tilfelle motstrid mellom vedleggene som ikke er uttrykkelig spesifisert, går vedlegg 1 foran de andre vedleggene. 10 TAUSHETSPLIKT Taushetsbestemmelsene i forvaltningsloven (lov av 10. Februar 1967) gjelder for UNINETT FAS sitt personale, som dessuten er forpliktet til å rette seg etter de sikkerhetsregler som til enhver tid gjelder for HØGSKOLENs personale. Etter anmodning fra UNINETT FAS skal HØGSKOLEN pålegge sitt eget personale taushetsplikt om konstruksjonsprinsipper eller utformingsdetaljer I utstyr og/eller programmer. 11 RETTSVALG Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. 12 TVIST OM AVTALEN Se vedlegg 3 punkt 1. Dersom det oppstår uenighet mellom partene om tolkning eller rettsvirkning av avtalen, skal partene først forsøke å bli enige gjennom forhandlinger. Fører ikke disse forhandlingene frem innen 60 dager, kan tvisten fremmes til avgjørelse ved domstolene. Verneting etter denne avtalen er Oslo byrett. 5

56 13 SKRIFTLIGE HENVENDELSER Alle skriftlige henvendelser om denne avtalen skal adresseres slik: Til UFD 14 UNDERSKRIFT OG GODKJENNING Til UNINETT FAS UNINETT FAS 7465 Trondheim Denne avtalen er undertegnet i 2 eksemplarer, og hver part beholder 1 eksemplar(er) Sted og dato For UFD For UNINETT FAS 6

57

58

59

60

61

62

63

64 <sideskift>

65

66

67

68

69

70

71

72

73

74

75

76

77

78

79

80

81

82

83

84

85

86

87

88

89

90

91

92

93

94

95

96

97

98

99

100

101

102

103

104

105

106

107 AVTALE OM BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER I HENHOLD TIL PERSONOPPLYSNINGSLOVEN Felles Studentsystem (FS)

108 1. Avtalens parter 1.1 Parter Avtalen inngås mellom, Org.nr: (heretter kalt behandlingsansvarlig) og UNINETT AS, org.nr (heretter kalt databehandler). 1.2 Kontaktpersoner: Kontaktperson hos behandlingsansvarlig: - Navn: - E-post: - Rolle: Kontaktperson hos databehandler: - Navn: Alf Hansen - E-post: alf.hansen@uninett.no - Rolle: Teknisk direktør 2. Formålet med avtalen Formålet med avtalen er å regulere rettigheter og plikter etter Lov av 14. april 2000 nr. 31 ombehandling av personopplysninger (personopplysningsloven) og forskrift av 15. Desember 2000 nr (personopplysningsforskriften). Avtalen skal sikre at personopplysninger om de registrerte, ikke brukes urettmessig eller kommer uberettigede i hende. Avtalen regulerer behandlingen av personopplysninger som databehandleren gjør på vegne av den behandlingsansvarlige i forbindelse med felles studentsystem (FS). Databehandleren kan kun behandle personopplysninger tilgjengeliggjort av behandlingsansvarlig i henhold til denne avtale. Det skal fremgå klart av denne avtalen dersom databehandleren kan overlate personopplysninger til andre for oppbevaring, bearbeiding eller annen bruk. Behandlingens formål skal ikke endres uten at ny avtale er signert 3. Partenes ansvarsområde under personopplysningsloven med forskrifter Behandlingsansvarlig er den som i henhold til Lov om behandling av personopplysninger 2 nr. 4 bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger og hvilke hjelpemidler som skal brukes. Den behandlingsansvarlige har ansvar for å påse at krav, herunder krav til sikkerhet, som stilles i personopplysningsloven med forskrifter er oppfylt. Det innebærer blant annet også at behandlingsansvarlig har ansvaret for å påse at kravene er oppfylt i forbindelse med oppbevaring og bruk av personopplysningene hos databehandleren, jf. loven 15 og forskriften Databehandleren er den som behandler personopplysninger på vegne av den behandlingsansvarlige i henhold til personopplysningsloven 2 nr. 5 og kan kun behandle personopplysninger tilgjengeliggjort av behandlingsansvarlig i henhold til denne avtale, jf. personopplysningsloven 15. Eventuell annen bruk av personopplysningene skal i forkant avtales særskilt og skriftlig med behandlingsansvarlig. Databehandleren skal sikre at personopplysninger tilgjengeliggjort av behandlingsansvarlig holdes atskilt fra egne og andres opplysninger og tjenester, hvis ikke annet er skriftlig avtalt. 2 Avtale om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven - Felles Studentsystem (FS)

109 4. Beskrivelse av formålet med bruken av databehandler Databehandleren kan bare behandle personopplysningene i henhold til de formål som er bestemt av den behandlingsansvarlig og i samsvar med de vilkår som fremgår av denne avtalen. Det er utviklet et felles nasjonalt studieadministrativt system som heter Felles Studentsystem (FS). FSsystemet er et støtteverktøy for behandlingsansvarlig og bidrar til at studentene kan gjennomføre sine studier gjennom eksamensavvikling og planleggingstjenester for studiene. Systemet gir støtte til at eksamener blir håndtert på en forsvarlig måte. Når studentene har avlagt et tilstrekkelig antall studiepoeng i emner som etter gradsreglementene gir rett til en akademisk grad, utstedes vitnemål for oppnådd grad. Databehandler er ansvarlig driftsleverandør for FS. 5. Spesifisering av hvilke personopplysninger databehandleravtalen omfatter Denne databehandleravtalen omfatter alle personopplysninger som finnes i de systemene som databehandleravtalen omfatter. I FS kan det registreres informasjon om Studenter Studieprogram Karakterer Progresjon Dersom behandlingsansvarlige finner det nødvendig å endre hvilke data som skal behandles, plikter han å foreta en ny risikovurdering. Dersom endringen er vesentlig skal ikke endringen skje uten at ny utgave av denne databehandleravtalen er signert. 6. Krav til informasjonssikkerhet Databehandler skal oppfylle de krav til sikkerhetstiltak som stilles etter personopplysningsloven og personopplysningsforskriften, herunder særlig personopplysningslovens med forskrifter, samt policy og retningslinjer for UNINETT FAS arbeid med sikkerheten i institusjonenes administrative datasystemer og IT-reglementet for UNINETT. Databehandler skal dokumentere rutiner og andre tiltak for å oppfylle disse kravene. Dokumentasjonen skal være tilgjengelig på behandlingsansvarliges forespørsel. Det påpekes spesielt at behandlingsansvarlig må sørge for at nødvendige tiltak og rutiner er på plass for håndtering og sikring av sensitive personopplysninger. Avviksmelding etter personopplysningsforskriftens 2-6 skal skje ved at databehandler melder avviket til behandlingsansvarlig. Ved mistanke om eller faktisk utlevering av sensitive personopplysninger skal behandlingsansvarlig sørge for at Datatilsynet varsles. 3 Avtale om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven - Felles Studentsystem (FS)

110 7. Sikkerhetsrevisjoner Behandlingsansvarlig kan gjennomføre sikkerhetsrevisjoner, i henhold til personopplysningsloven 2-5, i form av gjennomgang av rutiner, stikkprøvekontroller, mer omfattende stedlige kontroller og andre egnende kontrolltiltak. 8. Bruk av underleverandører Dersom en av partene engasjerer underleverandører, eller andre som normalt ikke er ansatt hos den aktuelle part, til å utføre ytelser som følger av denne avtalen, er parten fullt ansvarlig for utførelsen av disse ytelsene på samme måte som om han selv stod for utførelsen. Leverandøren som gjennomfører sikkerhetstiltak eller gjør annen bruk av informasjonssystemet på den behandlingsansvarliges vegne, skal også tilfredsstille kravene i personopplysningsloven kap. 2, jf Databehandleren skal sørge for at underleverandører undertegner en egen avtale som et tillegg til denne avtalen, og forplikter seg til å følge behandlingsansvarliges databehandleravtale før behandlingen av personopplysninger starter. Samtlige som på vegne av databehandler eller behandlingsansvarlig utfører oppdrag der bruk av de aktuelle personopplysningene inngår, skal være kjent med de avtalemessige og lovmessige forpliktelser og oppfylle vilkårene etter disse. 9. Taushetsplikt Partene skal bevare taushet om alle konfidensielle opplysninger, noen sine personlige forhold, sikkerhetsmessige og forretningsmessige forhold, opplysninger som kan skade en av partene eller som kan utnyttes av utenforstående. Taushetsplikten gjelder partenes ansatte og andre som handler på partenes vegne i forbindelse med gjennomføringen av kontrakten. Alle ansatte skal ha undertegnet taushetserklæring. Partene plikter å ta de forholdsregler som er nødvendig for å sikre at materiale eller opplysninger ikke blir gjort kjent for uvedkommende. Ansatte og andre som fratrer sin tjeneste hos en av databehandlerne skal pålegges taushet også etter fratredelse om forhold som nevnt over. Denne bestemmelsen gjelder også etter avtalens opphør. 10. Mislighold Mislighold foreligger dersom en av partene ikke oppfyller sine plikter etter denne avtalen og dette ikke skyldes forhold som den andre parten har ansvaret for eller risikoen for. Dersom en av partene ønsker å påberope seg mislighold, skal dette meddeles den andre parten skriftlig uten ugrunnet opphold. Ved mislighold kan den krenkede part holde tilbake sin motytelse, men ikke åpenbart mer enn det som synes påkrevd for å avhjelpe virkningene av misligholdet, og bare inntil forholdet er brakt i overensstemmelse med avtalen. Hvis det foreligger vesentlig mislighold, kan den andre parten etter å ha gitt skriftlig varsel og rimelig frist til å bringe forholdet i orden heve hele eller deler av avtalen med øyeblikkelig virkning og kreve erstatning for eventuelle tap dette har medført. 4 Avtale om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven - Felles Studentsystem (FS)

111 11. Varighet og oppsigelse Avtalen gjelder så lenge databehandler behandler personopplysninger på vegne av behandlingsansvarlig i henhold til formålet angitt i avtalens punkt 2. Ved brudd på denne avtale eller personopplysningsloven kan behandlingsansvarlig pålegge databehandler å stoppe den videre behandlingen av opplysningene med øyeblikkelig virkning. Ved avtalens utløp skal databehandleren påse at alle personopplysninger som er tilgjengeliggjort av behandlingsansvarlig makuleres/slettes. Databehandler skal skriftlig dokumentere at sletting og eller destruksjon er foretatt i henhold til avtalen innen rimelig tid etter avtalens opphør. I stedet for makulering kan databehandleren levere alt utlevert/tilsendt materiale som omfatter personopplysninger tilbake til behandlingsansvarlig. 12. Rettsvalg og verneting Partenes rettigheter og plikter etter denne avtalen bestemmes i sin helhet av norsk rett. Eventuelle tvister som springer ut av denne avtalen skal behandles ved de ordinære domstoler. Sør- Trøndelag Tingrett vedtas som verneting. 13. Signering Denne avtale er undertegnet i 2- to- eksemplarer, hvorav hver part beholder 1- ett- eksemplar. Sted/ dato: Sted/ dato: Trondheim, 8. mai 2012 Behandlingsansvarlig (signatur) Databehandler (signatur) Navn: (med trykte bokstaver) Stilling: Navn: PETTER KONGSHAUG (med trykte bokstaver) Stilling: Administrerende direktør, UNINETT AS 5 Avtale om behandling av personopplysninger i henhold til personopplysningsloven - Felles Studentsystem (FS)

112 <sideskift>

113 AVTALE MELLOM <Høgskole> OG UNINETT FAS AS TILSLUTNING TIL RAMMEAVTALE MELLOM UFD OG UNINETT FAS AS OM Teknisk drift av TROFAST-tjenere

114 AVTALE OM TILSLUTNING TIL RAMMEAVTALE MELLOM UFD OG UNINETT FAS AS OM TEKNISK DRIFT AV TROFAST-TJENERE Avtale om vedlikehold og service av utstyr og programmer mellom: <Høgskole> (heretter kalt høgskolen) og UNINETT FAS AS (heretter kalt UNINETT FAS) For høgskolen: For UNINETT FAS: (Dato, underskrift, tittel) (Dato, underskrift, tittel) Avtalen er undertegnet i eksemplarer, hvorav hver part beholder. Leverings- og installasjonsadresse(r) (Gateadresse, oppgang, etasje osv.) Skriftlige henvendelser Alle skriftlige henvendelser vedrørende avtalen skal adresseres slik: Til høgskolen: Til UNINETT FAS: Kontaktpersoner For høgskolen (navn, tlf.nr.) For UNINETT FAS: (navn, tlf.nr.) 2

115 1. Om avtalen 1.1 Avtalens omfang Denne avtalen er sammen med rammeavtalen mellom UNINETT FAS og UFD om teknisk drift av TROFAST-tjenere for høgskolene, heretter kalt Rammeavtalen, et helhetlig avtaleverk som er bindende for partene. 1.2 Spesifikasjon av ytelser I tabell 1 nedenfor er det krysset av i rubrikken JA for de alternativer den enkelte høgskole tilslutter seg. Tilsvarende er det krysset av i rubrikken NEI der den enkelte høgskole ikke tilslutter seg. Tabell 1 Oversikt over tilslutning til rammeavtalen Alle rubrikker som har valgbare alternativ, skal være krysset av JA NEI A) TROFAST-tjener (obligatorisk) X B) Økonomisystem C) Studieadministrativt system FS M-STAS D) Lønns- og personalsystem E) Saks- og arkivsystem F) Annet 1.3 Endringer Denne avtalen erstatter tidligere inngåtte avtaler om Tilslutning til rammeavtale mellom UFD og UNINETT FAS om teknisk drift av TROFAST-tjenere. 2. Avtales forutsetninger 2.1 Organisatoriske forutsetninger Organisatoriske forutsetninger for den enkelte høgskoles tilslutning til Rammeavtalen, er angitt i vedlegg Tekniske forutsetninger Tekniske forutsetninger for den enkelte høgskoles tilslutning til Rammeavtalen, er angitt i vedlegg Varighet og oppsigelse Denne avtale er knyttet til Rammeavtalens bestemmelser om varighet og oppsigelse. 3

116 Vedlegg 1 Organisatoriske forutsetninger 1. Prosjekt for implementering av de felles administrative systemer Det er en forutsetning at den enkelte høgskole som tilslutter seg Rammeavtalen, skal ha sluttført et etableringsprosjekt i samarbeid med UNINETT FAS. Etableringsprosjektet skal gjøre den enkelte høgskole klar til å oppfylle de forutsetningene som gjelder for å tiltre Rammeavtalen, og inngår ikke i avtaleverket. 2. Etablering av superbruker med ansvar for de felles administrative systemer Den enkelte høgskole har ansvaret for å etablere minimum en superbruker for hvert av de felles administrative systemer. Superbrukerne skal samarbeide tett med den lokale IT-ansvarlig ved den enkelte høgskole. Det forutsettes at superbrukerne har gjennomført opplæring i henhold til avtale for brukerstøtte. Hensikten med denne rollen er bl.a. følgende: Tilpasse og implementere den enkelte høgskoles grunndata for det aktuelle felles administrative system. Frambringe underlag for teknisk installasjon av printere. Det behøves informasjon som printertype, lokalisering og hva printer skal benyttes til. På bakgrunn av dette kan UNINETT FAS installere og konfigurere printerne inn i oppsettet for det felles administrative system. Installasjon av printerdefinisjoner på klienter. Superbrukerne er ansvarlig for at lokal IT-avdeling implementerer printerdefinisjonene på klientene hos høgskolen slik at printerne kan tas i bruk. Produksjon/definisjon av spesial rapporter I den grad den enkelte høgskole har behov for spesielle rapporter ut over det som er definert som standardrapporter, forventes det at superbruker har kompetanse til å kunne definere disse. Superbruker skal som et minimum kunne beskrive hva rapporten skal gjøre og fra hvilke registre (databasetabeller) informasjonen skal hentes. Superbruker må derfor kjenne databasestrukturen for det felles administrative system. Førstelinje brukerstøtte. Det er superbruker for det aktuelle felles administrative system som har ansvar for 1.linje support overfor sluttbrukerne. Superbruker er ansvarlig for kontakt mot brukerstøtte for det aktuelle system. Brukernavn/passord vedlikehold Superbruker er ansvarlig for tildeling av rettigheter og brukernavn/passord, inklusive utarbeiding av interne rutiner for behandling av brukernavn/passord. 3. Organisering av IT-arbeidet ved den enkelte høgskole Det er den enkelte høgskoles ansvar at det etableres en hensiktsmessig organisasjon for håndtering av høgskolens IT-funksjoner, med klart definerte ansvarsforhold og oppgaver, og med tilstrekkelig grunnleggende IT-kompetanse. Det skal oppnevnes en IT-ansvarlig ved den enkelte høgskole. Denne er ansvarlig for de deler av teknisk drift som i henhold til denne avtalen ligger til den enkelte høgskole. Den IT-ansvarlige må ha tilstrekkelig kompetanse til å kunne fylle den rollen vedkommende er tiltenkt. Om nødvendig kan UNINETT FAS bistå med veiledning om nødvendig kompetanseoppbygging. For at UNINETT FAS skal kunne levere de avtalte ytelser er det en forutsetning at den enkelte høgskole definerer ett kontaktpunkt for henvendelser til og fra UNINETT FAS. Dersom den enkelte 4

117 høgskoles virksomhet drives i geografisk adskilte lokaliteter er det den enkelte høgskoles ansvar å sikre at det definerte kontaktpunktet fungerer som et felles kontaktpunkt for alle enheter. 5

118 Vedlegg 2 Tekniske forutsetninger 1. Drift av eget nettverk inklusive sikkerhetsfunksjoner Det forutsettes at høgskolene driver eget nettverk i henhold til UNINETT FAS sin veiledning. Dette omfatter også drift av egne klienter med oppgaver som: OS på PC, mellomvare/databasekobling (SQL*Net), klientapplikasjon for de felles administrative systemene. Det er den enkelte høgskoles ansvar å stå for driften av klientenes OS og programvare. Installasjon, feilsøking, konfigurering og brukerstøtte. Det er den enkelte høgskoles ansvar å sørge for installasjon, feilsøking, konfigurering og brukerstøtte på klientmaskinene. Problemer som ikke lar seg løse lokalt skal rapporteres videre til UNINETT FAS som avgjør om dette er et problem som skal løses sentralt, eller hører inn under høgskolens ansvarsområde. Legge inn oppgraderinger etter anvisning fra UNINETT FAS. Den enkelte høgskole må følge de anvisninger fra UNINETT FAS om oppgraderinger av nettverk/klienter som er i kontakt med en TROFAST-tjener. Sikkerhetskrav som stilles av UNINETT FAS skal følges. 2. Teknisk drift av lokal TROFAST-tjener Den enkelte høgskole har ansvar for følgende funksjoner i forbindelse med teknisk drift av lokale TROFAST-tjenere: Fysisk plassering av TROFAST-tjeneren i sikre lokaler med nødvendig nettverkstilkobling, strøm inklusive UPS, i henhold til instruks fra UNINETT FAS. Skifte av backuptape i henhold til instruks fra UNINETT FAS. Utføre nødvendige aksjoner i forbindelse med service etc. 3. Teknisk drift av sentral TROFAST-tjener Den enkelte høgskole er ikke ansvarlig for teknisk drift av sentrale TROFAST-tjenere. 4. Test av nye versjoner av programvare for den enkelte høgskole Dette avsnitt gjelder ikke når avtale om leveranse og/eller vedlikehold er inngått direkte mellom leverandør og den enkelte høgskole. Den enkelte høgskole skal gjennomføre test av ny versjon av programvare i henhold til prosedyre og akseptansekriterier utarbeidet av UNINETT FAS. Den enkelte høgskoles test gjennomføres med utgangspunkt i de ordinære, daglige drifts- og arbeidsoppgaver. Den enkelte høgskole skal undersøke teknisk kvalitet og/eller bruksmessig kvalitet etter de metodene som er utarbeidet av UNINETT FAS. Testprosedyrer og akseptansekriterier skal ta utgangspunkt i at den enkelte bruker har: Tilgang til aktuelle systemer fra klientmaskin Tilgang til aktuelle systemet i henhold til sin funksjon/arbeidsoppgaver og at: 6

119 Systemet fungerer i forhold til driftsmiljøet forøvrig (skrivere etc.) Systemet fungerer i forhold til andre systemer (f.eks. remittering/utbetaling) Systemet tilfredsstiller akseptansekriterier for systemet 5. Sikkerhet og plassering av nett-tjenester ved den enkelte høgskole Tiltak vedrørende sikkerhet og plassering av nett-tjenester ved den enkelte høgskole, forutsettes gjennomført i henhold til retningslinjer fra UNINETT FAS ved tiltredelse av Rammeavtalen. 7

120 <sideskift>

121 Universitetet i Oslo Universitetets senter for informasjonsteknologi TROFAST Årsrapport 2012 Ola Ødegård Vi har hatt en meget tilfredsstillende driftssituasjon på Trofast i 2012 med minimalt nedetid og fornøyde brukere. Vi har hatt noe vekst i antall brukere og institusjoner. Infrastrukturkostnadene har endret seg noe. Behovet for lagring og backup har økt, mens behovet for øvrig infrastruktur har blitt redusert. Dette henger sammen med satsing på virtualisering av servere. For FS henger økt lagringsbehov bl.a. sammen med muligheten for å lagre bildeinformasjon. Driftsmiljøet har vært stabilt og proaktive i forhold driftsstans, slik at brukerne i mindre grad har opplevd bortfall av tjenestene. Reduksjonen i antall supportsaker kan være et tegn på dette. Timeforbruket har økt med 1500 timer mer enn i 2011, noe som delvis skyldes to store oppgraderingsprosjekter. For hele året brukte vi timer. Den samlede faktura for 2012 ble på 10,6 mill. kr mot 8,9 mill. kr i Oslo,

122 2 INNHOLD Innledning... 3 Status support/henvendelser... 3 Krav til oppetid... 5 Ephorte... 5 Sikkerhetshull oppdaget... 5 Virtualisering... 6 ViRTUALISERING AV CITRIX... 6 Statistikk og overvåkning... 7 SCOM... 8 Ny lagringsløsning... 8 Terminalservere... 8 Citrix... 8 Agresso terminalservere... 8 FS terminalservere... 8 Fysiske servere... 8 Agresso... 9 Felles Studentsystem... 9 Infrastruktur Timeforbruk i Fakturering Prosjekter Administrative aktiviteter... 12

123 3 INNLEDNING På vegne av UNINETT har Trofast har driftsansvar for nettbaserte IT-tjenester til mer enn 50 høgskoler og universiteter i Norge. Pr driftet vi administrative systemer til studenter og flere tusen ansatte. Vi har for tiden 116 servere og 124 databaser. For å få dette til var 26 fageksperter ved USIT involvert. I 2012 håndterte vi 816 supporthenvendelser. Tjenestegruppen har driftsansvar for følgende tjenester: Felles Studentsystem (FS, studentadministrasjon) med moduler ephorte (sak og arkiv) Agresso, (økonomistyring og budsjett) LifeRay (samarbeidsplattform) STATUS SUPPORT/HENVENDELSER Det har i løpet av 2012 vært en betydelig nedgang i antall supporthenvendelser som er registrert som RTsaker i Trofast-drift. I hele 2012 ble det behandlet 816 saker mot 1175 saker i Det ble behandlet 828 saker i Her er Trofast forpliktet til responstider som er definert i driftsavtalen med UNINETT. Vi innførte kategorisering av RT-sakene i Q Sakene er kategorisert med hensyn på type tjeneste og alvorlighetsgrad. Figur 1 RT-saker fordelt etter tjeneste Siden vi innførte kategorisering av henvendelsene, kan det virke som om det har skjedd en relativ endring i supportbildet. Det er fortsatt flest ephorte-saker, men størst økning er det i FS og Citrix-saker. Økningen i i

124 4 Citrix-saker forklares ved at det er en økning i antall Citrixbrukere generelt, og at den versjonen vi nå bruker (versjon 4) går mot slutten i sin levetid. ephorte benytter ikke Citrix, så dersom vi summerer FS og Citrix, så vi dette utgjøre nesten halvparten av alle sakene. Figur 1 RT-saker fordelt etter alvorlighetsgrad. Figur 2 viser at vi hadde 30 RT-saker av kategorien A. Dette er saker som krever respons fra USIT innen en time. Figur 3 Fordeling av RT-saker av kategorien A

125 5 Figuren viser at ephorte hadde definitivt flest henvendelser som var så alvorlige at de krevde umiddelbar behandling. Denne kategorien karakteriseres ved at den angår mange samtidige brukere. Av disse sakene framgår det at alle sakene untatt tre ble løst innen en time. KRAV TIL OPPETID Hardware og støttesystemer hadde særdeles lite nedetid i Dokumentlageret hadde 100 % oppetid i arbeidstiden og var kun nede ved patching/restart om natten. I løpet 2012 opplevde vi imidlertid to situasjoner som krevde avviksrapportering. I forbindelse med av vedlikehold på en strømtavle i serverrommet på IFI1, ble det av dekket en feil som førte til at UH sektoren mistet både ephorte-tilgang og Agresso-tilgang i 70 minutter. Det andre tilfellet angikk FS hvor flere institusjoner opplevde problemer med skrivere. Begge situasjoner ble behørig meldt og rettet. Kravet til oppetid i henhold til SLA ble imidlertid innfridd. EPHORTE Sakarkivsystemet ephorte har i 2011 vært rimelig stabilt. I 2011 brukte vi stadig mindre tid på ephorte. I 2012 derimot har vi satt i gang med oppgradering til versjon 4. Dette var påkrevet av flere grunner. Et sikkerhetshull som ble oppdaget ville bli løst i en oppdatert versjon, i tillegg var det forbedret funksjonalitet og støtte for Office SIKKERHETSHULL OPPDAGET Før sommeren ble oppdaget et sikkerhetshull i forbindelse med skanning-løsningen/importsentral. Hullet hadde vært der i flere år. Det var mulig for en relativt datakyndig bruker/saksbehandler å gå skrive inn stien til området der alle skannede dokumenter ble mellomlagret. Dette gjaldt også andre institusjoner enn ens egen. Vi satte i gang et midlertidig tiltak som hindret snoking mellom institusjonene, men kollegasnoking var fortsatt mulig. For å bøte på dette installerte vi triggere som ga oss beskjed om kollegasnoking. ITsikkerhetssjefen ved UiO har godkjent ordningen.

126 6 VIRTUALISERING Virtualisering av fysiske server fortsetter. Det gjelder Agresso applikasjonsservere, terminalservere, webservere, statistikkservere og lisensservere, antivirusservere og portalservere. Men mest av alt så har vi virtualisert ephorteservere. Virtualisering gir veldig god driftsøkonomi. Samtidig ivaretar den virtuelle løsningen alle krav til redundans og failover for de virtuelle serverne og letter driftssituasjonen betraktelig. Det tar nå bare et par timer å få opp en ny server fra bunnen av, i forhold til flere uker tidligere (om hardware måtte anskaffes). Tabell 1. Oversikt over virtualiserte servere Pr har Trofast 122 virtuelle servere som fordeler seg slik på de ulike tjenestene: Agresso applikasjon 4 5 Agresso TS 1 3 Agresso web 2 2 Agresso-test (XA 5.0) 1 Alfresco 1 1 Awstat 1 1 Citrix 2 fellesfunksjoner 7 Citrix og Vmwaretest 2 Mule 2 ephorte FS TS 1 6 FS-test (XA 5.0) 1 1 FASportal 2 2 Antivirus 1 1 Liferay 2 2 Sum VIRTUALISERING AV CITRIX I 2012 satte vi i gang et prosjekt med oppgradering av Citrix terminalservere til Xenapp 6.5. Dette var nødvendig for versjon 5 ikke lenger ville bli støttet, men også for å oppnå forbedret ytelse. I tillegg er det bedre profilhåndtering med Citrix eget system. Den viktigste grunnen er imidlertid mulighetene for å virtualisere terminalservere. Dette innebærer at vi kan virtualisere disse og redusere behovet for fysiske

127 7 maskiner fra 22 til virtuelle servere som kjører på fem fysiske hoster. Dette ventes å bli satt i produksjon i Q STATISTIKK OG OVERVÅKNING Nedenfor vises grafen over samtidige Citrix-terminalbrukere av Agresso og FS-brukere basert på antall Citrixsesjoner Dette er en egenutviklet løsning. Vi ønsker også en tilsvarende løsning for ephorte, noe vi hadde i Dette krever imidlertid innkjøp av en egen lisens for dette. Figur 1 viser samtidige brukere av Agresso og FS i løpet av en dag ( ) Oversikten viser at det både før og etter lunsj var drøyt 900 samtidige brukere av Agresso og FS. Dette er en økning på ca. 50 samtidige brukere på samme dag i 2012.