Evaluering av IT-systemer 2009 Å velge riktig informasjonssystem

Transkript

1 Evaluering av IT-systemer 2009 Å velge riktig informasjonssystem av Kåre Sorteberg August

2 Innhold Innledning... 3 Analyser fremtidige behov... 3 Lag en plan for arbeidet Vurder arbeidsprosessene... 4 Kontroller tilganger... 4 Beskriv forventningene Lag en tidsplan Lag et kostnadsbudsjett... 4 Å lete etter Den Riktige Softwaren Lag et prosjekt... 5 Avklar om behovet for konsulentbistand Sjekk flere kilder for å få innspill... 5 Vurder markedsmateriellet... 6 Planlegg presentasjonene... 6 Evaluer strategi for vedlikehold, brukerstøtte og konsulentbistand... 7 Egenutviklede løsninger... 7 Kjøp en løsning og klargjør for implementering... 8 Klargjør for konvertering... 8 Overfør dataene til det nye systemet... 8 Gjennomfør opplæring Hvil på laurbærene

3 Innledning En del av å planlegge for fremtiden er å finne riktig informasjonssystem for virksomheten. Ettersom systemene foreldes kan det bli nødvendig å ta i bruk nye for å holde orden på den økende informasjonsmengden som oppstår. Innføringen kan også være starten på en endring av organisasjonen. Uansett årsak er det viktig å vite hvordan en finner det riktige systemet. Riktig software gjør det enklere å utføre arbeidsoppgavene slik at arbeidsdagen blir mer effektiv. Den vil også gi lettere og bedre tilgang til nødvendig informasjon for alle. I tillegg til å forenkle informasjonsbehandlingen gir det også muligheter til å analysere og reagere riktig og dermed oppnå større konkurransekraft i markedet. Et godt utgangspunkt for å starte prosessen er å drøfte med de ansatte hvordan de mener arbeidet kan utføres bedre enn i dag. Utarbeid en liste med forslag til nye arbeidsmåter som kan gi øke effekter eller redusere unødvendig arbeid. Mulighetene er gode for at mange av forslagene på listen kan realiseres med et nytt informasjonssystem. Analyser fremtidige behov Lag en plan for arbeidet. Første skritt er å vurdere den fremtidige situasjonen da den vil avgjøre hvilket informasjonssystem som trenges. Med utgangspunkt i dagens situasjon kan situasjonen om 5 eller 10 år beskrives. Momentene nedenfor kan hjelpe til med anslagene. Avhengig av systemet kan spørsmålene variere noe. Svarene kan også gi en pekepinn om hvilket system som skal velges for at det skal passe best til behovene. Svarene kan også gi grunnlag for nye spørsmål og mer kartlegging av bedriften. Dermed kan det bli enda lettere å velge riktig system. Personale: Hvor mange ansatte er det i dag, og om 5 eller 10 år? Hvor mye tid brukes til å behandle informasjon. Hvilken kompetanse er nødvendig? En viktig spørsmål er hvor mange som skal bruke systemet. Omsetning og resultat: Hva er størrelsen på dagens omsetning, overskudd og avkastning, og hva er målene og forventningene til fremtiden? Kapasitet og størrelse: Hvor mange kunder og kundegrupper finnes i dagens kundebase?, og i produktbasen? Passer størrelsen med dagens og morgendagens behov? Er det behov for et system med større kapasitet og hva må den i så fall være? Vekst: Planlegges nye forretningsområder eller andre utvidelser som vil gi øke omsetning og informasjonsbehov? Er det andre tiltak på gang? Skal e-handel innføres? Kreves det bedre økonomiske analyser? Rapporter: Hvilke rapporter brukes i dag? Mangler noen eller er noen unødvendige? Er det krav som ikke kan innfris i dag? Er det annen informasjon som savnes og som kan gjøre virksomheten mer effektiv? 3

4 Nettverk og integrasjon: Er det behov for nytt nettverk? Hvilke data deles mellom de ansatte? Kan arbeidsoppgaver fjernes om informasjonen deles bedre enn nå? Hvordan behandles dagens informasjon som hentes inn fra for eksempel egne Internettsider? Vurder arbeidsprosessene. Gjennomgå hver arbeidsprosess og vurder om den blir utført mest mulig effektivitet. Anslå hvor mye tid som brukes på hver arbeidsoperasjon. Lokaliser mulig dobbeltarbeid og vurder hvordan dette kan fjernes enten ved nye arbeidsprosesser eller med nytt informasjonssystem. Kontroller tilganger. Når et nytt system innføres kan tiden være inne for å vurdere rutinene for å lage brukernavn, passord og adgangskontroll. I organisasjoner i endring vil stadig flere trenger tilgang til informasjon. Gjør også databasen konsistent om den ikke allerede er det. Beskriv forventningene. Utarbeid en liste med kriterier som viser hvilke forventninger som er til det nye systemet. Vær så presis som mulig. Skill mellom en Må ha-liste og en Vi ønsker-liste. For leverandørene er også slike lister nyttige når de skal utarbeide tilbud om leveranse. Avklar hvordan det nye systemet skal samvirke med systemene som allerede finnes. Forskjellige systemer kan integreres forskjellig. Noen leverandører kan derfor ta som gitt forutsetninger som ikke er vurdert. Kort oppsummert: Det er viktig å være presis på hvilke krav som settes til det nye systemet. Lag en tidsplan. Lag en realistisk tidsplan for valg, kjøp og implementering. Å lese dokumentasjon, delta på demonstrasjoner og avtalte presentasjoner tar vanligvis mange uker. Når system og leverandør er valgt, trengs tid for opplæring og konvertering av gamle data. En tidsplan gir både ansatte og leverandør viktig informasjon for når det nye systemet skal settes i produksjon. Et annet alternativ kan være å sette en fast dato for oppstart. Mye brukt er årsskiftet, etter sommerferien eller et annet tidspunkt som er lett å forholde seg til. Tiden det tar å få satt et system i produksjon avhenger av flere ting som: Størrelsen av systemet Antall personer som trenger opplæring Konvertering av gamle data til nytt format og ny database. Å ha nok tid til å gjennomføre hele prosessen er god strategi. Lag et kostnadsbudsjett Det bør foreligge et realistisk kostnadsoverslag når arbeidet starter, eller har vart litt. Jo lenger en kan vente med overslaget, desto større blir sannsynligheten for at kostnadene vil ligge innenfor de estimerte rammene. I tillegg til kostnadene for systemet skal følgende tilleggskostnader være med: Maskiner: Ny software betinger vanligvis nye maskinene. I tillegg kommer printere, servere og nettverk. Lag en liste med kostnadene for mulige behov og legg disse til kostnadene for maskinene. 4

5 Konvertering: Skal de gamle dataene overføres til det nye systemet må kostnadene for dette beregnes. Prisen vil variere med både dataformater og mengde. Av og til kan en selv foreta konverteringen ved å gå omveien om tekstdata og hjelpefelter. Andre kan trenge hjelp av en konsulent for å få arbeidet gjort. Opplæring: Tidlig opplæring gjør at systemet kan settes i produksjon raskt og dermed starte inntjeningen. Avklar hvordan opplæringen skal foregå. Kurs hos leverandøren har tilrettelagt opplæring og samtidig knyttes kontakter med andre brukere på samme nivå som en selv. Foregår opplæringen i virksomhetens egne lokaler, velg kurslederens med omhu. Er han ansatt hos leverandøren eller selvstendig? Samarbeider han med andre leverandører? Har han generell kunnskap om systemet eller er han ekspert? Ta gjerne kontakt med leverandøren og avklar om de går god for han. Drift og vedlikehold: Undersøk om strategien for vedlikehold og videreutvikling er tilfredsstillende. Store kostnader kan gå til vedlikehold hvert år. Hvordan foregår supporten? Er det per telefon, e-post eller web. Er telefonsupport tilgjengelig i virksomhetens åpningstid? Er prioriteringen forskjellig avhengig av type support og avtale? Hva slags fagpersoner gir supporten og hva er gjennomsnittelig ventetid for kontakt og for å løse problemet? Er oppgradering og videreutvikling inkludert i prisen for vedlikehold eller vil det medføre tilleggskostnader? Undersøkelser viser store forskjeller på leverandørenes prispolitikk. En grundig gjennomgang av alle kostnadene ved systemet kan gi besparelser ved å velge riktig nivå på tjenestene. Å lete etter Den Riktige Softwaren. Lag et prosjekt. For å sikre at alle brukerønsker blir oppfylt må alle brukergrupper delta i arbeidet. Sørg for at alle som har behov for å få informasjon fra systemet blir hørt. Det gjelder både operativt personell, ledelse, kunder og andre. Det er viktig å evaluere alle systemer på markedet, selv om de ikke kan brukes på dagens maskinplattform. Kjøp av nye maskiner er vanligvis den minste kostnaden. Lag en prosjektgruppe med nøkkelpersoner fra enhetene som vil bli påvirket av systemet og hør deres synspunkter for mulige forbedringer. Det er viktig at berørt nøkkelpersonell er med og tar ansvar for valg og implementasjon av det nye systemet. Selv om mange personer kommer med innspill i prosessen, er det til slutt beslutningstakerne som har ansvaret for det endelige valget. Avklar om behovet for konsulentbistand. Har virksomheten liten IT-ekspertise kan konsulenter være til hjelp. Vær sikker på at den som velges har kompetanse og erfaring til å forstå behovene som er tilstede. Trenges objektive råd, velg en konsulent uten tilknytning til forhandlere. Konsulenten kan også være nyttig å bruke ved implementeringen. Legg i kostnadene til konsulenten inn i budsjettet. Ofte er det nok med konsulenthjelp til å finne riktig system. Sjekk flere kilder for å få innspill. Bruk flere kilder for å få opplysninger om systemene. Ta gjerne kontakt med kolleger i egen bransje. De har stort sett samme behov. En spin-off effekt kan være opplysning om hvilke systemer som ikke svarte til forventningene og derfor bør unngås. Besøk messer og utstillinger, kontakt forskjellige leverandører og les websidene deres. 5

6 Hvor store er leverandørene, hvor lenge de har vært i bransjen og hvilke kunder har kjøpt systemene deres? Les bransjetidsskriftene. Der står det mye nyttig, og mange forhandlere annonserer der. Å delta på møter for brukergruppene kan gi både nyttig informasjon og gode kontakter. Husk at deltakerne ikke lenger objektive, men deltar fordi de har valgt dette systemet. Vær også klar over at personer som kommer negative utsagn kan være frustrerte over bagateller. Vurder markedsmateriellet. Mange forhandlere har demo-versjoner av systemene sine. Noen har laget en CD som viser de vanligste funksjonene til systemet, eller en detaljert gjennomgang av egenskapene. Andre tilbyr en ekte systemversjon med begrenset tid eller funksjonalitet. Dermed kan en evaluere systemet i fred og ro på egen maskin. En ulempe er at viktige funksjoner kan mangle. En annen at avanserte systemer ofte trenger en person som kjenner systemet for å få vist alle mulighetene. Ukjente brukere vil som oftest bare bruke de enkleste funksjonene og får dermed ikke full forståelse av systemet. Foreta evalueringen etter kriteriene som er satte opp på forhånd slik at alle systemene vurderes likt. Slike gjennomganger vil raskt vise forskjellene mellom de billigste og de dyreste systemene. Undersøk hvor mye informasjon som finnes i hvert skjermbilde og hvor mange klikk som trengs for å utføre en ønsket arbeidsoppgave. Noen systemer kan også automatisere de mest tidkrevende arbeidsoperasjonene og dermed øke effekten. Reduser antall leverandører ved å gå gjennom all mottatt informasjon. Jo mer en lærer om systemene desto mer sannsynlig er det at en kontakter leverandøren for utfyllende informasjon. Det kan være maskinkrav, konvertering av data osv. Hensikten er å kort ned listen over systemer som tilfredsstiller kravene. Planlegg presentasjonene Når det er bestemt hvilke leverandører som gjenstår, ta kontakt og planlegg en demonstrasjon med hver av dem ca. 2-3 måneder før kjøpet skal gjøres. Da er sjansene størst for å få sett aller nyeste funksjonalitet og bli kjent med de nyeste prisene. For å få best mulig sammenligningsgrunnlag bør demonstrasjonene skjer så tett som mulig. Sørg også for at alle beslutningstakere og noen sluttbrukere deltar på hver presentasjon. Det sammen gjelder prosjektgruppen som ble oppnevnt for å evaluere softwaren. Avhengig av kompleksiteten til softwaren kan en slik demonstrasjon vare i flere timer. Det er derfor god strategi å gjennomføre slike demonstrasjoner på forskjellige dager for ikke å bli overforet med informasjon. Det resulterer også i at det blir tid nok til å orientere seg om leverandøren, vurdere installasjon og konvertering og stille utdypende spørsmål om systemet. Alle demonstrasjonene bør gjennomføres i løpet av en til to uker. Da er informasjonen fremdeles frisk og det er lettere å rekapitulere hva som skjedde og hva som ble sagt når diskusjonen går og forhandleren ikke lenger er tilstede for å avklare. Hvordan skal demonstrasjonen skal foregå? Har forhandleren laget sin egen liste med arbeidsoppgaver som skal vises og diskuteres etterpå? Gjennom presentasjonen er det viktig å få avklart hvordan de viktigste arbeidsoppgavene utføres og at de derfor er med i demonstrasjonen. Bli enige om en agenda. Et eksempel på en del av en slik agenda er vist i skjemaet under. Registrer svarene i skjemaet. Det vil lette oppsummering og sammenligning av resultatene. Høyeste tall skal være høyeste viktighet og best vurdering. 6

7 Nr Beskrivelse Prioritet Vekt Score 1 Ordrebehandling Forhandleren skal nyregistrere en kunde, registrere en ordre, lage ordrebekreftelse, pakkseddel, transportdokumenter, faktura og i tillegg fakturere samt følge opp betalingen. 2 Rapporter Forhandleren skal utvikle en rapport online etter spesifikasjoner som presenteres under demonstrasjonen Når det gjenstår to - tre mulige leverandører, gjør et bedriftsbesøk. Da får en kjennskap til hvordan firmaet er organisert, hvordan support og vedlikehold foregår og en får møte personalet som skal utgjøre kontakten i fremtiden. Å se de ansatte i arbeid kan også fortelle noe om bedriftskultur og profesjonsetikk. Kanskje blir det også mulighet for en demonstrasjon av neste versjon på en testlab. Evaluer strategi for vedlikehold, brukerstøtte og konsulentbistand. Vedlikehold, brukerstøtte og konsulentbistand er kostnader som vil påløpe når systemet settes i drift. Dermed er det viktig å vurdere hvordan dette er løst. Er oppgradering inkludert i årlig lisens? Hvis ikke, undersøk hvor ofte det er kommet nye versjoner og hvor mye det har kostet i løpet av de siste årene. Undersøk om forhandleren har brukerstøtte på Web eller om det er telefonsupport. Ved kjøp av konsulentbistand oppnås best effekt når konsulenten kjenner både systemet og foreretningsområdet. Utvikler forhandleren softwaren selv? I så fall er det sannsynlig at supportpersonalet har bedre kunnskap om systemet enn om han bare er forhandler. Hvor stor andel av de ansatte arbeider med support, vedlikehold og brukerstøtte? Hva er gjennomsnittelig ventetid på telefon før du får kontakt?, og inntil forespørselen er besvart og problemet løst? Hva er fordelingen mellom telefonsvar og svar på e-post eller web? Vær på vakt om forhandleren er tilbakeholdende med å svare på disse viktige spørsmålene. Vurder også andre måter å få brukerstøtte på. Eksempler er: FAQ om systemet Databaser med svar på spørsmål. Disse momentene bør også være en del av evalueringen. Egenutviklede løsninger Fordi tilbudet av ferdige løsninger er så stort, vil stadig færre ha behov for å utvikle egne løsninger. Vanligvis er det også både dyrt og tar lang tid. En annen ulempe er sårbarheten som kan oppstå dersom utviklerne slutter. Da kan en ofte ende opp med et system som ikke lar seg tilpasse fremtidige krav. En mulig løsning er å tilpasse et grunnsystem til eget behov. Mange leverandører har dette som et løsningsalternativ. Er det fremdeles ønske om egenutviklet software gjør en analyse av kravspesifikasjonen og vurder den opp mot systemer som er i salg. Mange utviklere har års erfaring i å tilpasse systemet etter innspill fra kundene. Det er ikke alltid nødvendig å finne opphjulet på nytt. 7

8 Kjøp en løsning og klargjør for implementering Når vurderingen er gjort og valget er klart, kjøpes det systemet som er mest velegnet for virksomheten. Selv om å signere kontrakten er slutten på utvelgelsesprosessen er det også begynnelsen på å høste nytten og fordelene av systemet. Klargjør for konvertering Etter kjøp må systemet klargjøres for datakonvertering slik at all informasjon i det gamle systemet kan overføres til det nye. Avtal med leverandøren hvordan det skal gjøres. Hvor mye arbeid det medfører avhenger av både det gamle og det nye systemet, hvilke datamengde som skal konverteres, og hvor mye den som skal gjøre arbeidet trenger å vite om det gamle systemet. Sørg også for at de gamle dataene blir konsistente før de skal konverteres. Er det dårlig med tid kan en mulighet være å leie inn en konsulent som har gjort dette før, og selv fokusere på å drive installasjonsprosessen videre. Det kan være nødvendig å tilpasse dataene til spesielle felter i det nye systemet. Fordi dette krever kunnskap både om det gamle og nye systemet bør de som skal delta også bli kjent med det nye systemet først. Det gjør konverteringen enklere. Det er viktig å installere systemet straks det er mottatt. Dermed kan en bli kjent med det før opplæringen starter. Mange forhandlere tilbyr testdata som kan brukes før systemet settes i produksjon. Det der fint for å få en føling med hvordan systemet fungerer. Overfør dataene til det nye systemet. Ta sikkerhetskopi av dataene før konverteringen starter. Send dataene over i riktig format og sjekk at alt er gått bra før det nye systemet settes i endelig produksjon. Foreta testkjøringer med de gamle dataene på det nye systemet. Jo bedre dette gjøres, desto sikrere kan en være på at det nye systemet ikke feilfungerer. Som oftest må det gjøres noe manuelt arbeid til slutt. Gjennomfør opplæring. For å få raskest mulig effekt av systemet bør brukerne gis nødvendig opplæring straks. Gå gjennom hver brukers ansvar i forbindelse med bruken og bli enige om hva slags opplæring som er nødvendig. La leverandøren holde kursene og sørg for at de ansatte er operative fra første dag. Få tak i gode tips og sett av penger til mer opplæring senere. Dokumenter hvordan registrering skal foregå for at datakvaliteten skal bli best mulig. Hvil på laurbærene. Når det nye systemet er satt i produksjon er det bare å hvile på laurbærene og ta æren for at virksomheten er utstyrt med det riktige informasjonssystemet for å nå målene i fremtiden. 8