Individuell plan i hjemmebaserte tjenester

Transkript

1 Individuell plan i hjemmebaserte tjenester Malvik kommune April 2007

2

3 Forord Denne forvaltningsrevisjonen er gjennomført på oppdrag av Malvik kommunes kontrollutvalg i perioden januar - april Undersøkelsen er utført i henhold til NKRFs standard for forvaltningsrevisjon, RSK 001. Revisjon Midt- Norge IKS vil takke alle som har bidratt konstruktivt med informasjon i undersøkelsen. Trondheim, 30/ Torbjørn Berglann /s/ Ansvarlig forvaltningsrevisor Anne Gråberg /s/ Prosjektmedarbeider - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 3

4

5 0 Sammendrag Kontrollutvalget i Malvik kommune bestilte i møte et forvaltningsrevisjonsprosjekt med tittelen Hjemmetjenesten: Oppfølging i forhold til lovverk, kommunale vedtak og individuelle planer (KU-sak 13/06). Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon for 2006 (FR-plan 2006), vedtatt av kommunestyret Prosjektet belyser følgende hoved- og delproblemstillinger: Hovedproblemstilling: Følger hjemmetjenesten i Malvik kommune opp arbeidet med IP på en tilfredsstillende måte? Delproblemstilling 1: Har de hjemmebaserte tjenestene rutiner som sikrer at alle tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP, har den samme muligheten for å bli vurdert for tiltaket? Delproblemstilling 2: Deltar tjenestemottaker eller pårørende aktivt i arbeidet med planen? Delproblemstilling 3: Bidrar IP til at tjenestetilbudet framstår helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset? I løpet av prosjektperioden har revisor endret undersøkelsesområdet fra hjemmetjenesten til hjemmebaserte tjenester. Dette fordi et fåtall av hjemmetjenestens tjenestemottakere har individuell plan. Hovedkonklusjonen er at funnene i dette forvaltningsrevisjonsprosjektet gir et godt inntrykk av IPordningen i Malvik kommune. Revisor anser at ordningen i all hovedsak er i tråd med intensjonen bak lovverket på området. Konklusjonen for delproblemstillingene er som følger: Delproblemstilling 1: Har de hjemmebaserte tjenestene rutiner som sikrer at alle tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP, har den samme muligheten for å bli vurdert for tiltaket? På dette området virker det som kommunen ikke har gode nok rutiner, slik at nyansatte informeres om at de skal informere potensielle tjenestemottakere. Det kan dermed være tilfeldigheter som avgjør om tjenestemottakerne får informasjon om ordningen. Delproblemstilling 2: Deltar tjenestemottaker eller pårørende aktivt i arbeidet med planen? I arbeidet med tjenestemottakerne framstår koordinatorene som bevisste på at prosessen skal skje med medvirkning fra tjenestemottaker, og i det tempoet som er nødvendig for å sikre medvirkning. Delproblemstilling 3: Bidrar IP til at tjenestetilbudet framstår helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset? Ett funn indikerer at planen ikke bidrar til et mer helhetlig tjenestetilbud for alle, mens andre funn indikerer at tjenestetilbudet blir mer helhetlig med IP. Koordineringen svikter i noen planer, mens i andre virker det som IP har bidratt til en mer koordinert tjeneste. Revisor anser kommunens tilbud for å være individuelt tilpasset på bakgrunn av opplysningene om at det er tjenestemottaker som bestemmer målene, og delvis også tiltakene i planene. Ordningen med at tjenestemottakere søker via et IP-utvalg virker unødig tungrodd, og kan trolig bidra til å heve terskelen for enkelte til å få en IP. Revisor mener det er fornuftig at kommunen nå vurderer en endring. Revisors anbefalinger Malvik kommune har hatt regelmessige samlinger for koordinatorene, og har laget et opplæringsopplegg for nye koordinatorer. Dette systemet kan etter revisors syn med fordel bygges ut til en fastere struktur. Formålet må være å bidra til å hjelpe nye koordinatorer til rette i rollen. - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 5

6 De ansatte i kommunen er en viktig kanal for informasjon om IP-ordningen til mulige tjenestemottakere. Funnene i denne rapporten tyder på at det er noe uklarhet om kriterier for IP. Videre at det bør vurderes å forbedre systemet for informasjon til mulige kandidater til IP. 6 - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

7 0 SAMMENDRAG BAKGRUNN Organisering av hjemmebaserte tjenester i Malvik kommune Administrativ organisering av IP-ordningen PROBLEMSTILLINGER, REVISJONSKRITERIER OG METODE Problemstillinger Revisjonskriterier Metode INFORMASJON OM ORDNINGEN Informasjon Revisors vurdering MEDVIRKNING FRA TJENESTEMOTTAKERE Medvirkning generelt Formulering av mål Deltakelse i plangruppemøter Koordinatorleddet Revisors vurdering HELHETLIGE, KOORDINERTE OG INDIVIDUELT TILPASSEDE TJENESTER? Helhet, koordinering og individuell tilpassing Den individuelle planen Administrative forhold Revisors vurdering HØRING KONKLUSJON OG ANBEFALINGER Konklusjon Anbefalinger VEDLEGG 1 VEDLEGG 2 VEDLEGG 3 - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 7

8

9 1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Malvik kommune bestilte i møte et forvaltningsrevisjonsprosjekt med tittelen Hjemmetjenesten: Oppfølging i forhold til lovverk, kommunale vedtak og individuelle planer (KU-sak 13/06). Prosjektet er prioritert i plan for forvaltningsrevisjon for 2006 (FR-plan 2006), vedtatt av kommunestyret I FR-planen heter det at Prosjektet skal gi svar på om innbyggerne mottar tjenestene de har krav på og at kommunen oppfyller krav og formelle bestemmelser knyttet til bl.a. opplysning om klagerett og oppfølging av klager. I bestillingen vises det til behandlingen i kontrollutvalget, der det blant annet kom fram at man ønsker at prosjektet skal ha et brukerperspektiv. I behandlingen av saken i kontrollutvalget kom det fram at utvalget ønsker å begrense prosjektet til å gjelde individuell plan (IP) for hjemmetjenestens 1 brukere. Det vil si at prosjektet i utgangspunktet er begrenset til å gjelde tjenestemottakere der hjemmetjenesten er koordinator. I den innledende fasen av prosjektet ble det klart at det er et fåtall tjenestemottakere med IP som har hjemmesykepleie/hjemmehjelp. Om prosjektet skulle gjennomføres i hjemmetjenesten kunne det omfatte et fåtall tjenestemottakere, noe som ville redusere relevansen av prosjektet for ordningen som helhet. I samråd med Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge besluttet derfor revisor å utvide området for prosjektet til å gjelde personer med hjemmebaserte tjenester, det vil si personer som mottar tjenester i sine hjem. Om individuell plan I forskrift om individuell plan etter helse- og sosiallovgivingens formålsparagraf heter det at formålet med forskriften er: a. å bidra til at tjenestemottakeren 2 får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud, herunder å sikre at det til en hver tid er en tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren, b. å kartlegge tjenestemottakerens mål, ressurser og behov for tjenester på ulike områder, samt å vurdere og koordinere tiltak som kan bidra til å dekke tjenestemottakerens bistandsbehov, c. å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og tjenestemottaker og eventuelt pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene Som det framgår av ovenstående er formålet å koordinere tjenestene og styrke samarbeidet på tvers av etater og forvaltingsnivå. Tjenestemottaker får ikke utvidet rett til tjenester når vedkommende får utarbeidet IP. Årsaken til at forskriften ble utarbeidet, var at man i to stortingsmeldinger hadde påvist behov for samordning av tjenester innenfor helsevesenet, og etter hvert også mellom helsetjenesten og sosialtjenesten (se St.mld. 25 ( ) Åpenhet og helhet - Om psykiske lidelser og tjenestetilbudene og St.mld. 21 ( ) Ansvar og meistring - Mot ein heilskapleg rehabiliteringspolitikk). Forskriften ble gjort gjeldende fra 2001, og er hjemlet i følgende lover: Kommunehelsetjenesteloven ( 6-2a), pasientrettighetsloven ( 2-5), lov om spesialisthelsetjenesten m. m. ( 2-5). Fra 2005 er forskriften også hjemlet i lov om sosiale tjenester ( 4-3a). Det skal ikke utarbeides IP mot tjenestemottakers vilje 3. Tjenestemottaker skal gi skriftlig samtykke til IP. I forskriftens paragraf 7 konkretiseres elementene som skal inngå i IP: a. en oversikt over tjenestemottakers mål, ressurser og behov for tjenester, b. en oversikt over hvem som deltar i arbeidet med planen, 1 Revisor oppfattet kontrollutvalget dit hen at det med hjemmetjeneste mener hjemmesykepleie. 2 Tjenestemottaker erstatter begrep som pasient, bruker, klient og lignende, mens helse- og sosialtjenestens etater refereres til som tjenesteytere. 3 Fram til årsskiftet var det obligatorisk med IP for personer som var under tvungent psykisk helsevern. - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 9

10 c. en angivelse av hvem som gis et ansvar for å sikre samordningen av og framdriften i arbeidet med planen, d. en oversikt over hva tjenestemottakeren, tjeneste- og bidragsyterne og ev. pårørende vil bidra med i planarbeidet, e. en oversikt over hvilke tiltak som er aktuelle og omfanget av dem, og hvem som skal ha ansvaret for disse, f. en beskrivelse av hvordan tiltakene skal gjennomføres, g. en angivelse av planperioden og tidspunkt for eventuelle justeringer og revisjoner av planen, h. tjenestemottakerens samtykke til at planen utarbeides og eventuelt samtykke til at deltakere i planleggingen gis tilgang til taushetsbelagte opplysninger og i. en oversikt over nødvendig eller ønskelig samarbeid med andre tjenesteytere, institusjoner eller etater. Sosial- og helsedirektoratet engasjerte SINTEF Helse i arbeidet med innføringen av IP. Til og med desember 2006 har tjenestemottakere og tjenesteytere kunnet gå inn på et eget nettsted ( for å få informasjon om IP. Her har man også kunnet laste ned et verktøy, som kan benyttes i arbeidet med IP 4. Verktøyet består av veileder, samtykkeskjema, kartleggingsskjema og IP. Dette verktøyet er et hjelpemiddel som skal lette arbeidet med IP. Plikter og rettigheter I det foreliggende prosjektet utgjør pasientrettighetsloven og kommunehelsetjenesteloven de sentrale lovtekstene hva angår tjenestemottakers og yters rettigheter og plikter. Kommunehelsetjenesteloven sier følgende om IP: Kommunehelsetjenesten skal utarbeide en individuell plan [revisors utheving] for pasienter med behov for langvarige og koordinerte tilbud. Kommunehelsetjenesten skal samarbeide med andre tjenesteytere om planen for å bidra til et helhetlig tilbud for pasientene. Departementet kan i forskrift gi nærmere bestemmelser om hvilke pasientgrupper plikten omfatter, og om planens innhold. I pasientrettighetsloven heter det at Pasient som har behov for langvarige og koordinerte helsetjenester, har rett til å få utarbeidet individuell plan [revisors utheving] i samsvar med bestemmelsene i kommunehelsetjenesteloven, spesialisthelsetjenesteloven og lov om etablering og gjennomføring av psykisk helsevern. Kommunen har altså en plikt til å utarbeide IP, mens den enkelte tjenestemottaker har, dersom vedkommende har behov for langvarige og koordinerte tjenester, rett til å få utarbeidet IP. Et sentralt spørsmål er hva som regnes som behov for langvarige og koordinerte tjenester. Forskriften gir ingen klare retningslinjer her. I NOU 2004:18, "Helhet og plan i sosial- og helsetjenestene. Samordning og samhandling i kommunale sosial- og helsetjenester" gis det derimot noen retningslinjer for hvilke kriterier som må ligge til grunn for hvem som vurderes å ha behov for langvarige og koordinerte tjenester : "I forutsetningen om varighet legger utvalget at behovet for hjelp må forventes å strekke seg over et tidsrom av en viss lengde, men ikke nødvendigvis at behovet for tjenester skal forventes å være varige eller strekke seg over et bestemt antall måneder eller år. ( ) Med behov for koordinerte tjenester mener utvalget at tjenestemottakeren må ha behov for to eller flere helse- og/eller sosialtjenester parallelt eller avvekslende og at disse tjenestene må eller bør ses i sammenheng. ( ) Det er koordineringsbehovet som er det avgjørende underliggende hensyn, og det betyr av avgjørelsen om slik plan skal gis, vil være et spørsmål om en samlet vurdering av behovet for tjenester i forhold til tidsperiode, i forhold til omfang og i forhold til kompleksitet" 5. Dersom tjenestemottakerne, som er aktuelle for IP ikke søker om dette på eget initiativ, har kommunene plikt til å tilby tjenestemottakerne slik plan. Det innebærer at kommunene må ha et system som fanger opp mulige tjenestemottakere. Videre skal kommunene bistå tjenestemottakerne i 4 Nettstedet er fortsatt åpent for nedlasting av verktøyet, men nettsidene oppdateres ikke. Sosial- og helsedirektoratet har oppdaterte nettsider, samt verktøy for nedlastning. 5 NOU 2004:18, kap Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

11 søkeprosessen, og i en eventuell klagebehandling. Fylkeslegen er klageinstans i klager etter kommunehelsetjenesteloven. I en undersøkelse MMI har gjort for fagtidsskriftet Sykepleien svarte 36 prosent at de som skal ha IP ikke har det. Like mange svarte at det har de. 26 prosent svarte at de vet ikke. Tallene gjelder først og fremst somatikken, det vil si helsetjenestene utenom psykiatrien. Resultatet antyder at kommunene ikke har tilstrekkelige systemer for å fange opp tjenestemottakere med rett til IP. 1.1 Organisering av hjemmebaserte tjenester i Malvik kommune Malvik kommune er i prinsippet organisert i to nivå. Øverste administrative nivå er rådmannsnivå, som består av rådmann, organisasjonssjef og kommunalsjefer med stab. Under dette nivået er det virksomheter/tjenesteenheter, som rapporterer til kommunalsjef. Videre er det avdelingsledere under enhetsledernivå. Ansvarlig for IP-ordningen i Malvik kommune er rådgiver, plassert i rådmannens stab, som i forbindelse med IP betegnes som systemkoordinator. De hjemmebaserte tjenestene er lagt til de to kommunal bo- og servicesentrene i Hommelvik og på Vikhammer. Disse har vært organisert som selvstendige enheter siden høsten På hvert bo- og servicesenter er det to avdelinger; avdeling for aktivitet og rehabilitering og avdeling for hjemmetjeneste. De hjemmebaserte tjenestene omfatter ergoterapi og fysioterapi, hjemmesykepleie, praktisk bistand og opplæring (hjemmehjelp), støttesamtaler med psykiatrisk sykepleier og sosionom. Figur 1) Forenklet oversikt over administrativ organisering, og de hjemmebaserte tjenestene i Malvik kommune Rådmann Rådmannens stab 4 rådgivere, inkl. systemkoordinator Kommunalsjef Organisasjon Kommunalsjef Undervisning Kommunalsjef Helse- og sosial Kommunalsjef Tekniske tjenester Hommelvik bo- og servicesenter m/koordinatorer Vikhammer bo- og servicesenter m/koordinatorer Øvrige enheter 1.2 Administrativ organisering av IP-ordningen I Malvik kommune må tjenestemottakerne søke om å få individuell plan. Søknaden behandles i et IPutvalg, bestående av virksomhetslederne fra bo- og servicesentrene, barne- og familietjenesten, og rådgiver for undervisning. I tillegg deltar systemkoordinator som leder i utvalget. Dette gir IPordningen en "topptung" forankring. Malvik etablerte denne ordningen i 2002, mindre enn ett år etter - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 11

12 at ordningen med IP ble innført. Fra kommunens side framheves utvalgets samordnende funksjon. Utvalget fatter vedtak etter forvaltningsloven om tildeling/avslag på søknad om individuell plan. Figur 2) Saksgang for IP i Malvik kommune. IP-utvalget mottar og behandler søknad Søknad innvilges Søknad avslås Koordinator utpekes Plangruppe oppnevnes Brev med orientering om klageadgang sendes søker Koordinator informeres om ansvar og oppgaver Kopi av vedtak, samt arbeids- og ansvarsfordeling sendes alle impliserte Det er leder av IP-utvalget og medlemmene som er ansvarlige for de enkelte leddene i saksbehandlingen, slik den er framstilt i figuren over. Når en tjenestemottaker har fått innvilget IP er det i all hovedsak tre aktører inne i bildet: Tjenestemottaker, koordinator og plangruppe. Systemkoordinator administrerer ordningen på systemnivå, og kan bistå om noen ønsker å bytte koordinator, om koordinator trenger råd og veiledning. Per var det totalt 92 personer med IP i Malvik kommune. Disse var fordelt på 40 koordinatorer. 24 av koordinatorene hadde ansvar for 1 plan, 16 koordinatorer hadde ansvar for mellom 2 og 8 planer, som vist i figur Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

13 Figur 3) Fordeling av IP på koordinatorer pr Malvik kommune K o o r d i n a t o r e r Antall planer 2 Problemstillinger, revisjonskriterier og metode Dette kapitlet gir en oversikt over prosjektets problemstillinger, revisjonskriterier og metodene for innsamling av data. 2.1 Problemstillinger Bestillingen fra KU oppfattes som todelt. På den ene siden er teksten i bestillingen rettet mot formelle forhold som kommunens opplysningsplikt om klagebehandling, oppfølging av klager, og om kommunene innfrir kravene som stilles i lovverket. Med andre ord om rammene rundt IP er på plass. På den andre siden oppfatter revisor at kontrollutvalgets formulering om at prosjektet skal ha et brukerperspektiv er et uttrykk for at man skal se utover det rent formelle, og få fram brukernes erfaringer med ordningen. Undersøkelsens problemstillinger er derfor som følger: Hovedproblemstilling: Følger hjemmetjenesten i Malvik kommune opp arbeidet med IP på en tilfredsstillende måte? Delproblemstilling 1: Har de hjemmebaserte tjenestene rutiner som sikrer at alle tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP har den samme muligheten for å bli vurdert for tiltaket? Delproblemstilling 2: Deltar tjenestemottaker eller pårørende aktivt i arbeidet med planen? Delproblemstilling 3: Bidrar IP til at tjenestetilbudet framstår helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset? 2.2 Revisjonskriterier Revisjonskriterier er målestokken som benyttes for å besvare problemstillingene i forvaltningsrevisjonsprosjekt. Revisjonskriteriene hentes fra såkalte autoritative kilder. Et eksempel på slike kilder kan være lovtekster og forskrifter, eller politiske vedtak, eksempelvis fra kommunestyret. I denne rapporten er kriteriene hentet fra lover og forskrifter. Problemstilling 1: - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 13

14 Her hentes revisjonskriteriene fra forskrift om individuell plan etter helse- og sosiallovgivingen 6, som pålegger kommunene et ansvar for å utarbeide IP til tjenestemottakere som har behov for langvarige og koordinerte tjenester. Problemstilling 2: Her hentes revisjonskriteriene fra forskrift om individuell plan etter helse- og sosiallovgivingen 4. Forskriften sier eksplisitt at tjenestemottaker, eventuelt tjenestemottakers pårørende der dette ønskes fra tjenestemottaker og pårørende, har rett til å delta i arbeidet med IP. Dette gjelder også dersom tjenestemottaker ikke har såkalt samtykkekompetanse, slik at vedkommende kan samtykke i utarbeidelsen av IP. Videre heter det at det skal legges til rette for slik medvirkning. Problemstilling 3: Revisjonskriteriene for denne problemstillingen er hentet fra kommunehelsetjenesteloven 6-2a og forskrift om individuell plan 2a-c. Kommunehelsetjenesteloven 6-2a omhandler IP, og paragrafen sier at kommunehelsetjenesten skal samarbeide med andre tjenesteytere for å gi et helhetlig tilbud. Forskriftens paragraf er formålsparagrafen, som er gjengitt innledningsvis (side 6). Hovedpunktene fra denne er at IP skal sikre at 1) det til enhver tid er en instans med hovedoppfølging av tjenestemottakeren, 2) at tjenestemottakerens mål, ressurser og behov er kartlagt, 3) at tiltak som kan dekke tjenestemottakers behov er vurdert koordinert og 4) at samhandlingen mellom tjenesteyter og mottaker, og mellom tjenesteytere styrkes. 2.3 Metode Innsamling av data for å besvare problemstillingene har skjedd gjennom dokumentanalyse, intervju av systemkoordinator, avdelingsledere for aktivitet og rehabilitering ved kommunens to bo- og servicesentra, samt personer som har fungert, eller fungerer som koordinator for tjenestemottakere med IP. I tillegg er noen tjenestemottakere intervjuet. Revisor har kommet i kontakt med tjenestemottakerne gjennom deres koordinatorer. Rent praktisk har dette funnet sted ved at systemkoordinator har oversendt listen over koordinatorer til revisor. Revisor har så henvendt seg til koordinatorene via e-post, med forespørsel om at hver koordinator spør de(n) de er koordinator for om vedkommende er villig(e) til å la seg intervjue om IP-ordningen. I henvendelsen til koordinatorene lå det ved et brev som kunne brukes i forespørselen til tjenestemottakerne (vedlegg 2). Responsen fra tjenestemottakerne var ikke så god som ønsket. Et fåtall sa seg villige til å la seg intervjue. Intervjuene har skjedd ansikt til ansikt og over telefon. Revisor har anonymisert opplysninger som kan identifisere tjenestemottakerne. Utdrag fra intervjuene må betraktes som eksempler, som kan gi indikasjoner på hvordan ordningen fungerer. De kan ikke oppfattes som representative for alle tjenestemottakerne med IP. Ved å gå gjennom koordinatorene har det vært vanskelig å sikre at alle som har IP har fått invitasjon til å delta. Den dårlige responsen fra brukerne på henvendelsen kan selvsagt ha flere forklaringer; en IP omhandler private forhold, og det er rimeligvis ikke alt man ønsker å diskutere med revisjonen. Man skal også ha tid og overskudd til å gjennomføre en slik samtale. Endelig kan bruken av koordinatorene for å nå brukerne bidra til at revisors uavhengige posisjon ikke kommer godt nok fram. I intervjuundersøkelser er det generelt sett et interessant metodologisk spørsmål om hvorfor noen sier seg villige til å delta. Spørsmålet skal ikke problematiseres ytterligere her, men revisor vil understreke at hensikten med dybdeintervju ikke er å gi et representativt bilde av samtlige tjenestemottakeres erfaringer og synspunkt. Hensikten er å fylle ut informasjonen fra øvrige respondenter, og selvsagt tilføre et brukerperspektiv. I tillegg til intervjuene med tjenestemottakerne har vi også ønsket å få et bilde av koordinatorrollen, som er svært sentral i IP-ordningen. Derfor har vi gjennomført intervjuer med 4 koordinatorer. En av mellomlederne er også koordinator for flere brukere, dermed har 5 koordinatorer bidratt med opplysninger Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

15 For å nå bredest mulig ut har revisor gjennomført en nettbasert undersøkelse blant samtlige ansatte ved Vikhammer og Hommelvik bo- og servicesentra (Vedlegg 1). Denne undersøkelsen var anonym, og gir respondentene muligheter for å være mer direkte enn i et intervju ansikt til ansikt med revisjonen. Svarprosenten på denne undersøkelsen viste seg å være så pass dårlig at det ikke er mulig å trekke konklusjoner på bakgrunn av opplysningene. Data fra undersøkelsen er derfor ikke benyttet i rapporten. Revisor oppfatter at bestillingens punkt om klagerett gjelder de formelle forholdene rundt søknad om IP, og hvordan klagebehandlingen er på dette området. 3 Informasjon om ordningen IP-ordningen må være kjent for aktuelle tjenestemottakere for at de selv, eller deres pårørende, skal ha mulighet til å søke om ordningen. I følge "forskrift om individuell plan etter helselovgivingen og sosialtjenesteloven" 6 er det kommunens plikt å sørge for at det utarbeides IP for tjenestemottakere med behov for langvarige og koordinerte tjenester. Derfor er det viktig at kommunen sørger for at ordningen er kjent blant tjenestemottakere som kan være aktuelle for en IP. Dette kapitlet beskriver hvordan tjenestemottakerne har fått informasjon om IP-ordningen. Slik informasjon er tema for delproblemstilling 1: Har de hjemmebaserte tjenestene rutiner som sikrer at alle tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP har den samme muligheten for å bli vurdert for tiltaket? 3.1 Informasjon På nettsidene til Malvik kommune er det lagt ut en del dokument om IP-ordningen. Blant annet ligger det dokument som beskriver ordningen, ansvaret til de som er involvert i IP, og søknadsskjema. For å nyttiggjøre seg denne informasjonen må man selvsagt ha tilgang til internett. I tillegg må aktuelle brukere kjenne IP-ordningen, slik at de vet hva de skal søke etter. For tjenestemottakere som ikke har internett, eller kunnskap om IP-ordningen er det viktig at det kommunale hjelpeapparatet informerer mulige IP-brukere om ordningen. I følge systemkoordinator skjer informasjonen ut til tjenestemottakere som allerede mottar tjenester ved at "... alle ansatte har en selvstendig plikt til å orientere om IP og oppfordre potensielle brukere til å søke". Hun er ikke sikker på at nyansatte får informasjon om rutinene rundt ordningen. Det varierer mellom enhetene. I følge kommunens oversikt over koordinatorer er flertallet av koordinatorer underlagt de to servicesentrenes avdelinger for aktivitet og rehabilitering. I tillegg er koordinatorene ansatt ved PPtjenesten, legekontor, skoler og barnehager Informasjon til tjenestemottakerne I intervjuene med tjenestemottakerne kommer det fram at en av dem ble informert om ordningen via en bekjent. Hun var da allerede i kontakt med en ansatt som yter hjemmebaserte tjenester, og som kjenner, eller bør kjenne til IP-ordningen. Andre brukere har blitt informert via ansatte i kommunen i forbindelse med første gangs kontakt, eller på annen måte gjennom kontakt med kommunen. En av avdelingslederne sier at det tverrfaglige teamet som tilhører hvert bo- og servicesenter fanger opp potensielle kandidater og informerer disse. Den andre avdelingslederen vi snakket med mener at informasjonen om IP-ordningen er personavhengig, og at de ansatte tar det opp når de husker det. I følge sistnevnte eksisterer det ingen rutine for informasjon om ordningen. Hun fortsetter: "Jeg tror at vi tilbyr IP for noen av de som trenger det, men jeg er ikke sikker på om alle som bør ha det får tilbudet. Kommunen har relativt sett mange planer. Det tyder på at informasjonen om dette er god." - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 15

16 En av koordinatorene mener at en del av jobben består i å gi opplysninger til potensielle IPkandidater, og at ordningen med tverrfaglige team, samt tett kontakt mellom tjenestene bidrar til at de som kan være aktuelle for IP får opplysninger om ordningen. En annen koordinator støtter denne oppfatningen, men vedkommende har ikke fått instrukser om å være på utkikk etter mulig kandidater for IP. Koordinatorene hadde ulik oppfatning om hvem som kan være aktuell for IP, og om nytten av planen. En av dem mener at man må ha en viss styrke for å kunne styre planen selv, og for å ha nytte av IP. Personer bosatt i Stasjonsveien 16 - et kommunalt bokollektiv for mennesker med psykisk utviklingshemming - får alle tilbud om IP, dersom det er aktuelt. To av koordinatorene mente at kommunen innvilger IP uten at dette er nødvendig. Bakgrunnen for en slik vurdering kan være at tjenestemottakerne allerede har en habiliteringsplan, eller at de ikke har forutsetninger for å formulere mål, og forstå formålet med en IP. 3.2 Revisors vurdering Funnene viser at kommunen ikke har rutiner for å fange opp tjenestemottakere som kan være aktuelle for IP-ordningen. Det finnes heller ikke rutiner som sørger for at informasjon om ordningen kommer nyansatte for øre, for så og spres til mulige tjenestemottakere via de ansatte. Om tjenestemottakerne får informasjon beror med andre ord på tilfeldigheter, eller så er det et resultat av at den enkelte finner informasjon om ordningen selv. Kommunen har, innenfor rimelighetens grenser, et ansvar for å sørge for at tjenestemottakerne som har behov for langvarige og koordinerte tjenester får informasjon om IP-ordningen. Den generelle informasjonen via internettsidene anses som god nok, men når bare for personer med tilgang til internett, og som vet hva de skal søke etter. Derfor er de ansatte en viktig kanal for å oppfylle kravene som stilles til kommunen når det gjelder informasjon. Revisor mener det er nødvendig å utarbeide et bedre system for informasjonsspredning til brukerne via de ansatte. Videre er det ulik oppfatning blant koordinatorene om hvem som er aktuelle for ordningen. Dette tyder etter revisors syn på at kriteriene for IP, og målet med ordningen, i for liten grad er gjort kjent for de ansatte. Informasjon om kriterier og formål bør derfor inngå i informasjonen til de ansatte. Revisors generelle inntrykk av informasjonsspredningen til mulige kandidater for IP er godt, men at den er personavhengig, og avhengig av at det er liten utskifting blant de ansatte. Dagens system er for sårbart til at det vurderes som godt nok. 4 Medvirkning fra tjenestemottakere Forskrift for individuell plan pålegger tjenesteyter å tilrettelegge for medvirkning, men beskriver ikke hvordan denne skal foregå. Gjennom intervjuene kom det fram at tjenestemottakerne i all hovedsak medvirker gjennom arbeidet med å formulere målene, og gjennom deltakelse i plangruppemøter. En forutsetning for at tjenestemottakerne skal kunne medvirke er at koordinatorleddet er satt i stand til å bidra til medvirkningen. I dette kapitlet belyses delproblemstilling 2, som omhandler medvirkning fra tjenestemottakerne: Deltar tjenestemottaker eller pårørende aktivt i arbeidet med planen? 4.1 Medvirkning generelt Alle de ansatte som ble intervjuet påpekte at en IP skal være tjenestemottakers plan. Det innebærer at tjenesteyterne har klare forventninger til at tjenestemottaker medvirker, særlig i utarbeidingen av mål. I tillegg kreves et visst generelt samarbeid fra bruker. Koordinatorene deltar som tidligere omtalt på koordinatorsamlinger ca. to ganger per år. Systemkoordinatoren opplyser at brukermedvirkning har vært tema på en av samlingene Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

17 4.2 Formulering av mål Alle koordinatorene og de øvrige ansatte la vekt på at en IP skal være brukerens plan. Samtlige mente at det var viktig å bruke tid på den innledende prosessen. To moment ble framhevet: For det første at tjenesteyter og -mottaker blir kjent med hverandre. For det andre at man må ha tid nok til at tjenestemottaker klarer å formulere målsettinger. Et tredje moment som flere av koordinatorene trakk fram er at prosessen med å formulere mål for eget liv kan være nyttig, fordi den fungerer klargjørende i forhold til egen situasjon for tjenestemottakeren. Formulering av målene kan være en lang prosess. Systemkoordinatoren viste til at enkelte har brukt opptil to år på dette. Ofte er det tjenestemottakere med kombinasjonen av rus og psykiske problemer som har slike langvarige prosesser. Systemkoordinatoren sa videre at det ikke har kommet mange klager på dårlig progresjon i planprosessen: "IP-utvalget har fått få tilbakemeldinger om at arbeidet går for seint, men ingen av disse meldingene er fra bruker selv." I intervjuene med koordinatorene kom det fram at flere av dem føler et visst press fra omgivelsene for å få ferdig planene. Problematikken rundt tidsaspektet har vært diskutert på koordinatorsamlinger, i følge flere av de som er intervjuet. Alle tjenestemottakerne var enige om at målene som er satt opp i planen er deres egne. De tjenestemottakerne vi var i kontakt med hadde formulert målene selv, og det virket som de hadde klare meninger om hva målene i egen IP skal bestå i. Koordinatorene bekrefter inntrykket. En av dem sier følgende: "Problemet er mest knyttet til det å formulere målene, ikke målene i seg selv. Mitt inntrykk er at brukerne opplever dette positivt. Brukerne føler de blir tatt på alvor og at det gjelder dem; at det er deres plan". Koordinatorene som har fungert i rollen noen år sier alle at tjenestemottakernes forventninger til IP har endret seg. Tidligere var det forventninger om at ordningen skulle være en brekkstang for å få nye rettigheter, eller å få gjennomført tiltak, som de mente å ha krav på. Dermed kunne det være store sprik mellom målene som ble formulert og ressurssituasjonen hos tjenesteyter. I dag har tjenestemottakerne i følge koordinatorene mer realistiske forventninger. Inntrykket fra intervjuene med koordinatorene er at ordningen har funnet en form som fungerer. I tillegg har flere av de koordinatorene revisor snakket med erfaring fra flere planer og plangrupper som de trekker veksler på nå. 4.3 Deltakelse i plangruppemøter I plangruppemøtene deltar noen eller alle aktørene som er involvert i planen. Møtene kan være med få instanser, men vi hørte om plangrupper på opptil 9 personer 6. Møtene er blant annet forum for diskusjon om tiltak og mål i planen. Det er vanlig at tjenestemottaker/pårørende deltar på møtene. Det er opp til den enkelte om han/hun vil delta, og om de vil ta ordet i møtene, men inntrykket fra intervjuene er at de fleste tar ordet her. En av tjenestemottakerne beskriver opplevelsen av møtene slik: "Det er vanskelig å gå inn i eget liv og det er en tøff prosess at mange er inne i eget liv." 4.4 Koordinatorleddet Koordinatoren har en nøkkelrolle i IP-ordningen. For at tjenestemottakerne skal kunne medvirke i planarbeidet kreves det at koordinatorene er i stand til å legge til rette for det. 6 I følge systemkoordinator er det bevissthet om at plangruppene skal være bestå av færrest mulig. - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 17

18 Jobben til koordinator er beskrevet punktvis og detaljert på kommunens internettsider. Kort beskrevet består jobben i å være bindeledd mellom alle involverte parter. Videre skal koordinator sørge for at forskriftens pålegg om brukermedvirkning blir fulgt opp. Koordinator skal også påse at tidsfrister holdes underveis i prosessen, i tillegg til å sørge for at planen oppdateres. Oppdateringen skjer enten etter behov, eller i henhold til fristen for oppdatering, som er fastsatt i planen. Koordinatorene er stort sett inneforstått med hva som er innholdet i rollen deres, selv om noen vektla den koordinerende rollen mindre enn andre i sine svar. Koordinatorene og systemkoordinator la i tillegg stor vekt på at forholdet mellom tjenesteyter og -mottaker må være godt. De som søker om IP får ønske hvem de vil ha som koordinator. Så langt har kommunen langt på vei etterkommet ønskene til søkerne. Det har resultert i at enkelte koordinatorer har mellom 5 og 8 tjenestemottakere de skal være koordinator for. Rådgiver i fagmannens stab påpekte at ordningen med at tjenestemottakerne kan ønske seg sin egen koordinator fører til press på enkelte fagpersoner, som følger tjenestemottakerne over tid. Det er yrkesgrupper som fysioterapeut, ergoterapeut, psykiatrisk sykepleier, sosionom og spesialpedagog. Enkelte faggrupper er også vanskeligere å få til å påta seg koordinatoransvaret enn andre. Dette gjelder særlig lærerne, som har en arbeidstidsordning som vanskeliggjør koordinatorrollen, og legene, som er selvstendig næringsdrivende. Systemkoordinator sier at man nå prøver å spre funksjonen mer, da det har kommet signaler om at enkelte har for mange planer å følge opp. Arbeidet som koordinator utløser ikke ekstra ressurser for de ansatte. Flere av koordinatorer sa at koordinatorer som jobber i hjemmene til en tjenestemottakere kan ha problemer med å få satt av tid til å utføre koordinatorjobben. Alle koordinatorene, samt systemkoordinator mente at den mest tidkrevende delen av planprosessen er innledningen. Koordinatorer som ikke kjenner tjenestemottakeren fra før må bruke tid på å bli kjent med vedkommende. I tillegg kan det ta tid å komme fram til konkrete mål for eget liv. En annen faktor som bidrar til at planprosessen tar tid er at administrering av plangruppa kan være krevende. Gjennom intervjuene har revisor fått inntrykk av at koordinatorene stort sett er tilgjengelige for tjenestemottakerne. Om de ikke er tilgjengelig umiddelbart kontakter de tjenestemottakerne når de har mulighet til det. Dette bekreftes av bortimot samtlige av de intervjuede. Unntaket var en koordinator, som har problemer med å finne tid til å finne møtetidspunkt til tjenestemottaker som er i arbeid. De som utpekes som koordinatorer har så langt fått systematisk opplæring, i følge systemkoordinatoren. Denne består av temabaserte samlinger to ganger i året. I 2006 lagde man i tillegg en "opplæringspakke". Videre har flere av koordinatorene henvist til at de kan kontakte systemkoordinator, eller andre koordinatorer for råd og tips. En av koordinatorene vi snakket med understreket viktigheten av å ha en erfaren kollega å trekke veksler på da hun selv nylig var gått inn som koordinator. Flere av de mer erfarne koordinatorene framhevet at de har blitt med "drevne", og at rutinen de har opparbeidet i IP-arbeidet er viktig for at prosessen skal bli bra. En av koordinatorene med liten erfaring etterlyste en veilederordning, der nye koordinatorer får en erfaren koordinator som veileder. En tjenestemottaker, som har erfaring med mer enn en koordinator, framhever erfaring som en viktig egenskap hos en koordinator: "En ideell koordinator for oss vil være en erfaren, kompetent fagperson, som ikke er nyutdannet (...) jeg mener koordinatorrollen ikke er noen jobb for nyutdannete". 4.5 Revisors vurdering Intervjuene med de ansatte i kommunen etterlater et inntrykk av at man har bevissthet rundt spørsmålet om brukermedvirkning. Det faktum at temaet har vært diskutert på koordinatorsamling underbygger inntrykket. Tjenestemottakerne framstår som tilfredse med prosessen bak utformingen av mål. Alle mener at de har fått presentere sitt syn og sine mål. Samtlige koordinatorer understreker også at denne prosessen er viktig for at tjenestemottaker skal føle at det er hans/hennes mål som står i planen Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

19 Prosessen fram mot en første plan virker grundig, både med tanke på at tjenestemottakerne får den tiden de trenger, og med henblikk på at koordinatorene i stor grad sikrer at tjenestemottakerne kommer fram til mål som er i tråd med egne ønsker. Arbeidet kommunen foretar på dette området framstår som godt, og i tråd med intensjonene bak Forskrift om individuell plan etter helselovgivingen og sosialtjenesteloven. I kommunen har man langt på vei etterkommet søkernes ønske om koordinator. Det har resultert i at enkelte koordinatorer har ansvaret for mange planer, og at belastningen blir for stor. Det framstår for revisor som at det er stor forskjell på det å ha ansvaret for en plan dersom tjenestemottaker bor i eget hjem, og dersom vedkommende bor i institusjon eller omsorgsbolig. Personellet i de hjemmebaserte tjenestene er lokalisert til de to bo- og servicesentrene, og fysisk nærhet tilsier at koordineringen blir enklere med nærhet til tjenestemottaker. Det åpner for at tjenesteytere som er koordinator for sistnevnte kategori tjenestemottakere kan ha ansvar for flere planer. Imidlertid blir systemet sårbart når noen slutter eller tar permisjon. Ikke minst er de innledende rundene i en IPprosess arbeidskrevende, og mange tjenestemottakere på én koordinator gir mindre tid til medvirkning for hver tjenestemottaker. Derfor framstår det som fornuftig når systemkoordinatoren nå ønsker å fordele koordinatoroppgaven på flere personer. Gjennom intervjurunden har revisor fått forståelsen av at koordinatorrollen kan bli vel ensom. Enkelte har kolleger å drøfte rollen sin med, men det blir opp til den enkelte å ta kontakt. For at intensjonene bak IP generelt, og medvirkning fra tjenestemottakerne spesielt skal bli en realitet, er det nødvendig at koordinatorleddet blir satt i stand til å håndtere utfordringer i forbindelse med medvirkning fra tjenestemottakerne. Revisor mener at kommunen bør sørge for et system som kan ivareta behovet for veiledning til den enkelte koordinator. Det kan i neste omgang bidra til å styrke koordinatorrollen, som er svært viktig for at en IP skal komme til nytte. 5 Helhetlige, koordinerte og individuelt tilpassede tjenester? Formålet med IP er blant annet: "å bidra til at tjenestemottakeren får et helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset tjenestetilbud, herunder å sikre at det til en hver tid er en tjenesteyter som har hovedansvaret for oppfølgingen av tjenestemottakeren." 7 I tillegg skal planen bidra til å "å styrke samhandlingen mellom tjenesteyter og tjenestemottaker og eventuelt pårørende, og mellom tjenesteytere og etater innen et forvaltningsnivå eller på tvers av forvaltningsnivåene." 8 I dette kapitlet belyses den tredje delproblemstillingen, som omhandler de to ovenstående punktene, og som lyder: Bidrar IP til at tjenestetilbudet framstår helhetlig, koordinert og individuelt tilpasset? 5.1 Helhet, koordinering og individuell tilpassing En IP skal fungere som en retningsgiver i arbeidet med tjenestemottakerne. Et fåtall av de tjenestemottakerne som har latt seg intervjue har regelmessig kontakt med flere instanser, og har heller ikke flere underliggende planer. Det er varierte erfaringer med integrering av de underliggende planene. En av tjenestemottakerne mener at de ansatte som er inne i bildet kjenner planen, men at andre planer er viktigere i det daglige arbeidet. En annen mener at personalet der datteren oppholder seg daglig ikke forstår innholdet i planen, og at en hektisk hverdag bidrar til at det blir begrenset med ressurser til oppfølging: 7 Forskrift for individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven, 2-a. 8 Forskrift for individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven, 2-c. - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 19

20 "At det står på papiret er en hjelp, men det er et stykke til det blir fulgt opp." Når tjenestemottakerne skal beskrive fordelen med en IP er det gjennomgående at de, i likhet med koordinatorene, enige i at det er greit å få ting ned på papiret. En tjenestemottaker legger vekt på planens bidrag til helhet i tjenestetilbudet: "Det er viktig at noen ser helheten planen bidrar til helhet. Koordinator bidrar til å vise hvordan ting er og få samlet forståelse." Flere framhever koordinators rolle som pådriver, og som en koordinerende faktor. En sier: "Det har hjulpet meg veldig i min situasjon (...). Jeg har sluppet å mase og ting har ordnet seg på en bra måte. Koordinator er en pådriver" En av tjenestemottakerne revisor kom i kontakt med var ikke fornøyd med sin koordinator, og mente at hun selv måtte ta mye av jobben som koordinatoren egentlig skal gjøre: "Det er mange telefoner og spørsmål om utredninger og møter. Jeg skulle ønske at vi kunne overlatt mer til koordinatoren." Denne tjenestemottakeren kjente ikke til den administrative organiseringen av IP-ordningen i Malvik. Hun har hatt IP i flere år. Koordinatorene var mer positive til IP som verktøy for å skape helhet, men også her er det delte meninger om hvordan planen fungerer. "Jeg tror IP er litt overvurdert i forhold til hva brukerne opplever... Jeg tror Malvik samhandler godt uansett... Men problemet kan som sagt være at brukerne har for store forventninger til hva IP innebærer." For at IP skal bidra til et helhetlig tilbud skal underliggende planer integreres. Blant de som ble intervjuet var det et fåtall som hadde underliggende planer å forholde seg til. Det er delte meninger om hvordan disse integreres: en koordinator forteller for eksempel at IOP ikke integreres like godt i IP som han kunne ønske. Bakgrunnen for dette er tidspress i det øvrige arbeidet. En annen koordinator mener at han inkorporerer de underliggende planene i den individuelle planen, og at den individuelle planen dermed får den retningsgivende funksjonen den er ment å ha. To av koordinatorene og systemkoordinatoren forteller at underliggende planer heftes på den individuelle planen som vedlegg. En IP skal fordele ansvar for tjenestene for at disse skal framstå som koordinerte. En tjenestemottaker har ikke en slik fordeling for alle tjenestene som er inne i bildet, og tar noe av arbeidet med koordineringen selv. Koordinatorene virker fornøyde med denne delen av planarbeidet: "Dette er ikke nok et papir i en skuff. Når det er sagt, samarbeider vi uansett godt i Malvik, og for noen fungerer tjenestetilbudet uavhengig av en plan. Men planen skriftliggjør og tydeliggjør ting ved å se hva en har fått til." På spørsmål om IP bidrar til å koordinere samarbeidet med 2.linjetjenesten 9 svarer respondentene ulikt. I følge koordinatorene går mye av samarbeidet greit. Det å møte andre involverte er av verdi, fordi det gir forståelse for hverandres arbeidssituasjon, noe som i sin tur kan lette samarbeidet. I følge systemkoordinator har det vært problemer med St. Olavs hospital. Hun forteller også at "Koordinatorene har meldt at samarbeidet med 2. linja kan være litt både og; det kan være vanskelig å få til møter. Enhet for samhandling [ved St.Olavs hospital. Revisors anm.] ønsker innspill fra kommunen på hvordan bli bedre, og Malvik er med i flere samarbeidsutvalg ved sykehuset så vi har et godt utgangspunkt." 9 2.linjetjenesten omfatter den delen av helse- og sosialtjenestene som ligger utenfor kommunens område: spesialisthelsetjenestene, herunder psykisk helsevern, habiliteringstjenestene og rusomsorgen, samt NAV (tidligere Aetat og Trygdeetaten) Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -

21 En av tjenestemottakerne opplever at elementene i den individuelle planen som dreier seg om de kommunale tjenestene fungerer bra, men at tjenestene fra 2.linjen ikke blir fulgt opp og koordinert via planen. 5.2 Den individuelle planen En IP skal, som det ligger i begrepet, være tilpasset den enkelte tjenestemottaker. I utgangspunktet kan en plan omfatte alle områder i livet. De som har blitt intervjuet bekrefter at innholdet varierer fra plan til plan, men at planene kan omfatte alt: "... i det store og hele inkluderer planen relevante sider som helse, bolig, økonomi, fritid, drømmer, ambisjoner med mer." Et viktig aspekt ved IP er at planen skal bidra til å koordinere all aktivitet rundt en tjenestemottaker. Derfor skal IP fungere som en paraply for underliggende planer. Eksempler på slike underliggende planer er individuell opplæringsplan (IOP) 10 for skoleelever og habiliteringsplan, som for eksempel psykisk utviklingshemmede kan ha. IP skal blant annet bidra til at de underliggende planene peker i samme retning, så ikke involverte aktører jobber mot ulike mål. Derfor må en IP oppdateres når det skjer endringer i de underliggende planene. I følge koordinatorene oppdateres IP som regel på fastsatt dato. Det er sjelden at de underliggende planene medfører behov for raske oppdateringer i de individuelle planene. En justering krever innkalling til møte i plangruppa, og revisor fikk inntrykk av at det er hensyn til arbeidsbelastningen som bidrar til at man stort sett holder seg til de fastsatte tidspunktene for oppdateringer. Koordinatorene opplyste at tjenestemottaker sjelden etterlyser oppdateringer i sin IP. Tjenestemottakerne var stort sett tilfreds med tidspunktene for justering av sin IP, men en tjenestemottaker hadde en tid før intervjuet underskrevet en justert IP, flere måneder etter at den trådte i kraft. De fleste som søker om IP får innvilget dette. I intervjuene kom det fram at enkelte tjenestemottakere som bor i kommunens bokollektiv for mennesker med psykisk utviklingshemming både har IP og en habiliteringsplan. En habiliteringsplan er et redskap i det daglige arbeidet, og er følgelig mer omfattende og grundigere enn en IP. Flere av koordinatorene stilte spørsmål ved om IP er nødvendig for alle som har det. 5.3 Administrative forhold Kommunens administrative organisering av IP-ordningen medfører at tjenestemottakerne må søke via IP-utvalget for å få IP. Dette er en praksis som ikke er så vanlig i andre kommuner, og kommunen har vært i dialog med Helse- og omsorgsdepartementet vedrørende ordningen. I følge systemkoordinator vurderer kommunen nå en endring i praksisen, til en forenklet, meldingsbasert ordning. I og med kommunens praksis om søknad etter forvaltningsloven følges vanlig praksis på området. Det vil si at søkere kan klage på vedtak til fylkesmannen. I perioden ordningen har eksistert har tre personer fått avslag. Systemkoordinator opplyser at to har vært "misforståelser" og den tredje fikk iverksatt andre tiltak. Alle sakene ble behandlet i samråd med søkerne. 5.4 Revisors vurdering Det er vanskelig å se noe mønster i svarene som angår tjenestemottakernes erfaringer i spørsmålet om IP bidrar til mer helhetlige, koordinerte og individuelt tilpassede tjenester. På det området peker opplysningene fra tjenestemottakerne i svært ulike retninger. Helheten i tjenestene som ytes skal ivaretas av planen, men som det framgår av ovenstående er det ikke alle som føler at planen fungerer som en retningsgiver i det daglige arbeidet. Andre opplysninger 10 Alle elever som har spesialundervisning har rett til IOP. - Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune - 21

22 tyder på det motsatte; planen er i bruk, og bidrar til at de ulike instansene som er involvert trekker i samme retning. Koordineringen fungerer for flere av tjenestemottakerne, men ikke alle, slik det ble beskrevet i avsnitt 5.1. At tjenestemottakere ikke kjenner den administrative organiseringen er kanskje mindre viktig, men at de er informert om at det finnes et sted de kan henvende seg når det oppstår uenighet med koordinatorene er etter revisors syn av stor betydning. Koordinatorenes vurdering av nytten av IP varierte, men i grove trekk er de positive til ordningen. Det at en av tjenestemottakerne ikke får koordinert samtlige tjenester via sin IP tyder på at ikke alle sider av IP-ordningen fungerer bra nok. Hvorvidt dette er et enkelttilfelle eller ikke gir ikke det foreliggende datamaterialet svar på. Eksemplet indikerer at det kan være behov for en tettere oppfølging av koordineringsarbeidet fra systemkoordinators side. I tillegg bør kanskje tjenestemottakere få regelmessige oppfølging, med spørsmål om hvordan planen fungerer. Uten at revisor skal fordele skyld viser det foregående avsnittet at samhandlingen med sykehuset ikke er god nok. Arbeidet med å finne løsninger, eller i alle fall områder for forbedring, bør etter revisors syn prioriteres fra Malvik kommunes side. I intervjuene kom det fram at planene oppdateres jevnlig, men sjelden mer enn ved de på forhånd fastsatte tidspunktene. Tjenestemottakerne i denne rapporten anser ikke det som et problem. Om det er et problem for de øvrige tjenestemottakerne kan ikke besvares på bakgrunn av foreliggende data. Malvik kommune har organisert rammene rundt IP-ordningen med en systemkoordinator på rådmannsnivå, og et IP-utvalg bestående av enhetsledere. En slik "topptung" organisering har trolig den fordelen at den har bidratt til å gi systemkoordinatoren og ordningen den nødvendige tyngden overfor personer som blir utpekt til koordinatorer. IP-utvalgets medlemmer er også enhetsledere, og kan bidra til å styrke helheten i planene, om enn på et overordnet nivå. Imidlertid kan ordningen med IP-utvalg også fungere som en terskel for nye søkere. Både det å måtte legge fram en søknad om IP for et kommunalt utvalg, på siden av det ordinære helse- og sosialapparatet, og det å måtte fylle ut en komplisert søknad, kan bidra til at potensielle søkere uteblir. Dersom det er tilfelle undergraves ordningen. Revisor mener derfor at kommunens vurdering om overgang til et forenklet system, basert på melding fra de som ønsker IP, er et skritt i riktig retning Kun tre søkere har fått avslag på sine søknader i løpet av IP-ordningens eksistens. Systemkoordinator har fulgt opp avslagene, og vært i dialog med søkerne. Derfor vurderes denne siden av IP-ordningen som god. 6 Høring Høringen foregikk i form av et høringsmøte, som ble gjennomført 27/ Fra kommunen møtte rådmannen, kommunalsjefen for pleie og omsorg, og systemkoordinatoren. Revisjonen var representert ved oppdragsansvarlig revisor og en referent. Etter møtet har systemkoordinator lest og godkjent referatet på vegne av kommunen. Referat fra møtet er vedlagt rapporten (vedlegg 3). Hovedpunktene i kommunens kommentarer, og endringene de har medført, er gjengitt under. Rådmannen mener at rapporten er nyttig rapport for kommunen, med klare konklusjoner. Tilbakemeldingene de ønsket å gi gjaldt nyanser i rapportens innhold. Kommunalsjefen fulgte opp med generelle kommentarer til rapporten. Når det gjaldt kriterier trakk hun fram rehabiliteringsforskriften, og koblingen mellom denne og forskrift om individuell plan. Rehabiliteringsforskriften stiller krav om en koordinerende enhet i kommunen. Hun nevnte videre at St. Olavs hospital har bedt om en samhandlingskontakt mot andrelinjetjenesten. I Malvik kommune ligger samhandlingskontakt og systemkoordinering til samme person. Det er laget en samarbeidsavtale med St. Olav som beskriver denne funksjonen. Informasjon om dette savnes i rapporten Individuell plan i hjemmetjenesten i Malvik kommune -