Språklige retningslinjer for NAV - en praktisk håndbok for deg som skriver

Transkript

1 Språklige retningslinjer for NAV - en praktisk håndbok for deg som skriver Del 1: Klarspråk i NAV slik skriver du en god og forståelig tekst Del 2: Tegnsetting og rettskriving

2 Forord: Klart språk så klart Å være skribent i NAV er en rolle som forplikter. Tekstene våre skal favne alle lag av befolkningen, og det er vår plikt å skrive klart og begripelig. Disse språklige retningslinjene er det praktiske verktøyet som skal hjelpe oss med å få det til. De språklige retningslinjene bygger på prinsippene for klarspråk. 1 Klarspråk vil si at språket i tekster fra det offentlig skal være korrekt, klart og brukerrettet. Statens kommunikasjonspolitikk slår fast at statlige virksomheter skal føre et korrekt, godt og klart språk som kan forstås av alle. De språklige retningslinjene er et vedlegg til NAVs språkpolicy. Den bygger på NAVs kommunikasjonsstrategi, som gir den overordnede retningen for hvordan NAV skal kommunisere både internt og eksternt. Kommunikasjonsstrategien poengterer at NAV må bruke et språk folk forstår for å sikre at rettighetene og pliktene deres blir ivaretatt. Retningslinjene forplikter De språklige retningslinjene gjelder for all skriftlig kommunikasjon med NAVs brukere, både på nett og papir. Alle som skriver brukerrettede tekster i NAV er forpliktet til å følge dem. Retningslinjene gjelder for alt innhold på nav.no brosjyrer, foldere og plakater skjema og blanketter vedtaksbrev informasjonsbrev informasjonskampanjer flatskjermer i publikumsmottak messemateriell annonser Det er mange grunner til at vi som skriver i NAV skal ordlegge oss klart og enkelt. Godt språk gir informerte valg. NAV har 2,8 millioner brukere med ulike forutsetninger for å forstå informasjon fra det offentlige. Når vi skriver klart og forståelig, hjelper vi dem til å ta informerte og motiverte valg. Godt språk hindrer rettighetstap. Språket skal være et effektivt kommunikasjonsmiddel mellom oss og brukerne. Det skal ikke være en barriere som forårsaker misforståelser og i verste fall fører til at mennesker ikke får brukt rettighetene sine. Godt språk sparer ressurser. En tung og vanskelig tekst skaper ofte ekstraarbeid i form av lengre saksbehandlingstid og unødvendige henvendelser til NAV. En god tekst gjør brukeren selvhjulpen og bidrar til at vi sparer tid og ressurser. Godt språk bygger tillit. Et klart, forståelig språk er med på å bygge tillit til NAV. Godt språk bidrar til å styrke NAVs omdømme og bygger opp under organisasjonens visjon og verdier. Enkelt, men ikke unyansert At vi skal uttrykke oss enkelt og forståelig, betyr ikke at språket blir fattig og unyansert. Håpet er at retningslinjene skal inspirere til skrive- og formidlingsglede. Vi skal ordlegge oss så tydelig at ingen er i tvil om hva vi mener. Vi skal være til stede når vi skriver og alltid tenke på at vi skriver for leseren, ikke for kollegene våre. Vi skal være løsningsdyktige i omgangen med vanskelige ord og begreper, og alltid lete etter gode erstatninger fra dagligspråket. 1 Prosjektet Klart språk i staten er et samarbeid mellom Direktoratet for forvaltning og IKT, og Språkrådet. Les mer på

3 Selv om retningslinjene først og fremst er laget for at vi skal skrive bedre tekster til brukerne, bør de også praktiseres internt. God språkkultur skapes innefra, og vi som jobber i NAV bør være like opptatt av at språket skal være klart og godt språk når vi skriver til hverandre. Godt språk sparer tid og ressurser, og gir fornøyde lesere, også internt i NAV. Med vennlig hilsen Martin Apenes kommunikasjonsdirektør 3

4 Del 1 Klarspråk i NAV: Slik skriver du en god og forståelig tekst 1. Vi tilpasser teksten til leseren Alle typer tekster fra NAV skal være tilpasset leseren. Derfor må vi alltid vi ha klart for oss hvem vi skriver for, og hva vi vil formidle. Hvis vi tenker nøye gjennom noen enkle spørsmål før vi begynner å skrive, har vi et godt utgangspunkt for å lage en en tekst som treffer leseren Hvorfor skriver jeg? Hva vil jeg at leseren skal vite eller gjøre etter å ha lest denne teksten? Hva slags informasjon trenger leseren? Hvem skal lese denne teksten? Er det en individuell bruker eller en større gruppe? Hvilke forkunnskaper har leseren? Hva slags situasjon befinner leseren seg i? Hvilke ord og begreper kan være ukjente? Viktig å huske Tenk formidling og folkeliggjøring. Vi skal skrive så enkelt og begripelig at også de med de med dårligst forkunnskaper kan forstå. NAVs verdier tydelig, til stede og løsningsdyktig skal prege både språk og innhold i tekstene våre. NAVs tekster skal være moderne skrevet. Å skrive moderne norsk handler om å skrive i tråd med et normalt talemål. 2. Vi starter med det viktigste og gir teksten god struktur Alle gode tekster har et tydelig hovedbudskap som leseren ikke behøver å lete etter. Derfor startet vi alltid teksten med den informasjonen som er viktigst for leseren. Vi deler inn teksten i avsnitt slik at det skal bli lettere å se hvilke argumenter og opplysninger som hører sammen. Når vi deler opp teksten i mange avsnitt, blir den lettere å lese. Vi lager avsnitt ved å hoppe over en linje, ikke ved å lage innrykk. 3. Vi lager gode overskrifter, innledninger og mellomtitler Overskrifter, innledninger og mellomtitler hjelper leseren å finne fram i teksten slik at han raskt får oversikt over innholdet. Både overskifter, innledninger og mellomtitler skal være korte og informative, og beskrive innholdet så konkret som mulig. Foreldrepenger ved fødsel melding om vedtak NAV har innvilget søknaden din om foreldrepenger. 4

5 Rettskriving i overskrifter Overskrifter og mellomtitler skal aldri ha punktum. Den første bokstaven skal være stor, resten små. Vi kan bruke spørsmålstegn, men ikke utropstegn. 4. Vi bruker du og dere Vi henvender oss direkte til brukerne og skriver du eller dere, enten teksten er rettet mot en enkeltperson eller en større gruppe. Vi skal skrive inkluderende, og ikke omtale leseren som om han ikke er til stede. Derfor unngår vi å bruke ord som søker eller medlem. Vil søkeren klage på vedtaket, må han/hun sende skriftlig melding innen tre uker. Hvis du vil klage på vedtaket, må du sende skriftlig melding til NAV innen tre uker. I enkelte sammenhenger kan vi likevel ha behov for å trekke mer generelle linjer. Da kan ord som arbeidssøker, alderspensjonist eller medlem av folketrygden være på sin plass. 5. Vi varierer mellom vi og NAV Det skal være enkelt for leseren å se at NAV er avsender av teksten. Derfor bruker vi navnet NAV tidlig i teksten og varierer deretter mellom vi og NAV. Når vi har behov for å markere spesielt tydelig hva som er NAVs rolle og oppgaver, skriver vi NAV. Som hovedregel kan vi si at vi skal ha flere vi enn NAV i tekstene våre. NAV er stort og upersonlig. Tenk derfor gjennom om du bør synliggjøre for leseren hvilken enhet i NAV som snakker. 6. Vi skriver aktive setninger og unngår passiv Tradisjonelt har byråkratisk språk vært preget av mye passiv. Passivformuleringer skjuler hvem eller hva som handler i setningen, og gjør den utydelig og tvetydig. I en tekst fra NAV skal det ikke være tvil om hvem som har hvilke roller. Det skal gå klart fram hva leseren kan forvente av NAV, hvilke plikter han har overfor NAV og hva som er NAVs rolle og ansvar. Derfor skriver vi aktive setninger. En aktiv setning inneholder et subjekt som utfører en handling. Det er tydelig for leseren hvem som gjør hva, og slik unngår vi unødvendige misforståelser. Når vi bruker ordene du, vi eller NAV som subjekt i setningen, blir den automatisk aktiv. Passiv setning Brevet sendes i posten. Skjemaet må sendes tilbake til NAV innen 15. august Søknaden om å beholde dagpenger under utdanning avslås. Aktiv setning NAV sender brevet i posten. Du må sende skjemaet tilbake til NAV innen 15. august NAV har avslått søknaden din om å få beholde dagpengene mens du er under utdanning. 5

6 Søknaden din er behandlet på nytt. Utgiftene brukes til å fastsette bidrag. Nye regler for alderspensjon er vedtatt. Vi har behandlet søknaden din på nytt. Vi bruker opplysningene om hvor store utgifter du har til å fastsette bidraget. Stortinget har vedtatt nye regler for alderspensjon. 7. Vi skriver kort, men utfyllende Vi skal fatte oss i korthet, og aldri skrive mer enn leseren trenger å vite. Hvis vi tar med alt vi selv synes er viktig, blir teksten lett for lang og leseren kan miste motet. Men selv om vi skriver kort, må det ikke bli så knapt at leseren får problemer med å forstå budskapet vi vil formidle. Når det er nødvendig, må vi forklare og utdype, selv om det betyr at teksten blir litt lenger. Ofte er det bare et par ekstra ord som skal til, andre ganger må vi kanskje bruke en eller flere hele setninger. Hvis leseren har få forkunnskaper, lesevansker eller dårlige ferdigheter i norsk, vil en lengre tekst med gode forklaringer være enklere å forstå enn en kortere tekst som tar mye for gitt. Vedlegg: Dokumentasjon på inntekt. Du har også rett til dagpenger hvis du er arbeidsløs grunnet konkurs. Et hovedvilkår for å få dagpenger er at du er reell arbeidssøker. Du skal legge ved dokumentasjon som viser hvor stor inntekt du har. Du har også rett til dagpenger hvis du har mistet jobben fordi bedriften du jobbet ved har gått konkurs. Et hovedvilkår for å få dagpenger er at du er reell arbeidssøker. Å være reell arbeidssøker vil si at du har registrert deg som arbeidssøker hos NAV du bruker tiden til å søke nye jobber at du er villig til å ta arbeid 8. Vi bruker punktlister for å skape oversikt Vi bruker punktlister ved oppramsinger og oversikter over ulike alternativer. Punktlister kan brukes i alle slags tekster. Vi passer på at vi setter dem opp riktig: Når punktene ikke er fullstendige setninger, skal de ha liten forbokstav og ikke punktum til slutt. Innledningsteksten skal ikke avsluttes med kolon. Når punktene er fullstendige setninger, skal det være stor forbokstav i det første ordet og punktum til slutt i hvert punkt. Innledningsteksten skal ha kolon. I gode punktlister har alle punktene samme form og struktur, for eksempel enkeltord, substantivuttrykk, leddsetninger eller hele setninger. De bør også henge sammen innholdsmessig. Eksempler Fra arbeidsfeltet nevner vi barnevern alkoholspørsmål eldreomsorg sosialpollitiske saker 6

7 Du kan få graderte dagpenger hvis du er delvis arbeidsledig er delvis sykemeldt mottar graderte pensjoner eller andre graderte ytelser For å ha rett til uførepensjon må du oppfylle disse vilkårene: Du må som hovedregel ha vært medlem i folketrygden de siste tre årene fram til du ble ufør. Du må være mellom 18 og 67 år. Inntektsevnen din må være nedsatt med minst 50 prosent på grunn av varig sykdom, skade eller lyte. Du må ha gjennomført behandling og tiltak for å bedre inntekstevnen din. Inkonsekvent punktliste der punktene har ulik språklig form Du liker å jobbe liker å tjene penger målbevisst og engasjert serviceinnstilt bidrar aktivt til et sosialt miljø inspirasjon og et godt forbilde Konsekvent punktliste der alle punktene har samme språklige form (verb i presens) Du liker å jobbe liker å tjene penger er målbevisst og engasjert er serviceinnstilt bidrar aktivt til et sosialt miljø inspirerer og er et godt forbilde 9. Vi bruker ord leseren forstår NAVs tekster skal favne brede lesergrupper, og det er vårt ansvar å ordlegge oss slik at alle kan forstå. Derfor erstatter vi vanskelige ord og begreper med vanlige ord fra dagligspråket. Hvis det er nødvendig å bruke et fagbegrep, bruker vi ord fra allmennspråket til å forklare hva det betyr. Vi unngår også å bruke fremmedord. I de aller fleste tilfeller kan vi erstatte dem med vanlige norske ord. Vi kan også skrive om hele setningen til lettfattelig norsk. Interne begreper og stammespråk har ingen ting i en brukerrettet tekst å gjøre. Vi unngår å bruke gammelmodige ord. En tommelfingerregel er at vi unngår å bruke ord vi ikke ville brukt muntlig. restanser inkurie angående ervervsevne intensjon påklage etter vårt skjønn pilot implementere stå tilmeldt NAV ubehandlede saker feil om, når det gjelder evnen til å ha inntektsgivende arbeid hensikt klage på etter vår vurdering forsøk starte noe, sette noe i gang, ut i livet være registrert hos NAV 7

8 10. Vi bruker korte ord Lange ord er tyngre å lese enn korte, derfor bruker vi så korte ord som mulig. målsetting mål problemstilling problem forsøksvirksomhet forsøk Lange preposisjoner gjør språket stivt. Derfor erstatter vi dem med kortere og mer leservennlige alternativ. Ditt spørsmål angående Dine synspunkter vedrørende Dersom du har mottatt penger fra NAV Ditt spørsmål om Dine synspunkter på Hvis du har fått penger fra NAV 11. Vi bruker konkrete og presise ord I fagspråk tar vi ofte forbehold og velger uttrykksmåter som gjør tekstene utydelige. Vi unngår uttrykk som er så vage og upresise at leserne blir usikre på hva som faktisk gjelder. Uttrykk I visse tilfeller Du kan få Leseren lurer på Hvilke tilfeller? Hva er forutsetningene for at jeg kan få? 12. Vi skriver ut forkortelser i løpende tekst Forkortelser er praktiske å ty til for den som skriver, men de er ikke like lette å forstå for alle lesere. NAVs tekster skal favne bredt, derfor bruker vi ikke forkortelser i løpende tekst, men skriver dem helt ut. f. eks. for eksempel bl.a. kr. kl. f.nr. f.o.m t.o.m. Mottar lønn t.o.m. (dd/mm/åå) blant annet kroner klokken fødselsnummer fra og med til og med Mottar lønn til og med (dato/måned/år) 13. Vi er forsiktig med uttrykk som i forhold til og fokus Disse ordene er blitt fyllord som gjør teksten utydelig og upresis. 8

9 I forhold til Uttrykket i forhold til skal vi bare bruke når det dreier seg om sammenlikning. Eksempel på riktig bruk Den nye ordningen fungerer godt i forhold til den gamle. Men mange bruker nå i forhold til der de heller burde brukt ord som om, overfor, på, i, for, ved, når det gjelder, med hensyn til, knyttet til. Bestemmelsene er uklare i forhold til dette punktet. Utfordringer i forhold til å lære noe nytt. I forhold til forslaget om endringer. Bestemmelsene er uklare på dette punktet. Utfordringer ved å lære noe nytt. Når det gjelder forslaget om endringer. Fokus Ordet fokus brukes for ofte. For å være på den sikre siden, bør vi heller bytte det ut med sette søkelys på, vie spesiell oppmerksomhet, legge vekt på eller prioritere. Vi forventer derfor at NAV-kontorene fortsatt har fokus på dette arbeidet. Vi forventer derfor at NAV-kontorene fortsatt prioriterer dette arbeidet. 14. Vi bruker verb i stedet for tunge substantivuttrykk Kompliserte uttrykk med substantiv, gjør teksten tung og vanskelig å lese. I moderne tekster velger vi i stedet enkle, konkrete verb. Vi vil gjøre prosjektet til gjenstand for evaluering. Spørsmålet blir underlagt en grundig vurdering. NAV vil gjennomføre en kartlegging av behovene. Vi vil evaluere prosjektet. Spørsmålet blir grundig vurdert. NAV vil kartlegge behovene. Når vi skriver setningen om med et verb og gjerne et pronomen, blir den mindre komprimert, mer aktiv, og lettere å forstå. Ved betalingsutsettelse kan du Hvis du får betalingsutsettelse kan du Når vi skriver om substantivuttrykk til litt lengre verbkonstruksjoner, blir det tydeligere hvem som gjør hva i setningen. Du kan ikke klage på selve forskriften, bare på anvendelsen av den. Vi ber deg beskrive den nåværende situasjonen din for vurdering av den avtalen du har. Du kan ikke klage på selve forskriften, bare på hvordan NAV har brukt den. Vi ber deg beskrive den nåværende situasjonen din slik at vi kan vurdere den avtalen du har. 9

10 Hvis tekst inneholder mange substantiver som slutter på -ing, -ning og -else, er det tegn på at teksten lider av substantivsyke. Den beste medisin mot substantivsyke er å gjøre uttrykkene om til aktive verb. Hvis du vil søke om ettergivelse av gjeld. Dette skjemaet bruker du hvis du vil søke om fastsettelse av bidragsforskudd. Hvis du har mange innsendelser til NAV. Hvis du vil søke om å få ettergitt gjelden din. Dette skjemaet bruker du hvis du vil søke om å få fastsatt bidragsforskuddet. Hvis du skal sende mange papirer til NAV. 15. Vi velger den mest konkrete formen av substantivene Vi bruker dobbel bestemmelse I muntlig tale bestemmer vi substantivet to ganger, både med bestemmelsesord foran og med endelse til slutt. Det samme gjør vi når vi skriver. Enkel bestemmelse vil si at substantivet mangler bøyningsendelse. Da får teksten et gammelmodig og høytidelig preg som ikke hører hjemme i moderne tekster fra NAV. Enkel bestemmelse Denne forskrift Dette skjema bruker du Dobbel bestemmelse Denne forskriften Dette skjemaet bruker du Vi unngår nakne substantiv Substantiv som verken har foranstilt bestemmelsesord eller bøyningsendelse, kalles nakne substantiv. Slike substantiv gjør teksten vanskelig å lese, derfor skal vi ikke bruke dem i våre tekster. NAV vil informere søker og sette frist. NAV vil informere søkeren og sette en frist. 16. Vi bruker etterstilt eiendomspronomen Når vi snakker, plasserer vi eiendomspronomenet etter substantivet. Det skal vi også gjør når vi skriver. Når eiendomspronomenet er etterstilt, får substantivet automatisk bestemt form (brevet ditt, svaret vårt). Når eiendomspronomenet er foranstilt, får substantivet ubestemt form (ditt brev, vårt svar). Din søknad om grunnstønad er avslått. NAV har avslått søknaden din om grunnstønad. 17. Vi setter punktum Når vi vil si mye på en gang og ønsker få med alle forbehold og nyanser, kan resultatet bli lange og kompliserte setninger med mange innskudd. Da får leseren problemer med å henge med. Derfor deler vi opp informasjonen ved hjelp av punktum. Målet bør være å ha en tanke i hver setning. Hvis det er mange og, men, for, komma eller tankestreker i teksten, er det et tegn på at vi bør sette flere punktum. 10

11 Dersom du samtidig søker om dagpenger og påbegynte utdanningen før du ble arbeidsledig, er du villlig til å avbryte utdanningen dersom den ikke lar seg forene med rett til dagpenger? Er du villig til å avbryte utdanningen dersom den ikke kan kombineres med rett til dagpenger? 18. Vi skaper flyt ved hjelp av bindeord Det er viktig at teksten har god logisk sammenheng mellom setningene. Bindeord skaper flyt og sammenheng, de binder sammen setninger og setningsdeler, og sier noe om forholdet mellom dem. Bindeordene viser om en setning står i motsetning til en annen, eller om den er et utfyllende tillegg. En velskrevet tekst har en tydelig rød tråd der setningene følger hverandre i en logisk rekkefølge. Det er lettere å følge den røde tråden hvis det er tydelige overganger mellom setningene. Her har bindeordene en viktig funksjon. Når vi argumenterer for en avgjørelse, viser vi leseren at ulike fakta blir veid mot hverandre med bindeord som på tross av, selv om, derimot og tvert i mot. Bindeordene altså, derfor og følgelig forteller at vi oppsummerer fakta. Vi må ikke forveksle nødvendige bindeord med unødvendige fyllord som jo, så og liksom. Slike fyllord skal vi ikke bruke. Eksempler på gode bindeord Altså, derfor, derimot, følgelig, dersom, dessuten, også, ettersom, fordi, hvis, imidlertid, likevel, men, og, på tross av, selv om, slik, tvert imot, i tillegg til, først, deretter, til slutt. Eksempler på bruk av bindeord Skjemaer, regelverk og individuell tilpassing av foreldrepenger er en utfordring for blivende foreldre. Derfor fortsetter NAV med informasjonsmøter om foreldrepenger. Pensjonsreformen vil kunne gi rundt flere årsverk i år 2020, viser en ny NAV-analyse. Reformen vil altså kunne bidra til økt sysselsetting ved at folk utsetter pensjoneringen. Et hovedmål for tiltaket er å begrense overgangen til uførepensjon. Personer som mottar uføreytelser vil imidlertid også kunne inngå i målgruppen. 19. Vi starter med det viktigste og gir teksten god struktur Alle gode tekster har et tydelig hovedbudskap som leseren ikke behøver å lete etter. Derfor startet vi alltid teksten med den informasjonen som er viktigst for leseren. Vi deler inn teksten i avsnitt slik at det skal bli lettere å se hvilke argumenter og opplysninger som hører sammen. Når vi deler opp teksten i mange avsnitt, blir den lettere å lese. Vi lager avsnitt ved å hoppe over en linje, ikke ved å lage innrykk. 20. Vi lager gode overskrifter, innledninger og mellomtitler Overskrifter, innledninger og mellomtitler hjelper leseren å finne fram i teksten slik at han raskt får oversikt over innholdet. Både overskifter, innledninger og mellomtitler skal være korte og informative, og beskrive innholdet så konkret som mulig. 11

12 Foreldrepenger ved fødsel melding om vedtak NAV har innvilget søknaden din om foreldrepenger. Rettskriving i overskrifter Overskrifter og mellomtitler skal aldri ha punktum. Den første bokstaven skal være stor, resten små. Vi kan bruke spørsmålstegn, men ikke utropstegn. 21. Vi starter med det viktigste og gir teksten god struktur Alle gode tekster har et tydelig hovedbudskap som leseren ikke behøver å lete etter. Derfor startet vi alltid teksten med den informasjonen som er viktigst for leseren. Vi deler inn teksten i avsnitt slik at det skal bli lettere å se hvilke argumenter og opplysninger som hører sammen. Når vi deler opp teksten i mange avsnitt, blir den lettere å lese. Vi lager avsnitt ved å hoppe over en linje, ikke ved å lage innrykk. 22. Vi lager gode overskrifter, innledninger og mellomtitler Overskrifter, innledninger og mellomtitler hjelper leseren å finne fram i teksten slik at han raskt får oversikt over innholdet. Både overskifter, innledninger og mellomtitler skal være korte og informative, og beskrive innholdet så konkret som mulig. Foreldrepenger ved fødsel melding om vedtak NAV har innvilget søknaden din om foreldrepenger. Rettskriving i overskrifter Overskrifter og mellomtitler skal aldri ha punktum. Den første bokstaven skal være stor, resten små. Vi kan bruke spørsmålstegn, men ikke utropstegn. 23. Vi leser korrektur Et språk uten skrive- og tegnsettingsfeil kommuniserer best. Da slipper leseren å misforstå fordi vi har satt komma på feil sted, eller irritere seg over skrivefeil som skygger for budskapet. I NAV har alle skribenter selv et ansvar for å kvalitetssikre tekstene sine. Vi skal ikke stole blindt på stavekontrollen, men selv lese korrektur. Det beste er om vi også kan få noen andre til å lese gjennom det vi har skrevet. Vi skal slå opp i ordbøker for å være sikker på at vi velger godkjente former. Det er viktig at de ordbøkene vi bruker, ikke er for gamle. 12

13 Del 2 Tegnsetting og rettskriving I dette kapitlet finner du i hovedsak offisielle skriveregler for alle slags tekster. Noen av valgene er NAVs egne. 24. Vi er konsekvente i valg av rettskriving Norsk er et språk med mange valgmuligheter innenfor rettskrivingen. NAV har ingen regler for valg av sidestilte hovedformer (sola/solen, adferd/atferd). Det betyr at du kan velge de formene du selv foretrekker. Generelt bør imidlertid språket i tekster fra NAV stemme overens med språket som snakkes i Norge i dag, og ikke avvike særlig fra det de fleste av oss vil oppfatte som et moderat og moderne språk. Vi velger den formen vi tror de fleste vil stusse minst ved. Vi bruker ikke ord og ordformer som trekker oppmerksomheten bort fra budskapet vi vil formidle. Vakling mellom former kan gi et rotete og forvirrende inntrykk. Derfor må vi gjennomføre språkvalgene våre konsekvent innenfor hver enkelt tekst. Har vi valgt å skrive gruppa og ikke gruppen, må vi gjennomføre det gjennom hele teksten. Det er likevel nok å være konsekvent innenfor hvert enkelt ord. Det betyr at vi godt kan kombinere sola med klokken. Men hvis vi for eksempel har valgt formen liknende, skal vi også skrive sammenlikne, likne på og så videre. Standardtekster Når vi skriver fritekst i kombinasjon med standardtekst, skal vi velge de formene som er brukt i standardteksten. Oppdateringer Når vi oppdaterer en eksisterende tekst, skal vi holde oss til de formene som er brukt fra før. Nynorsk På bokmål har skillet mellom hovedformer og klammeformer falt bort, mens det foreløpig er beholdt på nynorsk. Som statsansatte er vi pålagt å holde oss til hovedformene og unngå sideformer (klammeformer). NAV har inngått en rammeavtale om omskriving av tekster til nynorsk. Oversetteren har utarbeidet en liste over de valgene han har gjort, og som han vil følge i tekstene han omskriver til nynorsk. Listen finner du på språksidene på Navet. 25. Store og små bokstaver Lover og forskrifter Navn på lover og forskrifter skrives med liten forbokstav. Det gjelder både det fullstendige navnet og kortformen. Det eneste unntaket er Grunnloven, som skrives med stor G. Alle kortformer har egne bokmåls- og nynorsknavn, mens det fullstendige navnet følger målformen i selve loven eller forskriften. Vi bruker ikke komma i lovhenvisninger. Eksempel I folketrygdloven første ledd står det at... 13

14 Stat og styre Egennavn har stor forbokstav.. Ellers skal det aller meste skrives med liten forbokstav: staten, statsministeren, regjeringen, departementet, fylkeskommunen, kommunen, nasjonalbudsjettet, folkeregisteret, ordføreren, politiet, rådmannen, skifteretten. osv. Når stilling og institusjon har samme navn, har stillingen liten forbokstav, mens institusjonen har stor. Eksempel rådmannen (= personen) Rådmannen (= institusjonen) fylkesmannen (= personen) Fylkesmannen (= institusjonen) riksadvokaten (= personen) Riksadvokaten (= institusjonen) Stillingsbetegnelser og titler Stillingsbetegnelser og titler skrives med liten forbokstav i. Det gjelder både i brev, e- poster, stillingsannonser og visittkort. Men etter punktum, utenpå konvolutter og først i overskrifter i brev, skriver vi stor forbokstav. Institusjoner med flere ledd i navnet I egennavn med flere ledd skal det bare være stor bokstav i det første ordet. Statsinstitusjoner er forpliktet til å følge denne regelen, mens private virksomheter står fritt til å følge den eller la være. Eksempel Statistisk sentralbyrå Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet Statens lånekasse for utdanning Oslo kemnerkontor Den norske kirke Unntak: Noen navn på gamle og etablerte institusjoner har ennå stor bokstav i det andre leddet, for eksempel Norges Bank. Når det er egennavn i navnet skal det ha stor forbokstav: Høgskolen i Nord- Trøndelag. Kortformer av navn på institusjoner o.l. blir skrevet med stor forbokstav: Pensjonskassen (egentlig Statens pensjonskasse). 26. Navn i NAV stor og liten bokstav NAV Vi har valgt å skrive NAV med store bokstaver i løpende tekst, selv om navnet ikke er noen forkortelse. I starten, da den nye den nye arbeids- og velferdsforvaltningen ennå var under planlegging, sto NAV for Ny arbeids- og velferdsforvaltning. Senere valgte vi å bruke NAV som egennavn. Opprinnelig ble skrivemåten valgt for at navnet skulle tre tydelig fram. Etter hvert har det blitt et godt innarbeidet identitetsbærende element, omtrent som en logo. NAV-kontor, ikke NAV lokal 14

15 Navn på NAV-kontorer skrives slik: NAV + kommunenavn/bydel: NAV Eidfjord NAV Alna I etableringsfasen, da NAV arbeid, NAV trygd og sosialtjenesten bodde hver for seg, var ikke benevnelsen NAV-kontor dekkende. Dermed ble NAV lokalt lansert som en midlertidig fellesbetegnelse. Nå er imidlertid etableringen ferdig, og vi skal betegne kontorene som det de er, nemlig NAV-kontor. Det er helt korrekt å bruke disse variantene: NAV-kontoret ditt Det lokale NAV-kontoret NAV-kontoret der du bor Navn på andre enheter Ifølge Språkrådet bør stor bokstav bare brukes til å merke ut egennavn. Rådet peker imidlertid på at det finnes en stor gråsone der man kan komme i tvil om navnet på enheter og avdelinger skal skrives med stor bokstav eller ikke. I NAV velger vi å skrive navnet på styringslinjene, resultatområdene i spesialenhetslinjen og enhetene i fylkeslinjen med stor forbokstav. Disse navnene oppfattes som egennavn, og det er en godt innarbeidet praksis å skrive dem med stor forbokstav. Hvis navnet består av flere ord, er det kun stor bokstav i det første ordet etter NAV. Navnet på styringslinjene og andre enheter med NAV først i navnet, skrives slik: NAV + type enhet med stor forbokstav. NAV Fylke NAV Spesialenheter NAV Forvaltning NAV Arbeidslivssenter NAV Kontaktsenter Hvis navnet består av flere ord, skriver vi det slik: NAV + type enhet med stor forbokstav. Resten av navnet med små bokstaver NAV Hjelpemidler og tilrettelegging NAV Kontroll og innkreving Hvis navnet inneholder fylke/land/geografisk region., skriver vi det slik: NAV + type kontor med stor forbokstav + fylke/land/geografisk region NAV Forvaltning Nordland NAV Kontaktsenter Hordaland NAV Servicekontor Spania NAV Registerkontroll Oslo NAV Kontroll Midt-Norge Men: NAV Kontroll nord I bøyd form bruker vi alltid liten forbokstav i navnet: De ansatte ved NAVs kontaktsenter i Rogaland Ifølge arbeidslivssentret i Hedmark Direktøren for spesialenhetslinjen mener at Det er kommunikasjonsstaben som har ansvar for at NAV 15

16 Prosjekter og programmer I NAV skriver vi klart definerte prosjekter og programmer med stor forbokstav. Dette er i tråd med Språkrådets anbefalinger. Navn på prosjekter og programmer oppfattes som egennavn, og når vi skriver dem med stor forbokstav blir det også enkelt å identifisere dem i teksten. Hvis navnet består av flere ord, er det kun stor forbokstav i det første ordet. Vi setter aldri navnet på et prosjekt eller et program i anførselstegn. Raskere tilbake Arbeids og psykisk helse Pensjonsprogrammet Fagportalprosjektet Tiltak, virkemidler stønader og ytelser Vi skriver alle NAVs tiltak og virkemidler, stønader og ytelser med liten forbokstav. Tiltak og virkemidler er en del av NAVs løpende virksomhet og kan ikke regnes som egennavn. Dette er i tråd med Språkrådets anbefalinger. Vi setter ikke tiltak og virkemidler i anførselstegn arbeid med bistand, arbeidspraksis i ordinære virksomheter, arbeidspraksis i skjermede virksomheter, arbeidsrettet rehabilitering, avklaring, jobbklubb, oppfølging, opplæring (AMO), tidsbegrenset lønnstilskudd, tiltak i arbeidsmarkedsbedrift, varig tilrettelagt arbeid, lønnsgaranti, praksisplass 27. Tall og tegn I tabeller og tekster som inneholder mange tall, skriver vi tallene med siffer. I andre tekster følger vi disse hovedreglene: Tall til og med tolv skrives med bokstaver. Tall fra 13 og oppover skrives med siffer. Innenfor samme setning eller tekstavsnitt er vi konsekvente og velger enten siffer eller bokstaver: Tre gutter på ti, femten og atten år; De var 3, 17 og 23 år gamle. Runde tall og talluttrykk som forekommer ofte kan gjerne skrives med bokstaver i løpende tekst: hundre, tusen, fjorten dager. Store tall, tall med brøkdeler og tall med komma skrives med siffer: kroner, 3,5 millioner. Vi deler tall med fire eller flere siffer med tusenskilletegn. Tallene ordnes i grupper på tre og tre siffer fra høyre med mellomrom mellom gruppene. Det skal ikke være punktum noe sted: mennesker, biler. I desimaltall bruker vi komma i, ikke punktum: 1,2 grader, 3,6 millioner, 8,5 prosent. Vi skriver alltid mellomrom mellom siffer og forkortelser eller tegn: 15 %, 8. I løpende tekst skriver vi prosent og kroner fullt ut: Du trekkes 36 prosent i skatt. 28. Datoer I den offisielle norske skrivemåten kan datoer kan skrives på flere måter I NAV gjør vi det slik: I løpende tekst skriver vi måneden med bokstaver og årstallet med fire siffer: 15. juni I andre sammenhenger kan vi skrive datoen med to siffer i henholdsvis dag og måned, fire siffer i år og med punktum uten mellomrom mellom siffergruppene:

17 Slik 17. mai Klokkeslett og tidsrom I NAV skriver vi klokkeslett med fire siffer med punktum etter de to første: fra kl til kl Mellom klokkeslett som angir et tidsrom skal det stå tankestrek (ikke bindestrek) uten mellomrom på hver side. Hvis du bruker ordet fra når du skal angi et tidsrom, må du også bruke til. Skriv slik I skoleåret er kontoret åpent mandag fredag fra kl til kl Telefonnummer Vi følger den offisielle skrivemåten for telefonnummer slik den er fastsatt av Post- og teletilsynet. Offisiell skrivemåte for telefonnummer Mobilnummer: Fasttelefon: Med landkode: Femsifret nummer: nummer: Faksnummer: Forkortelser De fleste forkortelser skal ha punktum. Det skal ikke være punktum i forkortelser for mål, vekt og myntenheter. Det skal ikke være punktum i initialforkortelser (for eksempel, AS, FN, NRK, NHO, USA). I sammensetninger får forkortelser bindestrek: sommer-ol, tv-program. I genitiv får initialord liten s: NRKs. 32. Apostrof og genitiv I norsk rettskriving bruker vi ikke apostrof ved s-genitiv slik man gjør på engelsk. Apostrof brukes på norsk bare for å markere at én eller flere bokstaver mangler. Ved ord som slutter med en s-lyd (s, x og z), bruker vi apostrof for å markere at vi ikke gjentar s-en. Slik skriver vi s-genitiv på norsk NAVs brukere folketrygdens stønadsordninger SAS flyruter Sandnes innbyggere Vi bruker ikke sin-genitiv, som i NAV sine retningslinjer. Skriv heller retningslinjene i NAV eller skriv om på andre måter. 17

18 33. Bindestrek og tankestrek Vi skiller mellom bindestrek og tankestrek. Bindestrek Hovedregelen er at vi ikke bruker bindestrek i sammensatte ord på norsk. I en del tilfeller kan den likevel brukes for å lette lesingen. Bindestrek er obligatorisk i noen grupper av ordbokførte sammensatte ord, og den bør dessuten brukes ved visse typer ordlaging. Bindestrek kan du blant annet bruke når en del av et ord er utelatt: påmeldingsinformasjon og -skjema de fleste sammensetninger med ikke: ikke-røyker, ikke-vestlig. i en del sammensatte uttrykk av typen: tur-retur-billett, gå-sakte-aksjon i en del geografiske navn som for eksempel Nord-Europa, Sør-Odal, Nord- Vestlandet. (Men det heter: Nordmøre, Sunnhordland, Oslofjorden) i sammensetninger med en forkortelse eller en enkelt bokstav som første ledd: x-akse, IT-løsning. i bøyde former av forkortelser og i avledninger: pc-en, pc-er, pc-ene, AUF-er når førsteleddet er et siffer: 50-årsdag. Tankestrek Tankestreken er lengre enn bindestreken og bør ikke forveksles med den. Slik får du fram tankestreken: Hold Ctrl-tasten nede mens du trykker på minustegnet på talltastaturet (MS Word) Tankestrek skal du bruke ved innskudd og tilføyelser foran replikker (direkte tale) ved ytterpunkter i tid og rom, tallområder osv for å vise motsetning eller forbindelser: forholdet Norge Sverige for å angi hele kronebeløp I de to første tilfellene skal det være mellomrom på hver side av tankestreken, ellers ikke. Eksempler NAV må skrive enkelt det vil si klart og forståelig for at brukerne skal få den informasjonen de har krav på. Alle NAVs skribenter må sette seg inn i de språklige retningslinjene, sier kommunikasjonsdirektøren. kl , årene , flyturen Trondheim Oslo 500, kroner Skråstrek Som hovedregel skal det ikke være mellomrom ved bruk av skråstrek. Det skal kun være mellomrom på hver side av skråstreken hvis minst ett av alternativene består av to eller flere ord. Eksempler på bruk av skråstrek norsk/nordisk kommer / kommer ikke gravide kvinner / barn 18

19 34. Anførselstegn Hovedregelen er at det ikke skal stå andre tegn mellom anførselstegnene enn de som hører til sitatet. Komma skal stå etter anførselstegn slutt. Anførselstegn brukes blant annet: ved ordrett sitat Ved uttrykk som skribenten bruker med forbehold. ved oversettelser av og forklaringer på ord og uttrykk. ved visse navn (for eksempel båter eller kunstverk) og i boktitler i løpende tekst for å skille dem ut fra resten av teksten. ved boktitler i løpende tekst, for å skille dem ut fra teksten for øvrig lange lovtitler kan settes enten i anførselstegn eller kursiv for å skille dem fra teksten rundt. Eksempler på bruk av anførselstegn Folketrygdloven sier: Det ytes stønad til nødvendige reiseutgifter når. I brosjyren Folketrygden nye stønadssatser med pensjonstabeller finner du nærmere opplysninger. 35. Komma Komma gir leseren pauser. Komma gjør det enklere å forstå hva som hører sammen, og hva som ikke gjør det. For å kunne følge kommareglene må vi kjenne begrepene helsetning (tidligere kalt hovedsetning) og leddsetning (tidligere kalt bisetning): En helsetning kan stå alene og gi mening. En leddsetning er alltid en del av en helsetning. Leddsetninger begynner ofte med en konjunksjon, for eksempel at, dersom, fordi, hvis, når, da, hvordan, hva, hvilke, som. Det skal være komma mellom sideordnede helsetninger To helsetninger som bindes sammen med og, eller, men eller for, skal ha komma mellom seg. Eksempler Arbeidsavklaringspenger ble innført 1. mars, og fra og med denne datoen må du sende inn meldekort. Regelverket berører alle alderspensjonister, men det får størst betydning for personer som er født i 1944 og senere. Det skal være komma mellom sideordnede leddsetninger Når to eller flere leddsetninger står etter hverandre i en helsetning, setter vi komma mellom dem. Eksempler Du må dokumentere at utdanningen skjer utenfor normal arbeidstid, og at den er tilpasset fullt arbeid på dagtid. Hvis du bor i Norge, og hvis du er reell arbeidssøker, kan du ha rett på dagpenger. Hvis du ikke gjentar konjunksjonen, bør du imidlertid sløyfe kommaet. 19

20 Eksempler Hvis du bor i Norge og du er reell arbeidssøker, kan du ha rett på dagpenger. Vi må finne ut hvordan vi skal løse denne oppgaven, og hvordan vi best kan samarbeide. Det skal være komma etter en leddsetning som står først i en helsetning, også når konjunksjonen er underforstått. Eksempler Dersom du ikke lenger oppfyller vilkårene for rett til dagpenger, stanser NAV utbetalingen. Konjunksjonen (dersom) er underforstått: Oppfyller du ikke lenger vilkårene, stanser NAV utbetalingen. At du informerer NAV om endringer, er helt avgjørende. Legg merke til at det skal være komma etter ledd som begynner med for at (=leddsetning), men ikke etter ledd som begynner med for å (=infinitivsledd). Eksempler For at du skal få dagpenger, må du være registrert som arbeidssøker. For å få dagpenger må du være reell arbeidssøker. Det skal være komma etter en innskutt som-setning, også der som er utelatt Eksempler Meldekortet (som) du sender inn, forteller om du fortsatt ønsker å stå som arbeidssøker. Et annet tiltak arbeidsgruppen anbefaler, er å øke den økonomiske støtten. Det skal også være komma mellom sideordnede setninger etter foranstilte leddsetninger etter innskutt leddsetning, både foran og etter når leddsetningen er unødvendig i oppramsing ved forklaringer og presiseringer foran men ved svarord, tiltaleord og utrop 36. Sammensatte ord/orddeling Sammensetninger, det vil si ord som er satt sammen av flere selvstendige ord, skal skrives som ett ord på norsk. Hvis du synes det er vanskelig å vite om et ord skal skrives i ett eller to ord, kan du prøve høytlesing. Du hører helt sikkert forskjellen på billig bok og billigbok. tilbake betaling NAV ansatt tilbakebetaling NAV-ansatt 20