Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Administrasjonsutvalget. Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Administrasjonsutvalget Utvalg: Møtested: Møterom 1, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon.

2

3 Saksliste Utvalgssaksnr PS 9/13 Innhold Lukket Arkiv- Saksnr Saker til behandling Referat sak RS 37/13 Tidsbegrenset arbeidsavtale - lærer 2010/291 RS 38/13 Ansettelse av lærer 2013/389 RS 39/13 Tidsbegrenset arbeidsavtale 2013/437 RS 40/13 Søknad om permisjon fra faglederstilling 2007/444 RS 41/13 Ansettelse av sykepleiere og fagleder i PLO - vikariater 2013/337 RS 42/13 Konstituering som enhetsleder PLO 2008/214 RS 43/13 Oppsigelse av stilling X 2007/309 RS 44/13 Ansettelse i barnehagen 2013/13 RS 45/13 Ansettelse av feier 2013/199 Saker til behandling PS 10/13 Revidering av informasjonsplan 2013/428 Randi Lillegård ordfører

4

5 Sakertilbehandling

6 PS9/13Referatsak

7

8

9 Dyrøy kommune Den lærende kommune Søkere på stillingen Melding om vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2013/389 Elin Meleng Blomseth, tlf.: Ansettelse av lærer Viser til søknad på stilling. Vedtak i Ansettelsesutvalget Rune Ottarsen tilbys 100% stilling som lærer ved Elvetun skole til , men med mulighet for forlengelse ut skoleåret 2013/ Dersom Ottarsen takker nei, tilbys følgende i prioritert rekkefølge; 1) Ingjerd Espenes 2) May Lene Ramberg Kristoffersen 3. Tiltredelse Godkjent vitnemål/attest og politiattest må leveres ved tiltredelse. Klageadgang Vedtak i ansettelsessaker er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 annet ledd. Vedtak i ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse i forvaltningslovens 24-25, og unntatt fra reglene om klage i forvaltningslovens 28-34, og reglene om omgjøring i forvaltningslovens 35 tredje ledd. Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Kopi til: May-Elin Hals May Anne Ludvigsen Bente M. Paulsen Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

10 Side 2 av 2

11 Dyrøy kommune Den lærende kommune DYROy KOMMUNE Saksnr.: : Rune Ottarsen Boks GRYLLEFJORD 1 S.boh.: ' ArkkodeP: ArkkodeS: 2 7 AUG2013 Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2013/437 Elin Meleng Blomseth tlf.: Tidsbegrenset arbeidsavtale I Dyrøy kommune med arbeidssted: Elvetun skole. Arbeidsgiver tar forbehold om at arbeidssted kan endres ved behov. Arbeidstakers navn: Rune Ottarsen Adresse: Boks 28, 9379 Gryllefjord Fødselsdato: Vedtak om ansettelse: Ans.utv Stilling: Lærer Vikariat for: Ekstra bevilgede midler, kommunestyret Stillingsstørrelse: 100% Tidsrom: , men med mulighet for forlengelse ut skoleåret 2013/14. Arbeidsforholdet opphører uten forutgående oppsigelse fra noen av partene senest Så lenge ansettelsesforholdet består, gjelder en gjensidig oppsigelsesfrist på 1 måned regnet fra oppsigelsestidspunktet. Stillingen lønnes etter gjeldende regelverk for lærere. Ko i av vitnemål o attester samt olitiattest må leveres før tiltredelse i stillin en. Lønn utbetales slik: Den 12. i hver måned. Ferie og feriepenger i henhold til ferieloven og Hovedtariffavtalen. Pensjonsordning med premieandel 2% av brutto lønn. Tilsetting skjer på de vilkår og med de plikter som går fram av gjeldende lovverk, reglement og tariffavtale. Arbeidsgiver forbeholder seg rett til å foreta trekk i lønn ved evt. feilutbetaling av lønn. Skriftlig melding om du tar stillingen bes sendt innen 10 dager fra mottakelsen av dette brev. Arbeidsavtalen sendes i to eksemplarer hvor det ene returneres rådmannen i undertegnet stand. Postadresse Besoksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyroytunet I Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

12 Underskrift arbeidsgiver: CL Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Underskrift arbeidstaker: Jeg bekrefter at jeg tar stillingen på de ovennevnte betingelser, med tiltredelse /57F Dato Underskrift

13 Dyrøy kommune Den lærende kommune Lena Røsæg Olsen Delegert vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2007/444 Elin Meleng Blomseth, tlf.: /Lena Røsæg Olsen Søknad om permisjon fra faglederstilling Saksopplysninger: Søknad om permisjon av fra Lena R. Olsen. Delegasjonsreglementet pkt k): Rådmannen gis myndighet til å innvilge permisjoner uten lønn for inntil ett år. Permisjonsreglementet pkt. 4.1 C: Arbeidstakere med minimum 5 års tjeneste i samme stilling i Dyrøy kommune, kan innvilges permisjon uten lønn inntil 1 år for å gå over i annen stilling i eller utenfor kommunen. Det forutsettes at det kan etableres tilfredsstillende vikarordning. Vurderinger: Lena R. Olsen har vært fast ansatt over 5 år i Dyrøy kommune som sykepleier og fagleder PLO. Søknaden ble diskutert i ans.utv Av hensyn til drifta ønsker ikke rådmannen å gi permisjon før tilfredsstillende vikarordning er etablert. Det gis ikke permisjon utover permisjonsreglementet pkt. 4.1C som er begrenset til inntil 1 år. Det gis derfor permisjon fra Vikariatet lyses ut internt. Vedtak: Lena R. Olsen gis permisjon uten lønn fra 100% fast stilling som fagleder PLO i tidsrommet for å gå over i vikariat som daglig leder i Løkta. Jf. permisjonsreglementet pkt. 4.1C og delegasjonsreglementet pkt k). Klageadgang Dette er ikke et enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2, og kan derfor ikke påklages. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

14 Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Intern kopi til: Tove Utmo, May-Elin Kristoffersen, Ørjan Higraff, Viktor K. Olsen, May Anne Ludvigsen, Bente M. Paulsen, Aud Moan Kastnes, Kjell Jostein Lillegård, Kine Svendsen, Helene Sætherskar Side 2 av 2

15 Dyrøy kommune Den lærende kommune Søkere på stillingene Melding om vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2013/337 Elin Meleng Blomseth, tlf.: Ansettelse av sykepleiere og fagleder i PLO - vikariater Viser til søknad på stilling. Vedtak i Ansettelsesutvalget Elisabeth Hakkebo ansettes i vikariat som fagleder hjemmetjeneste i 100% stilling, svangerskapsvikariat for May Elin Kristoffersen i ca 1 år. Tiltredelse i oktober etter avtale med enhetsleder PLO. Opplæring etter nærmere avtale med enhetsleder PLO. Det innvilges permisjon uten lønn fra fast 100% sykepleierstilling i hjemmetjenesten i samme tidsrom. Bente Andreassen ansettes i vikariat som sykepleier i 100% stilling i hjemmetjenesten for Elisabeth Hakkebo i ca. 1 år fra oktober. Det tas forbehold om at Hakkebo takker ja til vikariat som fagleder hjemmetjeneste. Kristin Hansen ansettes i vikariat som sykepleier i 100% stilling i hjemmetjenesten, svangerskapsvikariat for Lisbeth Mari Pedersen i ca. 1 år. Tiltredelse i oktober etter nærmere avtale med enhetsleder PLO. Hilde Stokkland ansettes i vikariat som sykepleier sykehjem i 20% stilling, svangerskapsvikariat for Mirela Zarnescu i ca. 1 år. Tiltredelse i september etter nærmere avtale med enhetsleder PLO. Utvidelse av fast deltidsstilling jf. HTA 2.3. Barbo Skog ansettes som hjelpepleier i 80% sykepleierstilling, svangerskapsvikariat for Mirela Zarnerscu i ca 1 år. Tiltredelse i september etter nærmere avtale med enhetsleder PLO. Det innvilges permisjon uten lønn fra fast 71,3% hjelpepleierstilling i samme tidsrom. Klageadgang Vedtak i ansettelsessaker er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 annet ledd. Vedtak i ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse i forvaltningslovens 24-25, og unntatt fra reglene om klage i forvaltningslovens 28-34, og reglene om omgjøring i forvaltningslovens 35 tredje ledd. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

16 Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Kopi til: Tove Utmo Bente M. Paulsen Lena Røsæg Olsen May-Elin Kristoffersen Ørjan Higraff May Anne Ludvigsen Viktor K. Olsen Aud Moan Kastnes Side 2 av 2

17 Dyrøy kommune Den lærende kommune Noeline Goos Delegert vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2008/214 Elin Meleng Blomseth, tlf.: /Noeline Goos Konstituering som enhetsleder PLO Saksopplysninger: HTA 13.4 Konstituering: Ved konstituering (midlertidig tilsetting) i høyere lønnet stilling utbetales fra første tjenestedag slik lønn som vedkommende ville fått ved opprykk til stillingen. Når det er på det rene at en stilling vil bli stående ledig ut over en måned p.g.a. sykdom, permisjon e.l., foretas som hovedregel konstituering i stillingen. Delegasjonsreglementet pkt j): Rådmannen gis myndighet til å foreta konstituering i alle stillinger. Vurderinger: Rådmannen ser det som nødvendig å foreta konstituering i stillingen som enhetsleder PLO, p.g.a. sykefravær i lederteamet i PLO i tillegg til ferieavviklingen i sommer. Vedtak: Noeline Goos konstitueres som enhetsleder PLO i uke f.o.m t.o.m p.g.a. sykefravær i tillegg til ferieavvikling i lederteamet i PLO. Jf. HTA 13.4 og delegasjonsreglementet pkt j). Noeline Goos lønnes som enhetsleder PLO med årslønn tilsvarende kr i 100% stilling i det aktuelle tidsrom. Det gis ikke turnustillegg. Eventuelle bakvakter i det aktuelle tidsrom skrives opp i timebanken. Noeline Goos og Tove Utmo avklarer arbeidsoppgaver for Tove Utmo i ca. 20% stilling i det aktuelle tidsrom. Klageadgang Vedtak i ansettelsessaker er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 annet ledd. Vedtak i ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse i forvaltningslovens 24-25, og unntatt fra reglene om klage i forvaltningslovens 28-34, og reglene om omgjøring i forvaltningslovens 35 tredje ledd. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

18 Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal og servicetorg Intern kopi til: Tove Utmo, Lena Røsæg Olsen, Bente M. Paulsen, May-Elin Kristoffersen, Ørjan Higraff, Viktor K. Olsen, Geir Fjellberg, May Anne Ludvigsen, Aud Moan Kastnes Side 2 av 2

19 Dyrøy kommune Den lærende kommune De berørte Melding om vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2013/13 Elin Meleng Blomseth, tlf.: Ansettelse i barnehagen Vedtak i Ansettelsesutvalget Ann Heidi Richardsen ansettes i 20% fast stilling som barne- og ungdomsarbeider i barnehagen fra Richardsen vil fra i tillegg fortsatt være fast ansatt i 80% stilling uten fast stillingshjemmel. Fast 80% stilling uten stillingshjemmel må sies opp den dagen arbeidsgiver ikke lenger kan tilby midlertidig stilling/vikariat. Richardsen vil tidligst kunne tiltre 20% stillingen Enhetsleder barnehage gis fullmakt i samråd med tillitsvalgte til å foreta ansettelse i ledig fast 20% stilling i barnehagen fram til Richardsen kan tiltre stillingen. 2. Kate Nergård ansettes i 100% assistentstilling i barnehagen vikariat for Wanja Lyså i tidsrommet , jf. fortrinnsrett som oppsagt arbeidstaker til May Lene Ramberg ansettes som førskolelærer/pedagogisk leder i vikariat for Åshild Chruickshank i tidsrommet Lønn som pedagogisk leder med årslønn over førskolelærers lønn. Det gis ytterligere kr over førskolelærers lønn for 10 vekttall spes.ped. Årslønn fastsettes til kr Klageadgang Vedtak i ansettelsessaker er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 annet ledd. Vedtak i ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse i forvaltningslovens 24-25, og unntatt fra reglene om klage i forvaltningslovens 28-34, og reglene om omgjøring i forvaltningslovens 35 tredje ledd. Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

20 Intern kopi til: Rosmari Forsberg, Bente M. Paulsen, May Anne Ludvigsen Side 2 av 2

21 Dyrøy kommune Den lærende kommune Søkere på stillingen Melding om vedtak Deres ref.: Vår ref.: Saksbehandler: Klassering: Dato: 2013/199 Elin Meleng Blomseth, tlf.: Ansettelse av feier Viser til søknad på stilling. Vedtak i Ansettelsesutvalget Odd Magne Olsen ansettes som feier i 100% fast stilling med forbehold om bestått fagbrev som feier etter gjennomført utdanning på Brannskolen. Tiltredelse Lønn som assistent fram til fagbrev er bestått. Det settes 2 års bindingstid etter bestått fagbrev som feier. Klageadgang Vedtak i ansettelsessaker er enkeltvedtak etter forvaltningslovens 2 annet ledd. Vedtak i ansettelsessaker er unntatt fra reglene om begrunnelse i forvaltningslovens 24-25, og unntatt fra reglene om klage i forvaltningslovens 28-34, og reglene om omgjøring i forvaltningslovens 35 tredje ledd. Med hilsen Elin Meleng Blomseth enhetsleder personal Kopi til: Sørreisa kommune v/brannsjef/brannmester 9310 SØRREISA Geir Fjellberg Britt Janne Wangberg May Anne Ludvigsen Ørjan Higraff Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Bank: Dyrøytunet 1 Dyrøytunet Brøstadbotn Telefaks: Org.nr.: E-post: postmottak@dyroy.kommune.no

22 Side 2 av 2

23 Sakertilbehandling

24 Sakertilbehandling

25 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: 053 Saksmappe: 2013/428 Saksbehandler: Kjell Jostein Lillegård Dato: Saksframlegg Revidering av informasjonsplan Utvalg Utvalgssak Møtedato Administrasjonsutvalget 10/ Kommunestyret Vedlegg 1 Informasjonsplan for Dyrøy kommune. 2 Postulater og retningslinjer for sosiale medier Saksopplysninger Gjeldende informasjonsplan ble vedtatt av kommunestyret 2. oktober Planen tok høyde for den teknologiske utviklingen, og omtaler disse mulighetene i kapitlene om Policy og Strategier. Siden 2007 har det vært spesielt en utvikling som var lite kjent, sosiale medier. Disse mediene har bredt om seg og har hatt en svært høy penetrasjon i befolkningen globalt, nasjonalt og lokalt. Hittil har Dyrøy kommune sin kommunikasjon med og mellom media, publikum, politikere og ansatte forholdt seg rimelig tradisjonelt. Sosiale medier er rett nok tatt i bruk på enkelte områder innad i organisasjonen der kommunen finnes på Facebook i noen enheter, og kommunen har også en offisiell Twitterkonto. Dyrøyseminarsenteret har vært den mest aktive med tilstedeværelse også på en rekke andre sosiale medier en de to forannevnte. Som privatpersoner er tilstedeværelsen i sosiale medier svært høy for ansatte, politikere og publikum. Å være til stede der man treffer folk må være en prioritet dersom man skal unngå å sakke akterut i forhold til kommunikasjon. Det har også vist seg som en svært effektiv kommunikasjonskanal ved krisehendelser. To slike kriser kan nevnes spesielt, terroraksjonen 22. juli 2011og snøskredulykka i Tromdalen 26. mars Felles for begge krisene var at de inntraff i forbindelse med ferier og etter arbeidstid. Informasjonsbehovet var umettelig og i evalueringer gjort i etterkant ble Facebook trukket fram som den mest viktige kanal for informasjon og kommunikasjon. I Dyrøy kommune har det vært nedsatt en arbeidsgruppe for å utarbeide forslag til retningslinjer for bruk av sosiale medier. Man har her valgt å skille mellom kommunens offisielle kontoer/ansattes offisielle bruk og ansattes individuelle bruk av sosiale medier. Retningslinjene ble presentert på ledermøte 22. mars 2013, og følger vedlagt. Administrasjonens vurdering Sett i lys av den teknologiske utviklingen er det behov for revidering av gjeldende Informasjonsplan. For å yte en best mulig service internt og eksternt, samt imøtekomme kommunelovens 4, er det viktig at Dyrøy kommune inntar en aktiv holdning til sosiale medier.

26 Informasjonsplanen blir et viktig styrings- og oppslagsverk for de ansatte som får i ansvar å følge opp kommunikasjon, også i sosiale medier. Rådmannen ønsker å påpeke at denne type kommunikasjon blir et supplement til allerede etablerte former. Rådmannen ser også for seg at ny enhetsleder kultur og fritid skal få en framtredende rolle rundt kommunikasjon i samarbeid med Servicetorg, rådmann og ordfører. Det vises for øvrig til enhetslederes ansvar. Rådmannens forslag til vedtak: 1. Forslag til retningslinjer for sosiale medier sendes på høring til arbeidstakerorganisasjonene og enhetsledere i Dyrøy kommune. Svarfrist 20. september. 2. Retningslinjer og eventuelle høringsuttalelser bearbeides inn i Informasjonsplanen som legges fram til endelig revidering i kommunestyrets møte 7. oktober. Ordførers innstilling: Randi Lillegård ordfører Ørjan Higraff rådmann

27 DYRØY KOMMUNE INFORMASJONSPLAN Dyrøy kommune Den lærende kommune Dyrøy kommune ønsker at disse værebegrepene skal være ledestjerner i hverdagen til alle ansatte q Faglig dyktig q Imøtekommende q Nyskapende Vedtatt i kommunestyret

28 Innholdsfortegnelse MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Publikumskontakt Forholdet til offentlighet / åpenhet Helhetlig og samordnet informasjon Intern informasjon Den lærende kommune POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Åpenhet Lederansvar Styringsverktøy Hovedvirkemidler Organisering - roller og oppgaver Administrativt Politisk STRATEGIER for INFORMASJONSPLAN 1. Håndtering av media 2. Teknologiske løsninger 3. Ekstern informasjon 4. Intern informasjon Hver strategi inneholder: Strategibeskrivelse Ønskede resultater Tiltak 2

29 MÅL for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet 1. Dyrøy kommune skal informere og kommunisere aktivt med publikum og media Informasjonen skal baseres på åpenhet og publikums behov 2. Informasjonen skal være samordnet og fremstå som helhetlig Dyrøy kommune skal vektlegge god intern informasjon og kommunikasjon 5. Bygge på prinsippet om den lærende kommune. 6. Informasjon skal skje i h.h.t. kommuneloven, offentlighetsloven og forvaltningsloven. Informasjonen skal være saklig korrekt. Kommuneloven 4: Kommuner skal drive aktiv informasjon om sin virksomhet. Forholdene skal legges best mulig til rette for offentlig innsyn i den kommunale forvaltning. 3

30 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Dyrøy kommune skal være en åpen organisasjon der intern og ekstern informasjon er lett tilgjengelig ÅPENHET Dyrøy kommune ønsker å legge til rette for at publikum, lokalaviser og andre medier på en rask og enkel måte kan få innsyn i og tilgang til informasjon om kommunens tjenester, beslutningsprosesser og vedtak. Alle ansatte skal synliggjøre den åpenhet og serviceinnstilling som Dyrøy kommune ønsker å tilby sine innbyggere, næringsliv og omverden for øvrig. I Dyrøy kommune er informasjon et lederansvar LEDERANSVAR Informasjon er et lederansvar. Ansvaret for at informasjonsvirksomheten drives profesjonelt og er etisk ansvarlig ligger hos kommunens ledelse. Den enkelte enhetsleder har ansvar for å informere om sin virksomhet både internt og eksternt, på vegne av rådmannen. I enkeltsaker av spesiell karakter og der samordningshensyn tilsier det, har imidlertid rådmannen en sterkere styring. Informasjonsaktiviteten skal synliggjøres i planverket. I Dyrøy kommune skal informasjon være et styringsverktøy og et virkemiddel for å nå kommunens mål og et levende lokaldemokrati, og blir derfor integrert i plan og styringsdokumenter STYRINGSVERKTØY Informasjon er et nødvendig ledd i all kommunal virksomhet og skal integreres som et strategisk styringsverktøy på linje med andre viktige funksjoner som økonomistyring og personalforvaltning. God informasjon er en del av kvalitetskravet til tjenestene. Forståelsen for informasjon må forankres i hele organisasjonen og må derfor synliggjøres i plan og styringsdokumenter. Det ønskes også at Dyrøy kommunes foretak følger informasjonsplanen. 4

31 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Dyrøy kommune skal drive sin informasjonsvirksomhet på en moderne måte, i takt med den teknologiske utvikling HOVEDVIRKEMIDLER Dyrøy kommune skal bringe all nødvendig informasjon til publikum og ansatte gjennom faste informasjonsorganer. Publikum sparer tid på elektronisk kommunikasjon; selvbetjening med døgnåpen kommune. Nye teknologiske løsninger og muligheter vil endre informasjonsbildet i de nærmeste årene. I Dyrøy kommune skal viktig informasjon, både ekstern og intern, være tilgjengelig elektronisk. Noe informasjon må fremdeles være tilgjengelig på papir. Dette av hensyn til publikum og ansatte som ikke har tilgang til elektronisk informasjon. Kommunens informasjonsvirksomhet er helhetlig organisert med avklarte roller og ansvarsoppgaver ORGANISERING, ROLLER OG OPPGAVER Administrativt I Dyrøy kommune har rådmannen et aktivt overordnet informasjonsansvar. Informasjonsoppgavene er desentralisert og lagt til alle enhetslederne. De har et ansvar for å informere om sitt område. Noen felles informasjonsoppgaver er lagt til: Webredaktør: All elektronisk informasjon - Internett Servicetorget: Generell informasjon rettet mot publikum. I større prosjekter og tverrenhetlige satsningsområder skal nødvendige informasjonstiltak beskrives spesielt som en del av planarbeidet. 5

32 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Desentralisert informasjonsarbeid Denne måten å organisere informasjonsarbeidet på innebærer at hver enkelt medarbeider i Dyrøy kommune har et ansvar for å kommunisere aktivt og informere om sin virksomhet - til publikum, til sine underordnede og medansatte Ved kriser erstattes informasjonsplan av kriseplan Ved kriser erstattes informasjonsplan med kriseplan. Politisk Ordfører er Dyrøy kommunes ansikt utad og representerer kommunes offentlige syn. Som møteleder i kommunestyret har ordfører et ansvar for at politiske møter er best mulig tilgjengelig for publikum og media. Etter vedtak har ordfører et informasjonsansvar for saksprosessen. Generelt sett har ordfører et ansvar for å være tilgjengelig for publikum. Ordfører er sammen med varaordfører kommunestyrets representant overfor de ansatte. Ordfører har et særskilt informasjonsansvar i nærings- og utviklingssaker som profilerer kommunen. 6

33 POLICY for Dyrøy kommunes informasjonsvirksomhet Ut fra linjeprinsippet og kommunens definerte lederansvar har hver enkelt leder selv ansvar for kontakten med pressen på sitt område LEDERANSVAR I Dyrøy kommune er det slik at alle fast ansatte medarbeidere kan gi opplysninger om fakta vedrørende egne arbeidsoppgaver. Vurderinger av økonomisk, administrativ eller faglig karakter er et lederansvar. Administrasjonen skal ikke gjøre politiske vurderinger. PROFILERING Profilering skal bidra til å skape en felles identitet og stolthet blant de ansatte. Profilering skal bidra til å gi kommunen et godt omdømme innad mot de ansatte og utad mot innbyggerne, potensielle innflyttere, bedriftsetablerere, jobbsøkere og offentligheten generelt Kontakt med pressen Dette omfatter både å ta initiativ til å gi informasjon, og å kommentere kommunens virksomhet overfor de ulike medier. I Dyrøy er det et lederansvar å gjøre dette. Dyrøy kommune har derfor ikke en pressetalsperson til å utføre denne oppgaven. Enhetslederne finner selv praktiske ordninger for sin mediakontakt innenfor sine enheter. Profilering skal bidra til å gjøre kommunens særpreg og kommunens tjenester og tilbud, kjent. Det utarbeides retningslinjer for utforming av annonser, informasjonsmateriell, kommunale styringsdokumenter og andre planer, samt skilting og merking av bygninger og merking av kjøretøy. HVEM KAN SI HVA TIL PRESSEN? Som privatperson har kommunalt ansatte i sin alminnelighet samme adgang som andre til å rette offentlig kritikk mot styre og stell i den kommunen de er ansatt i. Når det gjelder forhold som hører inn under eget arbeidsområde, stille det seg annerledes, spesielt for den som har lederansvar. Her kommer den ansattes lojalitetsplikt overfor arbeidsgiver inn. I slike tilfeller skal det gås tjenestesvei med sine kritiske synspunkter. Disse hensyn gjelder ikke når ansatte uttaler seg til media i kraft av sin rolle som tillitsvalgt. Innen fagområder med lovbestemt taushetsplikt følges ev. retningslinjer utarbeidet av fagansvarlige. Dyrøy kommunes ansatte forholder seg for øvrig til media etter Kommunenes Sentralforbunds anbefalte generelle retningslinjer. 7

34 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 1 Forhold til media Dyrøy kommune skal føre en åpen, aktiv og offensiv mediepolitikk som profilerer små kommuners utfordringer og muligheter. STRATEGIBESKRIVELSE Dyrøy kommunens ledere skal bli mer mediebevisste og skal aktivt benytte media for å nå ut med informasjon til publikum. Dyrøy kommune ønsker å styrke samarbeidet med media. Dette skal bidra til å skape trygghet og forståelse for partenes roller. ØNSKEDE RESULTATER Media får større innsikt i og kunnskap om kommunens virksomhet og blir dermed i bedre stand til å dekke saksområder i sin helhet ikke bare enkeltsaker. Større kunnskap om og troverdighet til kommunal virksomhet hos publikum vil gi bedre omdømme og profilering. TILTAK Klare og gode retningslinjer for mediekontakt ( se vedlegg 1 ). Gjennomføre medieopplæring for enhetsledere og nøkkelpersoner besøk hos media opplæring i å forholde seg til media. Bevisstgjøre alle enhetsledere slik at de mer aktivt benytter pressen og øvrige informasjonskanaler. Etablere rutiner for tett kontakt med media. 8

35 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 2 Teknologiske løsninger Dyrøy kommune skal være offensiv i forhold til å utnytte nye teknologiske løsninger STRATEGIBESKRIVELSE Elektroniske informasjons- og kommunikasjonsløsninger muliggjør mer fleksible og enklere former for samhandling mellom forvaltningen og dens brukere, og de ansatte imellom. Bruk av informasjonsteknologi gir dessuten muligheter til en mer brukerorientert organisering og lokalisering av forvaltningens tjenesteytende virksomheter. ØNSKEDE RESULTATER Internett skal gi publikum og ansatte muligheter for raskt og effektivt å kunne hente ut ønsket informasjon og tjenester fra kommunens ulike databaser selvbetjening. De teknologiske løsninger skal bidra til en forbedret informasjonsutveksling og dialog mellom publikum og de folkevalgte og Dyrøy kommune som organisasjon. TILTAK Utvikle felles profil på all ekstern kommunikasjon. Etablere gode vedlikeholdsrutiner for å sikre at vår elektroniske informasjon blir oppdatert løpende og alltid er tilgjengelig og virker. Sørge for at kommunens tjenestetilbud, skjemaer mv. er presentert lett tilgjengelig på Internett, vårt elektroniske servicetorg. Forberede muligheter for å få kommunens utsendelser til de som ønsker det elektronisk. 9

36 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon Dyrøy kommune bruker et sett av informasjonskanaler for å nå ut med informasjon til publikum STRATEGIBESKRIVELSE Informasjon fra Dyrøy kommune gjøres tilgjengelig for flest mulig. Dyrøy kommune vil bruke flere og varierte informasjonskanaler, rettet mot ulike brukergrupper, og med ulikt tilgjengelighetsnivå. ØNSKEDE RESULTATER Publikum, ansatte og politikere skal bli bedre informert om kommunens virksomhet. Det skaper bedre omdømme. Flere som følger med på hva som skjer vil være følge av tilgjengelighet og aktuelt innhold. Dette vil medvirke til at publikum får kunnskap om og benytter seg av ulike tilbud. Økt tilgjengelighet til Dyrøy kommune og økt mulighet for tilbakemeldinger fra innbyggerne. Det er et mål å øke brukermedvirkning og deltakelse i den offentlige debatt. Kostnadsbesparelse og helhetlig profil ved samkjøring av annonser og andre publikasjoner. De viktigste informasjonskanalene er: Direkte publikumskontakt skjer på Servicetorget, i møtet mellom ansatte og publikum, i åpne møter; skolen, omsorgssenteret, ungdomsklubben, ungdomsrådet o.l. Her dominerer muntlig overlevering av informasjon, men også skriftlighet benyttes i hensiktsmessige tilfeller. Kommunens hjemmesider på Internett ( ) er og skal være under stadig utvikling, vesentlig også i retning av mest mulig dialogpreget kommunikasjon. Velkomsthilsen til nye innbyggere distribueres ved mottak av oppdaterte lister fra Folkeregisteret. ü Egen velkomsthilsen til nyfødte Kultur / friluftsliv. Brosjyre til alle husstander om kultur og fritidstiltak i kommunen. Fellesannonsering i lokalpressen når de fleste husstandene i kommunen. Alle kunngjøringer legges i tillegg ut på våre internettsider. 10

37 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 3 Ekstern informasjon TILTAK Informasjonskanalene skal inneholde tema / stoff som gir publikum aktuell informasjon om administrativ og politisk virksomhet, tjenestetilbud og planer. Gode rutiner for annonsering av ledige stillinger også på internett. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin virksomhet. Informasjonshefte til nye innbyggere. Skriftlig informasjon til innbyggerne gjeninnføres. 11

38 STRATEGIER INFORMASJONSPLAN STRATEGI 4 Intern informasjon Dyrøy kommune skal videreutvikle sin interne informasjon STRATEGIBESKRIVELSE God intern informasjon er en forutsetning for at ansatte og ledere skal greie å utføre sine oppgaver og trekke i samme retning. Dette er avgjørende i en lærende organisasjon. Den enkelte medarbeider skal ha forståelse for og kunnskap om kommunens totale virksomhet for å kunne gi god og riktig informasjon utad. ØNSKEDE RESULTATER Intern informasjon skal bidra til å skape en bedriftskultur med gode holdninger og samhold innad i organisasjonen vi tar vare på hverandre. Vi vil - Vi kan - Vi tør. Intern informasjon skal medvirke til å skape en felles plattform med gode serviceholdninger. TILTAK Det er ønskelig å skape en sterk bevissthet og holdning til at informasjon sikrer forståelse og samarbeid rundt egen og andre virksomheters tjenesteproduksjon. Punktet om intern informasjon representerer et komplisert område, som krever langsiktig arbeid for å lykkes skikkelig. Det kjøres prosess på enhetsnivå og på ledermøtene over tid. Hver enhet avklarer informasjonsansvaret for sin enhet. Felles arenaer / møteplasser er viktige for god informasjonsflyt ( ledermøte, HTV møte, arena for barn og ungdom, politiske utvalg, personalmøte, partsammensatte utvalg ). Nytilsatte gis nødvendig informasjon og innføring i kommunens plattform / lagfølelse. 12

39 Vedlegg 1 MEDIAKONTAKT AKTUELT STOFF OG SAKER TIL MEDIA Det bør etterstrebes å få positive nyheter fra vår virksomhet ut i media. Alle medarbeidere oppfordres til å tipse nærmeste overordnede om saker som har allmenn interesse, og til å komme med forslag til originale innfallsvinkler, fotomotiv og annet som kan "selge" saken bedre. Sitt ikke på saker som kan bli medieoppslag. Dersom en medarbeider oppdager noe som kan gi oppslag i mediene, skal han / hun straks kontakte den nærmeste overordnede. Kritikk kan føles urettferdig, men kritikk i media behøver ikke alltid besvares. Av og til kan det være bedre å la påstand stå uimotsagt for å unngå å holde liv i en ufruktbar diskusjon. Ved tvilstilfelle avgjøres dette av rådmann i samarbeid med enhetsleder. Innlegg fra publikum rettet mot politikere, politiske vurderinger og vedtak besvares av den politiske ledelsen - hvis det er aktuelt med svar. GODE RÅD Personvern Vær spesielt oppmerksom på hensynet til personvern ved omtale av enkeltsaker. I noen tilfeller kan lokalkjente innbyggere lett identifisere personer i en sak på bakgrunn av gitte opplysninger. Hvorfor svarer du? Unngå å si "nei" eller "ingen kommentar" ved henvendelse fra pressen. Det er lov å få be om å ringe opp igjen slik at du får forberedt deg og planlagt uttalelsene. Dette må skje så fort som mulig, og må uansett ikke utsettes til i morgen. Hva svarte du egentlig? Du kan kreve å få lest opp det du blir sitert på. Bør ikke overdrivs, men vurderes i forhold til sakens størrelse og betydning. Saker unntatt fra offentlighet Offentlighetsloven regulerer hva slags saker vi som offentlig organ kan unndra fra offentligheten. Alle unntak fra offentlighet må kunne begrunnes i lovparagrafen. Sett deg inn i loven.

40 Forslag til retningslinjer for bruk av sosiale medier i Dyrøy kommune A) Kommunens offisielle kontoer/ansattes offisielle bruk 1. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen. Enhetsleder er ansvarlig for driften av offisielle enhetskontoer, og Fagleder Servicetorg skal ha beskjed om hva som opprettes. 2. Svar på spørsmål og kommentarer Si takk for skryt Svar også på nøytrale kommentarer (som er henvendt til kommunen) Svar alltid på negative kommentarer, men vurder selv hvor lenge du vil at dialogen skal opprettholdes Rett alltid opp faktafeil 3. På generelle svar skriver du under med eget navn (kun fornavn). 4. Tilpass formen på svaret etter henvendelsens form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell? Vær forsiktig med ironi og sarkasme. 5. På spørsmål som krever saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon, må innsender gjøres oppmerksom på kommunens dokumentasjonsplikt. Spørsmålet skal i tillegg videreformidles til rette instans og arkiveres. 6. Vær bevisst på skillet mellom administrativt og politisk nivå. 7. Henvis kun til rådmannens/ordførerens innstilling i saker. 8. Ikke gi dine egne vurderinger av saker som er til politisk behandling. 9. Under krisesituasjoner der ordføreren har satt krisestab, skal all kommunikasjon gå via ordføreren. B) Ansattes individuelle bruk av sosiale medier 1. Vær bevisst på rollen din som ansatt i Dyrøy kommune. Brukere av sosiale medier skiller mest sannsynlig ikke mellom den rollen du innehar på jobb, og deg som privatperson. 2. Vær gjerne aktiv i faglige diskusjoner, vær åpen om hvor du jobber når det er relevant 3. Ansatte har ytringsfrihet. (Jfr. Grunnloven 100) 4. Taushetsplikten (Jfr. offentleglova 13 og forvaltningsloven 13) gjelder også i de sosiale mediene. 5. Husk at internett er permanent, det kan være umulig å slette det du har sagt.