Innkalling til årsmøte i Hoff Terrasse Sameie

Transkript

1 Innkalling til årsmøte i Hoff Terrasse Sameie Tid: Onsdag kl. 18:00 20:00 Sted: Skøyen Atrium, Drammensveien 145 B, 4etg.(inngang på hjørnet mot rundkjøringen) Saksliste: 1. Konstituering Valg av møteleder samt referent Godkjennelse av innkallelsen Godkjennelse av fullmakter Valg av 2 sameiere til å medundertegne årsmøteprotokollen 2. Styrets årsberetning for 2011 ( se vedlegg 1 ) 3. Regnskap 2011 ( se vedlegg 2 ) 4. Presentasjon av forslag til nye inngangspartier ( se vedlegg 3 ) 5. Søknad om utbygning av kaldt loft over snr 41 ( se vedlegg 4 ) Forslag til vedtak : (krever 2/3 flertall) Årsmøtet godkjenner at seksjon nr 41 i Sameiet Hoff Terrasse får kjøpe del av fellesarealet på loft i Hoff Terrasse 2 (ca 40 kvm) iht. vedlagte planskisse til en foreslått pris på kr per kvm. Godkjenningen forutsetter at det gjennomføres reseksjonering* av seksjonen på tiltakshavers bekostning, de nødvendige offentlige godkjennelser blir gitt, seksjonseiere som har loftsbod godkjenner tiltaket og blir kompensert for tap av bod på loft samt at disse minimum har 1 stk bod i kjeller og at tiltaket gjennomføres av autoriserte personer der dette er krav. * Årsmøtet godkjenner reseksjoneringen iht. nevnte tiltakt. 6. Forslag om innføring av dugnadsgebyr på Forslag til vedtak og endring av vedtektenes 8,6 : (krever 2/3 flertall) Dugnadsgebyr pålydende kr innkreves fra alle seksjoner årlig. Gebyret tilbakebetales i forhold til deltagelse på fastsatte dugnader. Dugnadspengene følger seksjonen. 7. Forslag om honorar for drift av sameiets hjemmeside ( se vedlegg 5 ) 8. Forslag om høyere honorar til styret ( se vedlegg 6 ) 9. Budsjett 2012 ( se vedlegg 2 ) Herunder forslag om økning av fellesutgiftene med 2.5% grunnet ny og utvidet avtale med Canal Digital, se årsberetning. 10. Valg av styret for periode 2011 / 2012 Oslo, 16. april 2012

2 HOFF TERRASE SAMEIE STYRETS ÅRSBERETNING FOR TILLITSVALGTE Siden forrige sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært følgende: Leder: David Fluck Styremedl.: Linda Hansen (nestleder) Toril Romundset Henrik Visby Jan-Erik Slåttbakken Varamedlem : Idar Lie Aslesen Jørgen Insulan 2. FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Sameiets forretningsfører har vært eie Eiendomsmegling avd. forvaltning / Lilleaker økonomi as. Revisjon for 2011 er utført av revisjonsfirmaet Flattum & Co. AS. Sameiet er organisert etter de bestemmelser som følger av eierseksjonsloven og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for seksjonseierne. 3. BYGNINGER OG FORSIKRINGER Sameiet Hoff Terrrasse består av 218 boligseksjoner og 18 næringsseksjoner og 1 barnehage. Sameiets eiendom har gårds.nr 31 og bruks nr. 175 i Oslo Kommune. Forsikringer. Sameiets eiendom er forsikret i Gjensidige Nor med polisenr Forsikringen er en fullverdiforsikring, dvs at erstatningsbeløpet ved totalskade skal tilsvare kostnaden ved å gjenoppføre en ny bygning av samme standard og størrelse, etter dagens byggeskikk. Ved skade skal denne meldes til Gjensidige Nor v/john Wennersgaard, tlf Forsikringen omfatter ikke innboforsikring. Den enkelte sameier må selv tegne innboforsikring.

3 4. EIENDELER OG GJELD - OPPGAVEPLIKT TIL LIGNINGSKONTORET Sameierne har fått tilsendt oppgave med oppstilling over den enkelte seksjons andel av sameiets gjeld, eiendeler, inntekter og utgifter. Denne meldingen må tas vare på og sjekkes mot den ferdigutfylte selvangivelsen som kommer i april. Ligningsverdi kan ikke lenger fåes av forretningsfører da de etter nye regler ikke kan oppbevare slike tall. Denne må man henvende seg til det lokale ligningskontor for å få oppgitt. 5. REGNSKAPET FOR 2011 Regnskapet viser et overskudd på kr Beløpet vil bli foreslått overført til annen egenkapital. Sameiet har per en negativ egenkapital på kr Sameiet er avhengig av å ha et positivt resultat som også er tilstrekkelig for å dekke løpende avdrag. Det har ikke inntruffet forhold etter regnskapsårets utgang som er av betydning for bedømmelsen av sameiet, og som ikke fremkommer av årsregnskapet med tilhørende noter. 6. FORTSATT DRIFT Årsregnskapet er utarbeidet under forutsetning av fortsatt drift. Etter styrets oppfatning er det ingen tvil knyttet til boligsameiets evne til å kunne fortsette driften. 7. ARBEIDSMILJØ Sameiet har ingen ansatte, og følgelig heller ikke noe arbeidsmiljø. Sameiet har ikke foretatt seg noe spesielt vedrørende likestilling da styrets sammensetning er basert på at de som er interessert melder seg til tjeneste. 8. YTRE MILJØ Etter styrets oppfatning driver boligsameiet ingen aktiviteter som forurenser det ytre miljø mer enn det som er vanlig for en bygård av denne type. 9. HOVEDAKTIVITETER 2011 I perioden har vi: Avholdt 13 styremøter (vanligvis den første tirsdagen i hver måned på vaskeriet) Avholdt 3 Åpen halvtimemøter hvor beboere har fremmet forslag og stilt spørsmål direkte til styremedlemmer Avholdt en varm og effektiv dugnad med 72 deltagere, med NOK1.000 loddtrekning og grillparty Avholdt en kald men hyggelig julegrantenning med innslag fra Gjallarhorn musikkorps, 45 barn, enda flere foreldre, og en Nisse Deltatt i mange fora i nærområdet bla. møter mellom vellene og ledelsen i bydel Ullern, og i utformingen av Oslos Byplan 2030 Styret har etablert 3 undergrupper med deltagelse fra frivillige beboere: Enøkgruppen, Plankomiteen og Bygningsgruppen Vi har benyttet oss av «in house» kompetanse ved behov, f.eks: for å bistå med valg av Kabel TV leverandør, og inngangspartileverandør Vi har hatt et godt samarbeid med vaktmester og de mange underleverandører han koordinerer for å fullføre sine daglige gjøremål f.eks: rørleggere, elektriker, hagehjelp, vaskefolk, dreneringsfolk, varme-eksperter, snekkere osv.

4 Vi har opprettet bra kontakt med styret i begge St Edmunds vei sameiene Vi har holdt tett oversikt over økonomi og innført en intern «halvtårs økonomigjennomgang» i styret Har brukt ekstremt mange timer på enkelte «indre-ordens saker» Her er en oversikt over noe av det vi har fått til i perioden: Dokumenter: Vedtekter oppdatert med innspill innkommet siden 2004 Husordensregler revidert (første gang siden 1997) Beboerhåndbok revidert Vi har inngått ny 3-års Fullserviceavtale Skadedyr med Anticimex Vi har inngått ny 5-års barnehage kontrakt Vi har inngått ny avtale med Canal Digital (HD PVR) Opprettet ny «utleiesøknad» på webben Publisert 2 rebussløp for barn/voksne «skattejakt 1 & 2» på webben Parkering: Parkeringsbestemmelser revidert Nye gule p-oblater og blå gjestekort utlevert Aktiv bruk av Smart Security til å fjerne biler når nødvendig Erstattet MC parkerings plass med to til biler Malt linjene på parkeringsplassene Enøkgruppen har jobbet med: Utarbeiding av mandat Fjernvarme innført månedlig avlesning av fjernvarmeforbruk Opplæring på varmesystemet Vurdering av effektiviteten av INVA serviceavtalen Bevisstgjøring av energiforbruk Plankomiteen har jobbet med: Konventveien Sykkeltiltak på Hoffsveien Friområde på Kikkut Utvidelsen av den Rambøl bygningen Oslo Kommunens 2030 planprosess Planlagt rundkjøring ved Hoffsveien 17 Foreslått nybygg ved Hoffsveien 10 (bak Rimi) Bygningene: Regulert 6 seksjoner som ved feiltagelse hadde blitt regulert til bolig tilbake til næringsseksjoner gjennom Statens Kartverk Løst problemer med vanninnsig ved inngangspartiet av HT8 Spylt ned hovedkummene for å forbedre flyt, og fjernet kloakk fra HV14 Hatt en ny runde med vindusutskiftning Har fått tilbud for innkjøp av markiser

5 Skaffet oversikt over leilighetsdører for å kunne styre fornyelser etter eierens behov Oppslagstavler i vaskeriet: for dere uten internett Vaskeriet: autolys, ny tørketrommel, innhentet tilbud på ny vaskemaskin Låssystemet kontinuerlig utskiftning av sylindre og bestilling av nye nøkkler Har fått tilbud for utskiftning av inngangspartiene og oppussing av oppganger presenteres på årsmøte Hagene: Gjerdesaken nå løst med utsetting av betongblomsterkasse Web ( Epost adresser for direkte tilgang til alle styremedlemmer Kontakter med navn, bilder, telefon, epost og ansvarsområder 77 Nyhetsartikler fra årsmøte 2011 frem til «Urimelig bot?» 11. apr 2012 Bilder ofte referert til av eiendomsmeglerne bedre priser ved salg! Ny «search» funksjonalitet «Terms for Use» Vi er stolte over det vi har klart så langt, og her er en del av styrets ønskeliste for : Implementere nye inngangspartier / oppussing av alle oppganger Implentere nytt, elektronisk låssystem på ytterdører Iverksette og følge Bevar 10 år plan Etablere en hageklubb med og for interesserte beboere Plante hekker mellom bilene og plenene, og rundt søppelsiloene og underetasjesleilighetene Asfaltere rundt søppelsiloene og utenfor HT10 Fjerne ledningene mellom bygningene hvor de ikke lenger trengs Bli ferdig med balkongprosjektet og reklamasjoner hvor nødvendig Tette alle balkongluker Etablere en ektra uteplass på plenen mellom HV22 og HT1 Sette opp fotballmålstenger for barna 6-12 år Kjøpe inn felles grill på grillplassen Samle sandkassene for barna 1-5 år Utrede muligheten for en ballvegg Montere nye oppslagstavler i all oppganger Oslo, den 16. april 2012 David Fluck Linda Hansen Toril Romundset Styreleder Nestleder (sign.) (sign.) (sign.) Henrik Visby (sign.) Jan-Erik Slåttbakken (sign.)

6 HOFF TERRASSE SAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Resultatregnskap per Note Inntekter +15% % ,5% Fellesutgifter Annen driftsinntekt Sum driftsinntekter Utgifter Lønnskostnad Strøm - nett / kraft fellesareale Fjernvarme Assuranse - forsikring Søppelhåndtering - Gårdpass Containerleie Renhold Offentlige avgifter Festeavgift Rep. og vedl. vedr. byggninger Snøbrøyting / feiing Kostn. Kabel TV-anlegg Vaktmestertjenester Skadedyrbekjempelse Revisjonshonorar Bestyrerhonorar Advokathonorar Andre honorar / Inva Telefon Huseierenes landsforbund Bank og kortgebyr Adm. kostnad Sum driftskostnader Driftsresultat før finansposter Finansielle poster Renteinntekt Rentekostnad Sum finansposter Årsresultat Disponering av årsresultat Overført til Udekket tap Sum disponert

7 HOFF TERRASSE SAMEIE BALANSE BALANSE Balanse per Note EIENDELER Anleggsmidler: Varige driftsmidler Garasjer Sum varige driftssmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler: Fordringer Balkongrehabilitering Restanse fellesutgifter Andre fordringer Sum fordringer Bankinnskudd, kasse og lignende Sum omløpsmidler SUM EIENDELER EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital: Opptjent egenkapital Udekket tap Sum egenkapital Gjeld: Langsiktig gjeld Gjeld til kredittinstitusjoner Øvrig langsiktig gjeld Sum langsiktig gjeld Kortsiktig gjeld Forskuddsbetalte fellesutgifter Leverandørgjeld Skyldig/påløpt arbeidsgiveravgift Skyldig skatte trekk Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD OSLO 16 april 2012 For Sameiet Hoff Terrasse

8 HOFF TERRASSE SAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Noter Note 1 Regnskapsprinsipper: Årsregnskapet bestående av resultatregnskap, balanse og noteopplysninger er avlagt i samsvar med regnskapsloven av 17. juli 1998 og god regnskapsskikk for små foretak. Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk er klassifisert som anleggsmidler. Andre eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Fordringer som skal tilbakebetales innen ett år er uansett klassifisert som omløpsmidler. Ved klassifisering av kortsiktig og langsiktig gjeld er analoge kriterier lagt til grunn. Anleggsmidler som garasjer og vaktmesterleilighet vurderes til anskaffelseskost. Større anleggsmidler som traktor og lignende med begrenset økonomisk levetid avskrives planmessig over 5 år. Mindre anskaffelser, men over kr ,- avskrives planmessig over 3 år. Omløpsmidler vurderes til lavest av anskaffelseskost og virkelig verdi. Fordringer er oppført til pålydende etter fradrag for forvendtede tap. Inntekter er resultatført når de er opptjent. Det er foretatt avsetning for påløpte kostnader som strøm, varmtvann og lignende. Vedlikehold kostnadsføres etter hvert som vedlikehold faktisk er utført. I eierseksjonssameier aktiveres ikke eiendommen i balansen, i det eiendommen fremkommer som en ideell andel for den enkelte seksjonseier. Alle utgifter til rehabilitering og påkostninger kostnadsføres fortløpede i den perioden tiltakene utføres. Den verdiøkningen som disse rehabiliterings- og påkostnings tiltakene medfører tilfaller den enkelte sameier uten at tiltaket aktiveres i sameiet. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i sameiets balanse og nedbetales gjennom sameiets fellesutgifter. I slike tilfelle Note 2 Fellesutgifter + 15 % % ,5% Periode Periode Fellesutgifter Note 3 Annen driftsinntekt 3105 Garasje Næringslokale Leilighet / hybel / fellesutg Lagerleie Barnehageleie Vaskei inntekter Ekstra innbetaling brensel Annen driftsinntekt

9 REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Note 4 Lønnskostnad 5330 Styrehonorar Arbeidsgiveravgift Lønnskostnad Gjennomsnittlig antall årsverk Revisors godtgjørelse Note 5 Rep. og vedl. vedr. byggninger 030 Låser nøkler og ringeanl, port Fyrkjele Vaskeri Trepleie / Grøntanlegg Dengin uteområdre (2010) Lyspærer, lysrør sikring etc Vaktmester Tak/blikkenslaget Vaktmester Elektrikker Vaktmester Materialer Vaktmester Rørlegger Vaktmester rep. inngangspart Vaktmesterleilighet Service plenklipper Egenandel skader / innbrudd Sperre, mot nabo tomt Søppel silo Diverse innkjøp Rep. og vedl. vedr. byggninger Note 7 Renteinntekt 8050 Renterinntekter Renteinntekt Note 8 Rentekostnad 8150 Annen rentekostnad Rentekostnad Note 9 Andre fordringer Hafslund Vaskeri inntekter Andre kortsiktige fordringer Depositum Andre fordringer

10 Note 10 Bankinnskudd, kasse og lignende 1920 Husleie konto Drifts konto Andre bankinnskudd Bank høyrente Bankinnskudd for skattetrekk Bankinnskudd, kasse og lignende REGNSKAP REGNSKAP Note 11 Opptjent egenkapital 2050 IB udekket tap Overført til Udekket tap Sum egenkapital Note 12 Gjeld til kredittinstitusjoner 2250 Gjeldsbrevlån I Gjeldsbrevlån II Gjeld til kredittinstitusjoner Det er stilt følgende pant: Blankolån Blankolån Gjeld etter 5 år lån I Gjeld etter 5 år lån II Rentesats nom lån I & II 4,85 % 4,90 % Note 13 Annen kortsiktig gjeld Hafslund Renhold des Vaktmester Avsatt styrehonorar Annen kortsiktig gjeld Annen kortsiktig gjeld Note 14 Fjernvarme Antall Kwh Snitt pris 77,69 84,57 Total pris Note 15 Balkongrehabilitering Det henvises til vedlagt regnskap for balkongprosjektet. Det vil kun være seksjoner som har mulighet for balkong / uteplass som vil bære kostnaden for prosjektet. Kostnaden / lånet fordeles ut ifra type balkong / uteplass mht. størrelsen. Det er i perioden blitt nedbetalt på balkonglånet, av dette er innbetalt som innfrielse "av sin andel" av balkong gjelden. Det er per årsskifte 146 seksjoner som ikke har innfridd sin andel og betaler balkonglånet løpende gjennom de månedlige fellesutgiftene.

11 HOFF TERRASSE SAMEIE REGNSKAP REGNSKAP BUDSJETT BUDSJETT Resultatregnskap per Note Inntekter 14 Låne innbetalinger Andel lån innfridd Sum driftsinntekter Utgifter Garanti Entreprenør / usbl Sum driftskostnader Driftsresultat før finansposter Finansielle poster Rentekostnad Sum finansposter Årsresultat Fra regnskap Fra regnskap Fra regnskap Fra regnskap Fra regnskap Fra regnskap Sum mellomregning

12 Forslag til nye inngangspartier Styret i Hoff Terrasse sameie har i denne perioden arbeidet med å hente inn anbud for utskiftning av inngangspartiene. De nåværende holder ikke lenger ønsket standard når det gjelder sikkerhet, energiøkonomi og fremtoning. Styret har vurdert ulike løsninger, men kommet frem til at vi vil anbefale at det monteres nye inngangspartier i aluminium. Aluminium er solid, pent og enkelt å vedlikeholde. I tillegg er det rimeligere sammenlignet med treverk. Inkludert i dette forslaget ligger også utskifting av låssystemet fra det eksisterende til et som er moderne, elektronisk og sikkerthetsmessig solid. Å bytte ut det nåværende callinganlegget er også ønskelig. Pris og forslag til finansiering på alt dette vil vi legge frem på årsmøtet. Styret har også innhentet 3 anbud på maling av oppgangene. Vår vurdering er imidlertid at dette bør komme etter utskifting av inngangspartiene og vinduene i felles oppganger.

13

14

15

16

17 Søknad om utbygning av kaldt loft over snr 41 Styrets innstillingen : Det er ulike faktorer i forslaget som styret er skeptiske til, herunder : Det er satt ett forslag til pris på mellom til fra Takstmann Rune Mannsåker, hvor forslagsstiller har foreslått en pris pålydende Styret finner denne pris unaturlig lav i forhold til gevinsten ved utbygningen. Sameiet vil kunne ha en stor gevinst ved f.eks å utvikle disse loftene til seksjoner for salg. En godkjennelse vil skape presidens ved tilsvarende søknader, selv om hvert enkelt tilfelle må vedtas i et årsmøte

18 Til Årsmøtet i Hoff Terrasse Sameie 2012 Fra Linda Hansen, Toril Romundset, Henrik Visby, Jørgen Insulan, Idar Lie Aslesen Dato Webhonorar Forslag om webhonorar for oppgradering og vedlikehold av Forslag om at oppgradering og vedlikehold av websider til sameiet blir en egen post som honoreres separat.

19

20 Sameiet Hoff Terrasse Sameie F U L L M A K T Jeg gir herved (navn):... (adr.):... fullmakt til å avgi stemme på mine vegne på ordinært sameiermøte i Hoff Terrasse Sameie den 25.april Navn seksjonseier adresse Sameiet Hoff Terrasse Sameie Dette adgangstegnet må avleveres ved inngangen før stemmerett oppnås. A D G A N G S T E G N til ordinært sameiermøte i Hoff Terrrasse Sameie, 25.april Ved levering av adgangstegn er det kun seksjonseier som har stemmerett. Medeier, familiemedlem, rådgiver og leietaker har kun møte- og uttalelsesrett. Seksjonseier (1 stemme) navn adresse Medeier/Familie (ingen stemmerett) navn adresse Leietaker (ingen stemmerett) navn adresse Rådgiver (ingen stemmerett, må godkjennes av møtet) adresse