Årsmøtet Innkalling med årsberetning vil også bli lagt ut på

Transkript

1 Årsmøtet 2013 Sted : Stenbråten skole, OBS - SAMLINGSALEN -- OBS Tid : Onsdag 6. mars 2013, kl Dagsorden: Sak 1 Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 2 Valg av referent Sak 3 Valg av to medlemmer til å undertegne protokoll fra årsmøtet Sak 4 Årsberetningen fra styret for 2012 Sak 5 Regnskap for 2012 med revisors beretning Sak 6 Valg av medlemmer til styre og valgkomité Sak 7 Forslag fremmet for årsmøtet Sak 8 Budsjett for 2013, kontingent og styrehonorar Innkalling med årsberetning vil også bli lagt ut på Medlemmer som ikke kan møte oppfordres til å være representert ved fullmektig. Fullmaktsblankett som kan benyttes er vedlagt. På årsmøtet har hver eiendom 1 stemme, men alle i husstanden ønskes velkommen! Maikollen Huseierforening Anne-Gry Rønning-Aaby styreleder Maikollen Huseierforening, Postboks 47 Mortensrud, 1215 Oslo 1

2 SAK 1 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN SAK 2 VALG AV REFERENT SAK 3 VALG AV TO MEDLEMMER TIL Å UNDERTEGNE PROTOKOLL FRA ÅRSMØTET SAK 4 ÅRSBERETNING FRA STYRET FOR

3 ÅRSBERETNING Maikollen Huseierforening Foreningen ble etablert i 1988 og består i dag av 96 husstander, alle med adresser i Gamle Bygdevei i Søndre Nordstrand og Nordstrand bydel i Oslo. Foreningen er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnr Postadresse er Maikollen Huseierforening, Postboks 47 Mortensrud, 1215 Oslo. Formålet er angitt i vedtektene, og er å ivareta medlemmenes interesser vedrørende disponering av fellesarealer, samt vedlikehold av stikkveier, stikkledninger, felles parkeringsplasser, lekeplassområder m.v. Foreningen kan også påta seg andre oppgaver for medlemmene dersom disse er i fellesskapets interesse. Det er på bakgrunn av dette blant annet inngått felles avtale med Canal Digital på vegne av medlemmene. Vedtektene ble sist endret i 2009 (se 2 Styremedlemmer og andre tillitsvalgte Siden siste ordinære årsmøte den 7. mars 2012 har styret hatt følgende sammensetning: Styret Leder Anne-Gry Rønning-Aaby - Gamle Bygdevei 319 Nestleder Monique Orveland - Gamle Bygdevei 263 Sekretær Hans Christian Kruse - Gamle Bygdevei 305 Kasserer Arne Haug - Gamle Bygdevei 257 Styremedlem Stig Undlien - Gamle Bygdevei 235 Varamedlem Kirsti Løken - Gamle Bygdevei 248A Andre tillitsvalgte Valgkomité Medlem Svein-Harald Skogly - Gamle Bygdevei 238 Medlem Nina Aas - Gamle Bygdevei 218 Revisor Jon Kjetil Bøe - Gamle Bygdevei 207 Revisor Hans Olav Syversen - Gamle Bygdevei 248 Webredaktør: Audun Gulbrandsen - Gamle Bygdevei 249 Rodeledere: Rode 1 Tore Svendsen - Gamle Bygdevei 236 Rode 2 Vidar Kvalshaug - Gamle Bygdevei 248B Rode 3 Jarle Mugås - Gamle Bygdevei 315 Rode 4 Stig Undlien - Gamle Bygdevei 235 Rode 5 Martin Plassen - Gamle Bygdevei 253 Rode 6 Åsmund Larsen - Gamle Bygdevei 187 Det har vært endringer i rodeledere i perioden. Webredaktør og rodeledere velges ikke, men utpekes av styret. 3

4 3 Valg i 2013 Styret består av 5 medlemmer. Følgende er på valg: Monique Orveland, Arne Haug og Stig Undlien. Styremedlemmer velges for to år. Varamedlem og revisorer er på valg hvert år, og velges for ett år av gangen. I tillegg skal det velges to medlemmer til valgkomite. Valgkomiteens innstilling legges fram for årsmøtet. 4 Styremøter Styret har siden siste årsmøte avholdt 8 styremøter, samt hatt flere befaringer på området. Referat fra møtene er lagt ut på Maikollens hjemmeside slik at alle har hatt innsyn i de saker som behandles og hvilke vedtak som til enhver tid gjøres. Saker som gjelder nabotvister og uteblivelse av innbetalinger til foreningen er ikke referert direkte i referatene. Møtene er avholdt hjemme hos styremedlemmene på rundgang. 5 Regnskap og økonomi Styret står for all administrasjon og regnskapsførsel. Det er ikke gjort avtaler om ekstern bistand til forretningsførsel. Foreningens kasserer utfører økonomifunksjonen gjennom utfakturering og innkreving av medlemskontingent og betaling for tjenestene fra Canal Digital. Foreningen utsteder medlemskontingent en gang i året og krever innbetaling for avtalen med Canal Digital i to omganger, en for bredbånd og en for TV. Medlemskontingenten skal dekke utgifter knyttet til vedlikehold m.v. og innkjøp for foreningen. Innbetalingene til Canal Digital skal være i samsvar med prisen på tjenesten. Styret har lagt opp til følgende forfall for innbetalinger i 2012, og som også vil gjelde i 2013: 15. februar bredbånd 15. juni medlemskontingent 15. september kabel TV Foreningens bankforbindelse er BN bank. Regnskapet følger som vedlegg til innkallingen i sak 5, mens budsjettforslag er tatt inn som sak 8. 6 Hjemmeside/informasjonsside Maikollen huseierforening har egen hjemmeside på som blir jevnlig oppdatert av webredaktør Audun Gulbrandsen. Her legges ut styrereferat og annen nyttig informasjon. Dialogen mellom styret og den enkelte husstand skjer for det meste via foreningens hjemmeside. Styret retter en stor takk til webredaktør for hans innsats til dette. Styret startet i 2011 arbeidet med å se på mulighetene for oppfriskning av hjemmesiden og for å gjøre siden mer brukervennlig. Dette arbeidet har fortsatt i 2012, med sikte på endelig avklaring i Det er i tillegg opprettet en gruppe for Maikollen Huseierforening på Facebook, og hvor beboere m.fl. kan melde seg som medlemmer. Dette er et sosialt forum, og hvor det er mulig å komme i kontakt med naboer på en hyggelig og uformell måte. Her kan man også legge ut det man er opptatt av, enten det gjelder forhold knyttet til nabolag, tilbud om leie, salg eller ønske om kjøp av brukte ting/møbler m.v. Henvendelser til styret må, som tidligere, fortsatt rettes til styret, enten via hjemmesiden eller via epost/brev til styret eller styrets medlemmer. Styret vil ikke formelt besvare henvendelser på Facebook. 4

5 7 Avtale med Canal Digital Foreningen inngikk 24. mars 2008 avtale med Canal Digital om levering av bredbånd og digital TV (Komplett Maxi) til samtlige husstander og assosierte medlemmer med virkning fra 1. mai I 2011 ble prisene oppregulert i tråd med prisindeks. I 2011 ble det vedtatt skifte av dekoder til ny type HD PVR dekoder med opptaksmuligheter. Det er inngått en ny avtale som gjelder samtlige beboere om dette. På grunn av forsinkelser med leverandør av dekodere, ble dette utstyret endelig på plass først høsten Kostnad forbundet med dette innebar en økning av prisen på kr 40 pr måned pr husstand, og prisen for 2012 ble oppjustert i samsvar med dette. Canal Digital eier utstyr som benyttes for tilgang til tjenestene i henhold til avtalen mellom Maikollen Huseierforening og Canal Digital. Den enkelte husstand har fått tilgang til slikt utstyr med de serviceforpliktelser som påhviler Canal Digital i henhold til individuell avtale. Det minnes om at dette utstyret (modem og dekoder) skal følge huset ved eventuelt videresalg, og at husstanden har plikt til varsling om flytting. Det er mulighet å skaffe flere dekodere, samt avtale om tilleggstjenester, ved direkte kontakt til Canal Digital. Dette vil i så fall være et forhold mellom den enkelte husstand og Canal Digital. HD-dekoderen gir tilgang til en digital Grunnpakke på inntil 40 tv-kanaler, inkludert flere HD kanaler, og det kan velges 2 valgfrie kanaler kostnadsfritt fra programpakken Mine Favoritter. I tillegg fri tilgang til WiMP. Det er inkludert filmleie, og med 50 filmer gratis. Nærmere informasjon finner du på Canal Digitals side, under linken Komplett: Komplett/ Generelle problemer som oppstår med anlegget meldes til styret slik at dette kan tas opp med vår kontaktperson i Canal Digital. Dersom det er feil på signaler eller andre feil i den enkelte husstand, og som ikke berører andre huseiere, må dette tas opp av den enkelte overfor Canal Digital. 8 Vedlikeholdstjenester/vaktmestertjeneste Foreningen har ingen etablert vaktmestertjeneste, men har gjennom flere år benyttet ulike firmaer til tjenester som snømåking, strøing, gressklipping, beskjæring av busker/trær og løpende vedlikehold av veier og fartsdumper. Skifte av lyspærer på gatelysene foretas av rodeledere. Merking av parkeringsplasser og fartsdumper, samt ansvaret for vedlikehold og reparasjoner påligger styret. Ved mangler må det tas kontakt med rodeleder i eget område, som igjen vil kontakte styret ved behov. Det ble i 2011 installert belysning i de to av gangveiene i området. Gangstien ved Maikollen busstopp er det satt belysningspunkt på husvegg og egen lysmast ved gangstien ned mot Beverly. Det er i 2012 tatt initiativ til et lyspunkt i tillegg ved gangstien ned mot Beverly. Arbeidet vil bli utført i I 2012/2013 er avtalene med Oslo Snø og Grønt AS om vintervedlikehold (strøing og brøyting) reforhandlet for ett år. Det er avtalt fast sesongpris for brøyting, mens det utføres strøing av sand på anmodning fra styret. Prisene er ikke endret i Dersom beboere 5

6 ønsker strøing, kan dette meddeles til styret. Melding vil umiddelbart sendes til Oslo Snø og Grønt AS som da skal strø innen 24 timer. Avtalene vil bli fulgt opp løpende av styret, og evaluering foretas i god tid før utløpet av avtaleperioden for så sikre best mulig tjenester til best mulig pris. Det er fortsatt utfordringer tilknyttet enkelte av veiene ved snøfall fordi det er trangt, og parkering av biler i veien vanskeliggjør snørydding. Det samme gjelder parkering på parkeringsplassene, og hvor det settes tilhengere og biler som ikke brukes for lengre perioder. Det er viktig at medlemmene sørger for at veiene er frie for biler/tilhengere m.v. under brøyting og strøing. Den enkelte har ansvaret for å måke snø dersom egen bil eller tilhenger er parkert til hinder for nødvendig snøbrøyting, enten det er i veikanten eller på felles parkering. Det ble i 2011 etablert en ordning med at grøntarealpleie ble utført av "juniorer" med minimum en voksen som ansvarlig. Dette ble videreført i 2012, og har fungert bra, selv om en regnfull sommer innebar en del utfordringer. Jobben tar omtrent 4 timer pr person med to personer i sving pr gang, og det er fastsatt en fastpris på kr 600 istedenfor timelønn (totalt kr 1200 dersom den voksne arbeider like mange timer). Det ble kjøpt inn egen gressklipper og kantklipper i Parkering på fellesområder I perioder av året er parkering av private biler langs internveier og på gjesteparkeringsplasser problematisk. I tillegg har det vært parkering av tilhengere. Det oppfordres om å ha tilhengere m.v. på egen tomt, og ikke på felles parkering, hvor det er begrensede plasser. Styret har vedtatt at følgende regler skal gjelde for parkering: 1. Dersom en husstand ikke har plass til parkering av egne kjøretøyer på egen tomt, bør dette løses ved at plass til kjøretøyoppstilling utvides innen egen tomt. 2. Parkering langs internveier utenom oppmerkede parkeringsplasser tillates ikke pga hensyn til framkommelighet for brøyting, strøing, renovasjon og utrykningsbiler, samt av hensyn til barnas sikkerhet. 3. Gjester kan parkere på Gjesteparkering som er markert på kartene over Maikollen. 4. Ved kortvarige og midlertidige behov for ekstra parkeringsplass, kan felles parkeringsplasser nyttes i den grad det er plass. P-plasser er oppmerket, og det er også gjort en utbedring av gjesteparkeringen ved Maikollen busstopp med kantstein og ny asfaltering. Dette har gitt ryddigere og bedre parkeringsforhold. Det er for øvrig ikke vært nødvendig å iverksette andre tiltak. P-plassen ved GB er opparbeidet av disse beboerne og vises derfor ikke som P-plasser på kart over fellesarealer. Det ble også foretatt reparasjon og ny asfaltering av denne plassen i 2012, som i sin helhet ble belastet disse husstandene. Denne P-plassen hører dermed ikke til felles gjesteparkering, men er avlastningsplasser/gjesteparkering for GB Snuplassen ved GB173 skal foreløpig ikke markeres til gjesteparkering. Det er mulighet for ytterligere etablering av parkering på grøntareal-snipp ved innkjøring til området ved GB 267. Grensene mellom hage og Maikollen huseierforenings eiendom er feil markert i dag, og slik at gjerdet til eiendommen er satt for langt ut. Det er innhentet kart fra Oslo kommune som viser dette, og beboer er kontaktet om dette. Det har foreløpig ikke vært 6

7 nødvendig å starte arbeidet med etablering av ny parkeringsplass på dette området. Det skal uansett vurderes sikkerhetsmessige forhold knyttet til inn-/utkjøring, samt avklaring med nabo om nabogrenser m.v. Behov for eventuelle tilleggsplasser må eventuelt følges opp senere dersom behovene tilsier dette. 10 Stige Foreningen har en felles stige som medlemmene kan benytte. For å holde orden på hvor denne stigen er til enhver tid er det etablert en rutine hvor alle henvendelser om lån av stigen skjer til Helge Simonsen i GB Samarbeid med andre velforeninger i området Det er kontakt med Mortensrudgrenda Velforening om samarbeid om enkelte tjenester, og for å få bedre avtaler med leverandører. Det er inngått avtaler om snøbrøyting m.v., og avtale om sikkerhetstjenester i tråd med dette. Utover dette er det ikke tatt kontakt med øvrige velforeninger. Styret vil følge opp dette videre. Maikollen Huseierforening blir også invitert til arrangement som arrangeres av Mortensrudgrenda (sommerfest, skirenn m.v.). Dette er sosialt hyggelige tiltak for både store og små, og flere beboere fra Maikollen huseierforening deltok på arrangementene. 12 Oppgradering av lekeplassene I vedtak på årsmøtet i 2009, med justert vedtak i 2011, ble det bestemt at den store lekeplassen og lekeplassene for øvrig skulle oppgraderes. Det er i tråd med vedtaket satt opp nytt gjerde langs banen, samt utbedret grusdekke på banen på den store lekeplassen. Det er også montert nye mål i håndballstørrelse, samt innkjøpt mindre mål til fotball/bandy/hockey. Det er satt opp nye kurvballstativ. Det er i tillegg montert nye lekeapparat på flere av lekeplassene, og satt ut sittebenker i Det er et udisponert område som er regulert som lekeareal nederst i Maikollen Huseierforening, nedenfor Arealet brukes en del av våre barn og unge til aking og skileik. For å legge til rette for vinterbruk, er adkomst og buskasvegetasjon ryddet. Det vurderes fortsatt om området skal utstyres med skileikutstyr eller annet. Behovet for oppgradering ses i sammenheng med de muligheter som gis i Nordstrand/Leirskallen skianlegg. Det er i 2012 ikke iverksatt tiltak utover klipping av gress og busker, og saken må vurderes nærmere av kommende styre. Lekeplassene må følges opp løpende av hensyn til sikkerheten, og styret har ansvaret for nødvendig oppgradering ved behov. 13 Utbedring av gangvei 307/309 Rekkverket ned mot Leirskallen er kort, og det er vanskelig å komme seg helskinnet ned uten å ha noe å holde i. Gangstien blir veldig glatt, også fordi den brukes av barn/ungdom i tilknytning til skileik. Styret har vedtatt at rekkverket derfor må forlenges med ca 5 meter. Det er også ødelagt grusdekke nederst, som må utbedres. Arbeidene vil bli utført i Dugnad 2. mai 2012 Styret hadde i forkant av dugnaden befaring og møte med samtlige rodeledere, og nødvendige innkjøp ble foretatt av den enkelte rodeleder. Det ble i 2012 forsøkt med ungdom som i forkant av dugnaden skulle foreta manuell feiing av deler av veinettet. Dette fordi bestilling av 7

8 feiemaskin er forholdsvis dyrt. Det ble imidlertid kun avtalt at deler av veien skulle feies, noe som nok skapte uklarhet og uberettiget misnøye. Det skal vurderes av styret hvorvidt dette skal gjentas, eventuelt om det da bør legges opp til manuell feiing av hele stamveinettet, og ikke bare områder uten tilliggende eiendommer. Feiing av strøsand/grus innebærer en utgift for foreningen, og dette må derfor vurderes særskilt av styret i forbindelse med gjennomføring av dugnader. Dugnaden ble gjennomført med god oppslutning som vanlig. Bark ble kjørt ut, og alle strøsandkasser ble fylt opp. Gangstiene ble ryddet og kvister/buskas fjernet. I tillegg ble det ryddet i den nederste fyllingen. De gjenværende oppgaver ble fullført i regi av rodelederne. Regninger for utlegg er sendt kasserer og gjort opp fortløpende. I tillegg til at dette er en fin måte å møte alle naboene, både for voksne og barn, er denne innsatsen viktig for fellesområdene våre. Styret er glade for flott fremmøte og fin innsats. 15 Fyllplass dumping av hageavfall Dumping av hageavfall i randsonen nedenfor GB 268 har pågått i flere år, og det har også blitt etablert fyllplass på veien ned til GB Det har vært et økende problem, og tross flere skriv om dette, har fyllingene økt i omfang. Styret har fått utført, ett på initiativ fra beboere, opprydding (2 dagsverk), slik at området nå fremstår som ryddig og pent. Styret vil presisere at hageavfall, buskas og søppel primært må kjøres av den enkelte til Grønmo, og at skogområdene og randsonen av våre fellesareal må holdes ryddige. Det er viktig å følge opp dette videre, og det vil derfor bli lagt opp til at rodene på omgang får ansvaret for å rydde disse fyllingene. I 2012 hadde rode til ansvaret. 16 Sosiale aktiviteter Det er ikke arrangert felles aktiviteter i perioden. Enkelte roder har egne gatefester og sammenkomster som har fått positiv respons. Vi oppfordrer alle roder til å lage sosiale arrangement, enten i eget område eller i samarbeid med andre roder. Det er imidlertid ønske om å lage en grillfest på den store lekeplassen, og det vil styret arbeide videre med. 17 Veinettet Det er satt av kr til asfaltfond. Det er utført noe asfaltarbeider som tidligere er dekket av fondet, men disse pengene er nå tilbakeført. Befaring viser at det foreløpig ikke er nødvendig med asfaltering av hele veier, og det er ikke foreslått ytterligere avsetninger til asfaltfondet utover at rentene tillegges fondet. I 2012 er det foretatt enkelte reparasjoner av asfalt, som er dekket innenfor de vanlige vedlikeholdspostene. Styret har løpende befaring for å vurdere behov for utbedring og asfaltarbeider. Foreløpig planlegges ingen større asfaltarbeider. 18 Trafikkforhold Gamle Bygdevei er en blanding av offentlig og privat veg. Det er stadig økende trafikk pga utbygging, og fordi hvert hus ofte disponerer flere biler. Deler av veien er skolevei og det er i tillegg flere busstopp langs veien. Det er satt opp varselsskilt før nedre del av Gamle Bygdevei om barn leker i veien. Det henstilles til å holde fartsgrensen i hele Gamle Bygdevei og 8

9 nærområdene. Det er viktig at alle tar hensyn til fotgjengere og syklister, og husk at veien er skolevei for mange barn og ungdommer! Vårt eget veinett er nært tilknyttet lekeplasser og fellesområder, og barn ferdes og leker fritt. Dette er noe vi alle setter stor pris på. Det er satt opp flere fartshumper i veiene de siste årene. På bakgrunn at det fortsatt mottas henvendelser fra beboere om at det kjøres altfor fort, ble det satt opp ytterligere to nye fartshumper i veinettet i Styret har mottatt klager på de nye humpene, og det er vedtatt å slipe av 2 cm av humpen. Arbeidet vil bli gjennomført så snart det er bar asfalt i Vi henstiller alle til å vise hensyn og kjøre sakte på våre private veier av hensyn til naboene og ikke minst av hensyn til lekende barn! 19 Radiator-utskifting i hus Varmeanlegg og radiatorer i husene begynner å bli gamle, og det er flere beboere som har ønsket å skifte disse. Styret har innhentet anbud fra flere leverandører for å se om vi kunne få et rabattert tilbud. Anbudene har imidlertid vært for dyre til at dette er forfulgt videre. Det er ikke lagt opp til ytterligere arbeid med dette. Dette må derfor gjøres på eget initiativ og egen kostnad. Tips fra andre beboere til både leverandør, strømsparing og andre nyttige råd er lagt ut på nettsiden. 20 Rabattordning på byggevarer Styret har sjekket mulighetene for å opprett konto eller etablere rabattordning ved de store byggevarehusene. Vi er for få til å kunne få gode løsninger. Det er imidlertid ved flere av de store byggevarehusene mulighet til å tegne egen konto, og som gir gode muligheter for rabatt. Dette må den enkelte beboer selv følge opp. 21 Spesialområde naturvern/friområde Maikollen Huseierforening har tidligere gitt innspill til reguleringsforslag for området langs gangstien mot Stenbråtveien og nedenfor GB mot Ljanselva og Leirskallområdet (Leirskallhellinga/Ljanselvdalens park- og naturvernområde). I 2012 ble det sendt nytt høringsvar i anledning nytt forslag til regulering av området. Brevet ligger på nettsiden. Området utgjør en viktig del av grøntarealene rundt det området Maikollen huseierforening forvalter. Det er delvis skogbevokst og bidrar til å skjerme for trafikkstøy fra E6 og Nordstrandveien. Området er dels spesialområde naturvern og dels ansett som et viktig friområde for lokalbefolkningen og turgåere fra omkringliggende boligområder. De senere årene har vi sett et stadig økende dyreliv bl.a. med ulike fuglearter, rådyr, rev, grevling m.v. Pga åpen bekk og det tette skogsområdet er deler av skogen er definert som "urskog", og ansett som verdifull gammel barskog med høy økologisk verdi, svært verdifullt kvartærgeologisk. I siste reguleringsplan er deler av området definert som spesialområde naturvern. Det innebærer at alle terrenginngrep og inngrep i marken som grøfting, etablering av kabeltraseer, turveier og lignende er ikke tillatt. Det skal tas vare på biologiske verneverdier. Hogst er ikke tillatt. Det er i dette området heller ikke tillatt å fjerne nedfalte trær, kvist, mv. 9

10 Området er ansett som et viktig område for å opprettholde og sikre biologisk mangfold og landskap, ikke minst av hensyn til bevaring av urskog bestående av store gamle grantrær. Det er viktig at alle bidrar til at skogen beholdes og at det ikke kastes søppel eller gjøres inngrep som ødelegger trær eller naturmangfoldet. Det er også viktig å opprettholde områdets urørte karakter for å sikre at det ikke foreslås ny utbygging av området. Det må derfor ikke foretas hugging eller ødelegging av trær i området som er vernet. Dette er straffbart og vil ventelig bli fulgt opp. Det er for øvrig OBOS og Oslo kommune som eier området. 22 Sikkerheten i området Det er inngått avtale med Sikkerhetsgruppen Nordstrand om vaktholdstjenester med virkning fra februar Det er gode tilbakemeldinger på at det føles tryggere når vi har slik vektertjeneste, og avtalen er fulgt opp i Ettersom vi nå har over 40 beboere med privat avtale med Sikkerhetsgruppen Nordstrand, skal månedsbeløp for alarm reduseres med 8 %. Avtalen innebærer at den enkelte også skal ha tilsvarende rabatt på sin alarmtjeneste med SGN, men dette må den enkelte selv følge opp. Avtalen gir vakthold ved at det veksles mellom gåing og kjøring av streifvakter, med og uten hund. I perioder hvor det er mange bortreist eller når det er varslet om unormale forhold, er det avtalt økt hyppighet på vektertjeneste. Eventuelle nødvendige justeringer/behov for tilleggstjenester for øvrig vil følges opp av styret. Styret vil gjerne ha tilbakemeldinger dersom beboere opplever uregelmessigheter eller har innbrudd/forsøk på innbrudd. 23 Fjernvarmeanlegget på fellesområdene Styret har mottatt flere henvendelser fra beboere som har hatt vannlekkasje, som dels skyldes at fjernvarmeanleggene begynner å bli gamle, med behov for fornyelser. Tips og råd i forhold til fjernvarmeanlegget legges ut på hjemmesiden. Sentralmålere er skiftet ut i alle hus. Noen beboere har skiftet pumper, og noen har skiftet termostater på radiatorene. Styret vil følge opp kontakten med leverandør i forhold til behovet for generell oppgradering av den delen av anlegget som ikke er beboernes ansvarsområde. 24 Huseierskifte Det har vært flere flyttemeldinger i perioden, og nye naboer er flyttet inn. Vi ønsker alle velkommen til Maikollen Huseierforening, og håper dere vil trives i området. Husk å sende melding om eierskifte til styret! Registreringsskjema er lagt ut på hjemmesiden, og hvor det skal fylles ut ny og gammel eier, samt dato for innflytting av ny eier, eventuelt sendt melding til styret. Det er viktig at alle forpliktelser er gjort opp før ny eier tar over. Maikollen den 7. februar 2013 Anne-Gry Rønning-Aaby Styreleder Monique Orveland Nestleder Hans Christian Kruse Arne Haug Stig Undlien Sekretær Kasserer Styremedlem 10

11 SAK 5 REGNSKAP FOR 2012 MED REVISORS BERETNING 5.1 Generelt Økonomien i foreningen er god, og regnskapet viser et underskudd som er mindre enn budsjettert. Postene knyttet til vedlikehold er i balanse, og aktivitetsnivået er innenfor de fastsatte budsjettrammer. Gjeld i balanse omfatter asfaltering og lys, avtale om strøing og at 1 medlem har betalt Canal Digital dobbelt. Overskuddet i innbetaling til Canal Digital i 2012 skyldes forsinket innmontering av ny dekoder og vil bli utlignet i Det er satt av nødvendige midler til vedtatte forslag slik som asfalteringsfond, vedlikehold og oppgradering av lekeplassene. Arbeidet med oppgradering av lekeplassene som ble igangsatt i 2011, ble gjennomført i 2012, og er derfor dekket i regnskap Det er etablert gode rutiner for oppfølgning av fakturaer, og de fleste betaler tilsendte fakturaer innen fastsatte frister. Styret bruker de ressurser som trengs for å purre opp beboere som ikke betaler. Alle har plikt til å betale den kontingent og øvrige innbetalinger som er fastsatt av årsmøtet, og i verste fall vil krav måtte sendes til inkasso for inndriving. Ved salg av hus blir utestående krav meldt til megler/selger slik at forpliktelser blir gjort opp før ny eier trer inn i foreningen. Ubetalte fakturaer også kunne medføre stengte TV-signaler og bredbåndslinje. Det tilkommer da gebyr for å gjenåpne abonnementet, og dette må betales av beboer. Huseierforeningen må dekke ubetalte fakturaer med midler som er øremerket andre ting (snøbrøyting, lekeplasser etc.). Manglende betaling vil derfor beklageligvis gå ut over foreningens felles interesser. Ved årsskiftet 2012/2013 var alle restanser med unntak av 1 kontingent betalt, og dette er gledelig. 5.2 Årsregnskap 2012 Se vedlegg Revisors beretning Se vedlegg 2. 11

12 SAK 6 VALG AV MEDLEMMER TIL STYRE OG VALGKOMITE 6.1 Følgende tillitsverv er på valg: - to styremedlemmer for to år - ett varamedlem for ett år - valgkomite på to medlemmer for ett år - to revisorer for ett år 6.2 Valgkomiteens innstilling: Innstilling med forslag til valg blir lagt fram på årsmøtet. 12

13 SAK 7 FORSLAG FREMMET FOR ÅRSMØTE Det er ikke innkommet forslag til årsmøtet fra medlemmene. 13

14 SAK 8 BUDSJETT FOR 2013 OG KONTINGENT 8.1 Styrets forslag til budsjett for 2013 Styret har lagt fram forslag til budsjett for 2013, jf. vedlegg 3. Det er samtidig foreslått en liten økning av kontingenten, jf. pkt. 8.2, og budsjettforslaget er i samsvar med dette forslaget. Budsjett tas derfor til behandling under punkt saldert budsjett. 8.2 Kontingent 2013 Kontingenten for huseierforeningen ble endret i 2010 for å ta høyde for økte kostnader og behov, jf. årsberetning for Det er imidlertid lagt opp til et merforbruk i budsjettforslagene. Det har vært en prisvekst på tjenester vi bruker, bl.a. til vedlikehold av veinettet m.v. For å opprettholde dagens aktivitetsnivå er det nødvendig med en økning i kontingenten. Styret foreslår derfor at kontingenten økes slik at kontingenten endres fra kr 2700 til kr Det foreslåtte budsjett er i tråd med dette, og må justeres av kommende styre dersom forslaget ikke får nødvendig flertall. Forslag til vedtak: Medlemskontingenten økes med kr 300,- til kr 3.000, Styrehonorar Honorar til styre og andre tillitsvalgte er fastsatt av årsmøtet til kr , og blir fordelt til styrets medlemmer og rodeledere. Honorar til andre tillitsvalgte enn styremedlemmer fastsettes av styret. Eventuell økning eller endring av honorar til styrets medlemmer foreslås av Valgkomiteen. Endringer fremmes for årsmøtet på vanlig måte. Valgkomiteen har lagt fram forslag om endring av honorar for styrets medlemmer. Forslaget fra Valgkomiteen er som følger: Valgkomitéen har sett på honoraret til styret, og vi ønsker at honoraret til styret reguleres med 3% i året. Honoraret har ikke vært regulert de siste 3 år. Og vi mener at denne reguleringen bør ha tilbakevirkende kraft. Valgkomiteen foreslår følgende: Forslag til vedtak: Honorar til styret økes med 3% pr år med virkning fra Saldert budsjett for 2013 Budsjettet vedtas i tråd med styrets forlag pkt. 8.1, men må vedtas i samsvar med vedtak om kontingent fastsatt i henhold til pkt Forslag til vedtak: Budsjettet vedtas i tråd med styrets forlag pkt