Strategi for digital utvikling I Harstad kommune

Transkript

1 Strategi for digital utvikling I Harstad kommune Vedtatt i kommunestyresak 76/2006

2 Kommunestyrets vedtak i sak 76/2006: Harstad kommunestyre vedtar Plan for digital utvikling i Harstad kommune Iverksetting av tiltakene fastsettes gjennom vedtak i de årlige virksomhetsplaner.

3 Innholdsfortegnelse Side 1 Harstad kommunes visjon og mål Sammendrag Forutsetninger Dagens IKT plattform Datasikkerhet/informasjonssikkerhet E-Norge ekommune 2009 det digitale spranget Innkjøp av IKT-utstyr Fremtidig mål og strategi Generelle målsettinger for Harstad kommune Demokrati og deltakelse Interkommunalt samarbeid Interne systemer e-servicetorg Oppvekst tjenester Omsorgs tjenester Tekniske tjenester Infrastruktur IKT kompetanse IKT-funksjonen/organisering Handlingsplan Vedlegg Vedlegg 1: Mål for e-norge Vedlegg 2: Mål for ekommune Vedlegg 3: Bredbåndsnett, sersverstruktur og programvare Vedlegg 4 Kommunestyresak 191/05; Digital kompetanse i grunnskolen i Harstad Vedlegg: Reglement for bruk av hjemmekontor Kravspesifikasjon for esrevicetorg...53

4

5 1 Harstad kommunes visjon og mål Visjon: Harstad attraktiv hele livet Hovedmål: o Kvalitet i nærmiljøet o Langsiktighet og renhet o infrastrukturutvikling 4 fokusområder Samfunn Tjeneste/ brukere Org./ personell Økonomi Resultatmål (Hva skal oppnås?) Kritiske suksessfaktorer: (Hva må vi lykkes med?) Res./måleindikatorer: (Hva skal konkret måles? Indikatorkrav) Nærmere beskrivelse av Harstad kommunes visjon, mål og styringssystem fremgår av kommuneplanen og virksomhetsplanen. 2 Sammendrag I denne planen legges prioriteringer for de satsinger Harstad kommune skal gjøre på IKT sektoren frem til Planen omfatter flg områder: Demokrati og deltakelse Interkommunalt samarbeid Interne systemer e-servicetorg Oppvekst Omsorg Teknisk Infrastruktur IKT-kompetanse IKT organisering De prosjekt som er lagt inn i denne planen vil bli prioritert i planperioden. Tiltak som ikke er i planen vil ikke bli gjennomført med mindre rådmannen foreslår en annen prioritering.

6 3 Forutsetninger 3.1 Dagens IKT plattform Nettverk mot uteenheter Bredbåndstilknytning skjer gjennom Hålogaland Krafts nett. I vedlegg 6.3 er oversikt over aksessnettet gjengitt Nettverkstruktur Informasjon om internt nettverk er dokumentert i kapittel Programvarer Kommunen har programvare slik det fremgår av kapittel Portal/internett Harstad kommune benytter Central 2005 fra Visma Unique som intranett. Kommunen har egen hjemmeside på Layout- og redaktøransvaret ligger i Økonomi- og utviklingsenheten. Her benyttes en 50% stilling som informasjonsrådgiver til dette arbeidet. Dette er for lite ressurser til å få en god oppfølging av informasjonen om Harstad kommune på internett. Ansvaret for det datatekniske i portalen/intranett og internett ligger i IT seksjonen i Personal- og organisasjonsenheten. Dersom Harstad kommune skal yte bedre informasjon til kommunens innbyggere, må det settes av mer ressurser til dette arbeidet. I utgangspunktet bør det være 100% informasjonsrådgiverstilling Eksterne enheter/kunder Harstad kommune drifter flere eksterne brukere: Bjarkøy kommune o Økonomi, lønn, fakturering PPD for Sør-Troms o Økonomi, lønn, fakturering, fagprogram, portal, internett, mail. Harstad havnevesen o Portal, internett, mail Den norske kirke, Harstad o Økonomi, lønn, fakturering KomRev Nord IKS o Økonomi, lønn, fakturering 3.2 Datasikkerhet/informasjonssikkerhet Håndbok for informasjonssikkerhet Harstad kommune har en egen håndbok for informasjonssikkerhet som ligger i kvalitetshåndboken. Formålet med håndboken: Retningslinjer for informasjonssikkerhet ved behandling av personopplysninger er Datatilsynets grunnlag for vurdering av informasjonssikkerhet. Sikkerhetsvilkår i konsesjoner har disse retningslinjene som utgangspunkt. Videre benyttes retningslinjene som underlag ved Datatilsynets kontroller. Virksomheter som søker konsesjon for opprettelse av personregister bør legge disse retningslinjene til grunn ved beskrivelse av egen informasjonssikkerhet.

7 3.3 E-Norge 2009 e-norge 2009 legger klare føringer mht fremtidig satsing på IKT i Norge frem til Mål for e-norge 2009, tiltak og ansvarsavklaring fremgår av vedlegg ekommune 2009 det digitale spranget Kommunenes Sentralforbund har lagt fram strategi- og handlingsplanen ekommune Planen tar for seg kommunesektorens og KS`rolle innen bruken av IKT de neste fire årene. Visjonen for den digitale kommune: EKommunen skal aktivt utnytte informasjons- og kommunikasjonsteknologi til å skape tilgjengelig og effektiv forvaltning og gode tjenester til innbyggere og næringsliv. Dette innebærer at den moderne ekommunen må: gi innbyggerne mulighet til å velge kommunikasjonskanal, men prioritere den digitale kanalen ivareta informasjonsbehovet for ulike brukergrupper på kommunens hjemmeside/portal gi innbyggerne mulighet til å delta i demokratisk dialog på nettet om viktige samfunnsspørsmål gjøre flest mulig tjenester tilgjengelig på nett bruke IKT til å skape tjenester med høy kvalitet samhandle elektronisk med andre forvaltningsnivåer og offentlige virksomheter for å skape helhetlige offentlige tjenester ivareta personvernet og sørge for sikker informasjonsbehandling frigjøre ressurser gjennom effektivisering av forvaltningen ved bruk av IKT Det er formulert 38 mål innenfor fem hovedområder. Planen tar for seg alt fra sikkerhet og personvern til IKT-planlegging og konkrete tjenester som skal bli digitale bl a følgende: I løpet av 2007 skal alle kommuner være knyttet til Nasjonalt helsenett og kunne kommunisere elektronisk med andre aktører i helse og sosialsektoren. I løpet av 2006 skal alle kommuner og fylkeskommuner ha vurdert anvendelse av IPtelefoni Innen 2009 skal det være gjennomført forsøk med elektronisk valg, avstemminger og meningsmålinger i et utvalg kommuner. I løpet av 2008 skal et flertall av kommunene og alle fylkeskommunene ha innført elektroniske innkjøp og elektronisk handel.

8 I vedlegg 2 er listet opp de mål og tiltak KS har satt. Denne strategiplanen bygger på e-norge 2009 og e-kommune Innkjøp av IKT-utstyr All innkjøp av IKT utstyr i Harstad kommune skal skje: I samråd med IT funksjonen i Personal- og organisasjonsenheten. Dersom utstyret skal settes inn i det kommunale nettverket, skal utstyret godkjennes av IT funksjonen. I hht Harstad kommunes innkjøpsreglement I hht inngåtte innkjøpsavtaler 4 Fremtidig mål og strategi 4.1 Generelle målsettinger for Harstad kommune I denne planen fastsettes følgende generelle målsettinger for Harstad kommune: Tjenester som har størst nytte for brukerne våre skal prioriteres. Gjenbruk av data med integrasjon mellom de ulike fagsystemer og grunndata skal ligge som basis i alle fremtidige dataløsninger. Alle fast ansatte skal ha egen ident/fellesidenter i det kommunale datanettet og ha tilgang til informasjon som ligger på Portalen/intranettet. Alle kommunalt ansatte som ikke har egne kommunale PC-er, skal ha tilgang til ansatt PC-er som er plassert i organisasjonen/på arbeidssteder. Alle kommunalt ansatte som skal bruke pc og nett, skal ha nødvendig opplæring til å kunne utnytte systemer de bruker. Dette legges inn i de årlige opplæringsplaner. Hjemmesidene til enkeltenheter må på sikt standardiseres med enhetlig layout. Alle kommunale ansatte skal bruke elektroniske skjema som benyttes i arbeidstakersammenheng All drift av servere skal sentraliseres (i kommunenes egen regi og/eller hos eksterne leverandører). IT funksjonen i Personal- og organisasjonsenheten skal delta i alle utviklingsprosjekt som skal driftes i kommunens IKT-nettverk. Alle valgte politikere skal ha egen ident med egen epostadresse. Gjennomføring av disse punktene vil være helt avhengig av fremtidige bevilgninger i virksomhetsplanen. 4.2 Demokrati og deltakelse Politikernes bruk av datanettet i dialog med innbyggerne Aktiviteter: Nettpratmøter: Legge til rette for at folkevalgte kan invitere innbyggere til nettprat og

9 diskusjonsgrupper jfr kommunestyresak 184/05. Tilgjengliggjøre politiske vedtak etter møteslutt direkte på Internett etter kommunestyre og formannskapsmøter. Utarbeide system for ansvar- og oppgavefordeling i forhold til publisering og vedlikehold av informasjon. Nytte/gevinster: Vil kunne nå grupper som ellers ikke har anledning til å engasjere seg, men har tilgang til Internett (unge, barnefamilier). Økt bevissthet blant folkevalgte når det gjelder hvilke muligheter ny informasjonsteknologi kan gi. Større interesse for politikk og samfunnsliv blant kommunens innbyggere. Bærbare PC-er til folkevalgte Aktiviteter: Samle erfaring fra andre kommuner som har gjort dette. Utrede fordeler og ulemper med en slik ordning. Gjennomføre pilot med formannskapspolitikere. Evaluere erfaringene før man eventuelt legger frem sak med forslag om å gå videre med ordningen. Nytte/gevinster: Forenkle den politiske hverdagen for de folkevalgte. Redusert papirbruk. Gjøre de folkevalgte bedre i stand til å utnytte og benytte seg av de mulighetene det legges til rette for vha IKT-teknologi. I kommunestyrtesak 184/05 vedtok kommunestyret bl a: Harstad kommune etablerer partikontor til hvert parti i Rådhusene oppsatt med PC tilknyttet internett og intranett. Det etableres i løpet av 2006 et opplegg på hjemmesida til kommunen der det går an å stille de politiske partier og ordføreren/komiteledere spørsmål som besvares. Spørsmål og svar bør være åpne for alle. Dette tiltaket må sees i sammenheng med anbefalt frikjøpsløsning. I neste faste vurderes å utstyre den enkelte politiker med egen bærbar PC som tilgang til intra-/internett, f eks for faste representanter i kommunestyret. Gjennomføring av tiltakene som har økonomiske konsekvenser er avhengig av at driftskonsekvensene innarbeides i virksomhetsplan Kostnader: Kostnader ved å oppfylle målet under er anslått til: Programvare for å etablere dialog med innbyggerne: kr??

10 Programvare kr bærbare PC til faste medlemmer i kommunestyret kr Opplæring kr Drift av systemet kr?? Sum kostnader kr?? Mål for politikernes bruk av datanettverket: Styrke innbyggernes mulighet til å etablere dialog med de folkevalgte og gi innspill til politiske beslutningsprosesser. Dette skal gjøres ved å legge til rette for elektronisk kommunikasjon. Forbedre beslutningsgrunnlag ved politiske avgjørelser ved å legge til rette for o elektroniske høringer. o Gi innbyggerne mulighet for økt deltagelse i politiske møter, fora og prosesser ved å o legge til rette for økt elektronisk deltagelse. Alle formannskapsmedlemmer og gruppeledere i kommunestyret utsyres med bærebar PC innen 2008 og alle faste representanter i kommunestyret innen Alle valgte politikere gis egen kommunal ident for e-post innen Elektronisk valg Dette vil være avhengig av hva som skjer sentralt med e-norge Aktiviteter: Kartlegge mulighetene for å stemme elektronisk. Kartlegge interessen fra innbyggerne for å delta. Vurdere om dette er noe det bør satses videre på. Nytte/gevinster: Effektivisering av valgprosessen. Økt valgdeltagelse. Mål for elektronisk valg: Det vises til e-kommune Interkommunalt samarbeid Samordnet interkommunal tjenesteproduksjon Det er etablert et prosjekt med HUAS som prosjektleder. Siste oppsummering fra prosjektleder skisserer bl a følgende: Det anbefales at de syv kommunene Harstad, Bjarkøy, Ibestad, Kvæfjord, Skånland, Evenes og Tjeldsund, i hovedsak gjennomfører en målrettet strategi i om å gå over til felles IKTsystem etter hvert som den enkelte kommune finner det formålstjenlig å fornye nåværende system. Dette anbefales å være et overordnet mål som alle vil ha gevinst av gjennom deling av faglige resurser, opplæring/kurs og innkjøpsmessig karakter. Denne strategien kan ses i en

11 langsiktig perspektiv over 4-8 år for å ikke ta store økonomiske investeringer for enkelte kommuner på kort sikt. Valg av systemløsning er komplisert, bl.a. fordi det er gjort betydelige investeringer i hver enkelt kommune på eksisterende system, både kompetanse- og systemmessig. I denne omgang er det derfor sett på systemløsninger innen fire områder; Skolenett E-post (Lotus Notes - gruppevare) Senter for sensitive data omsorg Felles innkjøp av utstyr, maskiner mv Prosjektet styres av Regionrådet. Det er i dag veldig ulik status mht utbygging av IKT i kommunene i Sør-Troms. Det er derfor ikke mulig å ha en samordning av bruken av IKT på nåværende tidspunkt. Harstad kommune vil vurdere muligheten for å kjøre tynnklient løsning for skolene på ekstern leverandør. For de andre forslagene er det lite aktuelt pt å ha felles interkommunale løsninger. Harstad kommune vil tilby de andre kommunene å delta i anbudinnbydelser på PC, datautstyr, IP telefoni mv. 4.4 Interne systemer Saksbehandlingssystemet Ephorte Kommunens saksbehandlingssystem Ephorte skal benyttes av alle enheter i Harstad kommune ved generell offentlig saksbehandling. Systemet er i bruk i alle enheter, men det må tas en gjennomgang hvordan systemet benyttes samt restansene i hver enkelt enhet. Det vil i løpet av 2006 bli tatt i bruk en ny Web modul og i denne forbindelse bør dagens bruk evalueres og evt behov for ytterligere opplæring foretas. Kostnader: Modulene i punktet under er kjøpt tidligere og det regnes ikke med ekstra kostnader utover det arbeidet den enkelte må gjøre for å komme à jour med evt restanselister. Mål for saksbehandlingssystemet Ephorte Web-modulen av systemet installeres i løpet av Evaluering av systemet (bruk), gjennomgang av restanselister og kartlegging av behov for opplæring gjennomføres i løpet av Elektronisk handel Ehandelssekretariatet er Moderniseringsdepartementets operative enhet i ehandelsspørsmål, med målsetting om å øke fokus på bruken av ehandel i offentlig sektor. Ehandelssekretariatet ble etablert i 2005 med tilhold i Statens forvaltningstjeneste. For å lykkes, er det nødvendig at innkjøp og bruk av elektroniske verktøy gis fokus og prioritet i alle berørte organisasjoner. Dette gjelder i første rekke det offentlige selv, men leverandørmarkedet og IT-bransjen må også involveres og engasjeres. Ehandelssekreatriatet skal blant annet bidra med å etablere fora for læring og erfaringsutveksling, bidra i det pågående arbeidet med å fjerne hindringer for elektronisk handel i rutiner og regelverk, utarbeidelse av veiledningsmateriell, og etablere praktiske løsninger for elektronisk handel ved innkjøp til det offentlige. I denne

12 forbindelse er det etablert en elektronisk markedsplass, eller portal, som vil fungere som en innfallsport på Internett både for ansatte i offentlig sektor som har behov for å kjøpe varer eller tjenester, og for bedrifter som ønsker å være leverandør til det offentlige. Markedsplassen ehandel.no er det viktigste initiativet fra ehandelssekretariatet for å gjøre det lettere å ta i bruk elektronisk handel. Offentlige virksomheter tilbys her kostnadseffektiv tilgang til helhetlig ehandelstjenester og veiledning i hvordan ehandelstjenester kan bli et effektivt verktøy for bedre, enklere og sikrere innkjøp. er markedsplassportalen og nettstedet som skal bidra til å fremme bruk av elektronisk handel i offentlig sektor. Nettstedet skal informere om mulighetene ved elektronisk handel og tilby tjenester og funksjoner for elektronisk handel. I tillegg skal Ehandel.no gi veiledning om hvordan man enten som leverandør eller kjøper kan ta tjenestene i bruk og generelt øke forståelsen for elektronisk handel. I vedlegg følger det at både departementet og KS har som mål at kommunene skal ta i bruk e-handel. Harstad kommune har tatt i bruk skanning av faktura og benytter elektronisk attestering og anvisning. Det er ansatt ny innkjøpsrådgiver i kommunen og rådgiveren vil bli trukket inn i e-handel arbeidet. Kostnader (må utredes): o Kjøp av e-handel modul o Installasjon og opplæring o Årlige lisenser/avgifter Mål for e-handel: Det tas sikte på å starte arbeidet med elektronisk innkjøp i løpet av Det tas sikte på å innføre elektronisk handel i alle enheter i løpet av Utvikling mailsystem Harstad kommune benytter Lotus Notes mailsystem. Det er ingen planer om å ta i bruk annet system i løpet av planperioden Hjemmekontorløsning Pilot av hjemmekontorløsning er under installasjon. Det tas sikte på at personell som har behov for hjemmekontor gis anledning til å etablere dette. I vedlegg 4 er utkast til reglement for hjemmekontorløsning tatt med. Dette må imidlertid justeres når pilotprosjektet er ferdig. Kostnader (må utredes nærmere): o Innkjøp av sikkerhetssystem for hjemmekontor o Installasjon av brukere ca pris pr bruker Mål for hjemmekontorløsning: o De arbeidstakere som av tjenestelige grunner har behov for det, skal i løpet av 2006 gis mulighet for hjemmekontorløsning.

13 4.4.5 Skattesystem Harstad kommune er pilot i Skattedirektoratets nye systemløsning for skatteinnkreving SOFIE (skatt oppfølging forvaltning innfordring ettersyn). Dette vil etter hvert tas i bruk i alle kommuner i landet. Det innebærer en god del arbeid i prosjektperioden som varer frem til Det tas sikte på at systemet er i bruk i november/desember 2006 i Harstad kommune. Implementeringen av systemet vil skje gradvis med utvidet funksjonalitet etter hvert som nye kommuner kommer på. I og med at Harstad kommune er pilot så vil det i perioden fram til prosjektet er ferdig knytte seg utfordringer til hvordan man håndterer manglende funksjonalitet i systemet. Skattedirektoratet har lagt opp til rutiner som skal imøtekomme dette. For Harstad kommune betyr det at mye av ressursene knyttet til området skatt vil gå med til oppstart av det nye systemet i Som pilot er Harstad kommune region nord sin representant for innføringen av systemet (Nordland, Troms og Finnmark), det ligger da i prosjektet at vi skal hjelpe å støtte de andre kommunene i region med innføringen. Kontoret har to personer som skal opplæres som superbrukere på systemet. Prosjektet styres av kemneren Kostnader: o Det forutsettes at Skattedirektoratet dekker alle ekstrakostnader og at Harstad kommunes bidrag blir bruk av personell i organisasjonen. Mål for skattesystemet: Driftsmessig effektivisering av skatteinnkreving Mer effektiv innfordring av utestående krav Grunnlag for mer effektiv likviditetsforvaltning Bedre styringsinformasjon om betaling av skatt til alle forvaltningsnivåer Bedre service overfor skatteytere og arbeidsgivere bl.a. gjennom hensiktsmessig rapporteringsmåter og betalingstjenester, samt kortere behandlingstider Oppfylle krav til reviderbarhet, sikkerhet og kontroll

14 4.4.6 Innfordringssystemet Harstad kommune benytter Predator innfordringssystem i forbindelse med innfordring av kommunale krav. Det har vist seg at dette systemet ikke har fungert som forutsatt. For å finne ut om dette er et system som Harstad kommune skal satse på fremover har det vært gjennomført møter internt og med leverandøren (SPN) for å søke å få på plass de manglene som systemet har. Leverandøren har lovet å komme med programvare som skal ivareta det som er etterspurt. Harstad kommune vi derfor forsette som bruker av Predator som innfordringssystem i 2006, men det er viktig at dette året også brukes til en grundig evaluering i forhold til de krav vi har til et slik system. Denne evalueringen må skje fortløpende. Det er satt ned en arbeidsgruppe som skal se på interne rutiner og forbedringsforslag til systemet. Arbeidsgruppen skal påbegynne arbeidet i begynnelsen av 2006 og består av representanter for kemneren, regnskap og drift og utbygging. Kostnader: o Dersom dagens system beholdes, forventes det ikke særlig ekstrakostnader for Harstad kommune. Mål for innfordringssystemet: Fullstendig parkeringssystem Registrering Innfordring Reviderbart Effektiv innfordring av utestående kommunale krav Generelle krav Legalpante krav Integrasjon mot kommunens regnskaps og økonomisystem Rapporteringsverktøy Oppfylle krav til reviderbarhet, sikkerhet og kontroll Brukevennlighet i alle ledd Telefoni IP telefoni Harstad kommunes telefonsystem er i dag bygd opp rundt rådhusets hovedsentra. Til denne er enhetene knyttet opp gjennom ulike typer linjer og løsninger. Noe av dagens utstyr er så gammelt at det ikke eksisterer reservedeler andre deler er bare ½ år gammelt. Beskrivelse dagens løsning Ericsson MD110. SW-gen. BC10 (oppgradert i 1999 i forbindelse med. med årtusenskiftet). 9 LIM er + 1 gr.switch. Gammel elektronikk. Integrert DECT løsning med basestasjoner. Telmax server Telmax støttesystem med katalog- og debiteringsmodul. OWS/ekspedienter: 3 stk. Onebox talepost Bylinjer: 2 UT er + +, analoge og ISDN linjer Direkte innvalg i off. nett med Nr.S.: Apparattypene består av Ericsson DBC401 til 3213.

15 Digitale lisenser: 655 Digitale lisenser i bruk: 486 Analoge lisenser: 162 Analogelisenser i bruk: 123 DECT lisenser: 72 DECT lisenser i bruk: 58 Basestasjon DECT lisenser: 29 Basestasjon DECT lisenser i bruk:26 MD 110 rådhus har 2 stk UT ( 30 kanaler) MD 110 rådhus 1 B har 1 stk UT ( 30 kanaler ) LIM 3 VIP Nett løsning fra Telenor VIP Nett Centrex mot barnehager og små lokasjoner Ericsson MD Evolution på de fleste skoler Leide 2 eller 4 tråds samband til lokasjoner nært rådhuset 2 Mb forbindelser til 5 av LIMene Ericsson HL 950 mellom Rådhuset og Kanebogen bo- og servicesenter Dagens telefonleverandør (telleskritt) er Telenor. BredbandsFylket Troms har innhentet felles tilbud for alle kommunene i Troms. Det beste tilbudet er Ventelo. Med de tilbud som foreligger og de muligheter dette innebærer, må nå IP telefoni vurderes i Harstad kommune.. I løpet av februar 2006 skisserte ulike leverandører hvilke løsninger de kan skaffe. Ved overgang til IP telefoni, blir telefoni lagt på data og Itfunksjonen i Personal- og organisasjonsenheten overtar driften. Det vil være to løsninger: en gradvis overgang til IP telefoni ved bruk av en del av eksisterende utstyr, men dermed sannsynligvis mindre funksjonalitet. en full overgang til IP telefoni ved utskifting av alt utstyr (evt innbytte av noe utstyr), og dermed større grad av funksjonalitet. Det må tas med i vurderingen i hvor stor grad dagens utstyr benyttet i ny løsning vil hindre fremtidige valg. De økonomiske beregninger må ha minst et 5 års perspektiv.

16 Kostnader: o Arbeidet med telefonisaken er kommet for kort til at det er mulig å anslå økonomiske konsekvenser av tiltakene. Det forutsettes imidlertid at evt investeringer kan dekkes av dagens driftsrammer. Mål for telefoni/ip-telefoni Anta leverandør for telefontjenester (telleskritt) i 1. halvår Utarbeide anbudsgrunnlag for IP-telefoni i Anta leverandør for IP-telefoni 2. halvår Telefontjenester i hele eller deler av Harstad kommune legges på IP-telefoni innen utgangen av e-servicetorg Utvikling e-servicetorg KS har fastsatt følgende mål for dette området: 1. I løpet av 2007 skal alle kommunale og fylkeskommunale interaktive tjenester mot innbyggere og næringsliv bygge på et felles offentlig standardisert grensesnitt. 2. I løpet av 2009 skal alle kommuner og fylkeskommuner tilby gode interaktive tjenester for innbyggere og næringsliv 3. For de viktigste elektroniske tjenestene skal minst 75% av brukerne benytte disse i I løpet av 2009 skal 80% av brukerne være fornøyd eller meget fornøyd med de elektroniske tjenestene. Kostnader: o Arbeidet med videre innføring av elektroniske skjema forutsettes ikke økte kostnader ved bruk av dagens leverandøren More. o Ved å knytte elektroniske skjema til enkelte fagsystemer vil det kunne bli økte kostnader. o Utvikling av nye elektroniske skjema vil føre til økte administrative kostnader i utviklingsfasen, men vil kunne dekkes gjennom økt effektivitet i neste fase. o Innføring og kostnadene av elektronisk signatur er uavklart på nåværende tidspunkt. Mål for e-servicetorg: Harstad kommune skal arbeide videre med innføring av elektroniske skjema og legge disse på hjemmesiden. Vedtak i kommunale organer skal være presentert på hjemmesiden snarest mulig og innen 3 dager etter avholdt møte. Alle skjema Harstad kommune benytter skal være i elektronisk form i løpet av 2007 på hjemmesiden Utvikling internettløsningen Harstad kommune benytter Central 2005 fra Visma Unique. Hjemmesiden ble gjennomgått i 2004/05.

17 Praksis-kriteriene er et internasjonalt sammenlignings- og målesystem for kommunal forvaltning. Det tar utgangspunkt i at en kommune er en sammensatt organisasjon: Den er både politisk-demokratisk arena, ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne og også myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter. Praksiskriteriene er utviklet for å avspeile denne kompleksitet i oppgavene. Det grunnleggende verdisynet som preger kriteriene, har tre hovedkomponenter, og kommunene belønnes i forhold til i hvilken utstrekning de lever opp til disse verdiene: Som demokratisk-offentlig arena, som en lærende organisasjon med god evne til tilpassing til skiftende omgivelser, og som en organisasjon med evne til å mobilisere de menneskelige ressursene i organisasjonen. Kriteriene tar sikte på å beskrive kommunens faktiske systemer og programmer på disse forskjellige områdene, altså deres iverksatte tiltak, fungerende prosedyrer og løpende forvaltningsprosesser. En kommune får poeng ut fra hvor mange av disse som faktisk forekommer i kommunen. Det kan scores inntil 100 poeng på hvert hovedområde, i alt 700 poeng. Forslag til program for planperioden er skissert nedenfor. Sentrale styrings- og utviklingsmål er foreslått lagt inn i gjennomgående målekart for virksomhetsplanperioden. Rådmannen forventer at disse mål skal ivareta signaler gitt i praksisevalueringen samt bidra til en positiv utvikling for Harstad kommune i planperioden. Gjennomgående målekart kompletteres med følgende kommentarer knyttet til organisasjonsutviklingstiltak sett i forhold til evalueringskriteriene. Prioritert utviklingstiltak for Harstad kommune innenfor hovedområdene: Område offentlighet og demokratisk kontroll 1. Kommunens hjemmeside a. Tilbakemelding/resultatrapportering til brukerne b. Interaktivitet c. Kommunale folkevalgte organers møtetider, agenda, saksdokumenter, og protokoller gjøres tilgjengelig fra kommunens hjemmeside. Mulighet for å elektronisk å kontakte folkevalgte. d. Resultatrapportering til innbyggerne. e. Tilbakemeldingssystem til administrasjonen og den enkelte enhet f. Diskusjonsside for innbyggerne via internett/hjemmeside g. Det bør være mulighet for elektronisk utfylling av dialogbaserte skjema og innsending av skjema via kommunens hjemmeside h. Det skal bli mulig for publikum å følge sin egen saksbehandling. 2. Web-redaktør-/informasjonsfunksjon i økonomi- og utviklingsenheten En god interaktiv hjemmeside kan også bidra til å øke politisk og demokratisk interesse og deltagelse. Det tas sikte å utvikle Hjemmesiden bedre ved å: 1. Få en raskere responstid på siden 2. Utvikle internettløsningen i samsvar med Norge.no`s kvalitetskriterier 3. Evaluering av i hht praksiskriterier Kostnader: o Videre utvikling forutsettes å skje innenfor dagens driftsrammer, men dersom hjemmesiden skal bli mer interaktiv i forhold til innbyggerne, må det settes av midler i virksomhetsplanen.

18 Mål for internettløsningen: Oppfylle Norge.no`s kvalitetskriterier. Økt score mht praksiskriteriene Opprette 100 % stilling som informasjonsjonsrådgiver/web redaktør Interaktive saksbehandling e-norge 2009 og e-kommune 2009 legger vekt på at digitale signaturer legges på plass. e- Norge mener at i løpet av 2009 skal alle relevante interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide. Alle nye interaktive tjenester som har innbyggerne som målgruppe, skal utvikles slik at de kan være tilgjengelige gjennom innbyggerportalen MinSide fra det tidspunkt de lanseres. løpet av 2007 skal hver enkelt innbygger selv kunne velge om henvendelser fra og kommunikasjon med det offentlige skal skje elektronisk. For byggesaksbehandling/byggsøk vises det til pkt og Kostnader: o Det er uklart hvilke kostnader interaktiv saksbehandling vil innebære. Dette må tas opp i den videre planlegging/utredning. Mål for interaktiv saksbehandling: Innen 2008 skal flg tjenester tilbys interaktiv for innbyggerne i Harstad kommune: Byggesaksbehandling/Byggsøk Barnehagetildeling Bibliotekets informasjonsrolle Harstad bibliotek er det nest største folkebiblioteket i Troms og ønsker å gi innbyggerne et bedre tilbud. "Seniorsurf" som har vært en stor suksess i andre byer. Harstad bibliotek kan sørge for tilgang på Internett for personer som ikke har internett. Det kan f eks være: eldre barn fra rusbelastede familier våre nye landsmenn i alle aldre ungdom som "slenger" litt rundt besøkende fra andre byer og tettsteder turister fjernstudenter skoleungdom på jakt etter informasjon. personer som har fått nytt datautstyr og ønsker opplæring Harstad bibliotek ønsker å drive brukeropplæring som tar sikte på å tilegne Harstads innbyggere digitale ferdigheter og information literacy, alt dette som en del av satsingen på livslang læring fra ABM-utvikling.

19 Opprustning av digital infrastruktur og datamaskinparken til Harstad bibliotek må derfor vurderes i virksomhetsplanen dersom tilbudet til for eksempel gruppene over skal økes. 4.6 Oppvekst tjenester Digital kompetanse i skolen I K-sak 191/05 behandles oppfølgingen av digital kompetanse. Hele saken er gjengitt i vedlegget. Kommunestyrets vedtak i saken: Prosjekt Digital kompetanse i grunnskolen i Harstad gjennomføres i tråd med vedtak i sak 04/6566 i perioden Det fastsettes en investeringsramme på kr ,-. Investeringene finansieres ved låneopptak. Skolene bruker sine bærbare maskiner til lærermaskiner og sine stasjonære maskiner med klokkefrekvens på over 1 GHz til tynnklientterminaler for elevene. Hver lærer skal ha en bærbar maskin og hver skole skal ha en maskintetthet som gir maks 3 elever per maskin. Manglende maskiner tilføres fra prosjektet slik: Skole Klienter Servere Alvestad 4 1 Aun 0 0 Bergseng 81 2 Ervik 21 1 Gausvik 6 0 Hagebyen Harstad Kanebogen 81 2 Kasfjord 11 1 Kila Lundenes 7 1 Medkila Seljestad_B Seljestad_U 98 1 Stangnes 19 1 Sørvik 49 2 VO 49 3 Sum: Prosjektet med investerings og driftskostnader søkes innarbeides i Virksomhetsplanen for Skolene søkes delvis kompensert for ulik tidligere IKT satsning ved justering skolenes budsjett. Dette vil legge grunnlaget for den videre satsingen innen grunnskolen i Harstad kommune. I dette arbeidet vil det bli vurdert om drift av servere for digital kompetanse skal skje av Harstad kommune eller om det skal skje av eksterne virksomheter etter en anbudsrunde. Eget prosjekt startes opp i hht kommunestyres vedtak i løpet av Dersom alle tjenester i prosjektet skal kjøpes eksternt, er prosjektet ikke fullfinansiert. Etter at saken ble behandlet i kommunestyret har det skjedd store endringer mht de

20 enkelte løsninger. Det vil derfor bli vurdert om man skal satse bare på Linux, på Microsoft eller på en kombinasjon av disse. Dette vil en komme tilbake til i forbindelse med detaljplanleggingen. Mål for digitalkompetanse i grunnskolen: Gjennomføre kommunestyrets vedtak i sak 191/05: Digital kompetanse i grunnskolen i løpet av planperioden Samordning lærernettverk, administrasjonsnettverk og sentralt kommunalt nettverk I dag er administrasjonen på skolene knyttet opp i det kommunale intranettet via tynnklientløsning. Lærerne er ikke knyttet til dette nettverket. Lærerne skal i fremtiden benytte elektroniske skjema som ligger på intranettet og intern informasjon vil bli formidlet elektronisk i fremtiden. Lærerne må i forbindelse med prosjektet digital kompetanse i grunnskolen knyttes opp mot det kommunale intranettet. Mål for samordning lærernett og administrasjonsnett: I løpet av 2008 skal alle ansatte på skolene være knyttet opp mot kommunens intranett Sakshandlingssystem skole I dag benyttes datasystemet Sats på enkelte skoler. Post registreres manuelt og det er manuelle arkivsystemer på de fleste skolene. Det bør vurderes å ta i bruk et fullstendig saksbehandlingssystem på skolene på samme måte som for omsorgsektoren (PROFIL), med skanning av post og et sentralisert arkiv. Mål for saksbehandlingssystem skole: Utrede felles saksbehandlings-, post- og arkivsystem for samtlige skoler i Harstad kommune i løpet av Felles sasbehandlings-, post- og arkivsystem med skanning er etablert for samtlige skoler innen 2008 integrert med andre system. 4.7 Omsorgs tjenester Saksbehandlings-, post og arkivsystem Harstad kommune benytter Profil saksbehandlingssystem innen omsorgssektoren. Systemet har mulighet for skanning av inngående post i saksbehandlingen. Kommunestyret har vedtatt at det skal opprettes stilling i administrasjonsenheten og at denne enheten skal ta ansvar for all postbehandling samt arkivansvar for hjemmetjenesten og institusjonene. Mål for saksbehandling, post og arkiv: I løpet av 2006 skal all post for hjemmetjenesten og institusjonene skannes i Profil av administrasjonsenheten og sendes elektronisk til enhetene. Ansvaret for post og arkivsystemene i disse enhetene legges til Administrasjonsenheten i Elektronisk turnusprogram Turnusplanlegging og timelister skrives og behandles manuelt. I kostnadsreduksjonsprogrammet i 2004 ble det besluttet å effektivisere dette arbeidet.