Forfall: Navn Funksjon Representerer Lars Berg-Hansen MEDL STU Edel Anne Norderhus MEDL EKS

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Utvalg: Fakultetsstyret ved Fakultet for biovitenskap og akvakultur Møte nr: 04/12 Møtested: Møterom 3003, Hovedbygget/møterom bibliotek fra kl Dato: Tidspunkt: 11:00-14:50 Til stede: Navn Funksjon Representerer Frank Larsen Leder EKS Monica Brinchmann Medlem FAG Ørjan Hagen Medlem FAG Igor Babiak Medlem FAG Alexander Jüterbock Medlem FAG Roald Jakobsen Medlem TEK Tina Reppe Medlem STU Forfall: Navn Funksjon Representerer Lars Berg-Hansen MEDL STU Edel Anne Norderhus MEDL EKS Varamedlemmer som møtte: Navn Møtte for: Representerer Vebjørn Henni Lars Berg-Hansen STU Andre: Navn Funksjon Representerer Nina Ellingsen Høiskar Rita Romarheim Marlin Høvring fakultetsdirektør referent observatør Styreleder deltok ikke på behandlingen av sak 35/12 og 36/12. Igor Babiak ledet møtet under disse to sakene.

2 Saksliste: Saksnr. Sakstittel Unntatt offentlighet VS 23/12 VS 24/12 Godkjenning av protokoll møte 03/2012 og innkalling møte 04/2012 Langtidsdagsorden og møteplan 2013 Fakultetsstyret ved FBA VS 25/12 Rapportering på nøkkelindikatorer FBA - møte VS 26/12 Økonomisk rapportering 2. tertial 2012 VS 27/12 Budsjettprosessen 2013 VS 28/12 Handlingsplan 2013 VS 29/12 VS 30/12 VS 31/12 Studiekvalitetsrapport FBA Endelig studieportefølje 2013/2014 med måltall - FBA Organisering av teknisk stab FBA VS 32/12 Orienteringssaker møte 4/2012 VS 33/12 Referatsaker møte 4/2012 VS 34/12 Eventuelt møte 4/2012

3 VS 23/12 Godkjenning av protokoll møte 03/2012 og innkalling møte 04/2012 Fakultetsstyret ved FBA godkjenner protokoll for styremøte 03/12 og innkalling for styremøte 04/12. The Faculty Board approves the minutes for the board meeting 03/12 and the notice of meeting board meeting 04/12. Fakultetsstyret ved FBA godkjenner protokoll for styremøte 03/12 og innkalling for styremøte 04/12. The Faculty Board approves the minutes for the board meeting 03/12 and the notice of meeting board meeting 04/12. VS 24/12 Langtidsdagsorden og møteplan 2013 Fakultetsstyret ved FBA 1. Fakultetsstyret ved FBA vedtar vedlagte langtidsdagsorden for styremøtene med eventuelle endringer som framkommer i The Faculty Board at FBA sanctions the enclosed long-term agenda for the board meetings with any changes that are made during the meeting. 2. Fakultetsstyret ved FBA vedtar møteplan for 2013 med endringer som framkommer i The Faculty Board at FBA sanctions the schedule for Faculty board meeting for 2013 with any changes that are made during the meeting. Som foreslått i saksframlegget ble det avtalt styreseminar i forbindelse med møte 05/12, 23. november. Dette vil være et heldagsmøte, og tidsramme er satt til kl. 09:00 14:00. Det ble også bestemt at standard tidsramme på styremøtene skal være 11:00 14:00, med mindre det er gitt beskjed om noe annet. To nye punkter ble tatt inn i langtidsdagsorden: Analyse av infrastruktur og organisering av teknikere, begge i møte 5/2012. Styret bad administrasjonen vurdere om det var behov for å rapportere på HMS i hvert møte, eller om dette burde gjøres halvårlig. 1. Fakultetsstyret ved FBA vedtar vedlagte langtidsdagsorden for styremøtene med eventuelle endringer som framkommer i The Faculty Board at FBA sanctions the enclosed long-term agenda for the board meetings with any changes that are made during the meeting. 2. Fakultetsstyret ved FBA vedtar møteplan for 2013 med endringer som framkommer i The Faculty Board at FBA sanctions the schedule for Faculty board meeting for 2013 with any changes that are made during the meeting. Langtidsdagsorden 2012

4 Møte 5/styreseminar fredag 23. november, kl. 09:00 14:00 Langtidsdagsorden Budsjettforslag 2013 Godkjenning av handlingsplaner 2013 Rapportering nøkkeltall Analyse av infrastruktur Organisering av teknikere Kvalitetsrapport ph.d. Utvidelse av ph.d-graden Orienteringsaker: o Status HMS-arbeid 2013 Møte 1 torsdag 14. februar, kl. 11:00 14:00 Årsrapport FBA Nøkkeltallsrapportering Prising av tjenester, infrastruktur og laboratorieanalyser Orienteringssaker: o Status HMS-arbeid Møte 2 torsdag 13. juni, kl. 11:00 14:00 Tertialrapport Foreløpig studieportefølje 2014/15 Nøkkeltallsrapportering Egenevaluering styret Orienteringssaker: o Status HMS-arbeid Møte 3/styreseminar torsdag 26. september, kl. 09:00 14:00 Nøkkeltallsrapportering Tertialrapport Fakultetsvis studiekvalitetsrapport Kvalitetsrapport ph.d. Endelig studieportefølje 2014/15 Budsjettprosess (inkl. investeringer) Orienteringssaker: o Status HMS-arbeid Møte 4 torsdag 14. november, kl. 11:00 14:00 Nøkkeltallsrapportering Utkast til budsjett 2014 Budsjettforslag 2013 Strategi- og handlingsplaner Orienteringssaker:

5 o Status HMS-arbeid VS 25/12 Rapportering på nøkkelindikatorer FBA - møte Fakultetsstyret ved FBA godkjenner den framlagte rapporteringen. The FBA Faculty Board sanctions the reports presented in the case document. Styret sa seg meget godt fornøyd med den framlagte rapporteringen. Styret mente dette er et viktig styringsredskap, men at det er viktig at fakultetet evner å bruke dokumentet på en konstruktiv måte. Administrasjonen gjorde oppmerksom på at nummereringen av tabellene på side var feil. Disse skal være hhv. 3, 4 og 5. En utfordring i rapporteringen av publikasjoner er at disse ofte skifter navn i prosessen fra planlagte til publiserte artikler. For å unngå usikkerhet om hvilke publikasjoner det refereres til i rapporteringen fra gruppene, foreslo styret at administrasjonen implementerer et nummersystem på publikasjonene/artiklene. Videre burde det spesifiseres hva som ligger i planned -kategorien. Dette kunne for eksempel defineres som planned submitted in 2012 ). Fakultetsstyret ved FBA godkjenner den framlagte rapporteringen. The FBA Faculty Board sanctions the reports presented in the case document. VS 26/12 Økonomisk rapportering 2. tertial 2012 Fakultetsstyret ved FBA godkjenner vedlagte rapportering for 2. tertial 2012 med de endringer som framkom i The Faculty Board at FBA approves the attached financial report for the second 4-month period ( 2. tertial ) including the changes made in the meeting. Til tross for underforbruk på drift/laboratorier på rapporteringstidspunktet, presiseres det at disse midlene trolig blir brukt opp da de fleste investeringer og vedlikeholdsaktiviteter blir gjennomført på slutten av året. Fakultetsstyret ved FBA godkjenner vedlagte rapportering for 2. tertial 2012 med de endringer som framkom i The Faculty Board at FBA approves the attached financial report for the second 4-month period ( 2. tertial ) including the changes made in the meeting.

6 VS 27/12 Budsjettprosessen 2013 Fakultetsstyret ved FBA godkjenner den framlagte rapporteringen, og ber administrasjonen innarbeide styrets kommentarer i budsjettforslaget for 2013 som framlegges i neste styremøte. The FBA Faculty Board sanctions the report presented in the case documents. The board asks the administration to include the comments made by the board in the budget 2013 which is to be put forward in the upcoming board meeting. Styret hadde ingen spesifikke kommentarer til budsjettprosessen, men bad administrasjonen vurdere å bruke økte midler i resultatkomponenten til studiepoengsproduksjonen til å styrke undervisningssiden med vitenskaplige assistenter/lærermedhjelpere, for eksempel til retting av labjournaler. Fakultetsstyret ved FBA godkjenner den framlagte rapporteringen. The FBA Faculty Board sanctions the report presented in the case documents. VS 28/12 Handlingsplan Styret godkjenner vedlagte handlingsplan for 2013 med de endringer som framkom i The board approves the attached action plan for 2013 with any changes that are made during the meeting. 2. Styret ber administrasjonen rapportere halvårlig på handlingsplanen i The board asks the administration to report semi-annually on the action plan in Styret ber administrasjonen rapportere på måloppnåelse for handlingsplan 2012 i møtet The board asks the administration to report the goal achievement of the action plan for 2012 in the meeting Styret ber administrasjonen presentere endelige planer for 1. halvår 2013 i møtet Her skal også punkter som ikke er fulgt opp i 2012 inkluderes. The board asks the administration to present final plans for 1st half of 2013 in the meeting This presentation shall also include the points that are not followed up in Styret var positive til den framlagte handlingsplanen, men det var rettet spørsmål angående den praktiske gjennomføringen av flere kurs dersom studentantallet øker i henhold til denne planen. Å forelese i kurs med lab-øvelser er svært ressurskrevende. Når det gjelder intern rekruttering til masterprogrammene ved FBA, ble det påpekt at informasjonen til bachelorstudenter om masterprogrammene i dag er for dårlig. Administrasjonen opplyste at informasjonsmøter om masterstudiene allerede er planlagte.

7 Administrasjonen informerte om at FBA sannsynligvis får støtte fra NFK til styrkning av genomikkplattformen. Styret mente det er svært viktig at fakultetet gir noe tilbake til instanser som støtter fakultetets prosjekter. Dette kunne for eksempel være at det ble arrangert en offisiell markering ved prosjektstart, og et besøksprogram som FBA kan kjøre for fylkets eksterne gjester, og videreføre opplegg for elever fra videregående skoler Det kan også være filmsnutter/presentasjoner om genomikkplattformen ved FBA som fylket kan benytte seg av. 1. Styret godkjenner vedlagte handlingsplan for 2013 med de endringer som framkom i The board approves the attached action plan for 2013 with any changes that are made during the meeting. 2. Styret ber administrasjonen rapportere halvårlig på handlingsplanen i The board asks the administration to report semi-annually on the action plan in Styret ber administrasjonen rapportere på måloppnåelse for handlingsplan 2012 i møtet The board asks the administration to report the goal achievement of the action plan for 2012 in the meeting Styret ber administrasjonen presentere endelige planer for 1. halvår 2013 i møtet Her skal også punkter som ikke er fulgt opp i 2012 inkluderes. The board asks the administration to present final plans for 1st half of 2013 in the meeting This presentation shall also include the points that are not followed up in VS 29/12 Studiekvalitetsrapport FBA FBAs studiekvalitetsrapport for 2011 vedtas med eventuelle endringer som framkommer i FBA s report on the quality of education for 2011 is sanctioned with any changes made during the meeting. Avviksmeldinger skal i fremtiden ikke vedlegges studiekvalitetsrapporten. FBAs studiekvalitetsrapport for 2011 vedtas med eventuelle endringer som framkommer i FBA s report on the quality of education for 2011 is sanctioned with any changes made during the meeting. VS 30/12 Endelig studieportefølje 2013/2014 med måltall - FBA Fakultetsstyret ved FBA vedtar endelig studieportefølje 2013/2014 som beskrevet i vedlagte saksframlegg. The Faculty Board at FBA sanctions the final study programme portfolio 2013/2014 as described in the presentation of the case.

8 Fakultetsstyret ved FBA vedtar endelig studieportefølje 2013/2014 som beskrevet i vedlagte saksframlegg. The Faculty Board at FBA sanctions the final study programme portfolio 2013/2014 as described in the presentation of the case. VS 31/12 Organisering av teknisk stab FBA 1. Styret ber administrasjonen utrede alternativ. videre. The board asks the administration to investigate alternative further. 2. Styret ber administrasjonen legge fram et forslag til organisering som omfatter ledelse av laboratoriene, antall teknikere og deres rapporteringslinjer, organisering av HMS-ansvar for FBA som en helhet, og en helthetlig løsning for bestillings- og innkjøpsfunksjoner ved FBA. The board requests the administration to submit a proposed organization that includes management of the laboratories, the number of technicians and their reporting lines, organization of the HSE responsibility for FBA as a whole, and a holistic solution for ordering and purchasing functions by FBA. 3. Det forutsettes at relevante organ og personer involveres i det videre arbeid for å sikre at alle involverte får uttale seg i den videre prosess. It is a prerequisite that the relevant bodies and individuals are involved in the continuing effort to ensure that all parties involved are heard in the further process. Administrasjonen påpekte at det er et behov for en solid gjennomgang av kompetanse og framtidig kompetansebehov på teknikersiden og hvordan ressursene best organiseres. Ansattrepresentanten for tekn./adm. formidlet misnøye blant teknikere angående prosessen så langt, da flere følte de ikke var blitt inkludert i denne. De ansatte ønsker å være involvert i prosessen fra begynnelsen av. Det var enighet om at det er rom for forbedring mht organisering, men at prosessen bør begynne med en solid analyse av dagens situasjon. Styret var enige i administrasjonens forslag om å invitere en ekstern konsulent til å bidra i analyseringen av dagens organisasjon og forslag til framtidig organisering. Det forutsettes at alle grupper, dvs. fagstab, teknikere og administrasjon, involveres i analysen for å få kartlagt behov og utfordringer. 1. Styret ber administrasjonen initiere en analyse av nåværende organisering av teknisk stab, inkludert deres arbeidsoppgaver og kompetanse. Analysen skal også omfatte fremtidig kompetansebehov og organisatoriske løsninger. The board asks the administration to initiate an analysis of the current organization of the technical staff, including their functions and qualifications. The analysis should also include future competence needs and organizational solutions.

9 2. Styret ber administrasjonen legge fram et forslag til organisering som omfatter ledelse av laboratoriene, antall teknikere og deres rapporteringslinjer, organisering av HMS-ansvar for FBA som en helhet, og en helhetlig løsning for bestillings- og innkjøpsfunksjoner ved FBA. The board requests the administration to submit a proposed organization that includes management of the laboratories, the number of technicians and their reporting lines, organization of the HSE responsibility for FBA as a whole, and a holistic solution for ordering and purchasing functions by FBA. 3. Det forutsettes at relevante organ og personer involveres i det videre arbeid for å sikre at alle involverte får uttale seg i den videre prosess. It is a prerequisite that the relevant bodies and individuals are involved in the continuing effort to ensure that all parties involved are heard in the further process. VS 32/12 Orienteringssaker møte 4/2012 Fakultetsstyret ved Fakultet for biovitenskap og akvakultur tar sakene til orientering. The Faculty Board is hereby informed about the cases. Fakultetsstyret ved Fakultet for biovitenskap og akvakultur tar sakene til orientering. The Faculty Board is hereby informed about the cases. VS 33/12 Referatsaker møte 4/2012 Fakultetsstyret ved FBA tar referatsakene til etterretning. The Faculty Board at FBA takes the information items into consideration. Fakultetsstyret ved FBA tar referatsakene til etterretning. The Faculty Board at FBA takes the information items into consideration VS 34/12 Eventuelt møte 4/2012 Styreleder fremmet et ønske om at administrasjonen forbereder saken om tillegg til ansettelsesavtaler mhp IPR, til neste møte.