Kvalitetssikring og sertifisering i EPD-basen

Transkript

1 Leverandør - EPD-basen - handel Kvalitetssikring og sertifisering i EPD-basen Grunndataprosjektet Opprettet: 11. juni 2002 Versjon: 3.2 Revidert: 21. januar 2013

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING BAKGRUNN GENERELT LEVERANDØR ORGANISERING FOR KVALITETSSIKRING AV GRUNNDATA Organisering GRUNNDATAPROSESSER HOS INDUSTRIEN Fremskaffelse/generering av grunndata Registrering av grunndata i EPD-basen Vedlikehold av grunndata Informasjon fra EPD-basen Opplæringsrutiner EPD-BASEN EPD-BASENS ADMINISTRATIVE ANSVAR Mottak, behandling og eksport av grunndata Behandling av grunndatainformasjon Eksport av grunndatainformasjon Frigivelse av EPD-nummer Opplæringsrutiner for EPD-basens ansatte Grunndata oppfølging/opplæring HANDELEN ORGANISERING FOR KVALITETSSIKRING AV GRUNNDATA Organisering sentralt Organisering desentralisert GRUNNDATAPROSESSER HOS HANDELEN Mottak av grunndata Kommunikasjon av grunndata fra sentral database til underliggende forrretningssystemer Vedlikehold av grunndata Frigivelse av EPD-nummer Opplæringsrutiner for handelen Handelens ansvar for kvalitetssikring KONTROLL OG SERTIFISERING KONTROLLER EPD-BASEN Manuelle kontroller ved import til EPD-basen SERTIFISERINGSREGLER Publisering av analyse over sertifiseringsstatus Definisjon av feil VEDLEGG 1: TOLERANSEGRENSER... A VEDLEGG 2 - HJELPEMIDLER OG REFERANSER... D 1

3 1. Innledning 1.1. Bakgrunn Det er enighet innen dagligvarebransjen i Norge om behovet for felles og kvalitetssikrede grunndata som basis for effektiv handel mellom partene. Informasjonen som registreres om produktene av leverandørene i EPD-basen, brukes av kjedene som grunnlag for: kalkyler innkjøpssystemer transportbooking lager/logistikk planogrammer butikkdatasystemer grunndata i de øvrige EDI-meldingene (ordre, ordrebekreftelser, pakkseddel og faktura). Siden kvaliteten på EPD-basens produkt avhenger av både leverandørenes input, EPD-basens drift og handelens bruk av data, ble det i 2002 gjennomført et prosjekt, Grunndataprosjektet, i regi av ECR Norge, mellom Tradesolution AS hvor leverandørene og kjedene i dagligvarebransjen skulle utarbeide løsninger for å sikre en optimal kvalitet på grunndatainformasjonen. Arbeidet fra dette prosjektet gjennomgikk en større revisjon våren Dette dokumentet baserer seg på de grunntanker som ble beskrevet i 2002, med en rekke tilpasninger til dagens løsninger og metoder Generelt Kvalitetssikringssystemet inneholder forslag til hvordan aktørene i verdikjeden må være organisert med tanke på interne rutiner og sjekklister for å sikre optimal kvalitet på grunndata. I tillegg definerer kvalitetssikringssystemet hvilke prosesser som må understøttes hos leverandører, i EPD-basen og i handelen, for at grunndata skal flyte effektivt fra produsent til bruker. Kvalitetssikringssystemet inneholder også referanser til ulike kilder som beskriver dagens regelverk og standarder i forbindelse med registrering av produktinformasjon i EPD-basen, samt referanser til ulike hjelpemidler som er tilgjengelige for leverandørene og handelen. Oppfølging og revidering av dette dokumentet vil i fremtiden bli utført gjennom EPD-basens Drifts- og kontaktutvalg. 2

4 2. Leverandør 2.1. Organisering for kvalitetssikring av grunndata Grunndata vil oppstå noe annerledes om det er en handelsvare eller en egenprodusert vare. Det viktigste for å få generert korrekte grunndata er at bedriften har klare rutiner for hvem som gjør hva og til hvilken tid. I mange tilfeller vil det være flere involverte parter i fremskaffelsen av grunndata. Det kan for eksempel være ulike personer involvert i prosessen med generering av GTIN, bestilling av emballasje og måling av produktet, mens priser ofte kan komme fra andre kilder Organisering For å sikre at grunndata håndteres på en helhetlig og konsistent måte må det utnevnes en grunndataansvarlig i bedriften. Vedkommende må sitte med det totale ansvaret for grunndataflyt i egen virksomhet. Hvilken funksjon den grunndataansvarlige bør ha (salg, marked, IT, logistikk etc.) vil avhenge av type bedrift og størrelse på denne. Det viktigste er imidlertid å sørge for at ansvaret er forankret høyt opp i organisasjonen. Videre er det kritisk at det utarbeides en skriftlig rollebeskrivelse/rutinebeskrivelse som fordeler ansvaret for de ulike prosesstrinnene i arbeidet med å fremskaffe og senere registrere grunndata i EPD-basen. Det å utvikle og ta i bruk flytdiagram og sjekkliste for grunndataregistrering vil være en kritisk suksessfaktor for å sikre at grunndata genereres og registreres korrekt. Se eksemplene på flytdiagram og sjekkliste som kan lages i eksempelvis et regneark (side 5 og 6). Grunndata og kravene til kvalitet endres fra tid til annen og er en viktig del av arbeidet med grunndata. Det er derfor viktig at organiseringen av dette arbeidet i bedriften også tar høyde for fravær av nøkkelpersoner. Til samtlige personer involvert i grunndataarbeidet må det derfor knyttes en «backup» ressurs. Også dette må være en del av de skriftlige rutinene Grunndataprosesser hos industrien Nedenfor beskrives hvilke prosesser som må understøttes hos industrien for at grunndata skal flyte effektivt fra produsent til EPD-basen og videre til handelen. Først beskrives prosessen knyttet til å fremskaffe nødvendig grunndata. Deretter beskrives selve innmeldingsprosessen og vedlikeholdsprosessen. Til slutt beskrives interne rutiner for distribusjon av informasjon fra EPDbasen, samt forslag til hvordan opplæring av grunndataansvarlige bør gjennomføres Fremskaffelse/generering av grunndata De fleste bedrifter, enten de produserer sine produkter selv eller videreformidler andres produkter, vil ha flere personer involvert i arbeidet med å fremskaffe ulike typer grunndata for et produkt. Når flere personer er involvert i en prosess er det viktig å ha klare retningslinjer og ansvarsforhold. For å sikre god kvalitet på generering og registrering av grunndata må det opprettes en funksjon som sitter med hovedansvaret for grunndata hos hver enkelt leverandør. En god måte å sørge for styring av en slik prosess er å utarbeide et flytdiagram og en sjekkliste. Flytdiagrammet beskriver hvordan informasjonen skal strømme mellom de involverte i prosessen, og sjekklisten holder oversikt over hvem som skal sørge for hva, og til hvilken tid. Dette gjør det enkelt for den grunndataansvarlige å følge opp at alle gjør sin del av arbeidet og gir sikkerhet for at all 3

5 informasjon er på plass i god tid før registrering i EPD-basen. Prosessen med å fremskaffe grunndata kan med fordel samordnes med oppdatering av eget vareregister. Bestille stanseverktøy for emballasjen og prøvetrykk Frist: 22 uker før lansering Ansvar: Produktansvarlig Motta ident-/logistikk- og butikkinformasjon om produktet fra fabrikk/produsent Frist: 14 uker før lansering Ansvar: Produktansvarlig Motta øvrig produktinformasjon fra fabrikk/produsent (næringsinnhold/ ingredienser/holdbarhetsdager) Frist: 12 uker og 4 dager før lansering Ansvar: Produktansvarlig Kontrollere at mottatt informasjon er korrekt. Frist: 12 uker og 3 dager før lansering Ansvar: Produktansvarlig Registrere opplysningene i EPD-basen Frist: 12 uker og 3 dager før lansering Ansvar: Grunndataansvarlig Motta EPD-nummer Frist: 12 uker før lansering Ansvar: Grunndataansvarlig Figur 1: Eksempel på ansvars-/flytdiagram Dette flytdiagrammet er å anse som ett eksempel på hvordan et flytdiagram kan se ut. Flytdiagrammet inneholder punkter og tidsfrister som samtlige leverandører må ha med og forholde seg til som et minimum. For eksempel vil leverandører som importerer produkter fra utlandet ha andre krav/tidsfrister enn de som produserer sine produkter selv. Ansvaret for de ulike oppgavene kan også variere ut i fra firmaets størrelse, produkttyper med mer. Hovedbudskapet er at det må konstrueres et flytdiagram som sikrer at all informasjon er tilgjengelig når grunndata skal registreres i EPD-basen. 4

6 Oppgave grunndataansvarlige og produktsjef Utført dato: Utskrift vedlagt: Merknad: Sendt registreringsskjema Mottatt registreringsskjema Mottatt ingrediensliste/emballasje-info. Kalkyle beregnet/f.eks. regneark vedlagt Pris og rabatt pr. kjede Sortimentsoversikt Signatur produktansvarlige (når alt er OK) Skjema signeres når datofelt er utfylt på alle punkter og alle nødvendige utskrifter er vedlagt. Legg alle vedlegg i en mappe, og gi denne videre til for eksempel produktansvarlige for kontroll. Kalkyle godkjent av f.eks. produktansvarlig Opplysninger kontrollert (signatur) Mappen gis videre til grunndataansvarlige, som registrerer opplysningene i internt system, overfører data til EPD-basen og innhenter EPD-nummer. Oppgave for grunndataansvarlige Utført dato: Utskrift vedlagt: Merknad: Lagt inn opplysningene i internt system Kontrollert opplysningene (!) Overført data til EPD-basen Mottatt EPD-nummer (utskrift av e-post) Informert ansvarlige for grossistmelding sendes ansvarlige for grossistmelding Signatur grunndataansvarlig (når alt er OK) Figur 1 - Eksempel på sjekkliste 5

7 Denne sjekklisten er å anse som et eksempel på hvordan en sjekkliste kan se ut, med utgangspunkt i flytdiagrammet på side 5. Det er viktig av hver enkelt bedrift utvikler en egen sjekkliste som er tilpasset bedriftens behov med de tidsfrister man får fra handelen. Det finnes mange ulike tekniske løsninger for intern behandling og vedlikehold av grunndata. Noen selskaper har dataene lagret i et ERP-system der alle involverte parter legger inn den informasjonen de selv er ansvarlig for. Andre benytter mindre databaseløsninger eller sender regneark rundt på e-post. I det siste tilfellet er det regnearket som senere danner grunnlaget for selve registreringen i eget vareregister og/eller direkte i EPD-basen Ny informasjonsbredde Hver gang det kommer ny informasjonsbredde i EPD-basen distribuerer Tradesolution AS nødvendig informasjon som skal til for å dekke den nye versjon av informasjonsbredden. I EPD-basen kjøres en rekke logiske kontroller og feltvalideringer for samtlige produkter som meldes inn. Det være seg nyregistreringer eller endringer. Disse kontrollene utføres for å sikre at produktet registreres iht. avtalt informasjonsbredde og at informasjonen henger logisk sammen. Nedenfor er det angitt eksempler på enkelte kontroller som kjøres: samtlige skal-felt må være utfylt med en gyldig verdi samtlige betingede skal-felt må være utfylt når en betingelse er til stede med en gyldig verdi oversikt over betingelsene finnes i brukerveiledning for EPD-basen (for eksempel «Antall F- pak i D-pak» må være utfylt hvis produktet inneholder F-pak.) Volumet av samlet antall pakninger i ett pakningsnivå kan ikke overstige volumet til pakningsnivået over i produktsettets hierarki pall må være under 1. tonn (paller som virkelig veier mer enn 1. tonn kan likevel registreres, men man må før innmelding varsle EPD-basen for avvikshåndtering) pall må være mellom 59 cm og 240 cm høy (paller som virkelig er mindre enn 59 cm eller høyere enn 240 cm kan likevel registreres, men man må før innmelding varsle EPD-basen for avvikshåndtering) unormalt forhold mellom volum og bruttovekt på pall (paller som virkelig har et unormalt forhold mellom volum og bruttovekt kan likevel registreres, men EPD-basen må varsles for avvikshåndtering) Disse eksemplene på kontroller kan være nyttige å være klar over ved registrering av grunndatainformasjon. For å sikre korrekt registrering av grunndatainformasjon henvises det i tillegg til EPD-basens brukerveiledning (se 6

8 Registrering av grunndata i EPD-basen Denne delen av rutinebeskrivelsen omhandler vesentlige punkter for å sikre en korrekt grunndataregistrering. For å sikre at de grunndata som registreres i EPD-basen er korrekte, må hver enkelt leverandør forplikte seg til å følge regelverket og rutinene som er omhandlet i EPD-basens brukerveiledning. Det finnes pr. dags dato tre alternative måter å registrere grunndata i EPD-basen: EDI (EANCOM PRICAT eller XML CIN) WEB (inkl. opplasting av grunndata gjennom Excel) Vareregistreringsskjema på papir Alle de tre alternativene stiller samme krav til informasjonsbredde. Alle produkter som skal registreres må utfylles iht. gjeldende informasjonsbredde. Gjeldende avtaler mellom kjede og leverandør styrer hvilke produkter som må registreres i EPD-basen. Industrien forplikter seg til å registrere korrekte grunndata. Handelen er avhengig av at grunndataene er korrekte da dataene benyttes til blant annet kalkyler, space management, lager, transport og som fundament for alle de øvrige EDI-meldingene. Feil i grunndata er kostnadskrevende da det skaper ekstraarbeid for alle parter Tilbakemelding på registrert informasjon Ved endringer og nyregistrering av produktinformasjon vil man motta en tilbakemelding fra EPD-basen (under menyvalget «Importstatus» på EPD-basens webside) som informerer om produktet er mottatt og akseptert, eller om det er forkastet grunnet feil i grunndatainformasjonen. Kontroll av tilbakemeldinger på denne siden fra EPD-basen er derfor en viktig del av rutinen for selve registreringen av grunndata i EPD-basen. For de leverandørene som benytter seg av EDI som utvekslingsmetode, vil det være absolutt nødvendig i en startfase, å kontrollere den informasjonen man sender fra seg, mot det som virkelig registreres i EPD-basen. EDI-tolkene som den enkelte aktør benytter kan inneholde programmeringsfeil som ikke avdekkes av de logiske kontrollene i EPD-basen. Eksempler på dette kan være feil kodebruk av pakketype/emballasje, enhetsprisbetegnelser og lignende. 7

9 Tidsperspektivet Kjedene krever registrering av produktinformasjon i god tid før lansering. Det bør beregnes ca. 12 uker fra innmelding i EPD-basen til lansering av et produkt i butikk. Denne tidsfristen styres av avtale mellom leverandør og handelen. I enkelte tilfeller finnes ikke produktet fysisk tilgjengelig før fristen fra kjedene for innmelding til EPD-basen er oversteget. I disse tilfellene må produktet registreres på bakgrunn av de oppgitte mål og vekter man har fått fra produsenten. Det understrekes at disse grunndataene må kontrolleres og korrigeres umiddelbart dersom det viser seg at produktets virkelige mål og vekter avviker fra det som er oppgitt av produsenten. 12 uker før lansering 8 uker før lansering 6 uker før lansering 4 uker før lansering 3 uker før lansering 2 uker før lansering Lansering Registrering Kalkulering av grunndatainformasjon i EPD-basen Vurdering av kjede(-ne) Forhandling Avtaler Sortimentskoder Kontrollmåling på EPD Sjekkpunkt Informasjon Grossistdistribuerte om varen oversendes varer skal til profilhusene grossist ankomme Planogrammer lages Beslutning om plassering på lager og i butikk Informasjon om varene oversendes butikkene Butikkene kan begynne å bestille varene Varen er i butikk Figur 3 tidsperspektivet Produktinformasjonen som er registrert vil ikke være reflektert i EPD-basen før innmelder har mottatt bekreftelse fra EPD-basen om at produktet er importert og funnet i orden. Man vil følgelig ikke kunne søke opp produktet og se registrert informasjon umiddelbart etter at produktet er sendt inn til EPDbasen. Ved registrering av nye produkter bør innmelder ta høyde for at produktinformasjonen kan inneholde feil som medfører at produktet blir avvist ved import i EPD-basen. Det kan til tider være vanskelig å finne årsaken til en avvisning av et produktsett. Innmelder må derfor unngå registrering av produkter dagen før informasjonen skal være hos handelen. Det anbefales å starte registreringsprosessen i EPDbasen minimum 3 dager før man har behov for at det skal være overført handelen. 8

10 Vedlikehold av grunndata I tillegg til å sørge for at nylanserte produkter blir registrert i EPD-basen med korrekt informasjon, er det viktig å sørge for at allerede registrerte produkter forblir riktig. Dette handler om å etablere gode rutiner for endring av produktinformasjon, feilhåndtering og jevnlig speiling av eget grunndataregister mot registrert informasjon i EPD-basen Endringsrutiner Når et produkt, uavhengig av pakningsnivå endres, det være seg prisendringer, endringer i pakningsstørrelser, eller endring i antall i pakning, oppstår spørsmålet om det skal tildeles et nytt GTIN og/eller EPD-nummer. Reglene for når et GTIN må byttes/endres beskrives på EPDnummeret må alltid byttes når GTIN til den bestillbare enheten i produktsettet (normalt D-pak) endres. Generelt gjelder den samme sjekklisten som tidligere beskrevet (side 5 og 6) for nyregistrering av produkter også ved produktendringer. Dette vil sikre konsistent behandling av nye og gamle produkter og sørge for oppdatering av EPD-basen der dette er nødvendig Feilhåndtering Produkter hvor det oppdages feil i grunndatainformasjonen skal rettes så snart leverandøren er gjort oppmerksom på dette. Avvik mellom registrert grunndatainformasjon og kontrollmåling ved EPD Sjekkpunkt blir korrigert av Tradesolution og de kontrollmålte feltene og resultatet av kontrollmålingen låses for videre redigering i EPD-basen. Resultatet av kontrollmålingene vises under «Kontrollmålingsstatus» under menyvalget «ESP» på EPD-basens webside. Alle nye produkter skal kontrollmåles hos EPD Sjekkpunkt før lansering. Se for mer informasjon. I de tilfeller hvor feil i grunndataregistreringen skaper problemer for handelen vil EPD-basen sende ut informasjon, som videreformidler feilen som er rapportert fra kjeden(-e), til leverandørens grunndataansvarlig. Feilen må rettes snarest mulig, dog senest innen to virkedager, slik at grunndatainformasjonen blir korrekt i EPD-basen. Det vil foregå en automatisk oppfølging av produkter det er rapportert feil ved. Dersom en feil ikke rettes innenfor en rimelig tid vil kjeden(-e) og EPD-basen i fellesskap avgjøre hvilke konsekvenser det skal få for leverandøren. All kommunikasjon til leverandør som omhandler feil i grunndataene vil også distribueres til kjedenes grunndataansvarlige Periodisk avstemming mellom eget register og EPD-basen For å sikre konsistens i grunndata bør det gjennomføres periodiske avstemminger mellom eget register og EPD-basen. Funksjonalitet for dette finnes under menyvalget «Rapporter» på EPD-basens webside Utfasing av produkter Det anbefales å nedlegge grunndatainformasjonen i EPD-basen til produkter som er sluttsolgt. Nedlegging gjøres via leverandørens web-tilgang til EPD-basen Informasjon fra EPD-basen I EPD-basen har man mulighet til å registrere mange kontaktpersoner pr. firma og flere roller, men bare én kan opptre i rollen som grunndataansvarlig. Den informasjon som sendes fra EPD blir i all hovedsak sendt til grunndataansvarlig pr. e-post. 9

11 Hvordan sikre at informasjon tilfaller korrekt mottaker? Ved ferieavvikling, sykdom og lignende vil det for mange leverandører være ønskelig at andre personer i firmaet mottar nødvendig informasjon fra EPD. De aller fleste e-postprogrammer håndterer regler for distribusjon: Eksempel_1: I for eksempel Microsoft Outlook finnes det regelveivisere som kan besørge at all e-post som mottas fra bestemte e-postadresser overføres andre e-postadresser hver gang, eller kun når fraværsassistenten er koblet inn. Hvordan reglene opprettes, beskrives i e-postprogrammenes hjelpeprogram. Eksempel_2; Det kan også opprettes en ekstra e-postadresse/alias(eksempel: epdkontakt@leverandør.no) på kontaktpersonene til EPD-basen. Disse aliasene kan kobles mot den virkelige e- postadressen til vedkommende som er rette mottaker av informasjonen. Fordelen med alias er at koblingen mot virkelige e-postadresser kan endres uten at den opprinnelige kontaktpersonen behøver å være til stede. Ved bruk av denne løsningen må det være aliaset som er registrert som kontaktperson hos EPD-basen. Øvrig informasjon, slik som oversikt over tildeling av EPD-nummer, kontrollmålinger og feilmerkinger fra kjedene, tilgjengeliggjøres på EPD-basens webside. Hver enkelt leverandør må selv sørge for at de har den nødvendige bemanning til å håndtere grunndatainformasjon under ferieavvikling/sykdom og at informasjonen videredistribueres til back-up personer Opplæringsrutiner Medarbeidere som har befatning med informasjonsflyten må ha/tilegne seg inngående kunnskap om bransjestandarder og hva informasjonen benyttes til i verdikjeden. Alle som har befatning med grunndataflyt i dagligvarebransjen må kjenne til innholdet i dette kvalitetssikringssystemet. For å tilegne seg denne kompetansen må de brukerveiledninger og lignende som, til enhver tid, er tilgjengelig på gjennomgås. I tillegg kan EPD-basen bidra med informasjon og veiledning i grunndataregistrering. EPD-basen tilbyr også med jevne mellomrom klasseromskurs, se for kursdatoer. Hver enkelt leverandør må sørge for at det læres opp en backup-person i tilfelle sykdom, ferie, etc. 10

12 3. EPD-basen 3.1. EPD-basens administrative ansvar Tradesolution AS, ved EPD-basen, har et administrativt ansvar for å følge det til enhver tid gjeldende avtaleverk som eksisterer mellom EPD-basen, handelen og leverandør, samt drift av de nødvendige systemer for grunndata til dagligvarebransjen. I tillegg skal EPD-basen administrere kvalitetssikringssystemet og sertifiseringssystemet, inklusive dokumentet «Brukerveiledning EPDbasen». EPD-basen har et Drifts- og kontaktutvalg som består av representanter fra industrien, handelen og EPD-basen (oversikt over representantene finnes på Drifts- og kontaktutvalget har følgende mandat: EPD-basens Drifts- og kontaktutvalg skal være bindeleddet mellom EPD-basen og basens brukere i spørsmål som vedrører den daglige drift og kvalitet av basen. De skal kunne fremlegge forslag på vegne av bransjen til endringer i rutiner og informasjonsinnhold, samt oppfølging av datakvaliteten på den informasjonen som ligger i databasen. Utvalget skal også være «høringsinstans» og rådgiver for administrasjonen i Tradesolution AS i spørsmål vedr. drift og kvalitetssikring av EPD-basen. EPD-basen skal, i samarbeid med Drifts- og kontaktutvalget, bidra med å utarbeide forslag og ideer for vedlikehold av nødvendig regelverk og løsninger for grunndataregistrering, samt holde seg orientert om internasjonale løsninger og standarder. EPD-basen skal på vegne av industrien og handelen ha ansvaret for at kvalitetssikringssystemet for grunndata følges av partene. Dette innebærer at EPD-basen gjennom en aktiv holdning skal gi den nødvendige hjelp og støtte til partene, samt følge opp avvik gjennom direkte henvendelse. EPD-basen skal også gjennom forvaltning av et rapporteringssystem bidra til at kvaliteten på grunndata i dagligvarebransjen holdes på, eller over, den grense partene er enige om Mottak, behandling og eksport av grunndata Det er utarbeidet skriftlig dokumentasjon som omhandler hvordan grunndata skal mottas, behandles og eksporteres mellom partene. Dokumentasjonen er å anse som en driftsteknisk håndbok, som har til hensikt å forklare alle punkter som må utføres for å opprettholde en normal driftssituasjon i EPDbasen, uavhengig av person. Dokumentasjonen vedlegges ikke dette dokumentet. I kvalitetssikringssystemet omtales prosessene mer generelt. 11

13 Mottak av grunndata Det finnes, pr. dags dato to alternativer for innmelding av grunndatainformasjon til EPD-basen: EDI (EANCOM PRICAT/XML CIN) WEB (inkl. opplasting av grunndata gjennom Excel) Uavhengig av hvilken løsning som velges stilles det samme kravet til informasjonsbredden og kvaliteten på grunndataene. Grunndatainformasjonen fra begge løsningene registreres i samme tabellverk, kjøres gjennom samme import til EPD-basen og kontrolleres gjennom det samme sett med valideringer og logiske kontroller. EDI Grunndatainformasjon som sendes inn som EDI-filer mottas i EPD-basen via to varianter. Leverandørene kan sende filen som et vedlegg til e-post (pricat.epd@tradesolution.no), eller laste opp filene på en egen FTP-server. Filene leses gjennom en tolk som legger dataene i et importtabellverk. For å sikre at de grunndata som meldes inn i EPD-basen via EDI er korrekte må alle nye leverandører som benytter denne innmeldingsmåten gjennom en testperiode. Det samme gjelder samtlige leverandører som benytter EDI i forbindelse med en oppdatering til en ny informasjonsbredde. En testperiode vil si at grunndata leses inn i en testdatabase som ikke har kontakt med produksjonssystemet, men som inneholder alle de kontroller som produksjonssystemet har. Når en leverandør sender inn produkter til testdatabasen, uten at det genereres feilmeldinger, vil leverandøren være klar for å flyttes over til produksjonssystemet. Web Leverandører som benytter EPD-basens webløsning fyller ut informasjonen etter en fast web-mal som følger den avtalte informasjonsbredden i EPD-basen. Når produktet lagres kjøres kontroller som sikrer at alle felt som kreves i henhold til informasjonsbredden er utfylt. Kun produkter som er utfylt i henhold til kravene kan overføres til EPD-basens importtabellverk. Dette gjøres via et menyvalg fra webløsningen. En mer detaljert beskrivelse rundt registrering på web finnes i dokumentet Brukerveiledning for web som er tilgjengelig på Behandling av grunndatainformasjon All grunndatainformasjon som meldes inn i EPD-basen leses gjennom EPD-basens importprogram. Importprogrammet kontrollerer grunndatainformasjonen maskinelt for logiske feil, mangler ved informasjonen i henhold til gjeldende versjon av informasjonsbredden og kontroll av GTIN, med mer. Det er EPD-basens Drifts- og kontaktutvalg som vedtar de regler det skal kontrolleres etter. Grunndatainformasjon som blir funnet i orden importeres til EPD-basens produksjonssystem, og beskjed om godkjenning varsles leverandør på siden «Importstatus» på EPD-basen webside. Grunndatainformasjon som ikke blir funnet i orden blir forkastet og beskjed om feil, samt årsak til avvisning, varsles leverandør på siden «Importstatus» på EPD-basen webside. Leverandører som benytter EDI, og som er i en testfase, mottar tilbakemeldinger på e-post som beskriver eventuelle feil som oppstår i syntaks og/eller i EPD-basens kontroller. Ingen grunndata som 12

14 leses inn fra leverandører som utveksler EDI-meldinger i test, overføres EPD-basens produksjonssystem. Når EDI-meldingen anses som feilfri, sendes forespørsel til leverandør om hvorvidt de ønskes flyttet over til EPD-basens produksjonssystem. Ingen informasjon som overføres til EPD-basen skal korrigeres av EPD-basens ansatte. All korrigering skal utføres av leverandøren via én av innmeldingsmetodene. Dette sikrer at leverandøren har korrekte grunndata i eget system, og at det er disse grunndata som finnes registrert i EPD-basen Feilhåndtering I enkelte tilfeller forekommer det feil på grunndatainformasjon som ikke avdekkes i logiske kontroller. Det kan for eksempel dreie seg om feil i bruk av merkeordninger som eksempelvis Nøkkelhullet, etc., eller feil registrering av allergener og/eller ingredienser. I de tilfeller hvor dette skaper problemer for handelen vil EPD-basen varsle aktuell leverandør og beskrive det aktuelle produktets feilaktige informasjon Eksport av grunndatainformasjon Hver ettermiddag (kun virkedager) eksporteres alle dagens nye og endrede produkter til handelen. EPD-basens eksportrutine trekker ut samtlige godkjente nye og endrede produkter siden forrige eksport. Grunndataene overføres i ett eksporttabellverk hvor de kontrolleres maskinelt (samme type kontroller som ved import) og eksporteres til kjedene. Dog tas det forbehold om utenforstående hendelser som kan skape problemer med overføring på det aktuelle tidspunkt. I en slik situasjon vil eksportfilene bli overført så snart det igjen oppstår en normal driftssituasjon. 13

15 Frigivelse av EPD-nummer Som en del av rutinen til EPD-basen følger frigivelse av EPD-nummer. Rutinen har til hensikt å fristille EPD-nummer som ikke er i bruk hos handelen slik at disse kan gjenbrukes på nye produkter, samt å sørge for at kun reelle handelsprodukter er registrert. EPD-basen har erfaring med når det må settes i gang en frigivelsesrunde av EPD-nummer. Rutinen starter med at Tradesolution AS tar ut en komplett liste over samtlige produkter og EPD-nummer fra EPD-basen. Listen oversendes brukerne av EPDbasen for gjennomgang mot egne systemer. Handelen definerer EPD-numrene i tre ulike kategorier: 1. Varen er i salg, og EPD-nummeret må bestå 2. Varen er nedlagt, men EPD-nummeret må bestå på grunn av rapporterings- /statistikkhensyn 3. Varen er nedlagt, og EPD-nummeret kan frigis Hver enkelt kjede sender sine oversikter tilbake til Tradesolution AS ved EPD-basen, som sammenstiller listene. Dermed får man en oversikt over de EPD-nummer som ingen av brukerne av EPD-basen har behov for å ha registrert. Denne listen sendes på høring til handelen for kvalitetssikring før sletting av EPD-nummer finner sted. Når resultatet av høringen returneres til EPD-basen, skal EPD-numrene kontrollsjekkes opp mot eventuelle endringer som har foregått i EPD-basen i mellomtiden. Dette for å kvalitetssikre at det ikke tas gjenbruk av et EPD-nummer som er gjenåpnet i den perioden som handelen har frigitt EPD-numre Opplæringsrutiner for EPD-basens ansatte Det er EPD-basens ansvar å sørge for at alle EPD-basens ansatte får en grundig opplæring i alle rutiner og regler som hører inn under EPD-basens arbeidsområde. Videre forutsettes det også at EPD-basen driver en kontinuerlig videreopplæring av alle ansatte. Alle som har befatning med grunndataflyt i dagligvarebransjen må kjenne til innholdet i dette kvalitetssikringssystemet Grunndata oppfølging/opplæring EPD-basen skal tilby kurs i grunndataregistrering minimum 2 ganger pr. år og møter for de leverandører som har særskilte behov i forbindelse med grunndataarbeidet. 14

16 4. Handelen 4.1. Organisering for kvalitetssikring av grunndata Grunndata skal mottas og behandles på en enhetlig måte hos brukerne av EPD-basen. For å få korrekte grunndata til å flyte gjennom hele verdikjeden fra de oppstår, til de er ute i butikk er det viktig at mottakerne har klare rutiner som regulerer ansvar og tidsfrister, og ikke minst, hvordan grunndata skal behandles. Handelen mottar grunndata i sine sentrale databaser og distribuerer informasjonen videre til ett eller flere forretningssystemer Organisering sentralt Det må opprettes en funksjon som er ansvarlig for mottak av grunndata. Denne funksjonen skal være ansvarlig for å motta og behandle innrapporterte feil fra egen organisasjon, samt videreformidle dette til EPD-basen. Funksjonen må i tillegg sørge for at all informasjon som mottas i sentral database, overføres til de underliggende forretningssystemene. Ansvaret for at grunndata mottas og videredistribueres korrekt til de underliggende forretningssystemer, vil ligge hos grunndataansvarlige for den sentrale databasen Organisering desentralisert For hvert enkelt forretningssystem må det opprettes en funksjon som er ansvarlig for mottak av grunndata fra den sentrale databasen. Funksjonen må også sørge for at feilretting blir håndtert etter gjeldende regler. I utgangspunktet skal alle endringer i grunndata logges. Endringer og oppdagede feil må umiddelbart rapporteres tilbake til sentral database Grunndataprosesser hos handelen Det er særdeles viktig at EPD-basen er eneste grunndatakilde for mottak av grunndata. Dette er en forutsetning for å forbedre kvalitet på de grunndata som registreres. Eventuelle skjemaer som kommuniseres direkte mellom leverandør og handel, skal ikke inneholde data som allerede finnes registrert i EPD-basen, med unntak av identifikasjonsinformasjon som EPD-nummer, GTIN, leverandørens varenummer og varetekst Mottak av grunndata Handelen mottar kvalitetssikret grunndata fra EPD-basen daglig. Filene overføres fra EPD-basen til kjedenes sentrale databaser hver virkedag. For å sikre at alle filoverføringer blir lest korrekt inn i kjedenes sentrale databaser, må hver enkelt gruppering loggføre mottaket for å sikre at alle filer virkelig mottas. Når mottaker av grunndata opererer med logiske kontroller som eventuelt avviser produkter som er akseptert gjennom EPDbasen, må disse produktene kontrolleres og flagges som feil til EPD-basen gjennom feilmerkingsfunksjonen (menyvalget «Merke feil» under «Feilmerking» på EPD-basens webside). I tillegg er det viktig å kommunisere kontrollen som avdekket feilen til EPD-basen, slik at denne kan legges inn i EPD-basens importsystem. 15

17 Kommunikasjon av grunndata fra sentral database til underliggende forrretningssystemer For å sikre en helhetlig flyt av grunndata til grossistlagre og butikker må de underliggende databasene være speil av databasene som ligger foran i verdikjeden (leverandørens, EPD-basen og sentral database hos kjeden). Eventuelle korrigeringer som gjøres i et underliggende system må kun være å anse som en «brannslukning» i det øyeblikket en feil oppdages og skal alltid rapporteres gjennom feilmerkingssystemet. Hvis det oppstår avvik mellom innmeldt grunndata og de grunndata som eksisterer i kjedenes underliggende systemer, vil det nødvendigvis bli benyttet en god del tid for å kontrollere hvor en eventuell feil har oppstått. Det må derfor innarbeides rutiner for registrering av avvik som sikrer at all aktuell grunndatainformasjon, som aksepteres i sentral database, daglig overføres til de underliggende systemene Vedlikehold av grunndata Feilhåndtering For å sikre en kontinuerlig kvalitetssikring av grunndata er det viktig å definere klare rutiner for håndtering av oppdagede feil. Særlig viktig i et slikt system er det å definere rutiner som sikrer at feil korrigert i ett system, også blir korrigert i andre systemer. Samtidig er det viktig å definere rutiner som muliggjør «lokal brannslukking». Grunndataflyt Butikk Leverandør EPD-basen Kjedens sentrale database Distribusjon/ lager Space management Feilmeldinger Figur 4 Rapportere feil i grunndata 16

18 Når det oppdages feil i registrerte grunndata må man først ta stilling til om dette er en driftskritisk feil. En driftskritisk feil er en feil som forårsaker driftsproblemer hvis den ikke rettes umiddelbart. Et eksempel på dette kan være et produkt som er registrert med feil GTIN. I utgangspunktet skal det ikke være tillatt å endre grunndatainformasjon i et underliggende system som stammer fra den sentrale database. Hvis den oppdagede feilen er driftskritisk, må imidlertid rutinen og systemene håndtere at data endres manuelt i den databasen det gjelder (Space Management system, lagerstyringssystem, butikkdatasystem osv.). Hvis feilen ikke er driftskritisk kan rettingen utsettes til nye data mottas fra sentral database/epd-basen/leverandør. Dette håndteres gjennom klare rutiner og tilgangskontroller til systemene. Uansett om feilen er driftskritisk eller ikke, skal den rapporteres til sentral database. Sentral database er her definert som den organisatoriske enhet som først mottar grunndata fra EPD-basen og har ansvar for å videreformidle disse dataene internt i egen organisasjon. Sentral database må logge alle registrerte og innrapporterte feil og melde disse til Tradesolution AS ved EPD-basen. Sentral database er ansvarlig for å behandle alle innrapporterte og egne avdekkede feil i grunndata. Hvis innrapportert feil ikke stemmer med data registrert i sentral database (avvik mellom underliggende system og sentral database), løses problemet ved å sende en ny overføring av data til det/de underliggende system(-ene). Det må imidlertid undersøkes hvorfor avviket har oppstått, slik at dette kan følges opp av grunndataansvarlige. Det skal ikke være mulig å endre data som mottas fra EPD-basen direkte i sentral database med mindre driftskritiske hensyn krever dette. Endringer skal i all hovedsak komme via daglige overføringer fra EPD-basen. Hvis den samme feilen finnes i sentral database som i underliggende system(-er), varsles feilen til EPDbasen via EPD-basens webside. EPD-basen loggfører alle innrapporterte feilmeldinger og varsler grunndatainformasjonens eier, slik at denne kan få rettet feilen umiddelbart Frigivelse av EPD-nummer EPD-basen vil ved behov be om å frigi EPD-nummer som handelen ikke har behov for. Se kapitelet «Frigivelse av EPD-nummer» under EPD-basen. Det er svært viktig at handelen responderer raskt, samt at resultatet av frigivelse av EPD-numre er kvalitetssikret i egen organisasjon. Det være seg mot de sentrale databasene, så vel som de underliggende systemene Opplæringsrutiner for handelen Det er handelens ansvar å sørge for at alle ansatte som har befatning med grunndata, får en grundig opplæring i alle rutiner og regler som til enhver tid gjelder for grunndataflyt i dagligvarebransjen. Alle som har befatning med grunndataflyt i dagligvarebransjen må kjenne til innholdet i dette kvalitetssikringssystemet. 17

19 Handelens ansvar for kvalitetssikring Det viktigste handelen gjør for å sikre kvaliteten av grunndata er å sørge for at EPD-basen er den eneste kilden til grunndata. I tillegg er det viktig at handelen sørger for å rapportere feil tilbake til EPDbasen for videre oppfølging mot leverandør. 18

20 5. Kontroll og sertifisering 5.2. Kontroller EPD-basen Manuelle kontroller ved import til EPD-basen Vil kunne medføre feilmerkinger: Produktnavn (ref. Brukerveiledning EPD-basen kapittel 4.2) Egenskaper (ref. Brukerveiledning EPD-basen kapittel 4.2) Varemerketekst (ref. Brukerveiledning EPD-basen kapittel 4.2) MVA-sats Enhetspris faktor (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Enhetspris betegnelse (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Enhetspris sammenligningsgrunnlag (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Mengde Enhetsbeskrivelse Ingredienser (rimelighetsvurdering) Næringsinnhold (rimelighetsvurdering) Allergener (rimelighetsvurdering) Kontroller ved EPD Sjekkpunkt Vil kunne medføre kontrollmålingsfeil: GTIN (korrekt GTIN på varen ifht. registrert i EPD-basen) D-pakens bredde D-pakens dybde D-pakens høyde D-pakens bruttovekt Antall underliggende pakninger i D-pak Antall F-pak i bredde i D-pak Antall F-pak i dybde i D-pak Antall F-pak i høyde i D-pak F-pakens bredde F-pakens dybde F-pakens høyde F-pakens bruttovekt (dersom utfylt) Vil kunne medføre feilmerkinger: Enhetspris faktor (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Enhetspris betegnelse (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Enhetspris sammenligningsgrunnlag (ref. FOR nr 1256: Forskrift om prisopplysning for varer) Pantekoder (korrekt pantekode på varen ifht. registrert i EPD-basen) 19

21 Nettovekt Allergener (vurdert opp mot ingredienslisten) Næringsinnhold (sjekk på om næringsinnholdet på emballasjen stemmer mot registrert informasjon i EPD-basen) Merkeordninger (sjekk av at merkeordninger, som eksempelvis Svanen, Nøkkelhullet, Fairtrade, Debio m.m., er korrekt registrert i EPD-basen) Følgende varegrupper er unntatt fra kontrollmåling av logistikkinformasjonen (volum- /vektinformasjon), men skal likevel kontrolleres ved EPD Sjekkpunkt for de øvrige informasjonsfeltene. Aviser / Blader Blomster Ferske bakervarer Frisk frukt og grønt Pengespill Posttjenester Kontantkort til telefon SL-kort Vin- og spritprodukter 5.3. Sertifiseringsregler Drifts- & kontaktutvalget har vedtatt at sertifiseringsordningen skal være en publisering av en analyse over leverandørenes status i forhold til kontrollmålinger på EPD Sjekkpunkt, og feilmerkinger gjort av EPD-basens helpdesk og av kjedene ved mottak av grunndata. Det blir ikke utstedt noe fysisk sertifikat utover denne analysen Publisering av analyse over sertifiseringsstatus Tradesolution AS publiserer oppdatert statusliste pr. leverandør hver natt på en passordbeskyttet nettside hvor både kjedenes grunndataansvarlige og leverandørene vil ha tilgang. Nøkkeltallene fra rapporten kan også distribueres på fil til kjedene for de som ønsker å integrere sertifiseringsinformasjonen fra EPD inn i egne systemer/leverandørportaler. Oversikten tar utgangspunkt i antall produkter leverandøren har, målt opp mot antall feil funnet under kontrollmåling ved EPD Sjekkpunkt, samt feilmeldinger som kjedene og EPD rapporterer. Leverandørene kategoriseres etter «trafikklysmodellen» hvor de som tilfredsstiller kravene (antall feil ved kontrollmåling og feilmeldt av kjede/epd) vises med grønt lys, mens de som har for mange feil markeres med rødt lys. I tillegg vil rapporten inneholde informasjon om antall produkter totalt og en fordeling av feilene etter målefeil ved EPD Sjekkpunkt og feilmerkingsfeil av kjedene/epd. Leverandører som har for mange feil, vil imidlertid ikke forhindres i å registrere sine varer i EPD-basen. Andel feil som skal tillates pr. leverandør er satt til 7,5 % av antall aktive produkter. Andelen feil kan endres dersom Drifts- og kontaktutvalget vedtar å gjøre endringer. Dersom ett produktsett har flere feil telles dette likevel som en feil. 20

22 Definisjon av feil Feil defineres som ett avvik mellom registrert produktinformasjon i EPD-basen og reell produktinformasjon, samt avvik mellom registrert produktinformasjon og krav til produktinformasjon fra gjeldende informasjonsbredde. Dersom produktene ikke sendes til EPD Sjekkpunkt, iht. kapittel i EPD-basens brukerveiledning (se vil dette kategoriseres som en feil. Ved uenighet i forhold til tolkning av standarden, er det EPD-basen ved helpdesken som avgjør om tilfellet skal klassifiseres som feil eller ikke. Det skilles på feil som avdekkes under kontrollmåling ved EPD Sjekkpunkt og feilmerkinger utført av kjede/epd. Alle feil som avdekkes av kjedene eller EPD vil telles ifbm. sertifiseringen, mens feil som avdekkes under kontrollmåling kun påvirker sertifiseringen dersom varen er en nyregistrert vare. Det vil si varer som er opprettet i EPD-basen i løpet av de siste 365 dager og som er kontrollmålt i løpet av de siste 180 dagene. Kontrollmålinger Feilmerkinger Produkter kontrollmålt siste 180 dager med feil utenfor toleransegrensene Produkter registrert siste 365 dager Alle aktive produkter Alle aktive produkter Dette innebærer at man kan miste sertifikatet for inntil 6 måneder dersom det avdekkes flere feil enn tillatt under kontrollmåling ved EPD Sjekkpunkt, med mindre man i løpet av perioden registrerer nye produkter så antall aktive produkter øker. Ved feilmerkinger vil man kunne miste sertifikatet for den perioden produktet er feilmerket, dog minimum 24 timer. Det vil si at man kan korrigere feilen i EPD-basen og gjenoppnå sertifisert status ila. 24 timer. 21