Bruksanvisning. for. Laget for Junior-medlemmer som ønsker å evaluere Gratis-/Prøveversjon. Versjon av 28. august 2012

Transkript

1 Bruksanvisning for 2012 Laget for Junior-medlemmer som ønsker å evaluere Gratis-/Prøveversjon av iexcel Lønningsbok 2012 Versjon av 28. august

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1. Informasjon Om iexcel Gratis Prøveversjon eller oppgradering til Pro? Gratis Prøveversjon er trinn nr Nedlastning Åpning av Lønnings-filen Kom i gang straks Starte opp med et minimum av faste data Regnearket '1.START' Regnearket '2.Ansatte' Regnearket 'A.LØNN' Regnearket 'LØNNSSLIPP' Detaljert om regnearkene i Lønningsbok Gratis Prøve Informasjonsarkene Regnearket '1.START' Regnearket '2.Ansatte' Regnearket '3. Kontonr.' Det viktigste regnearket: 'A.LØNN' Radene 1-9 Systemdata Radene Obligatorisk info og returdata Radene 17 Ekstra trekk ved lønnsutbetalingen Radene Lønn og sykepenger Rad 24 Feriepenger Rad 30 Bilgodtgjørelse som utbetales via lønn Rad 36 Diverse lønnstrekk: Kantinetrekk Radene Skattetrekk (forskuddstrekk) Radene 32, 41 og 43 - Summeringer Rapporter Lønnsslipp Andre regneark i arbeidsboken Gratis Prøveversjon vs. iexcel Lønningsbok PRO Forskjeller i Ansatt-opplysninger Opplysninger om lønn

3 Personopplysninger Opplysninger om frynsegoder Opplysninger om faste avtalebaserte trekk Opplysninger om bidrags- og påleggstrekk Forskjeller i 'A.LØNN'-arket Denne bruksanvisningen skal hjelpe junior-medlemmer å komme i gang med Excel-systemet iexcel Lønningsbok Gratis Prøve-versjon for

4 1. Informasjon 1.1. Om iexcel iexcel AS har som mål å gi norske gründere bedre oppstartshjelp enn regjeringen og Innovasjon Norge. Til forskjell fra myndighetenes innsats, skal ikke vårt bidrag være forbeholdt et lite mindretall av gründere. I stedet gir iexcel like muligheter for alle, uavhengig av etableringskommune. Vår løsning er ganske enkel. Vi gjør det enkelt å håndtere regnskapsføring og administrasjon på en svært rasjonell måte. Vi gir ut Excel-verktøy som brukes som erstatning for dataprogrammer og webløsninger. Excel-verktøyene har en metodikk som får brukerne til å opparbeide seg nyttig kompetanse samtidig som de utfører viktige arbeidsoppgaver. iexcel gir store kostnadsbesparelser fra første dag. Gevinsten forsterker seg hvert år, fordi vi holder medlemspriser nede der konkurrentenes priser øker kraftig. iexcel's intelligente arbeidsbøker tilgir at det gjøres feil, og har en mye lavere brukerterskel enn alternative systemer. Mange påstår at outsourcing av regnskap, lønn og fakturering er smart. Det er en sannhet med modifikasjoner. For noen bedrifter kan dette være riktig, men for de i oppstartsfasen blir dette ofte helt feil. Det er i denne fasen gründeren kan akkumulere kunnskaper og utvikle kompetanse og ferdigheter på sina ansvarsområder. Også rent økonomisk er selvsagt våre løsninger gunstigere. Å sette bort arbeidsoppgaver før man vet hvordan oppgaver og rutiner bør settes opp, er lite klokt. Ting må få tid til å gå seg til, og fleksible løsninger er en stor fordel. Det er en stor tidstyv av å spre enkle arbeidsoppgaver på for mange hender og hoder. Derfor er man som gründer tjent med å ta oppgaver selv, og så vurdere ekstern regnskapsfører senere når størrelsen på bedriften tilsier det. Når man først skal ta jobben selv, bør man ikke velge statiske, overvurderte og kompliserte datasystemer. Start heller opp med iexcel, som er det mest fleksible og fornuftige verktøyet du kan ha. Så kan du heller vurdere å gå over på et ERP-system når bedriften er så stor at man vet hva man trenger og har ansatte som kan ta seg av jobben. Smarte gründere og småbedriftseiere velger de desidert billigste løsningene, nemlig iexcel Arbeidsbøker. Når billigste løsning også er best, og i tillegg bygger opp verdifull kompetanse, bør det ikke være tvil. iexcel Arbeidsbøker er mer fleksibelt og tilpasningsdyktig, og har en oppbygging som gjør at brukeren vokser med systemene, og systemene vokser med brukeren. Med iexcel vet du hva du får. Du har kun en pris å forholde deg til, og det blir den årlige kostnaden. Du får nødvendig hjelp av iexcel-systemene, iexcel Community og tusenvis av ressurser som finnes på internett. Metodikken er enkel, og blir lettere og lettere å forstå. Å komme i gang med Excelregneark er noe de fleste kan klare. Og siden Excel uansett er viktig å lære seg, blir iexcel Arbeidsbøker en nyttig og gratis kilde til læring. Penger spares samtidig som kompetanse bygges opp. Med iexcel blir behovene løst av den som har behovene. De fleste oppgaver løses raskere, sikrere og ikke minst rimeligere med Excel-regneark. På de kritiske oppgavene, som fakturering, lønn og regnskap, stiller iexcel opp med ferdig-utviklede regneark-systemer som er brukt og testet av tusenvis av ulike brukere. 4

5 Fellesutviklet software gir bedre innhold, metodikk og sikkerhet enn å bruke egenutviklede regneark. Som medlem av iexcel oppnår du ikke bare førsteklasses regnearkmodeller, du blir også med i et Community hvor medlemmer hjelper andre medlemmer. Det viktigste som iexcel medlem, vil imidlertid alltid være dine egne ferdigheter. Kompetansen du får av å jobbe med intelligente Excel-modeller blir viktig for deg. Du har vært heldig som har funnet frem til iexcel. Lær deg våre verktøy, og bli mer produktiv, tilpasningsdyktighet og slagkraftig. Les en underholdende og tankevekkende historie om tre gründere som foretar 3 ulike valg av løsninger for regnskap og lønn: Smarte valg gir innsikt og resultater 1.2. Gratis Prøveversjon eller oppgradering til Pro? iexcel byr på ekstraordinære muligheter. Når du bruker Excel får du løst oppgaver på en måte som alltid er tilpasset ditt ferdighetsnivå. Siden ferdighetsnivå og erfaringer øker raskt, vil du oppleve at du automatisk gjør stadige forbedringer i måten du jobber på. Vanlige dataprogrammer, enten de er web-baserte eller harddisk-løsninger er statiske, og inneholder hundrevis av begrensninger. De er laget av eksperter og for eksperter, og vil for folk flest være krevende å komme i gang med. Og skulle du finne et dataprogram som du synes er brukervennlig, så vil det uansett ikke tåle at du gjør feil. Og du vil ikke oppleve at det vokser i takt med ditt økte ferdighetsnivå. På dette området er Excel og iexcel helt suverene. Statiske verktøy bidrar ikke positivt til inspirasjon og glede, slik dynamiske Excel-verktøy gjør. Vi må likevel innrømme at våre gratis prøveversjoner også er ganske statiske. De inneholder begrensninger fordi vi må få et visst antall av våre brukere til å bidra økonomisk til vår virksomhet. Vi håper at du ganske snart ser verdien av å oppgradere til Pro-versjonen. Den gir deg frihet, fleksibilitet og alle muligheter. Det finnes mange grunner til å velge iexcel Arbeidsbøker Pro, fremfor å sitte igjen med en prøveversjon som ikke gir på langt nær så mye arbeidsglede. I tillegg til økt kompetanse og arbeidsglede, gir Pro-versjonene også økt produktivitet, bedre dokumentasjon og bedre muligheter for å få hjelp fra andre Gratis Prøveversjon er trinn nr. 1 Veien til å bli uavhengig, selvstendig og kompetent går gjennom flere utviklingstrinn. Trinn 1 i vårt konsept starter når prøveversjonen tas i bruk. Alt som kreves av deg nå, er at du investerer nok tid og innsats og aldri gir opp. Hvis du gir opp er det ditt tap, men vi er overbevist om at du bør gi iexcel en sjanse. Dette er årsaken til at vi har laget denne brukerveiledningen. Målet er at du lærer nok grunnleggende ferdigheter til at du fint kan bruke gratisversjonen av systemet. Hvis du tester ut Prøveversjonen på egen virksomhet, har du i hvert fall verdens beste opplærings-case. Alt du lærer mens du jobber med iexcel har en egenverdi. 5

6 Excel er et åpent og gjennomsiktig system i motsetning til våre konkurrenters dataprogrammer. Du lærer derfor mye Excel og utvikling av systemer ved å se hvordan vi i iexcel har løst en rekke av utfordringene vi har møtt. Her på trinn 1, høster du gevinsten av innsatsen din. Du kan få dekket ditt umiddelbare behov for et lønnssystem. Kanskje stopper dine ambisjoner der, og du synes systemet holder i massevis for ditt bruk. Men Excel og iexcel er så mye mer, og verdien for deg blir det du selv gjør det til. Det å dekke umiddelbare behov er greit på kort sikt, men på lang sikt vil du ved å bevege deg opp på trinn 2, unne høste gevinster som er betydelig større. Vårt råd er at du tar raskeste vei vekk fra trinn 1 og opp på trinn 2. Det er her dine ferdigheter skyter fart. Vær derfor raus og gi deg selv oppgradering av medlemskapet ditt til Lønn Gold 2012 eller iexceler 2012, slik at du får jobbet i den mer attraktive og spennende Pro-versjonen. 2. Nedlastning For å laste ned Excel-filen som utgjør systemet iexcel Lønningsbok Gratis Prøve 2012 starter du på våre nettsider, Alle skjermbilder og forklaringer nedenfor betinger at man er registrert som minimum Junior-medlem og er innlogget. Her må du først logge deg inn for å få lastet ned iexcel Lønningsbok Gratis Prøve Du finner lenken for "nedlastning" av filen i høyre marg ("MEDLEMSSIDER" blir også brukt) 6

7 Nedlastning (forts.) Høyreklikk på lenken, og velg deretter "Lagre kobling/lenke som ". Nå kan du kontrollere hvor filen skal lagres for deretter å pakkes ut. Vi bruker Dropbox for å få automatisk backup og for å få den optimale kombinasjonen av å ha webbasert og harddisk-løsning. Sørg for å ha en filmappe for hver klient, hvor du lagrer alle iexcel-filene dine. Gi hver klient et unikt klientnummer (i eksempelet nedenfor har vi opprettet katalog for "iexcel-klient" nr. 11). Utpakking av lagret ZIP-fil for å kunne åpne og bruke Excel-filen: Høyreklikk og velg Extract Here (Pakk ut her) 7

8 Filen du laster ned er en ZIP-fil som må pakkes ut før det er mulig å bruke den. Høyreklikk på filen, og du vil få opp ulike valg for utpakking. Siden filen allerede ligger i ønsket katalog, klikker du på "Extract Here". Det finnes ulike operativsystemer og ZIP-/UNZIP-verktøy, og kanskje får et litt annerledes bilde på din skjerm enn dette. Du må kort og godt følge den prosedyren for utpakking som er riktig for din datamaskin og software. Etter utpakking skal du få opp følgende filer i katalogen: Merk at versjonsnummer, dato og størrelse kan være forskjellig fra dette, avhengig av når du har lastet ned filen. FØLG DENNE LENKEN OG DU FÅR GRATIS DROPBOX MED 500 MB EKSTRA LAGRINGSPLASS Flytt ZIP-filen fra arbeidskatalogen: Opprett gjerne en Backup-mappe som du flytter ZIP-filen til. Da blir du stående igjen med bare Excelfilen for Lønn Prøve, i det som utgjør din arbeidsmappe for klienten. 8

9 3. Åpning av Lønnings-filen iexcel Lønningsbok Gratis Prøve 2012 består av én Excel-fil (i motsetning til Pro-arbeidsbøkene for Regnskap og Faktura, som begge består av to koblede filer). Før du går videre, kan du døpe om Lønnings-filen slik at den heter "11 iexcel Lonningsbok Prove 2012 v b.xlsm". Det er klientnummeret du har valgt, som bestemmer hvilket tall du skal sette inn først i filnavnet. I eksempelet bruker vi klientnummer 11. NB! Du må ikke endre etternavnet det må være xlsm, fordi det er en arbeidsbok som inneholder makroer. Nå er det klart for at Lønningsboken kan åpnes. Den første gangen du forsøker å åpne filen, kommer det opp en del dialogbokser som du må svare på. Du må gi respons helt inntil du har fått åpnet filen. Senere ganger du åpner filen, vil åpningen skje mye raskere. Makroer må være aktivert før Arbeidsboken tas i bruk. Klikk på "Aktiver innhold" Hos deg kan det hende at aktiveringen av makroer skjer på en litt annen måte enn dette. Du må selv finne ut hvordan dette skal gjøres på din datamaskin. Etter aktivering av makroer får du opp noen av følgende vinduer (ikke nødvendigvis i samme rekkefølge): Her må du svare på om du har et medlemskap som gir rett til nedlastning og bruk av arbeidsboken for det gjeldende år (bildet kommer opp hver gang filen åpnes i en ny datamaskin) 9

10 Deretter får du en takk fra iexcel for at du følger lisensvilkårene: Her legger du inn navnet på organisasjonen du skal kjøre lønninger for: Fra og med gang nr. 2 at du forsøker å åpne filen, kan det være at du får opp slik feilmelding som i rød ramme nedenfor, med teksten "Kan ikke kjære makroen ". Da må du klikke på Aktiver innhold i sikkerhetsadvarselen. 10

11 Når det ingen flere dialogbokser dukker opp, må du klikke på den store knappen "Start" for å få frem alle regnearkene: 4. Kom i gang straks Det går fint å komme i gang med iexcel Lønningsbok Gratis Prøve 2012 uten å bruke mye tid på forberedelser. Under dette punktet ser vi på hvilke celler som krever data, som et minimum. Mens Proff-versjonen av lønningsboka har mange formål knyttet til registrering, oppbevaring og rapportering av data (lønnslipper, banklister, bokføring, trekk-lister, terminoppgaver for skattetrekk og arbeidsgiveravgift og lønns- og trekkoppgaver, beregning av skattetrekk etc.), så har gratisversjonen lønnsslipp som formål Starte opp med et minimum av faste data Ønsker du å starte opp med systemet så raskt som mulig uten å fylle inn alle gule celler? Her får du informasjon om hvilke celler som må ha data for at hovedformålet med prøveversjonen - nemlig det å få ut lønnsslipp - skal bli oppfylt Regnearket '1.START' Her må cellene C8-C11 og D22 må fylles inn for at disse opplysningene skal komme frem i lønnsslippen. 11

12 Regnearket '2.Ansatte' Dette arket er i Gratis Prøveversjon satt opp for 1 ansatt. Pro-versjonen er satt opp med 20 ansatte. For prøveversjonens ene ansatte settes personopplysninger inn i cellene S8-S11 og celle T15. Også de tre andre gule cellene (skattekommune, tabellnummer og sats for prosenttrekk) anbefales å fylles inn, slik at denne informasjonen alltid er lett tilgjengelig. Sett også inn bankkontonummeret i celle U Regnearket 'A.LØNN' Her legges inn data i de feltene so mer avmerket med rød ramme. Merk at det er kolonnen helt til høyre som er offisiell. Her er månedslønn fastsatt til kr , mens satsen (som hentes fra arket '2.Ansatte') er på kr i celle L20. Dette beløpet kan du la stå, fordi lønnslippen beregner ny sats ut fra Fastsatt-beløpet i celle N20 delt på antall i K20. Datoen i celle K13 kan endres direkte i cellen i dette arket i stedet for i '1.START'-arket. 12

13 Regnearket 'LØNNSSLIPP' Lønnsslippen viser ytelser til utbetaling basert på de dataene du har lagt inn. Dette bør sjekkes at er korrekt. Hvis du har behov for lønnsslipp med flere lønnsarter samt tall i kolonnen for hittil i år, bør du oppgradere ditt medlemskap for å få iexcel Lønningsbok Pro. Da får du mange andre rapporter i tillegg. I gratis prøveversjon er det kun siste lønnsslipp som kommer opp i denne rapporten, mens du i Proversjonen kan velge fritt hvilken måned og hvilken ansatt du ønsker lønnslipp for. 13

14 Lønnslippen skrives ut på papir eller til PDF-fil, og gis til den ansatte. Virksomheten bør arkivere en gjenpart av lønnsslippen. Det skal ikke mer til av oppsett og innlegging av data for å komme i gang med iexcel Lønningsbok Gratis Prøve For den som har enkle lønnsforhold, er det liten grunn til å bruke noe annet enn iexcel Lønningsbok Pro. Etter å ha trent deg opp på gratis-modellen et par måneder, er det enkelt å gå over til vår mer avanserte modell. 5. Detaljert om regnearkene i Lønningsbok Gratis Prøve 5.1. Informasjonsarkene De første arkene i arbeidsboken har arkfaner som ser slik ut: Disse arkene inneholder interessant informasjon om et utvalg av ekstragoder du får når du oppgraderer til Pro-versjonen. Du starter på det rosa arket som heter '-1-', og går derfra videre ved å trykke på en knapp du finner på hver side. Øvrige ark: De arkene og cellene som er hovedsakelig ment for innlegging av data, er markert med gul farge. Ellers så finner du ark og celler for rapporter (grønne), informasjon (blå og røde), og systemark som er grå eller svarte. 14

15 Systemarkene inneholder systemkoding som brukes av iexcel utvikler, og er for spesielt interesserte. For deg som bruker, er det de gule og grønne arkene og cellene som er viktigst Regnearket '1.START' Regnearket 'Start' fungerer som en database med grunnleggende informasjon om bedriften. Her legger du inn fullstendige data når du starter med iexcel Lønningsbok Pro, og foretar endringer kun når det er behov. Du kan endre firmanavnet hvis du skrev det feil i dialogboksen du fylte ut tidligere, selv om cellen ikke har gul farge. Det samme gjelder ved navneendring. Årstallet kan ikke endres. Generelt bør du ikke foreta endringer bare for endringenes skyld. Det kan være en fordel å holde seg mest mulig til grunnoppsettet. De fleste av dataene iexcel har lagt inn som standardverdier i de gule cellene er gjennomtenkte og gode forslag. Verdiene kan endres, men det bør i så fall gjøres i løpet av innleggingen av data for den 1. lønningsperioden. Her legges inn selskapsspesifikke data på klienten. Navn, adresse og organisasjonsnummer kommer opp på lønnsslippen og øvrige rapporter. Feriepengesatsen brukes til beregningen av påløpne feriepenger. Følgende rader gjelder kun Pro-versjonen, og data som legges inn brukes ikke i denne Gratis Prøveversjonen: 15

16 Radene 20 og 21 (bankkontonumre som vises i rapporten bankliste lønn og liste over påleggstrekk/bilagstrekk i Pro-versjonen). Radene 24, 25 og 26 (som inneholder data til rapporten RF 1037B - terminoppgaven som skal sendes inn til skattemyndighetene annenhver måned). Selve innsendelsen av skjemaet anbefaler vi at gjøres via Altinn. Lønnssystemet settes opp med en valgt lønningsdag hver måned. Dette er datoen som foreslås i regnearket 'A.Lønn', som er hovedarket for innlegging av månedlige lønnsdata og utregning av lønn. Foreslått dato kan i 'A.Lønn'-arket endres individuelt for hver lønnstaker. I seksjonen "Satser mv. bestemt av myndighetene" ligger det data som iexcel har lagt inn på forhånd, dersom de har vært klare. Grunnbeløpet i Folketrygden justeres 1. mai hvert år, og justeringen pr må legges inn så snart den er klar. Måned for feriepengeutbetaling er satt til juli. Dette kan endres. UB-tillegg gjelder for ansatte i butikker o.l. som jobber på kvelder og i helger. Det er faste tilleggssatser pr. time for slik ubekvem arbeidstid. 16

17 5.3. Regnearket '2.Ansatte' Dette regnearket inneholder faste data for hver ansatt. Legg inn navn, personopplysninger og faste lønnsdata her. Hver ansatt har sitt unike Lønnstakernummer (i eksempelet nr. 101). I arket 'A.Lønn' brukes den ansattes lønnstakernummer for å få opp relevante opplysninger til hjelp i månedlig lønnsregistrering. Husk at dataene her i dette arket kun må ses på forslag, som er ment som hjelpeinfo. Det vil alltid være det du setter inn av data i arket 'A.Lønn' som vil bestemme lønnsberegningen, ikke de data som legges inn her. iexcel Lønningsbok Pro har et mye mer innholdsrikt oppsett i dette arket, for å ta høyde for blant annet de mange flere lønnsartene og at data kan endres i løpet av året. Når data endrer seg i løpet av året, er det en fordel at data fra før endringen beholdtes. iexcel Lønningsbok Pro har i dette arket en systematikk hvor endringer legges inn separat, med angivelse fra hvilken måned endringen gjelder. På denne måten vil de beløpsforslagene som genereres i arket 'A.Lønn' være riktige for alle perioder gjennom året. 17

18 5.4. Regnearket '3. Kontonr.' Dette arket har ingen viktig funksjon i denne Gratis Prøve-versjonen. Den viktigste funksjonen er at kontonavnene i kolonne J i arket 'A.LØNN' for radene hentes herfra. Siden dette er info-rader for beregning, kan du nærmest ignorere regnearket '3.kontonr.' frem til du har kommet deg opp på Pro-versjonen Det viktigste regnearket: 'A.LØNN' 'A.LØNN' er arket du bruker til å registrere månedens lønnsutbetalinger i detalj. I denne prøveversjonen er dette arket er satt opp med 12 lønnsutbetalinger. Nå i første omgang er dette de 4 viktigste tingene du trenger å vite: 1. Gule celler er de som er ment for inntasting av data. Enkelte andre celler er ikke-beskyttet og kan overstyres. 2. Lønns. nr. (her: 101) er Lønnstaker-nummeret til den ansatte. Med en gang det er tastet inn data i cellen for Lønns.nr. og Nr. på periode, blir data hentet inn fra arket '2.Ansatte' basert på lønnsnummer. Data hentes inn først og fremst i kolonne 2, Sats. Dermed er det bare å legge Antall inn i kolonne 1, for å få opp Beregnet i kolonne 3. 18

19 3. Det er viktig å kontrollere at beregningen i kolonne 3 er riktig. Kontrollert og godkjent beløp må alltid legges inn i kolonne 4, Fastsatt. Det er beløpene i kolonne 4 som er grunnlaget for alle utregninger og rapporter. 4. Det ligger flere lønns-koder, summer og beregninger nedover i skjermbildet. For å komme dit kan man bruke PgDn-tasten, rullefeltet på høyre side av skjermen, piltast eller noen av de andre måtene for å navigere i Excel-regneark. Mer om de ulike radene: Radene 1-9 Systemdata Innholdet her inneholder systemdata og skal aldri endres eller slettes 19

20 Radene Obligatorisk info og returdata Rad 10: Legg inn lønnstakernummer (obligatorisk). Rad 11: Navn skal komme opp automatisk som returdata når lønnstakernummer blir lagt inn. Hvis navn ikke kommer opp (som her), må den ansattes navn legges inn i arket '2.Ansatte'. I første omgang holder det med at bare navnet på den ansatte legges inn i 2.Ansatte-arket. Rad 12: Nr. på periode/lønnskjøring må legges inn (obligatorisk). Bruk månedsnummer som periodenummer. I særskilte tilfeller legger bedrifter opp til 2 utbetalinger i desember, da kan periode 12 være for den første, og periode 13 for den andre utbetalingen i desember. Rad 13: Dato for lønnsutbetaling er returdata, som hentes fra kilden (i.e. de planlagte lønningsdatoene som er lagt inn i regnearket '1.START'). Hvis datoen er feil for lønnskjøringen, gå til kilden i '1.START' og endre datoen der. Hvis enkeltstående utbetaling avviker fra fast lønnsdato, så kan datoen i cellen i rad 13 endres direkte. Formelen i cellen er ikke beskyttet, og kan overskrives med korrekte data, ved behov. Smart måte å legge inn dato er denne (bruk talltastaturet): "1-2-12" (for ) eller "1.2.12". Når du legger inn en dato som er i samme år dagens dato, kan dette effektiviseres enda mer ved å taste inn "1-2" eller "1.2") Radene 17 Ekstra trekk ved lønnsutbetalingen Cellen i rad 17 gjelder engangstilfeller hvor den ansatte har fått utbetalt forskudd på lønn som skal trekkes ved lønnsutbetalingen. Beløpet som legges inn her kommer opp senere i rad 67 "Trekk for utbetalt forskudd" Radene Lønn og sykepenger Fast månedslønn: Legg inn "1" for en hel månedslønn, 0,5 for halv månedslønn, osv. Satsen hentes igjen fra arket '2.Ansatte' og beregningen skjer automatisk. Kontrollert og godkjent beløp må legges inn i kolonne N, Fastsatt. Sykepenger og Etterbetalt lønn: Dette er poster som enten er 0 eller varierer. Derfor må de legges inn direkte i kolonne N, Fastsatt, der det er aktuelt. 20

21 Rad 24 Feriepenger Utbetaling av feriepenger må beregnes detaljert ut fra riktig beregningsgrunnlag fra opptjeningsåret (forrige kalenderår). Beløpet som skal utbetales legges inn i Fastsatt-kolonnen i rad 24. Ordinære feriepenger er unntatt fra forskuddstrekk Rad 30 Bilgodtgjørelse som utbetales via lønn Det er mer vanlig å utbetale bilgodtgjørelse og annen reisegodtgjørelse mot reiseregning, enn å ta og legge det inn i lønnssystemet. Hvis bedriften skal utbetale bilgodtgjørelse hver måned sammen med lønn, kan dette oppsettet brukes. Satsen i kolonne K, kommer fra regnearket 'Satser'. Ved å legge inn antall km i kolonne M, så får man automatisk en Fastsatt og Godkjent beregning i kolonne N Rad 36 Diverse lønnstrekk: Kantinetrekk Diverse trekk er i gratis prøveversjon representert med kantinetrekk. Kilden til beregnet beløp er også her arket '2.Ansatte'. Også her må kontrollert og godkjent beløp tastes manuelt inn i Fastsattkolonnen Radene Skattetrekk (forskuddstrekk) Mens Pro-versjonen har automatisk beregning av tabell- og prosenttrekk, må du her beregne forskuddstrekket selv og legge det inn i riktig celle i Fastsatt-kolonnen. 21

22 Radene 32, 41 og 43 - Summeringer De tre radene gir opplysninger om sum trekkgrunnlag, sum trekk og hvilket beløp som skal utbetales. Alt som skjer nedenfor rad 74 i arket 'A.Lønn' er beregninger som skal være med videre inn i ulike rapporter. Alle beregninger ligger åpne til gjennomsyn. 6. Rapporter Rapportark har grønn farge. I Gratis Prøvebok er det bare ett rapportark, nemlig 'Lønnsslipp'. De fleste rapportene genereres ut fra ett eller flere parametere som du setter opp i selve rapportarket. Her er det bare en ansatt, og rapporten viser lønnslippen for den siste innlagte perioden. Derfor er det ikke valgmuligheter i denne rapporten, slik du finner i Pro-versjonen av iexcel Lønningsbok Pro. Slik kunne valget vært dersom Lønningbokens prøveversjon hadde hatt mulighet for flere ansatte Lønnsslipp Alle ansatte har krav på lønnslipp. Gratis Prøveversjon har et eksempel på lønnslipp for den siste måneden som er lagt inn. Det må derfor skrives ut utskrift og evt. lagres som PDF-fil for hver måned. Denne versjonen mangler også tall for hittil i år. Du må velge Lønnstaker for å få generert rapporten. Valget skjer ved bruk av nedtrekksmenyen. Siden noen måneder kan være uten registrert lønn for noen lønnstakere, har vi en oversikt øverst i kolonnene S-T. Denne oversikten fungerer slik at det vises SANN for perioder (måneder) hvor det finnes kolonne for angjeldende periode, mens USANN vises for måneder hvor det ikke finnes noen kolonne for valgte lønnstakernummer. 22

23 6.2. Andre regneark i arbeidsboken Disclaimer Vennligst les vår disclaimer som forteller at i tydelighet at iexcel fraskriver seg ethvert ansvar for bruken av denne lønningsboken. Satser Dette regnearket gir en oversikt over satsene som gjelder for året. Satsene brukes i det frivillige arket '3. Frie ytelser' og ikke noe annet sted. Lønnsarter I dette arket gis det en oversikt over alle inkluderte timekoder i iexcel Lønningsbok Pro og deres behandling i forhold til kontonummer i bokføringen og om ytelsen er med i grunnlaget for hhv. a) feriepenger, b) forskuddstrekk, c) arbeidsgiveravgift, samt om beløp i posten skal utbetales og hvilken kode den skal innberettes under. Kodeoversikt Arket viser hvilke koder i lønns- og trekkoppgaver vi har inkludert i lønnssystemet. Alle koder vi ikke har inkludert må håndteres manuelt eller i et annet regneark/systemer. Postnr., Kommuner, AGA soner I disse tre arkene ligger databasene over postnummer, kommunenummer og arbeidsgiveravgiftssoner. Databasene er i bruk, og derfor må arkene aldri slettes. Tidsinfo Også dette arket er et databaseark som har litt informasjonsverdi, men som har større verdi som database. Dette arket må i likhet med andre ark ikke slettes. Feriepenger info Dette arket inneholder informasjon om feriepenger, for den som er interessert i mer detaljerte opplysninger. Oversikt og Sysinfo Arkene gir en kort oversikt over formål, begrensninger og muligheter som finnes i iexcel Lønningsbok Pro. De har også noe utfyllende informasjon til denne Bruksanvisningen, og det anbefales at man tar en gjennomgang av det som står der. TR-Beregn Arket inneholder beregning av Tabelltrekk for 72 lønnskolonner. Selv om det står feilmelding noen steder i arket, så innebærer ikke det annet enn at det ikke er data for kolonnen eller at den gjelder en som har prosenttrekk. Informasjonsmessig er arket kun av akademisk interesse, men for beregningen av tabelltrekk er det vitalt. TR-Start Dette arket er også av akademisk interesse, og inneholder grenseverdier for kalkulering av trekktabellene. For beregningen av tabelltrekk er imidlertid dette arket viktig. 23

24 7. Gratis Prøveversjon vs. iexcel Lønningsbok PRO 7.1. Forskjeller i Ansatt-opplysninger Pro-versjonen er et mye mer komplett lønnssystem enn Gratis Prøveversjon, men er bygget over samme lest som Gratis-versjonen. Dette gjør det enkelt å komme i gang med Pro. Det er egentlig bare å sette i gang med å overføre data. Data overføres manuelt og på kort tid Opplysninger om lønn Pro-versjonen håndterer timelønn og lønnsendringer som skjer i løpet av året Personopplysninger Pro-versjonen bruker innlagte tabellnummer/prosentsatser til å beregne skattetrekk. Den håndterer også endringer i tabell-/prosenttrekk i løpet av året. I Pro får man også opp en hjelpeberegning av feriepengene, basert på opptjeningsgrunnlag og sats. 24

25 Opplysninger om frynsegoder Pro-versjonen har 7 flere lønnsarter for frynsegoder som er trekk- og avgiftspliktige. Det er plikt til å beregne og innberette slike ytelser terminvis Opplysninger om faste avtalebaserte trekk Pro-versjonen inneholder en oversikt over eventuelt lån fra selskapet, og egen artskode for behandling av fast trekk for ansatt-lån Opplysninger om bidrags- og påleggstrekk Pro-versjonen har en seksjon for bidragstrekk og påleggstrekk som mangler helt i Gratis Prøveversjon. 25

26 7.2. Forskjeller i 'A.LØNN'-arket Ekstrainnholdet i Pro-versjonen er illustrert med turkis-farge. Siden strukturen er den samme i begge versjonene, blir det enkelt å oppgradere til Pro-versjonen og enkelt å overføre data fra Gratis Prøve-versjon. *** Denne bruksanvisningen kommer til å bli fortløpende ajourført og forbedret *** Vennligst sjekk for oppdateringer på våre nettsider 26