SLUTTRAPPORT. Gruppe 3. Tjenester og ressursbruk Teknisk, Kultur og administrative tjenester

Transkript

1 SLUTTRAPPORT Gruppe 3 Tjenester og ressursbruk Teknisk, Kultur og administrative tjenester 1

2 INNHOLDSFORTEGNELSE Innledning side 3 Kostra analyse generelt side 4 Teknisk side 10 Enhet Eiendom side 10 Enhet Byggservice side 11 Enhet Byggesak,landbruk og kart side 18 Enhet Kommunalteknikk side 20 Brann side 25 Kultur side 28 Kirke side34 Administrative tjenester side 36 Administrative tjenester i S.borg kommune side 38 Kommuneområde HR side 40 Kommuneområde Oppvekst side 41 Dagens status, årsaker og forklaringer, trender og mønster side 42 Hvordan er kommunens administrative tjenester i forhold til andre kommuner? side 45 Hva er godt nok når det gjelder administrative tjenester? side 48 Sammendrag og konklusjon side 48 Vedlegg: Vedlegg 1 Rapport fra Agenda Kaupang Sammenlikning av kommunenes administrative stillinger. ( sept.2011) Vedlegg 2 Rapport fra Visma HRM ansatte som er lønnet på 120 funksjonen. 2

3 Innledning: Prosjektgruppe 3 fikk i oppgave å analysere tjenester og ressursbruk i områdene teknisk, kultur og administrative tjenester. Underveis i arbeidet fant arbeidsgruppen det naturlig å dele oppgaven i to, med en del for kostra-analyser av områdene teknisk og kultur samt en egen analysedel for administrative tjenester. For administrative tjenester ble det fra prosjektledelsen gitt grønt lys for å benytte tilbud fra Agenda Kaupang med sammenligning av 57 kommuner. Rapport forelå 1. september

4 KOSTRA ANALYSER gruppe 13 Kommunegruppe 13; Store kommuner utenom de fire største byene Innbyggere per Bærum Kristiansand Fredrikstad Tromsø Sandnes Drammen Asker Sarpsborg Skien Skedsmo Bodø Ålesund Sandefjord Larvik Arendal Karmøy Tønsberg Porsgrunn Haugesund Lørenskog Ringsaker Moss Ullensaker Halden Gjøvik Hamar Ski Lillehammer Horten Askøy Rana Kongsberg Ringerike Molde Oppegård Lier Harstad Nedre Eiker Steinkjer Gj.snitt kommunegruppe *De kommunene som er merket med gult har vi sammenlignet oss med i de forskjellige sammenheng. 4

5 Frie inntekter Med frie inntekter menes inntekter som kommunene kan disponere uten andre bindinger enn gjeldende lover og forskrifter. Skatt på inntekt og formue (inkludert naturressursskatt) og rammetilskudd fra staten defineres som frie inntekter. Frie inntekter i kroner per innbygger Brutto driftsinntekter totalt og på funksjon/tjenesteområde Brutto driftsinntekter omfatter kommunens samlede driftsinntekter, og omfatter således alt av statlige overføringer som f.eks. rammetilskudd og andre driftstilskudd og overføringer, alle driftsinntekter fra innbyggerne og næringslivet, som f.eks. skatteinntekter og salgs- og leieinntekter, og alle driftsinntekter fra andre kommuner og fylkeskommuner. Diagrammene under viser brutto driftsinntekter i perioden , samt årlig vekst Brutto driftsinntekter i kroner per innbygger

6 14 % årlig vekst i brutto driftsinntekter i kroner per innbygger Bodø Sarpsborg Gj.snitt kommunegruppe 13 Fredrikstad Bruttoinntekt i % av bruttoutgift Brutto driftsutgifter viser de samlede driftsutgiftene inkludert avskrivninger korrigert for dobbeltføringer som blant annet fordelte utgifter og interne overføringer. Bruttoinntekt i % av bruttoutgiften viser derfor hvor stor andel av kommunenes inntekter som ikke fant sin utgift. 6,0 5,0 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0-1,0-2,0-3,0-4,0-5,0 Bruttoinntekt i % av bruttoutgift 1804 Bodø 0105 Sarpsborg 0106 Fredrikstad KG13 Gj.snitt 1102 Sandnes kommunegruppe Skien 0602 Drammen 6

7 Netto lånegjeld Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. I langsiktig gjeld i denne sammenhengen inngår ikke pensjonsforpliktelser. Prosentvis vekst i bruttoinntekt prosentvis vekst i netto lånegjeld gir en indikasjon på hvor mye av nye investeringer som kan finansieres av økte brutto driftsinntekter uavhengig av rentekostnaden. Norges bank forventede rentebane med usikkerhets vifte kommer frem av tabell XX. Forventet rente i 2015 vil med over 80% sannsynlighet ifølge Norges bank ligge over dagens nivå. Ved utgangen av 1. tertial 2011 viser en sensitivitetsanalyse at en renteendring med 1% på eksisterende lån vil føre til ca. 18 mill. kr i økt rentekostnad årlig for Sarpsborg kommune. Med en forventet styringsrente på ca. 5% i 2014 vil dette føre til økte årlige rentekostnader på ca. 50 mill. kr i forhold til dagens rentenivå. Netto lånegjeld i prosent av brutto driftsinntekter

8 30 % vekst i bruttoinntekt - % vekst i netto lånegjeld

9 Netto driftsresultat Netto driftsresultat beregnes ut fra brutto driftsresultat, men tar i tillegg hensyn til resultatet av eksterne finansieringstransaksjoner, dvs. netto renter og netto tap/gevinst på finansielle instrumenter, netto avdrag samt kommunale utlån, utbytter og eieruttak. I tillegg er det korrigert for avskrivninger slik at disse ikke gir resultateffekt. Netto driftsresultat kan enten brukes til finansiering av investeringer eller avsettes til senere bruk. KS opererer med ett måltall for kommunal sektor som tilsier at netto driftsresultat bør utgjøre minimum 3% av brutto driftsinntekter. Dette for å ha solid nok økonomi til å tåle svingninger i kommunens egen økonomi og også konjunktursvingninger ellers, på en måte at man kan opprettholde et jevnt og forutsigbart tjenestenivå. Det kan også være greit å merke seg at Skien hadde et nettodriftsresultat på -2,5%, uten å vite/spekulere i grunn til det negative driftsresultatet kan det være greit å merke seg at dette kan gjenspeiles i relativt høyere KOSTRA indikatorer for kommunen Brutto/Netto driftsresultat 2010 Brutto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern Netto driftsresultat i prosent av brutto driftsinntekter, konsern 9

10 Teknisk Kommuneområde Teknisk består av enhetene: Eiendom, Byggservice, Byggesak, landbruk og kart og Kommunalteknikk. Enhet Eiendom Består av 2 team med til sammen 15 årsverk og har kontorer i Markveien på Borgenhaugen. Enheten forvalter kommunens eiendommer ved kjøp og salg og har ansvaret for anbudsinnhenting og gjennomføring av utbyggings prosjekter. Enhetens vurderinger har stor innvirkning på utgifter til kommunale eiendomsinvesteringer Brutto investeringsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Gj.snitt Økonomisk konsekvens ved å endre nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg (Bodø) Sarpsborg 2527 KOSTRA tallene for Drammen er utelatt i tabellen, grunnet at de ikke er fullstendige. 10

11 Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal forvaltning av eiendommer per kvadratmeter Forvaltning av kommunens eiendommer skjer hovedsakelig i BNE Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg 4 Sarpsborg 4 Enhet Byggservice Består av 7 team med til sammen 120 ansatte og har ansvar for teknisk drift, renhold, service og vedlikehold.av alle kommunenes bygninger, i alt ca. 100 stk. I tillegg har enheten ansvar for å drifte vaskeritjenesten fra dagens 3 vaskerier. Administrasjonen har kontorer i Markveien på Borgenhaugen. Enhetens økonomi baserer seg på vedtatte bevilgninger og driftsutgifter til dagens standard på tjenestene. Det foretas kontinuerlig vurderinger av tiltak for å redusere utgiftene totalt sett. Investeringer i enøktiltak og effektivisering av driften er gjentagene temaer. Driftsresultatene er også sterkt påvirket av strømprisene i markedet. I 2009 bevilget stortinget 34,5 mill. kr til ekstraordinært vedlikehold i Sarpsborg som tiltak i forbindelse med finanskrisen. Det er hovedforklaringen til at Sarpsborg hadde et høyere økonomisk aktivitetsnivå i 2009 enn i Dette kommer spesielt frem av tabell under som viser utgifter til vedlikehold. Det kan virke som Drammen og Sandnes først har gjennomført/brukt statsmidlene til vedlikeholdet i 2010, og av den grunn har et høyere økonomisk aktivitetsnivå i 2010 enn de normalt ville hatt. 11

12 Tabellen viser netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger, og tar dermed ikke hensyn til mengden areal Netto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per innbygger Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitets nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg

13 Fordeling av netto driftsutgifter per byggtype Sarp. 2010(tusen Kommunale idrettsbygg % Kommunale kulturbygg; % kr.) Administrasjonslokaler ; % Førskolelokaler % Institusjonslokaler, konsern; % Skolelokaler % Korrigerte brutto driftsutgifter til kommunal eiendomsforvaltning per kvadratme ter Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg

14 Utgifter til driftsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter i kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter

15 Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg (Bodø) KG Lavest i utvalg (Skien) Sarpsborg 118 Sandnes og Fredrikstad er holdt utenfor i tabellen over, dette fordi vedlikeholdsnivå anses å være urealistisk over tid. I Sarpsborg som i andre kommuner kan de totale driftskostnader påvirkes vesentlig, ved en enda strengere arealøkonomisering. Hver eneste kvadratmeter har sin pris. Finne årsaker og forklaringer til dagens situasjon. Utgifter til vedlikeholdsaktiviteter Sarpsborg i tusen kr kulturbygg kommunale idrettsbygg institusjonslokaler skolelokaler førskolelokaler administrasjonslokaler Byggservice opplever stadige endringer av bygningene som påvirker enhetens arbeidssituasjon og omfang. Dersom slike behov kunne planlegges bedre og i god tid før de skal gjennomføres ville enhetens arbeidssituasjon blitt mer forutsigbar og forutsetningen for en mer optimal drift bedre. 15

16 Energikostnader for kommunal eiendomsforvaltning per kvadratmeter Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg (Bodø) Sarpsborg 132 KOSTRA tallene for Drammen er utelatt i tabellen, grunnet at de ikke er fullstendige. 16

17 Energikostnader per byggtype- per m2 Idrettsbygg; % Kulturbygg % Administrasjons lokaler % Førskolelokaler; % Institusjonslokaler; % Skolelokaler ; % Energikostnader pr. kv.meter henger nøye sammen med byggenes kvalitet og bruk. Det ligger allerede forslag til vesentlige investeringer i Enøk tiltak i HP for Sarpsborg Avdekke trender og mønster. Nye bygg er av bedre kvalitet også med hensyn til det som påvirker driftskostnadene. Å kjøpe opp eksisterende bygninger som ikke er opprinnelig bygget for ønsket formål viser seg å være kostnadsdrivende på driftssiden. Hvordan er kommunens inntekter og utgifter i forhold til andre kommuner? Som det fremgår av kostra tabellene over ligger kommunens utgiftsnivå for eiendomsforvaltning på et gjennomsnitt av sammenlignbare kommuner. Hvordan er kommunens tjenester i forhold til andre kommuner? Kvaliteten på tjenestene oppfattes som god i følge tilbakemeldinger fra brukerne. Tjenesteytingen innenfor teknisk og kultur er beskrevet i kostra-analyser som vedlegg til denne rapport. Selvkostområdene vann, avløp, renovasjon og feiing er ikke behandlet i rapporten. Hva er godt nok? Er det mulig å sette en standard for hva som er godt nok? Forventningsavklaring med tidsrammer, sier noe om hva kan forventes og det vil da finnes en mal på hva er godt nok. Interne og eksterne brukerundersøkelser, kan gi svar på hva som er godt nok. 17

18 Er det mulig å investere for å spare? Investering i etablering av jordvarme til erstatning for eller isteden for fjernvarme gir erfaringsmessig store gevinster i driftsfasen for større bygg, spesielt i bygg hvor det er behov for kjøling i sommerhalvåret. Det vises for øvrig til investeringsforslagene i HP vedrørende Enøk-tiltak. Enhet Byggesak, landbruk og kart Består av 3 team og tilsammen 34,2 årsverk og har kontorer 1. og 3. etasje i Sarpsborg rådhus. Enhetens hovedarbeidsområde er lovforvaltning innen: Plan- og bygningsloven, landbrukslovgivningen, forurensningsloven, matrikkelloven samt ansvarlig for kommunens kartprogrammer som er publisert på intranett og på kommunens hjemmeside. Enhetens inntekter baseres på fakturering av tjenester i henhold til vedtatte gebyrreglement. Enheten har i dag ikke tilstrekkelig kapasitet til å overholde alle lovpålagte frister eller utføre lovpålagt tilsynsaktivitet Finne årsaker og forklaringer til dagens situasjon. Lovforvaltning er i dag mye mer omfattende enn den var for bare 10 år siden. Kravene til dokumentasjon i regelverket har økt. Innbyggernes forventninger til den offentlige forvaltningen er også stadig økende og gjør at tidsforbruket til nødvendig publikumskontakt går på bekostning av direkte saksbehandlingskapasitet. Kommunens behov for å redusere driftsutgiftene har gitt redusert bemanning over tid også sett i forhold til den økende arbeidsmengden, som det bare delvis er kompensert for innen lovforvaltningen. Avdekke trender og mønster. Statlige bestemmelser setter stadig større krav til omfanget og til kvaliteten på enhetens forvaltningsområder. Dokumentasjon og rapporteringsomfanget øker. I vårt flerkulturelle samfunn er det en utfordring at ikke alle har tilstrekkelig kunnskap om det norske lovverket og det oppdages derfor stadig oftere aktivitet som ikke forholder seg til for eksempel byggebestemmelser. Manglende tilsyn i kommunen bidrar i tillegg til at det er en økende trend til ulovlig byggevirksomhet og ulovlig bruk av eiendommer. Nye elektroniske systemer gir muligheter for større datafangst som gir høyre kvalitet på sluttprodukter, men som også krever sin tid. Behovene for oppdatert kartgrunnlag er økende. Kartbasene viser seg å være til nytte for flere og flere interne og eksterne brukere. Et godt forvaltningsapparat med tilstrekkelig kapasitet til å utføre lovpålagte arbeidsoppgaver og et oppdatert kart, lett tilgjengelig på internett, er vesentlige bidrag til kommunens omdømme. Hvordan er kommunens inntekter og utgifter i forhold til andre kommuner? 18

19 Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a I 2010 er det 540 behandlede byggesøknader. Lovverk regulerer at det ikke er anledning til å ta en høyere pris enn selvkost. Uten påslag for indirekte kostnader ville selvkost i 2010 vært for Sarpsborg kommune. Dette ville utgjort ca. 1 mill. kr. I budsjett 2011 ble prisen på byggesaker prisjustert med hele 10% fra 2010 nivå Standardgebyr for kombinert kart- og delingsforetn., tilsvarende en boligtomt

20 Slik det kommer frem i diagrammet over har Sarpsborg den høyeste prisen på denne tjenesten. I budsjett 2011 ble satsen økt med 4% fra 2010 nivå. Gebyrnivået i 2011 er tilnærmet likt som i sammenlignbare kommuner i Østfold Hvordan er kommunens tjenester i forhold til andre kommuner? Vi anser at enheten har rimelig høy kvalitet på tjenestene, men har for liten kapasitet til å utføre alle tjeneste så raskt som ønskelig og i henhold til lovkrav. Hva er godt nok? En standard som er god nok vil kunne etableres på flere områder, erfaringsmessig er enheten på de fleste områdene i nærheten av et nedre akseptabelt nivå i følge tilbakemeldinger fra innbyggerne og brukerne av enhetens tjenester. Er det mulig å investere for å spare? Det vil være mulighet for økt eiendomsskatt ved å iverksette et prosjekt for gjennomgang og ajourføring av bygningsinformasjonen i matrikkelen etter siste eiendomstaksering. Et miljø og effektiviserings tiltak vil det være om elektronisk signatur innføres og ferdigtrykkede logobrevark ble erstattet med brevmaler som inneholdt kommunens logo m.m. i svart/ hvitt. Dette ville også være omdømmebyggende da mottakere med e-post adresse ville få kommunens svar raskere enn ved dagens B-post ordning. Enhet kommunalteknikk Bbestår av område fellestjenester og 6 team med til sammen 159 personer (155 årsverk). Enhetens hovedoppgaver består av teknisk forvaltning samt drift og vedlikehold innenfor feltene: Ledningsnett for vann og avløp Vannverk og avløpsrenseanlegg Veier og grøntanlegg, inkl parkering og stadion Avfallshåndtering Brann- og feievesen, inkl forebyggende og trygghetsalarmer Verksted og transport Arbeidsgruppa har valgt å se bort fra selvkostområdene vann, avløp, renovasjon og feiing da disse områdene ikke skaper frie inntekter. Det skal likevel ikke underslås at gebyrene for disse tjenestene hos mange oppfattes som skatter og kommer i tillegg til belastningen fra eiendomsskatten. I det lyset vil det være politisk korrekt å holde gebyrene så lave som mulig. Sarpsborg kommune er i kostra-analysene målt opp mot gjennomsnittet for kommunegruppe 13 pluss kommunene Fredrikstad, Drammen, Skien, Sandnes og Bodø. Generelt kan det sies at kostra-tallene er gode for Sarpsborg s vedkommende. Det er få tjenester hvor Sarpsborg er blant de dårligste i klassen. Et utvalg tjenester er vist i rapporten med diagrammer og tabeller hvor forskjellen i pris/kostnad enkelt kan leses ut av tabellene. 20

21 Samferdsel Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt Økonomisk konsekvens ved å endre nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg K Lavest i utvalg Sarpsborg 330 Driftsutgifter I tallgrunnlaget over er dette inkludert inntekter ved blant annet parkering. I de to diagrammene under er disse korrigert ut. Ved sammenligning mellom kommuner er det vesentlig å ta hensyn til andel veier som skal vedlikeholdes, og ikke i utgift per. innbygger Netto driftsutgifter i kr pr. innbygger, komm. veier og gater i alt, Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: 21 Verdi Endring i 1000kr

22 Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg Netto driftsutgifter i kr pr. km kommunale veier og gater i alt, konsern

23 Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg Investering Brutto investeringsutgifter i kr pr. innbygger, samferdsel i alt Økonomisk konsekvens ved å endre nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg 494 Sarpsborg

24 Kvalitet Gatelyspunkter 2010 Antall km kommunale veier og gater med belysning pr innb. Antall lyspunkter pr. km kommunal vei og gate med belysning Antall lyspunkter langs kommunal vei og gate pr. kvadratkilometer 100 Andel kommunale veier og gater med fast dekke Prosent

25 Brann Driftsutgifter Kjøp av tjenester som erstatter kommunalt tjenesteproduksjon er i all hovedsak 2,1 mill. kr til Alarmsentralen brann øst as. Det driftes med en bemanning som tilfredsstiller forskrift. Kjøp av tjenester som erstatter kommunalt tjenesteproduksjon; kr % Kjøp av varer og tjenester kr % Driftsutgifter brann, regnskap 2010 Overføringsutgifter kr % Lønn kr % Netto driftsutgifter pr. innbygger i kroner, brann

26 Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg(skien)* KG Lavest i utvalg 542 Sarpsborg 542 * Det kan være rimelig å anta at Sandnes og Bodø kan ha beredskap i forbindelse med olje og fiskeindustri. Noe som ikke er like aktuelt i Sarpsborg. Driftsinntekter Sarpsborg brannvesen hadde i 2010 salgsinntekter på ca. 7,5 mill. kr. Hvorav ca. 4,8 mill. kr er årsgebyr for feiing og tilsyn, prisen er fastsatt ved selvkost. 2,7 mill. kr er salgsinntekter ved tilfeldig oppdrag i 2010 hvorav 1,1 mill. kr er betaling i forbindelse med oljelekkasje ved rv. 111 Inntekter brann, Regnskap 2010 Salgsinntekter kr % Kommunal finnansiering; kr % Refusjoner; kr % 26

27 Årsgebyr for feiing og tilsyn (gjelder rapporteringsåret +1) ,60 0,50 0,40 0,30 0,20 0,10 0,00 Antall boligbranner pr innbyggere

28 Kultur Enhet kultur er en del av kommuneområde samfunn, økonomi og kultur (SØK). Enheten har ansvar for plan og utviklingsarbeid innen kulturområdet, arbeid med saker som skal til politisk behandling, generell saksbehandling samt å levere tjenester til enhetens målgruppe som er hele befolkningen med hovedvekt på barn og unge. Enheten skal planlegge og utvikle kulturlivet i dialog og samarbeid med Sarpsborgsamfunnet. Enheten leverer tjenester innen: kulturformidling/ kulturproduksjon, tilskudd til lag og foreninger, arrangement og idretts- og kulturanlegg, bibliotek, kultur- og fritidstilbud for barn og unge, kulturskole og Aktivitetshuset EPA. Tjenestetilbudet baserer seg på politisk vedtatt budsjett. Enhet kultur disponerer for tiden 46 årsverk, fordelt på 90 ansatte. I tillegg kommer årsverk/ansatte i tidsbegrensede arbeidsavtaler knyttet til prosjekt og arrangementer/tiltak. Det kjøpes også inn konsulenttjenester fra selvstendig næringsdrivende og organisasjoner. Driftsbudsjett for Enhet kultur i 2011 er 46,89 mill kr. Beløpet omfatter enhetens egen drift av kultursenter, fritidsklubber, bibliotek, tilskuddsmidler, museene, kulturpriser, egne arrangement og enhetens driftskostnader. Inkludert i rammen er et investeringstilskudd på 6 mill kr. til KRAKA (Borgarsyssel museum). Den økonomiske rammen er justert i forhold til de økonomiske reduksjoner som ble vedtatt i tilknytning til budsjettet for Sarpsborg kommune for Eksterne tilskuddsmidler, sponsing samt salgs- og billettinntekter ut over det som er budsjettert vil kunne bidra til å øke aktivitetsnivået. Enheten har et investeringsbudsjett i 2011 på 12,2 mill kr. Tallene fordeler seg på: - Nytt moderne bibliotek og kulturhus 1,5 mill - Parker og plasser 1,5 mill - Sparta Amfi (planlagt opprusting) 1,2 mill - Folkets Hus (utbedring) 5,0 mill - Nytt friidrettsanlegg 3,0 mill De siste årene har kultur gjennomgått flere organisasjonsendringer, både mht. organisasjonsmessig tilhørighet og internt. Kulturområdet er i liten grad regulert ved lov. Lokale politiske prioriteringer har derfor vært styrende for tjenstetilbudets innhold og nivå. 28

29 Gjennomsnittelig investering kultursektoren siste 4 år, per innbygger MGP i 2010 og 2011 er ikke inkludert i tallmaterialet. Er ført på egen funksjon. Dette utgjør 30 kr per innbygger. Økonomisk konsekvens ved å endre nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg

30 Netto driftsutgifter for kultursektoren per innbygger i kroner Skien Drammen Sandnes Bodø 1700 Gj.snitt kommunegruppe Gj.snitt Østfold Sarpsborg Fredrikstad Økonomisk konsekvens ved å endre nivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg Sarpsborg 1254 Ut ifra tabellen ser vi at Østfold generelt bruker vesentlig mindre på kultur en resten av kommune- Norge. En av forklaringene kan være den relativt korte avstanden til hovedstaden. Det er nedenfor derfor fokusert på de forskjellige kulturtilbudene i Sarpsborg og Fredrikstad. 30

31 Prioritering av kulturtilbudet i Fredrikstad og Sarpsborg Kakediagrammene illustrerer forskjellen i kultursatsingen i de to byene og inneholder driftsutgifter og inntekter forbundet med aktiviteter. Kinodrift i Fredrikstad har en nettoinntekt på kr 28 per innbygger. Dette utgjør ca. 2 mill. kr og er den eneste kulturaktiviteten med et positivt resultat. kunstformidling 1 % kultur- og musikkskoler 7 % Netto driftsutgifter kultur per innbygger, Sarpsborg 2010 kulturaktiviteter 15 % muséer 2 % aktivitetstilbud barn 12 % idrettsbygg 33 % idrett 9 % kino 0 % folkebibliotek 16 % kulturbygg 5 % Netto driftsutgifter kultur per innbygger, Fredrikstad 2010 kunstformidling 5 % muséer 4 % kulturaktiviteter 14 % idrettsbygg 27 % kultur- og musikkskoler 5 % aktivitetstilbud barn 11 % kulturbygg 13 % idrett 7 % folkebibliotek 14 % 31

32 Økonomisk aktivitet uttrykt i kr per innbygger. Økonomisk prioriteringssammenligning per aktivitet Sarpsborg Fredrikstad Differanse i kr. per innbygger (Sarpsborg- Fredriksstad) I Sarpsborg kr(tusen) Idrettsbygg Kulturbygg/Kino Folkebibliotek Idrett Aktivitetstilbud barn Kultur- og musikkskoler Muséer Kunstformidling Kulturaktiviteter Sum Rapportene viser bl.a.: - Investeringsnivået i Sarpsborg for de siste 4 år ligger lavere enn gj.snitt i gruppe 13. Høyere enn i Fredrikstad. - Rapporten viser at Sarpsborg bruker kr ,- per innbygger til kultur. Gj.snitt i gruppe 13 er kr og i Fredrikstad brukes kr ,-. Forskjellen mellom Sarpsborg og Fredrikstad er 26,- per innbygger. Reduksjon til nivå Fredrikstad gir en besparelse på ca 1,3 mill. Økning til nivå gj.snitt gruppe 13 gir en utgiftsøkning på ca 21 mill. - Sammenligninger med Fredrikstad viser forskjell i kultursatsing/prioriteringen. Noen kommentarer - Forskjell i kultursatsing/prioriteringer mellom Sarpsborg og Fredrikstad I Sarpsborg er det de siste årene investert forholdsvis mye i idrettsbygg. Dette gir høyere utgifter til avskrivninger. Generelt: I Sarpsborg bruker man mer utgifter per innbygger enn i Fredrikstad på idrettsbygg, folkebibliotek, idrett, aktivitetstilbud barn, kultur og musikkskoler og kulturaktiviteter. I Fredrikstad har man høyere driftsutgifter per innbygger enn i Sarpsborg på kulturbygg, museer og kunstformidling. Det kan se ut som om Sarpsborg har en sterkere prioritering ift. barn og unge. Idrett/idrettsbygg: Her utgjør forskjellen mellom Sarpsborg og Fredrikstad hele kr. 96 per innbygger. Forklaringen her er at man de siste årene har investert forholdsvis mye i idrettsbygg og at tilskuddsposter mv til idretten har blitt prioritert. Musikk og kulturskoler: Sarpsborg kr. 90,- per innbygger. Fredrikstad kr. 57,- per innbygger. Forskjell kr. 33,-. 32

33 Netto driftsutgifter Sarpsborg 4,8 mill. kroner, Fredrikstad 4,3 mill. kroner. Brutto driftsutgifter Sarpsborg 6.6 mill. kroner, Fredrikstad 11 mill. kroner Sarpsborg kulturskole har flere elever og dermed høyere dekningsgrad ift. grunnskoleelever. Utgifter per bruker/elev ligger lavere i Sarpsborg. Nettoutgift per elev Sarpsborg kr ,-, Fredrikstad kr ,-. Bruttoutgifter per elev Sarpsborg kr ,-, Fredrikstad kr ,- Årsaken til at utgiften per bruker er lavere i Sarpsborg kan være størrelse på grupper, utgifter til arrangementer/prosjekter, avskrivninger/husleie blir regnskapsføres ulikt osv. Sammenligning mellom nettoutgifter og bruttoutgifter viser at Fredrikstad har høyere inndekning. Dagens elevavgifter (2011): Fredrikstad kr ,-, Sarpsborg kr ,-. Dette alene kan imidlertid ikke forklare den forholdsvis store forskjellen i inndekning. Folkebibliotek: Sarpsborg kr. 206,- per innbygger. Fredrikstad kr. 179 per innbygger. Forskjell kr. 27,-. Tilsvarende tall for gj.snitt gruppe 13 og hele landet (uten Olso) er kr. 243 respektive kr Netto driftutgifter Sarpsborg 10,9 mill. kroner, Fredrikstad 13,4 mill. kroner. Lønnsutgifter/årsverk Sarpsborg 8,9 mill./15,4 årsverk, Fredrikstad 11,5 mill./23,6 årsverk. Medieutgifter Sarpsborg 1,2 mill. kroner, Fredrikstad 1 mill. kroner Sarpsborg har 4 bibliotek. I Fredrikstad er det 2 bibliotek. Dette kan være forklaring på høyere utgifter per innbygger. Kulturbygg: I Fredrikstad har man et forholdsvis nytt kommunalt kulturhus (Blå grotte) og en moderne flerkino. Dette gir forklaring på større driftutgifter (drift og avskrivninger). Selve kinodriften har en nettoinntekt på kr. 28 per innbygger ca 2 mill. kroner. I Sarpsborg har man en leieavtale med privat drifter (Norsk kinodrift) som ikke gir noen inntekter. I disse dager foregår forhandlinger om ny tjenestekonsesjonsavtale for Sarpsborg kino. Det kan se ut som om forhandlingene kan gi kommunen økte inntekter. Dette vil bli avklart i løpet av september. 33

34 Kirke Netto driftsutgifter kirke, per innbygger Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg 454 KG Lavest i utvalg Sarpsborg 454 I sammenligningen er det også sett på drift- og investeringsutgifter til Kirke. Her ser man at driftsutgifter per innbygger ligger høyere enn både gj.snitt gruppe 13 og i Fredrikstad. Nedjustering av driftsnivået vil gi en besparelse på henholdsvis 1,7 mill og 4,6 mill. 34

35 Gjennomsnittlig årlig investering siste 10 år, per innbygger Kirken i Sarpsborg hadde ved utgangen av 2010 en ubenyttet nettobevilgning på 22,8 mill. kr (431 kr per innbygger) Økonomisk konsekvens ved å endre aktivitetsnivå til: Verdi Endring i 1000kr Høyest i utvalg KG Lavest i utvalg 38 Sarpsborg 38 35

36 Administrative tjenester Hva er administrative tjenester/oppgaver i en kommune? Gruppe 3 har i prosjektperioden gjort henvendelser til prosjektledelse og kommuneledelse og stilt spørsmål om : Hva er administrative tjenester? Vi har ikke fått noe definisjon på hva som regnes som administrative tjenester. Gruppe 3 har da tatt utgangspunkt i hva som er definert som 120-funksjon - Administrasjon. Regnskapsrapporteringen i KOSTRA Veiledning Regnskapsåret 2011/KRD: Administrative lederstillinger som hører inn under funksjon 120 er lederstillinger som leder andre ledere og som har koordineringsoppgaver utover ren arbeidsledelse. Det betyr at laveste ledernivå (ledere av tjenestesteder) defineres som en del av de funksjonene som tjenestestedet ivaretar. Som administrative ledere defineres i denne sammenhengen stillinger med omfattende økonomiske og administrative fullmakter, men ikke arbeidsledere med faglige koordinerings-, veilednings- og oppfølgingsoppgaver. På samme måte som for andre stillinger forutsettes det imidlertid at administrative lederes ressursbruk fordeles på aktuelle funksjoner, dersom deler av arbeidstiden er knyttet til konkret utadrettet tjenesteyting som hører inn under en annen funksjon enn 120. Dette kan eksempelvis dreie seg om en teknisk sjef som i deler av sin arbeidstid arbeider med reguleringsplanlegging eller lignende som hører inn under funksjon 301. Se forøvrig avsnitt 2.3 om fordeling av lønnsutgifter 1) se under (2) Støtte- og stabsfunksjoner: Støttefunksjoner for styring og utvikling av hele kommunen er en del av funksjon 120. Dette omfatter oppgaver knyttet til sekretariat for politisk ledelse, økonomiforvaltning, overordnede personalfunksjoner, informasjon som ikke gjelder bestemte tjenesteområder og organisasjon/organisasjonsutvikling. Planarbeid som er mer enn interne planer for den virksomhet det gjelder, og som er en del av den overordnete strategiske ledelse, føres på funksjon 120. Unntak fra dette er arbeid med kommuneplan som skal føres på funksjon 301. Faglige og merkantile støtte- og stabsfunksjoner som er knyttet til administrative ledere (jf. punkt 1 ovenfor) følger i utgangspunkt sin leder og plasseres på funksjon 120. Den andelen av arbeidstiden som er knyttet til støtte til bestemte tjenester og tjenestesteder plasseres imidlertid på de respektive funksjonene som tjenestene/tjenestestedene ivaretar. Det betyr at faglige stabsstillinger som bidrar til utvikling, koordinering og direkte brukerrettede oppgaver av bestemte tjenester, knyttes til de funksjonene som de aktuelle tjenestene sorterer under. Innsats til oppfølging, kontroll og forvaltningsoppgaver iht. lovverk knyttes til funksjon 120. Dette har bl.a. betydning for føring av utgiftene til kommunale bestillerenheter: Oppgavene som er knyttet til vurdering av behovsutvikling og innspill til budsjettarbeidet, innhenting av anbud og inngåelse/oppfølging av kontrakter med aktuelle leverandører knyttes til funksjon

37 Bestillerenhetens arbeid med vurdering av søknader, tildeling og oppfølging av tjenester til enkeltbrukere derimot knyttes til de funksjonene som tjenestene sorterer under. Tilsvarende fordeles ressursinnsatsen til merkantile støttefunksjoner: Den andelen av arbeidstiden som går med til å betjene en administrativ leder (jf. punkt 1 ovenfor) i forbindelse med forværelsesoppgaver, skriving av saksframlegg, brev osv, knyttes til funksjon 120. Arbeid som er knyttet til betjening av tjenester/tjenestesteder i forbindelse med registrering av brukere, beregning og oppfølging av brukerbetaling og andre merkantile oppgaver føres på de funksjonene som de aktuelle tjenestestedene ivaretar. Forutsetningen om fordeling av ressursinnsatsen gjelder bl.a. for kommunale servicekontor/servicetorg som ivaretar merkantile støttefunksjoner i forbindelse med sentralbord, informasjon og mottak av søknader osv. for flere tjenester 1) Fordeling av lønnsutgifter I merknadene til rapporteringsforskriften er det angitt prinsipper for fordeling av lønnsutgifter: 1. En stillingsandel (funksjonsandel) kan unnlates å fordeles dersom den utgjør mindre enn 20%. 2. Stillingsandeler med en varighet på mindre enn 3 måneder kan unnlates å fordeles. Kravene i punkt 1 og 2 er å oppfatte som minimumskrav, og utover dette er det frivillig med fordeling. Kommuner og fylkeskommuner kan derfor henføre også stillingsandeler mindre enn 20%, når en slik stillingsandel er identifiserbar. Alle kommuner og fylkeskommuner skal imidlertid henføre stillingsandeler større eller lik 20%. Stillingsandeler på 3 måneder eller mer skal fordeles. Det er antatt at fordelinger utover minstekravene som regel vil ha marginal effekt på sammenlignbarheten, men dette kan variere mellom tjenesteområdene. Kommunene og fylkeskommunene må selv vurdere kost/nytte ved fordeling utover minimumskravene. Rutiner Gode rutiner for kvalitetssikring og oppdatering kan være vel så viktige som rent kvantitative krav til fordeling. Spørsmålet om hvordan lønnsutgifter skal fordeles på funksjoner bør ivaretas når: En nyansatt meldes inn i lønns- og personalsystemet. Når det foretas endringer som har med stillingen til den ansatte å gjøre (altså ikke persondata). Ved årlig eller halvårig kontroll. For hver ansatt hvor fordeling er aktuelt, bør stillingsandeler avgjøres av den faglige/administrative leder. Unntaket kan være de tilfeller hvor en ansatt har søkt og fått to eller flere helt adskilte stillinger. Det bør minimum en gang i året foretas en kontroll av fordelingen (kan i praksis gjøres ved budsjettoppfølgingen). 37

38 Administrative tjenester i Sarpsborg kommune. I Sarpsborg kommune utgiftsføres lønn til ansatte på 120-funksjon på følgende enheter, team og områder: Kommuneledelsen Rådmann og kommunesjefer Kommuneområde SØK: Enhet Økonomi, område og økonomi og team regnskap Enhet Kemner Enhet kultur, enkelte ansatte Kommuneområde Helse og sosial: Enhet bolig og omsorg, område plan og utvikling Enhet Helse, helsesjef og 1 saksbehandler Enhet kjøkken og kantine, kantine Sborg rådhus Enhet NAV, enhetsleder Kommuneområde HR Enhet arbeidsgiver, alle ansatte Enhet kommunikasjon og service, alle ansatte Kommuneområde Oppvekst: Enhet utvikling Oppvekst, område utvikling Kommuneområde Teknisk Enhetsleder byggservice og Enhetsleder bygg/prosjkter Driftsutgifter ved de overnevnte enheter, team og områder føres som følge av lønn på 120 funksjon, også på 120 funksjon. 38

39 Kommuneområde SØK: Enhet økonomi og regnskap Lokalisering: 4 etg. i Sarpsborg rådhus Bemanning: 20,5 årsverk Oppgaver: Årsrapport, Tertialrapportering, HP/budsjettprosesen, KOSTRA/kontoplan, controllerfunksjon, regnskapsføring kommunens regnskap og i tillegg særregnskap, økonomioppfølging/rådgivning, Innkjøp, rammeavtaler, e-handel, rådgivning bistand i anbudsprosesser Systemansvar: Visma Økonomi, Visma budsjett, Visma e-handel, Visma Fakturabehandling Enhet kemner: Lokalisering: 2., 3. og 4.etg i tidligere Sarpsborg rådhus/brannstasjon i Sigvat Skaldsgt. Bemanning: 28 årsverk Oppgaver: Skatteregnskap, innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift og arbeidsgiverkontroll. Innfordring av alle kommunale krav. Forvaltning av utlån, fakturering av barnehageutgifter, SFO, husleier m.m. Oppholdsberegning ved kommunale institusjoner og fakturering av hjemmebaserte tjenester. Vedlikehold av alle data vedr. alle eiendommer, og fakturering av alle kommunale eiendomsgebyr. Systemansvar: Skatteregnskap, Visma fakturering, Procasso innfordring, KomTek (kommunal eiendomsbase) og Felix lånesystem. Kommuneområde helse og sosial Enhet bolig og omsorg Lokalisering: Enhetsleder, Område plan og strategi helse og sosial er i 2. i Sarpsborg rådhus Bemanning: 6,3 årsverk Oppgaver: Enhet bolig og omsorg har ansvar for plan, strategi og utviklingsarbeid innenfor sitt område og har følgende oppgaver: utarbeide og følge opp budsjett og handlingsplan rapportering og analysearbeid innenfor området sekretariatfunksjon for ulike politiske utvalg 39

40 Kommuneområde HR: Enhet arbeidsgiver (minus overformynderi): Lokalisering: Enhetsleder, Team lederstøtte, område advokatene, område fellestjenester i 1. og 2.etg i Sarpsborg rådhus Team Lønn og personal er lokalisert til Skjeberg administrasjonsbygg 2.etg. Bemanning: 34 årsverk Oppgaver: Lønn, pensjon, fraværsadministrasjon, strategisk lønns- og personalarbeid, HMS, IA, lønnsforhandlinger, råd og veiledning i juridiske spørsmål, kompetanse, rekruttering, opplæring, lærlingeordningen, personalsaker, råd og veiledning til ledere, ansettelser, overtallighet og omstilling Systemansvar: Visma HRM (lønns- og personalsystem), turnussystem GAT, Enhet kommunikasjon og service Lokalisering: Enhetsleder, område informasjon, område IKT strategi, område prosjekt i 2. etg. Sarpsborg rådhus. Team ressurs i 2. og 3 etg. i Sarpsborg rådhus. Team service i 1. etg. i Sarpsborg rådhus. Team IKT-drift er lokalisert i 2.etg. i Tune adm. Bygg. Bemanning: 54,9 årsverk Oppgaver: Sekretariat for rådmann og ordfører, plan og økonomiutvalg, bystyret, råd og utvalg. Journalføring av post til kommunen, arkivering, bevilling skjenkesaker. Servicetorgtjenester til innbyggerne. Drift, utvikling og support av IKT- tjenester. Strategi og utviklingsarbeid innen IKT/kommunikasjon og service. Informasjonstjenester, strategi og utvikling av kommunenes omdømme. Prosjektstyring og oppdragsstyring for egne prosjekt. Vi nevner noen pågående prosjekter det jobbes med i enheten for eksempel: Dokumenthåndtering Portal m/ elektroniske tjenester Fiberutbygging Ansatte og brukeradministrasjon Skoledomene og Feide Fjernarkiv Papirløse politiker Finne årsaker og forklaringer til dagens situasjon. Enhet kommunikasjon og service har fokus på å skape gode og effektive arbeidsmetoder for ansatte. Det jobbes strategisk med å forenkle arbeidsmetoder, for å spare ressurser og kostnader, samtidig som vi må ha fokus på datasikkerhet. 40

41 Stadig under utvikling på nye elektroniske tjenester som også forenkler kontakten for publikum ved å bruke våre nettbaserte tjenester. Noe av lovverket som enhet kommunikasjon og service må forholde seg til: Offentlegloven Kommuneloven Personopplysningslover m/ forskrifter Arkivloven Forvaltningsloven Barnevernsloven Kommunenhelsetjenesteloven Alkoholloven Post og teletilsyn forskrifter E-kom loven Kommuneområde oppvekst: Enhet utvikling og oppvekst Lokalisering: Enhetsleder, Område utvikling og oppvekst er i 2.etg i Sarpsborg rådhus. Bemanning: 10,2 årsverk Oppgaver: Saksbehandling og utredningsoppgaver innen oppvekstområdet med særlig fokus på barnevern, barnehage og skole Faglig utvikling og kvalitetssikring av det samlede tjenestetilbudet Ressursfordeling til de enheter som tilhører kommuneområdet Koordinering av rapportering og vurderingsoppgaver gitt av statlige myndigheter Forvaltningsoppgaver innenfor kommuneområdets ulike tjenester Tilsynsoppgaver gitt av statlig myndighet overfor private tjenesteytere innen barnehage og grunnskole Støttefunksjoner for kommunesjef oppvekst 41

42 Dagens status, årsaker og forklaringer, trender og mønster: Kort historikk Sarpsborg kommune har siden 1992, kommunesammenslåingen, hatt et vedvarende fokus på hvordan kommunen har organisert sin administrasjon.. Det er vært en løpende vurdering og et mål å ha en effektiv organisasjon og organisering sett i forhold til de tjenester og oppgaver som skal leveres. Bestiller- Utførermodellen I 2001 gjennomførte kommunen en omfattende omorganisering, idet kommunen ble organisert som en bestiller- og utførerorganisasjon, kommuneområder og virksomheter. Kommuneområdene definerte og bestilte tjenestene og virksomhetene leverte/utførte oppgavene. Virksomhetene/utfører var samlet i et eget kommuneområde, kommuneområdet drift. Denne form for organisering bestod, med noen endringer ut året Handlingsrom 2016 I 2009 gjennomførte kommunen prosjektet Handlingsrom Som en del av prosjektet ble kommunens organisering vurdert og det kom forslag om ny organisering som ble vedtatt høsten Antall virksomheter ble redusert og virksomheter/seksjoner ble til enheter. Kommuneområde drift ble lagt ned og enhetene ble lagt direkte under det kommuneområde de tilhørte i forhold til sitt fagfelt. Bestiller- og utførermodellen ble erklært avviklet. Endringene i organiseringen ble gjennomført fra De største organisasjonsendringene ble gjennomført innenfor kommuneområde Helse og sosial, kommuneområde HR og kommuneområde SØK (PLØK). Det ble i tillegg fremmet en del forslag til innsparinger og effektivisering. Disse forslag er overført til linjen og gjennomført der eller de er videreført i prosjektform. S ERP - prosjektet Parallelt med omorganiseringen i HR 2016 gjennomførte Sarpsborg kommune i 2009 og 2010 et av de største prosjekt i kommuneadministrasjonens historie. Sarpsborg kommune valgte i 2009 et nytt ERP-system (Enterprise Resource planning) Visma Unique Enterprise. Det vil si at de gikk til innkjøp av nytt økonomi og regnskapssystem, nytt lønns- og personalsystem, nytt faktureringssystem, nytt budsjetteringssystem, nytt ledelsesstyringssystem. Administrasjonens hjerte, lunger og nyrer ble byttet ut med helt nye organer, helt nye system. Innføringen av nytt ERP - system har vært og er en kjempeutfordring for administrasjonen og alle ansatte i Sarpsborg kommune. 42

43 Bytte av bank, nye bankkonti I tillegg til omorganisering og innføring av nytt ERP system, velger kommunen samtidig å bytte bank. Kommunen går fra DnBNor til Fokusbank. Dette ble også en ekstra utfordring for administrasjonen i Strategi, plan og utvikling, dagens status Kommuneledelsen har de siste årene fokusert på strategi, planer og utvikling. Dette kommer særlig til uttrykk i sluttrapporten i Handlingsrom 2016 der en rekke utviklings- og forbedringsforslag blir fremmet. Mange av disse forslag er gjennomført i linjen. Det er vært en forrykende utvikling og innføring av diverse e-verktøy og e-system som både skal være ressursbesparende og gi effektiviseringsgevinst. Det har de to siste årene vært disharmoni mellom strategi, plan og utvikling på den ene siden og drift på den andre siden. Når man samtidig med denne utvikling gjennomfører til dels tunge omorganiseringer, fører dette til en opphopning av oppgaver. Dette er som bilkøen til påske og fellesferien, det er flere biler på veien enn det trafikksystemet klarer å ta unna. Dette fenomen kan i vår organisasjon også beskrives som pukkel-effekt, flere oppgaver på kort sikt krever mer ressurser. Pukkel-effekten krever ressurser, utfordrer og stresser organisasjonen. Det er for tiden behov for å styrke driftsavdelingene, slik at de kan ta unna for oppgavene, arbeide strukturert med prosedyrer, rutiner og tilpassing til nye system. Denne utviklingen, innføring av ny e-everktøy og e-system pluss omorganisering, er blitt en kjempeutfordring for driftsavdelingene innenfor kommuneområde SØK og kommuneområde HR. Dagens utvikling fører til flere IT-brukere, da det etableres flere elektroniske system som etter hvert berører alle ansatte i kommunen, f.eks selvbetjeningsportal og timeregistering. Ved ny teknologi kreves det oppdaterte, nyere og mer moderne utstyr og programvarer. Det berører alle offentlige bygg, et eksempel er utbygging av trådløst nettverk. Sikkerheten ved bruk av systemer og utstyr må ivaretas og er stadig under utvikling. E-verktøy og e-system legger til rette for at kommunens innbyggere kan kommunisere og ha en dialog med administrasjon på en helt annen måte, kommunen er blitt lettere tilgjengelig. Vi åpner for lavere terskel for å kontakte kommunen og gi raskere responstid. Kravene fra publikum øker, tilgjengeligheten skal være større og mer elektronisk. ( e-post, e-dialog, facebook) Opplæring. Det er for tiden et nesten umettelig behov for opplæring av ansatte ute i enhetene innenfor fagområdene økonomi, regnskap, lønn,personal, HMS, saksbehandling/360, Risk Manager Denne mangel på kompetanse ute i enhetene blir en belastning for driften i fagavdelingene, da deres tid går til opplæring/rådgivning i grunnleggende oppgaver innenfor deres fagfelt. 43

44 For å kunne yte god service internt i administrasjonen og mot publikum, kreves det mer utvikling, forståelse og kompetanse fra de ansatte. Suksessfaktoren her går også på opplæring og veiledning for de ansatte og for at kommunen skal få et godt omdømme. Enhet kemner: Innenfor kemnerområdet har det vært noe bemanningsreduksjon de siste årene. Dette har resultert i tapte inntekter. Arbeid med kontroll og systematisk etterkontroll av fakturerte tjenester eller mangel på fakturering har blitt skadelidende. Det blir stadig oppdaget at tjenester ikke blir fakturert, for eksempel innenfor vann og avløpssektoren. Det er ca eiendommer (ikke bebygde) som ikke er taksert i forhold til eiendomsskatt. Det er også avdekket mangelfulle rutiner i forbindelse med refusjonskrav mot NAV noe som har resultert i store tap. Økt innsats på arbeidsgiverkontroll vil gi økte inntekter og forhåpentligvis mindre trygdemissbruk. Strategi, veivalg og løsninger på kort sikt som kan innarbeides i HP Det må foretas en gjennomgang av 120-funksjon og bruk av denne i administrasjonen. På kort sikt er det vanskelig å se tiltak av som kan innarbeides i budsjett/ HP som kan redusere utgifter innenfor administrative tjenester på kort sikt.. Tiltak for å avlaste administrasjon for pukkel effekten av omorganiseringer og innføringen av e-system og e- verktøy vil ha positiv effekt på sikt. Dette betyr imidlertid økte ressurser på kort sikt. Innspill til budsjett/hp bør komme fra enhetene selv. Opplæring. Opplæring er som tidligere nevnt i sluttrapporten en suksessfaktor. Det er i dag et underdekket behov for opplæring i våre sentrale kjernesystem. Kostrarapportering, kontoplan, budsjett og regnskapsforståelse, saksbehandling, lønn, sykefravær, personal, hovedavtale og tariff, HMS, dette er alfa og omega for en leder og hans sentrale ansatte. En heving av kompetansen innenfor disse fagområder vil kunne gi effekt på kort sikt. Det vil blant annet avlaste fagavdelingene slik at de kan konsentrere og innrette sin drift på de oppgaver de må løse. Lokalisering. Et moment som kan ha positiv effekt på kort sikt kan være lokalisering, samlokalisering. En mer samlet lokalisering av de administrative tjenester, lønn, regnskap,personal vil kunne gi en effekt og kan på kort sikt styrke ressursene samlet sett. Gruppe 3 har tro på at resultatet av den gjennomførte omorganisering og innføring av nye e- system og e-verktøy vil ha en positiv effekt på administrasjon og vil kunne gi effektiviseringsgevinst på slutten av HP perioden. 44

45 Strategi, veivalg og løsninger på lang sikt som kan videreføres i linjen eller som prosjekt i fase 2. Det bør gjennomføres en brukerundersøkelse og forventningsavklaring internt i kommunen for de administrative tjenester. Dette bør inn som en oppgave i fase 2 i prosjektet.hvordan oppleves de tjenester som i dag leveres fra de tradisjonelle støttetjenestene, i kommuneområde SØK og kommuneområde HR? Er det godt nok? Lokalisering Samlokalisering vil kunne gi effekt og vil på sikt kunne redusere behovet for økte ressurser et samhandlingen vil ha flette-eeffekt i forhold til støtte-tjenstene og deers oppgaver. Hvordan er kommunens administrative tjenester sett i forhold til andre kommuner? Bemanning Bemanning i denne del av rapporten tar utgangspunkt i rapport fra Agenda Kaupang, se vedlegg til sluttrapporten, og sentrale Kostra tall fra SSB-statistikken. Sarpsborg kommune er organisert etter tonivåmodellen hvor 53 virksomheter er direkte underlagt og rapporterer til rådmannen. Rådmannen har fem kommunesjefer i sin ledergruppe. Sarpsborg kommune Bodø Tønsberg Moss Ringerik e Nøkkeltall Innbyggere pr Samlet bemanning - årsverk Administrative årsverk - til sammen ,3 101,9 72,4 92,28 Herav årsverk til administrativ ledelse Herav årsverk til stabs- og støttefunksjoner ,3 97,9 65,4 75,28 Administrativ andel 4,91 5,63 4,06 3,97 5,07 Lønnsutgifter adm. i % av samlet lønn 6,6 7,6 5,2 6,0 7,8 Administrative stillinger pr ,68 3,36 2,55 2,39 3,19 innbyggere Antall resultatenheter 53,00 17,00 37,00 32,00 14 Samlet administrativ støtte i driftsenhetene 26,55 93,50 27,35 11,30 32,90 45

46 Bemanning, årsverk, administrative tjenester, Agenda Kaupang: Sarpsborg Bodø Tønsberg Moss Ringerike Adm stø. adm ledelse 1 0,5 1,25 2,6 1 Sekr. pol. ledelse 2,5 6,5 1,5 2,5 1,8 Økonomi 10,3 10 7,5 3 7 Regnskap 8,5 10 7,8 7,8 5,48 Skatteoppkreving ,7 9,2 8 Innkrev komm.avg 11, ,1 3 Lønn 15, ,5 6 Personal 9 21,8 4, IKT drift og utvikling ,9 11,8 Innkjøp Post / arkiv 4,2 11,5 5 6,3 5 Servicetorg/sentr.bord 12,8 15 6,6 2 3,8 Informasjon 3, ,5 Juridisk bistand 2, Analysene som er presentert tidligere i Agenda Kaupang rapporten tyder på at Sarpsborg har en administrativ bemanning tilpasset kommunens størrelse og aktivitetsnivå (Agenda Kaupang). Kostra tall Netto driftsutgifter pr.innb. i kr adm., styring og fellesutg Serie2 46

47 Lønnsutgifter pr. innbygger adm. styring og fellesutgifter Serie Brutto driftsutgifter 120- funksjon pr Innbygger Serie