Sykehusapotekene HF. Årlig melding til Helse Sør-Øst RHF

Transkript

1 Sykehusapotekene HF Årlig melding 2013 til Helse Sør-Øst RHF Oslo, 25. februar 2014

2 Innhold DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG Om Sykehusapotekene HF oppgaver og organisering Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Sykehusapotekene HFs mål for Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Arbeidet med god virksomhetsstyring Risikostyring og vurdering av overordnet risikobilde Sentrale saker behandlet i styret Medvirkning fra brukere og tillitsvalgte Sammendrag Positive resultater og uløste utfordringer Oppfølging av mål for Helse Sør-Øst Evaluering av egen virksomhet og organisering... 7 DEL II: RAPPORTERINGER Rapportering for mål 2013 i oppdrag og bestilling Rapportering for styringsparametre i oppdrag og bestilling Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Rapportering på andre områder DEL III: STYRETS PLANDOKUMENT Utviklingstrender og rammebetingelser Faglig og demografisk utvikling Forventet økonomisk utvikling Personell- og kompetansebehov Bygningskapital og øvrige investeringsområder status og utfordringer Helseforetakets planer for utviklingen Pasientbehandling, kvalitet og samhandling Forskning og innovasjon Kunnskapsutvikling og god praksis Organisering og utvikling av fellestjenester Mobilisering av medarbeidere og ledere Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring...21 DEL IV: VEDLEGG Vedlegg 1: IA... 22

3 DEL I: INNLEDNING OG SAMMENDRAG 1. Om Sykehusapotekene HF oppgaver og organisering Nøkkeltall basert på endelig regnskap for 2013 Antall sykehusapotek 17 Årsverk per Omsetning per mkr Herav omsetning helseforetak mkr Sykefravær 8,1 % Organisasjon

4 1.1. Visjon, virksomhetsidé og verdigrunnlag Vår forretningsidé Sykehusapotekene HF skal være sykehusets og pasientenes kompetansesenter for legemidler, og bidra til økt pasientsikkerhet. Sykehusapotekene HF skal aktivt bidra til at kostnadene for helseforetaket og dets pasienter forbundet med legemiddelanskaffelse, -distribusjon, -produksjon og - bruk holdes så lave som mulig. Kostnadsbevissthet og kundetilfredshet skal være førende i alt vi gjør. Vår visjon Vi skal gjøre sykehusenes legemiddelbruk bedre. Vårt verdigrunnlag Foretakets eier har nedfelt kvalitet, trygghet og respekt som de tre nasjonale kjerneverdiene for spesialisthelsetjenesten. Etter en intern prosess innebærer dette at ledere og medarbeidere i Sykehusapotekene HF ønsker å fremstå som kunnskapsrike, rause og ansvarsbevisste Sykehusapotekene HFs mål for 2013 Sykehusapotekene har i 2013 bygget videre på omstillingsprogrammet for Helse Sør-Øst som består av 6 innsatsområder: 1. Pasientbehandling 2. Forskning 3. Kunnskapsutvikling og god praksis 4. Organisering og utvikling av fellestjenester 5. Mobilisering av medarbeidere og ledere 6. Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Sykehusapotekene HF konsentrerer sin virksomhet innenfor to hovedområder som er førende i alle våre aktiviteter: 1. Bedre pasientsikkerhet Sykehusapotekene HF arbeider for sikker og rasjonell legemiddelbruk og bidrar til økt pasientsikkerhet gjennom bedre legemiddelhåndtering i hele pasientforløpet. 2. God sykehusøkonomi Sykehusapotekene HF er et selvfinansierende helseforetak, og skal selv skape handlingsrom for nødvendige investeringer og utvikling av kompetanse og virksomhet. Foretaket bidrar til at sykehusenes kostnader forbundet med legemiddelanskaffelse, - distribusjon, - produksjon og bruk holdes så lave som mulig Sykehusapotekene HF sine mål for 2013: Pasientbehandling, kvalitet og samhandling Gjøre legemiddelbruken og pasientbehandlingen bedre. Forskning og innovasjon Bidra til utøvelse av forskning, innovasjon og fremtidstenkning. Kunnskapsutvikling og god praksis Sikre og utvikle riktig kunnskap og kompetanse på alle nivåer i organisasjonen. 2

5 Organisering og utvikling av fellestjenester Sikre implementering og bruk av inngåtte regionale og nasjonale avtaler. Mobilisering av medarbeidere og ledere Sikre optimal utnyttelse av organisasjonens ressurser. Bærekraftig utvikling gjennom god økonomistyring Foretaket skal levere målsatt driftsresultat og skape økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer Virksomhetsstyring - styrets arbeid med intern styring og kontroll Arbeidet med god virksomhetsstyring Virksomhetsstyring Sykehusapotekene HF har planlagt og laget handlingsplaner for foretaket og brutt den ned til de enkelte avdelinger for å oppnå målene i henhold til oppdrag og bestilling for Foretakets overordnede handlingsplan ble utarbeidet og godkjent i styret. Det er rapportert om fremdrift på handlingsplan og oppdrag og bestilling til styret gjennom året. Gjennomføre egne planer og tiltak som forutsatt Ulike nøkkelparametere/resultat rapporteres månedlig. Her måles mot budsjett og mot fjorårets resultater. For å sikre at krav og føringer i lovgivningen, oppdragsdokumentet, foretaksprotokoll og styrevedtak følges, har Sykehusapotekene HF arbeidet med gjennomgang av kjerneprosessene, støtteprosessene og ledelsesprosessene. Sykehusapotekene HF offentliggjør 3-3 meldinger. Det har gjennom hele 2013 vært jobbet aktivt med å videreføre en god meldekultur for uønskede hendelser og avvik. Avvik benyttes aktivt i forbedringsarbeidet både sentralt og lokalt i det enkelte sykehusapotek. Styret i Sykehusapotekene HF får rutinemessig rapportering om meldepliktige avvik og avvik påpekt ved eksterne tilsyn. Evaluere gjennomføring av planer og tiltak Ledelsens gjennomgåelse med tilhørende risikoanalyse gjennomføres tre ganger årlig. Risikoanalyse/styring gjennomføres på alle nivåer og status aggregeres opp på foretaksnivå. Hensikten er å identifisere potensielle hendelser som kan påvirke virksomhetens måloppnåelse. Risikonivå presenteres og gjennomgås av styret i Sykehusapotekene HF. Sykehusapotekene HF gjennomfører egne internrevisjoner for å evaluere etterlevelse av etablerte prosesser. Dette gjøres for å kunne iverksette ulike kategorier av tiltak avhengig av om de skal virke forebyggende, korrigerende eller oppdragende i organisasjonen. Statens legemiddelverk fører tilsyn med Sykehusapotekene HF. Det er ført tilsyn med fem av Sykehusapotekene HFs sykehusapotek i 2013 og et tilsynsmøte på hovedkontoret. Tiltak gjeldende sentrale prosesser vurderes og iverksettes for hele organisasjonen ved å revidere sentrale prosesser/prosedyrer. Dette sikrer informasjon og læring på tvers i Sykehusapotekene HF. 3

6 Korrigere uforsvarlige forhold iverksette korrigerende og forebyggende tiltak Resultatet fra ledelsens gjennomgåelse vil innebære iverksettelse av korrigerende og forebyggende tiltak dersom måloppnåelse, pålitelig styringsinformasjon og etterlevelse av lover og regelverk ikke er tilstrekkelig oppfylt eller gir forsvarlig helsetjeneste Risikostyring og vurdering av overordnet risikobilde Risikobilde i forhold til oppdrag og bestilling 2013; rapporteringsperiode Perioden er antatt risikobilde for perioden. 4

7 Sentrale saker behandlet i styret Styret avholdt seks møter og behandlet 85 saker i Viktige saker som ble behandlet i 2013: Oppdrag og bestilling 2013 fra foretaksmøtet, herunder foretakets handlingsplan. Budsjett 2014 og økonomisk langtidsplan Risikovurdering og ledelsens gjennomgåelse. Internrevisjonsplan. Årsresultat og årsrapport Resultatregnskap pr måned. Årsplan for 2013 for Hovedarbeidsmiljøutvalget (HAMU). Sykefravær. Lønnsoppgjøret. Strategiplan Investering og finansiering av ombygning av lokaler disponert av Sykehusapotekene HF. Prosess for organisasjonsendring (ORG2012). Medarbeiderundersøkelsen. Legemiddelinnkjøpssamarbeid (LIS) Medvirkning fra brukere og tillitsvalgte I h.h.t 12 prinsipper om medvirkning har Sykehusapotekene HF laget selvstendige fora og bygget dette inn i ulike tiltaksområder. Det gjennomføres bl.a. fire faste årlige møter med hovedtillitsvalgte og hovedverneombud (Kontaktforum) med saker til gjensidig informasjon og diskusjon. I tillegg har man formelle drøftings- og informasjonsmøter i h.h.t lov- og avtaleverk. Medvirkningsprinsipper er bygget inn i bl.a. omstillingsavtale med tillitsvalgte, lederutviklingsprogram, AMU og samarbeidsutvalg og medarbeidersamtalene. Årlig melding 2013 er diskutert i Kontaktforum. 5

8 2. Sammendrag 2.1. Positive resultater og uløste utfordringer Tall i mkr Regnskap 2013 Budsjett 2013 Avvik budsjett Regnskap 2013 Regnskap 2012 Avvik fjorår Varesalg 2 298, ,3-26, , ,1 114,1 Andre inntekter 226,8 212,2 14,6 226,8 196,6 30,3 Sum omsetning 2 525, ,5-11, , ,7 144,4 Varekostnader 2 008, ,8-0, , ,3 113,9 Vareforbruksprosent 87,4 % 86,4 % 1,0 % 87,4 % 86,7 % 0,6 % Dekningsbidrag 516,9 527,7-10,8 516,9 486,4 30,5 Dekningsbidrag i prosent 20,5 % 20,8 % -0,3 % 20,5 % 20,4 % 0,0 % Personalkostnader 414,2 427,5-13,3 414,2 394,3 20,0 Personalkostnader i prosent 16,4 % 16,9 % -0,5 % 16,4 % 16,6 % -0,2 % Lokal kostnader 33,1 30,6 2,5 33,1 30,2 2,9 Andre driftskostnader 64,6 64,7-0,1 64,6 60,4 4,2 Avskrivninger 7,0 8,1-1,1 7,0 6,9 0,0 Sum driftskostnader 519,0 530,9-11,9 519,0 491,8 27,2 Driftsresultat -2,1-3,2 1,1-2,1-5,4 3,3 Driftsresultat i prosent -0,1 % -0,1 % 0,0 % -0,1 % -0,2 % 0,1 % Finansinntekter 6,0 5,6 0,4 6,0 6,1-0,1 Finanskostnader 0,3 0,1 0,2 0,3 0,1 0,2 Netto Finans 5,6 5,5 0,2 5,6 6,0-0,3 Resultat før skatt 3,5 2,3 1,2 3,5 0,5 3,0 Pensjonskostnad 67,2 76,2-9,0 67,2 69,3-2,1 Resultat uten pensjonskostnader 70,8 78,5-7,8 70,8 69,9 0,9 Utfordringsbildet til Sykehusapotekene HF er sammensatt. Generell aktivitetsendring på sykehusene og spesielt innen legemiddelområdet vil gi utslag i endret salg av legemidler. Endret etterspørselsmønster gir seg utslag i overgang til dyrere legemidler med lavere apotekmargin. Videre vil økt andel av innkjøp som foretas på LIS-avtaler gi lavere innkjøpspriser og derigjennom reduseres foretakets margin (degressiv avanse). I 2013 har sammensetningen av omsetningen til Sykehusapotekene HF fortsatt trenden fra 2012 som følge av færre liggedøgn ved sykehusene og økt poliklinisk aktivitet. Dette har resultert i nedgang i legemiddelleveranser fra sykehusekspedisjonen, men stabil aktivitet innen publikumsavdelingen. Overgang til dyrere legemidler bidrar til omsetningsvekst. Både innen tilvirkning (produksjon) og tjenester (rådgivning) fortsetter økningen som startet i 2011 og FarmaPro (FP) er apotekenes ERP-system, og i løpet av januar 2013 hadde samtlige apotek den nye versjon FP5. FP5 var en forutsetning for ekspedering av e-resepter. De fleste av våre sykehusapotek har tatt i bruk eksisterende teknologi for å bedre logistikken. Dette gjelder både bestillingssystemet Tønsys, nettbrett og automatisk varebestilling fra grossist. Sykehusapotekene HF har i 2013 fullført oppgradering av tilvirkningslokalene i Drammen, samt initiert arbeidet med en ny renromsmodul i Kristiansand. I tillegg er publikumsavdelingene på Ullevål og Kongsvinger blitt oppgradert. Det er fattet vedtak om ombygging i Skien knyttet til endoseproduksjon og ombygging/installasjon av varelager-/plukkrobot på Ullevål. Prosjektet nytt sykehusapotek i Østfold følger fremdriftsplanen. 6

9 I årene som kommer har foretaket utfordringer knyttet til å opprettholde evnen som selvfinansierende foretak. Dette er som følge av økt aktivitet, lavere marginer, økte pensjonskostnader og etterslep på investeringer. Av den grunn har foretaket gått i dialog med Helse Sør-Øst RHF for å diskutere alternative prismodeller/finansieringsordning for å opprettholde evnen til å være selvfinansierende Oppfølging av mål for Helse Sør-Øst Følgende mål for helseforetaksgruppen er i oppdrag og bestilling 2013 videreført frem til 2014: Ventetiden er redusert og pasienten opplever ikke fristbrudd. Dette punktet er ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Sykehusinfeksjoner er redusert til under 3 %. Dette punktet er ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Pasienten får timeavtale sammen med bekreftelse på mottatt henvisning Dette punktet er ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Alle medarbeidere skal involveres i oppfølging av medarbeiderundersøkelsen med etablering av forbedringstiltak for egen enhet. Foretaket har gjennomført årlig medarbeiderundersøkelse i 2013 og hadde en deltakerprosent på 85%. Resultatene fra årets undersøkelse er lagt inn i enhetens/sykehusapotekets handlingsplan. I tillegg tas resultatene med inn i medarbeidersamtaler og kompetanseplaner på de ulike enheter/sykehusapotek. Det er skapt økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Sykehusapotekene HF hadde i 2013 en negativ likviditetsstrøm fra drift, hovedsakelig grunnet økning i interne kundefordringer mot helseforetak innen Helse Sør-Øst. I tillegg er varebeholdningen økt for å effektivisere logistikk og forbedre servicegrad. Som hovedregel skal ingen pasienter vente mer enn et år. Dette punktet er ikke relevant for Sykehusapotekene HF Evaluering av egen virksomhet og organisering Høyspesialiserte tjenester skal samles der dette er mulig. Dette har gjort at alle sykehusapotekene som betjener Oslo Universitetssykehus (OUS), er organisert under felles ledelse. I 2012 ble sykehusapotekene som betjener Innlandet organisert under samme ledelse. I 2013 ble Sykehusapotekene i Moss og Fredrikstad samlet under én ledelse. En større organisatorisk endring for sentrale funksjoner ved hovedkontoret i Sykehusapotekene HF har også vært gjennomført. Målet med omorganiseringen har vært å: Samle alle sykehusapotekene under én ledelse Rendyrke kvalitet og fag Skille drift og utvikling der det er hensiktsmessig Etablere egen organisatorisk enhet for supply chain management (vareflyt) Foretaket har etablert ny strategiplan Strategiplanen er godkjent av styret i foretaket. 7

10 Sykehusapotekene HF skal konsentrere sin virksomhet innenfor to hovedområder som tidligere nevnt (bedre pasientsikkerhet og god sykehusøkonomi). For å støtte opp om dette er foretakets strategiske satsningsområder mot 2020 som følger: Pasient Kunnskap og kompetanse Organisasjon Teknologi Foretaket gjennomførte høsten 2013 en medarbeidertilfredshetsundersøkelse slik det er gjort tidligere. Oppnådd score for medarbeidertilfredshet for foretaket var god. Ingen foretaksovergripende tiltak er nødvendig. Lokale tiltak iverksettes løpende i de enheter der behov ble identifisert. Dette er behandlet i HAMU og i styret. DEL II: RAPPORTERINGER 3. Rapportering for mål 2013 i oppdrag og bestilling 3.1 Oppdrag Visjon og mål for Helse Sør-Øst Graden av måloppnåelse for Helse Sør-Østs mål er omtalt i helseforetakets årlige melding sammen med en beskrivelse av hvilke tiltak som er iverksatt og planlegges dersom målet ikke er oppnådd i Mål gitt i oppdrag og bestilling 2013 for Sykehusapotekene HF er oppnådd. Ingen tiltak er derfor igangsatt Satsingsområder 2013 Kvalitetsforbedring Kjerneprosesser standardiseres og implementeres i Sykehusapotekene, dette for å medvirke til mindre variasjon mellom sykehusene i Helse Sør-Øst. I 2013 er det arbeidet spesielt på foretaksnivå med å få gode standardprosesser for avvikshåndtering, endringskontroll, dokumentstyring, gjennomføring av internrevisjoner, tilbakekalling og forberedelse av tilsyn. Innenfor området Integrated Medicine Management (IMM) er det etablert et kompetansesenter og et system med lokale veiledere for å underlette opplæring og spre kompetanse i Helse Sør-Øst, samt kvalitetssikre bruk av arbeidsmetodikker. Videre er det etablert rådgivningsstandarder for å standardisere veiledningen til Sykehusapotekene HF sine kunder og standarder for prosesser/ arbeidsflyt for kvalifisering av aseptisk arbeidsteknikk, rengjøring av produksjonslokaler og validering av produksjonslokaler. 8

11 Ingen kritiske avvik avdekket. I Sykehusapotekene HF tilstreber vi å ha gode kontrollprosedyrer for å unngå kritiske avvik. I 2013 har vi likevel hatt fire avvik som ble klassifisert som kritiske: Bakterievekst i produksjonslokalet til et av våre sykehusapotek som førte til stans i produksjon og tilbakekalling av produkter Feilekspedering av legemiddel med for høy styrke; en pasient tok dette legemidlet med tredobbel styrke over tid Feilleveranse av legemiddel med for høy dose; tre pasienter fikk en dobbel dose av dette legemidlet Feilleveranse av legemiddel med for høy dose; en pasient fikk tredobbel dose av legemidlet Korrigerende og forebyggende tiltak er gjennomført, og avvikene er ferdig behandlet og lukket. Ingen kritiske avvik under tilsyn fra Legemiddelverket på noen av sykehusapotekene. I 2013 har Sykehusapotekene HF hatt tilsammen fem tilsyn av Statens legemiddelverk, samt et tilsynsmøte på hovedkontoret. Tilsynene har vært på Sykehusapoteket Fredrikstad, Sykehusapoteket Kongsvinger, Sykehusapoteket Drammen og Sykehusapoteket Skien og Sykehusapoteket Oslo, Rikshospitalet. Det var ingen kritiske avvik ved noen av tilsynene. Alle 3-3 meldinger sendes innen 24 timer til Kunnskapssenteret. Sykehusapotekene HF har en prosedyre for «Hva skal meldes hvor» hvor kravet om at 3-3 meldinger skal meldes innen 24 timer til Kunnskapssenteret er beskrevet. I 2013 har Sykehusapotekene HF meldt inn meldinger til Kunnskapssenteret. Disse meldes til Kunnskapssenteret på web-skjema. Det er verifisert at 3-3 meldinger er innsendt til Kunnskapssenteret, men vi har ikke noe system i dag hvor vi kan verifisere om 3-3 meldingene er blitt innsendt innen 24 timer. 34 av meldingene i 2013 hadde alvorlighetsgraden «potensiell skade». 95 % av totalt antall avvik lukkes innen tidsfristen. 100 % av alvorlige og moderate avvik lukkes innen fristen. Sykehusapotekene HF har følgende frister for lukking av avvik: 30 dager for kritiske og alvorlige avvik og 60 dager for andre avvik. Lukningsgraden blir fulgt opp månedlig, og tidsfristene blir ikke alltid overholdt. Lukningsgraden i 2013 for avvik som er registret før , var: Lukningsgrad for alle avvik samlet: 91% Lukningsgrad for kritiske avvik: 100% Lukningsgrad for alvorlige avvik: 93% Lukningsgrad for moderate avvik: 95% Det legges stor vekt på god meldekultur og god behandling av avvikene. Alle tilhørende korrigerende og forebyggende tiltak må lukkes før et avvik kan lukkes i avvikssystemet. Gjennomføring av nødvendige tiltak kan noen ganger være tidkrevende, slik at tidsfristen for lukking ikke kan overholdes. Tidsfristene som vi har for behandling og lukking av avvik, vil bli revurdert i

12 Pasientsikkerhet Helseforetaket implementerer alle tiltakspakkene i den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen I trygge hender og rapporterer egne resultater. For Sykehusapotekene HF er det kun «Samstemming av legemiddellister" av tiltakspakkene som vi har bidratt til. Samstemming utføres av farmasøyter ved nesten alle foretakene på ulike avdelinger som en del av Integrated Medicine Management (IMM) metodikken. Ved et foretak er vi involvert i systematisk opplæring av sykepleiere i samstemming. Det er under utarbeidelse undervisningsmateriell for samstemming som kan benyttes i hele Helse Sør-Øst. Ledelsen i helseforetaket iverksetter tiltak for å følge opp egne resultater i kampanjen, kartleggingen av pasientsikkerhetskultur, meldinger til Kunnskapssenteret og tilsynsrapporter. Meldinger til Kunnskapssenteret blir gjennomgått i organisasjonen for å få læring på tvers. Tilsynsrapporter blir gjennomgått i ulike fora for å lære og hindre at samme avvik oppstår på flere sykehusapotek. Helseforetaket legger på egnet måte ut informasjon om meldte 3-3 hendelser, samt egne resultater fra journalundersøkelsen 3-3 meldinger blir gjennomgått og informasjon blir lagt ut på internett. Sykehusapotekene har i samarbeid med helseforetakene og de private ideelle sykehusene i Helse Sør-Øst innført tverrfaglige arbeidsmetoder som øker kvaliteten på legemiddelbehandlingen og etablere rutiner som sikrer korrekt informasjon om pasientenes legemiddelbruk ved inn- og utskrivning fra sykehus. Det er innført tverrfaglige arbeidsmetoder ved alle foretak i Helse Sør-Øst, enten som prosjekt eller som fast tjenesteleveranse. System for innføring av nye metoder og ny teknologi Det er etablert nødvendig kompetanse og metodestøtte for utførelse av mini-metodevurderinger. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Helseberedskap Med utgangspunkt i evalueringsrapportene etter terrorangrepet 22. juli 2011 og erfaringer fra øvelser og hendelser, har helseforetaket oppdatert og foretatt nødvendige tilpasninger i sine beredskapsplaner. Det er tatt initiativ til felles trening og øvelser med andre nødetater og frivillige organisasjoner. I Sykehusapotekene HF har alle sykehusapotek utarbeidet og implementert beredskapsrutiner. Rutiner for varsling og etablering av beredskapsledelse er under etablering ved foretakets hovedkontor. Foretakets sykehusapotek deltar i aktuelle beredskapsøvelser i samarbeidende helseforetak/sykehus. Foretaket planlegger egen beredskapsøvelse i Legemiddelforsyning For å redusere omfang av og konsekvenser av forsyningssvikt og leveringsvansker av legemidler forutsettes det å finne sted overvåking ved og informasjonsutveksling med øvrige helseforetak. Sykehusapotekene HF har utnevnt en person ved Sykehusapoteket Oslo (SAO) som overvåker forsyningssvikt og som ivaretar informasjonsutveksling med de andre RHFene og internt i Helse Sør-Øst. Det avholdes regelmessige møter med Oslo Universitetssykehus (OUS) og med Statens legemiddelverk hvor leveringsvansker drøftes og alternative legemidler vurderes. 10

13 Helseforetaket har etablert et fast ansvarspunkt for kontinuerlig kontakt mellom det enkelte helseforetak og lokalt sykehusapoteket om forsyningssituasjonen. Dette omfatter også formidling av oppdatert informasjon om forsyningssituasjonen, risikoer for mangel og forslag for aktuelle tiltak fra relevante kliniske miljøer i helseforetaket og lokal legemiddelkomité. Hvert apotek har utnevnt en person som mottar informasjon sentralt fra, som videreformidler informasjon til sitt helseforetak, og som iverksetter tiltak i samråd med helseforetaket. Ved reforhandling av avtaler mellom Sykehusapotekene og øvrige helseforetak er maler for respektive avtaler lagt til grunn slik disse er oppdatert og formidlet til helseforetakene i desember Alle avtaler er oppdaterte og ligger til grunn for inngåelse av avtaler fra desember Utdanning av helsepersonell Helseforetaket har bidratt til kompetanseutveksling og kompetanseoppbygging i en forsterket kommunehelse- og omsorgstjeneste, spesielt innen geriatri, nevrologi, habilitering/rehabilitering, psykisk helse og rusmiddelavhengighet. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF Forskning og innovasjon Forskning Sykehusapotekene har iverksatt tiltak for større grad av brukermedvirkning i forskning. Sykehusapotekene HF har så langt ikke hatt brukerutvalg, men dette opprettes primo Forskningsrelaterte problemstillinger vil kunne drøftes i brukerutvalget. Sykehusapotekene har gjort bruk av regionale forskningsstøttefunksjoner, teknologiske infrastrukturtiltak og forskningsnettverk for å sikre god ressursutnyttelse og økt internasjonal konkurranseevne for sin egen forskning. Sykehusapotekene HF har inngått avtale med Kompetansesenteret for personvern (KPV) ved OUS, som gjennom avtale er Sykehusapotekene HFs personvernombud for forskning. Sykehusapotekene HF har via Medisinsk bibliotek fått del i Helse Sør-Øst sin lisensavtale om referansehåndteringsprogrammet EndNote. Sykehusapotekene har lagt til rette for deltakelse i - og gjennomføring av kliniske intervensjonsstudier, inkludert multisenterstudier. Sykehusapotekene HF gjennomfører ikke egne kliniske intervensjonsstudier, men har ofte ansvar for medisinhåndtering i kliniske studier ved sykehusene. Dette inngår imidlertid ikke i Sykehusapotekene HFs egne forskningsprosjekter. Kliniske studier må ifølge lovverket utføres med en lege som ansvarlig. Når foretaket er involvert i slike studier, ligger forskningsansvaret og prosjektansvaret alltid på et sykehus. Sykehusapotekene har lagt til rette for samhandlingsforskning i tråd med Helse- og omsorgsdepartementets føringer, også innenfor egne budsjettrammer. Innen klinisk farmasi har sykehusapotek tatt i bruk IMM-metodikken som arbeidsverktøy. Denne modellen har som hensikt å kvalitetssikre hele legemiddelforløpet, fra innskrivning på sykehus til utskrivning. Siden man vet at det ved skifte i omsorgsnivå er stor risiko for at det oppstår feil i overføringen av legemiddelopplysninger, har modellen særlig fokus på metoder for opptak av legemiddelanamnese og kvalitetssikring av legemiddeldelen av epikrisen. Ett av våre doktorgradsprosjekter og en studie i samarbeid med Akershus Universitetssykehus og Lørenskog og Skedsmo kommuner har som (en av) intensjon(ene) å måle effekt av bedre 11

14 overføring av legemiddelinformasjon fra sykehus til primærhelsetjenesten. Doktorgradsprosjektet er finansiert av Helse Sør-Øst, og den nevnte studien er finansiert av Helsedialog. Sykehusapotekene har styrket egen infrastruktur for biobanker og forskning på humant biologisk biobankmateriale, og ved behov for langtidslagring fortrinnsvis gjort bruk av den regionale lagringsfasiliteten for biobankmateriale ved Folkehelseinstituttet. Sykehusapotekene HF har til nå ikke vært ansvarlige for studier hvor det har vært nødvendig å opprette biobank. Sykehusapotekene har styrket og videreutviklet egen infrastruktur for forskning, herunder IKT-løsninger for forskning. Sykehusapotekene HF har beskrevet forskningsprosessen i sitt kvalitetssystem og har innført en ordning for godkjenning og registrering av forskningsprosjekter. Det er også opprettet en egen forskningsserver i Sykehusapotekene HF for sikker lagring av personopplysninger i forskningsprosjekter. Innovasjon Sykehusapotekene har initiert eller deltar i forskningsbaserte eller brukerdrevne innovasjonsprosjekter og det er et konkret mål at aktiviteten økes på dette området. Målet er hensyntatt gjennom foretakets FoU-strategi, ingen konkrete resultater i For å initiere prosjekter planlegges det en egen innovasjonsdag i foretaket våren Sykehusapotekene bidrar med data til nyetablert database for innovasjonsindikatorer i helseforetakene. Rapportering har så langt ikke vært aktuelt. De regionale helseforetakene har under ledelse av Helse Sør-Øst RHF iverksatt foreslåtte tiltak i rapporten Fremme innovasjon og innovative løsninger i spesialisthelsetjenesten gjennom offentlige anskaffelser fra Sykehusapotekene deltar ved behov i piloter på dette området. Dette har så langt ikke vært aktuelt. Sykehusapotekene deltar ved behov i større innovasjonsprosjekter som bidrar til bedre pasientforbehandling og samhandling. Se punktet over om samhandlingsforskning. Foretakets IMM-senter innfører IMM-modellen og utvikler/tilpasser metodikken for bruk i helseforetakene/sykehusene. Målsetningen er bedre pasientbehandling og samhandling. 3.2 Organisatoriske krav og rammebetingelser Resultatkrav og oppfølging for 2013 Resultatkrav for 2013 Helseforetakene i Helse Sør-Øst skal skape økonomisk handlingsrom som sikrer nødvendige investeringer. Det er et krav at det enkelte helseforetak minst har et resultat i balanse det enkelte år. I økonomisk langtidsplan har helseforetaket estimert behov for årlige resultater, blant annet med utgangspunkt i nødvendig nivå på ny- og reinvesteringer i bygg og medisinskteknisk utstyr. Helseforetakets budsjetterte resultat for 2013 legges til grunn i den løpende oppfølgning av status og avvik i Foretakets resultat før skatt endte på kr 3,5 mill eller kr 1,2 mill foran budsjett. Dette skyldes hovedsakelig lavere dekningsbidrag som følge av høyere vareforbruk i forhold til omsetningen. Personalkostnadene var lavere enn budsjett og kompenserte for tapt dekningsbidrag Organisatoriske krav og rammer for

15 Informasjonsteknologi og digitale tjenester (ehelse) IKT Strategi og Langtidsplan er gjeldende for Sykehusapotekene. Helseforetaket bidrar til utvikling og innføring av IKT-tjenester herunder standardisering og samhandling i tråd med nasjonale og regionale føringer. Foretakene vil i denne sammenheng være ansvarlig for mottak og ibrukstakelse i henhold til regionale planer og føringer. Helseforetaket skal styrebehandle egen områdeplan for IKT. Sykehusapotekene HF etterlever overordnet IKT-strategi og langtidsplan for Helse Sør-Øst. Det har ikke vært spesielle nasjonale eller regionale føringer for innføring av IKT-tjenester i Sykehusapotekene HF i Det foreligger styrebehandlet IKT-strategi (områdeplan) for foretaket. Helseforetaket har sikret videre utvikling av sin IKT-virksomhet i henhold til vedtatt rolle/ansvarsfordeling og til enhver tid gjeldende rammeverk for IKT (drift, forvaltning, utvikling) i Helse Sør-Øst. Sykehusapotekene HF er orientert om vedtatt rolle/ansvarsfordeling og gjeldende rammeverk for IKT i Helse Sør-Øst og tilstreber å etterleve dette. Foretaket er ikke fullintegrert i Sykehuspartners driftsmodell av historiske og praktiske årsaker, men dette vurderes løpende og vil bli ytterligere vurdert i Helseforetaket har styrket og videreutviklet samarbeidsarenaer og relasjon med Sykehuspartner. Det har i 2013 vært gjennomført møter med kundeansvarlige hos Sykehuspartner for å drøfte Sykehusapotekene HF sin driftssituasjon. Videre håndtering av dette vil bli vurdert ytterligere i 2014 etter at dagens IT-driftssituasjon hos Sykehusapotekene HF er stabilisert. Foretaket er til stede på flere arenaer der samarbeid med Sykehuspartner er en bieffekt (Strategiråd for ehelse, Programstyre for Infrastrukturmodernisering, Programstyre for Digital samhandling, Programstyre for Virksomhetsstyring m.fl.) Helseforetakene har innført/videreutviklet lokal prosjekt- og porteføljestyring iht fellesregionalt rammeverk og metodikk, herunder tatt i bruk system for prosjekt og porteføljestyring i samsvar med felles regional prosjektplan. Sykehusapotekene HF har i løpet av 2013 etablert porteføljestyre med lokal porteføljeansvarlig (LPA). Fellesregionalt rammeverk og metodikk er tatt i bruk. Opplæring av interne prosjektledere er igangsatt, og internt prosjektforum for prosjektledere i foretaket er etablert. Informasjonssikkerhet Helseforetaket har deltatt i arbeidet i Helse Sør-Øst RHF for å bistå Norsk Helsenett SF med å utvikle HelseCSIRT som helse- og omsorgssektorens felles kompetansesenter for informasjonssikkerhet. Sykehusapotekene HF har ikke tatt del i dette arbeidet. Regjeringens digitaliseringsprogram Helseforetaket bidrar i gjennomføringen av regjeringens digitaliseringsprogram. Foretakets bidrag i forhold til regjeringens digitaliseringsprogram er først og fremst gjennom løpende arbeid med å forbedre og utbrede bruk av eresept for brukerne av apotek. I 2013 har det vært flere oppgraderinger av teknologi og funksjonalitet rundt løsningen gjennom FarmaPro. Foretaket er også involvert i arbeidet med å ta i bruk eresepter for spesialisthelsetjenesten. 13

16 Tiltak på personalområdet Ledelse Helseforetaket legger til rette for at ledere i førstelinjen har nødvendig kompetanse og støtte for å ivareta sitt ansvar som leder. Sykehusapotekene HF har etablert et 2-årig og et 3-årig lederutviklingsprogram for ledere i foretaket. Ledertalenter har mulighet til å delta på dette programmet. I 2013 har 2 kull gjennomført ulike deler av programmet. Det er gjennomført tre samlinger, med totalt 44 deltakere. Ledelse på alle nivå har lagt til rette for systematisk kvalitets-, pasientsikkerhets- og HMS-arbeid. Sykehusapotekene HF har etablert et helhetlig system for HMS-arbeid, og det er i 2013 gitt opplæring i dette for ledere og verneombud. Det er etablert medvirkningsarenaer ved alle våre sykehusapotek og på foretaksnivå. Det jobbes også systematisk med foretakets avvikssystem, hvor målsetningen er å styrke avviksog forbedringsarbeidet med tanke på å begrense skade, hindre gjentakelse og iverksette korrigerende tiltak, forebyggende tiltak og tiltak for forbedring. Krav til tilsettingsforhold Helseforetaket har videreført arbeidet med å øke andelen faste stillinger, øke stillingsandelen for medarbeidere i deltidsstillinger og tilby flere heltidsstillinger, samt utvikle kunnskapsgrunnlaget på området. Sykehusapotekene HF har i 2013 kartlagt omfanget av antall deltidsstillinger, antall stillinger med ufrivillig deltid og antall midlertidige stillinger. Sykehusapotekene HF har svært få ansatte som jobber i ufrivillig deltid. Disse blir rutinemessig tilbudt samtaler for å kartlegge bakgrunnen for deltidsstillingen. Sykehusapotekene HF har som policy at heltidsstillinger skal tilbys så langt det er driftsmessig mulig. Flere lærlingplasser Helseforetaket bidrar til å sikre flere lærlingplasser i tråd med målene i Samfunnskontrakt for flere læreplasser. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Helsepersonells bierverv og avtaler med private Helseforetaket følger rutiner for bierverv og rapporterer om status for antall bierverv pr i årlig melding. Sykehusapotekene HF har utarbeidet årlige informasjonsrutiner og påminnelser om registreringsrutinene for bierverv i personalportalen. Prosedyre for bierverv er utarbeidet og er tilgjengelige for alle ansatte i foretakets personalhåndbok og kvalitetssystem. Per desember 2013 er det registrert 33 ansatte med bierverv. Oppfølging av arbeidsmiljøloven Helseforetaket har gode rutiner for å unngå mulige brudd på arbeidsmiljøloven generelt og arbeidstidsbestemmelsene spesielt. Sykehusapotekene HF har utarbeidet en rekke retningslinjer og rutiner for HMS- og HRområdet. Disse er tilgjengelige for ansatte og ledere i foretakets personalhåndbok og kvalitetssystem. I 2013 innførte også Sykehusapotekene HF ressurs- og arbeidsplansystemet Gat. Systemet øker både graden av oversikt og kontroll på hvordan arbeidstidsbestemmelsene praktiseres i foretaket. Målsetningen er også at systemet skal bidra til reduksjon av arbeidsmiljøbrudd og bedre arbeidsplanlegging/organisering. 14

17 Kompetansebehov og -planlegging Det er gjennomført en overordnet risiko- og sårbarhetsanalyse som avdekker kompetansebehov og nødvendige rekrutterings- og utviklingstiltak på fire års sikt. Sykehusapotekene HF har i forbindelse med tilbakemeldingsprosessen på foretakets arbeid med Strategisk kompetansestyring startet arbeidet med å gjennomføre en mer strukturert og gjennomgående risiko- og sårbarhetsanalyse på rekrutterings- og utviklingstiltak på lang sikt. Dette arbeidet videreføres i 2014 og vil som et samarbeidsprosjekt, bli utført av HR, Drift- og Fagavdelingen. Sykehusapotekene har iverksatt flere tiltak med tanke på å imøtekomme fremtidige kompetansebehov og redusere sårbarhet: 1) Sykehusapotekene HF iverksatte et prosjekt kalt Strategisk kompetansestyring Sykehusapotekene HF. Prosjektet planlegges avsluttet høsten ) Sykehusapotekene HFs ledere gjennomfører årlig individuelle kompetanseutviklingssamtaler med alle ansatte som en del av medarbeidersamtalen. Helseforetaket har sørget for at det arbeides systematisk med gjennomgående bemanningsplaner som viser foretakets samlede behov for kapasitet og kompetanse. For å sikre dette må det dokumenteres rutiner for regelmessig gjennomgang og kvalitetssikring. Sykehusapotekene HF er i gang med å overføre allerede eksisterende bemanningsplaner til arbeidsplansystemet Gat. Bemanningsplaner er etablert ved de fleste enheter. Sentrale rutiner for utarbeidelse av bemanningsplaner og kvalitetssikring av disse er under utarbeidelse. Bemanningsplaner vil bli revidert i løpet av 2014 i forbindelse med implementering av kompetansemodulen i Gat. For foretaket er det viktig at fagspesifikk farmasøytisk kompetanse fremgår tydelig i de enkelte bemanningsplaner. Kartlegging av rapportering i spesialisthelsetjenesten Helseforetaket bidrar til kartlegging av omfanget av rapportering i spesialisthelsetjenesten. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Vurdering av utvidet åpningstid for planlagt virksomhet Helseforetaket bidrar i arbeidet med kartlegging og utredning for å vurdere å utvide sykehusenes åpningstid for planlagt virksomhet. Sykehusapotekene HF er i tett dialog med de ulike foretakene som vurderer utvidelse av åpningstid for å tilpasse disse til foretakene. Intern kontroll, risikostyring og krav til forbedring av det pasientadministrative arbeidet Helseforetaket arbeider systematisk for å forebygge, forhindre og avdekke svikt/avvik i de pasientadministrative systemene, og det er etablert rutiner for varsling innad i helseforetaket og rutiner for erfaringsutveksling på tvers av helseforetakene i Helse Sør-Øst. Sykehusapotekene har etablert en god og trygg meldekultur for avvik og ser ut til å ha nådd taket («metningspunktet») for antall rapporterte avvik/ uønskede hendelser per år. Avvik er alle typer 15

18 uønskede hendelser og feil som skjer i Sykehusapotekene HF Totalt antall avvik registrert per år Totalantall Det arbeides aktivt for at alle ansatte skal melde avvik og uønskede hendelser i alle etablerte prosesser i Sykehusapotekene HF, og det arbeides systematisk med å korrigere og forebygge avvik/uønskede hendelser. I 2013 ble avvikssystemet oppgradert mhp kategorisering av avvik og bruk av nedtrekksfelt. Fordelen med dette er at det er lettere å bruke søkefunksjonen til trending av avvikene på tvers av våre sykehusapotek og dermed identifisere de viktigste områdene for å igangsette forbedringer. Det er nedsatt to arbeidsgrupper som arbeider med dette innenfor områdene Tilvirkning og Varesalg Privat og Profesjonell. I 2013 ble det gjort en internrevisjon for å se på bruken av avvikssystemet, og forbedringsområder ble identifisert. Tiltak ble identifisert og gjennomført. Samtidig ble avvikene og forbedringene presentert på ulike møter i foretaket, eks. på apotekersamling, kvalitetsforum og nettverkssamling. Erfaringsutveksling og diskusjoner rundt forbedringer foregår i stor grad på våre nettverkssamlinger som holdes på tvers av våre sykehusapotek. Oversikt over kritiske og alvorlige avvik tas opp på ledergruppemøter en gang per måned, og alle meldinger om avvik og uønskede hendelser som blir sendt inn til Statens legemiddelverk, Kunnskapssenteret med mer blir kopiert til kvalitetsdirektør. Kritiske avvik blir meldt til kvalitetsdirektør omgående, som så varsler administrerende direktør. Det elektroniske systemet for melding om uønskede hendelser er på plass innen 15. april Systemet er integrert i foretakenes avvikssystem. Kunnskapssenteret skal både kunne motta meldinger og gi tilbakemeldinger i systemet. Uønskede hendelser og avvik meldes i samme system (EQS) som har vært i bruk i Sykehusapotekene HF fra Meldinger til Kunnskapssenteret meldes på Melde.no på web. Se ellers pkt Regjeringens eierskapspolitikk Mangfold og likestilling Helseforetak er kjent med kravene til samfunnsansvar, også på områdene mangfold og likestilling, og fremmer samfunnsansvarlig adferd i hele organisasjonen. Sykehusapotekene HFs virksomhetside er at våre tjenester skal utøves med sikte på å yte gode og likeverdige spesialisthelsetjenester til alle som trenger det når de trenger det, uavhengig av alder, kjønn, bosted, økonomi og etnisk bakgrunn, samt å legge til rette for forskning og undervisning og andre tjenester som står i naturlig sammenheng med dette. Vi legger også til grunn vårt 16

19 verdigrunnlag; ansvarsbevisst, raus og kunnskapsrik i nyrekrutteringer og som del av vårt introduksjonsprogram. Lønnsutviklingen i helseforetakene Helseforetaket har oppmerksomhet på forholdet mellom lønnsutviklingen for ledere og øvrige ansatte. Sykehusapotekene HF utarbeider årlig lønnsstatistikker som en del av lønnsforhandlingene. Statistikkene viser også lønnsutviklingen for ledere sammenlignet med øvrige ansatte. I tillegg drøfter og vurderer ledere i Sykehusapotekene HF lønnsutviklingen for øvrige ansatte med tillitsvalgt, og avtaler eventuelle tiltak for å rette opp lokale, utilsiktede skjevheter. Foretaket følger Helse Sør-Østs retningslinjer for lederlønn/ansettelsesvilkår i foretaket. Etikk og miljø Helseforetak har årlig utført klimaregnskap for å vise sine CO2-utslipp. Skjemaet som brukes er utvikles av direktoratet for IKT og forvaltning (DIFI). Til nå har Sykehusapotekene HF meldt inn etterspurte tall til Helse Sør-Øst miljørapportene, men ikke fylt ut et eget klimaregnskap. Utarbeidelse av et klimaregnskapsskjema for Helse Sør-Øst har vært tema på flere regionale møter i Klima- og miljøforum i 2013, og Sykehusapotekene HF vil rapportere klimaregnskapstall når dette er klart. Helseforetaket har en plan for oppfølging og implementering av de overordnede etiske retningslinjene gjeldende for Helse Sør-Øst, jf. styrevedtak Etiske retningslinjer for Helse Sør-Øst. De etiske retningslinjene gjeldende for Helse Sør-Øst er gjort tilgjengelige for alle ansatte og ledere i Sykehusapotekene HFs kvalitetssystem. Det er planlagt en bredere implementering i Barn som tolk Helseforetaket har iverksatt nødvendige tiltak som medvirker til at ingen barn under 18 år brukes som tolk i spesialisthelsetjenesten, uavhengig av foreldres eller andre slektningers diagnose. Barn under 18 år kan kun unntaksvis brukes som tolk ved akutte situasjoner hvor det er fare for liv og helse. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF Øvrige styringskrav for 2013 Rapportering til Norsk pasientregister Helseforetaket sørger for økt kvalitet i rapporteringen til Norsk pasientregister, i tråd med informasjon som vil bli gitt i eget brev. Ikke relevant for Sykehusapotekene HF. Innkjøp og logistikk Det er i alle store anskaffelser satt krav til en etisk leverandørkjede ved produkter som sannsynligvis er produsert i lavkostland. Anskaffelsen er rapportert til Sykehuspartner Innkjøp for en risikobasert oppfølging av kravet. Foretaket setter krav til etisk leverandørkjede i anskaffelser der dette vurderes som relevant. Foretaket har i 2013 ikke gjennomført anskaffelser der det har vært behov for å rapportere dette til Sykehuspartner. Helseforetaket har etablert egne anskaffelsesplaner, som igjen kan legges til grunn for budsjettering og samordning av anskaffelser. Dette gjelder også for investeringsbehov innenfor medisinsk teknisk utstyr Det er etablert handlingsplaner for gjennomføring av anskaffelser av varer og tjenester i foretaket. 17

20 Helseforetaket har gjort seg kjent med regionale og nasjonale anskaffelsesplaner og sørget for å prioritere tilstrekkelig ressurser til implementering av avtaler som inngås. Helseforetaket har etablerte rutiner for implementering og informasjon om regionale og nasjonale anskaffelser. Foretaket har noe begrensede ressurser til dette arbeidet. Helseforetaket har sørget for at ressurser spilt inn fra helseforetaket til deltakelse i anskaffelsesarbeid regionalt eller nasjonalt, får nødvendig tid og mulighet til deltakelse I 2013 har foretaket ikke vært involvert i deltakelse i anskaffelsesarbeid regionalt eller nasjonalt. Ved behov vil ressurser til slikt arbeid bli prioritert. Helseforetaket har prioritert implementering av regionale/nasjonale avtaler i samarbeid med tjenesteleverandør. Prioriteres der dette er relevant. Helseforetaket har sørget for å etablere gevinstrealiseringsplaner på bakgrunn av leveranser på anskaffelser fra regionalt og nasjonalt innkjøpssamarbeid. Det er ikke etablert gevinstrealiseringsplaner. Foretaket vil arbeide for at dette blir etablert. 4. Rapportering for styringsparametre i oppdrag og bestilling 2013 Liste over alle styringsparametre i oppdrag og bestilling 2013 for Sykehusapotekene System for innføring av nye metoder og ny teknologi Antall gjennomførte mini-metodevurderinger som er sendt til Kunnskapssenterets database: Ikke relevant for Sykehusapotekene HF. 5. Rapportering for øvrige oppdrag gitt i løpet av Sak 3: Årlig melding 2012, jf. lov om helseforetak 34 og vedtektene 6 og 14 Det rapporteres på helseforetakets oppfølging av foretaksmøtet forutsetning om at driften innrettes slik at alle styringskrav for 2013 etterkommes. (Der oppfølgingen er tilstrekkelig beskrevet i foregående kapitler, kan det henvises til disse i denne rapporteringen.) Det skal legges spesiell vekt på å få frem helseforetakets arbeidet med kvalitet og pasientsikkerhet og den nasjonale pasientsikkerhetskampanjen. Ut over dette bør helseforetakets oppfølging av de overordnede mål for Helse Sør-Øst beskrives der resultatoppfyllelsen ikke er tilfredsstillende. Sykehusapotekene HF har i samarbeid med OUS etablert en funksjon for overvåkning og oppfølging av mangelsituasjoner for legemidler. Statusrapporter fra arbeidet deles med alle landets helseforetak. 6. Rapportering på andre områder Ikke aktuelt. 18