ÅRSMELDING FOR IKT AGDER IKS 2013

Transkript

1 ÅRSMELDING FOR IKT AGDER IKS 2013

2 FORORD I 2013 markerte IKT Agder sitt 10 årsjubileet med både interne og eksterne arrangementer. Jubileumsseminaret den 8. februar, med blant annet besøk og gode ord fra daværende statsråd i Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet, Rigmor Aasrud, som et høydepunkt. Mange dyktige foredragsholdere gav også et godt innblikk i selskapets historie og formidlet interessante tanker om den digitale framtid. Som «10-åring» fremstår selskapet som en moden og solid tjenesteleverandør til sine eierorganisasjoner, men det er heller ikke tvil om at selskapet har et videre utviklingspotensiale og at framtida vil gi nye utfordringer og muligheter. Etter ønske fra eierne og i tråd med strategiplanen som ble vedtatt i april 2013, ble det i løpet av året gjennomført en ekstern gjennomgang av selskapets og eierkommunenes IKT-kostnader og tjenestekvalitet sammenlignet med andre kommuner av tilsvarende størrelse. Undersøkelsen som var basert på regnskapsdata for 2012, gir en klar indikasjon på at driftskostnadene ligger på et konkurransedyktig nivå. Med en gjennomsnittlig prisreduksjon på 4 % i 2013 er dette ytterligere forsterket. Undersøkelsen gav også gode indikasjoner på områder hvor man kan oppnå ytterligere gevinster. Prosesser for å følge opp dette er igangsatt i samarbeid med eierkommunene. I løpet av 2013 fastsatte representantskapet hvilket nivå selskapets egenkapital bør ligge på. Det ble budsjettert med at dette nivået skulle nås i løpet av Når selskapet også i 2013 presenterer et resultat bedre enn budsjettert, betyr det at det er grunnlag for å tilbakebetale deler av årets resultat til eierne. Ved starten av nåværende styrets funksjonsperiode, så styret et behov for å styrke kommunikasjonen mellom organer som er styrende eller premissgivende for selskapets virksomhet. Det har i løpet av året blitt etablert gode strukturer for dette, noe vi mener vil være vesentlig for videreutvikling av selskapet i tråd med kommunenes behov. Vi håper også dette skal bidra til å gjøre selskapet til en attraktiv arbeidsplass. Styret vil takke selskapets ansatte og ledelse for det gode arbeidet som er lagt ned i Kurt Birkeland Styreleder ÅRSMELDING 2013 side 1

3 Innhold Forord... 1 Innledning... 3 Visjon og verdier... 3 Representantskap... 4 Styret... 4 Organisering... 5 Personal- og lønnsforhold... 6 Likestilling... 6 Fravær... 6 Miljø... 7 Tjenesteutvikling for eierkommuner... 8 Interne prosjekter... 8 Kostnadsvurdering... 9 Økonomi... 9 Regnskapsoversikt Brukertilfredshet Medarbeidertilfredshet Vedlegg 1- Årsregnskap IKT Agder IKS Resultatregnskap Balanse pr Noter Note 1 Regnskapsprinsipper Note 2 Prosjekter i arbeid Note 3 Pensjonsforpliktelser Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Note 6 Driftsmidler Note 7 Kasse- og bankinnskudd Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Vedlegg 2- Revisors beretning Vedlegg 3- Informasjon om selskapet Daglig leder Avdeling Service Avdeling Drift Avdeling Prosjekt Vedlegg 4 - Oppsummering fra årlige evalueringsmøter for oppfølging av service level of agreement (SLA) ÅRSMELDING 2013 side 2

4 INNLEDNING Selskapet kom i operativ drift 1. februar 2003, og registrert under navnet Agder IKT Driftssenter IKS. Til daglig benyttes IKT Agder. Eierne av selskapet er Aust-Agder fylkeskommune og kommunene Arendal, Froland og Grimstad. IKT Agder er lokalisert i Arendal kommune med fysisk lokalisering og selskapsadresse Ragnvald Blakstadsvei 1, Postboks 788 Stoa 4809 Arendal. Selskapet har i 2013 leid noen få kontorplasser i Ericssonbygget i Grimstad. Det ble vedtatt en eierstrategi for selskapet 30. september Den tar utgangspunkt i selskapsavtalens 4 som sier: Selskapet skal ivareta deltakernes oppgaver knyttet til drift, service og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi, samt være deltakernes faglige instans innen dette området. De strategiske hovedpunktene er at IKT Agder skal: være et felles kompetansemiljø innenfor IKT for eierne bidra til at ansatte og folkevalgte i eierorganisasjonene har effektive og fremtidsrettede IKTverktøy bidra til kostnadseffektive IKT-tjenester for eierne med optimal kvalitet på brukergrensesnittet bidra til at innbyggerne tilbys gode og hensiktsmessige kommunale digitale tjenester være miljøbevisst ivareta de roller og utføre de oppgaver som eierne anser som hensiktsmessige for å realisere eiernes mål med selskapet Eierstrategien er lagt til grunn for utarbeidelsen av selskapsstrategien. VISJON OG VERDIER Selskapets visjon og verdier er som følger: Visjon: Utvikling i samarbeid Våre verdier GLØDENDE, OFFENSIV, TROVERDIG og TYDELIG skal danne grunnlag for vårt arbeid, prege oss i alt vi gjør og vi skal leve opp til vår visjon. Selskapets visjon skal underbygge hovedmålsetning om å oppnå gode, fremtidsrettede og felles IKT løsninger for eierne. Selskapets verdier understøtter følgende: Glødende -> vi skal dyrke entusiasmen hos medarbeiderne Offensiv -> vi skal være i forkant av utfordringene Troverdighet -> vi skal besitte kompetanse Tydelighet -> vi skal være tydelige i forhold til hva vi er og hvilke råd vi gir ÅRSMELDING 2013 side 3

5 REPRESENTANTSKAP Representantskapet er selskapets øverste organ og eierne utøver sin myndighet i selskapet gjennom dette fora. Representantskapet avholdt fem møter i 2013, hvor følgende saker ble behandlet: Årsmelding og regnskap for 2012 Egenkapitalbehov for IKT Agder Godtgjørelse til ekstern styreleder Selskapsstrategi for Nye kontorlokaler for IKT Agder Nye økonomiske fordelingsnøkler mellom eierkommunene Kostnadsvurdering / benchmarking av IKT Agder Utredning av felles ERP system og Sak/Arkiv system Budsjett for 2014 og økonomiplan for perioden Generell informasjon om status og utvikling i selskapet Representantskapet bestod i 2013 av følgende medlemmer: Leder Willy Hægeland Froland kommune Representant Harald Danielsen Arendal kommune Representant Arild Eielsen Aust-Agder fylkeskommune Representant Per Kristian Vareide Grimstad kommune Representantskapets medlemmer er rådmennene i de fire eierkommunene. STYRET Styret hadde i 2013 åtte styremøter. I tillegg ble det gjennomført et strategiseminar. Det har vært løpende kontakt mellom styreleder og daglig leder. Sentrale saker som har vært behandlet i styret: Årsregnskap og årsmelding 2012 Egenkapitalbehov for IKT Agder Avslutning av Fellesprosjekter og OFG 2011 prosjekter Medarbeider- og brukertilfredshetsundersøkelse fra 2012 Medarbeider- og lønnssamtale med daglig leder Fastsettelse av ramme for generelt lønnsoppgjør 2013 Selskapsstrategi for Nye kontorlokaler for IKT Agder IAM (felles identitet og rollestyring) evalueringsprosjekt og oppstart av SIKT prosjektet Nye økonomiske fordelingsnøkler mellom eierkommunene Kostnadsvurdering / benchmarking av IKT Agder Utredning av felles ERP system og Sak/Arkiv system Budsjett 2014 og økonomiplan for perioden Jevnlige regnskaps- og statusrapporter Utvidelse av myndighetsmatrise Styreinstruks Egenevaluering av styrets arbeid Generell informasjon om status og utvikling i selskapet ÅRSMELDING 2013 side 4

6 Styret har i 2013 hatt følgende sammensetning: Leder Kurt Birkeland Ekstern styreleder Nestleder Helge Moen Grimstad kommune Styremedlem Ingunn Kilen Thomassen Arendal kommune Styremedlem Anne-Liv Garmann-Johnsen Froland kommune Styremedlem Stig Nilssen Aust-Agder fylkeskommune Styremedlem Daniel Sjølander Ansattrepresentant IKT Agder Observatør Glenn Tegnander Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Jon Eiklund Grimstad kommune Varamedlem Kari Rasmussen Arendal kommune Varamedlem Bård Noraberg Froland kommune Varamedlem Ebba Laabakk Aust-Agder fylkeskommune Varamedlem John G. Bergh Aust-Agder fylkeskommune (for styreleder) Varamedlem Hilde Westnes Ansattrepresentant IKT Agder Varamedlem Sigrun Krumsvik Ansattrepresentant IKT Agder Selskapet oppfyller kravene i allmennaksjelovens 6-11a (krav om representasjon av begge kjønn i styret) ORGANISERING Selskapet er organisert i følgende avdelinger: Funksjon Navn leder Avdeling Antall ansatte inkl. leder Daglig leder Kjetil Nyhus 2 Avdelingsleder Solveig Aanjesen Service 20 Inkl. en midlertidig stilling og to lærlinger Avdelingsleder Tonny Morewood Drift 17 Avdelingsleder Else Skjellum Prosjekt 10 Det ble i 2012 etablert fem funksjonsgrupper for å ivareta en tydeligere oppfølging av selskapets kunder, samt å bedre kommunikasjons- og informasjonsflyt på tvers. Gruppene har fungert gjennom 2013 og er som følger: FG Kunde FG Kunde Forvaltning FG Teknisk FG Sikkerhet FG Service- Management Har det operative oppfølgingsansvaret overfor hver eierkommune. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet opp mot eierkommunenes IKT forvaltningsorganisasjon (forvaltning og nyutvikling av IKT løsninger). Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill til teknologisk IKT utvikling i selskapet. Har ansvaret for å utrede og gi rådgivende innspill knytte til teknisk sikkerhet og informasjonssikkerhet i selskapet og ut mot eierkommunene. Har ansvaret for å koordinere aktivitet knyttet til ITIL prosessene i selskapet. ÅRSMELDING 2013 side 5

7 PERSONAL- OG LØNNSFORHOLD Pr hadde IKT Agder 49 ansatte inkl. en midlertidig ansettelse og to lærlinger. Disse delte på 46,4 hele stillinger. I tillegg har selskapet fire ubesatte stillinger. Selskapet samarbeider med Aust-Agder fylkeskommune om ytterligere to lærlingeplasser, og har det faglige oppfølgingsansvaret. Selskapet har i forhold til lønnsgodtgjørelse forholdt seg hovedsakelig til kommunenes rammebetingelser og brukt KS-tariffområde. Selskapet benytter også KLP som pensjonsleverandør. Med utgangspunkt i forebyggende helsearbeide, startet selskapet i 2010 en generell satsing på stimulering til fysisk aktivitet for de ansatte. Dette har fortsatt både gjennom 2012 og Fra 2013 fikk den interne miljøgruppen et større ansvar for dette arbeidet. Det var i 2013 ingen skader eller ulykker blant ansatte knyttet til arbeidsforhold eller arbeidsplass. Kompetanse er selskapets viktigste styrke. IKT området endrer seg raskt og det har vært satset tungt på kompetanseutvikling. I 2013 ble det brukt kr på kompetansehevende tiltak. Dette er en økning på ca 27 % sammenliknet med Lønns- og personalrettede kostnader var i 2013 på vel 34 millioner. Dette utgjør ca 49 % av totale driftskostnader, noe som er en økning fra 2012 på ca 4 %. LIKESTILLING IKT området er fortsatt en mannsdominert bransje. Selskapet har en kvinneandel på 19,4 %. Blant lederne i selskapet er kvinneandelen 50 %. Etter siste lønnsoppgjør i 2013 hadde kvinner i snitt 103 % av menns lønn inkl. ledere og 98 % ekskl. ledere. De ansatte og innleide i selskapet hadde i 2013 en bakgrunn fra fire ulike nasjoner. FRAVÆR Som det går fram av den forenklede tabellen under, er den samlede fraværsprosenten for selskapet på 5,86 %, eller over 94,14 % nærvær. Dette er en økning i fravær fra 2012, der samlet fravær var på 4,18 %. Det er nedgang i barns sykdom, men økning innen egenmelding og sykemeldinger. År Egenmelding 1-3 dager 4-16 dager 17 dager eller Totalt fravær høyere ,66 % 0,07 % 0,28 % 2,70 % 4,71 % ,42 % 0,02 % 0,31 % 2,43 % 4,18 % Egenmelding Barns eller barnepassers Sykemelding sykdom ,32 % 0,42 % 3,12 % 5,86 % Merk: Selskapet har gått over til nytt timeregistreringssystem i ÅRSMELDING 2013 side 6

8 Det jobbes kontinuerlig med å påvirke og redusere både kortids- og langtidsfraværet. Selskapets interne miljøgruppe er gitt handlingsrom for forebyggende aktiviteter både knyttet til trivsel og fysisk aktivitet. Det er naturlig også en lederoppgave å følge dette opp tett og jevnlig. MILJØ I 2010 ble selskapet Miljøfyrtårnsertifisert. Dette ble realisert gjennom en større kartlegging innenfor miljø, energi og avfallshåndtering. Arbeidet har styrket selskapets internkontroll og bevisstgjøring på forurensing og energibesparelse. Dette arbeidet har fortsatt i Størst praktisk og økonomisk betydning har dette i forhold til energiforbruket på serverrommene. ÅRSMELDING 2013 side 7

9 TJENESTEUTVIKLING FOR EIERKOMMUNER Selskapet har deltatt med mye ressurser i prosjekter, og bidratt til utvikling av IKT tjenester i eierkommunene. Følgende er gjennomført i 2013: Byggeprosjekter på blant annet Eureka 1, Helsestasjon Arena-senteret, Landviktunet 16, Sam Eyde II, Fevik skole og Dømmesmoen GK Ressurser på Web (RPW) Lønnsslipp på nett for Arendal kommune Kulturskole nytt fagsystem Skoleskyss ny webbasert tjeneste Oppgradering trådløst nettverk i grunnskolen Skole pc-er - prosjektledelse og teknisk løsning for skolepc-er. Printerorganisering - standardisering av maskinvare og styresystem for utskrift. Inn og utgående elektronisk faktura - sende og motta elektroniske fakturaer direkte fra og til økonomisystemet. Feide for grunnskolen - utvikling av Feide autentisering og en helhetlig identitetshåndtering av alle elever og ansatte i grunnskolen. Mine Eiendommer - utvikling av tjeneste hvor innbyggere kan autentiseres ved hjelp av IdPorten i kommunenes portal for å se på sine eiendommer, med tilhørende eiendomsdokumentasjon og innsyn i gebyrgrunnlaget. Meldingsløftet - koble fagprogrammer som benyttes innenfor helse- og omsorg, til Norsk helsenett slik at de kan utveksle meldinger som epikriser, prøvesvar, vaksinasjoner og andre typer meldinger med sykehus, fastleger, NAV, Helfo og andre samarbeidsparter Oppgradert til ny versjon av system (WinMed 3) for helsestasjoner og legekontorer Innført Agresso for Arendal pensjonskasse Utredningsprosjekter innenfor ERP (regnskap, lønn og HR), Sak/Arkiv, GIS, skoleadministrativt system for kommunene Skoleadministrativt system for fylkeskommunen noe delaktig i prosessen med anskaffelse av nytt skoleadministrativt system for alle fylkeskommuner INTERNE PROSJEKTER IKT Agder har gjennomført en rekke tekniske prosjekter knyttet til teknologisk utvikling og effektivisering. Følgende er de største prosjektene gjennomført i 2013: Etablert en ny løsning for overvåking av basis infrastruktur Etablert eget driftssenter Ny antivirus løsning på klienter og serverplattform Ny løsning for mailfiltrering og håndtering av uønsket e-post (SPAM) Anskaffelse av nytt Identitets- og rollebasertsystem (IAM) og påbegynt prosjekt for innføring Anskaffelse og bytte av sentral lagringsløsning Innført nytt overvåkingssystem Sikkerhetsløsning knyttet til tjenestenektangrep (DDOS) Domenemigrering Froland kommune ÅRSMELDING 2013 side 8

10 KOSTNADSVURDERING Det ble høsten 2013 gjennomført en kostnadsvurdering av selskapets priser og kostnadsnivå. Analysen ble utført av objektiv part og sammenlikner kostnadsnivået med andre tilsvarende selskaper. Kostnadsvurderingen er utført ved å se på IKT-kostnader og administrasjonskostnader opp mot tjenesteomfang, IKT-modenhet og kundetilfredshet. Det er viktig å påpeke at en kostnadsvurdering ikke vil være 100 % nøyaktig, da det alltid vil være en rekke usikkerhetsfaktorer. Resultatene må derfor sees på som en indikasjon og gi muligheter for en ytterligere analyse. Tallgrunnlaget som er brukt er hentet fra Selskapet har gjennomført ytterligere kostnadsreduksjoner i IKT Agder kommer bra ut i forhold til de andre selskapene som er med i analysen. Selskapet har gode, kvalitative tjenester til et riktig kostnadsnivå. Det vil alltid være områder som kan videreutvikles, og selskapet har som mål å ytterligere effektivisere og samordne IKT området for våre eierkommuner. I 2013 har følgende økonomiske tiltak blitt gjennomført: Generell prisreduksjon til eierkommunene på 4 % Egenkapitalstyrking Avsluttet økonomisk fellesprosjektene, OFG 2011 og OFG 2012 som ga en tilbakeføring til eierkommunene Besparelse innenfor leverandøravtaler og nye tekniske løsninger Reduksjon i investeringene Bedre likviditetsstyring De tiltak som er utført i 2013 bidrar til større kontroll og forutsigbarhet. Dette gjør videre at selskapet har et mål om et 0-resultat fra 2014 med en ytterligere prisreduksjon til eierkommunene på 6 %. I forbindelse med utførte analyse, er det utviklet et verktøy som gjør det mulig å gjennomføre nye analyser og sammenlikninger mot flere tilsvarende selskaper. IKT Agder vil med jevne mellomrom utføre slike analyser for å sjekke ut at vi fortsatt har et riktig nivå i forhold til tjenester, kvalitet og kostnader. ØKONOMI Selskapet har utviklet en prismodell for eierkommunene som er grunnlag for betaling for selskapets tjenester. Den enkelte kommune betaler for de tjenester som rent faktisk tas ut. Dette gir en forutsigbarhet både for kundene og selskapet. I bunn for prismodellen ligger en SLA (tjenestenivåavtale) som styrer kvalitet på tjenestene. Denne modellen vurderes til å fungere bra. Selskapet hadde i 2010 og 2011 underskudd på grunn av behov for å finansiere felles kundeprosjekter. Prosjektregnskapene ble i 2013 avsluttet og gjenstående midler ble tilbakeført til eierkommunene. I 2013 som i 2012, går selskapet med et betydelig høyere overskudd enn budsjettert. Årsaken til dette er knyttet til et mindre forbruk innenfor lønn, avskrivninger (mindre investeringer) og noe høyere inntekter enn budsjettert. ÅRSMELDING 2013 side 9

11 Selskapet har siden 2006 ført IKT prosjektregnskap for kommunene. For å kunne skille prosjekter fra drift er regnskapsoversikten derfor delt opp. Prosjekter er finansiert av kommunene selv, mens drift blir finansiert gjennom selskapets produkt- og prismodell (hver enkelt kommunes uttak av tjenester). Regnskapsoversikt Budsjett IKT Agder Budsjett IKT Agder Noter Prosjekter Drift (drift ) Offisielt regnskap Prosjekter Drift (drift ) Offisielt regnskap Driftsinntekter Salg til eier 1,2, Salg til eiers selskaper og andre Andre inntekter Sum driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4, Avskrivninger Leie- og Leasing Anskaffelser HW og SW Interne prosjekter Andre driftsutgifter Sum driftsutgifter Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader Renteinntekter, andre finansinntekter Rentekostnader, andre finanskostnader Resultat av finansposter Årets resultat Overføringer Avsatt for tilbakebetaling eiere Overføring til annen egenkapital Sum overføringer Årets resultat er bedre enn budsjettert og ligger innenfor en ramme som tilsier at forutsetningene om fortsatt drift er til stede. BRUKERTILFREDSHET Selskapet har over flere år gjennomført en årlig brukerundersøkelse. For 2013 ble denne utført i desember. Målet med brukerundersøkelsen er å få en god oversikt over hvor tilfredse brukerne er med de tjenester selskapet tilbyr. Undersøkelsen ble sendt ut til 7195 brukere, hvor en har fått 1855 svar. Dette utgjør 25,8 i svarprosent. Dette er en nedgang sammenliknet med Undersøkelsen viser et totalt meget bra resultat. Den viser fremgang fra 2012 innenfor de fleste områder. I forhold til total service- og leveransegrad, viser undersøkelsen et resultat på 60 % (topp 2 som er karakterene 5 eller 6, hvor 6 er høyeste karakter). Dette er en nedgang fra 2012, og en er noe usikker på årsaken til dette da alle andre indikatorer viser en fremgang. Året 2005 viste en total service- og leveransegrad på 48 % (topp 2). Selskapet har arbeidet målrettet med å øke denne, noe siste års resultater bekrefter. Ut i fra resultatene fra årets undersøkelse konkluderer selskapets ledelse med at servicegraden innenfor de fleste områder er meget god. Det vil naturlig alltid være områder som må vedlikeholdes og forbedres, og selskapet vil ha fokus på følgende områder videre i ÅRSMELDING 2013 side 10

12 Tettere saksoppfølging i selskapet knyttet til prioritering, evt. omfordeling av saker og den enkeltes eierskap. Dette arbeidet er det fokus på ukentlig. Skolesektor: Det må arbeides tettere med skolene, både grunn- og videregående skole. Bedre informasjon/kommunikasjon, jevnlige felles treffpunkter med rektorer og IT ansvarlige i skolene, utarbeide felles mål kortsiktig og langsiktig for videreutviklingen av IKT. Helse og Omsorg: I utgangspunktet har selskapet mottatt gode tilbakemeldinger. Selskapet mener selv vi kan få til bedre informasjon/kommunikasjon, felles og faste treffpunkter, utarbeide felles mål kortsiktig og langsiktig for videreutvikling av IKT Arbeidet med informasjonssikkerhet i kommunene (IT sikkerhetsforum) bør intensiveres. IKT Agder kan ha en større rolle på vegne av eierkommunene. Må videre avklares med IKT enhetene i kommunene. MEDARBEIDERTILFREDSHET Selskapet har i flere år gjennomført medarbeidertilfredshetsundersøkelse. I 2013 ble denne gjennomført i november og desember. Det totale resultatet viser noe nedgang i forhold til Det er flere årsaker til dette som kan oppsummeres med større endringer for alle ansatte, relativt ny ledelse og endrede rammebetingelser fra eierkommuner og andre eksterne faktorer. Det er viktig at tilbakemeldingene fra undersøkelsen tas på alvor og at det sette fokus på tiltak slik at en så tidlig som mulig kan snu trenden. Følgende tiltak vil igangsettes utover i 2014: Utvikle felles kultur gjennom blant annet utarbeidelse av samspillsregler, eierskap og holdninger Fokus på informasjonsprosesser og to-veis kommunikasjon Større tydelighet knyttet til selskapets utvikling og retning gjennom utarbeidelse av handlingsplaner Større samordning mellom avdelingene Flytte til nye lokaler fra høsten 2014 ÅRSMELDING 2013 side 11

13 VEDLEGG 1- ÅRSREGNSKAP IKT AGDER IKS 2013 Resultatregnskap 2013 Noter Driftsinntekter Salg av tjenester til eierkommunene 1,2, Andre inntekter Sum Driftsinntekter Driftskostnader Lønns- og personalkostnader 3,4, Avskrivninger Andre driftsutgifter Sum Driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og finanskostnader Renteinntekter Andre finansinntekter Rentekostnader Resultat av finansposter Årets resultat Overføringer Overføring til annen egenkapital Avsatt for tilbakebetaling eiere ÅRSMELDING 2013 side 12

14 Balanse pr Noter Anleggsmidler Varige driftsmidler Maskiner og utstyr Finansielle anleggsmidler Egenkapitalinnskudd KLP Sum anleggsmidler Omløpsmidler Kundefordringer Andre fordringer Kasse og bankinnskudd Sum omløpsmidler Sum eiendeler Noter Egenkapital Opptjent egenkapital Annen egenkapital Sum egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser Pensjonsforpliktelse AFP Pensjonsforpliktelse KLP Sum avsetning for forpliktelser Kortsiktig gjeld Kassekreditt Leverandørgjeld Skyldig skattetrekk Skyldig arbeidsgiveravgift Påløpte feriepenger Annen kortsiktig gjeld Avsatt for tilbakebetaling eiere Sum kortsiktig gjeld Sum egenkapital og gjeld ÅRSMELDING 2013 side 13

15 ÅRSMELDING 2013 side 14

16 NOTER 2013 Note 1 Regnskapsprinsipper Agder IKT Driftssenter IKS er et interkommunalt selskap som fører regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser for små foretak. Prosjekter i arbeid er inntektsført i henhold til fremdrift. Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år etter anskaffelsestidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmiddel/langsiktig gjeld. Omløpsmidler er vurdert til det laveste av anskaffelseskost og virkelig verdi. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på opptakstidspunktet Varige driftsmidler er balanseført og avskrives over driftsmidlets forventede levetid. Selskapets ansatte er omfattet av en kollektiv pensjonsordning gjennom Kommunal Landspensjonskasse som oppfyller kravene etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Dette er en forsikret ordning. Pensjonsordningen er omtalt i note 3. Note 2 Prosjekter i arbeid Selskapet utfører tjenester for sine eiere. Prosjekter som er av en slik størrelse at de løper over flere år blir vurdert med hensyn til fremdrift pr Opptjente ikke fakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er mindre enn medgåtte kostnader) blir presentert som kundefordringer i balansen. Forskuddsfakturerte inntekter (utfakturerte inntekter er større enn medgåtte kostnader) blir presentert som kortsiktig gjeld i balansen. I resultatregnskapet presenteres endringer i året som økning/reduksjon av salgsinntekter. Ved fullførelsen av prosjektene skal utfakturerte inntekter være lik medgåtte kostnader. Prosjektene skal ikke gi tap eller fortjeneste for selskapet. Prosjektnavn: Medgåtte kostnader pr Utfakturert pr For lite/for mye(-) utfakturert pr For lite/for mye(-) utfakturert pr Utlegg for eiere Pedagoger i admin Meldingsløftet Sam Eydes vgs. Arendal pensjonskasse E-faktura Time/prosjekt OFG prosjekter *) Fellesprosjekter Totalt pr Forskuddsfakturerte inntekter kr pr presenteres som kortsiktig gjeld. Tilsvarende tall pr var kr Årets endring på kr inngår i regnskapslinjen Salg av tjenester til eierkommunene i resultatregnskapet. ÅRSMELDING 2013 side 15

17 *) Følgende OFG prosjekter 2013 er utført: Videreutvikling innbyggerportal Videreutvikling ansattportal Utgående EHF faktura Mine Eiendommer Ressurser på Web Geointegrasjon Feide i grunnskolen Meldingsløft omsorg, Froland kommune Meldingsløft omsorg, Grimstad kommune Forprosjekt sak/arkiv system Forprosjekt ERP system Forprosjekt GIS Forprosjekt administrativt system for skole og barnehage Utredning for samordning av ERP og sak/arkiv systemer Skoleskyss utvidet funksjonalitet Note 3 Pensjonsforpliktelser Selskapet har kollektiv pensjonsforsikring i KLP Forsikring. Pensjonsordningen er ytelsesbasert og er tilpasset nytt avtaleverk for offentlig tjenestepensjon, inklusive pensjonen fra Folketrygden. Det var 47 ansatte som er med i ordningen pr Balanseført verdi for pensjonspremiefond og pensjonsforpliktelser samsvarer med beste estimat pr beregnet av KLP. Arbeidsgiveravgift på netto pensjonsforpliktelse er innarbeidet i regnskapet. Estimatendringer pr er resultatført etter beregning fra KLP i henhold til Regnskapslovens regler. Pensjonskostnad: Årets opptjening Rentekostnad Forventet avkastning Adm.kostnader Resultatført estimatavvik Netto pensjonskostnad Pensjonspremie dekt av de ansatte Selskapets andel av pensjonskostnaden Arbeidsgiveravgift netto pensjonskostnad Netto pensjonskostnad inkl. arbeidsgiveravgift ÅRSMELDING 2013 side 16

18 Spesifikasjon av brutto pensjonspremiemidler pr Brutto pensjonsmidler Estimatavvik midler Faktiske pensjonsmidler Forfalt premie inkl. adm Administrasjonskostnad Utbetalinger Forventet avkastning Brutto pensjonspremiefond Spesifikasjon av brutto pensjonsforpliktelse pr Brutto pensjonsforpliktelse Estimatavvik forpliktelse Faktisk forpliktelse Årets opptjening Rentekostnad Utbetalinger Brutto pensjonsforpliktelse Netto pensjonsforpliktelse Beregnet AGA på netto pensjonsforpliktelse Balanseført netto forpliktelse inkl. aga Økonomiske forutsetninger: Diskonteringsrente 4,00 % 4,50 % Forventet lønnvekst 2,87 % 3,16 % Forventet G-reg/pensjonsreg. 2,87 % 3,16 % Forventet avkastning 5,00 % 5,50 % Pensjonsforsikringen med KLP var frem til ikke omfattet AFP ordningen år. Akkumulert avsetning pr utgjorde kr Fra og med er denne forpliktelsen omfattet av pensjonsforsikringen med KLP, og avsetningen reduseres til kr. 0. Årets pensjonskostnad er redusert med kr ÅRSMELDING 2013 side 18

19 Note 4 Spesifikasjon av lønnskostnader Lønns- og personalkostnader fordeler seg slik: Lønn inkl. feriepenger Arbeidsgiveravgift Pensjonskostnader *) Andre personalkostnader Sum lønns- og personalkostnader *) Pensjonskostnader: Netto pensjonskostnad inkl. aga kr Reduksjon avsetning AFP kr Tilskudd sikringsordningen KLP kr AGA av årets betalte premie som inngår i linjen for arbeidsgiveravg. kr Pensjonskostnader kr Det er 47 personer som omfattes av pensjonsordningen og har denne aldersfordelingen: år år år år 60+ Antall Note 5 Antall ansatte, godtgjørelse til styre og revisor og daglig leder Selskapet har hatt 49 ansatte gjennom året og det er utført totalt 48,4 årsverk. Det er utbetalt kr som godtgjørelse til styreleder i Utbetalt lønn og annen godtgjørelse til daglig leder utgjør kr Årslønn daglig leder pr. utgangen av året var kr Som honorar til revisor er det kostnadsført kr ekskl. mva for revisjon. Rådgivning og annen bistand utgjør ca 20 %. Note 6 Driftsmidler Maskiner og utstyr Datautstyr/ maskinvare Dataprogrammer Sum driftsmidler Anskaffelseskost Tilgang i året Anskaffelseskost Akk. Avskrivninger Bokført verdi Årets avskrivninger Økonomisk levetid 5 år 5 år 4 år ÅRSMELDING 2013 side 19

20 Note 7 Kasse- og bankinnskudd Herav bundne skattetrekksmidler kr Selskapet har en innvilget trekkrettighet på kr 47 mill. Note 8 Salg av varer og tjenester til eierkommunene Selskapets utfakturering til eierkommunene skjer på grunnlag av faktisk forbruk I 2012 og 2013 fordeler denne utfaktureringen seg som følger: Eier Utfakturert % - Utfakturert % -fordeling 2013 fordeling 2012 Arendal kommune ,91 % ,27 % Froland kommune ,34 % ,53 % Grimstad kommune ,52 % ,35 % Aust-Agder fylkes- kommune ,64 % ,85 % Sum ,00% ,00 % Endring prosjekter i arbeid Jfr. note 2 Årets inntekter fra eierkommunene ÅRSMELDING 2013 side 20