Innkalling til miljørådsmøte den

Transkript

1 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Notat Til Vår ref. 15/ Dato Innkalling til miljørådsmøte den Saknr Tittel 14/2015 Godkjenning av innkalling og referat fra forrige møte 15/2015 Forslag til NMBUs miljøstrategi 16/2015 Bidrag til omgivelsene - miljøkommune 17/2015 NMBUs miljøledelsessystem 18/2015 Forslag til satsningsområder /2015 Referatsaker/orienteringer - Nettbasert brosjyre - Websiden «Miljøarbeidet med NMBU» - Status Bygdebike - Miljøtiltak IMT - Klima og kollektivdebatt - Møte med dekaner MiljøTek og SamVit 20/2015 Eventuelt Lena Marie Kjøbli lena.kjobli@nmbu.no

2 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Notat Til Miljørådet Vår ref. 15/ Dato /2015 Forslag til NMBUs miljøstrategi Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Miljørådet støtter forslag til NMBUs miljøstrategi med de innspill som kom i møtet Ås, Kjersti Sørlie Rimer Teknisk direktør Lena Marie Kjøbli lena.kjobli@nmbu.no

3 Saksfremlegg På miljørådsmøtet den 5.6. ble det vedtatt at forslaget til miljøstrategi skulle jobbes videre med av miljøkoordinator på basis av de innspillene som kom i møtet. Miljøkoordinator har siden den gang jobbet med teksten og den er har også vært tema i møte med Kjersti Sørlie Rimer og Tor-Åge Diserud. Økonomi- og eiendomsdirektør Siri Margrethe Løksa har også hatt den til gjennomlesning. Etter behandling i miljørådet vil saken bli tatt opp til diskusjon i ledergruppene BIRI og RUL etter at det har vært i miljørådet. Det vil også være naturlig å ha et møte med miljøkoordinatorene for å høre deres tilbakemelding på saken. Miljøstrategien vil bli en del av saksframlegget til US når vi legger frem HMSårsrapporten i månedsskiftet februar/mars. Forslag til miljøstrategi NMBUs viktigste bidrag til bedre miljø er gjennom utdanning av kandidater, forskning og formidling. NMBU skal være internasjonalt i forskningsfronten og utdanne kandidater godt rustet til å bidra til en bærekraftig fremtid. De store globale klima- og miljøspørsmålene skal avspeile studie og forskningsprogrammene på følgende områder: Bærekraftig utvikling Forbedring av folke- og dyrehelse Klimautfordringer Fornybare energikilder Matproduksjon Areal- og ressursforvaltning NMBUs vil belaste miljøet minst mulig og miljøhensyn skal integreres i drift av virksomheten. NMBU skal være klimanøytralt og skape positive miljøeffekter gjennom aktiv arealforvaltning. NMBU skal Gjøre miljøperspektivet fremtredende i faglig virksomhet og bidra med forskningsbasert miljøkompetanse til samfunnet Utdanne miljøbevisste kandidater med kunnskap til å løse fremtidens utfordringer og videreutvikle studietilbud i miljørelaterte emner for kandidat- og etterutdanning Dokumentere og være åpen om miljøsaker Skape miljøbevissthet blant ansatte og studenter Stille miljøkrav til leverandører av varer og tjenester Arbeide kontinuerlig for å ta i bruk de mest miljøvennlige løsningene 2

4 3 Redusere energi- og vannforbruk, og i størst mulig grad bruke fornybare energikilder. Redusere avfallsmengder og legge til rette for gjenbruk av ressurser Minimalisere forurensende utslipp til jord, vann og luft Legge til rette for at ansatte og studenter velger miljøvennlig transport til og fra NMBU Legge til rette for nettbaserte møter

5 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Notat Til Miljørådet Vår ref. 15/ Dato /2015 Bidrag til omgivelsene - miljøkommune Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Ås, Kjersti Sørlie Rimer Teknisk direktør Lena Marie Kjøbli lena.kjobli@nmbu.no

6 NMBU miljøbidrag til omgivelsene Miljørådet ønsker at NMBUs miljøarbeid skal være synlig og vurdere tiltak som bidrar til samfunnets behov for miljøkompetanse. En måte å gjøre dette på er at vi koordinerer utferder og feltkurs til en omliggende kommune hvert år. Denne kommunen har i forkant blitt valgt til «årets miljøkommune». Miljøkoordinator har hatt møte med dekanene på SamVit og MiljøTek som syns dette høres ut som et spennende prosjekt som vi bør undersøke om vi kan få til. Jeg har også hatt en uformell, positiv henvendelse til Ås kommune om de kunne tenke seg å være testkommune. I første omgang kan vi se for oss å involvere ILP, IMT, IPV, IMV og INA og da med 3-6 fag fra hvert institutt. Det vil være naturlig å prøve å engasjere fag som allerede er på utferder og som skriver ulike studentoppgaver i fagene sine. Fordeler med dette er at foreleseren/fagansvarlig kan sette arbeidet deres inn i en større sammenheng og at bidraget skal kunne gi kommunen mer kunnskap om status på en del miljørelevante områder. På miljøkommune.no er det listet følgende områder som oversikt over kommunens myndighet og plikt, og hjelp til saksbehandling innen: Forurensning Friluftsliv Jakt, fiske- og viltforvaltning Klima Kulturminne og kulturmiljø Miljøvern i landbruk Motorferdsel Naturmangfold Overvann Planlegging Vannforvaltning Dette er områder som NMBU har mye kompetanse på og hvor studenter på ulike måter kan bidra. For at dette skal være vellykket, må dette være en sak som instituttlederne og andre på instituttet ønsker å bidra med og som ikke blir oppfattet som et «byråkratisk» pålegg og ekstra belastning for de som er fagansvarlig. Det kan også være en oppfordring til instituttene fra ledelsen at de bidrar på dette, istedenfor på ISO 14001, hvis NMBU beslutter å ta en pause fra ISO-sertifisering. Til diskusjon på møtet: - Hvordan skaper vi entusiasme for dette? Hvem bør involvere? - Hvordan kan dette organiseres slik at det blir minst mulig byråkratisk og at fagansvarlig slipper å gjøre store endringer på faget? - Hva slags krav bør vi stille til kommunen i forhold til kompetanse, oppfølging og markedsføring? 2

7 3

8 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Notat Til Vår ref. 15/ Dato /2015 NMBUs miljøledelsessystem Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: 1. Miljørådet anbefaler NMBU tar et års pause som miljøsertifiseringssystemet for å vurdere videre arbeid med dette 2. Miljørådet anbefaler NMBU velger å avslutte arbeidet med å sertifisere seg, men vil fortsatt ha miljøledelse som en integrert del av sitt styringssystem. Ås, Kjersti Sørlie Rimer Teknisk direktør Lena Marie Kjøbli

9 NMBUs miljøledelsessystem Bakgrunn for saken NMBU ble resertifisert på ISO 14001:2004 i mars Uvalgte institutter og avdelinger ble kontrollert, først av en intern revisjonsgruppe og senere av ekstern revisjon. Høsten 2015 har det kommet en ny og revidert utgave av ISO 14001, samtidig som NMBUs sertifikat på ISO14001:2004 går ut den Dette betyr at NMBU må kjøre en ny og grundigere runde med sertifisering før denne datoen for å kunne beholde sertifiseringen. Og dette før vi har fått satt oss inn i ny og revidert utgave av ISO 14001:2015. Økonomi- og eiendomsdirektør har derfor bedt miljørådet om å diskutere saken og komme med innspill, før hun gir sitt råd videre til rektor. Historikk Universitetsstyret vedtok 28. september 2000 en miljøstrategi samt etablering av et miljøledelsessystem med sikte på sertifisering etter ISO standard. Visjonen for arbeidet var: NLHs virksomhet skal være miljøvennlig. Dette skal gjenspeiles og dokumenteres i drift, forskning, undervisning og etterutdanning. NLH skal medvirke til, og være en pådriver for, bærekraftig utvikling. NLH skal være forbilde og inspirator for andre universiteter og høgskoler når det gjelder miljøsatsing. I 2003 ble NLH sertifisert etter ISO standard for første gang og UMB/NMBU har beholdt sertifiseringen siden. Standarden har siden blitt oppdatert og heter nå ISO 14001:2004. I tillegg er det utdannet egne revisorer til gjennomføring av intern revisjon. I 2012 ledet prorektor Mari Sundli Tveit en stor arbeidsgruppe som utarbeidet en handlingsplan som har vært grunnlag for miljøledelsesarbeidet det senere årene. Handlingsplanen skulle være dynamisk og målene justeres årlig, både i den sentrale planen og i de lokale handlingsplanene på institutt- og avdelingsnivå. Avdelingene og instituttene skulle minimum følge kravene i miljøstandarden (ISO 14001) og sørge for en kontinuerlig forbedring i sitt miljøarbeid. Krav til miljøledelse Miljøledelse handler om å kartlegge og identifisere de mest kritiske miljøpåvirkningene av egen drift, og jobbe systematisk for å redusere belastningen på det ytre miljø. Alle statlige virksomheter er pålagt å ha miljøledelse som en integrert del av virksomhetens styringssystem, jf St.prp.nr 1 ( ). Handlingsplan for miljø- og samfunnsansvar i offentlige anskaffelser krever også at alle statlige virksomheter skal ha et miljøledelsessystem. Handlingsplanen vektlegger også viktigheten av måling og statistikk i sammenheng med oppfølging av planen. Miljøledelse er et verktøy for å øke bevisstheten om konsekvensene av egen virksomhet og sette i gang et systematisk arbeid for å endre virksomheten i en mer miljøvennlig retning. Det vil være en viktig del av det videre arbeidet med miljø, uavhengig om NMBU er sertifisert eller ikke. 2

10 Miljøledelse i NMBU Det første året etter fusjonen har NMBU videreført miljøledelsessystemet på Campus Ås. Og NMBU har blitt resertifisert senest våren 2015, men da bare med revisjon på institutter på Ås. Adamstuen har hatt en stor utfordring etter fusjonen med flere oppgaver til instituttene og oppfølging av byggeprosjektet. Miljøkoordinator har sett at det ikke ar vært ressurser der som kan følge opp dette arbeidet. Adamstuen har ikke en dokumentert miljørettet profil, slik som flere institutter på Ås har utarbeidet. Det er i hovedsak innen bærekraftperspektivet hvor veterinærhøyskolen vil kunne bidra faglig ble det startet opp et miljøprosjekt og engasjert en ny medarbeider for å jobbe videre med NMBUs miljøarbeid. Miljøprosjektet har blant annet satt seg som mål å evaluerer miljøarbeidet og lage en felles plattform i NMBU. Evalueringer av miljøledelsessystemet Miljøledelsessystemet har blitt evaluert to ganger siden det ble innført, første gang i 2007 i forbindelse med HMS-prosjektet. Det ble gjort en del endringer av måten universitetet jobbet med miljø etter denne evalueringen. Enhetene ga tilbakemelding på at de var positive til NMBUs satsning på miljø, men det ble gitt klare tilbakemeldinger på at instituttvise miljøhåndbøker og ISO ble opplevd som en betydelig merbelastning for instituttene. Det ble besluttet å ta bort de lokale miljøhandbøkene samt at sertifisering etter ISO 14001:2004 skulle beholdes som en kvalitetssikring av miljøarbeidet ved UMB, men på et forenklet og mer overordnet nivå enn tidligere. Flere av enhetene ga uttrykk for at det har gitt en større bevissthet på miljøparametere som vann, strøm og farlig avfall. Det ble likevel påpekt at disse parametere varierer mye i forhold til antall personer og forskningsaktiviteter ved enhetene. Våren 2015 ble det sendt ut en evaluering til instituttledere, administrasjonssjefer og miljøkontakter. Det ble gitt tilbakemelding på at det er viktig at NMBU fortsatt har fokus på miljø. De påpeker viktigheten av at NMBU tydelig viser at universitetet er miljøvennlig i sine aktiviteter, og at det er ønskelig med et økende fokus på holdningsskapende miljøarbeid. Miljøledelsessystemet har sannsynligvis vært med på å gi økt bevissthet rundt miljøtiltak. Adamstuen har gitt innspill på at deres fagportefølje passer mindre inn sammenlignet med flere institutter på NMBU når det gjelder miljøbidrag til forskning og undervisning. Adamstuen opplever også at de ikke har ressurser til å sette i gang med et arbeide med å innføre ISO nå med alle oppgavene de har i tillegg til det store byggeprosjektet og andre oppgaver til instituttene. Flere av enhetene har både i 2007 og 2015 gitt tilbakemelding på at dagens miljøledelsessystem oppleves som byråkratisk, samt at det gir liten avkasting i forhold til praktisk miljøarbeid. Det blir brukt tid til å redigere handlingsplaner i forkant av revisjoner, og enhetene opplever at dette ikke blir en synlig miljøgevinst. Systemet oppfattes av noen som lite hensiktsmessig med tanke på å motivere medarbeidere. NMBU jobber ikke med andre kvalitetssystemer og det 3

11 har blitt gitt tilbakemelding på at måten å jobbe på i ISO systemer virker fremmed. Hva har andre universiteter NMBU har så langt vært det eneste universitetet som har hatt enten ISO eller miljøfyrtårn på virksomhetsnivå. UIO har hatt noen utvalgte enheter som har valgt å sertifisere seg etter Miljøfyrtårn sine prinsipper. Og i fjor besluttet UIB at de vil bli det første av de store universitetene i Norge å sertifisere seg etter hovedkontormodellen i miljøfyrtårn. I sin begrunnelse for valg av miljøfyrtårn skriver UIB at de tror miljøfyrtårn blir lettere å innføre. Særlig i fagmiljøer uten laboratorievirksomhet kan dokumentasjonskravene i ISO virke strenge. Toppledelsen bør også være svært dedikert og stå bak en innføring av ISO De vurderer det også som at arbeidsmengden ved å innføre ISO vil være større enn ved innføring av Miljøfyrtårn. De skriver også at særlig blant studenter virker det som et sterkt ønske om at UIB skal bli Miljøfyrtårn, da dette er den mest kjente ordningen i Norge. De vil vurdere å innføre ISO på sikt. Vi er ikke kjent med at andre universiteter vurderer noe lignende. Nye ISO standarder høsten 2015 ISO er den internasjonale standarden for miljøstyring. I september 2015 kom denne i ny og revidert utgave, med oppdaterte krav og bedre harmonisering med andre ledelses- og styringssystemstandarder. Standarden for miljøstyring, ISO 14001, ble utviklet på 1990-tallet og revidert første gang i 2004 for å fungere bedre sammen med standarden for kvalitetsstyring, ISO Siste gjennomgang av ISO viste at det var behov for en revidering, blant annet fordi det har vært en betydelig utvikling innenfor både teknologi og næringspraksis siden forrige revisjon. I tillegg opplevde mange bedrifter utfordringer i forbindelse med implementering av flere standarder for styrings- og ledelsessystemer samtidig, og det var derfor behov for en harmonisering av standardenes oppbygging og struktur. Revisjonen i 2015 innebærer betydelige forenklinger for organisasjoner som benytter seg av både og Estimert bruk av tid og ressurser på ISO 14001:2004 NMBU har miljøkoordinator som jobber ca. 30 % med miljø, og er underlagt teknisk avdeling. Personen har doktorgrad i naturmiljøkjemi og har også undervisningserfaring fra miljøfag ved NTNU. I oppgavene ligger koordinering av miljørådet, arrangementer, miljøsider og miljøledelsessystemet. I tillegg er det en egen ressurs på teknisk avdeling som jobber med å overvåke våre interne systemer på miljø (vann, strøm og varme). Miljøarbeidet har et budsjett til miljøtiltak på 1,4 millioner. I tillegg vil en del større tiltak på teknisk avdeling bidra til bedre miljø for NMBU. NMBU har også en egen intern revisor som skal bistå ved årlige revisjoner. Anslag på bruk av interne ressurser (årlig) for intern revisjon (gjennomsnitt ltr. 68): Kursing intern revisor og miljøkoordinator = ,- Forberedelser miljøkoordinator 37,5 timer x 504,- = ,- 4

12 Forberedelser internrevisor 10 timer x 504,- = 5.040,- Forberedelser institutt 5 institutt x 3 timer x 3 personer x 504,- = ,- Gjennomføring av møter 5 institutt x 3 timer x 5 personer x 504,- = ,- Tilbakemelding 5 institutter x 1 timer x 5 personer x 504,- = ,- Etterarbeid sentralt: 20 timer x 504,- = ,- Etterarbeid lokalt: 5 institutt x 3 timer x 3 personer x 504,- = ,_ Intern revisjon = ,- Anslag på bruk av interne ressurser (årlig) for ekstern revisjon: Forberedelser miljøkoordinator 37,5 timer x 504,- = ,- Kostnader med ekstern revisor = ,- Forberedelser internrevisor 10 timer x 504,- = 5.040,- Forberedelser institutt 5 institutt x 3 timer x 3 personer x 504,- = ,- Gjennomføring av møter 5 institutt x 3 timer x 5 personer x 504,- = ,- Tilbakemelding 5 institutt x 1 timer x 5 personer x 504,- = ,- Ledelsens gjennomgang 4 timer x 15 personer x 577,- = ,- Etterarbeid sentralt: 20 timer x 504,- = ,- Etterarbeid lokalt: 5 institutt x 3 timer x 3 personer x 504,- = ,- Ekstern revisjon = ,- Anslagvis kan NMBU spare ca ,- i lønnsutgifter og utgifter til revisjon. NMBU er pålagt å gå igjennom sine arbeidsmåter og avbyråkratisere og det å arbeide på en annen måte på miljøledelse kan være et bidrag til dette. Markedsverdi av å være ISO-sertifisert Samfunnet blir stadig mer opptatt av å bevare miljøet. En ISO sertifisering vil kunne være en måte å demonstrere miljøansvar og skille oss fra konkurrentene med at vi blir evaluert utenfra. Da NLH ble ISO-sertifisert var dette en nyhet og NLH fikk blant annet oppslag i aftenposten på grunn av dette. UMB/NMBU har i liten grad brukt ISO sertifiseringen i sin markedsføring til nå og vi er usikker på om dette er en markedsverdi eller konkurransefortrinn for NMBU sammenlignet med andre universiteter. Oppsummering Fordeler med ISO parts revisjon og verifikasjon av systemet Uavhengig og ekstern perspektiv Skriftlig bekreftelse og dokumentasjon Systematisk oppfølging over tid av eksterne Ulemper med ISO Arbeid med kvalitetssystemer/iso er ukjent og ikke innarbeidet i akademia Systemet oppleves som byråkratisk 5

13 Handlingsplaner og dokumenter blir skippertaksprosjekter i forbindelse med revisjon Vanskelig å forankre i linjen på et universitet da det er «viktigere» saker som er på agendaen Usikkerhet rundt om en egentlig blir mer miljøvennlig av å jobbe med skjemaer Systemet motiverer ikke til holdningsskapende arbeid Leietakerne (institutter og avdelinger) har relativt liten innvirkning på bruk av strøm, vann og varme. Alternativ til eksternt miljøledelsessystem NMBU har et systematisk HMS arbeid hvor miljøarbeidet også i dag er en viktig del av både årsrapportering fra instituttene og til HMS årsrapport til universitetsstyret. NMBU må også rapportere på dette arbeidet i Årsrapport og planer til departementet. Miljøkoordinator vil ved mindre bruk av ressurser på revisjon, kunne oppsøke institutter og avdelinger og gå igjennom vedtatte handlingsplaner for å sette i gang relevante tiltak lokalt. Det vil sannsynligvis være lettere å få til et godt samarbeid om det holdningsskapende arbeidet og innlemme Adamstuen i dette arbeidet. Miljørådet har også diskutert om det kan være mulig å ha et årlig «miljøting» sammen med ledelsen og miljøengasjert ansatte og studenter, for å ha debatt om universitetets miljøarbeid og komme opp med nye satsningsområder i handlingsplan. Oppsummering Alle statlige organisasjoner er pålagt å ha miljøledelse som en integrert del av virksomhetens styringssystem og dette må vi uansett jobbe videre med uavhengig av om det legges opp til en ekstern sertifisering. NMBU har lært mye av å være sertifisert, men NMBU kan jobbe godt med miljøarbeidet uavhengig av ekstern sertifisering. Det brukes i dag betydelige ressurser på dagens ISO sertifisering og hvis NMBU velger å gå bort i fra eller ta en pause fra miljøsertifiseringen, så må en sikre at disse ressursene blir brukt på en slik måte at de bidrar til at NMBU når sine ambisiøse mål på miljøområdet. 6

14 Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Personal- og organisasjonsavdelingen Notat Til Miljørådet Vår ref. 15/ Dato /2015 Forslag til satsningsområder 2016 Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Miljøkoordinator jobber videre med de tiltakene som ble prioritert på møtet. Ås, Kjersti Sørlie Rimer Teknisk direktør Lena Marie Kjøbli

15 Forslag til satsningsområder 2016 Under er det listet noen mulige satsningsområder for Dette er et godt utvalg av punktene som var med i miljøhandlingsplanen som ble vedtatt i Lista har blitt revidert etter gruppearbeid med miljøkoordinatorene. Miljørådet velger hvert år ut ulike tiltak basert på lista over og dette blir med i HMS-handlingsplanen som legges frem for Universitetsstyret hvert år. Miljørådet kan også prioritere andre tiltak enn det som står på denne lista. Miljøarbeidet har noen avsatte ressurser til sitt arbeid (se budsjett nedenfor). 1. Bidra med forskningsbasert miljøkompetanse til samfunnet 2. Utdanne miljøbevisste kandidater med kunnskap til å løse fremtidens utfordringer 3. Synliggjøre miljøprofil i våre emner og studieprogrammer 4. Etablere arenaer på Campus Ås for å teste ut og vise nye miljøløsninger 5. Delta aktivt i samfunnsdebatten omkring miljøspørsmål 6. Etablere en egen miljøarrangementer, gjerne i samarbeid med studentene 7. Energieffektiv drift av bygningsmassen og optimal arealutnyttelse 8. Velge energioptimale løsninger 9. Redusere mengden restavfall og forbedre kildesorteringen 10. Bruke grønn serverteknologi 11. Redusere forbruk av og erstatte miljøfarlige kjemikalier 12. Gi ansatte og studenter opplæring i kjemikaliehåndtering og laboratoriesikkerhet 13. Koble flest mulige bygninger til fjernvarme 14. Føre klimaregnskap 15. Aktivt jobbe for bedre kollektivtransport og tilrettelegge for økt bruk av sykkel 16. Velge hybrid-, el-biler eller biler som benytter biodrivstoff ved fornying av bilparken 17. Redusere skadelige gasser fra husdyrhold 18. Bedre logistikk og varetransport 19. Benytte miljøvennlige tjenestereiser og bruke nettmøter når det er mulig 20. Utarbeide en helhetlig forvaltningsplan som omfatter alle NMBUs arealer, inkludert biologisk mangfold 21. Vurdere frivillig vern av skog 22. Iverksette habitatforbedrende tiltak og tiltak for å bevare rødlistede arter 23. Aktivt fjerne svartelistede arter som er i spredning på NMBUs områder 24. Fange opp, behandle og utnytte tak- og overflatevann 2

16 25. Kartlegge og fjerne eller sikre gamle forurensninger i grunnen på en forsvarlig måte 26. Videreføre økologisk dyrket areal og gjennomføre miljøtiltak på øvrig dyrket areal 27. NMBU vil minimere den totale miljøbelastningen fra innkjøp av varer og tjenester 28. Gi alle nytilsatte opplæring og informasjon om NMBUs miljøarbeid 29. Innføre "grønn time" en time i uka, som alternativ for ansatte som ikke benytter "treningstimen". Budsjettforslag, miljø Miljøtiltak Bygdebike og andre sykkeltiltak Solcelleanlegg på IMT Energisparetiltak Utskifting av energikrevende kilder til ledlys Tiltak basert på miljørådets prioriteringer Reservepost miljø Vurdere grunderprosjekt på ladestasjon «elektronisk tilgjengelighet» Trond følger opp El-bilplasser 3