STYREPROTOKOLL Aalesund Svømme og Livredningsklubb 2015

Transkript

1 STYREPROTOKOLL Aalesund Svømme og Livredningsklubb 2015 Sted: Aaslk s klubbrom, Moa Svømmehall Dato: 10. juni 2015 Ålesund Tid: Oppmøte: FM IFM Navn Funksjon Espen Remme Styreleder Christin Pedersen (blir litt forsinket) Nestleder Alexander Michelsen Sportslig leder x Anja Prins Kasserer x Eva Heggdal Anders Beite Øyvind Thorvik x Ole Martin Bjørlykke Utøverrepresentant Michael S. Ruud Varamedlem x Finn Leo Løseth Varamedlem x Victoria Eikremsvik Tolaas Vara utøverrepresentant. I. Formelt til møtet Oppmøte: Styret telte 5(6) av 8 medlemmer, og ble erklært vedtaksføre. I tillegg møtte varamedlemmer. Innkalling og sakliste: Det var ingen anmerkning til innkallingen. Saklisten ble enstemmig vedtatt. Styremøtet ble erklært lovlig satt. Godkjennelse av styreprotokoll: Protokoll fra styremøte 6. mai 2015 ble godkjent uten anmerkninger og signert. II. Korrespondanse, handlingsplan og orienteringssaker a) Viktig korrespondanse Inng./ utg. Tittel Avsender/mottaker Videre behandling Utg. epost Beklagelse til foreldre Alexander/ Einar Ferdigstilt. b) Gjennomgang handlingsplan (nærmeste 2 mnd) Tiltak Tidspunkt Ansvarlig Status c) Orienteringssaker Side 1 av 6

2 Økonomi: SBM trenger budsjett / regnskap for midler tildelt vår Brev skal følge faktura som går ut i juli. Espen tar denne oppgaven sammen med Anja. Holm stiftelsen skal ha samme type budsjett knyttet til tildelte midler. Mikael sette opp dette og sender over til Anja. Åpne sponsor poster i regnskapet som er opptil tre år gamle anses som tapt. Espen sjekker opp om noen kan ha betalt til kontoer som ikke lengre er i bruk, men ellers vil dette bli bokført som tap i Det var problemer knyttet til KID ved første fakturering av Visma eaccounting. Dette ble oppdaget og rettet av banken slik at dette nå er på plass. Høstleir faktureres etter sommeren. AaSLK har totalt ca på konto. Medarbeidersamtaler trenere: Dette er gjennomført, og styret ble muntlig orientert om hovedpunktene fra disse samtalene. 1. Styret tar orienteringssakene til orientering. Sak 19 III. Saker til beslutning Likviditetsbudsjett Aaslk Sparebank 1 regnskap har opprettet et likviditetsbudsjett for AaSLK basert på budsjettet som er lager for 2015 (ikke regnskap). Utgangen av året er ser positiv ut basert på budsjettet, men det styret er er redd for at usikkerhet i budsjettgrunnlaget kan ødelegge prognosen som framkommer. 1. Styret vurderer mulighet for å utarbeide likviditetsbudsjett basert på reelle tall etter 1. halvår Sak 20 Sportslig utvalg Alexander tar gjennomgangen: Sportslig plan må snart være ferdig. Arbeidet er godt i gang, men det er nødvending med en arbeidsgruppe med Alexander, Glenn, Magnus og Christin for å få på plass siste rest. Planen skal vare til og med Trenerkurs Magnus. Styret er positiv til trenerkurs for Magnus, og ber om at han lager til et budsjett for forventede kostnader i forbindelse med kurset. 1. Styret tar gjennomgangen av tema sportslig utvalg til orientering. 2. Styret er positiv til at Magnus skal få gå på kurs, og ber om å få oversendt et kursbudsjett. Sak 21 Terminlista høst 2015 Terminliste for høsten 2015 må utarbeides snarest slik at denne kan bli kommunisert til utøverne. Stevner blir i hovedsak lik som tidligere men med noen få endringer. Terminlisten som presenteres ut skal inneholde dato, reise og overnatting med priser slik at det blir enkelt for alle parter å forholde seg til. Det sette opp møte i løpet av uke 25 for oppsett av terminlisten. I tillegg til ordinære stevner skal terminlisten inneholde datoer for rekruttstevner, foreldremøter, juleavslutning og konferanser. Høst 2015 skal det settes opp to rekruttstevner pluss juleavslutning. Alexander, Christin, Magnus og Anders (om mulig) gis fullmakt til å sette opp terminliste for høst Side 2 av 6

3 Datoer for foreldremøte er som følger: Onsdag (Medley blå og sølv) Torsdag (Magnus utøvere) Mandag (Glenns og hans utøvere) 1. Styret gir utvalg fullmakt til oppsett av terminliste for høst Det kalles inn til foreldremøte etter oppsatt plan. Sak 22 Trener og lederkonferansen høst 2015 Det arrangeres trener og lederkonferanse på Thon Gardermoen. Magnus har uttrykt ønske om å dra, og det må også avklares med Glenn om han ønsker dette. Styret åpner for at leder, sportslig leder, to trenere og svømmeskoleansvarlig får mulig til å delta på konferansen. 1. Styret åpner for at leder, sportslig leder, to trenere og svømmeskoleansvarlig kan delta på trener og lederkonferansen Sak 23 Klubbkoordinator Saken har vært diskutert i styret tidligere. Det er mange administrative oppgaver i klubben som er vanskelig å fordele og få nok tid til. Styret vurderer derfor om det er grunnlag for å kunne få til en klubbkoordinator i kombinasjon med f eks. en sportslig rolle. Dette undersøkes videre., og må vurderes veldig godt, spesielt opp mot de økonomiske konsekvensene. 1. Styret vurderer om det er grunnlag for en ordning med klubbkoordinator og hvordan denne eventuelt kan etableres. Sak 24 Sponsorarbeid/ Aquarius Arbeidet med å skaffe sponsorinntekter har så vidt begynt, og det har kommet inn ,-. Det tar litt tid å komme skikkelig i gang, men arbeidet med fordeling er i gang slik at dette snart kan få stort trykk til anskaffelse av annonser. Til Aquarius trenger vi et bilde av styret, og Mikael tar dette ved neste styremøte. I tillegg skal utøverne selv stå for 4 sider med innhold til Aquarius. 1. Styret tar oppdatering av arbeidet med Aquarius til orientering. Sak 25 Svømmeskole Det må planlegges for svømmeskolen til høsten, og legges en plan for videre utvikling av svømmeskolen. Alexander, Einar og Espen tar møte med Stine for gjennomføring av dette 1. Styret slutter seg til planlegging av høstens svømmeskole, og utarbeidelsen av en utviklingsplan. Sak 26 Reisereglement Styret ønsker å ha konkrete regler i forhold til reisereglement, og at satser er forutsigbare. Følgende satser for egenandel er definert til stevner i regi av klubben hvor overnatting er aktuelt. 250,- per utøver per natt i trippel rom 350,- per utøver per natt i dobbelt rom 50 % per utøver per natt i enkelt rom, av rompris som klubben har bestilt. Side 3 av 6

4 Ved anskaffelse av egen overnatting får utøver 200,- i støtte per døgn. Ved arrangement med skoleovernatting, og noen anbefales av sportslige årsaker å overnatte på hotell, vil de som overnatter på hotell få dekt lik andel som de som overnatter på skole. Hvis klubben ikke klarer å få nok trippel rom, deles den totale summen på antall utøvere. 1. Styret vedtar satser for reisestøtte til utøvere i Aaslk slik de fremgår i sak 26. Sak 27 Faktura og kundeforhold Fastswim Fastswim er nå informert om at kun Ingunn Marken og Øyvind Thorvik har anledning til å bestille i regi av AaSLK. For å få ryddige bestillinger mot FastSwim er det nå avtalt at ordrebekreftelse skal sendes på e-post ved bestilling. Alle bestillinger skal ha pakkseddel med hva som er blitt sendt. Når noen tar ut klær fra klubbrommet er det gitt at noen med nøkkel er vedkommende som deler ut klær. Vedkommende skal da så snart som mulig sende e-post til Anja med kopi til Ingunn, Øyvind og mottaker av varen. Denne e-posten skal inneholde hva som er solgt og hvem som skal fakutreres. Øyvind tar varetelling ved anledning slik at vi har kontroll på hvilke varer klubben besitter, og om det er noen varer det er behov for å bestille. Det er ønske om mulighet for å bestille på nettsiden til AaSLK, som blir lagt til i bestilling som går mot FastSwim. Det er ønskelig å ha to hovedbestillinger vært år hvor utøvere har mulighet til å legge inn det de ønsker. 1. Styret slutter seg til rutiner for bestilling og oppgjør for klubbeffekter. Sak 28 I epost fra Janne Muri: hei, Svømmekurs utøvere med funksjonsnedsettelser. vedr mail sendt dere før helga vedr muliget for svømmekurs for utviklingshemmede. Se svar fra svømmeforbundet, kurset med diagnose er jo midt i blinken, men det er lenge å vente til november med etterutdanningskurset! Vi burde jo kunne få til dette instruktør kurset i Ålesund, jeg vet at også Volda er interessert i dette, og Molde og Kristiansund burde ikke være vanskelig å få med, Jeg kan pushe på gjennom brukerorganisjasjonene. :) Kan dere ta opp tråden med Kristin Homb i forbundet så snart som mulig? Som tidligere nevnt er det en gjeng klar til å begynne på kurs, og om vi hadde fått til ett instruktør kurs i august kunne vi begynt med svømmekurs i september siden Stine allerede har etterutdanningskurset! Hva sier du Stine? Jeg har satt opp henne på kopi her, og sendt henne mailen jeg sendte dere i sportslig utvalg før helga. Håper å høre fra dere så snart som mulig. PS! Fredrikke (instruktør på svømmeskolen) er klar til å ta etterutdanningskurset. Mvh Janne Side 4 av 6

5 Janne Muri Styret anser dette som viktig å følge opp videre, og tar kontakt med Endre for å avklare mulighet for treningstider ( ). Hei 1. Styret ved Alexander følger opp dialog med Janne for videre fremdrift. V. Eventuelt, evaluering og oppsummering a) Eventuelt Skoleovernatting SBM svøm o Anders har sjekket opp mulighet for overnatting på skole, og fått mulighet ved Lerstad Barneskole. AaSLK må stå ansvarlig for overnatting (vakthold) og renhold. Det må også tilbys mat (catering) ved en slik overnatting. Anders tar diskusjonen videre med Einar Wiik (stevneleder) for å se om vi skal gjennomføre dette på SBM svøm. Det har kommet inn svært gode hotelltilbud som det også må sees i sammenheng med. Overnatting Mjøssvøm o Styret innser at forrige vedtak ble fattet på feil grunnlag. Utøvere som ønsker å overnatte på hotell får samme støtte som de som overnatter på skole. Transport til og fra Fosnavåg o Utøverne trener nå i Fosnavåg grunnet stenging av Moa Svømmehall. Utøverne er selv ansvarlig for å komme seg til og fra, men det er god organisering om samkjøring på utøvergruppen på Facebook. Det kom her et innspill fra Einar Wiik om følgende: «Er ikke at det er ikke satt opp noe takst på denne reisen, om styret ikke har satt noe annet så foreslår jeg at en bruker samme takst som for reise til Volda og Molde. Dette vil si at passasjer tar med seg 100,- som han gir uoppfordret til sjåfør før reisen, sjåføren betaler så for passasjer på fergen. Dette gjelder da for begge veier.» o Styret er enig i dette Banetau vinger og flottører begynner å bli litt slitt, så vi bør komplimentere med litt ekstra etter hvert. Jeg har ikke oversikt over hvor mange vi har behov for å erstatte, men jeg vil anta at det er bortimot 50 stk vinger, og ikke fullt så mange flottører. Vedlagt ligger link til hva kostnaden er per stk: _og_idrettsanlegg/sv%c3%b8mmehallsutstyr/banetau/deler_til_banetau_og_skillere/tilbeh%c3%b8r-til-competitorbanetau-gold-banetau-vinger-1-stk sx-p Dere får ta dette opp på styremøte så får vi finne ut hvor mange vi har behov for, og eventuelt bestille. Baneskillere er noe vi kan søke om tippemidler til, vet ikke om det har blitt søkt på de vi kjøpte til Blindheim, men det bør det i så fall gjøres. Kvittering finns i systemet. Øyvind Thorvik følger opp saken og bestiller ved behov Jf. Epost om refusjonsønske ift. Svømmekurs. Det er allerede opprettet kontakt med foreldre, og de vil bli tilbudt refusjon eller nytt kurs avhengig av eget ønske Trenerkurs 3 Magnus ønsker å ta trenerkurs 3. Styret ser verdien av dette, og innvilger dette. Eget budsjett utarbeides. Side 5 av 6

6 NM-leir Det er to utøvere som ønsker å dra på NM-leir som ikke er kvalifiserte. I henhold til klubbens regler må de da selv dekke 75% av leiren. 1. Styret vedtar at Anders og Einar avgjør tilbud om skoleovernatting til SBM svøm 2. Styret vedtar at de som overnatter på hotell på Mjøssvøm for samme dekning som de som overnatter på skole 3. Styret vedtar at Øyvind Thorvik kontrollerer og eventuelt bestiller reserveredeler til banetau 4. Styret vedtar at Lise Johnsen får refusjon eller nytt kurs avhengig av ønske 5. Styret vedtar at Magnus får innvilget trenerkurs 3 b) Evaluering av styremøtet. c) Saker til neste styremøte. Styresak Saksansvarlig d) Oppfølgingspunkt til neste styremøte. Ålesund, 10. juni 2015 Espen Remme Styreleder Christin Pedersen Nestleder Alexander Michelsen Sportslig leder/ Anja Prins Kasserer/ Eva Heggdal Anders Beite Ole Martin Bjørlykke Øyvind Thorvik Side 6 av 6