Saksliste styremøte i NFON Sak Tema Tiltak / oppfølgingsansvar. Referat fra møte Godkjent. Orienteringssaker

Transkript

1 Saksliste styremøte i NFON Til stede: Ragnhild, Kristin, Viggo, Birgit. Anne S og Anne B Sak Tema Tiltak / oppfølgingsansvar Referat fra møte Orienteringssaker Godkjent 1. Foreningens økonomi Ragnhild Ragnhild har fått tilgang til nettbanken. Regnskapsfører har også fått tilgang. Alexander har ikke lenger tilgang. Det står kr. på den ene kontoen og ca kr. i den andre kontoen ligger ubetalt til retreat. Overskudd fra retreat er Ragnhild antar at vi har ca på konto etter at alle utgifter er utgiftsført. Budsjett 2013 og Ser ut for at vi har fulgt budjsett som er satt opp. Moms for sekretærfunksjon bør legges inn i budsjet for 2015t. Forventet kapital 31/14 ca ,- Dette tallet regnet ikke med overskuddet fra fjorårets konferanse og de vi har i buffer for konferanse. Inntekt/utgift prekonferansen 2014: Skilles fra hovedkonferansen. Regnskapet er ikke klart ennå. Dekning av utgifter for styremedlemmer: Anne sender ut utleggsskjama til alle Regninger scannes og legges ved. Frister for regnskapsarbeidet legges inn i årshjulet og Ragnhild lager retningslinjer for regnskapsarbeidet

2 2. Administrativt arbeid, medlemmer, nettsider og mindfulness-nytt Jon Ny medlemskampanje i november for å få flere med på NFON dagen. Anne S følger opp i forhold til Torbjørn. 3. Høstkonferansen 2014, herunder evaluering og tilbakemelding fra deltakere Birgit Gode evalueringer. Men kanskje for mange innledere. Vi bør ha mer luft og tid til spørsmål, og rom til erfaringsformidling spesielt i parallelle sesjonene. Kanskje legge til rette for stille lunsj til de som ønsker. Eventuelt bruke stillhetsbuttons. Viktig å se på hva innlederne som har fått beste tilbakemeldingenehar til felles? Hva er det som treffer? Videreføre til neste års valg av innledere. Viktig å kvalitetssikre innledere. Obs! Viktig å tenke gjennom og ha backup løsning hvis innledere og work shop ledere blir frahindret i å komme. Kanskje en ide og lage en konferansemal? Balansere mellom kunnskapsformidling, erfaring, forskning, øvelser? Innholdet skal speile NFONs formål og visjoner. Prekonferansen har fungert godt og videreføres. Ta hensyn til at der er både erfarne og nybegynnere. Informasjonen innledningsvis og mest instruksjon i starten, lengre perioder med stillhet på slutten av dagen.

3 4. Retreat høsten 2014 Anne S. 29 deltakere, overskudd kr NFON-dagen 14.november Kristin bei2405unn :07 Det trengs en koordinator for å se til at alt er i orden. Kristin kan ta på seg den oppgaven. Ragnhild og Anne B leder sesjon 1. Kristin undersøker med Torbjørn og informerer styret Deleted: om hvordan vi liger an med hensyn til påmelding. Kristin holder tak i organiseringen og undersøker med stedet i forhold til lys/lyd /te/frukt osv. Alle sender ut i nformasjon om NFON dagen i sine nettverk. 6. Neste års konferanse Anne S. Ingen store «kanoner» i boks ennå. Gruppen skal ha møte i morgen. Tema Barn og unge kan igjen være aktuelt, eks. fra Mind and life, call to care og.b. Kan dette kombineres med hovedtema på neste års konferanse? Kan det være en bolk sammen med og inn i Samfunsperspektiv. Prekonferansen kunne vært delt i to: en dag med.b (erfaring med metoden) og en nærværsdag. Det bør være noe med på bæredyktighet, alternativ økonomi, miljø, barn/unge. Anne har forhandlet med Ingrid og fått ned prisen (etter 200 og etter 400). Flyttes til egen sak 31/14 7. Retreater 2015 Anne S. og Viggo

4 Saker fra forrige styremøte Sak 19/14 Tilgjengeliggjøring av materiell på hjemmesiden Viggo har fremmet et forslag om at hjemmesiden til NFON kan fungere som en bank for materiell for medlemmene. Styret bes om å ta stilling til dette, og oppfordres til å drøfte prinsipper for hvordan dette eventuelt skal administreres. Forslag fra Viggo er at styret må godkjenne det som skal legges ut, og at det vurderes skjønnsmessig fra gang til gang. Vedtaket fra styremøtet opprettholdes: Hjemmesiden i sin nåværende form egner seg ikke til å legge ut materiell. Informasjon om materiell som ligger det nå fjernes Vedtak fra forrige styremøte : Foreløpig holdning er at Sak 20/14 På styremøte ble det bestemt å utsette saken til neste møte. Spørsmål til styret vedrørende hjemmeside og annonsering/bekjentgjøring. Vedtak: Vi annonserer kun egne kurs og konferanser.

5 Det har kommet en henvendelse fra et medlem som stiller seg spørrende til ulike aspekter ved NFONs hjemmeside. Vedkommende foreslår å lage en heading som heter kurs, slik at utdannelser i mindfulness og mindfulness kurs ikke blandes sammen. Videre stilles det spørsmål om hva foreningen mener med offentlige utdanningsinstitusjoner, dette i lys av at det har vært annonsert fr IMA som er et privat kursforetakende. Det foreslås også å nevne andre utdanningssteder i Norge som baserer seg på MBSR og MBCT og hvor formidlingskvaliteten har et høyt nivå. Til sist stilles det spørsmål om NFON har noen retningslinjer som sikrer kvaliteten av utdanningsinstitusjoner. Til diskusjon. Vedtak fra forrige styremøte : Ifølge tidligere styrevedtak støtter vi bare det som er ikke-kommersielt. Før møtet i september sjekker vi følgende: - Hva og hvem har vi omtalt? - Hvem finnes omtalt på hjemmesiden nå? - Anne B ser på dette. All annen annonsering henvises til medlemssiden på facebook. Det legges ut informasjon om dette på nettsiden sammen med visjonen. Anne B lager forslag til tekst og sender til styret. Vi formidler kunnskap via våre konferanser og retreater. Nøytrale linker, eks. om forskning, Mindfulness Monthly og metanalyser legges åpent på hjemmesiden. Kompetansekrav skal ligge åpent tilgjengelig på nettsidene. Birgit tar opp dette med Torbjørn. Under Arrangementer på hjemmesiden må den først kommende aktiviteten alltid ligge øverst. NFON dagen må legges helt på topp nå. Eget punkt for tidligere- og kommende arrangementer Styremedlemmene bør orientere hverandre om «hva som finnes av kurs/utdanning» slik at alle er informert om hvor NFON står i forhold til mindulnessfeltet i Norge. Vedtak: fast orienteringssak på styremøter.

6 Se redegjørelse fra Anne B. på e-post , samt innspill fra Kristin på e-post samme dato. Til diskusjon. På styremøtet ble følgende bestemt: Overordnet drøfting utsettes til neste møte. Bøker og henvisning til utdanningsløp fjernes. Alle ser på nettsidene og gjennomgang fra Anne B. til da. Birgit og Anne B. går gjennom historikken i saken, legger frem. Øvrig arbeidsgruppe: Anne S., Kristin, Ragnhild. Se vedlegg. Gruppene for Mindfulnessnytt får i oppgave å revidere det som står på de ulike feltene. Mindfulnessnytt: Temaene Arbeidsliv og ledelse slås sammen. Viggo blir styrets representant her og avklarer redaktøransvar med Michael.. Anne B sender melding til gruppa arbeidsliv og til Michael. Vi prøver å danne en ny gruppe: Samfunn og bæredyktighet. Høre med en av de to nye styremedlemmene om en av dem vil være redaktør. Anne S. ber Torbjørn sende ut henvendelse til medlemmene. Sak 22/14 NFONs visjon Anne S. påpeker i e-post datert at det foreningen har skrevet og samlet oss om som visjon, ikke står tydelig nok under formålet på hjemmesidene våre. På styremøtet ble det avtalt at Anne B. og Birgit finner hva vi har skrevet tidligere om dette. Dette gås gjennom på neste styremøte. Videre ryddejobb på hjemmesiden gjøres på syremøte etter årsmøte slik at det henger sammen med visjoner og endringer til vedtekter. Navn på foreningen og NFONs visjon må henge sammen. Følgende endringer i i vedtektene foreslås til årsmøte På styremøte i juni ble det foreslått følgende endring av : 1 Foreningens navn : Norsk forening for oppmerksomt nærvær (NFON) Mindfulness Norge. Engelsk Norwgian Associaton for Mindfulness (NAM) NFONs visjon foreslås tatt inn i Vedtektene og endret til: Å være et samlende kraftsenter

7 for oppmerksomt nærvær / mindfulness i Norge. 2 Formål: Endres til: NFONs formål / hensikt er å tilby sine medlemmer kunnskapsbasert informasjon og påfyll til egen nærværspraksis bidra til utvikling av oppmerksomt nærvær innen oppvekst og utdanning, helse og omsorg, arbeidsliv og ledelse Være pådriver for oppmerksomt nærvær på samfunns- og organisasjonsplan 4 Medlemmer: Foreslag om følgende endring: Alle som arbeider med oppmerksomt nærvær/mindfulness i sin faglige virksomhet, eller som er interessert i - og praktiserer nærværstrening i eget liv er kvalifisert til medlemskap i NFON. 4 andre ledd ble vedtatt strøket på ekstraordinært årsmøte i 2012 og må fjernes. Kristin og Annes forslag danner grunnlag for handlingsplan for De lager forslag til handlingsplan for 2015 til som behandles på neste styremøte.

8 Nye saker Sak Tema Tiltak/oppfølgingsansvar Sak 24/14 Årsmøte, budsjett og innspill fra valgkomitè Birgit utarbeider sakspapirene til årsmøtet og har sendt forslag til årsmelding til styremedlemmene. Anne S og Kristin reviderer årsberetningen i forholdt til EAMBA og Mind and life. Retningslinjer Budsjett for 2015 ble utarbeidet på møte. Anne S ferdigstiller i Excel. Ragnhild sørger for at regnskap og budsjett sendes Birgit. Orientering om valgkomiteens innstilling. Styret hadde en del kommentarer angående sammensetning av kandidater. som Anne S formidler til komiteen. Styret bør utarbeide retningslinjer for valgkomiteen: I sammensetningen av styret bør det tas hensyn til utdanning/ faglig ståsted, kjønnsfordeling og geografisk spredning.

9 Sak 25/14 Sak 26/14 Sak 27/14 Maler for årsberetning og årshjul Birgit og Anne B. innleder. Se vedlegg Forlengelse av kontrakt Torbjørn Torbjørn vil gjerne fortsette på samme vilkår som nå. Styret anmodes å ta stilling til dette. Se vedlegg. Rutiner for momsrefusjon Anne S. har hatt en runde med Kirsten om moms og hvordan Torbjørn må gjøre dette rent praktisk. Styret bør lage et lite notat om denne saken som kan ligge til grunn for hva vi gjør for Anne S. innleder. Se vedlegg. Anne B reviderer årshjulet i forhold til de datoene og fristene vi har per i dag. Momsfritak søke innen 1 september. Obs! Oktober. Dato for årsmøte. Anne B legger inn i årshjulet. Viggo tar ansvaret for årshjulet neste periode Ny kontrakt med Torbjørn vedtas. Anne S skriver under og skanner til Torbjørn. Det kan søkes om momsfritak for Torbjørns arbeid med kursadministrasjon og hjemmesiden, må spesifiseres på søknaden Søkes innen 1 september hvert år. Anne S. tar ansvar for å søke for Legges inn i årshjulet. Sak 28/14 Annonsering på facebook-sidene Jon har sendt ut forespørsel til medlemmene om hvordan de syns siden fungerer. Vedtak: facebook sidene fortsetter som før, ikke behov for endringer nå

10 Sak 29/14 Konferanse om empathy & compassion i Norge 2016 NFON har fått en henvendelse fra sykehusprest Tor Magne Handeland ved Drammen sykehus som har planer sammen med barne- og ungdomspsykiater Hege Borge om å arrangere en konferanse i november Empathy and Compassion in Society er en årlig internasjonal konferanse som de to foregående år har blitt arrangert i London. I år finner den sted i San Francisco. Arrangørene søker samarbeidspartnere. Bevissthet om og bruk av mindfulness er et sentralt element i konferansen. Styret bes ta stilling til om NFON har anledning til å bli med som partnere i dette arrangementet. Se vedlegg. Styret vedtar å takke ja til et samarbeid.. Det blir NFONs årlige konferansen for 2016, som blir et samarbeidsprosjekt. Anbefaler å spørre Saki Santorelli om å delta allerede nå. Anne S tar kontakt med Handeland. Sak 30/14 NFONs skriver Even har hittil hatt denne. Forslag om at Anne S. overtar den inntil videre. Vedtas Sak 31/14 Retreater 2015 Anne S. og Viggo, Styret ønsker ikke å gjenta retreatet på ny på Dharma Mountain med Linda Lerhaupt i Begrunnelsen er at det blir for dyrt, det gir for lite overskudd Det t. I tillegg er bekvemmelighetene på Dharma Mountain mht overnatting i minste laget. Dersom vi skal satse på enerom blir det for få deltagere i forhold til inntjening. Styret har tilbud fra egne medlemmer om å gjennomføre retreat uten honorar. Det gir mulighet til nødvendigoverskudd og nødvendig

11 tillegg til driftsmidler. Viggo informerer Michael og inviterer til samarbeid. Det vedtas to retreat i 2015: helgeretreat siste helga i Mai. På Brandbu. Ansvar: Viggo, eventuelt i samarbeid med Michael. Tema: Compassion. Deltageravgift foreslås til kr Høstretreat, 5 dager, ca august. Ansvar: Viggo, eventuelt med Michael. Deltageravgift foreslås til kr Eventuelt Innspill til neste styremøte: Kristin NFON bør ha en kontaktperson i nasjonalt nettverket for høyere utdanning i Norge. De sendte et notat tidligere vi ikke har svart på. Ingen fra NFON hadde anledning til å delta på møtet i Bergen. Settes opp som egen sak på neste styremøte. Viggo tar kontakt med Mark Hopfenbeck i forholdt til videre kontakt og evt. samarbeid med nettverket. Videre styremøter Følgende datoer foreslås:

12 1 desember, telefonmøte, 7 februar, fysisk møte / heldagsmøte 18 april, fysisk møte/ heldagsmøte