Årsmøte i H.O.G. Oslo Chapter # 9383 Org.nr

Transkript

1 Årsmøte i H.O.G. Oslo Chapter # 9383 Org.nr Tid: Tirsdag 27. november 2012 kl Sted: Harley-Davidson Oslo - LazyBoyz - Strømsveien 266 Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og dagsorden 2. Valg av referent 3. Årsberetning Regnskap Medlemskontingent Budsjett Eventuelt innkomne saker 8. Valg Page 1 of 9

2 Årsberetning H.O.G. Oslo Chapter 2012 STYRET Primary officers Director: Roger Johansen Assistant director: Pål Christoffersen Assistant director: Jan Erland Hansen Treasurer/Membership: Siv Skjøthaug Secretary: Tore A. Hauglie Tilleggsfunksjoner Head Road Captain: Jan Olav Karlsen Safety officer: Hans Petter Tåsåsen Activities officer I: Dag Helge Hogstad Activities officer II: Jarle Korneliussen Editor: Roger Holm Web master: Bjørn Ove Bækkelund Photographer: Bjørn Markussen Sponsoring dealer: Tom Sylling 1. HOVEDTREKKENE I STYRETS ARBEID Styret har hatt 14 styremøter siden forrige ordinære årsmøte 22. november Sammensetningen av styret har vært stabilt gjennom hele styreperioden. Styret håper og tror at kontinuiteten blir ivaretatt fremover, ikke minst inn i 2013 med gjennomføringen av National Rally på Valle Hovin i tidsrommet juni. Styret har som mandat å bistå medlemmene i å legge tilrette for relevante aktiviteter for å fremme H.O.G. s motto; Ride safe and have fun. Det mener vi er oppfylt gjennom fellesturer hver onsdag og søndag, distansekjøreprogrammet Skullride, samt de alltid like vellykkede klassikerne som Bajer-turen samt høstturen som denne gang gikk til Vestkapp i Page 2 of 9

3 lag med Bergen Chapter. Videre har styret også i år arrangert sikkerhetskurs og RC-kurs for medlemmene. En viktig oppgave for Chapteret er å bistå Dealer med gjennomføringen av Open House (vår og høst). Foruten å skape en hyggelig sosial ramme rundt grillen, er medlemmene med på å holde orden på parkeringen og demo-kjøringen samt generere inntekter til Chapteret gjennom loddsalg og bevertning. Den frivillige innsatsen fra medlemmene har de siste årene vært nokså laber, og styret vil oppfordre medlemmene om å slutte bedre opp om dette arrangementet til støtte for Dealer og Chapteret. Styrets arbeid i 2012 har foruten de tradisjonelle arrangementene vært preget av forberedelsene til National Rally 2013 på Valle Hovin. Styret fra september har økt frekvensen fra 1 styremøte hver måned til å ha styremøte hver 14 dag. De ekstra styremøtene er dedikert forberedelser til National 2013, se nærmere omtale nedenfor under punkt 7. Økonomien er sunn og det blir redegjort for regnskapet under årsmøtet. Inntektene er i hovedsak basert på innbetalte medlemskontingenter og salg under Open House (vår og høst). De valgte revisorene Hilde Quinsgaard og Erik Andersen-Vang har bidratt med mange nyttige innspill under regnskapsførselen og generelt vært sentrale sparringspartnere. Etter at Chapteret måtte gi fra seg klubblokalet høsten 2011 i forbindelse med ombyggingen og forvandlingen av LazyBoyz til Harley-Davidson Oslo, har Dealer stilt gode møtelokaler til disposisjon for styret. Medlemsmøte ble arrangert 28. februar, primært for presentasjon av aktivitetsplanen for MEDLEMSMASSEN Ved utgangen av september 2012 hadde Oslo Chapter 363 medlemmer lokalt. Medlemsmassen består av 63 kvinner og 300 menn, 343 hovedmedlemmer og 20 husstandsmedlemmer. Chapteret har nå samtidig kun 318 medlemmer registrert internasjonalt. Forskjellen består av ca. 10 personer som ikke ennå har fått internasjonalt medlemskap, mens de resterende har latt sitt internasjonale medlemskap utløpe. Noen av disse vil erfaringsmessig gjenoppta det internasjonale medlemskapet, men det er en økende andel som lar det utløpe, og dette tilsier at et økende antall også vil måtte strykes lokalt i løpet av neste år. Det er de fleste måneder flere medlemmer som strykes internasjonalt på grunn av manglende betaling. Det er en utfordring å informere disse om regelverket og minne dem på at lokalt medlemskap er avhengig av gyldig internasjonalt medlemskap, samt å følge med på statusen internasjonalt. Page 3 of 9

4 Året 1/10-11 til 30/ har brakt oss 34 nye medlemmer, hvilket er 10 færre enn den tilsvarende 12 måneders perioden ett år tidligere. Ca. 40 medlemmer er strøket i løpet av tidsperioden, enten etter utmeldelse, eller på grunn av to års ubetalt kontingent til Oslo Chapter og/eller internasjonalt. Det er også mulig å betale medlemskap for NMCU via HOG Oslo og 17 personer benyttet seg av dette i AKTIVITETER Activitiesgruppen har i 2012 hatt ansvaret for planleggingen og gjennomføringen av: Open House, vår Infostand om National 2013 på Røros under National 2012 Open House, høst En av hovedutfordringene for styret/activitiesgruppen er å skaffe frivillige til de forskjellige arrangementene. Under Open House våren 2012 opplevde vi at personer som hadde satt seg på listen dessverre ikke møtte opp. Ved gjennomføringen av høstens Open House valgte vi å bruke ansvarlige på de enkelte funksjonene (grill, vaffel/kaffe, demokjøring og membership/loddsalg) til å hente inn frivillige til sine funksjoner i kombinasjon med bruk av utsending og varsling via e-post, sms, facebook og vår egen webside. Dette gjorde at vi fikk godt med frivillige til Open House den 22. september. Dette medførte igjen at vi hadde flere å fordele arbeidsoppgavene på og dermed ble det mindre arbeidsbelastning på alle som bidro. Vi vil også benytte anledningen til å takke alle som bidro under de ovennevnte arrangementene, ikke minst de som donerte premier til loddsalget. Uten dere klarer vi ikke å gjennomføre arrangementene. Activitiesgruppen har videre satt opp turplanen (onsdag- og søndagsturer) i samarbeid med Head Road Captain. Det samme gjelder Skullride som også er en vesentlig del av styrets aktivitetsprogram. Begge disse er for øvrig også omtalt nedenfor under punkt 4. Bajerturen ble også arrangert i Som vanlig var dette tilrettelagt og arrangert av Tom Norgård og Eva Berntsen. Chapteret takker begge to for den innsatsen de har vist ved alle gjennomføringene av Bajerturen. Styret håper at noen vil bidra til å videreføre dette arrangementet for chapteret. I og med at vi ikke lenger har tilgang til egne klubblokaler har det ikke vært mange innendørsaktiviteter i vinterhalvåret. Vi har gjennomført noen uformelle pubkvelder, med variabelt fremmøte. Pga. ombyggingen av LazyBoyz ble det i år ikke gjennomført noen teknisk aften - vi håper at vi også kan komme sterkere tilbake til dette når hele ombyggingen er ferdig. Page 4 of 9

5 Fra 1. til 4. november var Harald Schee igjen turgeneral for over 60 chaptermedlemmer i en MC fri langhelg til Praha! Sammen med sine gode venner, ekteparet Kada og Hanka (begge tidligere directorer i Praha Chapter), stod Harald igjen for en opplevelsesfylt og meget bra gjennomført tur. Styret vil understreke at Activitiesgruppen tilrettelegger for aktiviteter for medlemmene, men det er medlemmene selv som skaper aktivitetene ved sin deltakelse. 4. KJØRING OG SIKKERHET Kjøreprogram: Det er i 2012 arrangert et omfattende kjøreprogram. Alle turer er arrangert etter planen og alle turer unntatt en har vært ledet av godkjent Road Captain. Vi retter en stor takk til alle Road Captains for en kjempeinnsats, og for stor fleksibilitet i bytting av turer. Sesongen startet søndag 15. april med tur til Røykenvika og ble avsluttet lørdag 29. september med den tradisjonelle turen Sandefjord - Strømstad. Det har til sammen blitt arrangert: 20 onsdagsturer 15 søndagsturer 2 turer Sandefjord Strømstad (lørdager) 1 Bajertur (torsdag søndag) 1 Tur til «Vestkapp» i samarbeid med Bergen Chapter (tor søn) 2 fellesturer til National rally på Røros Deltakelsen på turene har vært relativt god. Det synes som det har vært noe større deltakelse på midtuketurene enn i 2011 etter at disse ble flyttet tilbake til onsdager (tirsdager i 2011). «Langturen» til Vestkapp i august ble arrangert i samarbeid med Bergen Chapter. Det var til sammen 56 deltakere på turen 26 fra Bergen og 30 fra Oslo. Vi var til sammen 40 sykler på det meste. Vi har fått tilbakemeldinger fra deltakerne om at dette var en suksess. Det ble god anledning til å treffe og bli kjent med nye venner. Opplegget med fellesturer der flere chapter deltar bør følges opp videre. Road Captain kurs: Det ble våren 2012 arrangert kurs for Road Captains som bestod av følgende deler Teorikveld Kjøring i kolonne Teori/praksis kveld: (trafikkforståelse og blokking) Det var ca. 15 deltakere på teorikvelden, og ca. 10 deltakere på praksis (hvorav 6 allerede godkjente RC). Page 5 of 9

6 Krav til godkjennelse som Road Captain er deltakelse på de to overnevnte kurs, samt deltakelse på sikkerhetskurs, og praktisk prøve under oppsyn av godkjent RC. Det er i 2012 godkjent 2 nye Road Captains i Oslo Chapter (Bjørn Markussen og Stein Westgård). Skullride 2012 Skullride er en intern kjørekonkurranse, med formål å øke kjøreaktiviteten blant medlemmene og oppfordre til deltakelse på fellesturene. Det var i personer som meldte seg på Skullridekonkurransen, men bare 11 stykker sendte inn resultatene ved slutten av sesongen. De 10 beste fikk premier Vi retter en stor takk til Lazy Boyz som også i år har stilt opp med meget rause premier på til sammen kr. Styret anser Skullride for å være et godt tiltak for å øke kjøreaktiviteten, og ønsker å videreføre dette i Sikkerhetskurs Det ble søndag 29. april arrangert sikkerhetskurs på Gardermoen Raceway, med 31 deltakere. Kurset ble arrangert i samarbeid med: Lærer n Bil og MC skole Ambulansetjenestens MC avdeling ved Prehospital AMK Under sikkerhetskurset ble det gjennomført kjøretrening (unnamanøver, nødstopp og svingtrening) og førstehjelpstrening (Hjerte-lungeredning, hvordan ta av hjelm osv) Deltakerne på kurset er innrapportert og vil få Pin (og Patch) som Skilled driver. Sikkerhetskomité Styret opprettet i august 2012 en egen sikkerhetskomité. Sikkerhetskomiteen består av: Safety Officer Head Road Captain Én annen representant oppnevnt av styret. Sikkerhetskomiteen oppfordrer alle deltakere på fellesturer om å rapportere uønskede hendelser (hendelser som førte eller kunne ha ført til uhell eller ulykker), samt foreslå tiltak som kan gjøre at vi unngår slike situasjoner i framtida. Sikkerhetskomiteen vil behandle alle innkomne meldinger innen 3 uker etter at situasjonen oppsto, og foreslå eventuelle tiltak. Hendelsen behandles anonymt. Melder gis tilbakemelding etter at styret har behandlet saken. Det er utarbeidet en informasjonstekst med link til skjema som ligger på Chapteret hjemmeside. Sikkerhetskomiteen skal hvert år til årsmøtet lage rapport over alle innmeldte hendelser (anonymisert) og de tiltak som er iverksatt som følge av disse. Styret besluttet å gjøre dette til ett tidsbegrenset prosjekt med varighet frem til endt sesong Prosjektet blir evaluert ved prosjektets slutt. Page 6 of 9

7 5. MEDLEMSSIDEN OG INFORMASJON Chapterets medlemside har en viktig funksjon med å holde alle medlemmene orientert om aktiviteter og arrangementer. Det er viktig at forsiden er lettlest og oversiktlig, slik at viktige oppslag sees med en gang uten å måtte finlese i ulike kolonner. Det har vært jevnt tilsig av stoff i form av artikler fra turer og bilder som blir sendt inn fra photographer og andre medlemmer til Editor for publisering. Det ble laget 30 bildealbum fra turer, der stort sett photographer Bjørn Markussen og Pål Christoffersen var bidragsytere, spedt på med noen fra Editor Roger Holm. I gjennomsnitt har det vært to oppslag i uken, og av disse hundre ble det laget 26 artikler fra turer og arrangementer, 28 invitasjoner til medlemmene og 25 styrenyheter og Chapter informasjon. For å støtte opp om aktivitetene har det hittil i 2012 vært lagt ut informasjon om 65 ulike aktiviteter som turer, arrangementer og styremøter. Etter hvert som de enkelte aktivitetene gjennomføres, tas de ut av oversikten slik at de neste alltid ligger på toppen av listen. Når styret eller arrangører av turer eller arrangementer har den nødvendige informasjonen klar, så sendes den til Editor for finjustering og publisering på forsiden. Det er viktig at dette skjer raskt og kommer på nett når arrangør og medlemmer forventer det. En trend de siste årene har vært at medlemmene i større grad utveksler bilder og meldinger seg imellom i sin egen vennekrets på Facebook, noe som går ut over fellesskapet blant de over 300 medlemmene. Det er derfor viktig at Editor kan få tak i mye av denne trafikken og inspirere folk til å dele opplevelsene på websiden og resten av medlemmene. For å bøte på dette vedtok styret at det ble opprettet en Facebook gruppe for Oslo Chapter som kunne gjøre informasjonen lettere tilgjengelig for alle de som nesten bare bruker Facebook, og ikke særlig ofte går inn på nettsider. Strategien går da ut på å legge ut litt infotekst om hva det gjelder på Facebook, og legge ved en aktiv lenke til oslo.hog.no web'en for mer utdypende informasjon. Dette har vist seg å fungere bra, informasjonen blir spredt lynhurtig til langt flere enn før, og medlemstallet nærmer seg 200 på slutten av året. Editor fungerer til daglig som administrator og moderator, men det er oppnevnt tre andre administratorer for å ha backup på redaktører. Websystemet er basert på programvaren Joomla, og webmaster Bjørn Ove har holdt systemet i gang i samarbeid med Rune Samnøy i hog.no, hvor det har vært hackerangrep i år. Dette er det nå laget en fix for, og sidene har fungert som forventet etter det. Joomla har blitt oppgradert etterhvert som det har vært nødvendig for å holde hackerne på avstand. I forbindelse med National Rally 2013 har den tilhørende Informasjonsgruppa hatt 4 møter for å komme fram til en passende logo for Oslo-treffet, og produsere brosjyrer og plakater Page 7 of 9

8 til arrangementet. Det ble lagt fram flere forslag til logo fra Oslos skyline, og versjonen med rådhuset ble godkjent av styret for videre bearbeiding, som ble utført av profesjonelle bekjentskaper. Tekstene i brosjyrene og plakatene ble utarbeidet og oversatt til engelsk, og gitt en passende design med Oslo natt som bakgrunnsmotiv. Design og layout ble utført av kyndige bekjente, og med flere korrekturrunder ga trykkingen et fint resultat som ble ferdig akkurat i tide til at materialet kunne tas med til National Rally 2012 på Røros for utdeling til deltagerne. Det er viktig å få informasjon ut også til våre utenlandske forbindelser for å trekke mange av dem inn til Norge under dette rallyet, som også er et internasjonalt 110 års jubileum for Harley Davidson. 6. NATIONAL RALLY 2013 Oslo Chapter påtok seg for 3 år siden å arrangere National Rally i Oslo. Forberedelsene og planleggingen av arrangementet har satt sitt preg på styrets arbeid det siste året. Ingen i styret har erfaring med å arrangere National, men styret har etablert en egen prosjektorganisasjon og utpekt en dedikert ass. direktør som koordinerer arbeidet. Styret mener å være i rute med forberedelsene til H.O.G.-festen 27. til 30. juni og Post Ride. Som treffsted har styret leid Valle Hovin av Oslo kommune. Videre er det inngått kontrakter med 3 hoteller; Thon Hotel Linne, Quality Hotel 33 og Rica Hotel Helsfyr. Sistnevnte er også treffhotell. Styret har utarbeidet treff-foldere (på norsk og engelsk) samt plakater som reklame for treffet. Styret v/ Safety Officer har etablert kontakt med alle nødetatene for å planlegge og ivareta sikkerheten under arrangementet. Det er under utarbeidelse HMS-planer og sikkerhetsinstruks om skal godkjennes av alle etatene. Det vil bli leid inn sirkustelt med 600 sitteplasser for bruk inne på Valle Hovin. Stunt Squad vil stå for mat og drikke under treffet. Scene og musikk på Valle Hovin er booket hos TRB Management v/tom Bogstad. Bandene som skal spille på Valle Hovin er Cirkus Dos Mosqitos, Lucky Lips, Divin Ducks og Remme Brothers. På klubbscenen på Hotel Rica Helsfyr er Pøbb T Pøbb band og Gil Edvards booket. Det er inngått avtale om guidet omvisning på Akershus slott og festning, samt avtale med Oslo Fjord Cruise om cruise på Oslofjorden med drikke og reker. Head Road Captain har også utarbeidet en flott Post Ride og hotellene under Post Ride er reservert. Page 8 of 9

9 Det jobbes videre med blant annet treffbrosjyre, handlegate, åpningsshow, samt å få sponsorer med på laget ET SPENNENDE OG UTFORDRENDE ÅR FOR OSLO CHAPTER Styret er godt i gang med å planlegge neste sesong. Det blir under påfølgende medlemsmøte 27. november fremvist foreløpige planer fra Head Road captain og Activity Officer. Disse planene er i støpeskjeen og styret trenger innspill fra medlemmene til sluttarbeidet. Styret mener å ha rimelig god kontroll over forberedelsene til National Rally juni på Valle Hovin, men et slikt stort arrangement vil naturlig nok innebære en praktisk og økonomisk utfordring for ethvert Chapter. Med forventet deltagelse på treffet, velvillige sponsorer og god frivillig oppslutning/deltagelse fra medlemmene, er det imidlertid all grunn til å tro at National Rally 2013 vil bli en suksess og et minnerikt treff. Styret gleder seg i hvert fall og det håper vi også medlemmene gjør. Styret takker for tilliten medlemmene har vist oss i For H.O.G. Oslo Chapter, Primary Officers Roger Johansen, Pål Christoffersen, Jan Erland Hansen, Siv Skjøthaug og Tore A. Hauglie Tom Sylling (Dealer) Page 9 of 9