Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling

Transkript

1 Kontrollutvalet i Stord kommune Møteinnkalling Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: Tidspunkt: 12:00 Dersom nokon av medlemmene ikkje kan møte og må melde forfall, vert dei bedne om å gjere dette så tidleg som råd er ved å ringa til Hogne Haktorson, tlf / , Til varamedlemar er denne innkallinga å sjå på som ei orientering. Dersom det vert aktuelt at varamedlemar må møta, vil det bli gjeve nærmare beskjed. Ved innkalling er det kjent at Knut Vikane har meldt forfall og at Inge Øpstad møter i hans plass. Kontrollutvalsleiar i valperioden , Johan Inge Særsten, deltek første time av møtet for å bidra til ein god overgang frå førre til noverande utval. Rekkefølgje på sakene kan bli påverka av det. Elles er det lagt opp til at sekretariatet har ein presentasjon av temaet «Ny i kontrollutvalet», i første del av møtet. Det er planlagt at Hogne Haktorson møter frå sekretariatet, på dette møtet. Reidunn Aasheim kontrollutvalsleiar Hogne Haktorson kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi: Vararepresentantar til kontrollutvalet (Så langt ein er gjort kjent med adresser etter nyval) Ordførar Revisor Rådmann -1-

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 42/15 PS 43/15 Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 44/15 Nyttig informasjon for kontrollutvalet 2015/175 PS 45/15 Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden /175 PS 46/15 Rutinar i kontrollutvalet 2015/175 PS 47/15 Teieplikta for kontrollutvalet 2015/175 PS 48/15 Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet 2015/175 PS 49/15 PS 50/15 Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding Deloitte presenterar interimsrevisjonsrapport for 2015 PS 51/15 Analyse og plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av prosjektplan PS 52/15 PS 53/15 Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Bestilling av prosjektplan Referatsaker 2015/ / / /180 RS 32/15 Val av kontrollutval /175 RS 33/15 Oppseiing av avtale mellom HFK og Stord kommune om sekretariatstenester for kontrollutvalet 2015/36 RS 34/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for Stord kommune 2015/178 RS 35/15 Budsjettrapport 2. tertial 2015 for SVA KF 2015/178 RS 36/15 Budsjettrevisjon 2. tertial 2015 for SKE KF 2015/178 RS 37/15 Intensjonsavtale om kommunereform i Sunnhordland 2014/423 RS 38/15 Invitasjon frå KPMG til kurs for nye kontrollutval 2015/42 RS 39/15 Invitasjon til kurs - Kontrollutvalet kva og korleis 2015/42 PS 54/15 PS 55/15 Gjennomgang av møteprotokollar - Stord kommune Eventuelt 2015/177 Innhold Lukket Arkivsaksnr -2-

3 PS42/15Godkjenningavinnkallingogsakliste PS43/15Godkjenningavprotokollfråforrigemøte -3-

4 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/175-3 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 44/ Nyttig informasjon for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: For at kontrollutvalet skal få så god start på valperioden som mogleg er det ein del informasjon som utvalet bør vera kjend med. Dette kan t.d. vera saker som det førre kontrollutvalet har starta opp, men som ikkje er ferdige, eller det kan vera gjeldande planar, budsjett ol. Drøfting: På bakgrunn av dette vert det gjeve ei kort orientering om desse dokumenta i dette møtet: Budsjettforslag for 2016 for kontroll og tilsyn for Stord kommune Årsmelding for kontrollutvalet for 2014 Gjeldande plan for forvaltningsrevisjon Gjeldande plan for selskapskontroll Reglement for kontrollutvalet Evnt. bestillingar (Sjå eiga sak om barnevernstenesta) Konklusjon: Sekretariatet tilrår at informasjonen vert teken til orientering. Forslag til vedtak Informasjonen vert teken til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -4-

5 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/175-4 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 45/ Tilrådingar etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden Bakgrunn for saka: I sitt siste møte i perioden gjennomførte kontrollutvalet evaluering av arbeidet sitt. Det vart gjort slikt vedtak etter evalueringa: «Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Stord kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden » Resultat av evalueringa ligg ved. Drøfting: Av evalueringa går det fram at det førre kontrollutvalet kom med synspunkt og meiningsytringar til dei spørsmålstillingane som var sett fram. Det utfyllte skjemaet bør gjennomgåast i det nye kontrollutvalet sitt første møte. Kontrollutvalet bør drøfte om det er nokre av synspunkta ein særleg vil følgje opp i den valperioden ein no tek fatt på. Bør kontrollutvalet gjere meir eller mindre av noko? Bør utvalet planlegga å ha møter utanfor kommunehuset, til dømes besøke institusjonar / kommunale arbeidsplassar eller bedrifter som kommunen har eigarinteresser i? Er det andre ting frå evalueringa ein bør trekka fram? Konklusjon: Sekretariatet føreslår at kontrollutvalet oppsummerer dei punkta frå evalueringa ein meiner er viktige. Vidare vert det tilrådd å be sekretariatet om å arbeide vidare med dette. Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet sluttar seg til tilrådingane frå utvalet i førre periode, og har særleg merka seg desse tilrådingane: a)... Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -5-

6 Side 2/2 b)... c) Utvalet ber Deloitte gjennomføra kurs innan... i samband med eit kontrollutvalsmøte. 3. Kontrollutvalet ber om å få ein halvtime til å informera om utvalet sin rolle og ansvar for kommunestyret. 4. Sekretariatet vert beden om å arbeida vidare med tilrådingane. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Partsbrev etter evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i perioden

7 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Kontrollutvalet i Stord kommune Vår sakshandsamar: Hogne Haktorson Dykkar ref.: Vår ref: 2014/304 Vår dato: Partsbrev - Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden - Stord kommune Vedlagt ligg: Partsbrev PS 38/15 - Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet denne valperioden, etter møte i kontrollutvalet i Stord kommune Med helsing Hogne Haktorson kontrollsjef Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Kopi til: Stord kommune Ordførar Rådmann Deloitte AS Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -7-

8 Side 2/4 Arkivsak: 014 Arkivnr: 2014/304-8 Sakshandsamar: Elin Molven Wilhelmsen Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 38/ Evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i denne valperioden - Stord kommune Samandrag og bakgrunn for saka I februar 2011 gav Kommunal og Regionaldepartementet (KRD) ut kontrollutvalsboka. Boka er utarbeida av Deloitte AS på oppdrag frå KRD og er ein lekk i å styrka arbeidet med eigenkontrollen i kommunane. Kommunal og regionalminister Liv Signe Navarsete påpeikte dette under lanseringa av boka: Målet med Kontrollutvalsboka, som Deloitte har skrive på vegne av departementet, er å skape større forståing for rolla og oppgåvene til kontrollutvalet, og bidra til eit godt samspel mellom aktørane i eigenkontrollen. Drøfting: Kapittel 11 i boka omhandlar Oppfølging og evaluering av kontrollutvalet, sekretariatet og revisjonen sitt arbeid. No er snart valperioden ferdig og det kan, etter sekretariatet si meining, vere bra at det vert gjennomført ei evaluering av det arbeidet kontrollutvalet har gjort i denne valperioden. Dette kan gjerast t.d. ved at kontrollutval, sekretariat og revisjon saman drøfter nokre av dei spørsmål og innspel som kjem fram i kontrollutvalsboka på sidene 142 og 143, som omhandlar evaluering og erfaringsoverføring til nytt kontrollutval. Sekretariatet har laga eit skjema med forslag til spørsmål som brukast i ei slik evaluering. Skjemaet ligg ved. Ordførar og rådmann er også invitert til å vera med i ei slik evaluering. Sidene 142 og 143 frå kontrollutvalsboka ligg ved. Konklusjon: Sekretariatet tilrår at det vert gjennomført ei slik evaluering i dette møtet. Evalueringa bør resultere i eit forslag til ev. endringar/betringar i rutinane som kan gjere arbeidet med eigenkontrollen i Stord kommune enno betre. Resultatet av evalueringa bør leggjast fram for kontrollutvalet i valperioden Forslag til vedtak Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Stord kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden

9 Side 3/4 Saksprotokoll i Kontrollutvalet i Stord kommune Handsaming i møtet: Kontrollutvalet diskuterte saka og kom med forslag til dei ulike punkta i evalueringa. Nr. Spørsmål Svar 1 I kva grad blir møta gjennomførte på ein effektiv og engasjerande måte? Kva kan gjerast betre? 2 Er talet på møte tilstrekkeleg i høve til saksmengda? 3 Klarer KUV å fylle kontrollfunksjonen på ein god måte? Kva kan gjerast betre? 4 I kva grad har KUV hatt økonomiske rammer til å gjennomføre oppgåvene på ein god måte? 5 Korleis blir KUV oppfatta av andre sentrale aktørar, slik som kommunestyret og administrasjonen? 6 Har kommunestyret og administrasjonen forståing av kva rolle og ansvar KUV har? Korleis kan KUV bidra til ei god forståing? 7 Er det klåre roller og klår ansvarsdeling mellom KUV, kommunestyret og administrasjonen? 8 I kva grad er KUV synleg nok på kommunen si heimeside? 9 Bør KUV gjere meir og/ eller mindre av noko? 10 Korleis fungerer samhandlinga med revisor? Kva kan gjerast betre? 11 Korleis fungerer arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll? 12 Korleis fungerer samhandlinga med sekretariatet? Kva kan gjerast betre? 13 Kva forbetringstiltak kan gjennomførast? 14 Kva bør folkevaldopplæringa for det nye KUV innehalde og kor omfattande bør det vera? 15 Folkevaldopplæringa for kommunestyret: - Bør KUV få delta her? - Bør roller og ansvar for KUV presenterast her? OK. Fungerer forholdsvis greitt. Det er sett opp tilstrekkeleg med møter i høve saksmengd. Vanskelig budsjettsituasjon har medført at det har vore slitsamt å gjennomføra dei lovpålagde oppgåvene, då det berre delvis har vore økonomiske rammer for å gjennomføra oppgåvene utvalet er pålagt. Ordførar og rådmann burde vore lettare å få til å stilla i kontrollutvalsmøta, spesielt når dei er innkalla. Viktig at både politisk og administrativ leiing tek KUV sitt arbeid på alvor, og set av tid for å stilla på møta. Dette er klart. Ikkje heilt optimalt. Bør verta mykje betre. Bør synleggjera KUV meir i kommunestyret. KUV medlemmer som også sit i kommunestyret bør vera meir pro aktive, spesielt i høve innspel når det gjelder kontrollutvalssaker. Veldig greitt. Heilt uproblematisk. Fungerer svært greitt. Fungerer heilt fint. Ikkje meldt noko inn her. Gjennomgang og bruk av høyringar. Gjennomgang av politiske retningsliner for alle utval i kommunen. Gjennomgang og opplæring av rekneskapssaker for kommunen og kommunale føretak. KUV bør få delta her. Roller og ansvar for KUV bør presenterast for det nye kommunestyret. -9-

10 Side 4/4 16 Anna KUV bør tilstreba at flest mogleg, og helst alle dei faste medlemmene, bør vera med på opplæring, konferansar mm. Dette for å få den kollektive nytteefekten av at alle deltek på den same opplæringa. KUV leiar skal vera med i det første møtet for det nye kontrollutvalet for å orientera om kontrollutvalet og arbeid som har vore spesielt viktig i denne perioden. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Vedtak: Resultat av evaluering av arbeidet i kontrollutvalet i Bømlo kommune i valperioden vert å leggje fram for kontrollutvalet i valperioden Hogne Haktorson kontrollsjef Elin Molven Wilhelmsen spesialrådgjevar Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Kontrollutvalsboka - Evaluering 2 Skjema for evaluering av arbeidet i kontrollutvalet -10-

11 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/175-5 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 46/ Rutinar i kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Det er ein del praktiske rutinar som gjeld kontrollutvalet som det kan vera nyttig å få avklart, informert om, og verta einige om i det første møtet i utvalet. Denne saka tek sikte på å få avklart og verta samde om aktuelle rutinar. Drøfting: På bakgrunn av det som går fram over er det desse rutinane/punkta som må avklarast og informerast om: 1. Rutinar for innkalling til møte i kontrollutvalet Alle medlemmene i førre periode mottok ipad. Sekretariatet har hatt kontakt med politisk sekretariat i Stord kommune og fått opplysning om at alle faste i utvalet i denne perioden har motteke slik utstyr frå kommunen tidlegare. Møteinnkallingar mv. går ut både elektronisk og på papir til utvalet på dette første møtet. Det er tenkt at det ikkje skal gå ut på papir vidare. 2. Abonnement på Kommunal Rapport. Svært mange politikarar / kommunestyremedlemmer abonnerer på denne vekeavisa. Ein kan velja papiravis eller elektroniske utgåver. Den kjem ut som vekeavis, unnateke sommaren. Abonnementspris er kr ,-. Sekretariatet vil ta nokre eksemplar med i møte. Kontrollutvalet i Stord kommune hadde ikkje abbonement på Kommunal Rapport i førre valperiode. 3. Abonnement på Kommunerevisoren Kommunerevisoren er og eit blad med fagstoff for kontroll- og tilsynsarbeidet. Abonnementspris er kr. 400 pr. år. Bladet kjem ut 6 gonger pr. år. Sekretariatet tek med nokre eksemplar som døme. Kontrollutvalet i Stord kommune hadde abbonement på Kommunerevisoren, for alle i utvalet, i dei to føregåande valperiodane. 4. Folkevaldopplæring for kontrollutvalet Folkevaldopplæring for kontrollutvala i Hordaland skal haldast på Solstrand Hotel & Bad Ordføraren har klargjort at dei frå utvalet som ønskjer å delta på samlinga kan melda seg på. Alle i utvalet er påmeldt denne samlinga. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -11-

12 Side 2/2 5. Aktuelle konferansar i 2016 med kontrollutval som målgruppe Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) skal halde sin årlege kontrollutvalskonferanse på Gardermoen Program for denne konferansen ligg som vedlegg. Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT) skal halde sin årlege fagkonferanse på Gardermoen Møteplan 2016 Det vert sett opp første møte i 2016 i dette møtet. Møteplan for resten av 2016 vert vedteke i første møte over nyttår. Utvalsmedlemmene vert bedne om å kome med innspel til dagar og klokkeslett som høver. 7. Kontrollutvalet og media Slik sekretariatet ser det vil det vera føremålstenleg at det framleis er leiar i kontrollutvalet som uttaler seg til media på vegne av utvalet. Det vert tilrådd at det vert gjort vedtak om dette. 8. Kontrollutvalet på heimesida til Stord kommune På heimesida til Stord kommune vert informasjon om politiske utval, herunder kontrollutvalet, lagt inn. Her kan ein blandt anna finna oversyn over medlemmer i kommunestyret og dei ulike utvala, innkallingar og møteprotokollar frå møter. Konklusjon: Med dette som bakgrunn vert det fremja forslag til vedtak. Forslag til vedtak får abonnement på Kommunerevisoren og / eller Kommunal Rapport.... vil delta på NKRF-konferanse på Gardermoen Møtedato for første møte i 2016 vert sett til...kl Kontrollutvalet er samde i at det er leiar i utvalet som kan uttale seg til media på vegne av utvalet. 5. Kontrollutvalet tar elles informasjonen til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 NKRF kontrollutvalskonferanse febr

13 P R O G R A M N K R Fs Kontrollutvalgskonferanse 3-4 februar 2016 Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer: Kontrollutvalget viktig for tilliten > Flyktninger og integrering > Kommunelovutvalget nesten ferdig > To minikurs går parallelt med hovedprogrammet: A. Intro kontrollutvalg > B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap > Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Følg konferansen på Twitter: #ku16nkrf

14 On sd ag 3. febru ar u Møteleder:Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Registrering og kaffe + noe å bite i / utstilling Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Åpning u Kommunal- og moderniseringsminister Jan Tore Sanner (H) Kontrollutvalget viktig for tilliten til kommunal forvaltning u Styreleder Gunn Margit Helgesen, KS u Styreleder Per Olav Nilsen, NKRF Lunsj / utstilling D M K / e rg d b T a n rn jø rb o :T o to F Flyktningesituasjonen hvordan lykkes med integrering? u Ordfører Øivind Sand (Ap), Rælingen kommune u En representant fra Flyktning- og inkluderingstjenesten i kommunen annonseres senere Pause / utstilling Kommunelovutvalget nesten ferdig u Utvalgsmedlem Trygve G. Nordby Pause / utstilling Kontrollutvalgets arbeidsmåte praktisk erfaring u Nestleder Rune Olsø (Ap), kontrollkomiteen, Trondheim kommune Pause / utstilling Annonseres senere Middag r ie rd v e s k a p e ts le fe r fo v a k t å p -14-

15 Torsdag 4. febru ar u Møteleder:(annonsere senere) Det vil alltid være risiko for korrupsjon i et tillitsbasert system u Korrupsjonsforsker Tina Søreide, førsteamanuensis, Norges Handelshøyskole (NHH) Pause utsjekking / utstilling Habilitetsbestemmelsene sjelden rett fram M in ik u rs A A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) Begrenset antall plasser Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver u Advokat Jostein Selle, KS Advokatene Lunsj / utstilling Samspillet mellom revisor og kontrollutvalget hvordan oppnå de gode forvaltningsrevisjonene u Seksjonsleder forvaltningsrevisjon Anders Svarholt, Østfold kommunerevisjon IKS og medlem av NKRFs forvaltningsrevisjonskomite Pause / utstilling Åpenhet vs. taushet i kommunal forvaltning u Leder Siri Gedde-Dahl, Presseforbundets offentlighetsutvalg og journalist i Kapital Kåseri u Kommentator Eva Nordlund, Nationen Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) M in ik u rs B B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet Begrenset antall plasser r ie rd v e s k a p e ts le fe r fo v a k t å p -15-

16 G E N E R E L L I N F O N K R Fs Kontrol utval gskonferanse 3-4 februar Påmelding Påmeldingsfrist: 17. desember Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, medfører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse inkl. helpensjon: Kr (ikke-medlemmer: Kr 6 900) Dagpakke (lunsj mm): Kr (ikke-medlemmer: Kr 5 700) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra februar 2016: Kr *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger rett ved siden av Clarion (og The Qube), bli benyttet til overnatting. Forhåndsgodkjenning 13 timer iht. NKRFs krav til etterutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks Vika, Oslo Telefon , post@nkrf.no, (#ku16nkrf) faglig arena nettverksbygging inspirasjon -16-! e s n ra fe n o k å p n e m m o lk e V / o ṇ n s ig e s d g rlin g rlin e

17 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/175-6 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 47/ Teieplikta for kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har mange saker til handsaming og har stor grad av rett til innsyn, jf. kommunelova 77.7 som lyd slik: «Kontrollutvalget kan hos kommunen eller fylkeskommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» På bakgrunn av dette vert det gjennom denne saka gjort greie for det regelverk som gjeld i høve teieplikt for folkevalde. Drøfting: For ordens skuld vert det opplyst om at det er kontrollutvalet som politisk organ som kan be om informasjon som er unnateke offentleggjering. Kvar einskilt utvalsmedlem kan ikkje sjølv ta kontakt med kommuneadministrasjonen med krav om å få utlevert slik informasjon. Teieplikt for folkevalde er regulert i forvaltningslova 13 som lyd slik: «13. (taushetsplikt). Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. Som personlige forhold regnes ikke fødested, fødselsdato og personnummer, statsborgerforhold, sivilstand, yrke, bopel og arbeidssted, med mindre slike opplysninger røper et klientforhold eller andre forhold som må Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -17-

18 Side 2/2 anses som personlige. Kongen kan ellers gi nærmere forskrifter om hvilke opplysninger som skal regnes som personlige, om hvilke organer som kan gi privatpersoner opplysninger som nevnt i punktumet foran og opplysninger om den enkeltes personlige status for øvrig, samt om vilkårene for å gi slike opplysninger. Taushetsplikten gjelder også etter at vedkommende har avsluttet tjenesten eller arbeidet. Han kan heller ikke utnytte opplysninger som nevnt i denne paragraf i egen virksomhet eller i tjeneste eller arbeid for andre.» Heile lovparagrafen kan lesast her: 10/KAPITTEL_3#KAPITTEL_3 Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med regelverket for lovbestemt teieplikt. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tek informasjonen om lovbestemt teieplikt som går fram av saka til etterretning, og vil følgje dette i sitt arbeid i kontrollutvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -18-

19 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 014 Arkivnr: 2015/175-7 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 48/ Korleis melde avbod til møte i kontrollutvalet Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har 5 medlemmar. Når nokon må melde avbod til eit møte er det særs viktig at dette skjer så fort som råd er til rette vedkommande slik at vara kan kallast inn. På bakgrunn av dette vert det i denne saka gjort greie for rutinar som skal gjelde i høve avbod til møta i kontrollutvalet. Drøfting: Sekretariatet vil minna alle i kontrollutvalet om at det er viktig å melda ifrå når ein er forhindra i å koma til møte. Det er og viktig at slike meldingar vert gjeve på rett måte. I denne informasjonen vert der skissert nokre køyrereglar for korleis ein skal melda avbod. 1. Første regel er Å MELDA FRÅ. Gjer dette i så god tid som råd er før møtet. Det er vanskeleg for sekretariatet å få kontakt med vararepresentant ved kort varsel, og for vararepresentanten å møta på kort varsel. 2. Den som er vald som medlem av kommunalt organ har plikt til å møta om det ikkje ligg føre gyldig forfall (kommunelova 40 nr. 1). Når det gjeld kva som er gyldig forfall er det i kommentarutgåva til kommunelova teke inn m. a. følgjande: Loven gir ingen nærmere veiledning om hva som ligger i dette kriteriet. Det er imidlertid her antatt at man et stykke på vei kan bygge på kriteriene i domstolsloven 105. Som gyldig forfall etter denne bestemmelse regnes omstendigheter som fører til at vedkommende ikke uten fare for helbred eller velferd eller uten å forsømme viktige og uoppsettelige forretninger eller plikter kunne ha møtt. Selv om det her opereres med relativt strenge kriterier, synes likevel bestemmelsen å åpne for et visst rimelig skjønn. Det er nok også et faktum at reglene praktiseres meget liberalt en del steder. Man bør imidlertid vokte seg vel mot å gli ut i en praktisering som kan medføre en direkte uthuling av møteplikten. Foruten å være direkte lovstridig vil dette selvsagt kunne medføre alvorlige problemer for organets saksbehandling og beslutningsdyktighet. Ansvaret for å hindre en slik utvikling vil i første rekke ligge hos det enkelte organs leder. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -19-

20 Side 2/2 Dette betyr at forfall alltid skal grunngjevast. 3. Meld ikkje avbod til kommuneadministrasjonen. Det er sekretariatet si oppgåve å kalla inn vara, og sjå til at kontrollutvalet er vedtaksføre når møtet startar. 4. Du skal ikkje gje melding til din vararepresentant, dette er og sekretariatet si oppgåve. 5. Du vert beden om, fortrinnsvis, å melde frå om forfall ved å ringa til våre mobiltelefonar som er oppført på første sida av innkallinga. Du kan også sende e-post eller SMS med melding om forfall. Hugs alltid at forfall skal grunngjevast. Konklusjon: Medlemmene i kontrollutvalet er på bakgrunn av det som går fram over gjort kjent med rutinar som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar til etterretning dei rutinane som gjeld for å melde avbod til møta i utvalet. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -20-

21 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/15-15 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 49/ Forvaltningsrevisjon av Barnevernstenesta i Stord kommune - Løypemelding Samandrag Føremål og problemstillingar Føremålet med prosjektet var å undersøke om barneverntenesta gjennomfører sine oppgåver i samsvar med lovkrav, og om dei har tilstrekkeleg økonomi og kapasitet til sentrale oppgåver. Kontrollutvalet ønskte også at det skulle bli sett særleg på praksisar knytt til bruk av beredskapsheimar. For prosjektet er det utarbeidd følgjande hovudproblemstillingar, med underpunkt: 1. Har barneverntenesta tilfredsstillande rutinar for å gjennomføre oppgåver i samsvar med lovkrav? Under dette vil vi undersøke: a) Frist for gjennomgang av meldingar (1 veke) b) Frist for gjennomføring av undersøkingar (3 mnd. eller 6 mnd.) c) Utarbeiding av tiltaksplan ved vedtak om hjelpetiltak d) Evaluering av tiltaksplanar e) Samtalar med barn i saker som vedrører dei f) Avvikssystem i tenesta g) Samarbeidsavtale med Bufetat h) Utvikling av saksomfang og sakstypar over tid. 2. Har barneverntenesta tilfredsstillande kapasitet og oppfølging av barn i fosterheimar? Under dette vil vi undersøke: a) Rekruttering av fosterheimar b) Utarbeiding av omsorgsplanar c) Godkjenning av fosterheim d) Oppnemning av tilsynsførar e) Rapportering frå tilsynsførar f) Besøk frå barneverntenesta g) Opplæring, råd og rettleiing til fosterforeldre der ein plasserer barn kommunen har omsorgsansvar for Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -21-

22 Side 2/3 3. Har barneverntenesta tilfredsstillande rutinar for bruk av beredskapsheimar? Under dette vil vi undersøke: a) Vurdering av aktuelle beredskapsheimar b) Varigheit av midlertidige plasseringar c) Opplæring, råd og rettleiing til beredskapsheimar 4. Har barneverntenesta tilstrekkeleg kapasitet? Under dette vil vi undersøke: a) Lokalisering av ressursar b) Utskifting av personell (turnover) c) Sjukefråvær d) Skifte av sakshandsamar for barn og familiar 5. Har barnevernet tilstrekkelege økonomiske rammer? Under dette vil vi undersøke: a) Budsjettprosessar b) Budsjettstyring og avviksoppfølging 1.3 Avgrensing Ettersom barneverntenesta i Stord kommune er organisert i eit interkommunalt samarbeid med Bømlo og Fitjar kommunar vil vi i undersøkinga halde fokus på omsorgssaker knytt til barn som har Stord kommune som «omsorgskommune». Revidert prosjektplan vart godkjent av utvalsleiar og sekretariatet, jf. vedtak i kontrollutvalet sitt møte den , PS 14/15. Melding om godkjent prosjektplan vart sendt til revisjonen I kontrollutvalet sitt møte den vart dette protokollert: Else Holst Larsen frå Deloitte AS kom med ei kort løypemelding i prosjektet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Dokument er sendt til rådmannen og revisjonen ventar på attendemelding. So langt er prosjektet i rute. Kontrollutvalet ynskjer ei ny løypemelding i neste møte. Vedtak i saka var samrøystes. Vedtak ( ): Kontrollutvalet tok informasjonen til orientering. I kontrollutvalet sitt møte den vart dette protokollert: Else Holst Larsen frå Deloitte AS orienterte i saka og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Forvaltningsrevisjonsprosjektet vert truleg ferdigstilt noko seinare enn planlag. Dette vil vera avhengig at alt går etter oppsett timeplan for prosjektet. Revisjonen har mottatt dokumentasjonen det er bedt om frå SIB. Revisjonen har også sendt spørsmål til SIB om tid for intervju og for å gjennomgå stikkprøvar. Det er ikkje kome tilbakemelding på dette pr. dags dato, men ein forventar at dette vert avklart innan kort tid. Vidare framdrift avheng også av at revisjonen får gjennomført intervju, samt gjennomgang av stikkprøvar, slik at revisor kan begynne å skrive på rapporten. Dersom SIB ikkje har anledning til å ta i mot revisor i løpet av første halvdel av september, kan det verta utfordrande å levere endelig rapport ved utgangen av oktober. Revisjonen skal orientera sekretariatet kontinuerleg i løpet av den vidare prosessen. Vedtak i saka var samrøystes. Vedtak ( ): Informasjonen vert teken til orientering. -22-

23 Side 3/3 I samtale primo november -15, har Deloitte v/ Manager Birte Bjørkelo orientert om at det nærmar seg ferdigstilling av rapporten, men at den ikkje vert ferdig tidsnok til å nå kontrollutvalsmøtet som «politisk sak». Det vart då avtalt at Deloitte skal gje ei løypemelding i dette møtet. På bakgrunn av dette er saka lagt fram på nytt og revisor vert beden om å koma med løypemelding i høve progresjonen osv. i prosjektet. Forslag til vedtak 1. Informasjonen vert teken til orientering. 2. Ferdig rapport vert å senda over til sekretariatet innan..., ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd. 3. Rapporten kjem opp som sak på første kontrollutvalsmøte i Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -23-

24 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/178-4 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 50/ Deloitte presenterar interimsrevisjonsrapport for 2015 Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Stord kommune har ansvar for at det vert gjennomført rekneskapsrevisjon i kommunen, jf. kommunelova 77.4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte.» Vidare har kontrollutvalet ansvar for å sjå til at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning, jf. forskrift om kontrollutvalg 4, der det m.a. står: «Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning.» Drøfting: I forrige møte i kontrollutvalet pesenterte Deloitte sin revisjonsplan for 2015 og informerte om rekneskapsrevisjonen så langt i I dette møtet skal Deloitte presentere oppsummeringa av dette arbeidet i ein interimsrevisjonsrapport. Dette vil, til liks med presentasjon av revisjonsplanen, vera ein lekk i å sjå til at kommunen sine rekneskapar vert revidert og at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Interimsrevisjonsrapporten ligg ved. På bakgrunn av det som kjem fram i interimsrevisjonsrapporten bør kontrollutvalet, slik sekretariatet ser det, få høve til å koma med forslag til fokusområde i årsrevisjonen som skal gjennomførast framover, dersom dei ønskjer det. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -24-

25 Side 2/2 Konklusjon: Dersom det ikkje kjem fram noko spesielt i møtet vert det tilrådd at kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte til orientering. Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar interimsrevisjonsrapport 2015 frå Deloitte til orientering. Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. Vedlegg 1 Interimsrevisjonsrapport 2015 for Stord kommune -25-

26 D eloitte. Stord Kommune v / kontroll utvalet Postboks Stord Deloi t te AS Su n dgaten 119 Postboks 528 NO-5527 Hauge s und Norway Tlf: Fak s : o 20. november 2015 Revisjonsrapportnr. 17 Goumalførast) INTERIMSREVISJON STORD KOMMUNE 2015 Generelt Vi har nå utført interimsrevisjonen av Stord kommune, Stord kommunale eigedom KF, Stord vatn og avlaup KF og Stord HamnestelI for Vi vil i den anledning gje ei kort oppsummering av utført interimsrevisjon og kommentera nokre forhold som vi meiner leiinga i kommunen bør ha eit spesielt fokus på. Deloitte utfører risikobasert revisjon. Dette vil seie at kontrollmetodar og kontrollomfang vert tilpassa risikoen i organisasjon og rutinar. Vi kartlegg og vurderer difor dei viktigaste økonomi- og rekneskapsrutinane for å identifisera kor det er størst risiko for feil i rekneskapsrapporteringa. Basert på utført revisjon har vi notert oss enkelte forhold vi meiner kommunen si leiing bør vera merksame på. Vi vil presisera at det er leiinga i kommunen som er ansvarleg for å etablera og halde oppe ein tilfredsstillande intern kontroll. Som ein del av dette, må leiinga sjå til at rekneskapsføringa er i samsvar med lover og forskrifter og at formuesforvaltinga er ordna på ein trygg måte. Rekneskapsrevisjon Rekneskapsrevisjonen skal gje revisor grunnlag for å gje ein uttale om rekneskapen i form avei revisjonsmelding. Rekneskapsrevisjonen er delt i to fasar, interimrevisjon og årsoppgjersrevisjon. I interirnrevisjonen testar vi kontrollar i rekneskapsrutinar for å få verifisert at dei har fungert i heile rekneskapsperioden. I tillegg gjennomfører vi kontrollar på områder og for regnskapsposter kor det ikkje er mogleg å oppnå same tryggleik eller med same effektivitet ved revisjon i årsoppgjeret. Sjølvstende og objektivitet Vi stadfester at revisjonsteamet tilfredsstiller dei krava til sjølvstende og objektivitet for revisorar som reviderer kommunalog fylkeskommunal verksemd, og som går fram av 79 i kommunelova og som er nærare konkretisert i forskrift om revisjon av kommunar og fylkeskommunar 13 og 14. Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limite d, a UK private com p any l i mited by guarantee, and its network of members firms, each of which is a legally sepa r ate and independent entity. Please see com/nolomoss for a detailed description of the legal structu r e of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms. R egistrert i Foretaksregiste r et Me d lem m er av D en norske Revisorforening O r ganisasjonsnummer:

27 Deloitte. side 2 fra: Deloitte AS Else Holst - Larsen Intern kontroll Gjennomgangen har gitt oss kunnskap om kontrollmiljøet i kommunen, om kontrollmessige sterke og svake sider i vesentlege økonomiprosessar, og ei forståing av korleis rekneskapstransaksjonar vert generert, registrert og rapportert. Vår vurdering av internkontrollen byggjer på informasjon innhenta gjennom kartlegging og gjennomgang av rutinar i samband med interimrevisjonen, på kunnskap i eigen organisasjon om regelverk, rutinar og prosessar i kommunen. Når det gjeld internkontrollen på eit overordna nivå, er det vår vurdering at den er tilfredsstillande. Vår vurdering av risiko og kontroll pårutineniv å, har vi kommentert nedanfor, under dei einskilde områda som er revidert. Kontroll av transaksjonar / bilag Kommunen har etablert system og rutinar som sikrar kontroll med transaksjonane (transaksjonskontroller). Kontrollen skal sørgje for at inntekter, innkjøp, tilskot, løn og andre oppgåvepliktige ytingar blir handtert i samsvar med gjeldande lover, reglar og avtalar, og at inntekter og utgifter vert følgt opp i forhold til budsjett og planar. På inntektsområdet er føremålet vidare å sikre at inntekter blir rett berekna og innbetalt, og at uteståande krav blir følgt opp. Eit viktig kontrollelement er kravet om at alle bilag skal vera tilvist. Dette inneber at alle disposisjonar som inneber økonomiske forpliktingar skal stadfestast av ein som har budsjettdisponeringsmynde. Den som har budsjettdisponeringsmynde kan ikkje godkjenne godtgjersie eller andre utbetalingar til seg sjølv. Vi har i løpet av året føreteke terminvise kontroliar av krav om kompensasjon for meirverdiavgift. Ein revisjon av dette inneberer utføring av handlingar for å innhente revisjonsbevis for beløpa og opplysningane i kompensasjonsoppg å va. Meir spesifikt betyr dette at vi plukkar ut eit skjønsmesseg utval av kostnadane, og kontrollerer at kommunen har behandla meirverdiavgifta i tråd med regelverket. Innkjøpsområdet l vår gjennomgang av drifts - og investeringsrekneskapen, har vi utført kontroliar av eit utval inngåande fakturaer. Vi har då blant anna kontrollert at det fins originaldokumentasjon samt at fakturaane er kontert og attestert i tråd med liste over kontering/attestering og tilvisingsrett. l dette arbeidet har vi ikkje avdekka vesentlege feil i føringar eller svakheiter ved dei interne kontroliane utover det som er omtalt under avsnitt om kontroll av bilag. I tillegg testa vi eit fåtal transaksjonar over NOK med omsyn til etterleving av innkjøpsregelverk. Det var for 2 av 3 valgte faktura ikkje innhenta anbod, noko som kan få økonomiske konsekvensar for kommunen / foretaka. Vi anbefaler at leiinga fylger opp at etablert reglement blir etterlevd. -27-

28 Deloitte. side 3 fra: Deloitte AS Else Holst-Larsen Løn Vi har fått stadfest at det ikkje er skjedd vesentleg endringar i dei viktigaste rutinane på lønsområdet, og vi har difor ved våre kontrollar bygd på dei vurderingane og erfaringane tidligare revisjon har gjort. Det har vore etablert tilfredsstillande kontrollar i lønsprosessane. Vi vil i løpet av høsten foreta detaljtestar av reiserekningar og registrering av faste lønsdata. Inntektsområde I interimrevisjonen har vi valt ut og testa inntektsrutinar for ymse brukarbetalingar og leige - og salsinntekter samt eigedomsskatt. Føremålet har vært å kontrollera at det er etablert system og kontrollar som sikrar at alle fakturerte inntekter er i samsvar med grunnlaget (dei tenestene som er levert, og berekningar stem mar overeins), og at inntektene vert bokført i rett periode med rett beløp. Det var gjennomgåande god kvalitet på dokumentasjonen som vart kontrollert og det vart ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved grunnlag og berekningar. Nokre av testane måtte utsettjast på grunn av ferieavvikling og vil bli fylgd opp seinare. Vi har gitt ei innspel til hamnestellet knytta til etablering av kontroll/kontrollspor for å sikra at alle anløp blir fakturerte. Kommunale føretak og hamnestellet Det er halde planleggingsmøter med leiinga i begge dei kommunale føretaka og Stord HamnestelI. Under interimsrevisjonen har vi i stor grad sett på rutinar innanfor områda inntekter, løn og innkjøp / kostnadar, samt at vi har vurdert interne kontrollar på desse områda. Det var gjennomgåande god kvalitet på dokumentasjonen som vart kontrollert og det vart ikkje avdekka vesentlege feil eller manglar ved grunnlaga. Med vennleg helsing Deloitte AS Else Holst-Larsen Statsautorisert revisor Kopi: Rådmann -28-

29 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 217 Arkivnr: 2015/181-1 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 51/ Analyse og plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av prosjektplan Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar 10, Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, lyd slik: Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i kommunen som planen skal baserast på at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å føreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for forvaltningsrevisjon gjelde Drøfting: Utarbeiding av forslag til overordna analyse basert på risiko- og vesentlighetsvurderingar, og utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon, kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Det er mykje som tyder på at det kan vera føremålstenleg å be Deloitte, som den valde revisor, å utarbeide forslag til analyse og forslag til plan for forvaltningsrevisjon. Deloitte har no vore revisor for kommunen sidan 2005, og kjenner organisasjonen godt. Det gjer at dei vil ha eit godt grunnlag for å gjennomføre dette Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -29-

30 Side 2/2 arbeidet på ein god måte. Kontrollutvalet bør også drøfte seg fram til enkelte føringar for utarbeidinga av analyse og plan. Slike føringar kan t.d. vera kven som bør involverast i utarbeidinga av analysen, i kor stor grad vil kontrollutvalet sjølv involverast i utarbeidinga, kor djupt skal analysen gå (omfanget), kor mange timar skal den som skal gjera jobben kunne bruka og når skal analyse og plan leverast til kontrollutvalet for endeleg handsaming. Denne drøftinga bør munna ut i ein skisse for vidare framdrift i saka. Kontrollutvalet har for tida inne bestilling av forvaltningsrevisjon innan barnevernstenestene (Sjå eiga sak) Som bakgrunn for drøfting av saka bør ein sjå på «Revidert plan for forvaltningsrevisjon Gjerne og på kontrollutvalet si årsmelding for Desse to dokumenta vil bli sendt ut til dei faste medlemmane på e-post. Det skal også utarbeidast plan for selskapskontroll i løpet av 2016, jf. anna sak til dette møtet, og det vil vera føremålstenleg og kostnadssparande å sjå arbeidet med utarbeiding av begge planane under eitt. Konklusjon: Ut frå ei totalvurdering vil sekretariatet tilrå at kontrollutvalet ber Deloitte utarbeide forslag til prosjektplan for arbeidet med gjennomføring av overordna analyse av verksemda i Stord kommune, basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar. Vidare skal forslag til prosjektplan omfatte utarbeiding av forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet ber Deloitte innan , lage eit forslag til prosjektplan, som m.a. inneheld korleis arbeidet med analyse og plan for forvaltningsrevisjon skal gjennomførast, ressursbruk og forventa levering. Prosjektplanen skal omfatte: a. Korleis overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar i Stord kommune skal gjennomførast. b. Forslag til korleis arbeidet med plan for forvaltningsrevisjon for perioden skal gjennomførast. 2. Forslag til prosjektplan skal leggjast fram for godkjenning i kontrollutvalet i første møte i Kontrollutvalet ber om at prosessen vert lagt opp slik at forslag til plan for forvaltningsrevisjon kan leggjast fram for kommunestyret hausten Hogne Haktorson Kontrollsjef Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. -30-

31 Stord kommune Sekretariat for kontrollutvalet Arkivsak: 216 Arkivnr: 2015/180-1 Sakshandsamar: Hogne Haktorson Saksframlegg Saksgang Utval Saknr. Møtedato Kontrollutvalet i Stord kommune 52/ Analyse og plan for selskapskontroll for perioden Bestilling av prosjektplan Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar, 13 Selskapskontroll, lyd slik: «Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll.» Dette betyr at kontrollutvalet innan utgangen av 2016 må sørgja for: å utarbeida ein plan for gjennomføring av selskapskontroll i perioden å gjennomføre ein overordna analyse av risiko- og vesentlighetsvurderingar av kommunen sin eigarskap som planen skal baserast på. at planen vert vedteken av kommunestyret, som kan delegera til kontrollutvalet å foreta endringar i planperioden. Fram til ny plan er vedteken vil plan for selskapskontroll gjelde. Drøfting: Utarbeiding av forslag til ein overordna analyse av Stord kommune sin eigarskap i selskap mv., basert på risiko- og vesentleghetsvurderingar, og plan for selskapskontroll kan gjerast av den valde revisor, sekretariatet eller anna eksternt selskap med kompetanse på området. Sekretariat for kontrollutvalet har ikkje kapasitet til å gjennomføre slike oppdrag. Kontrollutvalet må difor ta stilling til om ein skal be den valde revisor gjennomføra oppdraget eller om ein skal innhente tilbod i marknaden hos andre med kompetanse. Besøksadresse: Agnes Mowinckelsgt. 5 - Postadresse: Postboks Bergen - Telefon Direkte telefon Mobil E-postadresse: hogne.haktorson@hfk.no eller kontrollutvalet@hfk.no Bankgironr Foretaksnr. NO mva. -31-