Arrangør-og anleggsseminaret 2014

Transkript

1 Arrangør-og anleggsseminaret 2014 Terminlisten Nasjonal terminliste: Dere skal selv registrere rennet! Er det gjort?? Internasjonalt (FIS-kalenderen) NSF registrerer. Sjekk at alle opplysninger er riktige! 1

2 Arrangør-og anleggsseminaret 2014 Resultatlister Nasjonalt Internasjonalt 2

3 RESULTATLISTER Det er mange lister, og mye å forholde seg til Emit har vanligvis styring på det meste Klassevis resultatliste i rennet (som alltid) I Statoil Norgescup senior: Egen resultatliste for U23-senior I U23-mesterskap (Vang og Harstad) Egen resultatliste for U23-mesterskapet (19-23 år) Egen resultatliste for U23-cup senior (21-23 år) Resultater til FIS (VIKTIG!) neste plansje 3

4 Resultatlister til FIS Korte frister (ingen «pardon»!) TD må påse at dette blir fulgt opp Resultatlistene skal gi grunnlag for løpernes FISpunkter Vi slår ofte junior og senior sammen (når de går samme distanse), det gir juniorene bedre punkter. Vi lager 1 FIS-resultatliste pr. codex (neste pl ) 4

5 Rennene i FIS-kalenderen har en codex (rennkode) FIS-kalenderen for kommende sesong Oppsett av rennet på Vang, desember 2014 Eksempel fra Resultatliste fra

6 6

7 7

8 Resultatformater Resultater skal sendes FIS i følgende formater: XML-format (gjelder ikke turrenn) PDF-format PDF-filene skal være satt opp etter FIS-standard. Se eksempel neste plansje-- Emit kan disse tingene Det er TDs ansvar at dette blir fulgt opp 8

9 9

10 Innlevering av TD-rapporter FIS-renn TD-rapporter i FIS-renn skal til FIS (med alle nødv. dokumenter: penalty, sanksjoner etc) Resultater i PDF og XML Frist: Mandag! TDs ansvar. Elektronisk TD-rapport Norges Skiforbund Langrenn Skikretsen Arrangøren 10

11 Uoffisiell og offisiell resultatliste Publication of Results The unofficial result list will be posted on the official notice board as soon as possible after the competition, with the time of its publication noted The official result list must contain the final order of the competitors, their FIS Codes, starting number, times, intermediate times and competition points. Skiing technique, the number of competitors, names of the compet-itors who started but did not finish, any written sanctions to competitors, the technical details of the course; length, HD, MC, TC, the weather, tem-perature data, and the composition of the Jury. Examples can be found on the FIS Website Cross-Country and through the FIS Nordic Office In countries where the Latin alphabet is not used, information and results should also be given in Latin characters The competition secretary and the TD sign the official result list and certify that it is correct. 11

12 Premiering Har vi sett oss lei på..? Venting på premieutdeling Når er det egentlig? «Skal jeg gidde å vente for å få noe juggel». Løpere møter ikke «dro på hotellet» «er ute og går seg ned» «visste ikke at det var premieutdeling» «skulle rekke flyet» «måtte få premien før seremonien» (hadde det så travelt). «treneren ga ordre om å reise fra stadion». Kveldsseremonier: Langtekkelig, tar mye tid Langt å reise/kjøre for løperne Noen har dratt hjem Osv. 12

13 Slike ting forekommer da ikke: I OL, VM og World Cup Ved Bislet Games I sykkelritt (seremoni rett etter målgang) Hvorfor er det da «vanlig» i langrenn? Forslag til svar?

14 Konsekvenser? Trenger vi å ha premieseremoni overhodet? Ja eller nei? 1/3-regelen er ikke tema å rokke ved. Hvis nei: (Det er vel egentlig ikke tema?) Hvis ja: Skal vi ta få det litt «ordentlig»? Gjøre arrangementet «proffere».. Og gå for neste forslag: - 14

15 Premieseremoni Kan vi gå for følgende prosedyre? I alle Norgescuprenn? NM junior? I NM senior del 2? I NM senior del 1? Seremonien holdes på stadion Fortrinnsvis innendørs Skikkelig podium 20 minutter etter at vinneren er i mål = ved enkeltstart: 20 minutter etter siste løper i mål pr. klasse = ved sprint: 20 minutter etter finaleheatet = ved fellesstart: 20 minutter etter vinneren i mål Klokkeslett angis Speakeroppgave!!! De 6 beste får premie på seremonien Ikke møtt personlig = premie deles ikke ut (219.3) Nr. 7 og utover: hente premien etter seremonien 15

16 Hva skal premiene bestå av? Og verdi? Nr. 1-6 bør være noe som er litt skikkelig Gavepremier (verdi?) Penger er tillatt i FIS-renn Skandinavisk Cup til nr Nr. 7 ff kan være noe enklere Men dog: Noe «ordentlig» En bruksgjenstand (kopp/glass?) En standard premie i regi av NSF? Forslag? 16

17 Og så gjennomføringen, da: Et skikkelig podium Sponsorvegg?? Rop gjerne opp Men sørg for at nr. 1 blir mest synlig Organisere premievinnerne på podiet: Vendt mot publikum Tydelig annonsering I ro på podiet, og så dele ut Noen sekunder til applaus og foto 17

18 18

19 19 SERVICE

20 Servicepersonell/leverandører Viktige aktører på skirennet! Liste over leverandører Skal oppdateres Liste over arrangørene (kontaktpersoner for leverandørene) Oppdateres Bestillingsskjema Gjøres ferdig og distribueres til leverandørene Innsendingsfrist:?? Sendes NSF samlet, eller hver arrangør? 20

21 Arrangøravtalen Leverandører i NSFs Skipool har gratis adgang til arrangementene for å yte service overfor utøverne. ARRANGØREN skal skaffe til veie nødvendige brakker eller lokaliteter for bruk for disse. Maksimale priser for leie av smøreplass for Skipool-leverandørene er: Oppstillingsplass for vogn/henger inkl strøm: kr 500,- pr døgn. Leie av smørebod eller plass i smøretelt: Kostpris, kfr 5.2. For øvrig må følgende forhold være ivaretatt: 21

22 Arrangøravtalen forts.. Nok strøm Minst 1 parkeringsplass inntil hver vogn, for bil eller henger som praktisk kan brukes som lager. Dvs. innen 10 meter Tydelig avmerket plass til hver vogn ved ankomst Gratis parkeringsplasser etter behov i nærhet til stadion. Elektrisk kyndig personell Tydelig informasjon til servicepersonell om endringer i rennprogram. Betaling av vognplass på skirenn SKAL skje på faktura. 22

23 Arrangøravtalen (forts) Leverandørenes forpliktelser: Tidsfrist for bestillingsskjema må overholdes. Bestillingsskjema skal inneholde kontaktopplysninger (navn, tlf/mail), ankomsttid, antall kjøretøy og type kjøretøy, strømbehov. Kontakte arrangør/kontaktperson før/ved ankomst Det skal etterstrebes en positiv og løsningsorientert holdning til arrangører og de uforutsette problemer som måtte oppstå. Servicevogn og utstyr knyttet til denne skal være i god stand, uten mangler og i henhold til bestilling. Leverandøren vil bli holdt ansvarlig dersom uaktsom opptreden medfører skade på personer, utstyr, bygninger eller elektrisk anlegg. 23

24 24 INNKVARTERING

25 INNKVARTERING Økende deltagelse Større støtteapparat = større utfordringer TEMAER «Umulig» å skaffe innkvartering i rimelig avstand Hotellpriser Krav til standard Når rennet må flyttes 25

26 Innkvartering «Bestillingshysteri» De lojale holder seg til prosedyren (tidspunkt) De illojale «tjuvstarter», og de lojale møter fullbookete hoteller I år klarte vi å holde stedene hemmelig for alle («utrolig» ) Det er kaos vår og høst, før arrangementet Når rennet starter, er det alltid mange rom ledig. Surnadal Stryn Nes Ski

27 Innkvartering Rolleskifte: Fra å være arrangør til å være deltager/leder Forskjellig oppfatning av hva som er akseptabelt Hva er akseptabel avstand? Når man har en tropp på 100 personer, noen skal starte klokka 9 og noen klokka Hva er akseptabel pris? Vi har prøvd å holde det under kroner døgnet fp. World Cup og Scand. Cup har regler. 27

28 Innkvartering Arrangørens involvering Arrangøren tar hånd om alt Arrangøren er totalt fraværende. Begge deler like ille? Og NSF bryr seg fint lite (?) Med vi vet jo ikke om hva som foregår Og vi kan ikke være reisebyrå 28

29 Innkvartering Idealmodell? Før renntildeling: Arrangør/NSF gjør forhåndsavtale med noen sentrale hoteller. Og NB: Arrangørsted er hemmelig. Avtale om pris, bespisning, faciliteter m.m. Avtale om kanselleringsfrister Etter bekjentgjøring renner bestillingene inn Arrangør og hotell (NSF) gå gjennom bestillingslistene. Kan luke ut en del dobbelt/overbestillinger 29

30 Innkvartering Når snøen uteblir, flytting av renn Avklare når hotellene har frister Kan bli store kostnader for deltagerne Hvis mulig: reservested innenfor kjøreavstand Å bekjentgjøre reservested: Enten må dette være klart tidlig (på høsten) Eller det må være «hemmelig» til flytting er bestemt. 30