Ny organisering av seksjon for omsorg og sosiale tjenester

Transkript

1 Ny organisering av seksjon for omsorg og sosiale tjenester Det er besluttet å gjennomføre omfattende endringer i organiseringen av seksjon for omsorg og sosiale tjenester. Endringene ble enstemmig vedtatt av sosial- og omsorgsutvalget i møter 13. og 20. juni, og vil tre i kraft fra 1. januar Da endrer også seksjonen navn til seksjon for helse og velferd, og det politiske utvalget til helse- og velferdsutvalget. Bakgrunn Seksjon for omsorg og sosiale tjenester opplever en stadig større etterspørsel etter de tjenestene seksjonen skal levere. I tillegg har den nye samhandlingsreformen medført et økende press på allerede etablerte kommunale tjenester, og etterspørsel etter nye tilbud. Kommunen må også forberede seg på å yte tjenester til en økende andel eldre i befolkningen. Seksjonen har samtidig behov for bedre oversikt over den økonomiske situasjonen, og økt grad av styring og kontroll. Med dette som bakgrunn er det nødvendig med administrative tiltak som kan tilrettelegge for bedre økonomistyring og for tjenesteutvikling, forbedringer og effektivisering. Mål Hovedformålet med organisasjonsendringene er å legge til rette for sterkere, tydeligere og mer samordnet og ansvarliggjort ledelse, som har et strategisk blikk på utviklingen av tjenesteområdene og ressursbruken. Dette for å sikre riktig kvalitet og mer effektiv drift. Den nye organiseringen skal legge bedre til rette for forsvarlige tjenester med riktig kvalitet til alle som trenger det. Dette betyr likeverdige tjenester til innbyggere i hele kommunen, rett fordeling av de økonomiske rammer bystyret tildeler, god styring, økonomisk kontroll og bærekraftig økonomi, robuste fagmiljøer med rom for utvikling, innovasjon og synergier i tjenestene, og god ledelse på alle nivåer. Prosess og medvirkning Første fase av arbeidet med utvikling av ny organisering er gjennomført med bred medvirkning fra tillitsvalgte, virksomhetsledere og stabsansatte. Seksjon for økonomi og organisasjonsutvikling deltar med ressurser fra personalavdelingen, HMS-avdelingen og plan- og økonomiavdelingen. Virksomhetslederne og staben i seksjonen har i løpet av prosessen deltatt på flere ledersamlinger med informasjon og gruppearbeid, på workshops og i diskusjonsgrupper. Hovedtillitsvalgte og hovedvernombud har deltatt på flere ledersamlinger, og fått løpende informasjon om øvrige tiltak som har blitt gjennomført underveis i prosessen. Samtidig med utviklingen av ny organisasjonsstruktur for seksjonen var det i april oppstart av prosjekt Arbeidsorganisering SOS 2012/13. Hovedfokus i prosjektet er heltid/deltid, kompetansebehov/rett bruk av kompetanse og vikarordninger. I prosjektperioden skal det prøves ut ulike tiltak/arbeidstidsordninger med mål om å redusere antall deltidsstillinger og ta i bruk ubenyttede arbeids- og

2 kompetanseressurser. Flere virksomheter og avdelinger har meldt interesse for å delta aktivt i prosjektet. Det arbeides nå med å avklare hvilke tiltak som skal prøves ut og hvilke avdelinger/virksomheter som skal delta. Alle ansatte blir invitert til å delta i en kartlegging om heltid/deltid høsten Inndeling etter tjeneste- og fagområder Den nye organiseringen innebærer en inndeling av enheter i seksjonen etter tjeneste- og fagområder. På denne måten vil det bli en tydeligere og mer samlet ledelse for seksjonen, der hver enkelt leder i kommunalsjefens ledergruppe får et overordnet ansvar for hele sitt tjenesteområde. Ved å samle like/beslektede tjenester under felles ledelse, og opprette et felles tjenestetildelingskontor, ligger det til rette for større likhet i tjenestetilbudet til kommunens innbyggere. Det forventes også at en slik organisering vil gi bedre og tydeligere styring og kontroll over de økonomiske ressursene, utvikling av mer robuste og kompetente fagmiljøer, felles og fleksibel bruk av spisskompetanse, og bedre ressursutnyttelse gjennom samordning og mer fleksibel bruk av ressurser innenfor samme tjenesteområde. Erfaring fra andre kommuner gir grunn til å tro at det å samle kompetansen innenfor tjenestetildeling og saksbehandling i én enhet, vil bidra til økt likebehandling og profesjonalisering, og gi mulighet til oppfølging på en bedre måte. Behovet for nærhet/kjennskap til de som utfører tjenestene skal ivaretas ved et tett samarbeid mellom tjenestetildelingsenheten og den virksomheten som utfører oppdraget hos brukeren. Hvem blir berørt av organisasjonsendringene? I den første fasen av endringsprosessen er det først og fremst virksomhetslederne i seksjonen som har vært og er berørt. Ansettelse av seksjonens nye øverste ledergruppe gjennomføres i august. De virksomhetslederne som ikke går inn i denne ledergruppa vil bli innplassert i nye stillinger i løpet av september. Opprettelsen av tjeneste- og boligtildelingsenheten vil berøre de saksbehandleroppgavene som i dag utføres ute i virksomhetene, og dermed ansatte i stillinger som ivaretar disse oppgavene. Aktuelle ansatte vil bli kontaktet og involvert i en prosess for å avklare framtidige arbeidsoppgaver i løpet av september/oktober. Høsten 2012 vil endringsarbeidet etter hvert også berøre avdelingsledere, merkantile/stabsressurser og enkelte andre ansatte gjennom for eksempel endring i ansvar, i arbeidsoppgaver, i lokalisering av arbeidsplass eller av samarbeidspartnere. Alle som blir direkte berørt av vesentlige endringer vil bli personlig kontaktet og involvert i løpet av høsten. Den daglige tjenesteproduksjonen vil i denne omgang ikke bli vesentlig berørt av endringene i organisasjonsstrukturen. Etter at den nye organiseringen er på plass, legges det imidlertid opp til en videre utvikling av tjenester, arbeidsorganisering og ledelse, som etter hvert vil involvere alle ansatte.

3 Ansatte som blir invitert til å delta i prosjekt Arbeidsorganisering vil kunne oppleve endringer i sin arbeidshverdag gjennom utprøving av alternative arbeidstidsordninger. De ansatte som dette vil gjelde får utfyllende informasjon, veiledning og oppfølging underveis i prosjektperioden. De nye lederstillingene utlyses fra 29. juni, med søknadsfrist 10. august. Utlysingen er intern i Fredrikstad kommune, og annonseres på Frekit under Ledige stillinger Intern utlysning. Hvis du lurer på noe, finner du kontaktinformasjon nederst i teksten. Nytt budsjettsystem Det er også vedtatt å innfase en ny budsjettmodell, etter prinsippet om aktivitetsbasert finansiering. Seksjonen har til nå hatt som praksis at budsjettfordelingen i stor grad bygger på historiske rammer, justert for pris- og lønnsvekst og andre kjente kostnadsendringer i den enkelte virksomhet. Selv om en sentralt har prøvd å fange opp endringer og har justert rammene i forhold til dette, ses det ulik utvikling i virksomhetene. Enkelte virksomheter har gjennom år hatt problemer med å drifte innenfor tildelt ramme, mens andre gjennom flere påfølgende år kan vise til positive resultater i form av overskudd. Det råder usikkerhet i seksjonen om hvorvidt dagens rammer er rett fordelt mellom virksomhetene. Gjennom ny budsjettfordelingsmodell er målet å sørge for en mer åpen og oversiktelig fordeling og omfordeling av budsjettmidlene, samt få bedre styringsinformasjon og kontroll. Ledelse i ny organisasjonsmodell I den nye driftsorganiseringen skal det etableres styringsdyktige enheter, der ledelsen kan planlegge, samordne og prioritere på en god og hensiktsmessig måte. Enheter og ledernivåer i den nye organisasjonen blir som følger: Seksjon for omsorg og sosiale tjenester ledes av kommunalsjefen (navn vedtatt endret til seksjon for helse og velferd fra 1. januar 2013). Virksomheter med virksomhetsledere fortsetter å være den gjennomgående sentrale resultatenheten i organisasjonen. Det opprettes etater med etatssjefer for de tjenesteområdene der størrelse og/eller kompleksitet krever en lederfunksjon for flere virksomheter innenfor et omfattende tjenesteområde. Det opereres som i dag med avdelingsinndeling og avdelingsledere i de virksomhetene der dette er nødvendig for å sikre et håndterbart og forsvarlig kontrollspenn for ledelse. Ny driftsorganisering Organisasjonskartet viser hovedstrukturen for ny organisering, og omfatter de nye enhetene som rapporterer direkte til kommunalsjefen og inngår i kommunalsjefens ledergruppe. Under kommunalsjefen legges det, foruten stabsenhet og enhet for tjeneste- og boligtildeling, sju enheter (etater/virksomheter) som favner alle de virksomhetene som seksjon for omsorg og sosiale tjenester i dag består av. Kommunalsjefen får

4 personalansvar for lederne for åtte av de ni enhetene, da NAV-lederen er statlig ansatt. Fire av enhetene betegnes som etater, mens resten er virksomheter. Det pågår en diskusjon om benevnelser og ledertitler for flere av kommunens enheter, så dette kan bli justert på et senere tidspunkt. Det foreligger så langt ikke forslag til detaljert organisasjonsstruktur for nivået under de enheter som inngår i kommunalsjefens ledergruppe. Det er ønskelig at de som tilsettes som ledere av de ulike enhetene, selv får være med å utforme den detaljerte organisasjonsstrukturen for sin enhet. Under hver enhet opplistes noen forventede effekter av endringene. Forventede effekter ved etablering av samtlige nye enheter er: utvikling av mer robuste, kompetente fagmiljø på hvert enkelt tjenesteområde, felles og fleksibel bruk av spisskompetanse på enkeltområder, mer fleksibel og effektiv disponering av økonomiske ressurser innenfor den enkelte sektor. Den nye organiseringen er beskrevet mer utfyllende under her: Stabsenhet med stabsleder Gjennom omorganiseringsprosesser de siste to årene er det belyst et behov for å organisere seksjonens stab som en egen stabsenhet med stabsleder. Dette både for å styrke den løpende daglige ledelsen og oppfølgingen av medarbeiderne, og for å legge bedre til rette for koordinering av seksjonens arbeid overfor både politiske utvalg, kommuneledelsen og egne virksomheter. Fagjsef for omsorg har i praksis utført mye av dette arbeidet den siste tiden. Samtidig som stillingen fagsjef omsorg ble avviklet fra 1. juni, ble tidligere fagsjef Jon Erik Olsen direkte innplassert som stabsleder. Olsen ivaretar også funksjonen som kommunalsjefens stedfortreder. Virksomhet for tjeneste- og boligtildeling* Tjenestetildeling og vedtaksmyndighet er i dag plassert ute i seksjonens virksomheter. Dette vil nå bli samlet i en felles enhet for tjeneste- og boligtildeling for hele seksjonen. Koordinerende enhet for habilitering/rehabilitering og saksbehandling av vederlag for opphold i institusjon planlegges også lagt til tjenestetildelingsenheten. Enheten vil omfatte om lag 40 årsverk. Ved å samle seksjonens tjenestetildeling og vedtaksmyndighet forventes effekter som: mer profesjonell saksbehandling økt grad av likeverdig behandling av kommunens innbyggere en felles inngang for å søke om tjenester bedre ivaretakelse av helhetsperspektivet, ved at alle tjenestene i større grad ses i sammenheng bedre styring og kontroll med bruk av ressurser. Virksomhet friskliv og mestring*

5 Virksomheten vil bestå av ulike avdelinger som alle skal bidra til forebygging av sykdom og oppfølgingstiltak for å fremme mestring og selvstendighet i eget liv. Følgende tjenester legges til virksomheten: Base for rus og psykiatrikompetanse, fysio- og ergoterapi, ambulerende rehabiliteringsteam, dagsentre psykiatri, ettervern, dagtilbud rehabilitering, frisklivssentral, lærings- og mestringssenter og eldresenter/eldres hus. Det er i denne virksomheten ikke lagt inn tjenester som krever døgnkontinuerlig turnusarbeid. Enheten omfatter om lag 80 årsverk. Ved å samle disse tjenestene i samme virksomhet forventes effekter som: utvikling av kommunens forebyggende tilbud og økt fokus på hjelp til selvhjelp/mestring økt fokus på folkehelsearbeid nedbygging av skillelinjer mellom diagnosegrupper tilrettelegging for tverrfaglig samarbeid, utvikling og tjenesteinnovasjon felles og fleksibel bruk av spisskompetanse innad i virksomheten og ut mot øvrige seksjoner/virksomheter. Virksomhet mat og praktisk bistand* Virksomheten vil ha ansvar for viktige støttetjenester ut mot hjemmeboende brukere og brukere i kommunens ulike botilbud. Kjøkkentjenesten, hjemmehjelpstjenesten og vaskeritjenesten samles under felles ledelse, som en egen virksomhet. Enheten vil omfatte om lag 70 årsverk. Ved å samle disse tjenestene forventes effekter som: utvikling av tjenesteområdet praktisk bistand/hjemmehjelp som viktig helseforebyggende tiltak i tjenestekjeden utvidet omfang av tjenesten praktisk bistand/hjemmehjelp for å imøtekomme innmeldte brukerbehov og politiske føringer videreføring og utvikling av en velfungerende mat-, kostholds- og kjøkkentjeneste utvikling av hensiktsmessig og effektiv drift av vaskeritjenestene, herunder både vask for omsorgssentre og for hjemmeboende. Etat for bo, aktivitet og avlastning* Enheten skal ha ansvar for kommunens samlede tjenestetilbud til utviklings- og funksjonshemmede, og omfatter om lag 490 årsverk. Boveiledningstjenestene Nord, Syd, Øst og Vest, og Kiæråsen avlastningssenter vil inngå i denne enheten. Ved å samle dette tjenesteområdet i én enhet med felles ledelse forventes effekter som: utvikling av et helhetlig tjenestetilbud der man som seksjon har et samlet ansvar for brukernes tilbud utvikling og spredning av beste praksis på området. Etat for omsorgssentre* Enheten skal ha ansvar for kommunens samlede heldøgns bo- og omsorgstilbud, herunder langtidsplasser i sykehjem, demenstiltakene (ambulerende team, dagtilbud, korttids- og langtidsplasser) og grunnbemanning i omsorgsboliger innenfor områdene eldre og psykiatri. Enheten omfatter om lag 510 årsverk. Ved å samle disse tilbudene i en enhet med felles ledelse forventes effekter som: utvikling av et mer likeverdig tilbud til brukere av heldøgns bo- og omsorgstilbud utvikling og spredning av beste praksis på området

6 sterkt fokus på botilbud, trivsel og hjem-funksjoner i heldøgnstilbudet, herunder medvirkning fra frivillige. Etat for hjemmesykepleie* Enheten skal ha ansvar for kommunens samlede hjemmebaserte/ambulerende sykepleie-, omsorgs-, miljø- og helsetilbud, og omfatter om lag 420 årsverk. Nåværende hjemmesykepleie, miljøarbeidertjenesten og dagtilbud til eldre vil inngå i tjenesten. Ved å samle dette i en enhet med felles ledelse forventes effekter som: utvikling av et mer likeverdig omsorgstilbud til hjemmeboende, uansett bosted i kommunen utvikling og spredning av beste praksis på området felles og sterkere fokus på egenomsorg og egenmestring hos hjemmeboende. Etat for medisinske tjenester* Enheten skal ha ansvar for kommunens samlede medisinske behandlingstilbud, herunder somatiske korttidsplasser i sykehjem, behandlingssenger i nytt helsehus, spesielle døgntilbud som lindrende enhet og rehabilitering, samt legevakt med overgrepsmottak, feltpleie og LAR. I tillegg planlegges vaktsentral for ny velferdsteknologi lagt til enheten, som omfatter om lag 140 årsverk. Ved å samle disse tjenestene som en enhet med felles ledelse forventes effekter som: utvikling av en medisinsk ressursbase som samarbeider nært med de øvrige etatene og virksomhetene utvikling av kommunens medisinske behandlingstilbud i takt med de krav utviklingen på områdene stiller (samhandlingsreformen med mer). NAV NAV får i ny organisering tilført ansvaret for flyktningoppfølgingen, i tillegg til nåværende ansvar for økonomisk sosialhjelp og kvalifiseringsprogrammet (KVP). Det presiseres i denne sammenheng at kommunen ser det som viktig å beholde og utvikle et godt og samlet fagmiljø for flyktningoppfølging. Helseteamet ved Veumalléen asylmottak skal ikke følge med over til NAV, men organiseres sammen med kommunens øvrige helsetjenester. Kommunedelen av NAV omfatter etter ny organisering om lag 80 årsverk. * Det opereres foreløpig med arbeidstitler på de ulike enhetene (etater/virksomheter). Endelig navnsetting blir utarbeidet som en del av detaljplanleggingen, og kunngjøres i forbindelse med informasjon til innbyggerne og ansatte nærmere årsskiftet 2012/2013. Kontaktpersoner Nina Tangnæs Grønvold, kommunalsjef, mobil , e-post nitagr@fredrikstad.kommune.no Jon Erik Olsen, stabsleder, mobil , e-post joeo@fredrikstad.kommune.no Maria Mørk Solberg, koordinator/personalavdelingen, telefon /mobil , e-post mmtv@fredrikstad.kommune.no HMS-avdelingen, ved Torild Marie Nilsen eller Evelyn Håkansson