Transkript

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42

43

44

45

46

47

48

49

50

51

52

53

54

55

56

57

58

59

60

61

62

63

64

65

66

67 Selskapskontroll Etterlevelse av felles eierskapspolitikk på Hadeland Innlandet Revisjon IKS Rapport /KL

68 Selskapskontroll Hadeland FORORD Denne rapporten er et resultat av prosjekt med formål å evaluere etterlevelsen av felles eierskapspolitikk på Hadeland. Selskapskontroll er en oppgave som er hjemlet i er hjemlet i kommuneloven 77 nr. 5 og for øvrig nærmere omtalt i forskrift om kontrollutvalg kap. 6 ( 13 15). Prosjektarbeidet er utført i perioden september 2014 til januar Kristian Lein har utført arbeidet med rapporten og står også som oppdragsansvarlig. Utkast til rapport ble sendt selskapene til uttalelse. Etter høringen til selskapene ble rapporten deretter sendt til kommunene v/ordfører for uttalelse. De høringssvar vi mottok ligger vedlagt rapporten. Vi gjør oppmerksom på at faktafeil, samt endringer i selskapene, som er blitt påpekt i uttalelsene er rettet i denne utgaven av rapporten. Vi takker selskapene som er omtalt i rapporten, samt ordførerne på Hadeland for samarbeidet. Lillehammer, mars 2015 Kristian Lein Oppdragsansvarlig Innlandet Revisjon IKS Side 2

69 Selskapskontroll Hadeland Innholdsfortegnelse FORORD... 2 SAMMENDRAG MED KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS BESTILLING OM DEN FELLES EIERSKAPSPOLITIKKEN FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER LESEVEILEDNING METODE KILDER FOR REVISJONSKRITERIER HADELAND ENERGI AS/HADELAND KRAFT AS OM SELSKAPENE Hadeland Energi AS Hadeland Kraft AS PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I SELSKAPENE? SKJER EIERSTYRING GJENNOM EIERORGANET (GENERALFORSAMLING/REPRESENTANTSKAP)? ER SENTRALE MÅLSETNINGER OG EIERSPØRSMÅL AVKLART I AKSJONÆRAVTALER? ER DET AVHOLDT ÅRLIGE EIERMØTER? ER VALG TIL STYRE FORETATT ETTER INNSTILLING FRA EN VALGKOMITÉ? HVORDAN ER KOMPETANSE VEKTLAGT I SAMMENSETNINGEN AV STYRET? ER DET UTARBEIDET STYREINSTRUKS? HAR KOMMUNENE FORETATT SKILLE MELLOM KUNDE- OG EIERROLLEN I SELSKAPENE? ER DET STILT KRAV TIL AVKASTNING, OG ER PRINSIPPENE FOR EVENTUELL UTBYTTEPOLITIKK KLARGJORT? SIKRER SELSKAPENE LIKEBEHANDLING AV EIERNE MED HENSYN TIL INFORMASJON OM SELSKAPET? SETTER STYRET OPP EN ÅRLIG PLAN FOR SITT ARBEID, HERUNDER EVALUERING AV SEG SELV OG DAGLIG LEDER? HADELAND OG RINGERIKE AVFALLSSELSKAP AS OM SELSKAPET PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I SELSKAPET? SKJER EIERSTYRING GJENNOM EIERORGANET (GENERALFORSAMLING/REPRESENTANTSKAP)? ER SENTRALE MÅLSETNINGER OG EIERSPØRSMÅL AVKLART I AKSJONÆRAVTALER? ER DET AVHOLDT ÅRLIGE EIERMØTER? ER VALG TIL STYRE FORETATT ETTER INNSTILLING FRA EN VALGKOMITÉ? HVORDAN ER KOMPETANSE VEKTLAGT I SAMMENSETNINGEN AV STYRET? ER DET UTARBEIDET STYREINSTRUKS? HAR KOMMUNENE FORETATT SKILLE MELLOM KUNDE- OG EIERROLLEN I SELSKAPET? ER DET STILT KRAV TIL AVKASTNING, OG ER PRINSIPPENE FOR EVENTUELL UTBYTTEPOLITIKK KLARGJORT? SIKRER SELSKAPENE LIKEBEHANDLING AV EIERNE MED HENSYN TIL INFORMASJON OM SELSKAPET? SETTER STYRET OPP EN ÅRLIG PLAN FOR SITT ARBEID, HERUNDER EVALUERING AV SEG SELV OG DAGLIG LEDER? Innlandet Revisjon IKS Side 3

70 Selskapskontroll Hadeland 6 HADELANDPRODUKTER AS OM SELSKAPET PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I SELSKAPET? SKJER EIERSTYRING GJENNOM EIERORGANET (GENERALFORSAMLING/REPRESENTANTSKAP)? ER SENTRALE MÅLSETNINGER OG EIERSPØRSMÅL AVKLART I AKSJONÆRAVTALER? ER DET AVHOLDT ÅRLIGE EIERMØTER? ER VALG TIL STYRE FORETATT ETTER INNSTILLING FRA EN VALGKOMITÉ? HVORDAN ER KOMPETANSE VEKTLAGT I SAMMENSETNINGEN AV STYRET? ER DET UTARBEIDET STYREINSTRUKS? HAR KOMMUNENE FORETATT SKILLE MELLOM KUNDE- OG EIERROLLEN I SELSKAPET? ER DET STILT KRAV TIL AVKASTNING, OG ER PRINSIPPENE FOR EVENTUELL UTBYTTEPOLITIKK KLARGJORT? SIKRER SELSKAPENE LIKEBEHANDLING AV EIERNE MED HENSYN TIL INFORMASJON OM SELSKAPET? SETTER STYRET OPP EN ÅRLIG PLAN FOR SITT ARBEID, HERUNDER EVALUERING AV SEG SELV OG DAGLIG LEDER? KOMMUNENES OPPFØLGING AV DEN FELLES EIERSKAPSPOLITIKKEN GRAN LUNNER JEVNAKER ETTERLEVELSEN AV KOMMUNENES FELLES EIERSKAPSPOLITIKK VURDERINGER OG KONKLUSJONER PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I KOMMUNALT EIDE SELSKAPER? SKJER EIERSTYRING GJENNOM EIERORGANET (GENERALFORSAMLING/ REPRESENTANTSKAP)? HAR KOMMUNENE VURDERT OM DET ER BEHOV FOR Å AVKLARE SENTRALE MÅLSETNINGER OG EIERSPØRSMÅL I AKSJONÆRAVTALER? ER DET AVHOLDT ÅRLIGE EIERMØTER? ER VALG TIL STYRE FORETATT ETTER INNSTILLING FRA EN VALGKOMITÉ? HVORDAN ER KOMPETANSE VEKTLAGT I SAMMENSETNINGEN AV STYRET? ER DET UTARBEIDET STYREINSTRUKS? HAR RÅDMANNEN OVERSIKT OVER, OG INNSIKT I, SELSKAPENE KOMMUNEN ER MEDEIER I? AVHOLDER KOMMUNEN OPPLÆRING I EIERSKAPSSTYRING FOR SINE POLITIKERE? HAR KOMMUNENE FORETATT SKILLE MELLOM KUNDE- OG EIERROLLEN I SELSKAPENE? ER DET BLITT STILT KRAV TIL AVKASTNING, OG ER PRINSIPPENE FOR EVENTUELL UTBYTTEPOLITIKK KLARGJORT? SIKRER SELSKAPENE LIKEBEHANDLING AV EIERNE MED HENSYN TIL INFORMASJON OM SELSKAPET? SETTER STYRET OPP EN ÅRLIG PLAN FOR SITT ARBEID, HERUNDER EVALUERING AV SEG SELV OG DAGLIG LEDER? 53 9 OPPSUMMERING AV ANBEFALINGER REFERANSER VEDLEGG 1 UTTALELSE FRA DE OMFATTEDE SELSKAPENE VEDLEGG 2 UTTALELSE FRA EIERKOMMUNENE Innlandet Revisjon IKS Side 4

71 Selskapskontroll Hadeland SAMMENDRAG MED KONKLUSJONER OG ANBEFALINGER Formålet med revisjonen er å evaluere etterlevelsen av de tre kommunenes eierskapspolitikk. Ut fra de enkelte punktene i eierskapspolitikken har vi formulert følgende problemstillinger: 1. På hvilken måte tilstrebes åpenhet i kommunalt eide selskaper? 2. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamling/representantskap)? Er det noen konflikt mellom dette og muligheten for styremedlemmer til å ta opp saker politisk med ordfører? 3. Har kommunene vurdert om det er behov for å avklare sentrale målsetninger og eierspørsmål i aksjonæravtaler? 4. Er det avholdt årlige eiermøter i selskaper med «vesentlig økonomisk eller politisk interesse»? 5. Er valg til styre foretatt etter innstilling fra en valgkomité? 6. Er styret sammensatt ut fra at det er et kollegialt organ, der medlemmene «utfyller hverandre kompetansemessig»? 7. Er det utarbeidet styreinstruks i selskaper med «vesentlig virksomhet»? 8. Har rådmannen sørget for at administrasjonen har oversikt over, og innsikt i, selskapene kommunen er medeier i? 9. Avholder kommunen opplæring i eierskapsstyring for sine politikere? 10. Har kommunene foretatt skille mellom kunde- og eierrollen i selskapene? 11. Er det stilt krav til avkastning i selskaper som «har karakter av næringsdrift», og er prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjort? 12. Sikrer selskapene likebehandling av eierne med hensyn til informasjon om selskapet? 13. Setter styret opp en årlig plan for sitt arbeid, herunder evaluering av seg selv og daglig leder? For å evaluere etterlevelsen av eierskapspolitikken så mente vi det ville være riktig å ta for seg hvordan den er blitt fulgt opp i selskaper kommunene i regionene eier. Følgende selskaper er studert for å se på oppfølgingen av eierskapspolitikken: Hadeland Energi AS, Hadelandskommune eier til sammen 51 prosent av aksjene Hadeland Kraft AS, Hadelandskommune eier til sammen 51 prosent av aksjene Hadelandprodukter AS, Hadelandskommune eier til sammen 52,3 prosent av aksjene Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS (HRA), Hadelandskommune eier til sammen 46,1 prosent av aksjene Nedenfor har vi trukket sammen konklusjonene for de 13 problemstillingene. For problemstillinger der vi mener eierskapspolitikken tilsier at praksis bør endres, har vi også formulert en anbefaling. Innlandet Revisjon IKS Side 5

72 Selskapskontroll Hadeland 1. På hvilken måte tilstrebes åpenhet i kommunalt eide selskaper? Det er vårt inntrykk at selskapene generelt ønsker å være åpne overfor sine eiere og offentligheten. Vi har imidlertid ikke gått langt i å kartlegge hvordan selskapene legger til rette for åpenhet i praksis. Hadeland Energi er etter egen vurdering underlagt offentlighetslovens regler for nettvirksomheten (Hadeland Energi Nett AS). For de øvrige deler av konsernet er man av den oppfatning at man ikke er underlagt offentlighetsloven. HRA har etter gjennomføringen av selskapskontrollen konkludert med at selskapet er omfattet av offentlighetslovens regelverk, og opplyser at man følger dette. Hapro har ikke foretatt noen vurdering om selskapet er omfattet av offentlighetslovens regelverk. Vi har ikke i dette prosjektet vurdert selskapenes virksomhet sett opp mot unntakene i offentlighetsloven for «rettssubjekt som hovudsakleg driv næring i direkte konkurranse med og på same vilkår som private», jf 2 i loven. Etter vår oppfatning er dette en vurdering som selskapene selv bør gjøre, evt ved hjelp av juridisk bistand. Hadeland Energi/Hadeland Kraft sitt forhold til offentlighetslovens bestemmelser ble vurdert i selskapskontroll i 2012 (rapport ). Anbefaling Hapro bør gjennomføre en vurdering av om selskapet er unntatt fra offentlighetslovens regelverk, jf 2 i loven. 2. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamling/representantskap)? Er det noen konflikt mellom dette og muligheten for styremedlemmer til å ta opp saker politisk med ordfører? Så langt vi har kartlagt fakta så skjer eierstyringen i selskapene av generalforsamlingen på vegne av eierkommunene. Det ser ikke ut til at anledningen til å avklare saker som «ikke er av strategisk art» med ordfører har vært benyttet i særlig utstrekning. Etter vårt syn kan det ligge innebygd en motsetning mellom denne adgangen for styremedlemmer til å avklare saker, og prinsippet om at eierstyring skal skje gjennom eierorganet. Formuleringen i eierskapspolitikken kan gi inntrykk av at ordføreren/kommunen kan utøve eierstyring via «sitt» styremedlem, noe som kan være uheldig med tanke på styrets funksjon og rolle som organ. 3. Har kommunene vurdert om det er behov for å avklare sentrale målsetninger og eierspørsmål i aksjonæravtaler? Aksjonæravtale ble i 2001 inngått i HRA, i 2002 i Hadeland Energi og Hadeland Kraft og i 2014 i Hapro (mellom de offentlige eierne). Innlandet Revisjon IKS Side 6

73 Selskapskontroll Hadeland Tre av de fire avtalene er over ti år gamle, og det kan da være et spørsmål om avtalene bør gjennomgås på nytt. Revisjonskriteriet sier imidlertid ikke noe om revidering av slike avtaler. Det er også et moment at i selskapene hvor avtalene er relativt gamle, så er det i løpet av de siste årene inngått strategidokumenter på eiernivå. 4. Er det avholdt årlige eiermøter i selskaper med «vesentlig økonomisk eller politisk interesse»? I alle selskapene avholdes eiermøter årlig. Det er kun HRA som avholder faste, årlige eiermøter utenom generalforsamlingene. Eierskapspolitikken setter imidlertid ikke krav om at møtene skal holdes utenom generalforsamlingene. Det er ikke undersøkt om det er tatt referat fra eiermøtene. Alle selskapene ser ut til å ha en innarbeidet rutine med eiermøter minst én gang pr år. Eierskapspolitikken er dermed fulgt opp på dette punktet. 5. Er valg til styre foretatt etter innstilling fra en valgkomité? I Hapro foretas valg til styre etter innstilling fra en valgkomité. Valgkomiteen velges på generalforsamlingen. Hadeland Energi vedtok innføring av valgkomité i november Hadeland Kraft og HRA har ikke opprettet valgkomité. Anbefaling HRA og Hadeland Kraft bør etablere valgkomité. Valgkomiteen bør sammensettes for å speile eierandel. 6. Er styret sammensatt ut fra at det er et kollegialt organ, der medlemmene «utfyller hverandre kompetansemessig»? Vår vurdering er at eierskapspolitikkens ordlyd er blitt fulgt opp i Hapro ved at det er opprettet en valgkomité som har fått i instruks å sette sammen et styre ut fra krav til kompetanse og kvalifikasjoner. I Hadeland Energi/Hadeland Kraft og HRA praktiseres en ordning der kommunene utnevner kandidater til styret som ledd i valg av medlemmer til ulike verv i kommunene. Kommunene har ifølge innhentede opplysninger lagt vekt på å finne kandidater som er godt egnet, og man mener dermed å ha fått en god sammensetning av styrene. Likevel vil vi fremheve at det er risiko for at en ordning der styremedlemmer pekes ut av ulike kommuner uavhengig av hverandre, samlet sett kan gi en sammensetning som ut fra en totalvurdering ikke er optimal med hensyn til styrets kompetanse. Innlandet Revisjon IKS Side 7

74 Selskapskontroll Hadeland Oppnevning av valgkomité i Hadeland Energi, samt mulige endringer i vedtektene, kan innebære endringer i sammensetningen av styret i selskapet. Anbefaling I selskaper der det utnevnes politikere til styrene er det sentralt at dette gjøres ut fra en vurdering av selskapenes kompetansebehov. Viktig i denne sammenhengen er at det blir opprettet en valgkomité som kan foreta denne vurderingen. Slik sett er det en fordel om det er fastsatt retningslinjer for denne komitéen, der behovet for relevant kompetanse i styret kommer tydelig fram. 7. Er det utarbeidet styreinstruks i selskaper med «vesentlig virksomhet»? HRA og Hapro har vedtatt styreinstruks. I Hadeland Energi og Hadeland Kraft foreligger det ikke styreinstruks. Av selskapene som ikke har laget styreinstruks må Hadeland Energi sies å ha «vesentlig virksomhet», og i henhold til eierskapspolitikken bør dette selskapet ha styreinstruks. Hadeland Kraft AS har ingen ansatte og ingen ordinær omsetning, men Hadeland Kraft-konsernet har tre ansatte og relativt betydelig omsetning. Anbefaling Eierne bør ta initiativ til at det utarbeides styreinstruks i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS. 8. Har rådmannen sørget for at administrasjonen har oversikt over, og innsikt i, selskapene kommunen er medeier i? Alle kommunene har fulgt opp dette punktet, og plassert ansvaret for å følge opp praktiske sider ved kommunens eierskap i sin organisasjon. Eierskapspolitikken sier ikke noe nærmere om hvordan rådmannen skal organisere dette. 9. Avholder kommunen opplæring i eierskapsstyring for sine politikere? Når det gjelder opplæring i eierstyring for politikerne mener vi at Lunner kommune og Jevnaker kommune har oppfylt eierskapspolitikken på dette punktet. Gran kommune har ikke gjennomført opplæring knyttet til eierrollen og kommunens eierskap. Ingen av kommunene har tilbud om opplæring til kommunens valgte representanter til styrer, evt andre selskapsorganer. Innlandet Revisjon IKS Side 8

75 Selskapskontroll Hadeland Anbefaling Gran kommune bør innføre en rutine som inkluderer «opplæring av kommunestyrets medlemmer om eierrollen generelt og om kommunens eierskap spesielt» i starten av hver valgperiode. Alle kommunene bør vurdere om det skal tilbys opplæring til styremedlemmer utpekt av kommunene. 10. Har kommunene foretatt skille mellom kunde- og eierrollen i selskapene? Hapro har normalt ikke noe kunde-/leverandørforhold til kommunene. Det er NAV som i hovedsak kjøper tjenester knyttet til attføring og arbeidsmarked. Hadeland Kraft selger ikke strøm eller andre tjenester til kommunene. For Hadeland Energi og HRA tilsier de opplysninger vi har innhentet at det praktiseres et skille mellom kunde- og eierrolle i selskapene. Både fra selskapenes og kommunenes side ser det ut til å være bevissthet knyttet til denne problematikken. 11. Er det stilt krav til avkastning i selskaper som «har karakter av næringsdrift», og er prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjort? Formulering av utbyttepolitikk anses ikke som noen relevant problemstilling for Hapro da selskapet i henhold til lovverket ikke kan betale utbytte. Utbyttepolitikk kan være aktuelt i Hadeland Energi/Hadeland Kraft og HRA. Revisjonskriteriet omhandler en eventuell utbyttepolitikk, og vår tolkning er at det eventuelt bør være opp til eiere og styre å fremme ønske om dette. Når det gjelder avkastning så stiller revisjonskriteriet krav til hvordan eierne bør opptre overfor selskapene, samt hvilket ansvar selskapene har for å sikre rimelig avkastning på kommunenes investeringer. Krav til avkastning har ikke vært fremmet i de selskaper vi har tatt for oss i denne kontrollen. Anbefaling Selskapene og de kommunale eierne bør i henhold til eierskapspolitikken gjennomgå om det kan være aktuelt å stille krav, evt mål knyttet til avkastning på investert kapital i selskapene. 12. Sikrer selskapene likebehandling av eierne med hensyn til informasjon om selskapet? Selskapene opplyser at eierne likebehandles, blant annet ved at de får den samme informasjon i eiermøter og generalforsamling. Vår vurdering er at det synes å være bevissthet knyttet til å behandle aksjonærene likt med hensyn til informasjon. Innlandet Revisjon IKS Side 9

76 Selskapskontroll Hadeland 13. Setter styret opp en årlig plan for sitt arbeid, herunder evaluering av seg selv og daglig leder? Etterlevelsen på dette punktet er noe varierende, men mye er på plass eller i ferd med å innføres. Anbefaling Styrene i alle selskapene bør innføre rutiner slik at de sikrer at det settes opp en årlig plan for styrets arbeid og daglig leders arbeid, herunder evaluering av seg selv og daglig leder. Innlandet Revisjon IKS Side 10

77 Selskapskontroll Hadeland 1 INNLEDNING 1.1 KONTROLLUTVALGETS BESTILLING Kontrollutvalget i Lunner kommune fattet følgende vedtak i møte : «Alle kommunene på Hadeland (Gran, Lunner og Jevnaker) har vedtatt likelydende eierskapspolitikk. Temaet kan derfor egne seg for et felles revisjonsprosjekt i de tre kommunene. Saken drøftes på fellesmøte mellom kontrollutvalgene i de tre kommunene høsten Innlandet Revisjon IKS bes om å lage et forslag til prosjektplan til et felles revisjonsprosjekt til dette møtet.» Alle de tre kommunene har gjennom behandling av plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll prioritert oppfølging av den felles eierskapspolitikken, og prosjektplanen tok utgangspunkt i at prosjektet skulle utføres i fellesskap mellom de tre kontrollutvalgene. Prosjektplanen ble lagt fram på felles kontrollutvalgsmøte Alle de tre kontrollutvalgene vedtok følgende: «Innlandet Revisjon IKS bes om å gjennomføre revisjonsprosjektet i tråd med den fremlagte planen». Etter behandlingen i møtet ble det gjort noen mindre justeringer i prosjektplanen. 1.2 OM DEN FELLES EIERSKAPSPOLITIKKEN Kommunene på Hadeland vedtok i 2010 en likelydende eierskapspolitikk. I den videre omtalen tar vi utgangspunkt i dokumentet som Gran kommune har utarbeidet. Jevnaker og Gran har like dokumenter. Lunner kommune har et politikkdokument som skiller seg noe i form og oppbygning, men som er likt i innhold. I kapittel 2 angis generelle krav til eierrollen for en kommune: At det utøves et synlig og tydelig eierskap At det utøves et ryddig og profesjonelt eierskap At det utøves et samordnet og forutsigbart eierskap Innlandet Revisjon IKS Side 11

78 Selskapskontroll Hadeland Nedenfor gjengir vi sentrale deler av den felles eierskapspolitikken (kapittel 3-6), delt i henholdsvis politikk for eierutøvelse, politikk for krav til selskap, samt hva dokumentet sier om eierstrategier og eiermeldinger. Politikk for eierutøvelse Åpenhet. Kommunalt eide selskap skal legge til rette for åpenhet om alle forhold som ikke må unntas offentlighet av konkurransemessige hensyn. Det skal være åpenhet om rådmannens og administrasjonens eventuelle rolle i selskapene. Eierstyring. Eierstyring skal skje i det operative eierorganet; generalforsamling eller representantskap. Representanter til det operative eierorganet velges blant kommunestyrets faste medlemmer. Kommunestyret kan gi instrukser/signaler til sine representanter i det operative eierorganet. Disse representantene opptrer på vegne av kommunestyrets flertall og skal stemme likt. Aksjonæravtaler og eiermøter. Kommunene ønsker primært at det skal inngås aksjonæravtaler e.l. for de selskap der en er eier. Hensikten med slike avtaler vil være å avklare: Sentrale målsetteringer med øvrige eiere. Eierspørsmål som for eksempel stemmerett, fordeling av styreplasser, innsynsrett, innskuddsplikt, forkjøpsrett m.m. I alle selskap der kommunen har vesentlig økonomisk eller politisk interesse, skal det avholdes årlige eiermøter. Møtene skal være arena for drøfting av felles strategi og utfordringer. Ordfører og rådmann deltar i eiermøter. De valgte eierrepresentantene skal inviteres til å delta. Selskapets styre skal være representert. Det skal føres referat fra alle eiermøter. Valg av styremedlemmer. Valg av styre og styreleder i aksjeselskap og interkommunale selskap skal fortrinnsvis skje på grunnlag av en begrunnet innstilling fra en valgkomité. Valgkomiteen skal sammensettes for å speile eierandel. Styret bør sammensettes ut fra at det er et kollegialt organ, og medlemmene bør utfylle hverandre kompetansemessig. Styret skal sammensettes slik at det kan handle uavhengig av særinteresser. For å unngå habilitetskonflikter, skal kommunens ledende politikere og kommunens toppledelse som regel ikke sitte i selskapsstyrer. Det bør utarbeides styreinstruks i alle selskap med vesentlig virksomhet. Kjøreregler for å ta opp saker politisk. Dersom det skulle dukke opp saker som styremedlemmer i selskaper mener trenger politisk avklaring, men som ikke er av strategisk art, skal styremedlemmet kunne ta dette opp med ordfører. Ordfører vurderer henvendelsens karakter, og hvorvidt henvendelsen skal utløse politisk behandling. I vurderingen skal særlig vektlegges hensynet til styrets uavhengighet og ivaretakelsen av generalforsamling/representantskap som operativt eierorgan. Rådmannens ansvar. Rådmannen er ansvarlig for å saksbehandle eiersaker som skal til politisk behandling, jf. kommunelovens 23 nr. 2. Rådmannen er også ansvarlig for at det i administrasjonen finnes tilstrekkelig oversikt over, og innsikt i, de selskap kommunen er eier i. Innlandet Revisjon IKS Side 12

79 Selskapskontroll Hadeland Opplæring av folkevalgte. Som en del av opplæringen av folkevalgte, skal det i starten av hver valgperiode gjennomføres opplæring av kommunestyrets medlemmer om eierrollen generelt og om kommunens eierskap spesielt. Kommunens valgte representanter i selskapsorganer gis særskilt opplæring knyttet til deres rolle. Skille mellom kunde- og eierrolle. Kommunen skal tydelig skille mellom kunde- og eierrollene i de selskap en er eier i. Dette gjelder også selskap som er opprettet kun for å løse kommunale oppgaver. Utbyttepolitikk. I selskap der virksomheten har karakter av næringsdrift, og der formålet ikke er politisk, vil kommunen stille de samme krav til avkastning på investert kapital som en privat eier. For selskap som opererer innenfor et marked, skal prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet. Vurderingen skal legge til grunn langsiktighet, samfunnsansvar, selskapets økonomiske situasjon og mulighet for alternativ avkastning på investert kapital. Politikk for krav til selskap Samfunnsansvar. Kommunalt eide selskap skal opptre som ansvarlige samfunnsaktører og være seg bevisst sitt samfunnsansvar. Samfunnsansvar omfatter bl.a. hensynet til lokalsamfunn, ansatte, miljø, menneskerettigheter, likestilling, lønns- og bonusordninger mv. Selskapenes samfunnsansvar skal omtales i årsrapporten. Samfunnsregnskap bør framlegges. Avkastning. Kommunalt eide selskap skal være seg bevisst sitt forretningsmessige ansvar, noe som innebærer at en sikrer eierne en rimelig avkastning på den kapital som er stilt til disposisjon. Likebehandling av aksjonærer. Aksjonærer i selskap der kommunen er eier skal likebehandles og gis tilgang til samme informasjon av betydning for utøvelse av eierskapet. Kapital. Åpningsbalansen i nye selskap skal være tilpasset selskapets oppgaver og den strategi som ligger til grunn for opprettelsen av selskapet. Plan for styrets og daglig leders arbeid. Styret i kommunalt eide selskaper skal hvert år sette opp en plan for sitt og daglig leders arbeid. Planen skal også inneholde en egenevaluering av egen og daglig leders kompetanse og arbeid. Angående eierstrategi og eiermeldinger I politikkdokumentet (under «Videre prosess») heter det at det forutsettes utarbeidet eierstrategier for kommunens eierskap. For enkelte selskaper, der kommunene har felles eierskap, «vil det være aktuelt at kommunene på Hadeland i fellesskap utarbeider eierstrategier». Innlandet Revisjon IKS Side 13

80 Selskapskontroll Hadeland Ifølge dokumentet bør det lages årlige eierskapsmeldinger «for å gi oversikt over, og bevisstgjøring på, kommunens eierskap»,, en slik melding vil også gi grunnlag for å drøfte konkret de ulike selskapene.» Første eierskapsmelding ble forutsatt lagt fram høsten Kommunene har vedtatt felles eierstrategi for Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS (i 2010/2011) og for Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS 2 (i 2013). Jevnaker utarbeidet sin første eierskapsmelding i Gran sin første eierskapsmelding ble behandlet av kommunestyret i september Lunner har foreløpig ikke utarbeidet eierskapsmelding. 1.3 FORMÅL OG PROBLEMSTILLINGER Formålet med prosjektarbeidet er å evaluere etterlevelsen av de tre kommunenes eierskapspolitikk. Ut fra de enkelte punktene i eierskapspolitikken har vi formulert følgende problemstillinger: 1. På hvilken måte tilstrebes åpenhet i kommunalt eide selskaper? 2. Skjer eierstyring gjennom eierorganet (generalforsamling/representantskap)? Er det noen konflikt mellom dette og muligheten for styremedlemmer til å ta opp saker politisk med ordfører? 3. Har kommunene vurdert om det er behov for å avklare sentrale målsetninger og eierspørsmål i aksjonæravtaler? 4. Er det avholdt årlige eiermøter i selskaper med «vesentlig økonomisk eller politisk interesse»? 5. Er valg til styre foretatt etter innstilling fra en valgkomité? 6. Er styret sammensatt ut fra at det er et kollegialt organ, der medlemmene «utfyller hverandre kompetansemessig»? 7. Er det utarbeidet styreinstruks i selskaper med «vesentlig virksomhet»? 8. Har rådmannen sørget for at administrasjonen har oversikt over, og innsikt i, selskapene kommunen er medeier i? 9. Avholder kommunen opplæring i eierskapsstyring for sine politikere? 10. Har kommunene foretatt skille mellom kunde- og eierrollen i selskapene? 11. Er det stilt krav til avkastning i selskaper som «har karakter av næringsdrift», og er prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjort? 12. Sikrer selskapene likebehandling av eierne med hensyn til informasjon om selskapet? 13. Setter styret opp en årlig plan for sitt arbeid, herunder evaluering av seg selv og daglig leder? Nytteverdien av prosjektet ligger primært i å bevisstgjøre kontrollutvalg og kommunestyrer med hensyn til kommunens ansvar som eier/medeier i selskaper. En kartlegging av i hvilken grad 1 Det er ikke nærmere presisert hva eierskapsmeldingen skal inneholde. Vi legger her til grunn at den er tenkt å ha om lag samme innhold som for andre kommuners eierskapsmeldinger. Det vil i hovedtrekk si oversikt over selskapsformer, kommunens eierskapspolitikk/-prinsipper, oversikt over eierskap i selskaper og nøkkeldata for disse, samt vurdering av kommunens eierskap i selskapene (herunder evt eierstrategi). 2 I fellesskap med de øvrige eierne, Hole kommune og Ringerike kommune. Innlandet Revisjon IKS Side 14

81 Selskapskontroll Hadeland eierskapspolitikken etterleves med etterfølgende refleksjon rundt eierstyring kan bidra til å gjøre eierstyringen bedre og mer profesjonell. 1.4 LESEVEILEDNING Rapporten er bygd opp som følger: Kapittel 2 beskriver metode, informasjonskilder og gjennomføring av prosjektet. Kapittel 3 tar for seg kilder for revisjonskriterier. Kapittel 4 6 er kapitler som beskriver hvordan de enkelte punktene i eierskapspolitikken er fulgt opp i de fire selskapene som er omtalt i rapporten. I kapittel 7 tar vi for oss hvordan kommunene har fulgt opp konkrete punkter i eierskapspolitikken som de har ansvar for. Revisjonens vurderinger, konklusjoner og anbefalinger er samlet i kapittel 8, delt inn etter de 13 problemstillingene i prosjektet. Rapportens anbefalinger er oppsummert i kapittel 9. Innlandet Revisjon IKS Side 15

82 Selskapskontroll Hadeland 2 METODE Selskapskontrollen er utført i overenstemmelse med kommunelovens regler om gjennomføring av selskapskontroll i 77, samt forskrift om kontrollutvalg Vi har i hovedsak lagt til grunn Norges Kommunerevisorforbunds standard for forvaltningsrevisjon (RSK 001). Kommunerevisorforbundet har laget en egen veileder for selskapskontroller (jf Norges Kommunerevisorforbund 2010). Denne er også i noen grad blitt benyttet. Bedriftsutvalg For å evaluere etterlevelsen av eierskapspolitikken så mente vi det ville være riktig å ta for seg hvordan den er blitt fulgt opp i selskaper kommunene i regionene eier. Ettersom noen av de viktigste/største kommunalt eide selskapene i regionen eies i felleskap av kommunene, så mente vi det ville være riktig å prioritere å se på etterlevelsen av eierskapspolitikken overfor noen av disse. Ut fra dette ble Hadeland Energi AS, Hadeland Kraft AS, Hadelandprodukter AS og Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS valgt ut. Vi har i utgangspunktet sett på etterlevelsen av eierskapspolitikken i perioden 2010 til Dokumentgjennomgang Vi tilskrev selskapene v/styreleder og daglig leder for å få informasjon som kunne belyse problemstillingene i prosjektet 3. Fra alle selskapene mottok vi skriftlig informasjon. I tillegg har vi fått, evt hentet inn relevant dokumentasjon i form av vedtekter, aksjonæravtaler, interne instrukser og årsmeldinger. Vi har også benyttet åpne kilder, slik som proff.no, for å hente dokumentasjon knyttet til selskapene. Fra kommunene har vi hentet (evt hentet fra kommunenes hjemmesider) eierskapsmeldinger og politisk behandling av saker knyttet til kommunens eierskap i selskaper. Vi har også benyttet relevante opplysninger fra selskapskontroll av Hadeland Kraft AS og Hadeland Energi i 2012 (Innlandet Revisjon rapport ). Intervjuer I løpet av november 2014 gjennomførte vi intervjuer med ordførerne i de tre kommunene for å hente informasjon om praktisering av kommunens eierskapspolitikk. For å supplere tidligere innhentet skriftlig informasjon fra selskapene ba vi om et møte med styreleder. 3 Ettersom Hadelandprodukter AS også har private eiere, betyr det at revisjonen i utgangspunktet ikke hadde innsynsrett i «indre forhold» i dette selskapet. Imidlertid utgjorde ikke dette noen utfordring i prosjektarbeidet. Innlandet Revisjon IKS Side 16

83 Selskapskontroll Hadeland Nedenfor følger en oversikt over hvem som er blitt intervjuet: Styremedlemmer/daglige ledere: Styreleder Ole Petter Løbben og dgl leder Kjell Olav Kolrud, Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS Styreleder Øyvind Hamre, Hadelandprodukter AS I Hadeland Energi AS/Hadeland Kraft AS ble ikke styreleder intervjuet pga skifte av styreleder i november Ordførere: Knut Lehre, Gran kommune Harald Tyrdal, Lunner kommune Hilde Brørby Fivelsdal, Jevnaker kommune Det ble utarbeidet intervjuguider for å styrke påliteligheten og gyldigheten til datainnsamlingen. Vi mener å ha intervjuet sentrale nøkkelpersoner sett opp mot problemstillingene for prosjektet. Datagrunnlaget er bekreftet gjennom at referater fra intervju ble gjennomlest og godkjent. Vurdering av metode og datagrunnlag Vi vurderer at de innhentede dataene og øvrig informasjon er tilstrekkelig til å kunne svare på problemstillingene. RSK 001 krever at forvaltningsrevisjon skal kvalitetssikres. Kvalitetssikring skal sikre at undersøkelsen og rapporten har nødvendig faglig og metodisk kvalitet. Videre skal det sikres at det er konsistens mellom bestilling, problemstillinger, revisjonskriterier, data, vurderinger og konklusjoner. Denne selskapskontrollen er kvalitetssikret i samsvar med kravene i RSK 001. Innlandet Revisjon IKS Side 17

84 Selskapskontroll Hadeland 3 KILDER FOR REVISJONSKRITERIER Prinsippene som framkommer av den felles eierskapspolitikken utgjør revisjonskriteriene. De relevante deler av eierskapspolitikken er gjengitt i kapittel 1.2, og gjentas derfor ikke her. KS har utarbeidet en «Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll med kommunalt/fylkeskommunalt eide selskaper og foretak». Vi synes det kan være relevant å trekke fram hva denne inneholder av anbefalinger knyttet til de temaene som er tatt inn i problemstillingene. For noen problemstillinger/temaer vil disse anbefalingene utgjøre et supplement til eierskapspolitikken, f.eks hva angår skille mellom kunde- og eierrolle (nr 5), kompetanse i styrene (nr 9) samt bruk av valgkomité (nr 10). Nr. 5 Fysisk skille mellom monopol og konkurransevirksomhet Selskaper som opererer med konkurransevirksomhet i tillegg til monopolvirksomhet, bør som hovedregel skille ut virksomheten for å unngå mistanke om muligheten for rolleblanding og krysssubsidiering. Nr 9 Eiers krav til profesjonelle styrer i kommunal sektor Det er eiers ansvar å sørge for at styrets kompetanse samlet sett er tilpasset det enkelte selskaps virksomhet. Det anbefales at kommunen sikrer opplæring av styremedlemmene. Nr 10 Valgkomité for styreutnevnelse Ved valg av styre til selskaper organisert etter aksjeloven og lov om interkommunale selskaper bør det vedtektsfestes bruk av valgkomité. Formålet er å sikre sammensetning av styre med komplementær kompetanse og i tråd med eiers formål med selskapet. Representantskapet/generalforsamlingen velger leder av valgkomiteen. I selskap med flere eierkommuner bør valgkomiteen sammensettes slik at den reflekterer eierandel. Valgkomiteens innstilling bør begrunnes. Vi kommer tilbake til dette i kapittel 8. For problemstilling 1, som går på åpenhet, vil vi komme inn på offentlighetslovens bestemmelser for kommunalt eide selskaper. Vi behandler dette i kapittel 8.1. Innlandet Revisjon IKS Side 18

85 Selskapskontroll Hadeland 4 HADELAND ENERGI AS/HADELAND KRAFT AS Selskapene behandles samlet ettersom de er relatert til hverandre gjennom felles administrasjon og felles eiere. Selskapene har separate styrer, men med samme styreleder og felles eierutnevnte styremedlemmer for øvrig. I dette avsnittet vises det til informasjon fra styreleder. Vi gjør oppmerksom på at dette er tidligere styreleder Lars Velsand. 4.1 OM SELSKAPENE De to selskapene er morselskaper i to konserner, hhv Hadeland Energi-konsernet og Hadeland Kraftkonsernet. Begge selskaper har hovedkontor på Jaren HADELAND ENERGI AS Hadeland Energi AS er et holdingsselskap/morselskap. Pr hadde konsernet Hadeland Energi to datterselskaper og 36 ansatte. Av disse var 13 ansatt i Hadeland Energi AS. Omsetningen i konsernet var i ,9 mill. kroner, og årsresultatet etter skatt var 19,6 mill. Året før var omsetningen 160,1 mill kroner, mens resultat etter skatt var 9,1 mill kroner. Innlandet Revisjon IKS Side 19

86 Selskapskontroll Hadeland Hadeland Energi AS er eid av Energiselskapet Buskerud AS med 49 % av aksjene, Gran kommune med 34 % og Lunner og Jevnaker kommuner med 8,5 % hver. Aksjekapitalen er på 38,2 mill. kroner. Selskapet er morselskap i konsernet og ivaretar konsernets samlede forretnings- og organisasjonsutvikling og innehar konsernets fellesadministrative stab- og støttefunksjoner og utøver disse også overfor datterselskapene. Hovedinntektene til Hadeland Energi AS er salg av tjenester til datterselskapene i tillegg til aksjeutbytte fra virksomhet hvor selskapet har eierinteresser. Det heleide datterselskapet Hadeland Energi Nett AS står for distribusjon av elektrisk kraft i konsesjonsområdet. Dette er en monopoltjeneste, hovedinntekten er nettleie. Nettselskapet har ansvaret for planlegging, bygging og drift av konsernets nettvirksomhet i Hadelandsregionen. NVE styrer rammebetingelsene for nettvirksomheten gjennom årlige effektivitetsmålinger og kvalitetsjusterte inntektsrammer. I 2005 ble Hadeland Bredbånd AS stiftet som et heleid datterselskap under Hadeland Energi AS. Navnet ble endret til Hadeland og Ringerike Bredbånd AS i I 2009 ble det også foretatt en kapitalutvidelse ved at det kom nye eiere inn i selskapet. Disse var Lyse FiberInvest AS (34 %) og Energiselskapet Buskerud AS (17 %). Hadeland Energi AS eier 49 % av aksjene i Hadeland og Ringerike Bredbånd AS, og selskapet er dermed ikke lenger et datterselskap i Hadeland Energi konsernet. Samtidig med endring i eierstrukturen i Hadeland og Ringerike Bredbånd, ble den delen av virksomheten som gjaldt salg av strøm utskilt som et eget selskap; Hadeland Energi Strøm AS. Dette selskapet er nå et datterselskap, 100 % eid av Hadeland Energi AS. Etter fusjonen med Fredrikstad Energimontasje og EB Energimontasje eier HE 34 % av aksjene i Entreprenør Holding (resterende aksjer eies av Energiselskapet Buskerud). Dette selskapet som tilbyr elektroentreprenørtjenester, eier 100 prosent av Hadeland Nettpartner AS. Hadeland Energi AS eier også 13,89 % av Elektroskolen Norge AS HADELAND KRAFT AS Hadeland Kraft AS, som er morselskapet til Hadeland Kraft-konsernet, eies av de tre Hadelandskommunene med 51 % (Gran har 25,5 % av aksjene, Jevnaker og Lunner har 12,75 % hver) og EB Kraftproduksjon AS med 49 %. Selskapet Hadeland Kraft AS er en overordnet juridisk enhet for det heleide datterselskapet Hadeland Kraftproduksjon AS. Selskapet produserer elektrisk kraft i kraftstasjonen på Toverud, og er 50 % aksjeeier i Viul Kraft AS. Dette selskapet har det daglige ansvaret for drift og vedlikehold av AS Randsfjord Tremasse- & Papirfabrikk sine kraftstasjoner i Randselva, Bergerfoss og Kistefoss. Hadeland Kraftproduksjon AS forvalter halvparten av kraftproduksjonen i Randselva, og selger denne videre til EB Handel AS, sammen med kraften som produseres i Toverud kraftstasjon. Samlet utgjorde dette for Hadeland Kraftproduksjon AS 114 GWh i Innlandet Revisjon IKS Side 20

87 Selskapskontroll Hadeland Hovedinntektene i Hadeland Kraft AS kommer fra renteinntekter på utlån til Hadeland Kraftproduksjon AS og aksjeutbytte i samme selskap. Konsernet har foruten adm direktør tre ansatte. Funksjonen som adm direktør ivaretas av adm dir i Hadeland Energi. Selskapet Hadeland Kraft AS har ingen ansatte. Styret i Hadeland Kraft AS har samme styreleder som Hadeland Energi AS, og består for en del av de samme personene. I 2013 hadde Hadeland Kraft konsernet en samlet omsetning på 16,6 mill kr, med et årsresultat etter skatt på 0,8 mill kr. Året før var omsetningen 9,4 mill kroner, mens resultat etter skatt var minus 1,5 mill kroner. 4.2 PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I SELSKAPENE? Styreleder opplyser at åpenhet fra selskapene er viktig for at eierkommunene skal kunne vurdere resultater og utvikling i selskapet. Kommunikasjonskanalene mellom selskapene og eierne er av både formell og uformell karakter. Informasjon som vurderes å være viktig for kunder, brukere, lokalsamfunn og andre interessenter legges ut på selskapenes hjemmesider. I 2012 ble det gjennomført selskapskontroll i Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS som blant annet beskrev selskapenes forhold til lov om offentlige anskaffelser og vurderte praksis opp mot regelverket. I arbeidet med selskapskontrollen opplyste Hadeland Energi at selskapene er blitt juridisk vurdert i forhold til offentlighetsloven av advokatfirmaet Thommessen i notat av 27. februar 2009, som ble utarbeidet på oppdrag fra Hadeland Energi AS. I dette notatet fremkommer at advokaten vurderer at Hadeland Energi Nett AS er omfattet av offentlighetsloven, mens de øvrige selskapene ikke er det. Hadeland Energi-/Hadeland Kraft-konsernet har innrettet sin praksis i henhold til denne juridiske vurderingen, dvs at nettvirksomheten er omfattet av offentlighetsloven, mens de øvrige deler av konsernet ikke er omfattet SKJER EIERSTYRING GJENNOM EIERORGANET (GENERALFORSAMLING/REPRESENTANTSKAP)? Det avholdes ordinære generalforsamlinger i henhold til aksjeloven. Styreleder opplyser at det i tilknytning til disse møtene orienteres fra styreleder og adm dir om saker som har påvirket og preget utviklingen og driften av selskapene. Her redegjøres også for hvordan styre og ledelse vurderer muligheter og utfordringer selskapene står overfor, herunder budsjettall og prognoser for inneværende år. Dialog og formidling omkring strategiske og andre selskapsmessig viktige forhold som trenger politisk avklaring kan ifølge styreleder skje i formelle møter med formannskapene, evt kommestyrene, og 4 I selskapskontrollen ble denne avgrensningen lagt til grunn fra revisjonens side. Innlandet Revisjon IKS Side 21

88 Selskapskontroll Hadeland ordførere/rådmenn. Inolveringsgraden vil avhenge av sakens karakter, og det er ordførere/rådmenn som vurderer de kommunale beslutningsprosessene. 4.4 ER SENTRALE MÅLSETNINGER OG EIERSPØRSMÅL AVKLART I AKSJONÆRAVTALER? I desember 2002 ble det inngått en aksjonær- og samarbeidsavtale for Hadeland Energi Holding AS mellom kommunene på Hadeland og Energiselskapet Buskerud AS. Det ble også inngått en avtale mellom de tre kommunene og Buskerud Kraftproduksjon AS for Hadeland Energi AS. Avtalene fastsetter blant annet sammensetning av styrene og regler for forkjøpsrett av aksjer. Avtalene ble inngått i forbindelse med at det i 2002 ble det foretatt en fisjon der selskapet Hadeland Energi AS ble oppdelt i Hadeland Energi AS og Hadeland Energi Holding AS. Buskerud kraftproduksjon AS og Energiselskapet Buskerud AS kom ved en kapitalutvidelse inn på eiersiden i de to selskapene med en eierandel på 49 %. I løpet av 2003 endte Hadeland Energi AS navn til Hadeland Kraft AS og Hadeland Energi Holding AS ble endret til Hadeland Energi AS. Dokumentet «Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft» inneholder hadelandskommunenes eierstrategier for de to selskapene 5. Dokumentet refererer hovedtrekk i kommunenes eierskapspolitikk, eierføringer for kommunenes eierskap i HE/HK, samt kommunenes eierstrategier for de to selskapene. I sistnevnte kapittel heter det blant annet at (jf side 8): «Kommunene ønsker at virksomhetene HE/HK skal være regionalt eiet, styrt og drevet på en forretningsmessig basis og med en samfunnsmessig forretningsdrift.,,, Kommunene vurderer det slik på nåværende tidspunkt at den største verdiskapningen for HE/HK og Hadelandskommunene vil være et samarbeide med Ringeriks-Kraft og deres eiere.,,, Kommunene ønsker ikke, på nåværende tidspunkt, en videre integrasjon med EB som kan redusere Hadelandskommunenes styring og innflytelse i HE/HK og de forretningsområdene konsernene driver, eller som kan redusere handlingsrommet for å få gjennomført kommunenes regionale visjoner og strategier for HE/HK.» 4.5 ER DET AVHOLDT ÅRLIGE EIERMØTER? I forkant av de ordinære generalforsamlingene, der alle ordførerne er representert, gis det en virksomhetspresentasjon av selskapene, jf avsnitt 4.3 ovenfor. Det holdes ikke faste eiermøter utover dette, men avholdt etter behov. 5 Eierstrategidokumentet ble behandlet i kommunestyrene i Jevnaker 21. oktober 2010, Lunner 19. mai 2011 og Gran 26. mai Energiselskapet Buskerud var ikke med på denne avtalen. Innlandet Revisjon IKS Side 22

89 Selskapskontroll Hadeland 4.6 ER VALG TIL STYRE FORETATT ETTER INNSTILLING FRA EN VALGKOMITÉ? Medlemmer og varamedlemmer til selskapsstyrene innstilles fra aksjonærene. I ekstraordinær generalforsamling 26. november 2014 vedtok Hadeland Energi å etablere valgkomité. Så langt vi er kjent med er ikke valgkomité etablert i Hadeland Kraft. Se også avsnittet under. 4.7 HVORDAN ER KOMPETANSE VEKTLAGT I SAMMENSETNINGEN AV STYRET? Sammensetning av styrene er fastsatt i de nevnte aksjonær- og samarbeidsavtalene (jf avsnitt 4.4). Styret i Hadeland Energi AS skal ha sju aksjonærvalgte styremedlemmer, i tillegg skal de ansatte ha så mange styremedlemmer som følger av aksjeloven. Gran kommune skal ha to medlemmer, inkl styrets leder, Jevnaker og Lunner skal ha ett styremedlem hver og Energiselskapet Buskerud skal ha tre styremedlemmer. I vedtaket om etablering av valgkomité i Hadeland Energi heter det at «selskapets behov for kompetanse og kvalifikasjoner» skal være førende ved komitéens søken etter nye styremedlemmer. I vedtaket fra ekstraordinær generalforsamling blir det bedt om at styret fremmer en sak for eventuell innarbeidelse av dette i selskapets vedtekter. Så vidt vi vet er dette foreløpig ikke blitt gjort. I Hadeland Kraft AS skal Gran kommune ha styreleder, Jevnaker og Lunner ett medlem hver og Buskerud Kraftproduksjon skal ha to medlemmer. Kommunene har utnevnt de samme personene som styremedlemmer i begge selskaper 6. Ifølge informasjon fra de tre ordførerne har utpeking av styremedlemmer - i begge selskaper - til nå skjedd som ledd i valg av medlemmer til verv i kommunene i forbindelse med konstituering av nytt kommunestyre. Det innebærer at det er opp til kommunen å peke ut medlemmer til styrene i disse selskapene, og at det ikke er noen prosess mot de andre eierne knyttet til sammensetning av styrene. Så vidt vi har bragt på det rene er ett av de faste styremedlemmene kommunene har pekt ut medlem av kommunestyret i en av kommunene (Lunner). De øvrige kommunalt utpekte medlemmene er ikke aktive politikere. Styreleder opplyser at nye styremedlemmer og varamedlemmer gis tilbud om introduksjonsdag. Her gis det anledning til å få kunnskap om energi- og kraftbransjen, selskapets rammebetingelser og styringssignaler. Det gis også grunnleggende innsikt i de ulike forretningsområdene, deres økonomiske situasjon, markedssituasjon, mål, etc. 6 Med unntak av at Gran kommune har ett medlem færre i Hadeland Kraft sitt styre. Innlandet Revisjon IKS Side 23

90 Selskapskontroll Hadeland 4.8 ER DET UTARBEIDET STYREINSTRUKS? I Hadeland Energi AS og Hadeland Kraft AS foreligger det ikke styreinstruks. Styreinstruks er vedtatt for Hadeland Energi sitt datterselskap Hadeland Energi Nett AS. 4.9 HAR KOMMUNENE FORETATT SKILLE MELLOM KUNDE- OG EIERROLLEN I SELSKAPENE? Styreleder opplyser at kunde- og eierrollen i Hadeland Energi har tydelige skiller. Selskapets datterselskaper Hadeland Energi Nett og Hadeland Energi Strøm, som er tjeneste- og produktleverandører, håndterer kommunene på Hadeland på linje med de øvrige kundene. Det eksisterer ingen særavtaler verken formelt eller i den praktiske utøvelsen. Samarbeid om prosjekter angående infrastruktur skjer ut fra at partene er ulike virksomheter, som ut fra et bedriftsøkonomisk perspektiv evt finner kostnadssynergier i å samarbeide. Kommunene har ifølge styreleder ingen særfordeler sammenlignet med andre samarbeidspartnere ER DET STILT KRAV TIL AVKASTNING, OG ER PRINSIPPENE FOR EVENTUELL UTBYTTEPOLITIKK KLARGJORT? I dokumentet «Eierstrategi Hadeland Energi og Hadeland Kraft» er følgende nedfelt i dokumentet angående utbyttepolitikk: «For selskapene skal prinsippene for eventuell utbyttepolitikk klargjøres og deretter fremmes for eierorganet. I vurderingen skal følgende legges til grunn: - Langsiktighet. - Samfunnsansvar. - Eiernes krav til lønnsomhet, avkastning, egenkapital og soliditet. - Selskapets økonomiske situasjon og langsiktige forutsetninger for å levere overskudd. - Behov for kapital for videreutvikling av selskapene. - Mulighet for alternativ avkastning på investert kapital. - Ansvarlige lån.» Ifølge rapport fra selskapskontroll i Hadeland Energi og Hadeland Kraft i 2012 var det ikke blitt fremmet forslag om utbyttepolitikk for generalforsamlingen, og det forelå heller ikke signaler om at det ville bli fremmet en slik politikk. Utbytter/utbyttepolitikk er tema på generalforsamlingene i HE og HK hvert eneste år. Ifølge ordfører i Jevnaker forventer eierne avkastning og utbytte selv om det ikke er formulert i form av en utbytteplan. Hun opplyser at eierne har drøftet å starte en slik prosess, men har valgt å avvente pga ulike andre prosesser som pågår i selskapet. Innlandet Revisjon IKS Side 24

91 Selskapskontroll Hadeland 4.11 SIKRER SELSKAPENE LIKEBEHANDLING AV EIERNE MED HENSYN TIL INFORMASJON OM SELSKAPET? Styreleder opplyser at det er en ambisjon å gi de fire aksjonærene lik innsikt i selskapene. Utfordringen rundt dette opplyses å være at Energiselskapet Buskeruds eierrepresentant også sitter som styremedlem i Hadeland Energi og Hadeland Kraft SETTER STYRET OPP EN ÅRLIG PLAN FOR SITT ARBEID, HERUNDER EVALUERING AV SEG SELV OG DAGLIG LEDER? I forkant av hvert halvår vedtar styret halvårsplaner for sitt arbeid. Her fremgår datoer for styremøter og hvilke saker som skal på agendaen. Styret har ikke gjennomført formell egenevaluering. Ifølge styreleder vil dette bli vurdert gjennomført i løpet av Styreleder har jevnlige drøftinger med daglig leder, samt årlige medarbeidersamtaler der ulike sider ved daglig leders virksomhet tas opp. Innlandet Revisjon IKS Side 25

92 Selskapskontroll Hadeland 5 HADELAND OG RINGERIKE AVFALLSSELSKAP AS 5.1 OM SELSKAPET Hadeland og Ringerike Avfallsselskap AS (HRA) er et interkommunalt avfallsselskap eid av de fem kommunene Ringerike (46 %), Gran (21 %), Lunner (14 %), Jevnaker (11 %) og Hole (8 %). Selskapet ble opprettet 2. november Selskapet har som hovedoppgave å gjennomføre og drifte et renovasjonssystem som oppfyller alle krav til innsamling og behandling av husholdningsavfall i kommunene Hole, Ringerike, Jevnaker, Lunner og Gran. HRA har et styre bestående av en representant fra hver kommune. Selskapet har ifølge egen hjemmeside 20 ansatte. Hovedkontoret ligger på Trollmyra på Bergermoen i Jevnaker kommune. Her finnes også Trollmyra Avfallsanlegg. I tillegg drifter selskapet seks gjenvinningsstasjoner i eierkommunene, samt mottak av næringsavfall og farlig avfall. Selskapet har også ansvar for innsamling, behandling og etterbruk av kloakkslam fra kommunene Gran, Lunner, Jevnaker og Hole. HRA hadde i 2013 en omsetning på 97,9 mill kr og et resultat etter skatt på 5 mill kr. Året før var omsetningen 96,9 mill kr og resultatet etter skatt 3,1 mill kr. 5.2 PÅ HVILKEN MÅTE TILSTREBES ÅPENHET I SELSKAPET? Daglig leder i selskapet opplyser at åpenhet tilstrebes overfor kundene ved at: HRA legger ut informasjon på selskapets nettsider, På hjemmesiden ligger blant annet siste års årsrapport og renovasjonsforskriftene. Alle kan derfor lese HRAs årsregnskap og styrets årsberetning. I tillegg utgis avisen HRA-Posten en til to ganger pr. år med nyttig informasjon. HRA er aktive med foredrag på skoler og i lag/foreninger. Alle 4. klassinger i regionen blir tilbudt en dag på Trollmyra avfallsanlegg med teoretisk opplæring og omvisning. Direkte kontakt med eierne skjer i generalforsamling og i et årlig eiermøte på høsten. På eiermøtet deltar også rådmenn og tekniske ledere fra eierkommunene. Alle eierkommunene tilbys besøk fra HRA for å orientere om drift og planer. Selskapet har vært i alle eierkommunene, kommunestyrer og formannskap. Innlandet Revisjon IKS Side 26