Seljord kontrollutval

Transkript

1 Meeting Book: Seljord kontrollutval ( ) Seljord kontrollutval Date: T09:00:00 Location: Kommunehuset, møterommet 1. høgda Note: Meld fråfall til utvalssekretær Ingebjørg Liland på e-post: eller tlf , snarast mogeleg. Innkallast: Rådmann Finn-Arild Bystrøm kl. 09:00 Sak 25/18 Kommunalsjef Lillian Olsen Opedal kl. 09:00 Sak 26/18 Økonomisjef Halgeir Brekke kl. 09:00

2 Saksliste Møteinnkalling 4/18 Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune 26/18 Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for /18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar 23 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune 25 29/18 Orientering frå revisor /18 Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval /18 Referatsaker /18 Eventuelt

3 4/18 Godkjenning av innkalling / Godkjenning av innkalling : Godkjenning av innkalling Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Godkjenning av innkalling Møteinnkalling vert godkjend. Saksopplysningar: Møteinnkalling leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Møteinnkalling

4 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Godkjenning av protokoll frå møte Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Godkjenning av protokoll frå møte Protokoll frå møtet vert godkjend. Saksopplysningar: Protokoll frå møtet leggast fram for godkjenning. Vedlegg: - Protokoll frå møtet

5 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval Møteprotokoll Seljord kontrollutval Dato: kl. 9:00 11:30 Sted: Kommunehuset, møterommet 1. høgda Arkivsak: 18/00167 Til stede: Sigrun Dyrland Eidal Mette Aanderaa John Olav Haugetuft Gunleif Oland Møtende varamedlemmer: Forfall: Arve Lia Andre: Rådmann Finn-Arild Bystrøm (sak 17/18) Økonomisjef Halgeir Brekke (sak 17/18) Oppdragsrevisor Hilde Vatnar Sekretær Ingebjørg Liland Protokollfører: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 3/18 18/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 3/18 18/ Godkjenning av protokoll frå møte Saker til handsaming 1

6 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 18/ Orientering om kommunens økonomiske situasjon 5 18/18 18/ /18 18/ Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt Pleie og omsorg - Seljord kommune Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing - Seljord kommune /18 18/ Overordna revisjonsstrategi Seljord kommune 8 21/18 18/ Revisors sjølvstende - Seljord kommune 9 22/18 18/ Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Seljord kommune 10 23/18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Seljord, Sigrun Dyrland Eidal Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2

7 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval Møteinnkalling 3/18 Godkjenning av innkalling Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Møteinnkalling vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Møteinnkalling vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 3

8 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval Møteprotokoll 3/18 Godkjenning av protokoll frå møte Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Protokoll frå møtet vert godkjend. Møtehandsaming Votering Samrøystes. Vedtak Protokoll frå møtet vert godkjend. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 4

9 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval Saker til handsaming 17/18 Orientering om kommunens økonomiske situasjon Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Saka takast til vitande. Møtehandsaming Økonomisjef Halgeir Brekke og rådmann Finn-Arild Bystrøm ga utvalet ei orientering om den økonomiske situasjonen i Seljord kommune. Votering Samrøystes. Vedtak Saka takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 5

10 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Prosjektplan - Forvaltningsrevisjonsprosjekt Pleie og omsorg - Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet bestill forvaltningsrevisjonsprosjektet «Pleie og omsorg» i tråd med den framlagte prosjektplanen. Møtehandsaming Kontrollutvalget gjekk gjennom den framlagte prosjektplanen. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet bestill forvaltningsrevisjonsprosjektet «Pleie og omsorg» i tråd med den framlagte prosjektplanen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 6

11 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing - Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet i Seljord kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr ,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. Møtehandsaming Kontrollutvalet gjekk gjennom den framlagte prosjektplanen. Utvalet ønskjer ikkje å bestille kommunetemaet i prosjektet. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet i Seljord kommune bestiller forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing frå Telemark kommunerevisjon IKS. Kontrollutvalet godkjenner prosjektplan og eit samla pristilbod for ein forvaltningsrevisjon/selskapskontroll av renovasjonstenester og feiing med ein samla pris på kr ,-. Kontrollutvalet ønskjer følgjande kostnadsfordeling: 50% av fellestema delt flatt + 50% av fellestema delt etter relativ eigardel i Renovest. Kontrollutvalet føresett at dei andre eigarkommunane blir med på forvaltningsrevisjonen. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 7

12 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Overordna revisjonsstrategi Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Seljord kommune 2018 takast til orientering. Møtehandsaming Oppdragsrevisor Hilde Vatnar la fram overordna rekneskapsrevisjon for Votering Samrøystes. Vedtak Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon i Seljord kommune 2018 takast til orientering. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 8

13 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Revisors sjølvstende - Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Møtehandsaming Oppdragsrevisor kommentera eigenvurderinga. Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 9

14 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Budsjett for kontroll og tilsyn 2019 Seljord kommune Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Seljord kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Møtehandsaming Kontrollutvalet vedtok våren 2018 å bli medlem av Forum for kontroll og tilsyn. Kontingent på kr må leggast til i budsjettet. Forslag til vedtak med endring: Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Seljord kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet Votering Samrøystes. Vedtak Kontrollutvalet innstiller følgjande til Kommunestyret: Kommunestyret vedtek framlegg til budsjett for 2019 for Kontroll- og tilsynsverksemda i Seljord kommune med ei ramme på kr ,- Kontrollutvalet sitt budsjettframlegg skal fylgje budsjettsaka til kommunestyret via formannskapet [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 10

15 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Referatsaker Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Referatsakene takast til vitande. Møtehandsaming 1. Referatsaker a. Temarks haustkonferanse 14. november i Bø b. NKRF sin veileder for sekretariat. 2. Neste møte , kl. 09:00 a. Godkjenning av møteinnkalling og protokoll b. Oppfølging - Forvaltningsrevisjon Offentlege anskaffingar c. Orientering om budsjett for Seljord kommune 2019 d. Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan for 2019 e. Orientering frå revisjonen i møte f. Referatsaker/Eventuelt Votering Samrøystes. Vedtak Referatsakene takast til vitande. [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 11

16 4/18 Godkjenning av protokoll frå møte / Godkjenning av protokoll frå møte : Protokoll Seljord kontrollutval /18 Eventuelt Handsama av Møtedato Saknr 1 Seljord kontrollutval /18 Møtehandsaming Ingen saker vart handsama. Votering Vedtak [Lagre] [Lagre endelig vedtak] 12

17 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Saka vert lagt fram utan forslag til vedtak. Bakgrunn for saka: Helt sidan media (ref. VG ) i starten av oktober avslørte at tre brør utan å vite om det var registrert som psykisk utviklingshemma av Tolga kommune, har det vore søkelys på korleis systemet med registrering av psykisk utviklingshemma fungerer. Og fleire har spurt seg: Har dette skjedd i andre kommunar også? I tillegg har det kome fram at nokon kommunar har kjøpt bistand frå konsulentar i arbeidet med å registrere psykisk utviklingshemma i kommunen. Saksopplysningar: Som følgje av Tolga-saka har fleire kontroll- og tilsynsaktørar kome på banen, og regjeringa har bede om ein total gjennomgang av alle delar av den såkalla Tolga-saka. Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har fått ei utgreiing frå Fylkesmannen i Hedmark, kor dei har anbefalt ein ugilda gjennomgang av saka. Det har resultert i at det er dei etablera tilsynsmyndene som nå skal gå gjennom saka. Det betyr at Helsetilsynet, Statens sivilrettsforvaltning og Fylkesmannen i Hordaland går gjennom dei ulike delane av saka. Fylkesmannen i Hordaland har i denne samanheng fått i oppgåve å koordinere ein total gjennomgang og vurdering av sakshandsaminga i saka. Fylkesmannen i Hedmark skal gjennomføre ein lovlegheitskontroll av Tolga kommune si avgjerd. Helsedirektoratet skal på si side gå gjennom rapporteringsrutinane for registreringa. Fylkesmannen skal i tillegg gjennomføre stikkprøver i andre kommunar. KS-leder Gunn Marit Helgesen har i denne samanheng uttala til Kommunal Rapport at KS har gjennomført stikkprøver i kommunar som har hatt stor auke i tal på psykisk utviklingshemma. Det ser ut til å vere naturlege forklaringar på dei aukingane. Ut frå det dei veit i dag er det difor ikkje grunn til å tru at detta er eit omfattande problem. Tal på personar med psykisk utviklingshemming som er 16 år eller eldre er eit kriterium som inngår i inntektssystemet, som avgjer kva den einskilde kommune får i rammetilskott frå staten. Kommunane rapporterer sjølv via Altinn, tal på personar til helsedirektoratet, som utførar innsamlinga på vegne av KMD. 1

18 2 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Norges Kommunerevisorforbund (NKRF) har vore i møte med kommunal- og moderniseringsminister Monica Mæland, der dei la fram deira syn på korleis systemet fungerer. Hovudkonklusjonen til NKRF er at systemet ikkje er komplisera, og at det ikkje er vanskeleg å gjere detta på riktig måte. Likevel vil NKRF sjå på opplegget og kome med innspel til forbetringar i det arbeidet som vert gjort nå. Eit av spørsmåla som har dukka opp med Tolga-saka er revisors ansvar, og det igjen er relevant for kontrollutvalet å kjenne til med tanke på påseansvaret kontrollutvalet har ovanfor revisor ref. Kontrollutvalsforskrifta 4. Revisors ansvar avgrensast til å sjekke at kriteria frå Helsedirektoratets rundskriv (Rundskriv IS-3/2018) er følgt opp. Det er kommunen som har det øvste ansvaret for at dei registreringane som sendast inn til Helsedirektoratet er korrekte, og at ingen blir registrert som psykisk utviklingshemma utan å ha fått ei diagnose av kvalifisert personell. I sitt attestasjonsarbeid ser revisor til at dei registreringane kommunen har gjort, er i høve til kriterier fastsatt i rundskriv frå Helsedirektoratet. Eit av desse kriteria er at det skal ligge føre ei diagnose. Men revisorane er ikkje legar, og dei kan ikkje og skal ikkje gå inn i sjølve diagnosen og vurdere den. Det er helsevesenet sitt ansvar. Rundskriv IS-3/2018 har satt fylgjande kriterier for utrekning av rammetildeling i inntektssystemet mht. personer med psykisk utviklingshemming: 1. a) har diagnostisert psykisk utviklingshemming eller Downs syndrom, eller b) har ein diagnostisert sjeldan tilstand/kromosomlidelse som medfører psykisk utviklingshemming (dei vanlegaste er Retts syndrom, Angelmans syndrom, Cri du Chat syndrom og Cornelia de Langes syndrom), eller c) har skriftleg stadfesting frå lege eller psykolog på at tilstanden til vedkommande oppfyller diagnosekriteriene for psykisk utviklingshemming, slik desse går fram av diagnosekode F70-F79 i ICD-10 og diagnosekode P85 i IPCP-2 2. er fylt 16 år pr pr har vedtak om tenester etter helse- og omsorgstenestelova 3-2 første ledd nr. 6, herunder BPA etter 3-8, eller får omsorg av ein person som er tildelt avlastning eller omsorgsstønad for dette etter helse- og omsorgstenestelova 3-6 nr. 2 eller 3 Unntak: Kommunen skal ikkje registrere personar som: a. bur i ein av Landsbystiftelsen sine bukollektiv eller landsbyar b. personar som det vert gitt vertskommunetilskot for; sjå oversikt over kommunar som får vertskommunetilskot i vedlegg nr. 1» Kommunane registrerer sjølv talet i Altinn. Når det gjelder kontroll står det fylgjande: «Kontroll av registrering Kommunen har sjølv ansvaret for at registreringa er korrekt. Kommunens revisor skal kontrollere at registreringa er gjort slik det står i rundskrivet. Revisor og rådmann signerer på skjemaet vedlegg 2 til rundskrivet. Skjemaet skal oppbevarast i kommunen for evt. seinare kontroll.» For å sikre at kommunen etterkjem dei føringar som vert gjeve i Rundskriv IS-3/2018 og følg kriteria for utrekning av rammetildeling i inntektssystemet mht. personar med psykisk utviklingshemming, har kontrollutvalet bedd rådmann møte for å gjere greie for saka. Kontrollutvalet ber om at fylgjande punkt vert gjort greie for: Status for Seljord kommune Kor mange med diagnose psykisk utviklingshemming er registret i 2017? Er det stor auke frå tidlegare år?

19 3 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Kva kvalitetssikrings- og godkjenningsrutinar ligger til grunn for utbetalingsanmodninga til Helsedirektoratet; som godkjennast av rådmann og revisor? Har kommunen kontrollrutinar for å sikre seg at dei har korrekte vedtak i så fall kva rutinar/vedtak? Kjenner rådmann til konkrete brott på regelverket og/eller god forvaltningspraksis? Har kommunen kjøpt bistand frå konsulent i arbeidet med å registrere psykisk utviklingshemma? Rådmann Finn-Arild Bystrøm og kommunalsjef Lillian Olsen Opedal møter. Vurdering frå sekretariatet: Etter sekretariatets vurdering varetek kontrollutvalet sin kontrolloppgåve ved å rette fokus på kommunen si registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten, og ved å stille spørsmål til kva kvalitetssikrings- og godkjenningsrutinar som ligger til grunn for utbetalingsanmodninga til Helsedirektoratet (som godkjennast av rådmann og revisor). Sekretariatet legg fram saka utan forslag til vedtak, da administrasjonen vil orientere i møtet Vedlegg: - Rundskriv IS-3/2018

20 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Til landets kommuner Rundskriv IS-3/2018 Kriteriedata for inntektssystemet 2019 Registrering av tal på personar med psykisk utviklingshemming i kommunane Dette rundskrivet erstattar rundskriv IS-3/2017. Tal på registrerte personar med psykisk utviklingshemming pr er med og dannar grunnlag for utrekning av rammetildelinga i inntektssystemet for Som grunnlag for kriteriedata for inntektssystemet 2018, skal alle kommunane sende inn tal pr Det vi ber kommunane å registrere og sende oss, er antall personar som: 1. a) har diagnostisert psykisk utviklingshemming eller Downs syndrom, eller b) har ein diagnostisert sjeldan tilstand/kromosomlidelse som medfører psykisk utviklingshemming (dei vanlegaste er Retts syndrom, Angelmans syndrom, Cri du Chat syndrom og Cornelia de Langes syndrom), eller c) har skriftleg stadfesting frå lege eller psykolog på at tilstanden til vedkommande oppfyller diagnosekriteriene for psykisk utviklingshemming, slik desse går fram av diagnosekode F70- F79 i ICD-10 og diagnosekode P85 i IPCP-2 2. er fylt 16 år pr pr har vedtak om tenester etter helse- og omsorgstenestelova 3-2 første ledd nr. 6, herunder BPA etter 3-8, eller får omsorg av ein person som er tildelt avlastning eller omsorgsstønad for dette etter helse- og omsorgstenestelova 3-6 nr. 2 eller 3 Unntak Kommunen skal ikkje registrere personar som: a. bur i ein av Landsbystiftelsen sine bukollektiv eller landsbyar b. personar som det vert gitt vertskommunetilskot for; sjå oversikt over kommunar som får vertskommunetilskot i vedlegg nr. 1 Nærare om registreringa Den kommunen der personen bur og får tenester (heimkommunen), og som pr har det økonomiske ansvaret for tenestene til personen, skal registrere personen. Også der heimkommunen kjøper tenester til vedkommande i ein annan kommune eller frå private aktørar, skal heimkommunen registrere personen. Dersom ein person oppheld seg og får tenester i to ulike kommunar, og begge kommunane pr har fatta vedtak om tenester til personen, skal det føreligge ein avtale mellom kommunane om kva for ein kommune som registrerer personen.

21 25/18 Kommunal registrering av psykisk utviklingshemma og grunnlag for kompensasjon frå staten - Seljord kommune Registreringa skjer i Altinn-skjemaet «Registrering av tall på personer med psykisk utviklingshemning». Kommunen (den personen som har fullmakt) fyller ut skjemaet, signerer og sender det inn til Helsedirektoratet gjennom Altinn. Kontroll av registrering Kommunen har sjølv ansvaret for at registreringa er korrekt. Kommunens revisor skal kontrollere at registreringa er gjort slik det står i rundskrivet. Revisor og rådmann signerer på skjemaet vedlegg 2 til rundskrivet. Skjemaet skal oppbevarast i kommunen for evt. seinare kontroll. Tidsfrist Frist for registrering og innsending i Altinn er 15. april Spørsmål Kontaktperson for spørsmål er Elin S. Kitmitto, tlf , epost esk@helsedir.no KOPI: Den norske Revisorforening, post@revisorforeningen.no Norges Kommunerevisorforbund, post@nkrf.no Helse- og omsorgsdepartementet, postmottak@hod.dep.no Kommunal- og moderniseringsdepartementet, postmottak@kmd.dep.no Landets fylkesmenn

22 26/18 Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for / Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for 2019 : Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for 2019 Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Orientering om Seljord kommune sitt budsjett for 2019 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: Kommunens budsjett skal ikkje behandlast av kontrollutvalet. Kontrollutvalet leverar bare sit eige forslag til budsjett for kontroll, tilsyn og revisjon. På dette området har utvalet sjølvstendig innstillingsrett, dvs. det budsjettforslaget som kontrollutvalet har vedteke, skal gå uendra til formannskapet og vidare til kommunestyret. Det er likevel av stor betyding for kontrollutvalet å få informasjon om kommunens budsjettsituasjon for året og åra som kjem. Det gjerast merksam på at budsjettdokumenta ikkje blir lagt ved saka då desse er å finne i saka til formannskapet 84/18 handsama i møte Økonomisjef Halgeir Brekke og rådmann Finn-Arild Bystrøm gir kontrollutvalet ei orientering om rådmannens forslag til budsjett 2019 for Seljord kommune. 1

23 27/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar Arkivsak-dok. 16/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar Saka leggast fram utan tilråding då orientering vil bli gjeve i møte. Bakgrunn for saka: Seljord kontrollutval fekk rapporten lagt fram i møte sak 1/18 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlege anskaffingar. Rapporten vart handsama i Seljord kommunestyre sak 21/18. Følgande vedtak vart fatta: Kommunestyret tek rapporten Offentlege anskaffingar til vitande og ber rådmannen følgje opp revisjonens anbefalingar om å: Sette i verk tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon om verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet. Sikre at det blir ført protokoll for alle anskaffingar med verdi på kr og oppover. Vurdere å inngå rammeavtalar der kommunen gjer jamlege innkjøp av ein vare eller teneste som overstiger kr i løpet av året. Sørgje for at rammeavtaler som er eldre enn fire år blir fornya/konkurranseutsett i tråd med regelverket. Rådmannen skal komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av oktober 2018 om korleis rapportens anbefalingar blir følgt opp. Kommunestyre ber rådmannen revidere innkjøpsregelverket til Seljord kommune og legge det fram til politisk handsaming der ein tilpassar at kommunens regelverk er i tråd med tersklane som er i lov om offentlige anskaffingar. Det må også vurderas om inngåtte rammeavtaler er formålstenlege i forhold til effektiv og hensiktsmessig drift. Ved nye utlysingar bør ein leggje til grunn, effektiv drift, økonomi, lokalt/regional næringsliv, innanfor gjeldande regelverk om offentlege anskaffingar Saksopplysningar: Revisjonen undersøkte følgande problemstillingar: I kva grad har kommunen tiltak for å sikre at reglane om offentlige anskaffingar vert følgde? 1

24 2 27/18 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar - 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar : Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar I kva grad vert varer og tenester anskaffa i samsvar med reglane om offentlige anskaffingar? I kva grad bruker kommunen rammeavtalene sine? Revisjonen peika i rapporten på at kommunen i liten grad har hatt fokus på opplæring i eige reglement og det aktuelle lovverket. Revisjonen meinte at kommunen burde sikre at slik opplæring blir gitt. Dei peika også på at eit reglement for innkjøp aleine ikkje er egna til å sikre at anskaffingar skjer på riktig måte. Etter deira vurdering bør kommunen sette i verk fleire tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon og verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet. Knytt mot den andre problemstillinga fann revisjonen at dei større anskaffingar som vart gjennomførd i 2017 delvis blei gjennomført i tråd med reglane om offentlege anskaffingar. Det er gjennomført konkurransar i tråd med regelverket, men det blir i for liten grad nytta protokoll ved anskaffingar som kjem inn under regelverket. Det er gjort ei større direkte anskaffing som revisjonen meiner ikkje er i tråd med regelverket. Kommunen gjer i stor grad innkjøp i tråd med dei rammeavtaler revisjonen har undersøkt. Revisjonen meiner at ikkje alle rammeavtalane er optimale for det behovet kommunen har, og i enkelte høve fører det til at ein bryt avtalane. Med bakgrunn i kommunestyret sitt vedtak er rådmannen innkalla for å gi kontrollutvalet ei attendemelding på korleis forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlege anskaffingar er følgt opp. Sekretariatet har ikkje motteke skriftleg attendemelding i saka før sakspapira sendast ut. Denne vil ettersendast til kontrollutvalet eller bli gjeve i møte. Vurdering frå sekretariatet: For å sikre læring i organisasjonen basert på forvaltningsrevisjonar, er det viktig at vedteke forbetringstiltak følgas opp. Oppfølginga av saka er lagt til kontrollutvalet. Saka leggas fram utan forslag til vedtak da orientering frå rådmann vil bli gjeve i møtet. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her

25 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune Kontrollutvalet utsett gjennomføring av forvaltningsrevisjonen med tema «Helse og omsorg» til hausten Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjonsprosjektet «Arkiv og dokumenthandtering» i tråd med den framlagte prosjektplanen. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet i Seljord vedtok i møte 3. oktober ein prosjektplan for ein forvaltningsrevisjon med tema helse og omsorg (sak 18/18). Sekretariatet mottok eit notat frå Telemark kommunerevisjon (TKR) der dei ber kontrollutvalet vurdere om dette prosjektet bør skyvast på i tid. Saksopplysningar: Den 14. november blei det halde oppstartsmøte der rådmannen, kommunalsjef for helse og omsorg og prosjektleiar frå TKR deltok. Hensikta med eit slikt møte er å informere om oppdraget, avklare/drøfte problemstillingane og avklare praktiske tilhøve i samband med revisjonen. I møtet kom det fram informasjon som gjer at revisjonen er i tvil om ein forvaltningsrevisjon av risikovurdering, avvikshandtering m.v. vil gi særleg meirverdi for kommunen no. Rådmannen og kommunalsjef for helse og omsorg er merksame på status i kommunen, og det blir arbeidd med å få på plass system og rutinar for å betre stoda. Etter revisors vurdering kan det vere meir fruktbart å gjennomføre denne forvaltningsrevisjonen neste haust, med levering seinhausten 2019/ nyåret I så fall vil det vere nytt kontrollutval som vil handsame rapporten. TKR har lagt ved ein prosjektplan for eit forvaltningsrevisjonsprosjekt om arkiv og dokumenthandtering. Arbeidet med ein slik forvaltningsrevisjon kan startast om kort tid. Dersom kontrollutvalet i staden vil ha ein forvaltningsrevisjon med eit anna tema innan helse og omsorg, eller andre saksfelt, kan TKR legge fram prosjektplan for dette i neste møte. 1

26 2 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet legg fram forslag om at kontrollutvalet utsett gjennomføring av forvaltningsrevisjonen med tema «Helse og omsorg» til hausten Kontrollutvalet bestemmer i møtet om dei vil velje eit anna prosjekt enn det som er føreslege frå TKR. Om kontrollutvalet ynskjer forvaltningsrevisjon av eit anna tema kan prosjektplan på eit anna prosjekt bestillast til neste møte. Vedlegg: - Notat til KU 5. desember - Prosjektplan Arkiv og dokumenthandtering

27 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Notat til KU 5. desember 2018 Kundenr.: Arkiv/journalnr: Kunde: Prosjekt: Seljord kommune Helse og omsorg Dato: Sign: do Vedr. forvaltningsrevisjon om helse og omsorg i Seljord Kontrollutvalet i Seljord vedtok i møte 3. oktober ein prosjektplan for ein forvaltningsrevisjon med tema helse og omsorg (sak 18/18). Stikkord for undersøkinga var risikovurderingar, avvikshandtering, sikring av kompetanse og rutinar for brukarmedverknad. Brev om oppstart blei sendt rådmannen kort tid etter vedtaket i KU. Den 14. november blei det halde oppstartsmøte der rådmannen, kommunalsjef for helse og omsorg og prosjektleiar frå TKR deltok. Hensikta med eit slikt møte er å informere om oppdraget, avklare/drøfte problemstillingane og avklare praktiske tilhøve i samband med revisjonen. I møtet kom det fram opplysningar som gjer at vi vil be kontrollutvalet vurdere om dette prosjektet bør skyvast på i tid: Rådmannen opplyser at kommunen i liten grad har hatt system/skriftelege rutinar for risikovurderingar, avvikshandtering og kvalitetsstyring innafor helse og omsorgssektoren. Svar på fleire av problemstillingane om det ligg føre slike system, rutinebeskrivelser m.v. vil difor vere at dette er mangelfullt. Kommune har nyleg kjøpt eit elektronisk system for kvalitetsstyring og avvikshandtering (Kommuneforlaget Kvalitetsstyring). Det blir no arbeidd med teknisk klargjering av systemet. Opplæring vil skje etter at systemet er klargjort. Det er ny helse og omsorgssjef i kommunen (frå august 2018). Vedkommande har liten historikk om tilhøva i kommunalområdet. Helse og omsorgsavdelinga er under omorganisering. Det har vore endringar i leiinga av einingar (mellom anna ein nytilsett einingsleiar). Det blir no arbeidd med å klargjere roller og rutinar i organisasjonen. Med bakgrunn i dette er vi i tvil om ein forvaltningsrevisjon av risikovurdering, avvikshandtering m.v. vil gi særleg meirverdi for kommunen no. Rådmannen og kommunalsjef for helse og omsorg er merksame på status i kommunen, og det blir arbeidd med å få på plass system og rutinar for å betre stoda. Etter vår vurdering kan det vere meir fruktbart å gjennomføre denne forvaltningsrevisjonen neste haust, med levering seinhaustes 2018/ nyåret I så fall vil det vere nytt kontrollutval som vil handsame rapporten.

28 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Notat til KU 5. desember 2018 I følge plan for forvaltningsrevisjon har Seljord kommune to forvaltningsrevisjonar att i denne valperioden. Det eine er det påbegynte prosjektet om helse og omsorg. Det andre dreier seg om arkiv og dokumenthandtering, og er omtalt slik i plan for forvaltningsrevisjon : Tema/tittel Vinkling Nytte Omfang Arkiv og dokumenthandtering 200 Mottak av førespurnader til kommunen og journalføring. Sikre merksemd på reglane i organisasjonen og bidra til dei blir følgde og at kommunen har gode rutinar på mottak og handtering av førespurnader til kommunen. Vi har gjennomført fleire slike revisjonar dei siste åra, og erfaringa er at det er risiko knytt til dette temaet. Vedlagt følger ein prosjektplan etter same lest som er gjennomførd i fleire andre kommunar. Vi vil kunne starte arbeidet med ein slik forvaltningsrevisjon om kort tid. Dersom kontrollutvalet i staden vil ha ein forvaltningsrevisjon med eit anna tema innan helse og omsorg, eller andre saksfelt, kan vi legge fram prosjektplan for dette i neste møte.

29 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Prosjektplan Seljord - Arkiv og dokumenthandtering Utarbeidet dato: Prosjekt: Arkiv og dokumenthandtering Prosjektplan 1. Bestilling Vi viser til notatet om status for forvaltningsrevisjonen om helse og omsorg der vi gjer framlegg om å utsette dette prosjektet. I plan for forvaltningsrevisjon står det at arkiv og dokumenthandtering er siste prosjekt i planperioden. Vi leverer med dette plan på arkiv og dokumenthandtering slik at utvalet betre kan vurdere om det er aktuelt å tinge dette prosjektet dersom ein vel å utsetje/endre forvaltningsrevisjonen om helse og omsorg 2. Bakgrunn og formål Den fremste oppgåva til eit arkiv er at arkivmaterialet skal fungere som internt minne og som dokumentasjon av aktivitetar og handlingar som kommunen gjør. Dette gir kommunen oversikt over aktivitetane sine, kva slags saker de har til behandling og kva kommunen har vurdert og gjort i ulike samanhengar. For at arkivplikten skal være oppfylt er det avgjørande at kommunen har gode rutinar og at rutinane blir brukt. I mange kommunar er saksbehandlarar gitt et stort ansvar i å vurdere om dokument skal arkiverast eller ikkje. Mye dokumentasjon har vist seg å gå tapt ved at arkivverdig materiale ikkje har blitt lagt inn i elektroniske arkivsystem. I forvaltningsrevisjonen vil vi undersøke om kommunen har en oppdatert arkivplan og om kommunen har rutinar for dokumenthandtering/arkiv. Vi vil også undersøke kommunens tiltak for å sikre at organisasjonen som heilskap og tilsette har tilstrekkelig kompetanse om oppgåva. Forvaltningsrevisjonen har som mål å bidra til at krava til arkiv og journalføring blir følgt og at kommunen sikrar gode vilkår for innsyn og dokumentasjon. 3. Problemstilling I kva grad sikrar kommunen riktig dokumenthandtering og rett bruk av system for sakshandsaming? og I kva grad kommunen legg til rette for og handterer krav om innsyn i tråd med regelverket. 1

30 28/18 Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune - 18/ Bestilling/endring av forvaltningsprosjekt - Seljord kommune : Prosjektplan Seljord - Arkiv og dokumenthandtering Utarbeidet dato: Prosjekt: Arkiv og dokumenthandtering 4. Kjelder for revisjonskriterier Sentrale kjelder for revisjonskriteriene vil være arkivloven med tilhøyrande forskrifter (arkivforskrifta og riksarkivarens forskrift). 5. Metode Vi vil foreta dokumentgjennomgang, intervjuar og ei spørjeundersøking hjå tilsette som bruker kommunens system. For sakshandsaming. Vi vil undersøke om utgåande post er journalført ved å samanhalde kommunens journal mot statens OEP (Offentlig elektronisk postjournal) og det som er mottatt frå Seljord kommune. Vi vil også undersøke om kommunens har tiltak for å sikre gjenfinning av arkiverte dokumenter. Gjennom undersøkinga vil vi få svar på om organiseringa av postmottak og arkivarbeid er formålstenleg og om rutinar for journalføring er i tråd med gjeldande krav og om tilsette får tilstrekkelig opplæring. Vi vil også sjå om kommunen arkiverer og journalfører i tråd med gjeldande rutinar. 6. Oppstart og leveranse Prosjektet kan starte opp umiddelbart med leveranse våren Planlagt ressursbruk tilsvarar ein normal forvaltningsrevisjon og er i samsvar med plan for forvaltningsrevisjon Dag Oftung 2

31 29/18 Orientering frå revisor / Orientering frå revisor : Orientering frå revisor Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Orientering frå revisor Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har som sine oppgåver å halde seg orientert om revisjonsarbeidet og sjå til at revidering av kommunens rekneskap skjer på ein god måte. Heimmelen for dette finn ein i Kommunelova: 77.Kontrollutvalget 4. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). 78.Revisjon 5. Kommunens eller fylkeskommunens revisor skal rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll til kontrollutvalget. Det er også beskrive nærmare i Kontrollutvalsforskrifta: 6.Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Saksopplysningar: Det er fast praksis at revisor orienterer om det laupande revisjonsarbeidet i kommunen i kontrollutvalsmøta. Oppdragsrevisor Hilde vatnar vil orientere om revisjonsarbeidet Seljord kommune. 1

32 30/18 Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval - 18/ Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval : Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval Møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet 2019 godkjennast. Planen og møtedatoane er rettleiande. Kontrollutvalet står fritt til å ta opp dei saker og halde dei møter utvalet ynskjer. Møtedatoar 2019: Onsdag kl. 09:00: Saksopplysningar: Sekretariatet legg med dette fram ei eiga sak om møte- og arbeidsplan for kontrollutvalet. Saka vert vidare lagt fram som orienteringssak i kommunestyret. Møte- og arbeidsplanen er ikkje å forstå som ein fullstendig presentasjon av alle dei oppgåver/saker som kontrollutvalet vil handsame i løpet av året, men legg vekt på dei oppgåver som utvalet etter eigen forskrift er pålagt å handsame. Kontrollutvalet i Seljord kommune har fire møter i året, fordelt på to møter på våren og to møter på hausten. Lengda på møta vert avgjort av talet saker/typen saker som skal opp i møtet. Kontrollutvalet har vald å leggje fram møte- og arbeidsplanen for kommunestyret, framfor å utarbeide ein samla plan for verksemda i valperioden. Møte- og arbeidsplanen er ein samla plan som etter behandling i kommunestyret tilfredsstill forskrift om kontrollutval i kommunar og fylkeskommunar av Sekretariatet legg fram følgjande forslag til møtetidspunkt og forslag til agenda for 2019: Onsdag 6. mars 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Årsmelding 2018 for Seljord kontrollutval Forvaltningsrevisor sin eigenvurdeing av sjølvstende Orientering frå revisor Referatsaker/Eventuelt 1

33 2 30/18 Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval - 18/ Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval : Møte og arbeidsplan Seljord kontrollutval Onsdag 29. mai 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Årsrekneskap for Seljord kommune 2018 Årsrapport og årsregnskap 2018 frå skatteoppkrevjaren Referatsaker/Eventuelt Onsdag 2. oktober 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Bestilling av risiko- og vesentlighetsvurdering forvaltningsrevisjon Innspel frå KU til analyse og plan for forvaltningsrevisjon Bestilling av risiko- og vesentlighetsvurdering kommunens eierskap Innspel frå KU til analyse og plan for eierskapskontroll Evaluering av kontrollutvalets arbeidsform og saker Budsjett for kontroll og tilsyn 2020 Overordna revisjonsstrategi for rekneskapsrevisjon for 2019 Revisor si eigenvurdering av sjølvstende Referatsaker/Eventuelt Onsdag 4. desember 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Opplæring om og arbeid med analyse og plan for forvaltningsrevisjon Opplæring om og arbeid med analyse og plan for eierskapskontroll Orientering om budsjett for Seljord kommune 2020 Kontrollutvalets møte- og arbeidsplan for 2020 Orientering frå revisjonen i møte Referatsaker/Eventuelt Planen er rettleiande og kontrollutvalet står fritt til å ta opp saker og avhalde dei møte dei ynskjer Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller Gjennomførte forvaltningsrevisjonar og selskapskontrollar vert lagde fram/handsama fortløpande Nye prosjekt vert bestilt tilsvarande. Fellesmøte/prosjekt med andre kontrollutval Vert halde/planleggast etter utvalas ynskje og behov som dukkar opp ila arbeidsåret. Kurs/konferansar Det stillast stadig større krav og forventningar til kontrollutvalets kompetanse, både frå det politiske miljøet og kommunens innbyggjarar. Endra regelverk gjer det nødvendig å leggje til rette for opplæring og kurs for alle medlemmer av kontrollutvalet. Kunnskap om kontrollutvalets rolle, oppgåver og lovverk er nødvendig for å utføre dei oppgåver som gjeng fram av lov og forskrift. Slik opplæring og kursverksemd kan skje lokalt (haust- og vårkonferanse i regi av Temark) eller gjennom sentrale tilbod. Kontrollutvalet inviterast blant anna årleg til landskonferansen for kontrollutval i regi av Norges kommunerevisorforbund (NKRF) eller Forum for kontroll og Tilsyn (FKT). Dette er ei viktig samling for å tilføre kontrollutvalets medlemmer ny kunnskap, og det er ein arena der kontrollutvalsmedlemmer frå hele landet møtast og drøftar saker og arbeidsmetodar. Aktuelle datoar: - NKRF sin Kontrollutvalskonferanse januar 2019, på Gardermoen - Temark Vårkonferanse i april - Temark Haustkonferanse i november - Forum for kontroll og tilsyn, konferanse 4-5.juni 2019, i Kristiansand

34 31/18 Referatsaker Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Referatsaker Referatsakene takast til vitande. Saksopplysningar: 1. Referatsaker NKRF sin kontrollutvalskonferanse på Gardermoen januar. Påmeldingsfrist 18. desember 2. Neste møte Onsdag 6. mars 2019 kl. 09:00 Godkjenning av møteinnkalling og protokoll Årsmelding 2018 for Seljord kontrollutval Forvaltningsrevisor sin eigenvurdeing av sjølvstende Orientering frå revisor Referatsaker/Eventuelt 1

35 32/18 Eventuelt Arkivsak-dok. 18/ Sakshandsamar Ingebjørg Liland Saksgang Møtedato Seljord kontrollutval Eventuelt Klikk her for å skrive inn tekst. 1