Erfaringer med bruk av moderne innkjøpsløsninger

Transkript

1 Erfaringer med bruk av moderne innkjøpsløsninger 7. Juni 2006 Norstellamøte Steinar Wiik Innkjøpsdirektør Posten Posten Norge AS

2 Agenda 1. Kort om Posten konsernet 2. Hvilke elektroniske verktøy har vi 3. Erfaringene 4. Råd og vink Posten Norge AS

3 Postens visjon Verdens mest fremtidsrettede postbedrift Posten Norge AS

4 Posten er mer enn Posten Nettlast AS & Nettlast Hadeland Objectware Posten Norge AS

5 Hva driver Posten med..foruten å formidle brev og pakker samt drive bedriftens 300 posthandler 1150 post-i-butikk lokasjoner og 25 bedriftssentre (nylig solgt til ISS) Posten Norge AS

6 Ekspressbud Nord Europas største aktør på ekspressbudsiden gjennom selskapene: Box Delivery AB (størst i Sverige) De Grønne Bude AS (størst i Danmark) Box Delivery AS (størst i Norge) Box Delivery OY (av de største i Finland) Alt er nå samlet under en hatt: Box Group AS Posten Norge AS

7 Posten som transportør Norges største aktører på transport Eier/Leaser ca 6000 biler /disponerer ca 8500 Eier datterselskapene: Nettlast AS Nettlast Hadeland AS Box Solution/Wajens AS Torvaldsens Spesialtransport as Nor-Cargo as Frigoscandia AB HSD-Transport Johs Lunde as Holmskau Transport Posten Norge AS

8 Logistikkaktør En av de store i Norden på logistikk: Pan Nordic Logistics AB - er eiet 50/50 sammen med Posten Danmark for å kunne være en nordisk aktør på logistikk for intenasjonale kunder (Kundeeks: IKEA, Ellos ++) Box Solution AS driver 12 varehotell samt container logistikk på Oslo og Trondheim havn Posten Norge AS

9 Postens IT-selskap Ergo m/datterselskaper En av Norges største IT-aktører gjennom 100% eierandel i Egro Group AS Intra Doc as Atento as Buypass as Ephorma as Medix as Objectware as Transware Allianse Omsetning 2006 forventet ca 3 mrd NOK Posten Norge AS

10 Utfordreren til Posten Sverige og Post Danmark Gjennom selskapet Citymail AB tilbys brev- og katalog-leveranser (industriell post) Leveranser 3 dje hver dag i Stockholm, Gøteborg, Malmø og Jönköping m/ omegn (60-65 % av svenske markedet) Omsatte i 2005 for ca SEK 550 mill (økende) Har nå etablert seg i Danmark skal være operativ mvf 1. Des Posten Norge AS

11 Konsernets inntektsutvikling (MNOK) Andre inntekter Andel Varesalg Statlig kjøp Bank IT Logistkk CityMail Aviser, blad, reklame mv A og B Bank IT Logistkk Aviser, blad, reklame mv CityMail A og B 34,4 % 46,1 % 29,5 % Aviser, blad 17,6 % 18,1 % 13,9 % Logistikk 13,8 % 12,7 % 32,9 % IT - 3,6 % 9,3 % Bank 31,4 % 12,2 % 5,1 % Statlig kjøp - - 1,8 % Varesalg 2,8 % 2,2 % 1,6 % CityMail - - 2,9 % Andre inntekter 26,1 % 13,3 % 38,4 % 9,2 % 4,3 % 1,7 % 1,7 % 3,2 % - 5,0 % 3,1 % 2,1 % A og B Posten Norge AS Andel mor 100 % 96 % 70 % 64 %

12 Bemanning og omsetning per årsverk Omsetning/årsverk Bemanning årsverk KNOK 1050 Omsetning siste 12 mnd/årsverk Glidende 12 mnd des.00 des.01 des.02 des.03 des.04 des.05 Posten Norge AS Datterselskaper Q Q Posten Norge AS

13 Agenda 1. Kort om Posten konsernet 2. Hvilke elektroniske verktøy har vi i Posten 3. Erfaringene 4. Råd og vink Posten Norge AS

14 Hvilke elektroniske innkjøpsverktøy har vi? 1. Innkjøps portal på intranettet hvor alt om innkjøp er samlet på et sted. Gir henvisning/linker til: 1. Atento-innkjøpssytem 2. Godkjente leverandører 3. Rammeavtaler 4. Rettledning om Hvordan inngå nye avtaler 5. Forespørsels- og kontaktsmaler 6. Policy, lover og regler Elektronisk innkjøpssystem: Ikke strategiske og egnede strategiske kjøp skal håndteres av Atento for derved å: 1. Oppnå prosessbesparelser 2. Sikre avtalelojalitet og større volum per avtale 3. Gi tilstrammingseffekt gjennom godkjenning i forkant = redusert kjøp 4. Bedre grunnlag for innkjøpsanalyse og derav grunnlag for bedre avtaler= bedre priser 3. Reverse Auction (gjennomført 7 nettauksjoner) 4. Elektronisk fakturering 5. Automatisk matching av fakturaer 6. Innkjøpskort 7. Kontraktsadministrasjon Posten Norge AS

15 Anskaffelsesprosessen Innkjøpssystemet Atento Mulighet Mulighet Analyse, Sourcing og kontrakt Anmodning og bestilling Godkjenning Varemottak Faktura og betaling Elektronisk integrasjon mot: Økonomisystemer Fakturabehandling Personaldata Leverandører Posten Norge AS

16 Hva har vi oppnådd etter 2 år med Atento? Fokus på innkjøp Redusert antall leverandører med et par tusen Forbedrede betingelser på våre kjøp Lekkasjer til ikke-avtale leverandører redusert Lojalitet til avtale leverandører har økt Vi har en utmerket statistikk - Nå vet vi hva vi kjøper Vi utvider stadig kjøpsområdene som omfattes av innkjøpssystemet Vi er på vei inn i formen: Det er en måte å handle på i Posten Posten Norge AS

17 Reverse Auction Posten Norge AS

18 Anskaffelse av IKT utstyr (PC-er/skjermer/printere/tjenester) Posten-konsernet har ca pc-brukere Innkjøpene av dette har hittil ikke vært samordnet. Konsernet handler pt fra alle de store leverandørene: HP Fuji Siemens Dell IBM Felles anbudsrunde ble kunngjort i februar i den hensikt å koordinere anskaffelsene i en treårig rammeavtale (12000 pc-er) Alle ovennevnte leverandører svarte på anbudsinnbydelsen Tverrfaglig prosjektgruppe ble etablert med bred deltagelse fra IKT-siden (Ergo, Posten, Nor-Cargo, Citymail) Styringsgruppe hadde det overordnede ansvar for prosessen Posten Norge AS

19 Reverse auction Anskaffelsen ble gjennomført som kjøp etter forhandling. Reverse Auction ble benyttet i forhandlingene. Dette innebærer: Alle tilbyderne ser eget bud/beste bud/egen rangering i auksjonen Auksjonen ble annonsert å vare i 30 min. Nytt bud mindre enn 5 minutter før utløp, medførte automatisk 10 min forlengelse. Dette resulterte i at auksjonen varte i 2 timer 50 min. Forutsetningen for å få opplysninger om de øvrige/laveste bud er at alle må inn med et første bud For å få akseptert nytt bud må dette være mer enn kr 300 lavere enn eget tidligere bud Få selskaper i Norge utenom oljebransjen har benyttet denne forhandlingsformen tidligere Posten Norge AS

20 Prisbildet før auksjonen åpningsbud Prisbildet før auksjonen startet: Leverandør A 84,5 mill Leverandør B 77,0 mill Har ikke mer å gi Leverandør C 76,5 mill Rock bottom Leverandør D 66,9 mill Beste vi kan tilby Åpningsbud i auksjonen: 77,0 mill Satt så høyt for å sikre oss at auksjonen ble reell - med minst tre deltagere (vi regnet med å miste den som var høyest ved et så lavt åpningsbud) Resultat: 53,4 MNOK Posten Norge AS

21 Hensyn til ikke prismessige forhold En evaluering/vurdering av de ulike leverandører resulterte i følgende karakterskala : Vekting Lev A Lev B Lev C Lev D Bedriftsvurdering 15 12,3 10,2 11,5 8,8 Produktvurdering 20 15,6 12,5 16,5 13,2 Servicevurdering 25 16,9 14,0 13,2 12,5 Anskaffelsesøkonomi 30 Miljøfaktorer 10 7,5 7,5 10,0 7, ,3 44,1 51,2 42,0 Dette ble hensyntatt i auksjonen ved at det ble pålagt et beløp på ca kr 1,2 mill samt en byttekostnad fra nåværende leverandør på kr 300. Dårligste evaluerte tilbyder måtte ha et bud som var ca kr 1,5 mill lavere for å slå HP som er nåværende og best vurderte leverandør Posten Norge AS

22 Innkjøpskort Posten Norge AS

23 Hvordan fungerer Purchasing? Innkjøper Fak tura Utbetaling Ordre Lever anse WEB-tilgang Autorisasjon Levera ndø r faktura Oppgjør Euro card Purchasing Administrasjon Informasjon Regelverk Tilganger Statistikker Fakturavisning Attestasjon Anvisning Kontering Leverandør Posten Norge AS

24 Omfang innkjøpskort Skal for oss dekke de kjøp der bruk av innkjøpssytem er problematisk/lite gunstig eksempelvis: Kantinekjøp (ISS/Sodexho) Overtidsmat (Peppes/Dolly Dimple) Budbilleveranser (Box) Dette representerer mange kjøp som hver for seg har små fakturaverdier men som samlet utgjør en stor mengde Som er problematisk å få godkjenning på forhånd (leder ikke tilstede-haster) Innkjøpskort skal kombineres med e-faktura slik at vi får til en hel-elektronisk postering direkte på konto En fakturaen inneholder mange underbilag Posten Norge AS

25 Elektronisk faktura Posten Norge AS

26 Hvorfor e-faktura? Vi studerte vår kundereskontro som viste: Posten hadde ca fakturaer årlig Vi hadde leverandører En leverandør sendte oss fakturaer i 2004 Gjennomsnittsverdi: kr 2 800!!! De 20 største fakturautstedere representerte lave gjennomsnittverdier på fakturaene,og nesten (ca 5000 leverandører sendte oss 1 el. 2 fakturaer pr år) Dette representerte store kostnader og måtte effektiviseres!!! Posten Norge AS

27 Hva gjorde vi? Fokuserte på å få til en elektronisk fakturaløsning med dalende antall brev så måtte vi som bedrift også se etter ny business for konsernet som erstatter volumbortfall. Innkjøpsmessig fikk vi inn i alle kontrakter at forutsetning for leveranse til Posten var at leverandør forpliktet seg til å levere faktura elektronisk når vi var klar. Alle leverandører signerte på dette!! Har hatt dette i kontraktsteksten i over 3 år = det er enkelt for Posten å få med leverandørene på dette Det er også enkelt på den måten at samtlige leverandører ser effekten av ressursbesparelser ved overgang til elekronisk faktura Posten Norge AS

28 Utfordringen i overgangen fra fysisk til elektroniske løsninger er å bevare enkelheten!! Før Fysisk Bedrift Fysisk Fysisk Fysisk Fallgruve dyrt!! Elektronisk Elektronisk Elektronisk Bedrift Elektronisk Elektronisk Elektronisk Verdiøkende løsning Fysisk Fysisk Elektronisk Elektronisk Posten Bedrift POsten Fysisk Elektronisk Fysisk Elektronisk Posten Norge AS

29 Automatisk fakturamatching Gjennom matchingprogrammet BAS WARE gjennomfører Posten elektronisk matching av fakturaer. Ordren sendes ut gjennom Atento = er godkjent av budsjettansvarlig!! Varen leveres varemottak registreres Leverandøren sender fakturaen inneholder innkjøpsordre nummer samt kontostreng med nødvendig konteringsinfo Matchingprogrammet leter opp innkjøpsordren. Dersom faktura stemmer med innkjøpsordren så legges fakturaen på vent til betalingsforfall Posten Norge AS

30 Kontrakstadministrasjon Aktuelle spørmål i en innkjøpsavdeling: Har vi kontrakt med det selskapet? Hvor ligger kontrakten på..? Når utløper den..? Hvem er ansvarlig for kontrakten? Hva er omsetningen på kontrakten..? Reminder for når oppstart av reforhandling/utlysning skal starte Dette var behov Posten hadde. Kontraktsadministrasjonssystemet Kontiki/Oracle-contracts gir svar på det meste. Enkle systemer å bruke gir god oversikt Posten Norge AS

31 Agenda 1. Kort om Posten konsernet 2. Hvilke elektroniske verktøy har vi i Posten 3. Erfaringene 4. Råd og vink Posten Norge AS

32 Forankring og eierskap Forankring og aktivt eierskap til e-faktura/elektroniske løsninger i linjen er avgjørende for å lykkes Elektronisk formidling og automatisering stiller store krav standardisering og entydighet Fakturaformidlingen blir en forlengelse av ERP-løsningene Rutiner og informasjon tilrettelagt for effektiv manuell behandling blir fort et hinder ved overgang til elektronisk formidling En av våre største utfordring er å bryte ned hindringer etablert gjennom tilrettelegging for manuelle prosesser Posten Norge AS

33 Utfordringer - Muligheter Store aktørers maktutøvelse Kan fremtvinger bruk av sære formater Krav om kundespesifikk informasjonshåndtering Generell innholdsforvaltning ikke fokusert Ofte nytt prosjekt hver gang for motparten En-til en løsninger er dyre uansett om det er på faktura eller ordre-siden Råd: Gå for standardløsninger da gjør du en implementering og ikke en for hver enkelt leverandør Posten Norge AS

34 Elektronisk handel veien videre Det elektroniske toget er i gang. Vi/dere må hoppe på om vi vil eller ikke. Vi vil utvide kjøp gjennom innkjøpssystemet Atento Vil etablere løsning for å elektronifisere repetetive kjøp automatisere kontering (renhold/kantine/lisenser/leasing/husleieetc) Vi vil utvide bruk av innkjøpskortløsninger og integrerere dette mot innkjøpssystemet/økonomisystemet Vi skanner mye av fakturaene i dag og har anvisning/behandling elektronisk dette er et mellomstadium på vei mot helelektroniske fakturaer med kontostreng for automatisk kontering Outsourced regnskap medfører at vi får besparelse fra første faktura Posten Norge AS

35 Leverandører og e-handel/e-faktura Mange leverandører har ikke sett fordelene med å henge seg på elektroniske løsninger vurdering fra oss som kunde er endret. Mange av leverandørene vil motsette seg bruk av e-auction løsninger innen sine produktområder. Fokus er: ikke laveste pris men laveste kostnad Blomstereksemplet: En leverandør uten elektronisk faktura kan tilby blomsterbuketten for kr likevel blir det en høyere kostnad enn å betale kr 250 for buketten hos leverandøren som har elektronisk fakturaleveranser!!!! Posten Norge AS

36 Utfordringer til dere? Påstand: Er du innkjøperen som ser bare på pris er du innkjøperen av den gammeldagse typen Gjør deg til representant for totalkostnad Ta hatten på/ta initiativet vis at du representer en tverrfaglighet med totalkostnad i fokus!! Den som gjør det lykkes!! Elektroniske løsninger reduserer dine kostnader!!!! Posten Norge AS

37 Et siste råd!! Elektroniske løsninger er ikke implementert over natta!! Ting tar vanligvis mye lengre tid enn du har forutsatt Vær oppmerksom på at du vil møte motstand i egne rekker det fungerte jo så bra med det styemet vi hadde tidligere!!!. Ha stayer-evne og sørg for å ha øverste ledelse i ryggen - og du vil lykkes!! Posten Norge AS

38 . Spørsmål? Posten Norge AS