Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Lars Wenaas Katrine Weisteen Bjerde CRIStins styre

Transkript

1 L Prosjektbeskrivelse CRIStin 2.0 * Dokumentkontroll Forfatter Gjennomgang Godkjent av Lars Wenaas Katrine Weisteen Bjerde CRIStins styre Distribusjonsliste Tittel: Navn Institusjon Styringsgruppe Katrine Weisteen Bjerde Ernst Kristiansen Tina Lingjærde Beth Stensen CRIStin SINTEF USIT Netlife Research CRIStin-ansatte Div CRIStin CRIStin-utviklere Div USIT Endringslogg Versjon Dato Endring Første innspill fra Katrine Versjon sendt til styringsgruppen Endringer etter styringsgruppemøte Versjon til styremøte Første vedtatte versjon korrigert etter styremøte

2 Contents 1. Bakgrunn og behovsbeskrivelse Bakgrunn Behovsbeskrivelse Prosjekteier Mål Effektmål Resultatmål Prosessmål Prosjektets omfang Overordnet beskrivelse Rammebetingelser Prosjektets interessenter Koordinering med andre prosjekter Avgrensninger Kritiske suksessfaktorer Prosjektorganisering og ansvarsdeling Organisering Ansvar og roller Styringsgruppe Prosjektleder Prosjektforum Bemanning Rapportering fra prosjektet Hovedaktiviteter Prosjektledelse og -administrasjon Delprosjekt P1 «Visnings- og redigeringssider» Delprosjekt P2 «Administrasjonstjenester» Delprosjekt P3 «Statistikk og Rapporter» Delprosjekt P4 «Integrasjonstjenester» Tverrgående aktiviteter Personvern og informasjonssikkerhet Arkitektur Testing Universell utforming Brukermedvirkning/kommunikasjon Hovedmilepæler Risikovurdering Budsjett Kvalitetssikring Kriterier for avslutning av prosjektet Relaterte dokumenter Signatur

3 1. Bakgrunn og behovsbeskrivelse 1.1. Bakgrunn CRIStin-systemet ble satt i produksjon Fra ble systemet tatt i bruk som rapporteringsverktøy for vitenskapelig publisering i hele UH-sektoren. Fra rapporterte også helseforetakene og de offentlig finansierte forskningsinstituttene via CRIStin, slik at alle tre sektorer nå bruker samme system Behovsbeskrivelse I etableringen av dagens versjon av CRIStin-systemet ble det kun lagt vekt på publikasjonsdelen av systemet og funksjonaliteten for rapportering av vitenskapelige publikasjoner gjennom Norsk Vitenskapsindeks (NVI). Fra sommeren 2012 startet utviklingen av en ny versjon av systemet. Arbeidet skal også støtte opp om CRIStins strategiske plan og satsingsområder i den og skal dekke målene som er beskrevet i rapportene om CRIStin 1 og NVI 2 fra Avvik fra de nevnte rapportene gjøres der endringer i politiske føringer, institusjonenes behov, organisatoriske forhold, teknologi el. tilsier dette. De detaljerte spesifikasjonene skal også ta hensyn til erfaringen som er gjort med CRIStin-systemet i praktisk bruk siden starten i 2011, blant annet med overgang til et stort antall brukerinstitusjoner, felles publikasjonsdatabase, sentral import og tre sektorer istedenfor én Prosjekteier Prosjekteier for prosjektet er daglig leder i CRIStin. 2. Mål Hovedmålet med prosjektet er å øke samfunnsnytten av norsk forskning ved å utvikle CRIStin-systemet til å dekke avtalte behov for de fem sentrale målgruppene; forskningsinstitusjoner, forskere, myndigheter, finansiører og forskningsformidlere Effektmål Effektmålene beskriver de effektene man skal kunne se som resultat av at prosjektet er gjennomført. Effektmålene for prosjektet følger digital strategi for CRIStin: Synliggjøre offentlig finansiert norsk forskning nasjonalt og internasjonalt Forenkle hverdagen for forskere og forskningsinstitusjoner (Alt: Forenkle den administrative infrastrukturen for norsk forskningsaktivitet) Forbedre beslutningsgrunnlaget for forskningsstrategier på alle nivåer 1 Cristintin, Current research information system in Norway, Rapport fra arbeidsgruppe, 22. februar NVI - Norsk vitenskapsindeks, Rapport fra arbeidsgruppe for helhetlig kravspesifikasjon, 23. februar

4 Det skal utarbeides måltall for prosjektet, slik at det er mulig å evaluere i ettertid hvorvidt prosjektets effektmål er nådd Resultatmål Resultatmålene er de umiddelbare resultatene av og leveransene fra prosjektet, som igjen skal støtte opp under effektmålene. Det er satt opp tre resultatmål for prosjektet En ny versjon av CRIStin-systemet Applikasjonsdelen (den delen som brukerne ser) av CRIStin-systemet er flyttet over fra utdatert teknologi (WebObjects) til en moderne og robust teknisk plattform (JBoss). Vi har fått et fleksibelt og robust IT-system som kan videreutvikles for å dekke nye behov Endring av underliggende teknologi er nødvendig fordi teknologien dagens system er bygget på, ikke lenger støttes av leverandøren, men også fordi det er behov for et mer robust og mer fleksibelt system. Selve databasen som ligger i bunnen av systemet fungerer godt og skal ikke skiftes ut. De gamle og de nye delene av CRIStin-systemet vil leve side om side mens det gamle gradvis skiftes ut. Mer detaljerte leveranser beskrives under de enkelte hovedaktivitetene i kapittel Prosessmål Det er satt opp følgende prosessmål for prosjektet: CRIStin og USIT/SUN skal i løpet av prosjektperioden ha utviklet nye samarbeidsrutiner med beskrivelse av roller, ansvar og beslutningsprosesser knyttet til forvaltning og videreutvikling av systemet. Brukerinstitusjonene og andre definerte sentrale aktører skal oppleve at de har vært aktivt deltagende i å utforme systemet og at det i stor grad oppfyller deres behov. For å redusere avhengigheten av ekstern konsulentbistand, skal både CRIStin og SUN styrke sin kompetanse på web-applikasjonsutvikling og interaksjonsdesign. 3. Prosjektets omfang 3.1. Overordnet beskrivelse Prosjektet omfatter utvikling av systemet i sin helhet, og spesielt ny eller forbedret funksjonalitet på følgende områder: registrering av forskningsresultater registrering og visning av Prosjekter synliggjøring av forskere Søk og gjenfinning av data, Statistikk og rapporter 4

5 Gjenbruk av data fra CRIStin for eksterne parter Import av data fra eksterne kilder kontroll og rapportering av vitenskapelige publikasjoner (NVI) 3.2. Rammebetingelser Ethvert prosjekt må forholde seg til tre styrende parametere: Hva som skal utvikles og med hvilken kvalitet Tidspunkt når det skal leveres Ressurser tilgjengelige for å utføre arbeidet Av disse tre er det i dette prosjektet ressurstilgangen som er den mest begrensende faktor. Innenfor de økonomiske rammene prosjektet til enhver tid får tildelt, vil vi arbeide for å presentere delleveranser så tidlig som mulig, som støtter opp om de overordnede målene for prosjektet Prosjektets interessenter Følgende interessenter og interesser er foreløpig definert: Forskere Dokumentasjon av egen forskningsaktivitet og kompetanse Synliggjøre samarbeid Forskningsetisk dokumentasjon Tidsbesparelse Økt attraktivitet 5

6 Bruke data fra CRIStin i forskning Forskningsinstitusjoner Analyse av egen forskningsaktivitet Profilering av egen forskningsaktivitet Oversikt over andre institusjoners forskningsaktivitet Forskningsetisk dokumentasjon Myndigheter Aggregert statistikk Dokumentere aktiviteter og resultater fra offentlig finansiert forskning Finansiører Lett tilgjengelig oversikt over forskningsområder, kompetanseprofil og resultater Oppdragsgivere og samarbeidspartnere Lett tilgjengelig oversikt over forskningsområder, kompetanseprofil og resultater Forskningsformidlere Lettere kunne fremskaffe flere kilder til en sak og bedre kvaliteten på hvordan forskningen formidles til publikum Finne potensielle formidlingssaker Interessentanalysen kan utvides etter hvert. I dette prosjektet er det forskeren og forskningsinstitusjonene som står i fokus Koordinering med andre prosjekter Prosjektet er avhengig av leveranser fra følgende andre prosjekter/aktiviteter: De andre prosjektene i «Digital Strategi og CRIStin 2.0». Spesielt nevnes prosjektet «Formidling/opplæring» som omfatter klargjøring for innføring av de nye tjenestene i brukerinstitusjonene. Dette gjøres ved at det skal utarbeides brukerveiledninger og gis opplæring til superbrukere i institusjonene. Anskaffelse av presentasjonsverktøy for datavarehus i USIT. Gjennomføres av «Felles Studentsystem». Valg av verktøy er nå helt i sluttfasen, og CRIStin venter på å kunne vurdere det valgte verktøyet. Revidering av metadatahåndbok for institusjonelle arkiver. Gjennomføres av en gruppe nedsatt av CRIStin Avgrensninger Innenfor dette prosjektet skal det utvikles en versjon av CRIStin som oppfyller de viktigste behovene for de fem nevnte målgruppene. Etter dette vil videreutviklingen defineres gjennom nye prosjekter, både for andre funksjoner definert i spesifikasjonen fra 2010 og for nye behov som er meldt inn. Blant annet vil dette gjeldefølgende funksjonalitet: Registrering og gjenfinning av forskningsinfrastruktur Forenkling av søknadsprosesser ved gjenbruk av data fra CRIStin 6

7 Flere andre målgrupper er aktuelle å betjene, for eksempel studenter. Den funksjonaliteten som utvikles vil helt klart være til nytte også for andre målgrupper, men det er ikke innenfor prosjektets rammer rom for å utvikle funksjonalitet spesielt rettet mot disse. I den opprinnelige kravspesifikasjonen er målgruppen «media og allmennheten» brukt. Vi har valgt å begrense dette til «forskningsformidlere» for å markere at CRIStin ikke har som mål å drive forskningsformidling, men å forsyne de som gjør det med god grunnlagsinformasjon. 4. Kritiske suksessfaktorer Evne til å sette gode mål og styre etter disse. Brukermedvirkning. Brukeren skal involveres i utviklingsprosessen for å sikre at det vi utvikler er tjenlig for brukeren. Kompetanse. Vi må sikre oss at alle typer kompetanse som er nødvendig også er tilgjengelig. Det innebærer også å være klar over hva vi selv mangler av kunnskap. Balanse mellom smidighet og «stø kurs». Vi skal evne å justere kursen underveis, f.eks. hvis nye brukerbehovene forteller oss at det er behov for endring, eller hvis det kommer nye krav fra myndighetene. Samtidig skal vi følge den kursen vi har valgt og avviksbehandle nye krav. 5. Prosjektorganisering og ansvarsdeling 5.1. Organisering CRIStin 2.0 er en del av det overordnede prosjektet «Digital Strategi og CRIStin 2.0». Dette er organisert som vist under. Styringsgruppe: Katrine Weisteen Bjerde Ernst Kristiansen Frode Vartdal Tina Lingjærde Beth Stensen Daglig koordinering av delprosjektene (PL:Katrine, Lars) Digital Strategi CRIStin 2.0 Hjemmesider Formidling/ Opplæring (PL:Jon, Lars) (PL:Jon, Lars) (PL:Hanne HY) 7 (PL:Marit)

8 Delprosjektet «CRIStin 2.0» er igjen delt inn som vist under. Dette dokumentet omhandler kun dette delprosjektet. Prosjektet er delt i fem delprosjekter, det er delprosjektene som til sammen produserer applikasjonen og støttesystemer. Prosjektet og delprosjektene er avhengig av leveranser fra aktiviteter i «Digital Strategi» som turnerer overordnet kravspesifisering, brukergrupper, grafisk design osv. (Jon, Lars) CRIStin 2.0 P1- Visning/ redigering P2- Administrasjon P3- Statistikk og Rapporter P4- Integrasjons -tjenester PP- Prosjekter Visningssider Søkesider Trefflister Redigering-sider (Lars) Dashboard logserver Sysadm-sider Dublettsjekk Rettighetsstyrin g Hjelpefunksjon Datakvalitet Statistikk Rapportering NVI-rapporter Årsrapportering Brukerstatistikk Forprosjekt Import/Export PIA Autoritetsregistre P-data Datasyklus Sprek ESB 10% 40% 10% 40 % (Jon) (Sverre) (Jon) Status: Pilot for applikasjonen Arkitektur-valg (Hanne) Personvern og informasjonssikkerhet (Katrine) Testing (Jon) Brukermedvirkning (Marit) Universell utforming (Lars) Tverrgående aktiviteter Lederfora i brukerinstitusjoner og relevante samarbeidspartnere brukes som referansegruppe ved behov. Arbeidsgrupper bestående av representanter fra brukerinstitusjonene og andre interessenter deltar i arbeidet med kravspesifisering. Ved behov avholdes Ad hoc-møter med grupper av andre interessenter for å sikre tilstrekkelig brukerinnsikt i prosjektet Ansvar og roller Utviklingsarbeidet følger i hovedsak Scrum-metodikk. Dette betyr at man i tillegg til vanlige prosjektroller som prosjektleder og delprosjektleder også har rollebegreper knyttet til 8

9 utviklingsarbeidet. De viktigste rollene er produkteier og scrum-master. Produkteier er ansvarlig for at det som utvikles er i tråd med det som er bestilt, og skal på basis av bestillinger fra CRIStin beslutte hva som skal utvikles i hver utviklingsperiode («sprint»). Scrum-master har ansvar for at prosessene og rammebetingelsene rundt et ellers selvstyrt utviklingsteam fungerer godt Styringsgruppe Styringsgruppens hovedoppgaver er: - Løpende vurdere hvilke beslutninger som må løftes til styret - Sikre at prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen - Overordnet ansvar for prosjektets rammer (innhold, tid og ressurser) - Sikre nødvendige ressurser for gjennomføring av prosjektet - Behandle vesentlige endringer i mandat og prosjektbeskrivelse - Avklare strategiske spørsmål og grensesnitt med andre prosjekter og aktiviteter - Følge opp fremdrift, behandle avvik og tiltak for å lukke disse - Ledelsestøtte for prosjektleder - Godkjenne sluttleveransen - Godkjenne evaluering Dag til dag styring av prosjektet skjer i dialog mellom styringsgruppens leder/daglig leder i CRIStin og prosjektlederne Prosjektleder Prosjektleder skal gjennomføre prosjektet i henhold til prosjektbeskrivelsen og rapportere til styringsgruppen/daglig leder. Hovedoppgavene er: - At prosjektets leveranse er i samsvar med bestillingen - At prosjektets rammer holdes - At avvik avdekkes og avklares - Være sekretær for styringsgruppen - Rapportere til styringsgruppen Prosjektforum Det er opprettet et prosjektforum med ukentlige møter, som skal fungere som diskusjonsforum og koordineringsorgan. Gruppen er sammensatt av alle prosjekt(del)ledere, daglig leder, eksterne konsulenter fra NetLife, samt utviklingsledelse. Prosjektleder/daglig leder fatter beslutninger enten i eller utenom disse møtene. Det er opprettet en arbeidsgruppe internt i CRIStin for utviklingen av CRIStin 2.0 med følgende medlemmer: Hanne Vibekk Marit Henningsen Hanne Hole Young Sverre Johnsen Mona Hide Klausen 9

10 5.3. Bemanning Rolle Navn Kompetanse/oppgaver Prosjektleder Jon Nornes, CRIStin Faglig prosjektleder CRIS-systemer Prosjektleder Produkteier/utviklingsleder Utviklere Lars Wenaas, CRIStin Hanne Vibekk, USIT Utviklerteam fra USIT Administrativ prosjektleder + interaksjonsdesign Delprosjektleder Sverre Johnsen Ansvarlig statistikk og rapporter Deltager Hanne Hole Young Ansvarlig kommunikasjon Deltager Marit Henningsen Ansvarlig brukermedvirkning 5.4. Rapportering fra prosjektet Rapporttype Til Fra Når Kommentar Statusrapport Styringsgruppen Prosjektleder Før hvert møte Se egen mal Statusrapport Interessentene Marit Kvartalsvis Legges på nettside Statusrapport CRIStins styre Daglig leder Styremøter Utarbeides i samarbeid med prosjektleder Sluttrapport Styringsgruppen Prosjektleder Før prosjektavslutning Statusrapportene til styringsgruppen skal ha fokus bakover i tid med rapportering av oppnådde resultater og milepæler og eventuelle avvik i forhold til mål som ikke er nådd. For alle avvik skal det foreslås tiltak for å lukke disse. fokus fremover i tid med identifisering av kritiske aktiviteter for å lykkes med å nå mål, samt risikovurdering knyttet til oppnåelse av planlagte milepæler og tilhørende risikoreduserende tiltak. 6. Hovedaktiviteter 6.1. P0 Prosjektledelse og -administrasjon Denne hovedaktiviteten består av løpende oppfølging av innhold og kvalitet, framdrift og ressursbruk i henhold til etablerte planer og at dette skjer i henhold til rutiner beskrevet ellers i prosjektplanen. Det omfatter også jevnlig revidering og eventuelt oppdatering av prosjektplanen samt rapportering til styringsgruppen. Resultat/leveranse Dokument med koordineringsplan for delprosjekter med tidsplaner og estimater 10

11 o Faseinndeling for arbeid og lanseringer Dokument; Løpende logg-bok for avtalt funksjonalitet/endringer Dokument; Testregime for utviklingsløpet Dokument; Brukermedvirkning. Hvordan brukerne skal involveres i utviklingsprosessen 6.2. Delprosjekt P1 «Visnings- og redigeringssider» Beskrivelse: Visningsfronten til CRIStin er på mange vis den norske offisielle visningsfronten til norsk forskning. Det er også organisasjonens ansikt utad. Det er derfor viktig at interaksjon med brukeren fungerer, at forskeren blir presentert på en seriøs og gjenkjennelig måte og at det er enkelt å navigere seg i den store mengden informasjon databasen inneholder. Applikasjonen vil bestå av godt over en million visningssider, det betyr at en velfungerende søketjeneste blir viktig. Med over 600 administratorer og anslagsvis forskere (hvorav oppunder logget seg på CRIStin sist år) som alle skal ha tilgang til, og mulighet til å redigere og legge til informasjon, stilles det også store krav til et velfungerende redigeringsgrensesnitt. Dette må fungere smertefritt og la brukeren administrere egen informasjon uten feil og misforståelser. Dette delprosjektet har ansvaret for å utvikle visnings og redigeringssider i applikasjonen. Resultat/leveranse: Visningssider (en for hver datatype) Søkeskjemasider (søk i CRIStin, Separat NORA-søk, separat Mastergradssøk 3 ) Trefflister knyttet til søketjenesten og til visningsider Redigeringssider (en opprett/rediger-side for hver datatype + spesialsider for resultat; kunstverk/bok) 6.3. Delprosjekt P2 «Administrasjonstjenester» Beskrivelse: Redigeringsgrensesnittet i P1 dikterer hva som kan gjøres på en datapost, men det er administrasjonsmodulen som holder orden på hvilke brukere som har lov til å gjøre hvilke typer oppgaver. Denne modulen er tett forbundet med superbrukeres og systembrukers oppgaver, og omfatter all den funksjonalitet som kreves utover det å redigere enkeltposter. Modulen vil bygges opp rundt Dashboard-metaforen, hvor en bruker på sitt Dashboard kan se hvilke oppgaver som står i kø (f.eks. godkjenninger), hvilke dataposter som krever endring, kunne kjøre ut rapporter for egen institusjon/avdeling eller gjøre annet arbeid som kan/skal gjøres. Det vil lages en egen Dashboard-tjeneste (MinSide) for enkeltforskere, hvor forskeren kan få tilgang til de vanligste oppgavene, som å administrere egen forskerprofil, se og redigere egne data og legge inn nye publikasjoner. Andre funksjoner som skal dekkes av administrasjonsmodulen er logger, importjobber, dublettsjekking, besøksstatistikk, jobbkontroll etc. 3 I forbindelse med at NORA (en søkeindeks over alt materiale i norske arkivtjenester) er integrert i CRIStin, må vi ta hensyn til alle mastergradene som også finnes i arkivene. Disse vil finne sin plass i en egen dedikert portal som teknisk drives av søketjenesten i CRIStin. Tjenesten vil isoleres ut fra CRIStin-systemet. 11

12 Resultat/leveranse: Dokument m plan for rettighetsstyring (dokument som regulerer hvem som kan gjøre hva) Dokument m plan for hjelpefunksjoner (dokument som regulerer hvordan hjelpefunksjoner skal implementeres) Dokument m plan for implementering av sikkerhetsfunksjoner i systemet MinSide/Dashboard-tjeneste for forskere (en side med snarveier/informasjon) MinSide/Dashboard-tjeneste for leder/administrator MinSide/Dashboard-tjeneste for Systemadministrasjon 6.4. Delprosjekt P3 «Statistikk og Rapporter» Beskrivelse: Det er et stort behov for institusjonene å få gode tall for egen virksomhet; Hvor mye publiseres, hva publiseres, hvordan er fordelingen på fag, hvor mye lastes opp til eget arkiv osv. Det er et klart behov for å komme bort fra dagens situasjon, hvor det aller meste av rapporter og tallmateriale må skreddersys etter en bestilling fra brukerne. Delprosjektet skal levere tjenester som tilfredsstiller brukernes behov for statistikk og rapporter. Behovene kartlegges sammen med brukerne. Andre statistikk-data som besøksstatistikk, søketermer og analyse av logger tilhører delprosjektet «administrasjon», men noe data av denne typen vil også kunne inngå som en integrert del av institusjonens Dashboard. Det er ønskelig å benytte seg av hyllevare-komponenter for både statistikk og rapporter. Dette vil gi oss den fleksibiliteten vi trenger for raskt å dekke nye behov som måtte komme, men også for dermed å kunne gi brukere generiske metoder for å lage egne rapporter og kjøre egne statistikker. Det kan antas at søketjenesten vil levere tall på overordnet nivå og dekke en del av behovet for tall og rapporter, men systemet må ha tilgang til en dedikert rapporttjeneste. Dette sees i sammenheng med FS innkjøp av presentasjonsverktøy for datavarehus. Resultat/leveranser Notat med en detaljert behovsbeskrivelse for rapporter og statistikk. En generisk tjeneste for statistikk En generisk tjeneste for rapporter Rapporter med utgangspunkt i de som eksisterer dagens CRIStin. Nye rapporter, definert i samarbeid med brukerne 6.5. Delprosjekt P4 «Integrasjonstjenester» Beskrivelse: CRIStin er på vei til å bli et metasystem over norsk forskning, et forsknings-nav som samkjører eksterne kilder, lager bindingsverket mellom forskjellige typer data vi har, for deretter å dele data ut til andre aktører. Dette krever solide integrasjonsløsninger mot aktuelle systemer i forsknings-norge. For å løse dette er det nødvendig å anskaffe en data- 12

13 buss (ESB) som vil bli den viktigste komponenten for at CRIStin skal fungere som en integrasjonsportal. I dag består CRIStins datagrunnlag av (og oppdateres av) en rekke importer fra eksterne kilder, noe som er å foretrekke fremfor manuell dataregistrering. Dette gjelder primært bibliografiske data, men også andre typer data som forskeransettelser og institusjoners avdelingsstruktur. På sikt vil vi trolig importere andre typer data (som prosjekter) og i alle fall importere fra flere kilder enn i dag. På «ut»-siden eksporterer vi mye data og som offentlig instans med et mål om offentlig deling av data, vil behovet for solide eksporttjenester øke. Eksisterende integrasjonstjenester i CRIStIn: Basis eksport av publikasjoner og prosjekter Basis kobling til NFR for rapportering av publikasjoner knyttet til prosjekter Import av sted og person-data fra institusjonene Institusjonsregister (Felles med Felles studentsystem) Import av kanalregister fra NSD Import av bibliografiske data Resultat/leveranse Prioriterte tjenester: Etablering av teknisk løsning for tjenestebuss Forbedrede versjoner av dagens eksporttjenester for publikasjoner, prosjekter, mm Integrasjon med SPREK Utvidet integrasjon med Forskningsrådet API for spørring etter data i CRIStin Senere utvidelser: Utlevering av data til institusjonene til bruk i lokale systemer og nettsider Utlevering av fulltekst til institusjonelle arkiver og internasjonale søketjenester og kommersielle aktører Omskriving av eksisterende tjenester Federeringstjenester fra utvalgte kilder (Store Norske Leksikon Wikipedia-Dbpedia, Sosiale forskernettverk, Twitter, Blogg) 6.6. Tverrgående aktiviteter Personvern og informasjonssikkerhet Selv om CRIStin ikke inneholder opplysninger som er definert som sensitive, er personvern og informasjonssikkerhet et viktig tema. Dette angår spesielt innloggingstjeneste, tilgangskontroll og utlevering av data. 13

14 Arkitektur Endringer i systemarkitektur skal vurderes jevnlig gjennom prosjektet når det dukker opp endringsbehov Testing CRIStin må etablere nye rutiner i samarbeid med utviklingsgruppen, sikre kompetanseutvikling for utviklere og CRIStin-ansatte, beskrive kapasitetsbehov og etablere testorganisasjon. Det skal i første omgang utarbeides en testplan som beskriver testing på alle nivåer; brukertesting, teknisk testing, stresstesting, akseptansetesting etc Universell utforming Alle applikasjoner som utvikles av det offentlige skal tilfredstille kravene til universell utforming. Dette gjelder CRIStin også, og vil blant annet ha konsekvenser for utforming av både visningssider og redigeringssider Brukermedvirkning/kommunikasjon For å nå prosessmålet knyttet til brukerinstitusjoner og andre definerte sentrale aktører, er det nødvendig å ha en plan for hvordan de ulike interessentene skal informeres om og involveres i utviklingsprosessen. For å bidra til at denne planen er kjent blant aktørene, skal det utarbeides en kort interessentanalyse og en oversikt over planer for kommunikasjon med alle viktige aktører. Dette gjennomføres i delprosjekt «innføring/opplæring» Resultat/leveranser av de tverrgående aktivitetene Dokument; Testregime for utviklingsløpet Dokument; Hvordan brukerne skal involveres i utviklingsprosessen Dokument som angir systemarkitektur og applikasjonsoppbygging (linkl drift) 7. Hovedmilepæler Følgende hovedmilepæler er satt for prosjektets aktiviteter og leveranser. Alle datoer er tentative og avhengige av omfang av detaljspesifikasjoner. Nr Milepælsbeskrivelse Forventet dato P0-1 Første versjon av prosjektkatalogen er lansert Juni 2014 P0 Prosjektplan er vedtatt Juni 2014 P0 Testplan ferdig og vedtatt i styringsgruppen September 2014 P0 P3 P1, P2 Styrende dokument for brukerinvolvering er ferdig og vedtatt i styringsgruppen Detaljert behovsbeskrivelse for første leveranse av rapporter og statistikk. Dokument ferdig og vedtatt i styringsgruppen Detaljerte interaksjonsskisser for visning i prototypeform ferdig September 2014 Oktober 2014 Juli

15 P1, P2 P2 Detaljerte interaksjonsskisser for redigering i prototypeform ferdig Dokument rundt rettighetsstyring og brukergrupper ferdig og forelagt styringsgruppen. Oktober 2014 Oktober 2014 P1, P4 «Helseversjonen» av prosjektkatalogen er lansert April 2015 P1 dagens NORA-tjeneste er avviklet og ny NORA lansert. Oktober 2014 P4 Pilot for integrasjonstjenester ferdig September 2014 P4 Forprosjekt på kartlegging rundt integrasjonstjenester startet. (Avhengig av finansiering fra KD) P2 All funksjonalitet for forskere er flyttet over i CRIStin 2.0 Juli 2016 P2 Delleveranse (fase 1) av CRIStin 2.0 er satt i produksjon (avhengig av beslutning i styringsgruppen og styret om omfanget) Tjeneste for forbedret datakvalitet ferdig (basert på søketjenesten). Avhengig av finansiering til eksterne konsulenter. All funksjonalitet for administratorer i institusjonene flyttet over i CRIStin 2.0 Når det foreligger finansiering fra KD September 2015 Desember 2014? Januar 2017 P0-4 Alle deler av CRIStin 2.0 er levert Desember 2017 P0-4 Dagens CRIStin (gammel teknologi) er avviklet (sannsynligvis sammenfallende med at alle deler av CRIStin 2.0 er levert) Desember 2017 I tabellen nedenfor gis en oversikt over milepæler utenfor prosjektets kontroll, men som prosjektet er avhengig av for å nå sine mål. Milepælsbeskrivelse Forventet dato Nytt presentasjonsverktøy for datavarehus tilgjengelig for CRIStin Høsten Risikovurdering Det skal utarbeides risikovurdering i eget dokument. Risikovurdering skal også være del av prosjektleders statusrapporter til styringsgruppen. 9. Budsjett Prosjektet har ikke et eget budsjett, men håndteres som del av CRIStins felles økonomi. Bruk av ressurser til videreutviklingen skal imidlertid synliggjøres separat i regnskapet. Prosjektet 15

16 vil få dekket nødvendige utgifter i forbindelse med arbeidet så som reiser, kompetanseutvikling, innleie av eksterne ressurser, leie av møtelokaler til møter osv. 10. Kvalitetssikring Det er ikke planlagt spesielle tiltak for kvalitetssikring ut over normal prosjektstyring og dialog med styringsgruppen. 11. Kriterier for avslutning av prosjektet Styringsgruppen godkjenner sluttleveransen En plan for gevinstrealisering av effektmålene er etablert og ansvar for gjennomføring av planen er overtatt av linjeleder(e). 12. Relaterte dokumenter - Milepælsplaner og detaljert aktivitetsplaner finnes på nettjenesten gantter: MHA0RDRGdFNMUk0 (Krever passord) - NetLifes prosjektplass: (krever passord) - Dokumenter på CRIStin fellesområde (Z:\Cristin videreutvikling\cristinapplikasjonen): o Ledsagende skisser til vedtatte punkter finnes i «CRIStin-applikasjon vedtatt.pptx» o Ledsagende skisser til punkter under diskusjon finnes i «CRIStin-applikasjon skisser.pptx» o Interaksjonsskisser for visningssider i systemet finnes på Z:\Cristin videreutvikling\cristin-applikasjonen\interaksjonskisser o Diskusjonsunderlag for avgrensning av fase 1 i utviklingsarbeidet o Backlog 13. Signatur Prosjektbeskrivelsen er gjennomgått og godkjent av prosjekteier. Dato, signatur 16