OEC Consulting as. Miljørettet helsevern Byggeprosjekter kravspesifikasjoner. Tønsberg, 12. mai 2009 Steinar W. A. Jarlsbo & Øystein E.

Transkript

1 OEC Consulting as Miljørettet helsevern Byggeprosjekter kravspesifikasjoner Tønsberg, 12. mai 2009 Steinar W. A. Jarlsbo & Øystein E. Johansen

2 Vi gjør det Vi gjør det kompliserte enklere Vi gjør det kompliserte enklere" kompliserte enklere 2

3 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging Oppsummering 3

4 Innledning om oss Øystein Johansen Steinar Jarlsbo OEC Consulting Fagansvarlig HMS OEC Prosjektleder EU Prosjektleder Bygge-/investeringsprosjekter Bygge-/investeringsprosjekter Prosessledelse Kravspesifikasjon Krav og forventninger OEC Consulting Partner Leder Industri og næring OEC Prosjektleder Bygge-/investeringsprosjekter Prosessledelse Kravspesifikasjon Krav og forventninger Prosjektleder Tilstandsvurdering av Osloskolene Prosjektleder Risikovurdering personsikkerhet i Osloskolene Styremedlem OptioFM (Optimalisering av drift og vedlikehold) 4

5 Innledning om OEC Consulting AS Spesialister i gjennomføring av store, kompliserte bygge-/investeringsprosjekter Ca 90 ansatte, hovedsakelig med teknisk og økonomisk bakgrunn. Alle har lang erfaring fra byggebransjen Datterselskaper Hospitalitet (ledende spesialister på sykehus) Optio FM (optimalisering av drift og vedlikehold) Markedsområder Olje og Gass Helse Industri og næring Kultur, utdanning og spesialbygg Forvaltning, drift og vedlikehold Strategi og utvikling 5

6 Innledning om Undervisningsbygg Oslo KF Kommunalt foretak og Oslos største eiendomsforvalter med cirka 1,3 millioner kvadratmeter fordelt på 175 skoler og 750 bygninger elever og lærere er daglige brukere av Undervisningsbyggs lokaler. Undervisningsbyggs hovedkunde er Utdanningsetaten og den enkelte skole. I tillegg har foretaket kunder som Kultur- og idrettsetaten, bydelene og Tannhelsetjenesten. Undervisningsbygg bygger årlig for over to milliarder kroner. Investeringene gjelder både nybygg og rehabilitering av eksisterende bygningsmasse. 6

7 Innledning om Utdanningsetaten Ansvar for all offentlig opplæring i Oslo, bortsett fra høyere utdanning, er samlet i Utdanningsetaten. All opplæring i Norge reguleres av opplæringsloven. Utdanningsetatens hovedoppgave er å legge til rette for og sikre at barn, unge og voksne får en solid opplæring i skoler preget av kunnskap, mangfold og valgfrihet. Elever og lærlinger skal sikres de alle beste vilkår for læring og utvikling tilpasset den enkeltes behov. Utdanningsetaten i Oslo er Norges største kommunale etat med 171 undervisningssteder, elever og lærlinger, medarbeidere og 1700 lærebedrifter med 2700 lærlinger. 7

8 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging Oppsummering 8

9 Bakgrunn Hypotese Dårlig miljø i bygninger (skoler i særdeleshet) skyldes liten kompetanse relatert til miljørettet helsevern i bransjen relatert til bygging, drift og vedlikehold liten deltakelse fra Kommuneoverlege, bydelsoverleges og arbeidstilsynet Erfaring fra Bygge-/investeringsprosjekter Drift og vedlikehold av bygninger Kommuneoverlege, bydelsoverleges deltakelse Arbeidstilsynets deltakelse 9

10 Bakgrunn Miljørettet helsevern i bygge-/investeringsprosjekter Stor variasjon i utførelse av nye bygg og ved rehabilitering av gamle bygg medfører svært varierende tilretteleggelse for miljørettet helsevern Liten kompetanse hos byggherrer, leietakere, rådgivere og utførende entreprenører Lite konkrete krav fra byggherre og leietaker Lite fokus på miljørettet helsevern i byggebransjen 10

11 Bakgrunn Drift og vedlikehold Tradisjonelt lite prioritert ved budsjettering Lite langsiktig vedlikeholdsplanlegging, brannslukking Vedlikeholdsetterslep Stort fokus på investeringskostnader og lite fokus på livssykluskostnader i prosjektgjennomføringen gir dårlig driftsøkonomi og får dermed store konsekvenser for miljørettet helsevern 11

12 Bakgrunn Kommuneoverlege/bydelsoverlege Gis liten mulighet og deltar lite i planlegging og utredning av byggeprosjekter I mange prosjekter søkes ikke kommuneoverlegen/bydelsoverlegen om deres samtykke, PBE gir rammetillatelse selv om dette ikke foreligger. I de tilfeller hvor kommuneoverlegen/bydelsoverlegen søkes om samtykke gis det sjelden noen merknader til planene Vi opplever sjelden at bydelsoverlegen kommer på inspeksjon av de ferdige prosjektene eller bygninger som er i drift 12

13 Bakgrunn Arbeidstilsynet I de fleste prosjekter søkes det om arbeidstilsynets samtykke Ved søknad om arbeidstilsynets samtykke gis det sjelden noen merknader til planene Vi opplever sjelden at arbeidstilsynet kommer på inspeksjon av de ferdige prosjektene eller bygninger som er i drift med hensyn på innemiljø (Raid på slutten av 90 tallet) 13

14 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging Oppsummering 14

15 Hvordan kan vi sikre miljørettet helsevern? Bygge-/investeringsprosjekter Entydig kravspesifikasjon fra byggeier som legger til rette for at leietaker kan oppfylle forskrift om miljørettet helsevern og arbeidsmiljøloven for sine virksomheter Entydig kravspesifikasjon fra leietaker som sikrer oppfylle forskrift om miljørettet helsevern og arbeidsmiljøloven for sin virksomhet Økt bevissthet og kompetanse om miljørettet helsevern 15

16 Hvordan kan vi sikre miljørettet helsevern? Drift og vedlikehold Systematisk drift og vedlikeholdsplanlegging Finansieringsmodell som ivaretar kostnadsdekking for drift og vedlikehold slik at nivået sikrer at byggeier og leietaker oppfylle forskrift om miljørettet helsevern og arbeidsmiljøloven for sin virksomhet Økt bevissthet og kompetanse om miljørettet helsevern 16

17 Hvordan kan vi sikre miljørettet helsevern? Kommuneoverlege, bydelsoverlege og arbeidstilsynet Aktivt bidrag ved samtykke til investeringsprosjekter til en bransje med begrenset kunnskap om miljørettet helsevern Aktivt bidrag ved oppfølging av bygninger i drift til en bransje med begrenset kunnskap om miljørettet helsevern Standardisering av søknadsprosess for miljørettet helsevern til kommuneoverlege, bydelsoverlege Tettere samarbeid med flergangsbyggherrer 17

18 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging Oppsummering 18

19 Om bøkene Visjon Mål Rammebetingelser Prosessen Bøkene Kravspesifikasjon 2009 Krav og forventninger 2009 Idretts- og svømmehaller 2009 Styring av tekniske anlegg 2009 Vedleggsboka 2009 Nye bøker Drift og vedlikehold 2009 Standardiserte og eksemplifiserte løsninger 2009 Livsløpskostnader

20 Visjon Sikre optimale læringsarenaer Sikre korrekt/omforent omfang og enhetlig kvalitet på Undervisningsbygg Oslo KF og Utdanningsetaten sin bygningsmasse 20

21 Mål Kravspesifikasjon Optimalt bygg tilpasset leietakers drift, Utdanningsetatens Krav og forventninger Optimale livsløpskostnader, energikrav, materialvalg Rett omfang på prosjekter og dermed bygningsmassen (generalitet, fleksibilitet, elastisitet) Rett og enhetlig kvalitet, stordriftsfordeler Sikre tilbakeføring av erfaringer Bevisst fraviksstyring 21

22 Rammebetingelser Gjeldende lover og forskrifter Lover og forskrifter som regulerer byggeiers virksomhet Eks Plan og bygningsloven med forskrifter Lover og forskrifter som regulerer leietakers virksomhet i bygget Eks Arbeidsmiljøloven, Utdanningslova med forskrifter Husleieavtalene med Utdanningsetaten (inkl prinsippavtalen) Bydelene Kultur og Idrettsetaten Gjeldende krav Prosjekteringsanvisningen OPS kravspesifikasjonen Krav og forventninger Inventarlisten 22

23 Rammebetingelser prinsippavtalen 23

24 Rammebetingelser prinsippavtalen Bygget Virksomhetskrav Leieavtale Gråsone Kravspesifikasjon Prosjektbeslutninger 24

25 Prosessen med bøkene Det er etablert styringsgrupper bestående av: Utviklingsdirektør, Utbyggingsdirektør, Eiendomsdirektør og Prosjektansvarlig Avdelingsdirektør, Prosjektansvarlig, HMS seksjonen, Etatshovedverneombud Det ble etablert arbeidsgrupper fra Undervisningsbygg hvor de respektive lederne har utpekt deltakere med egnet kompetanse fra de ulike avdelingene: Eiendomsavdelingen Utviklingsavdelingen Utbyggingsavdelingen Totalprosjekter Rehab prosjekter Rådgivere og arkitekter I tillegg har juridisk avdeling, enøk konsulentene, brannkonsulent bidratt med spesiell kompetanse på utvalgte tema. 25

26 Prosessen med bøkene fortsetter Det ble etablert arbeidsgrupper fra Utdanningsetaten hvor de respektive lederne har utpekt deltakere med egnet kompetanse fra de ulike avdelingene: Avdeling for skoleanlegg HMS seksjonen Etatshovedverneombud I tillegg har pedagogisk avdeling, IKT avdelingen, driftsenhetene ved noen utvalgte skoler bidratt med spesiell kompetanse på utvalgte tema. Prosjektansvarlige har vært Utviklingsdirektør Vidar Lie og Eiendomsdirektør Marianne S. Aasen. Prosjektledelsen har vært ved Steinar W. A. Jarlsbo og Øystein E. Johansen, OEC Consulting AS. 26

27 Prosessen med bøkene fortsetter Det ble utarbeidet en temabasert møteplan hvor arbeidsgruppene har bearbeidet innholdet i den gamle prosjekteringsanvisningen og kravspesifikasjonen til OPS prosjektene med følgende mål: Innarbeide best practice fra alle avdelinger Presisere de viktigste kravene til Undervisningsbygg og fjerne de mindre viktige kravene (ikke lenger en uttømmende spesifikasjon) Det har for alle temaer vært gjennomført en møteserie på 3 arbeidsmøter og 1 beslutningsmøte. De kravene som ble vedtatt i beslutningsmøtene av arbeidsgruppene, er så godkjent av styringsgruppene. 27

28 Felles oppbygging av bøkene A Orientering (Brukere, Mål, Bruk av boken) B Produktbeskrivelse (Leietakers virksomhetskrav) C Produktmål (Overordnede mål byggeier og leietaker) D Produkttekniske krav (Byggeier og leietaker) E Produktleveranser & dokumentasjon (Dokumentasjonskrav PG/ARK) F Erfaringsoverføring 28

29 Om bøkene 29

30 Bøkene Kravspesifikasjon 2009, skoleanlegg Overordnede tekniske krav Tekniske krav og dokumentasjonskrav til leverandører Krav på vegne av leietakere som ikke stiller egne krav Krav og forventninger 2009 Virksomhetskrav Overordnede funksjonskrav Overordnede tekniske krav Erfaringslæring 30

31 Bøkene fortsetter Kravspesifikasjon 2009, idretts- og svømmehaller Supplerende tekniske krav til idretts- og svømmehaller utover de krav som er stilt for øvrig i Kravspesifikasjon, skoleanlegg Kravspesifikasjon 2009, styring tekniske anlegg Tekniske krav til styring av tekniske anlegg, bygningsdel 56 Automatisering Kravspesifikasjon 2009, skoleanlegg vedlegg 1 og 2 Utvalgte referansedokumenter i Kravspesifikasjon, skoleanlegg er vedlagt i denne boken Utgitt vinteren

32 Nye bøker Kravspesifikasjon 2009, drift og vedlikehold Krav til drift og vedlikehold av bygninger Krav til tilstandsanalyser FDV-dokumentasjon Merking av tekniske anlegg Oppbygging av tegninger (DAK-manual) Serviceavtaler Vedlikeholdsplaner Driftsplaner m.m. Utgis

33 Nye bøker fortsetter Standardiserte og eksemplifiserte løsninger 2009 Gjengir standardiserte og eksemplifiserte løsninger basert på best practice. Utgis 2009 Kravspesifikasjon 2009, livsløpskostnader Modell for beregning av livsløpskostnader Utgis

34 Bruk av bøkene Utdanningsetaten har definert sine overordnede krav som leietaker og anbefaler Undervisningsbygg sine krav som preaksepterte løsninger for byggeier Undervisningsbygg har definert sine krav som byggeier som absolutte Dette innebærer at de samlede krav til skolebygg er absolutte og skal legges til grunn av alle som arbeider med skolebygg for Oslo kommune, det vil si: Utdanningsetaten (alle ansatte og innleide) Undervisningsbygg (alle ansatte og innleide) Rådgivere og arkitekter Byggeledere Entreprenører Utstyrsleverandører 34

35 Fravikssystem Prosedyre Fravik fra Kravspesifikasjon og Krav og Forventninger Fravik skal prinsipielt kun forekomme før bygget er ferdig Eiendomsavdelingen ansvarlig for å behandle søknad om fravik Eget skjema for fravik skal benyttes (finnes på internett) Søknad om fravik sendes til Frist for samlet tilbakemelding til prosjektleder: 10 virkedager fra komplett mottatt søknad 35

36 Implementering Alle brukere av bøkene skal kurses Egen implementeringsplan som strekker seg over ett år 36

37 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging (prosjekt Tilstandsvurdering av Oslo skolene) Oppsummering 37

38 Tilstandsprosjekt som basis for generisk vedlikeholdsplanlegging Estimat for vedlikeholdsbehov og etterslep Langtidsvedlikeholdsplaner for Undervisningsbygg og leietakere Kartlegging av bygningsmassen med fokus på 1. Generell tilstandsvurdering 2. Vurdering av risiko for personskade 3. Universell utforming 4. Arkiv 5. PCB 6. Tilpasningsdyktighet 7. Miljørettet helsevern Utbedring av alle strakstiltak. 38

39 Vedlikeholdshjulet ProSmart, IK-perm, FDVdokumentasjon Bestilling fra leietaker Tilstandsvurdering (av hele bygningsmassen) Innmelding av feil fra leietaker Husleieavtalen Avdekking av feil Planlegging av drifts-, vedlikeholds- og utskiftingsaktiviteter i Landlord Utføring av planlagte driftsaktiviteter Tilstandsvurdering av objekt etter utført aktivitet samt ajourføring av Landlord Kontroll av objektets tilstand i forhold til utløsende kriterier Utføring av tilstandsbaserte drifts-, vedlikeholds- og utskiftingsaktiviteter Utføring av planlagte vedlikeholds- og utskiftingsaktiviteter Objektets tilstand utløser ikke vedlikeholds- eller utskiftingsaktivitet Benchmarking Erfaringsoverføring til Kravspesifikasjonen Kostnadsbelastning kunde Erfaringsoverføring til ProSmart og IK-perm Kostnadsbelastning Undervisningsbygg 39

40 Generisk vedlikeholdsplan Drifts og vedlikeholdsobjekt Bygn. del Objektbeskrivelse Tilstandsbeskrivelse Drift Vedlikehold Utskiftning kvm slammet armert betong grunnmur fra 1920 Sprekker inntil 5 mm, flasset slam Vask hyppighet 3 år. kriterium flass kostnad 20 per kvm omfang 600 kvm Slamme vegg hyppighet 3 år kriterium flass kostnad 200 per kvm omfang 600 kvm Betongrehabilitering Hyppighet 20 år, rest 3 år Kriterium sprekket, frostskader kostnad 350 per kvm omfang 600 kvm Osv 200 lm aluminiums beslag fra 2001 Intakte beslag Ingen Ingen Bytte beslag Hyppighet 25 år, rest 3 år Kriterium flass/vanninntr. kostnad 2000 per stk omfang 200 lm 01 Klimaskjerm kvm pusset tegl fra Fasade møkkete, ingen frostskader, ingen tæring i fuger Osv Osv Osv Osv 400 stk malte trevinduer med aluminiums beslag Tørre vinduer, ingen råteskader Osv Osv Osv Osv 200 lm aluminiumsbeslått gesimskasse av finer Intakte beslag, 20 meter i ferd med å falle av Osv Osv Osv 40

41 Nivå på drift og vedlikehold husleieavtalene Nivå 1 Verdibevarende lang sikt (25-årig husleieavtale) Her inngår utskiftning, planlagt vedlikehold, tilstandsbaserte vedlikeholdsoppgaver, planlagt drift og lovpålagte driftsoppgaver Nivå 2 Verdibevarende kort sikt (7-årig husleieavtale) Her inngår tilstandsbaserte vedlikeholdsoppgaver, planlagt drift og lovpålagte driftsoppgaver Nivå 3 Minimumsnivå, lovpålagt (under avhending, planlagt rehabilitering) Her inngår tilstandsbaserte vedlikeholdsoppgaver og lovpålagte driftsoppgaver 41

42 Husleiemodell, LCC beregninger Politisk vedtatt FDV-element for skolebygg og idrettshaller Ønske om kalkulert FDV-element tilpasset hvert enkelt bygg Dette kan ikke basere seg på erfaringstall som har generert etterslep (ny prisbank) 42

43 Disposisjon Innledning Bakgrunn Hvordan ivareta miljørettet helsevern byggeprosjekter og bygninger i drift Kravspesifikasjon Vedlikeholdsplanlegging (prosjekt Tilstandsvurdering av Oslo skolene) Oppsummering 43

44 Oppsummering Byggeeier og leietaker kan bidra til oppfyllelse av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager ved entydige absolutte kravspesifikasjoner Byggeier og leietaker kan ved systematisk drifts og vedlikeholdsplanlegging sikre oppfyllelse av forskrift om miljørettet helsevern i skoler og barnehager dersom det foreligger en finansieringsmodell som tilrettelegger for dette 44

45 Oppsummering Sett fra byggebransjen sitt ståsted kan kommuneoverlege, bydelsoverlege og arbeidstilsynet bidra med Aktiv deltakelse Kunnskapsoverføring Samarbeid med flergangsbyggherrer Aktivt bidrag ved søknad om samtykke Oppfølging av bygninger i drift 45

46