Vara: Sissel Rykhus, Dovre. Vara: Kari Skjulhaug, Tynset

Transkript

1 Årsmelding 2014 Styret Det har vært avholdt 5 styremøter i perioden , og , Sakene til årsmøtet er sendt ut til styret for godkjenning Styret har bestått av: Region Nord-Gudbrand Midt-Gudbrandsdal Lillehammerregionen Gjøvik-regionen Valdres Hadeland Oppland fylkeskommune Fjellregionen Sør-Østerdalen Glåmdalsregionen Medlem + vara Medlem: Åse Amundgård, Vara: Sissel Rykhus, Dovre Medlem: Hilde Volberg, Sør Fron Vara: Bente F. Bjørge, Ringebu Medlem: Bente huuse, Lillehammer Vara: Grete Karlsen, Lillehammer Styremedlem: Knut Viseth, Søndre Land Vara: Anne Marit Tangen, Nordre Land Medlem: Anne Kari T. Søndrol, Vang Vara: Marlyn S. Bergeid, Etnedal Medlem: Brit Kirsten Rækstad, Gran Vara: Wenche Støa, Jevnaker kommune Medlem: Tore Løkkeberg og Svein Amblie Vara: Kirsti O. Sletten Medlem: Anders Wahl, Alvdal Vara: Kari Skjulhaug, Tynset Medlem: Vivi Nysveen, Åmot Vara: Gerd Ø. Galten, Engerdal kommune Medlem Lena S. Sørli, Kongsvinger kommune Vara: Synnøve Grenaker, Nord-Odal kommune. Oppfølging av vedtak på eiermøte 2014 Presisering av hva som er betalbar tjeneste og hva som er basistjeneste når det gjelder uttrekk og deponering av elektroniske arkiver I tråd med vedtak på eiermøtet i 2014 har styret fulgt opp eiermøtets bestilling, men utvidet bestillingen til å omfatte alle tjenester mht. rutiner for mottak, deponering, betjening og annen 1

2 håndtering. Det er tatt utgangspunkt i Normalretningslinjer utarbeidet av Riksarkivaren og det har i prosessen vært en dialog med Statsarkivet i Hamar. Vedlagt følger revidert Normalinstruks behandlet og vedtatt av styret. Besøk i kommunene og gjennomførte kurs. Kommunebesøk Gjennom året 2014 er det gjennomført til sammen 31 kommunebesøk 5. februar Nord Aurdal kommune 26. februar Tynset kommune 6. mars Hagen behandlingssenter 11. mars Etnedal og Sør Aurdal kommune 17. mars Kongsvinger kommune 25. mars Lunner kommune 23. april Øystre Slidre kommune 28. april Eidskog kommune 12. mai Engerdal kommune 20. mai Rendalen og Stor-Elvdal kommune 22. mai Gausdal kommune 27. mai Nord Aurdal kommune 3. juni Ringebu folkehøgskole 10. juni Gausdal kommune 11. juni Gausdal kommune 12. juni Fylkesbiblioteket Gjøvik 18. juni Stor-Elvdal kommune 19. juni Sykehuset Innlandet 25. juni Gran kommune 26. juni Tolga kommune 21. august Skjåk kommune 27. august Søndre Land kommune 4. september Skjåk kommune 17. oktober Søndre Land kommune 22. oktober Elverum sykehus 28. oktober Tynset kommune 7. november Nord-Odal kommune 17. november Gjøvik sykehus 20. november Åsnes kommune 28. november Tolga og Tynset kommune 10. desember Kongsvinger kommune Deponerte arkiver 2013 Mange kommuner har deponert arkiver i 2014 i likhet med året før. I alt 24 kommuner har stått på venteliste for å få deponert. Av disse har 24 kommuner fått deponere i I tillegg har det kommet til noen kommune i løpet av året som er blitt flyttet over til

3 Vi har mottatt 204 paller som utgjør ca hyllemeter Oversikt over de som har fått deponere i 2014: Jevnaker kommune 19 hm Lillehammer kommune 135 hm Vågå kommune 30 hm Oppland fylkeskommune 147 hm Gjøvik kommune 18 hm Søndre Land kommune 34 hm Kongsvinger kommune 123 hm Lunner kommune 81 hm Ringebu kommune 36 hm Tynset kommune 150 hm Vang kommune 3 hm Øystre Slidre kommune 6 hm Lom kommune 1 hm Sør-Aurdal kommune 15 hm Rendalen kommune 5 hm Gausdal kommune 54 hm Nordre Land kommune 51 hm Stor- Elvdal kommune 60 hm Nord Fron kommune 6 hm Skjåk kommune 30 hm Nord Aurdal kommune 18 hm Sel kommune 12 Næringsmiddeltilsynet Hadeland 15 hm Kommunearkivkonferanse Vertskap for arkivforum Glåmdalen Kurs i offentlighetslov Lunner Arkivenes dag Arkivplankurs Otta Grunnkurs arkiv del I Henvendelser og forespørsler om gjenfinning av arkivmateriale Det har kommet inn ca 330 henvendelser ang. gjenfinning av arkivmateriale i De fleste har kommet fra medlemskommunene men det har også vært en markant økning fra personer som ønsker innsyn i de kommunale arkivene. Henvendelser ang. arkivfaglige spørsmål Antall henvendelser som gjelder arkivfaglige spørsmål øker. Det er flest forespørsler fra medlemskommunene men det kommer også inn spørsmål bland annet fra private og interkommunale selskap som ønsker bistand. I 2014 har vi fått ca 250 forespørsler om bistand og veiledning i arkivfaglige spørsmål. Innbinding Det har i 2014 vært en jevn pågang fra kommuner som ønsker innbinding av møtebøker, kopibøker og journaler. I 2014 har vi bundet inn bøker for ca. kr ,-. 3

4 Arkiver fra vidregående skoler Oppland Antall arkiver ferdig ordnet pr Hyllemeter uordnet 314 Hyllemeter ordnet 152 Forespørsler karakterer / vitnemål 288 Alle videregående skoler i Oppland har nå avlevert arkiver. Tannklinikkene Klinikker som har levert: : Mottatt stor leveranse fra Vågå (ca. 20 esker) : Mottatt 4 esker fra tannklinikken Øystre Slidre : Mottatt 3 store esker, i to av dem journaler i to høyder fra tannklinikken Lena : Mottatt 17 esker journaler og modeller fra kjeveortopeden Lillehammer : Hentet 7 esker på tannklinikken Gausdal : Hentet 2 store esker fra tannklinikken Dovre på Quality Hotel & Resort Hafjell. Sortering 2014: Grovordnet Gran, Brandbu og Lunner som ble levert under ett. Grovordnet leveranse fra Lena. Påbegynt grovordning av Vågå og Øystre Slidre. Vågå har plastomslag på så å si alle journaler, og plastomslagene har en etikett med informasjon som må kopieres. Veldig tidkrevende. Fortsatt finsortering av journaler fra tannklinikken Lillehammer. Ferdig sortert Dovre (7 esker). Levering fra trengte umiddelbar «førstehjelp», og innholdet var av en slik karakter at det var mest effektivt å gjøre alt ferdig med en gang. Vanskelig å få gjort ferdig en klinikk om gangen pga. etterspørsler. Når vi får en henvendelse som må letes etter i store, usorterte esker, må man ofte ta seg tid til å flytte materialet over i arkivbokser. Da sparer man tid ved neste henvendelse ang. samme 4

5 klinikk. Samtidig må man sette den sorteringen man driver med på vent, for å ekspedere henvendelser fra publikum. Etterspørsler etter journaler: 50 henvendelser i 2014 (mulig noen har tatt imot henvendelse uten at det er blitt registrert). Ekstrahjelp Engasjert personer på småprosjekter og sommerhjelp til registrering i ASTA og enkel ordningsarbeid. Dessuten er det engasjert en person til å finordne arkivene for de videregående skolene og registrere arkivene i ASTA. Disse kostnadene er fakturert den enkelte skole. Lønnskostnadene framkommer i regnskapet og refusjonen av utgifter er ført opp som inntekter. Elektroniske arkivuttrekk Det er totalt gjort 13 uttrekk av datasystemer. 3 er godkjent, venter nye data til to av deponeringene. Åsnes har fått ferdigprodusert en NOARK-3 uttrekk, men skal også ha en innsynsmodul. Uttrekkene av Aventia er videoopptak for Gran, NordFron, Ringebu og Lillehammer. Her har vi fått melding fra Riksarkivet om at disse ikke er bevaringsverdige, men det er ikke avklart med kommunene om vi skal bevare det vi har mottatt. Lillehammer har meldt at vi ikke skal fortsette å ta uttrekk. Dette må avklares med de andre. Elektroniske arkiver 2014 Kommune Oppdrag Type Mengde Resultat Trysil Prøveprosjekt ephorte Noark 5 3 uttrekk av samme arkivdel til test Underkjent OFK Prøveuttrekk p360, av eldre arkivdeler Noark 5 2 arkivdeler mottatt Underkjent Alvdal Uttrekk av arkivdel 08 Noark 4 2 uttrekk Nord-Fron Uttrekk av WIS Skole Generell metode Databasedump Nord-Fron Uttrekk av Visma Oppvekst Skole Generell metode Databasedump Nord-Fron Uttrekk av Aventia Generell metode Filområde + xml Godkjent Lillehammer Uttrekk av Aventia Generell metode Filområde + xml Godkjent Ringebu Uttrekk av Aventia Generell metode Filområde + xml Godkjent Lunner Uttrekk av FSYS2000 Generell metode Databasedump Lunner Uttrekk av Flexisoft FlexiOFM Generell metode Databasedump Gran Uttrekk av IST Extens Generell metode Databasedump OFK Uttrekk av Visma PPI Generell metode Databasedump Produsert uttrekk av Cinet Åsnes Symfoni Noark 3 Rapportdump Tjenesteoppdrag og rådgivning innen elektroniske arkiver: 5

6 Sør-Odal, 6.mars; Østre- og Vestre Toten, 18. februar; Valdres 5. februar; Vestre Toten 29. april; Hov 17. oktober; OFK 6. november; Nord-Fron 20. november Digitalisering Kommune Oppgave Mengde 108 Lillehammer Digitalisering av sosialregister bildefiler Åsnes Digitalisert protokoll - Forhandlingsprotokoll sider Lillehammer Digitalisert protokoll - Faaberg skolekommision transkribering 64 sider Lillehammer Digitalisert protokoll - Faaberg skolekommision tif-filer Lillehammer Digitalisert protokoll - Faaberg skolekommisjon - regnskap sider Lillehammer Digitalisert protokoll - Stuve 1941 (dagbok fra skolekjøkkenet) 52 sider Lillehammer Digitalisert protokoll - Kopibok sider Gausdal Digitalisert protokoll - Formannskap tif-filer Jevnaker Digitalisert protokoll - Formannskap sider Jevnaker Digitalisert protokoll - Formannskap sider Våler Digitalisert protokoll - Formannskap sider Våler Digitalisert protokoll - Formannskap sider Våler Digitalisert protokoll - Formannskap sider Stor-Elvdal Digitalisert protokoll - Formannskap sider Stor-Elvdal Digitalisert protokoll - Sollia kommune, Formannskap sider Oppland fk Digitalisert protokoll - fylkesting sider Nord-Odal Digitalisert protokoll - Formannskap sider Nord-Odal Digitalisert protokoll - Formannskap sider Nord-Fron Digitalisert protokoll -Herredsstyre sider Nord-Fron Digitalisert protokoll - Herredsstyre sider Nord-Fron Digitalisert protokoll - Herredsstyre sider Nord-Fron Digitalisert protokoll - Herredsstyre sider Nord-Fron Nytt grensesnitt på bildebase Widerøebilder Oppland fk Digitalisert intervju med Torunn Eikemo - Fylkesbiblioteket ca 2t Skjåk Digitalisert foto - Widerøe fra negativer 315 bilder Lydopptak: Fylkestingsmøter (Oppland fylkeskommune), ferdig, men det gjenstår en del etterarbeid. Teksting m.m. Digitaliserte intervjuer for fylkesbiblioteket. Annet Vi har ikke laget statistikk på digitalisering som har vært gjort ved forespørsler etter enkeltdokumenter. 6

7 Det er foretatt kartlegging av arkivbestanden som fortsatt befinner seg ute hos arkivskaper, men som skal overføres til depot. Etablering av nytt elektronisk depot. Målet er å ha en oppdatert og sikker løsning for håndtering av elektronisk arkivmateriale. Ny serverpark er kjøpt inn og satt opp. Vi har mottatt mye av programvaren som skal installeres, men det gjenstår mye arbeid med konfigurering og tilpassing av løsningene. Konfigurasjon, oppsett og drift av servere i fylkesarkivets sikker sone Digitalisering av eiendomsarkiver. Har så smått kommet i gang. Vi har mottatt arkivmateriale fra Våler og Åsnes for utarbeiding og testing av digitaliseringsløype. Hovedvekten av dette arbeidet vil skje i Kulturnett Oppland Mye av materialet på arkivnett.ol.no er flyttet over. Deltatt på videreutvikling, møter og testing. Magasiner Oppgradering av magasiner slik at de tilfredsstiller kravene til arkivdepot. Arbeidene omfatter blant annet nytt klimaanlegg i mag 1 med tilhørende brannspjeld, fjernet isvannsrør og sprinklerstamme fra mag 2 og 3, branntetting etter arbeider i alle magasiner, alarmsystem, samt solavskjerming i kontor mag 5 Planlegging utvidelser plan 2 i mag 5, utlysning i Doffin, innhenting av tilbud m. m. HMS Støvavsug kontor mag 5 Anskaffet personlig verneutstyr for soppbefengt materiale som pilot Digital kommunikasjon Prosjekt for implementering av sikker digital postkasse med Digipost for mottak og forsendelse av dokumenter som inneholder personsensitiv informasjon. Postmottak i Digipost for Oppland fylkeskommune er åpnet. Det er mulig å sende dokumenter fra løsningen. Digital signering med virksomhetssertifikat og ekspedering fra sak-/arkivsystemet med distribusjon via Digipost er under testing Etablert løsning for sikker filoverføring til og fra kunder. Løsningen takler utveksling av større datamengder som uttrekk fra elektroniske systemer skannet arkivmateriale. Samarbeid eksternt Fylkesarkivet har vært representert i styringsgruppen for utvikling av kundehåndteringssystem, prosjekt Betty for arkivdepot. Prosjektet ledes av Riksarkivet. Fylkesarkivet har deltatt på samlinger i Kommunearkivinstitusjonenes Digitale Ressurssenter (KDRS ) og Riksarkivet (SAMDOK). 7

8 Styrets innstilling til Vedtak: Årsmeldingen for 2014 godkjennes. 8