Prosjekt presentasjoner og dialog med salen. Kathrine Tømmervåg, rådgiver IKT ORKidé

Transkript

1 Prosjekt presentasjoner og dialog med salen Kathrine Tømmervåg, rådgiver IKT ORKidé

2 Prosjekt presentasjoner Dere har stemt! Intern samhandling - Office 365 Min Side (Innbyggerportal) Lansering av første funksjon for betalingsutsettelse på faktura Status anskaffelse av sak- og arkivløsning Status anskaffelse av ebyggesaksløsning Jobbe fra hvor som helst, med hva som helst Moderne arbeidsflate for ansatte Nytt fagsystem for barnehage - Visma Flyt Barnehage Fjerne tidstyver med Lean eksempel fra barnevern Automatisk brukerhåndtering mellom våre fagsystem - IDM Ny løsning for styring av pc, Ipad og mobil for ansatte og elever - Intune Ny arbeidsmetodikk med nettbrett i hjemmetjenesten Mobilomsorg Nettside Klart språk og universell utforming Velferdsteknologi i praksis Elås til innbyggere Sensitive skjema til sikker sone og esignatur Tjenestedesign og brukertesting

3 Jobbe fra hvor som helst, med hva som helst Moderne arbeidsflate Driftsleder Øyvind Taknæs Fjerne tidstyver med Lean eksempel fra barnevern Rådgiver Svein Taknæs Intern samhandling Office 365 Faggruppeleder oppvekst Astrid M. Høivik

4 Øyvind Taknæs, Driftsleder IKT ORKidé Moderne arbeidsflate. Jobb fra hvor som helst, med hva som helst

5

6 Husker du hvordan det var?

7

8

9 Nye strategier høsten 2017 Plan for digital transformasjon

10 Alle våre tjenester skal kunne nås over Internett

11 Vi skal støtte alle enheter

12 En nettside Samme bruker som hjemme Fra overalt

13

14

15

16

17 Takk for meg

18 Fjerne tidstyver Lean i barnevern Svein Taknæs, rådgiver IKT ORKidé

19 Anders i barnverntjenesten i Kristiansund: «Kan du hjelpe oss med å rydde opp med LEAN?»

20 Jobbe smartere, ikke raskere Skape bedre flyt Fjerne tidstyver

21 1. Finn en ansvarlig for en tjeneste = prosjektleder

22 Tiltaksteam barnevern: Edel og Ingebjørg

23 Smidig LEAN Korte effektive møter Vi skal bruke egen kompetanse $ Ingen møtegissel Tverrfaglig gruppe

24 2. Finn en prosess og definer en tydelig start og slutt

25 «Tiltaksperson»

26 Tiltaksperson «Kanskje dere trenger et kurs i klart språk»

27 Tiltaksperson: Fritidskontakt=støttekontakt (leksehjelp, sjåfør) Tilsynsfører Tilsyn under samvær Besøkshjem

28 LEAN prosessen: Fra innbygger har et ønske om å være tiltaksperson Frem til innbygger er godkjent eller fått avslag Start Slutt

29 Virkeligheten Start Slutt

30 3. Forankring: En leder skal være prosjekteier Barnevernleder: Elin

31 4. Etabler ei prosjektgruppe med tverrfaglig kompetanse Prosjekteier: Elin Melby barnevernleder Prosjektleder: Tiltaksteam Styringsgruppe: Lederteam barnevern Prosjektgruppe: Edel og Ingebjørg Svein Hege Hovde Hege merkantilt Anders

32 5. Definere mål Alle barn med vedtak om tiltak skal få tildelt tiltak vi rår over innen 6 uker Ha høy kvalitet og gode rutiner i alle ledd i prosessen som sikrer barn trygge og målrettet tiltak Øke kvalitet på tverrfaglig/etatlig samarbeid med andre enheter og frivillige aktører som er en del av prosessen eller bidrar i prosessen Etablere LEAN som en fast del av intern arbeidsprosess på tiltaksperson Tiltakspersoner skal ha et positivt møte med barnevern

33 6. Definere hvilke personer som er med i prosessen? Start Slutt

34 Start Slutt

35 6. Intervju disse og lag prosessflyt i Visio «Bør gjøres av noen utenfor tjenesten»

36 «Det innbygger sier kan ikke stemme, masse feil her. Kan du ta et nytt intervju?»

37 Stemte nok det sjø.

38 Snakk med plottergutta på teknisk.

39 7. Presenter dagens prosess Ingen diskusjon fra deltakerne. Hele sesjonen skal være under 1 time.

40 8. Deltakerne skriver tilbakemeldinger på Post-it lapper RØD = Dårlig, beskriv og kom med forslag til forbedring BLÅ = BRA GUL = Kommentar

41 9. Tilbakemeldinger registreres i Teams. Lag tiltak, tidsfrist og ansvarlige.

42

43 10. Neste steg: Lag ny forbedret prosessflyt presenter!

44 11. Etter prosjektslutt start med kontinuerlig forbedring: Prosjekteier gjennomfører månedlige eller ukentlige korte forbedringsmøter.

45 Noen tilbakemelding fra barneverntjenesten så langt

46 «Lean-prosessen har vært avdekkende, gitt oss mange aha-opplevelser, vært morsom og lærerik, og gir oss klart bedre arbeidsrutiner»

47 «Avgjørende at noen utenfra med god innsikt i kommunen og generell god kunnskap om organisasjoner, styrer prosessen»

48 «Arbeidet har bidratt til å klargjøre tydelige forbedringsområder i forhold til prosessen med rekruttering av tiltakspersoner.»

49 Neste LEAN prosjekt: Søknad om barnehageplass. Sunndal kommune v/sigrun Rødset. «Ja, vi skal dele erfaringene»

50 Takk for meg

51 Samhandling Office 365 Astrid M. Høivik, faggruppeleder Oppvekst IKT ORKidé

52 FØR Skolene: Elevene produserte materiale i mange digitale tjenester Power point Word Excel Google.docs. Store utfordringer med format, lagring, utskrifter, finne igjen, minnepinner STOR tidstyv og hemmer av digital transformasjon i skolene

53 FØR - Egen jobb: Produksjon lagra på personlig område Noe deling av dokumenter i fellesområder Ephorte Intranett og Ekstranett Noe samskrivning og deling i Google Drive Sårbart og personlig «E-postmarerittet»

54 NÅ: Oppvekst fikk begynne med O365 høsten 2016 One Drive OneNote Etterjulsvinteren 2018 Teams

55 Erfaringer med Teams Åpner for enda flere muligheter: Bedre organsiering for elevene og lærerne Samskrivning Deling filer, lenker, snarveier Kjapp kommunikasjon - chat Samskaping, felles planlegging Gode sammenhenger mellom ulike tjenester i O365 F.eks. One Note, Word, Forms, Outlook

56 Erfaringer med Teams Skaper oversikt i komplekse saker/utviklingsarbeid Øker muligheter for åpenhet og dialog mellom ulike parter Bedre kvalitet på utredninger Muligheter for bedre demokratiske prosesser NB: Husk sensitiv informasjon og arkivverdig produksjon!!

57 I praksis Ett team for mange deltakere interne og eksterne - Nettverk Nordmøre Ett team for flerfaglig saksutredning Todalen og Stangvik oppvekstsenter Ett team for internt og eksternt arbeid i ei langsiktig utviklingssak Nye Øye

58 Dialog med salen

59 Diskuter med hverandre 1. Hvilke tema/prosjekt ønsker du at IKT ORKidé griper fatt i? 2. Hva tenker du at IKT ORKidé og kommunene er gode til? 3. Hva kan vi sammen bli enda bedre til?

60 Innlogging med kode