rapportering på startlån og tilskudd til tilpasning og etablering HVA og NÅR HVORDAN OG HVORFOR RAPPORTERING I ENKELTSAKER ÅRSRAPPORTERING

Transkript

1 HB 7.C.19 Veileder for rapportering på startlån og tilskudd til tilpasning og etablering HVA og NÅR HVORDAN OG HVORFOR RAPPORTERING I ENKELTSAKER StartRap og StartSak ÅRSRAPPORTERING tap og tapsfond, påslag

2 INNHOLD: 1.1 Innledning Hva skal rapporteres, og når Hvordan rapportere Hva skjer når du ikke rapporterer... 3 RAPPORTERING AV ENKELTSAKER 2.1 Innledning Hvordan få tilgang til å rapportere Hvordan rapportere i StartRap Startsiden i StartRap Registrere utbetaling Registrere avslag Hvordan ta ut rapporter i StartRap Hvordan rapportere i StartSak Hvordan ta ut rapporter i StartSak... 9 ÅRSRAPPORTERING 3.1 Innledning Innregistrering/rapportering av tap og tapsfond Innregistrering/rapportering av bruk av påslag Innregistrering/rapportering på startlån og boligtilskudd Innsendelse av årsrapport

3 Generelt 1.1 Innledning Ved forvaltning av startlån, tilskudd til etablering og tilpasning av bolig (videretildelingsmidler) skal kommunene rapportere til Husbanken om bruken av midlene i samsvar med bestemmelser fastsatt av Husbanken. Dette fremkommer av forskrift for startlån og retningslinjer for tilskudd: Se forskrift for startlån - 9. Oppfølgning og kontroll: Se retningslinjer for tilskudd til etablering avsnitt 5.2: Se retningslinjer for tilskudd til tilpasning avsnitt 6-2: For å sikre god planlegging, utnyttelse av ordningene og oppdatert statistikk er den fortløpende rapportering fra kommunene svært viktig. 1.2 Hva skal rapporteres, og når? Registering av enkeltsaker skal rapporteres fortløpende gjennom hele året. Dette gjelder både på utbetalinger og avslagssaker. I tillegg må kommunene sende en samlet årsrapport til Husbanken i StartRap. Frist finner dere i årsbrevet Husbanken sender kommunene i desember hvert år. 1.3 Hvordan rapporterer du? Dere har tre valgmuligheter for å rapportere på bruken av videretildelingsmidlene: Alternativ 1: StartRap Bruken av startlån og tilskudd rapporteres fortløpende gjennom hele året. Dette gjelder alle saker som har status «avslag» og «utbetalt». Alternativ 2: StartSak For kommunene som benytter saksbehandlersystemet StartSak blir saker med status «avslag» og «utbetalt» automatisk innrapportert til Husbanken. Alternativ 3: Det kan rapporteres i begge systemene. Her kan det bli utfordrende å holde oversikt over forbruket ettersom dere må ta ut rapporter fra begge systemene. 1.4 Hva skjer om du ikke rapporterer på bruken av videretildelingsmidlene? Rapporterer du ikke på bruken av videretildelingsmidlene, vil Husbanken kunne stoppe tildeling av nye midler Dette kan bli aktuelt når kommunen ikke rapporterer på forbruk av videretildelingsmidlene kommunen ikke sender årsrapporten innen frist det er store avvik i tallene på Husbankens årsrapport og kommunens årsregnskap som kommunen ikke kan gjøre rede for Dersom kommunen ikke rekker å rapportere innen frist pga. sykdom etc. må kommunen søke om utsettelse. 3

4 2. Rapportering av enkeltsaker 2.1 Innledning Alle kommuner skal rapportere på ordningene startlån, tilskudd til etablering og tilskudd til tilpasning. Enkeltsaker på avslag og utbetaling skal registreres gjennom hele året. Rapportering av enkeltsaker på avslag og utbetaling og årsrapportering gjøres via Husbankens ekstranett 2.2 Hvordan få tilgang til å rapportere i Husbankens ekstranett? Er du ny saksbehandlere får tildelt brukeridentitet og passord ved å henvende seg til Husbanken: e-post: brukerservice@husbanken.no eller tlf : Du må oppgi: navn kommune e-post adresse hvilken tilgang du skal ha Pålogging til Ekstranett skjer via kommunesidene på lenken Har du glemt passord eller brukeridentitet ta kontakt med brukerservice. Du må endre passord hver 3 måned og vil få beskjed når dette skal gjøres. Kontroller i god tid før frist for innsendelse av årsrapporten at du har tilgang til rapporteringssystemet! 2.3 Hvordan rapportere i StartRap? De neste sidene viser de ulike skjermbildene i StartRap. Vær oppmerksom på at hele siden ikke vises under ett på skjermen. Når du bruker systemet vil du bare se deler av siden om gangen. Du må bruke rulleknappen til høyre for å se alt. Bildene er ment som en illustrasjon og et hjelpemiddel i registreringsfasen. 2.4 Startsiden i StartRap Når du går inn i Ekstranett og har skrevet inn brukernavn og passord kommer du til åpningssiden med meldinger fra Husbanken «Forsidemeldinger». Velg StartRap i menyen og du kommer til startsiden i StartRap. Her vises de siste endringene (med mindre du har klikket på at dette ikke skal vises neste gang du starter opp). Denne siden gir en oppsummering av det som er rapportert per dags dato. Siden vises hver gang du har lagret en registrering/rapportering. 4

5 De kommunene som ikke bruker StartSak, skal rapportere på enkeltsaker i StartRap. Gjelder dette din kommune så velger du «Enkeltrapportering» i menyen, da kommer du til denne siden: Velg så hva du vil rapportere fra menyen, «Utbetaling» eller «Avslag». 2.5 Registrer utbetaling Nedenfor ser du hvordan skjermbildet for «Registrer utbetaling» ser ut. Alle felt skal fylles ut. Husk å lagre før du går videre. Har du søknader som både har fått utbetalt lån og tilskudd til etablering kan du rapportere disse samtidig. Dette gjelder ikke for tilskudd til tilpasning, det må rapporteres for seg selv. 5

6 Merk: Husk at du må rulle nedover for å få med deg alle skjermbildene som skal fylles ut. Felt med stjerne gjelder informasjon du må fylle ut. 6

7 2.6 Registrer avslag Nedenfor ser du hvordan skjermbildet «Registrering avslag» ser ut. Alle felt skal fylles ut. Husk å oppdatere før du går videre. Merk: Husk at du må rulle nedover for å få med deg alle skjermbildene som skal fylles ut. Felt med stjerne gjelder informasjon du må fylle ut. 7

8 2.7 Hvordan få oversikt over innregistrerte saker i StartRap Registrer alle saker på avslag og utbetaling forløpende igjennom året. Når frist for årsrapporten nærmer seg kontrollerer du at alle saker er lagt inn i StartRap innen fristen. For å få oversikt over innregistrerte avslag og utbetalinger gjør du følgende: 1. Gå inn i ekstranett 2. Velg «StartRap» 3. Velg «Oversikt» Du kommer til siden «Oversikt for periode» som ser slik ut: Her kan du velge «fra» og «til» måned for fem år tilbake. Når du har lagt inn dine valg får du opp alle saker som er registrert inn den enkelte måned fordelt slik: Du få alle saker som er innregistrert per måned: Avslag startlån Utbetalt startlån Utbetalt tilskudd til etablering Utbetalt tilskudd til tilpasning Ønsker du å få flere detaljer om en eller flere saker trykk f.eks. på «Utbetalte startlån» som har blå tekst. Da får du oversikt over: Utbetalingsdato Fødsels og personnummer Registreringsdato Beløp Detaljer blå tekst trykk på denne og få opp mer detaljer i saken Endre blå tekst trykk på denne og legg til endringer i saken og så lagre på nytt Slett blå tekst trykk på denne og saken kan slettes Det er her i denne rapporten du kan gå inn å endre en sak om du har innregistrert feil beløp på utbetaling etc. Videre kan du slette innregistreringer hvis en sak er blitt dobbeltregistrert. Så lenge årsapporteringen er åpen kan du slette/endre saker. Når årsrapporteringen er stengt har du ikke lenger denne muligheten. 8

9 Ønsker du en oversikt som bare viser avslag eller utbetalinger så velg «Enkeltrapportering» Du får da opp følgende skjermbilde: Her kan du velge måned, år og søknadstype for å få oversikt over enten avslag eller utbetalinger på startlån, tilskudd til etablering eller tilskudd til tilpasning. Du kan også gå inn å endre, slette eller se mer detaljer i hver enkelt sak. Se mer informasjon på forrige side. 2.8 Hvordan rapportere i StartSak? Benytter du StartSak vil all rapportering på utbetalte og avslåtte søknader skje automatisk inn i årsrapporten. Det er viktig at du kontrollerer at alle saker har korrekt status utbetalt/avslått. For mer informasjon klikk på «Brukermanual» eller spørsmålstegn ikonet. 2.9 Hvordan ta ut rapporter i StartSak? For å få oversikt over innregistrerte saker kan du ta ut rapporter i StartSak. Slik går du fram: 1. Gå inn i ekstranett - Startsiden 2. Velg «StartSak» 3. I øverste hjørne (fane) ligger «Rapporter» Mer informasjon om hvilke rapporter som er tilgjengelig og kan brukes, finner du i brukermanual for StartSak på «Rapporter». 9

10 Ønsker du å velge en av standardrapportene så trykk på «Lag rapport». Du får opp skjermbilde nedenfor. Velg målform ved å krysse av for enten nynorsk eller bokmål du må velge ett av alternativene: 1. Velg periode fra og til dato 2. Trykk Lag rapport Du vil få opp en gul boks nederst på siden som spør om du skal åpne (open) eller lagre (save) dokumentet. Dokumentet blir opprettet i word men kan gjøres om til pdf-fil hvis du ønsker det. Nå kan du også skrive ut dokumentet hvis du trenger det. 10

11 3. Årsrapportering 3.1 Innledning Alle kommuner må sende inn en årsrapport på forbruk av startlån, tilskudd til etablering og tilskudd til tilpasning. Rapporteringsfristen finner du i årsbrevet fra Husbanken, datoen kan variere fra år til år. Det åpnes for registrering i årsrapporten i en kort periode på nyåret. I rapporteringen må beløpene registreres i hele tall felt som er markert med en stjerne* må du fylle ut. Disse kan ikke stå tomme og må eventuelt fylles ut med 0 (null). Husk å lagre underveis i rapporteringen. Delutbetalinger: Delutbetalinger skal ikke registreres inn. Først når hele lånet/tilskuddet er utbetalt skal saken registrere inn i StartRap eller StartSak. Er det ikke samsvar mellom kommunens regnskap og årsrapporten, kan dette skyldes at du har foretatt delutbetalinger i en eller flere saker. Er dette tilfelle må du bruke kommentarfeltet i rapporten. Før opp antall saker som er delutbetalt og totalt beløp. Oppgitt beløp skal utgjør differanse mellom regnskapene. TIPS: Lag deg et eget excel-ark for delutbetalinger, det vil hjelpe deg med å holde oversikt over pengene som lånes ut. Ekstraordinære innfrielser av startlån hva kan lånes ut på nytt? I henhold til kommuneloven skal mottatte avdrag på utlån uavkortet benyttes til nedbetaling eller innfrielse av innlån til kommunen jf. Kommunelovens 50 nr. 7 bokstav b. Departementet har imidlertid åpnet for at disse midlene kan lånes ut på nytt under forutsetning av at ny låntaker går inn i opprinnelig låntakers lånebetingelser 1. Får nye låntaker andre lånebetingelser enn opprinnelig låntaker, vil dette få konsekvenser for kommunens drift. jf. Rundskriv H-15/03 VIKTIG INFORMASJON: I skjemaet disponering av startlån og tilskudd til etablering/tilpasning er det til venstre for hver tekstrubrikk et spørsmålstegn. Dersom du setter markøren på spørsmålstegnet, får du en utfyllende beskrivelse av tekstlinjene. Det er også et utropstegn etter enkelte av rubrikkene i skjemaet. Setter du markøren på utropstegnet, får du frem tallene som er korrekte ut fra det du har rapportert inn enten i StartSak eller StartRap. Dersom tallene ikke stemmer overens med det du mener å ha brukt, skyldes dette som oftest at du har glemt å registrere lån/tilskudd som utbetalt. Årsrapport trinn for trinn Enkeltsaker innregistreres i StartRap eller StartSak. Alle saker som er utbetalt i regnskapsåret må være registrert inn før årsrapport avsluttes. Innregistrering i årsrapporten må gjøres i en bestemt rekkefølge: 1. Tap og tapsfond 2. Påslag 3. Startlån og tilskudd Rekkefølgen er viktig ellers blir det feil i årsrapporten! 1 Eksempel: Opprinnelig låntaker fikk utbetalt et startlån i 2010 med 20 års nedbetaling og med flytende rente. Ny låntaker overtar resterende lån i 2015 med gjenværende løpetid som er på 15 år med flytende rente. Har opprinnelig låntaker fastrente trer ny låntaker inn i denne avtalen. 11

12 3.2 Innregistrering/Rapportering av tap og tapsfond Saldo på tapsfond ved årets begynnelse Beløpet overført fra forrige år. Feltet kan ikke endres eller fylles ut av kommunen. Avkastning av tapsfondsmidler Fyll ut renter fra tapskontoen som er opparbeidet i løpet av året. Ta kontakt med regnskapsansvarlig i kommunen for å få oppgitt beløpet. Felt må fylles ut. Tilbakeføring fra tapsfond til tilskudd I dette feltet søker du om å få tilbakeført midler fra tapsfond til tilskudd til videretildeling. Har du fått innvilget dette av Husbanken vil vi fylle ut beløpet etter at årsrapporten er sendt inn til Husbanken, dvs. beløpet innregistreres av Husbanken. Avsatt til tap i perioden Kommuner kan avsette tilskuddsmidler til tapsfond dersom det er søkt Husbanken om dette og avsetningen er blitt godkjent. Husbanken registrere beløpet inn i årsrapporten etter at dere har sendt inn årsrapporten. Bokført tap Har kommunen bokført tap registrerer du dette inn med «totalt» beløp og antall saker. Bokført tap er det beløpet dere har som reelt tap etter at dere trukket fra beløpet dere har fått i tapsdeling med Staten. Dette må dere søke Husbanken om. jf. egne retningslinjer HB 7.B.15 Saldo på tapsfond ved året slutt Dette tallet skal stemme overens med kommunens tapsfond, sjekk regnskapet til kommunen. Beløpet vil stå øverst i kolonnen «Saldo på tapsfond ved årets begynnelse» i neste års regnskap. 12

13 3.3 Innregistrering/rapportering av påslag Rentemargin. Prosentpåslag Kommune har lov til å ta et påslag opp til 0,25 % jf. forskrift for startlån. Påslaget er differansen mellom utlåns- og innlånsrente. Etableringsgebyr i kroner Dette er gebyr som er belastet for et enkelt lån ved etablering (etableringsgebyr, depotgebyr etc.) Beløpet skal være i hele kroner. Etableringsgebyr i prosent Oppgi prosentsatsen som belastes for et enkelt lån ved etablering. Termingebyr Er beløpet som belastes for et enkelt lån per terminforfall. Du må velge om du skal fyll ut «Etableringsgebyr i kroner» eller «Etableringsgebyr i prosent». Punktene «Rentemargin.Porsentpåslag» og «Termingebyr» må også fylles ut og lagres ellers kan det se ut som om du har glemt å rapportere. 13

14 3.4 Innregistrering/Rapportering på startlån og boligtilskudd Overførte midler ved årsskiftet Beløpene kan ikke endres av kommunen. Beløpene er overført fra raden «Ikke utbetalte midler ved årsslutt» fra forrige årsregnskap. Skal det foretas endringer i dette feltet må Husbanken korrigere dette tallet. Årsaken til endringen må du skrive inn i kommentar felt i årsrapporten og dokumentere overfor Husbanken. Midler fra Husbanken i perioden Dette er utbetalte midler fra Husbanken til kommunen i perioden. Forhåndsutfylte tall er hentet fra Husbankens datasystem. Ekstraordinære innfrielser som kommunen tildeler på nytt Se kapittel 3.1 under avsnittet «Ekstraordinære innfrielser av startlån hva kan lånes ut på nytt?». Innfrielser på boligtilskudd til tilpasning og etablering kan tildeles på nytt til nye tilskuddsmottakere. Innfridde, ubrukte midler Dette er startlån som kommunen tilbakebetaler som ikke har vært utlånt. Tilbakeføring fra tapsfond til boligtilskudd Beløpet er hentet fra innregistrering i tap og tapsfond. Se kapittel 3.2 under punktet «Tilbakeføring fra tapsfond til tilskudd». Avsatt til tap beløpet er hentet fra innregistrering i tap og tapsfond. Se kapittel 3.2 under punktet «Avsatt til tap i perioden». Totalt til videretildeling i perioden Beløpene skal være likt kommunens regnskap per

15 Utbetalt av kommunen/låneforvalter pr Tallene blitt hentet fra utbetalinger registrert i StartRap eller StartSak. Feltene kan ikke endres eller fylles ut. Hvis tallene ikke stemmer så kan dette skyldes flere ting: a. Feil beløp er registrert. b. Er tallene for lave kan du ha glemt å registrere inn en eller flere utbetaleringer. c. Er tallene for høye kan det skyldes dobbelt registeringer. Sjekk dette opp mot kommunens regnskap og skriv ut rapport i StartRap eller StartSak, alt etter hva du bruker. d. Lånet er registrert som utbetalt før forvalter faktisk har utbetalt det. e. Delutbetalinger av lån, se under kapitel 3.1. f. Du kan har glemt å registrere en utbetaling i fjor etter at systemet var stengt og har registrert inn saken i inneværende år. Punkt a til e må rettes av saksbehandler innen systemet stenges. Punkt f må kommenteres i kommentarfelt. Ikke utbetalte midler ved årsslutt Her fremkommer beløpet kommunen har disponibelt på regnskapskontoen per Aktive forhåndsgodkjenninger Fylles kun ut av kommuner som bruker StartRap. Vedtatt, ikke utbetalt Fylles kun ut av kommuner som bruker StartRap. 3.5 Innsendelse av årsrapport Det må være samsvar i kommunens og Husbankens årsregnskap Er det ikke samsvar mellom kommunens regnskap (hva kommunen har på konto) og tallene til Husbanken, må du ta kontakt med regnskapsansvarlig i kommunen for å se hvor feilen har oppstått. Be om å få lister over transaksjonene på konto og sjekk disse opp mot hva som er innregistrert i Husbankens årsregnskap. Dersom tallene fortsatt ikke stemmer se hva årsaken kan være i sjekkliste under kapittel 3.4 under punktet «Utbetalt av kommunen/låneforvalter pr » Årsrapporten skal ikke sendes inn før tallene stemmer eller feilen er avdekket. Ligger feilen tilbake i tid må du gi en redegjørelse for dette i kommentarfelt før årsrapporten sendes inn. Er det slik at kommunen har glemt å innregistrere noen saker i forrige års regnskap (året før eller eventuelt enda lenger tilbake i tid) kan dette innregistreres som utbetalinger innværende år. Det vil da bli ulike beløp i årsregnskapene til kommunen og Husbanken men begge vil da få samme beløp i kolonnen «Overførte midler ved årsskiftet». Redegjør for dette i kommentarfelt før årsrapporten sendes inn. Stemmer årsrapporteringen i forhold til kommunens regnskap så trykk på lagre og videre på knappen «Send inn årsrapport». Årsrapporten er nå levert Husbanken og du kan ikke lenger innrapportere på regnskapsåret. Endringer i årsrapportering etter at den er sendt til Husbanken Dersom du oppdager feil i årsregnskapet etter at du har sendt den inn til Husbanken, må du ta kontakt med din kontaktperson i Husbanken, se liste nedenfor. Husbanken har anledning til å åpne opp slik at du kan registrere endringer. Etter endringen må årsrapporten sendes inn på nytt. Hjelp og støtte: Trenger du hjelp eller har spørsmål? På Husbanken.no finner du listen over kontaktpersoner for kommunene 15

16 For ditt nærmeste regionkontor, ring HB 7.C.19 Veileder for rapportering på startlån og tilskudd til tilpasning og etablering Utgitt av Husbanken, desember