Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE :

2 Saksliste Møteinnkalling Møteinnkalling Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på 17 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 23 7/18 Budsjett 2018 og kyrkjeleg fellesnemnd 26 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 30 9/18 Arbeid med kompetanseplan 33 10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 35 11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 37 12/18 Arbeid med økonomiplan 39 13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 41 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 43 15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 44 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern 45 17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid /18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 48 19/18 Fullmakt til AU 49 20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd 51

3 DEN NORSKE KIRKE MØTEINNKALLING Dato: Sted: Arkivsak: Arkivkode: kl. 18:00 Fjell kyrkjekontor, lunsjrom 17/ Forfall må meldast snarast til SAKSKART Godkjenning av innkalling og saksliste 3/18 Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Godkjenning av protokoll 4/18 Godkjenning av protokoll Saker til behandling 5/18 Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på 6/18 Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar 7/18 Budsjett 2018 og kyrkjeleg fellesnemnd 8/18 Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda 9/18 Arbeid med kompetanseplan 10/18 Arbeid med livsfasepolitikk 11/18 Arbeid med tenesteytingsavtale 12/18 Arbeid med økonomiplan 13/18 Oppretting av arbeidsgrupper 14/18 Dekking av kostnader med rekneskap og revisjon - kyrkjeleg fellesnemnd 15/18 Godkjenning av arbeid med digitalisering av personalarkiv 16/18 Godkjenning av arbeid med personvern

4 17/18 Godkjenning av arbeid med å førebu vurderingsgrunnlag for framtidige løysingar for IKT, økonomi, rekneskap, varmestyring og tid. 18/18 Møtegodtgjersle til kyrkjeleg fellesnemnd 19/18 Fullmakt til AU 20/18 Fullmakt og delegasjon til prosjektleiar - frå kyrkjeleg fellesnemnd Straume, Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær

5 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 3/18 Gradering Ugradert Godkjenning av innkalling og sakliste til møte Forslag til vedtak godkjenner innkalling og saksliste til møtet Saksorientering Godkjenning av innkalling og saksliste til møte i kyrkjeleg fellesnemnd

6 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Gradering Ugradert Saksnummer 4/18 Godkjenning av protokoll Forslag til vedtak godkjenner møteprotokoll frå møtet Saksorientering Godkjenning av møteprotokoll frå møte i kyrkjeleg fellesnemnd

7 DEN NORSKE KYRKJA MØTEPROTOKOLL Dato: Stad: Arkivsak: kl. 18:00 slutt kl. 20:00 Fjell kyrkjekontor 17/00094 Tilstades: Harald Rød, Kjell-Asle Børnes, Gisle Kårbø Rong, Erling Vik, Brynhild Enerhaug, Anne Grete Hareide, Odd Bjarne Skogestad, Jan Ragvald Torsvik. Møtande varamedlemmer: Ingen Forfall: Dag-Olav Bjorøy Andre: Frå administrasjonen: Olav Martin Vik, Borghild Hustad Berge, Annlaug Børve, Anne-Kari Vik og Siren Nordbø. Protokollførar: Olav Martin Vik Meknad: Møtet vart leia av Olav Martin Vik fram til og med sak 2/17. Olav Martin Vik gav ei orientering om status for arbeidet med samanslåing av fellesråda. 1

8 SAKSKART Side Godkjenning av innkalling og saksliste 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste 3 Saker til behandling 2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd 3 3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd /17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval 4 5/17 Oppretting av arbeidsutval 6 6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline 7 7/17 Godkjenning av søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar 8 8/17 Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet med samanslåing av fellesråd 9 9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/ Rong, Harald Rød Leiar Olav Martin Vik Møtesekretær 2

9 Godkjenning av innkalling og saksliste 1/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Behandlet av Saksnr. 1/17 Forslag til vedtak godkjenner innkalling og sakliste møtedato Møtebehandling Votering Samrøystes Vedtak godkjenner innkalling og sakliste møtedato Saker til behandling 2/17 Val av leiar og nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av Saksnr. 2/17 Forslag til vedtak 1. vel til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 3. Funksjonstida vert frå til Møtebehandling Framlegg til vedtak, fremja av Jan Ragnvald Torsvik, Fjell kyrkjelege fellesråd: Harald Rød, Fjell kyrkjelege fellesråd, vert vald som leiar for kyrkjeleg fellesnemnd Framlegg til vedtak, fremja av Kjell-Asle Børnes: Brynhild Enerhaug, Sund sokneråd, vert vald som nestleiar for kyrkjeleg fellesnemnd Votering Samrøystes Vedtak 1. vel Harald Rød til leiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel Brynhild Enerhaug til nestleiar i kyrkjeleg fellesnemnd. 3. Funksjonstida vert frå til

10 3/17 Meldingar til kyrkjeleg fellesnemnd Behandlet av Saksnr. 3/17 Forslag til vedtak tek meldingane til orientering. Møtebehandling Votering Samrøystes Vedtak tek meldingane til orientering. 4/17 Oppretting av partssamansett utval/administrasjonsutval Behandlet av Saksnr. 4/17 Forslag til vedtak 1. godkjenner mandatet og reglementet for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel følgjande medlemer og varamedlemer til administrasjonsutvalet: Varamedlemer: vel til leiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til vel til nestleiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til Funksjonstida for administrasjonsutvalet er frå til

11 Møtebehandling Fellesforslag til medlemer. Votering Samrøystes. Vedtak 1. godkjenner mandatet og reglementet for administrasjonsutvalet underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. vel følgjande medlemer og varamedlemer til administrasjonsutvalet: 1. Harald Rød 2. Brynhild Enerhaug 3. Gisle Kårbø Rong 4. Anne Grete Hareide Varamedlemer: 1. Dag-Olav Bjorøy 2. Erling Vik 3. Jan Ragnvald Torsvik 3. vel Harald Rød til leiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til vel Bryhild Enerhaug til nestleiar i administrasjonsutvalet for perioden frå til Funksjonstida for administrasjonsutvalet er frå til

12 5/17 Oppretting av arbeidsutval Behandlet av Saksnr. 5/17 Forslag til vedtak 1. vedtek å opprette eit arbeidsutval (AU) underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. Leiar i fellesnemnda er fast medlem i AU og er leiar i AU. 3. vel i tillegg desse medlemene til AU: Varamedlemer: Prosjektleiar er sekretær for AU. 5. AU utarbeidar forslag til arbeidsdeling mellom kyrkjeleg fellesnemnd og AU og utarbeidar eit forslag til konkrete fullmakter til AU. 6. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. Møtebehandling Votering Vedtak 1. vedtek å opprette eit arbeidsutval (AU) underlagt kyrkjeleg fellesnemnd. 2. Leiar i fellesnemnda Harald Rød er fast medlem i AU og er leiar i AU. 3. vel i tillegg desse medlemene til AU: 1. Brynhild Enerhaug 2. Erling Vik Varamedlemer: 1. Dag-Olav Bjorøy 2. Anne Grete Hareide 4. Prosjektleiar er sekretær for AU. 5. AU utarbeidar forslag til arbeidsdeling mellom kyrkjeleg fellesnemnd og AU og utarbeidar eit forslag til konkrete fullmakter til AU. 6. Alle saker til AU skal vere utgreidd av prosjektleiar. 6

13 6/17 Godkjenning av prosjektplan med tidsline Behandlet av Saksnr. 6/17 Forslag til vedtak 1. godkjenner prosjektplanen for samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. 2. godkjenner tidslina for prosjektet, pkt. 13, side 11 i planen. 3. Prosjektplanen er eit dynamisk dokument som vert korrigert gjennom vedtak i kyrkjeleg fellesråd. 4. Budsjettet for prosjektperioden vert lagt inn i planen når løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd er kjent. Møtebehandling Jan Ragnvald Torsvik peika på pkt og siste setninga i det punktet. Setninga heng ikkje lenger saman med resten av planen. Fellesnemnda var samd om at denne setninga kan takast ut. Votering Samrøystes. Vedtak 1. godkjenner prosjektplanen for samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden med denne endringa: Nytt pkt. 1.3: Verdibasert leiing og organisasjonskultur Det vert lagt til grunn eit etisk verdigrunnlag i utvikling av den nye organisasjonskulturen. Det vert fokus på etisk refleksjon i prosessen som igjen skal kunne sporast i daglege gjeremål i den nye organisasjonen. 2. godkjenner tidslina for prosjektet, pkt. 13, side 11 i planen. 3. Prosjektplanen er eit dynamisk dokument som vert korrigert gjennom vedtak i kyrkjeleg fellesråd. 4. Budsjettet for prosjektperioden vert lagt inn i planen når løyving frå kommunal fellesnemnd til kyrkjeleg fellesnemnd er kjent. 7

14 7/17 Godkjenning av søknad til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar Behandlet av Saksnr. 7/17 Forslag til vedtak Ingen tilråding. Fellesnemnda utarbeidar vedtak. Møtebehandling Jan Ragnvald Torsvik peika på ein feil med utrekning av årleg husleige. Årleg husleige er i 2018 og 2019 kr Endre beløp i prosjektbudsjettet under punktet om prosjektorganisasjon, punktet om husleige til - Kr ,- for Kr ,- for 2019 Votering Samrøystes. Vedtak 1. godkjenner det framlagte budsjettet fir prosjektarbeidet slik det vart lagt fram, med følgjande endring: Endre beløp i prosjektbudsjettet under punktet om prosjektorganisasjon, punktet om husleige til Kr ,- for 2018 Kr ,- for godkjenner innhaldet i søknaden til kommunal fellesnemnd om prosjektmidlar. Prosjektleiar vert gitt fullmakt til gjere mindre endringar i teksten i samsvar med drøftingane i fellesnemnda. 3. vedtek å søkje kommunal fellesnemnd om kr i prosjektmidlar for perioden

15 8/17 Godkjenning av etisk refleksjon (kulturbygging) i prosjektarbeidet med samanslåing av fellesråd Behandlet av Saksnr. 8/17 Forslag til vedtak 1. vedtek å prøve ut etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy for å skape ein felles organisasjonskultur mellom fellesråda i Øygarden, Sund og Fjell. 2. godkjenner at det i tilknyting til prosjektet vert gjennomført eit aksjonsforskingsstudie. Møtebehandling drøfta særleg pkt. 2 framlegg til vedtak. Dette gjeld prinsippet som ein tilsett kan gjennomføre ein aksjonsforskingsstudie i eigen organisasjon. Leiar gjorde framlegg om følgjande og det vart gjennomført ei prøverøysting. - Forslag om å dele opp forslaget i to delar, at kyrkjeleg fellesnemnd går inn for punkt 1 og at kyrkjeverja får fullmakt til å avgjere punkt 2 om eit aksjonsforskingsstudie. Ved prøverøysting fekk dette forslaget 2 røyster. 6 røysta i mot. Votering Ved endeleg handsaming fekk framlegget frå prosjektleiar 7 røyster. 1 (KAB) røysta i mot. Vedtak 1. vedtek å prøve ut etisk refleksjon som eit arbeidsverktøy for å skape ein felles organisasjonskultur mellom fellesråda i Øygarden, Sund og Fjell. 2. godkjenner at det i tilknyting til prosjektet vert gjennomført eit aksjonsforskingsstudie 9

16 9/17 Møteplan - kyrkjeleg fellesnemnd 2017/2018 Behandlet av Forslag til vedtak godkjenner møteplanen for 2017/2018. Møtebehandling Votering Samrøystes. Vedtak godkjenner møteplan for 2017/ Saksnr. 9/17

17 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 414 Kode Tittel ArkivsakID 17/ Saksnummer 5/18 Gradering Ugradert Vurdering om vedtaket i kommunal fellesnemnd om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd skal klagast på Vedlegg: Svar på søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming.pdf Forslag til vedtak Ingen tilråding i denne saka. Saksorientering Prosjektleiar har bedt kommunal fellesnemnd om eit partsbrev i høve vedtak om løyving frå kommunal fellesnemnd. Partsbrevet kom Det viser seg at vedtaket kan påklagast. Prosjektleiar viser til sak 6/18 som gjeld vurdering av handsaminga av søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd. må gjere ei vurdering i høve eventuell klage på vedtaket. Partsbrevet er lagt ved saka.

18 Fjell kommune Melding om vedtak v/ Olav Martin Vik PB RONG Dykkar ref. Vår ref. 2017/ /2018 Saksh. tlf. Unni Rygg Dato Svar på søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming Saka vart lagt fram for fellesnemnda på møtet , sak 5/18, med følgjande vedtak: Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune : Fellesnemnda løyver kr til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr i 2018 og kr i Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. De er med dette orientert om vedtaket. Vedtaket kan påklagast til kommunen. Klagefristen er 3 veker rekna frå den dagen brevet kom fram til påført adressat. Det er nok at klaga er postlagt innan fristen er gått ut. Klaga skal sendast skriftleg til den som har fatta vedtaket, oppgje vedtaket det vert klaga over, den eller dei endringar som vert ønskt, og dei grunnar De vil grunngje for klaga. Dersom De klagar så seint at det kan vere uklårt for oss om De har klaga i rett tid, ber vi Dykk også oppgje når denne meldinga kom fram. Med helsing Unni Rygg Rådgjevar Brevet er godkjent elektronisk og har difor inga underskrift. Kopi til: Prosjektleiar Paul Manger Vedlegg: utvalsaksnr. 5/18 Postadresse: Postboks STRAUME Besøksadresse: Rådhuset Telefon: Telefaks: Bankkonto: Bankkonto for skatt:

19 Arkiv: Saksmappe: Sakshandsamar: Dato: / /2018 Paul J. Manger SAKSDOKUMENT Utvalsaksnr Utval Søknad frå kyrkjeleg fellesnemnd - 2.gongs handsaming Samandrag av saka: Kommunane Fjell, Sund og Øygarden slår seg saman frå Som følgje av dette vert dei kyrkjelege fellesråda òg slått saman. Det er tre stabar med i overkant av femti medarbeidarar som skal utgjere det nye samla kyrkjelege fellesrådet. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til drift av organisasjonane. Dette vil framleis vere tilfelle i åra fram mot Det er viktig å få til ein god samanslåingsprosess mellom dei tre kyrkjelege fellesråda slik at den nye kyrkjelege organisasjonen er på plass når Nye Øygarden kommune vert etablert. Saka vart behandla av fellesnemnda i møte 11. desember 2017 og utsett til neste møte i fellesnemnda for meir utdjuping om kva som ligg til grunn for tilrådinga til prosjektleiar. Fellesnemnda føreset at prosjektleiar har dialog med kyrkjeleg fellesnemnd ved behov og det er naturleg at prosjektleiar orienterer leiinga for den kyrkjelege fellesnemnda om den utvida grunngjevinga for sitt framlegg, før saka går tilbake til fellesnemnda for avgjerd. Innstilling: Fellesnemnda løyver kr til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr i 2018 og kr i Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Straume, den Paul J. Manger Prosjektleiar

20 Handsama i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune : Framlegg frå Odd Bjarne Skogestad, fellesnemnda sin representant i, om ny løyving: Fellesnemnda løyver kr til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr i 2018 og kr i Framlegget frå Skogestad vart diskutert i fellesnemnda, med særskilt fokus på at løyvd sum uansett skal vere ei ramme som den kyrkjelege fellesnemnda kan disponere sjølv. Møtet vart heva for avklaring om leiar har dobbeltstemme i fellesnemnda eller ei. Leiar KariAnne Landro viste til inndelingslova 26 om at «Reglane i kommunelova om val og saksbehandling i folkevalde organ gjeld elles tilsvarande», og leiar si stemme er såleis avgjerande ifølgje kommunelova 35, 1.ledd. Framlegg frå Odd Bjarne Skogestad vart satt opp mot innstillinga. Innstillinga vart vedteken med 9 røyster inkludert møteleiar si dobbeltrøyst. Mindretalet: 8 (5 H, 1 V, 1 KrF, 1 SL). Vedtak i Fellesnemnd Nye Øygarden kommune : Fellesnemnda løyver kr til kyrkjeleg fellesnemnd som tilskot til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. Midlane vert fordelt med kr i 2018 og kr i Dette er ei endeleg tildeling av midlar til kyrkjeleg fellesnemnd av midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet. Dokument vedlagt saka: - Søknad - Prosjektplan Saksopplysningar: Kommunane Fjell, Sund og Øygarden slår seg saman frå Som følgje av dette vert dei kyrkjelege fellesråda òg slått saman. Kyrkjelova 5 seier følgjande: «I hvert sokn skal det være et menighetsråd. I kommuner med flere sokn skal det i tillegg være et kirkelig fellesråd» Samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda følgjer dei same prinsippa som for kommunesamanslåinga og det er utarbeidd ein eigen rettleiar for dette arbeidet. Det er oppretta ei kyrkjeleg fellesnemnd og ein prosjektorganisasjon. i Sund, Fjell og Øygarden søkjer fellesnemnda for Nye Øygarden kommune om tilskot til arbeidet med utgifter til å etablere ei kyrkjeleg fellesnemnd, ref. punkt 7.9 i Kommunal- og morderniseringsdepartementet sin rettleiar: «Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen» Fellesnemnda for Nye Øygarden kommune disponerer eit totalbudsjett på kr 35,9 millionar kroner som skal dekke alle eingongskostnader ved kommunesamanslåinga fram mot Løyvinga kjem frå sentralt hald etter ein standardisert modell. Sjå òg sak om budsjett. søkjer kommunal fellesnemnd om ei rammeløyving på kr

21 for heile prosjektperioden frå og med november 2017 til og med desember Vedlagt søknaden ligg ein prosjektplan for samanslåing av fellesråda. Viktige punkt i prosjektplanen er kulturbygging, harmonisering og hensiktsmessig drift og organisering, samt digitale system og IKT-løysingar. Prosjektleiar tilrår at følgjande postar i framlegg til budsjett vert støtta: Prosjektorganisasjon perioden Prosjektorganisasjon, alle funksjonar Husleige for prosjektorganisasjonen IKT prosjektorganisasjonen Rekneskap for prosjektorganisasjonen Kurs for prosjektorganisasjonen Reisekostnadar Revisjon av rekneskap prosjektorganisasjonen Sum delkostnad prosjektorganisasjon Godtgjersle og møtegodtgjerlse Køyring og reiser Fagleg bistand, eksterne ressursar Frikjøp tillitsvalde Sum delkostnad kyrkjeleg fellesnemnd Kulturbygging 3 stabar, råd og frivillige Kostnadar med fellessamlingar og kurs IKT, post, sak, telefoni, rekneskap (nye system) Harmonisering og analyse av behov Nye system innført frå og med 06 /19 System for post, arkiv, sakshandsaming frå 06/19 Telefoni frå 06/19 Rekneskap og løn frå 06/19 Sum delkostnad nye system Bygg og anlegg Tilstandsvurdering av kyrkjer, gravplassar Varmestyring av kyrkjer, utgreiing Kontorlokale, utgreiing Sum delkostnad bygg og anlegg Sum Nærare grunngiving om tilrådingar for dei ulike postane: Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot i prosjektperioden til IKT-arbeid, rekneskap, kurs og reisekostnader med til saman kr Det som er kalla alle funksjonar i prosjektorganisasjonen, husleige og revisjon i prosjektperioden vert det ikkje tilrådd å gi tilskot til. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane. Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot i prosjektperioden til møtegodtgjersle, reiser, fagleg bistand og frikjøp tillitsvalde med til saman kr Dette er drift av organisasjonen kyrkjeleg fellesnemnd.

22 Det vert ikkje tilrådd at det vert gitt tilskot til kulturbygging med tre stabar, råd og frivillige. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane. Det vert tilrådd at det vert gitt tilskot til utvikling av nye digitale system og IKT-løysingar med kr for heile perioden. Analyse av generelle behov, utvikling av nye system for post, telefoni og rekneskap/løn vert det ikkje tilrådd å gi tilskot til. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane. Det vert ikkje tilrådd at det vert gitt tilskot til bygg og anlegg, som omfattar tilstandsvurdering av kyrkjer og gravplassar, utgreiing av varmestyring av kyrkjer og utgreiing av kontorlokale. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til generell drift av organisasjonane. Det er tre stabar med i overkant av femti medarbeidarar som skal utgjere det nye samla kyrkjelege fellesrådet. Dei tre kyrkjelege fellesråda mottar i dag støtte frå sine respektive kommunar til drift av organisasjonane. Dette vil framleis vere tilfelle i åra fram mot er opptatt av at det kyrkjelege systemet ikkje vert hengande etter i samanslåinga av dei tre kommunane. Det er viktig å få til ein god samanslåingsprosess slik at den nye organisasjonen møter førebudd til den nye tida ved inngangen til I søknaden er det gjort greie for at prosjektorganisasjonen for ny kyrkjeleg fellesnemnd er henta frå dei tre organisasjonane som er i dag slik at mannskapet kan brukast alternativt mellom prosjekt og drift. Vurdering: Prosjektleiar vurderer at det er viktig for fellesnemnda for Nye Øygarden kommune å støtte opp økonomisk med eit tilskot til samanslåinga og etableringa av ein ny kyrkjeleg fellesorganisasjon for Nye Øygarden kommune. søkjer kommunal fellesnemnd om ei rammeløyving på kr for heile prosjektperioden fram mot Prosjektleiar har i si vurdering lagt vekt på at det må skiljast mellom den støtta dei tre kyrkjelege fellesråda mottar frå dei tre kommunane i dag og fram til , og den støtta som vert foreslått gitt som eit tilskot frå midlar som fellesnemnda har fått tildelt frå Kommunal- og moderniseringsdepartementet.

23 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 16/18 Gradering Ugradert Ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknad om prosjektmidlar frå kyrkjeleg fellesnemnd Forslag til vedtak tek saka til orientering Saksorientering Prosjektleiar si oppsummering: 1. Kommunal fellesnemnd har ikkje gjort ei forsvarleg sakshandsaming av kyrkjeleg fellesnemnd sin søknad om midlar til samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda i Fjell, Sund og Øygarden. 2. er eit organ som i samanslåingsprosessen må likestillast med kyrkjeleg fellesråd og organet kjem inn under kyrkjelova. Sakshandsaming i kommunal fellesnemnd legg ikkje til grunn kyrkjelova, regjeringa sitt rundskriv V-5/2002 og departementet sin rettleiar for kommunesamanslåing pkt ser ut til å verte likehandsama (subjektivt) som ein kvar annan organisasjon på utsida av kommunen. Dersom dette er tilfelle så er det feil og ikkje i samsvar med kyrkjelova Prosjektleiar finn ikkje at kommunal fellesnemnd har lagt opp til dialog med kyrkjeleg fellesnemnd, slik regjeringa sitt rundskriv V-5/2002 vektlegg i tilhøvet mellom kommune og kyrkja. Innleiing Prosjektleiar finn det tenleg å gjere ei vurdering av kommunal fellesnemnd si sak som gjeld søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd. Prosjektleiar ligg til grunn at kyrkjelege fellesnemnd er eit kyrkjeleg organ som kjem inn under kyrkjelova. Dette medfører at kommunal handsaming i saker som gjeld kyrkjeleg fellesnemnd må ta utgangspunkt i lovverket som regulerer tilhøvet mellom kommune og kyrkja og andre styrande dokument. Kyrkjelova 15 seier dette: 15.Kommunens økonomiske ansvar. Kommunen utreder følgende utgifter etter budsjettforslag fra kirkelig fellesråd: a) utgifter til bygging, drift og vedlikehold av kirker, b) utgifter til anlegg og drift av gravplasser,

24 c) d) e) f) utgifter til stillinger for kirketjener, klokker og organist/kantor ved hver kirke, og til daglig leder av kirkelig fellesråd, driftsutgifter for fellesråd og menighetsråd, herunder utgifter til administrasjon og kontorhold, utgifter til lokaler, utstyr og materiell til konfirmasjonsopplæring, utgifter til kontorhold for prester. Fellesrådets budsjettforslag skal også omfatte utgifter til kirkelig undervisning, diakoni, kirkemusikk og andre kirkelige tiltak i soknene. Utgiftsdekningen skal gi grunnlag for at det i soknene kan holdes de gudstjenester biskopen forordner, at nødvendige kirkelige tjenester kan ytes, at arbeidsforholdene for de kirkelig tilsatte er tilfredsstillende og at menighetsråd og fellesråd har tilstrekkelig administrativ hjelp. Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf. Kongen kan gi forskrift om kommunenes forpliktelser etter denne paragraf. Kommunen kan ta opp lån for finansiering av sine forpliktelser etter første ledd bokstav a) og b). De nærmere vilkår for kommunens låneopptak fremgår av kommunelovens 50. Representant for kirkelig fellesråd kan gis møte- og talerett i kommunale organ når disse behandler saker som direkte berører fellesrådets virksomhet. Prosjektleiar si vurdering: Kommunal fellesnemnd si sak om løyving til kyrkjeleg fellesnemnd omtalar ikkje heimlane for den særstilling kyrkja lokalt er i, i høve til kommunen og kommunal forvaltning. Kommunal fellesnemnd er eit kommunalt organ på lik line med kommunestyret og formannskapet. er eit kyrkjeleg organ på linje med kyrkjeleg fellesråd. Lova gir tydlege føringar for at det mellom kyrkje og kommune skal vere ein særskilt formalisert dialog slik den utheva tekstdelen viser. Det er nok dette som og ligg til grunn for pkt. 7.9 i rettleiaren som departementet har sendt kommunane. Prosjektleiar kjem attende til dette. Rundskriv V-5/ regjeringen.no, - eit utdrag: «I rundskrivet er understreket at kirkeloven bygger på et nært samvirke mellom kommune og kirke. Kirken og kommunen har hver for seg ansvar og oppgaver som må løses i samarbeid. Da kommunen har det finansielle ansvaret, mens kirkens valgte organer disponerer de gitte bevilgningene, vil drøftinger og kontakt mellom kirke og kommune i særlig grad være orientert mot økonomiske forhold. I rundskriv F heter det om dette: "Den kirkelige lovgivning bygger på en forutsetning om dialog og samspill mellom kommune og kirke. Ved at det er lovfestet et kirkelig fellesråd i alle kommuner med mer enn ett sokn, har nå alle kommuner et kirkelig organ å forholde seg til i arbeidet med kirkebudsjettet. Loven forutsetter at fellesrådets budsjettforslag danner grunnlag for budsjettforhandlinger med kommunen. Dette nødvendiggjør nærmere drøftinger mellom fellesrådet og kommunen på et tidlig stadium i budsjettprosessen. Det er et felles ansvar for kommune og fellesråd å sørge for at det etableres og utvikles tjenlige arenaer for slike formål." Både kirken og kommunen har etter dette et selvstendig ansvar for å ta initiativ til regelmessige møter og utvikle budsjettprosesser som sikrer god gjensidig informasjon, herunder drøfting og klargjøring av de forutsetninger både kirken og kommunen mener må legges til grunn i budsjettarbeidet. Slik kontakt og samhandling kan skje dels på administrativt nivå, for eksempel mellom kirkevergen og kommunens administrasjonssjef, men det er også naturlig at det gjennomføres møter mellom kommunens folkevalgte representanter på den ene side, og kirkens folkevalgte representanter, for eksempel den valgte lederen av kirkelig fellesråd, på den annen side. Samarbeidsformene kan utvikles og

25 utformes på ulike måter. Foruten drøfting av fellesrådets budsjettforslag, prioriteringer av innsatsområder mv, vil også samarbeidstiltak innen diakoni, barne- og ungdomsarbeidet, kirkemusikk mv. være aktuelle for felles drøftinger» Prosjektleiar si vurdering: Kommunal fellesnemnd har i si sakshandsaming ikkje lagt til grunn intensjonane i regjeringa sitt rundskriv frå Kommunal fellesnemnd har avvist dialog kring søknaden som vart sendt kommunal fellesnemnd. Kommunal fellesnemnd har ikkje drøfta om det kunne vere tenleg med ein dialog eller om representant frå kyrkjeleg fellesnemnd kunne få møte- og talerett i kommunal fellesnemnd på lik line som for kommunestyre eller formannskap. Kommunal- moderniseringsdepartementet sin rettleiar for kommunesamanslåing seier dette om kyrkjelege fellesråd. 7.9 Informasjon til berørte interesser (side 32) Det er viktig at det gis god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av sammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Departementet legger til gunn at de aktuelle engangskostnadene til sammenslåing av kirkelige fellesråd ikke behøver tas med i beregningsgrunnlaget for tilskudd til andre tros- og livsynssamfunn. Prosjektleiar si vurdering: Kommunal fellesnemnd har i si sakshandsaming ikkje lagt til grunn departementet sin rettleiar som gjeld kommunesamanslåing. Kommunal fellesnemnd har ikkje gitt god informasjon til dei kyrkjelege fellesråda eller kyrkjeleg fellesnemnd og pkt i rettleiaren har ikkje vore vektingsgrunnlag i vurderinga av søknaden frå kyrkjeleg fellesnemnd.

26 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Olav Martin Vik Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 12/18 Gradering Ugradert Budsjett 2018 og kyrkjeleg fellesnemnd Tilråding frå arbeidsutvalet til vedtak 1. godkjenner budsjettet for 2018 og 2019 innanfor ei ramme på kr i 2018 og kr i ber om at fellesråda i Sund og Øygarden finansierer ein andel av prosjektkostnaden med kr på kvart fellesråd for 2018 og kr på kvart fellesråd for Saksorientering Innleiing har ansvaret for å slå saman fellesrådsområda Fjell, Sund og Øygarden til Øygarden kyrkjelege fellesråd frå For å sikre ein god prosess har KA utarbeida ein rettleiar på 54 sider som omtalar på detaljnivå prosessen. Her er det mellom anna vektlagt å få etablert ein prosjektorganisasjon og eigen prosjektleiar for samanslåinga. Ein skal også leggja til grunn Kommunal- moderniseringsdepartementet sin rettleiar for kommunesamanslåing som seier dette om kyrkjelege fellesråd: 7.9 Informasjon til berørte interesser (side 32) Det er viktig at det gis god informasjon til berørte interesser og organisasjoner som blir påvirket av sammenslåinger. For eksempel vil kirkelige fellesråd slås sammen som følge av kommunesammenslåing. Utgifter til sammenslåing av kirkelige fellesråd dekkes innenfor departementets støtte til dekning av kommunenes engangskostnader i reformen. Departementet legger til gunn at de aktuelle engangskostnadene til sammenslåing av kirkelige fellesråd ikke behøver tas med i beregningsgrunnlaget for tilskudd til andre tros- og livsynssamfunn. har sendt kommunal fellesnemnd ein grunngitt og heimla søknad med ei ramme på kr for heile perioden: Postane i søknaden byggjer på KA sin rettleiar og dei element ein må ta omsyn til i samanslåingsprosessen. Desse elementa er også framheva i kurs og konferansar som KA har arrangert i høve samanslåinga. Kommunal fellesnemnd har løyvd totalt kr for åra Det er ikkje løyvd pengar til prosjektarbeid for Kommunal fellesnemnd løyver ikkje pengar i samsvar

27 med KA sin rettleiar og pkt i rettleiaren frå departementet. I praksis har kommunal fellesnemnd sendt rekninga tilbake til fellesråda og soleis også til den respektive kommune. Saksutgreiinga til kommunal fellesnemnd drøftar ikkje 15 i kyrkjelova som omhandlar kommunen sitt økonomiske ansvar for DnK og saksutgreiinga drøfta heller ikkje pkt. 7.9 i departementet sin rettleiar til kommunar som skal slåast saman. Kommunal fellesnemnd har ikkje oppfylt pkt. 7.9 som omhandlar god informasjon til berørte interesser. Fellesråda sine økonomiske rammer i perioden I kommunal fellesnemnd si saksutgreiing vert det vist til at det meste av kostnaden med kyrkjeleg samanslåing kan takast over fellesråda sine budsjett. Prosjektleiar presiserer her at det ein har søkt midlar om, frå kommunal fellesnemnd, ikkje omfattar eigeninnsatsen frå dei tre kyrkjestaben. Ein har søkt om midlar til å dekke reine meirutgifter som er så store at dei ikkje kan berast av fellesråda. Dette er i samsvar med pkt i departementet sin rettleiar. Det vil altså vere ein stor personalmessig innsats utover det som er lagt inn i søknaden til kommunal fellesnemnd. Slik er det det også tenkt i kommunane. Fellesråda har ikkje spesifikt fått løyvingar frå sine kommunar til samanslåinga. Sund Sund kyrkjelege fellesråd sitt budsjett for 2018 dekker berre eigen drift. Budsjettet er svært stramt. Kommunal rammeløyving er i samsvar med fellesrådet sitt budsjettframlegg. Sund kan ikkje bidra med pengar inn til kyrkjeleg fellesnemnd. Fjell Fjell kyrkjelege fellesråd sitt budsjett dekker berre eigen drift. Budsjettet er svært stramt. Kommunal rammeløyving er langt lågare enn fellesrådet sitt budsjettframlegg. Ein har ikkje fått dekka deflator og det er henta ut inndekking frå fond for å få budsjettet i balanse. Dette utgjer ca. kr Øygarden Øygarden kyrkjelege fellesråd sitt budsjett er i samsvar med fellesrådet sin økonomiplan og kommunen sin økonomiplan og vekst i kommunal rammeløyving. Fellesrådet har lagt inn ein post på kr til samanslåing av dei kyrkjelege fellesråda. Kyrkjeverja rår Øygarden kyrkjelege fellesråd til å bruke denne posten inn mot fellesskapet til disposisjon for kommunal fellesnemnd. Skyving av tiltak og tiltak som må vente til nytt fellesråd er etablert frå Tiltak som ligg i prosjektplanen og som spesifikt er omtala i budsjettframlegget som danna grunnlaget for søknaden til kommunal fellesnemnd, vert handsama som eigne saker i kyrkjeleg fellesnemnd. tek så stilling til kva kyrkjeleg fellesnemnd må og bør prioritere i prosjektperioden, og kva som må vente til nytt fellesråd er i funksjon. Framlegg til budsjett for kyrkjeleg fellesnemnd for perioden I denne budsjettsaka konsentrerer prosjektleiar seg om dei postane som er førebels er avgjerande for framdrift i prosjektet og at kostnadsstad får ei avklaring. Det er ein heilt naudsynt med ein prosjektstab for å kunne drive prosessane som gjeld samanslåing. Ein har prøvd å gjere dette så kostnadseffektivt som mogeleg ved å nytte mannskap frå eigen organisasjon. Men desse mannskapa må periodisk frigjerast frå den daglege verksemda. Det er Fjell kyrkjelege fellesråd som kan avgi mest administrative ressursar. For å få kabalen til å gå opp har ein oppretta og tilsett i, ei engasjementstilling på 80 %. På denne måten frigjer ein viktige administrative ressursar som skal nyttast i prosjektarbeidet. Kostnaden er kr pr. år.

28 Prosjektleiar rår til at kr vert dekka fullt ut av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme: For å få prosjektorganisasjonen bort frå dagleg drift har ein leigd 1 kontor og 1 møterom i Temahuset. For å sikre at ikkje romma vart leigd ut til andre starta leiga allereie hausten Fjell har førebels tatt kostnaden. Månadleg leige er kr Lokala er hensiktsmessige. Førebels tek Fjell kostnaden med innkjøp av møblar. Prosjektleiar rår til at kostnaden med husleige vert dekka av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme. Prosjektleiar rår til at kostnaden med kontormøblar førebels vert liggjande udekka i Fjell kyrkjelege fellesråd sitt rekneskap inntil ein har ein budsjettrevisjon i mai Prosjektstaben har tatt i bruk programmet Public 360 for dokumenthandsaming og møteverksemd. I tillegg har ein kopla prosjektstaben opp mot Kirkepartner IKT og basisplattforma. Dette gjeld 4 brukarar til ein kostnad pr. månad pr. brukar på kr Denne kostnaden vert no belasta Øygarden. Kostnaden er kr årleg. Prosjektleiar rår til at denne kostnaden vert liggjande hos Øygarden kyrkjelege fellesråd inntil vidare (ordninga tok til ). Kyrkjeverja (prosjektleiar) avklarar dette i ei sak til fellesrådet. Prosjektleiar si tilråding for bruk av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme Tekst/aktivitet Utgifter Beløp Merknad Prosjektstab, frigjering av ressursar Husleige prosjektkontor og møterom Sum kostnadar Inntekter Rammeløyving frå kommunal fellesnemnd Overføring frå Øygarden kyrkjelege FR Sum inntekter Til disposisjon for kyrkjeleg fellesnemnd Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Sjå også fullmaktssak til prosjektleiar Prosjektleiar si tilråding for bruk av kyrkjeleg fellesnemnd si budsjettramme Tekst/aktivitet Utgifter Beløp Merknad Prosjektstab, frigjering av ressursar Husleige prosjektkontor og møterom Sum kostnadar Inntekter Rammeløyving frå kommunal fellesnemnd Overføring frå Øygarden kyrkjelege FR Sum inntekter Til disposisjon for kyrkjeleg fellesnemnd Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Oppgjer til Fjell kyrkjelege fellesråd Sjå også fullmaktssak til prosjektleiar Kva vert ikkje dekka i denne budsjetteringa og som treng ei avklaring tidleg. Kostnaden med kyrkjeleg fellesnemnd er rekna til kr pr. år. Denne kostnaden omfattar møtegodtgjersle, godtgjersle til leiar og nestleiar, fagleg bistand, køyring og noko fagleg hjelp. Av dette beløpet utgjer godtgjersla kr pr. år. Prosjektleiar rår til at det enkelte fellesråd dekker møte- og reisegodtgjersle for sine medlemar i kyrkjeleg fellesnemnd.

29 Vurdering av løn til prosjektstaben for anna arbeid etter Hovudtariffavtalens kap og 5.3. er ikkje sett i prosess og må få ei avklaring. Ansvaret for dette er tillagt kyrkjelege fellesnemnd. Dei andre postane som ligg i det opphavlege budsjettet til kyrkjeleg fellesnemnd og som ein ikkje får avklart i denne budsjettsaka får si avklaring i eigne saker. Særleg om fellesråda og finansiering av prosjektarbeidet og deling av ressursar Med utgangspunkt i den kommunale fellesnemnda si løyving til kyrkjelege fellesnemnd meiner prosjektleiar at ansvaret for finansiering er sendt attende til fellesråda. Dette kjem også til uttrykk i saksutgreiinga til kommunal fellesnemnd. Kyrkjeverje, assisterande kyrkjeverje og rådgivar arbeider på tvers av fellesrådsgrensene. Desse stillingane er no ein integrert del av prosjektstaben og dagleg drift. For å få til høg grad av effektivitet innanfor dei ulike fagfelta som personal og økonomi vert arbeid knytt til dette utført av rådgivar og assisterande kyrkjeverje på tvers av fellesrådsgrensene. Dette er fagfelt som må reindyrkast framover, både i prosjektfasen men også inn i det nye fellesrådet. Kostnaden med rådgivar og assisterande kyrkeverje er det Fjell kyrkjelege fellesråd som ber. Slik kan det ikkje vere framover. For å få til ei kostnadseffektiv løysing var dette lagt inn som ein del av prosjektkostnaden. Prosjektleiar meiner at Sund og Øygarden må ta sin andel av kostnaden med arbeid som vert gjort på tvers av fellesrådsgrensene (kyrkjeverje er avklart). I utgangspunktet var den totale kostnaden med personaldelen i prosjektarbeidet kostnadsrekna til Kr står udekka. Prosjektleiar rår til (og dette må handsamast i fellesråda) at dette beløpet vert delt mellom Sund og Øygarden med kr på kvart fellesråd.

30 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 11/18 Gradering Ugradert Ressursbehov, ressursbruk og internkostnadar ved samanslåing av fellesråda Forslag til vedtak tek saka til orientering Saksorientering Prosjektleiar synleggjer i denne saka behov for ressursar, anslag over tidsbruk og anslag over interne kostnadar. Det er viktig at ressursbruk og internkostnadar er kjent og forankra i kyrkjeleg fellesnemnd. Delar av internkostnaden må berast av det enkelte fellesråd som t.d. arbeid i grupper. Pkt om kritiske element i prosessen slo til når det gjeld løyving frå kommunal fellesnemnd. Avtalar med dei som skal arbeide direkte i prosjektorganisasjonen Det er ingen formalisert avtale (førebels) i høve til prosjektorganisasjonen sine medarbeidarar. Prosjektstaben utgjer 5 personar. Ein formalisert avtale er noko fellesrådsleiarane saman med leiar i kyrkjeleg fellesnemnd må arbeide fram. Dette er for å sikre at det ikkje vert usikkerheit med omsyn til framtidige stillingar. Frigjorte ressursar Det er frigjort 80 % stilling i Fjell kyrkjelege fellesråd ved tilsetting i engasjementsstilling fram til Prosjektleiar vurdere dette til å vere 70 % effektiv frigjort tid. 70 % frigjort tid innover og oppover i organisasjonen delt på 4 personar (ikkje rådgivar) er lik 17,5 % som ikkje er ein heil arbeidsdag i veka pr. person inn i prosjektarbeidet. Det er eit arbeid i seg sjølv å gjennomføre sjølve frigjeringa av ressursar. I tillegg kjem rådgivar rekna til 80 % effektiv arbeidstid i prosjektet. Grunnlag for utrekning av bruk av ressursar og internkostnadar Ved utrekning av internkostnadar for løn ligg det til grunn ei snitt timeløn på kr 220. Med tillegg for pensjon og arbeidsgivaravgift vert timeløna kr 277,00. Gjeld ikkje for prosjektleiar og 2 andre stillingar som har høgare timeløn. Internkostnaden er difor høgare på fleire område. Ein tek utgangspunkt i 50 tilsette. Ved arbeid i arbeidsgrupper må ein rekne inn grunnleggande førebuing, førebuing til kvar gruppesamling, gruppesamlinga, etterarbeid for kvar gruppesamling og til slutt endeleg oppsummering som dannar grunnlag for konklusjonar og tilrådingar frå prosjektleiar til kyrkjeleg fellesnemnd.

31 Digitalisering av arkiv er ei stor oppgåve. Her må ein følgje lovverket og kyrkja sine arkivplanar. Det er 3 arkiv med ulik kvalitet som skal digitaliserast. Det må gjerast ei vurdering av kva som er arkivverdig materiale, kva som ikkje skal digitaliserast og det som må digitaliserast inn mot nytt fellesråd. Personalmappene må takast først. Dei må minst delast i 2 grupper, notid og fortid. Notida dannar grunnlag for arbeidsavtalar, organisering og kompetanseplanlegging. Det kan dreie seg om opp mot 200 personalmapper som må digitaliserast i ei eller anna form. Aktive må prioriterast først. Arbeid og aktivitetar utanom ordinær arbeidstid Det er ikkje lagt opp til samlingar utanom ordinær arbeidstid. Det er ikkje budsjett for dette. Ei samling med alle tilsette vil koste: 50 tilsette x 2 timar x 277 = pr. samling. Effektiv tid pr. månad til prosjektet (arbeidsdagar) Mars April Mai Juni Sept. Okt. Nov Des Jan Feb. Mars April Effektive arbeidsdagar i prosjektet fram til og med mars 2019: Overslag over behov for arbeidsdagar i prosjektet: Personalressurs avsett til prosjektarbeid: 150 %. Fram til og med mars 2019 utgjer det: 230 arbeidsdagar for 1 årsverk arbeidsdagar for 50 % årsverk = 345 arbeidsdagar tilgjengeleg.

32 Oversikt over tema i prosjektet, intern ressursbruk og interne kostnadar. Dette er total ressursbruk i heile perioden prosjektorganisasjonen med tillegg for gruppersamlingar (Det er ikkje rekna inn tid og kostnad for folkevalde) Tema Timar Dagar Int. Dag Prioritet kostn. stab Overordna prosjektleiing Møter i fellesnemnd, AU inkl. førebuing og etterarbeid (24 møter) Møter i prosjektorganisasjonen Møter med tillitsvalde Møter i partssamansett utval Enkeltsamtalar med tilsette 50 x 2 t Grunnleggande førebuing til gruppesamlingar Arbeid i forkant av kvar gruppesamling Arbeidsgrupper 2 timar x 4 samlingar x 50 tilsette Digitalisering av arkiv (generelt) månad x 3 3 Digitalisering av personalarkiv 200 mapper x 3 timar pr. mappe inkl etterarb. PRI Arbeid med kompetanseplan/gapanalyse 2 Arbeid med livsfasepolitikk Arbeid med økonomiplan/budsjett Arbeid med tenesteytingsavtale Arbeid med organisasjonsplanlegging Arbeid med programvare for IKT, varmestyring, løn, personale, rekneskap m.m Arbeid med reglement m.m Arbeid med avtalar som skal avsluttast og fornyast Opplæring for staben 4 timar x 50 ( saml) 3 Kommunikasjon Arkiv og dokumentasjon for prosjektet Implementering, ny organisasjon Møter/samlingar for sokneråd ink førebuing Formaljobb nytt fellesråd Ny lov om personvern (5) 2 Kostnadar med intern opplæring Kostnadar med ekstern opplæring Internkonstnadar med prosjektet Sum førebels ressursbruk prosjektet Sum førebels ressursbruk tilsette Sum førebels total ressursbruk Prosjektstaben har til rådvelde

33 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 5/18 Gradering Ugradert Arbeid med kompetanseplan Forslag til vedtak godkjenner oppstart av arbeid med kompetanseplan i samsvar med saksutgreiinga Saksorientering Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å utarbeide ein kompetanseplan for organisasjonen Øygarden kyrkjelege fellesråd. Det er for å sikre at verksemda har rett kompetanse og eventuelt stimulere til kompetansehevande tiltak. Rett kompetanse er viktig for kostnadseffektiv drift. Alle stillingar må ha ein gjennomgang i høve til kompetansebehov. Dette må igjen sjåast opp mot tilsette sin bakgrunn og utdanning. Det er eit tidkrevjande arbeid. Hovudtariffavtalen seier dette om kompetanseplanlegging: Kompetanseplaner For å sikre og utvikle virksomhetens generelle og spesielle kompetanse er det viktig å vurdere den enkelte ansattes formal- og realkompetanse og stimulere til kompetansehevende tiltak. Det er viktig at arbeidstakerne motiveres til å øke sine kunnskaper og styrke sin kompetanse samt at virksomhetene legger stor vekt på målrettet og planmessig opplæring og utvikling av sine arbeidstakere gjennom interne og/eller eksterne tilbud. Arbeidsgiver og den enkelte arbeidstaker har hver for seg og i fellesskap et ansvar for å ivareta kompetanseutviklingen. Arbeidsgiver har ansvar for å kartlegge og analysere virksomhetens kompetansebehov. På bakgrunn av kartleggingen skal det utarbeides en plan for gjennomføring av kompetansehevende tiltak.

34 Gjennomføring av arbeidet Heimel Fullmakt Prosjektfase Delansvarleg Frist Tidsbruk Internkostnad Eksterne ressursar Interne ressursar Involvering / medverknad Anna Hovudtariffavtalen kap Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR Fase 3 Annlaug Børve Estimert 150 timar Kostnadsrekna til kr Nei Ja Ja, tilsette og tillitsvalde

35 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 6/18 Gradering Ugradert Arbeid med livsfasepolitikk Forslag til vedtak godkjenner oppstart av arbeid med livsfasepolitikk i samsvar med saksutgreiinga Saksorientering Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å utarbeide livsfasepolitikk for organisasjonen Øygarden kyrkjelege fellesråd. Som arbeidsgivar må ein ta omsyn til at dei tilsette er heile menneske. På ein god arbeidsplass er det plass til alle! Det handlar om ivaretaking gjennom eit langt yrkesliv. No gjeld det han/henne ein annan gong kan det gjelde meg. Stikkordet er fleksibilitet. Alder seier lite. Ein har ulike utfordringar, moglegheiter og behov uavhengig av alder. Forståing mellom generasjonar, samt gjensidig respekt og forståing mellom arbeidsgivar, tillitsvalde og kollegaar er naudsynt i livsfasearbeidet. Samfunnet krev mykje av både unge og eldre. Arbeidsgivar skal vere merksam på det. Det er viktig å ha gode system for å handtere ulike situasjonar og når det røyner særleg på for den tilsette. Det er også viktig med likehandsaming. Gode rutinar og ordningar gjer det lettare for arbeidstakar og arbeidsgivar. Gjennomføring av arbeidet Heimel Prosjektplanen pkt Hovudtariffavtalen kap Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR Prosjektfase Fase 3 Delansvarleg Annlaug Børve Frist Tidsbruk 110 timar Internkostnad Kostnadsrekna til Eksterne ressursar Nei Interne ressursar Ja Involvering / medverknad Ja, tilsette og tillitsvalde Anna

36

37 DEN NORSKE KIRKE Sakspapir Saksbehandler Siren Nordbø Arkiv 415 Kode Tittel ArkivsakID 18/ Saksnummer 7/18 Gradering Ugradert Arbeid med tenesteytingsavtale Forslag til vedtak godkjenner oppstart av arbeid med tenesteytingsavtale i samsvar med saksutgreiinga Saksorientering Prosjektleiar rår til at det vert starta eit arbeid med å vurdere behovet og grunnlaget for ein tenesteytingsavtale med Øygarden kommune. Kyrkjelova 15 seier dette: Etter avtale med kirkelig fellesråd kan kommunal tjenesteyting tre i stedet for særskilt bevilgning til formål som nevnt i denne paragraf. Ein tenesteytingsavtale må dekke behovet ein faktisk har for tenester. Økonomien kan ikkje aleine danne grunnlaget for ein slik avtale. Den kyrkjelege organisasjonen, det kyrkjelege fellesrådets si verksemd, vert på storleik med ei norsk mellomstor verksemd. Alt må vere på geledd til ei kvar tid, slik må det også vere for leverandørar til det nye fellesrådet. Er kommunen leverandør, må dei levere formelt og innanfor tidsfristar. Kyrkjeleg fellesråd må ikkje kome i andre rekke. Gjennomføring av arbeidet Heimel Prosjektplanen pkt Kyrkjelova 15 Fullmakt Fullmakt er gitt kyrkjeleg fellesnemnd gjennom vedtak i FR Prosjektfase Fase 3 Delansvarleg Olav Martin Vik og Annlaug Børve Frist Seinast Tidsbruk 40 timar Internkostnad Kostnadsrekna til kr Eksterne ressursar Nei, men kommunikasjon med Kommunal fellesnemnd Interne ressursar Ja Involvering / Ja, kyrkjeleg fellesnemnd sitt AU medverknad Anna