MØTEINNKALLING. Open debatt aktuelle tema arbeidsutvalet ønskjer å drøfte

Transkript

1 Side 1 av 2 MØTEINNKALLING Organ: FELLESNEMNDA SITT ARBEIDSUTVAL Møtestad: Videomøte, Balestrand - Kviknes Hotel og Fylkeshuset i Hordaland Møtedato: Tid: 10:30 Program: Kl Kl Kl Opning av møtet Saksbehandling Open debatt aktuelle tema arbeidsutvalet ønskjer å drøfte Dersom medlemmar frå Sogn og Fjordane har gyldig forfall, ber eg om at melding om dette snarast mogleg vert sendt per e-post til: svein.hagard@sfj.no med kopi til marit.silje.husabo@sfj.no Dersom nokon av Hordaland sine medlemmer ikkje kan møta og må melda forfall, vert dei bedne om å gjere dette snarast ved å fylle ut skjemaet på eller sende melding til folkevalde@hfk.no. Innkallinga gjeld valde medlemer i Fellesnemnda-AU. Ved eventuelt forfall frå faste medlemer vil varamedlemer bli kalla inn særskilt. Anne Gine Hestetun utvalsleiar

2 Side 2 av 2 SAKLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. / Tittel 29/18 18/518 Godkjenning av møteinnkalling og sakliste 30/18 18/5820 Godkjenning av møtebok forrige møte 31/18 18/519 Referatsaker/Skriv og meldingar 32/18 18/520 Ymse 33/18 18/6011 Møteplan og opplegg for dialogmøter i førebuande arbeid med regional planstrategi 34/18 17/9496 Politisk organisering i Vestland fylkeskommune - tilleggsutgreiing fase II

3 Side 1 av 1 Saksframlegg Sak nr.: 18/ Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 29/ Godkjenning av møteinnkalling og sakliste

4 Side 1 av 1 Saksframlegg Sak nr.: 18/ Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 30/ Godkjenning av møtebok forrige møte

5 Side 1 av 1 Saksframlegg Sak nr.: 18/519-7 Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 31/ Referatsaker/Skriv og meldingar 8: Reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune - utkast 9: Felles personvernombud

6 Saksframlegg Saksbehandlar: Lisa Marie Hillestad Ålsberg, fylkesrådmannen sin stab, Sogn og Fjordane Ole I. Gjerald, prosjektleiaren sitt sekretariat Sak nr.: 2018/ Saksgang Utval Sak nr. Møtedato Fellesnemnda-AU Fellesnemnda Reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune utkast Prosjektleiar legg fram forslag til godtgjersle, som ei førebels skisse til drøfting i fellesnemnda sitt arbeidsutval Endeleg saksframlegg og reglement vil bli lagt fram for fellesnemnda til SAMANDRAG Samandrag vert ferdigstilt til endeleg utsending Prosjektleiar inviterer fellesnemnda sitt arbeidsutval til å drøfte følgjande saksframlegg og skisse til reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune: Prosjektleiar rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda for etablering av Vestland fylkeskommune fastset reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune, slik dette ligg føre i vedlegg 1.

7 Side 2/8 2. Fellesnemnda vil vurdere det samla kostnadsbiletet knytt til folkevalde sin aktivitet på nytt dersom oppgåvestrukturen for fylkeskommunane vert endra utover det som no er kjent. Vedlegg: 1. Reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune (framlegg datert ). 2. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland, datert SAKSFRAMSTILLING 1. BAKGRUNN FOR SAKA Føreseieleg reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for dei folkevalde i Vestland fylkeskommune Prosjektleiar fekk i samband med sak 22/18 «Politisk organisering i den nye fylkeskommunen på Vestlandet» i oppgåve å utarbeide framlegg til reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for dei folkevalde i Vestland fylkeskommune. Fellesnemnda slo fast at saka burde leggjast fram for drøfting i fellesnemnda sitt arbeidsutval og til vedtak i fellesnemnda den Prosjektleiar starta arbeidet med reglementet sommaren 2018, og la på bakgrunn av ønsket om at rammene for det politiske arbeidet blir klarlagt så tidleg som mogleg fram ei første sak til drøfting og vedtak Saka synleggjorde ei breidde av politiske organ i Vestland fylkeskommune utover den faste hovudutvalsstrukturen, samt eit framlegg til grunnleggjande prinsipp for utforminga av dei folkevalde sine arbeidsvilkår i den nye fylkeskommunen. Fellesnemnda sine føringar for reglementet Fellesnemnda vedtok i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune - fase II» følgjande føringar for arbeidet med framtidig reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for dei folkevalde: a) Samla økonomiske rammer for folkevalde sin aktivitet i Vestland fylkeskommune skal hovudsakleg liggje innanfor summen av ramma som Hordaland og Sogn og Fjordane fylkeskommunar har for den folkevalde aktiviteten i dag. Dette omfattar m.a. løn, møtegodtgjersle og kompensasjon for tapt arbeidsforteneste. b) Fellesnemnda vil vurdere det samla kostnadsbiletet knytt til folkevalde sin aktivitet på nytt dersom oppgåvestrukturen for fylkeskommunane vert endra utover det som no er kjent. c) Fylkesordførar, fylkesvaraordførar og dei fire hovudutvalsleiarane i Vestland fylkeskommune skal ha godtgjersle tilsvarande heil stilling (100%). d) Leiaren for kontrollutvalet skal ha godtgjersle tilsvarande halv stilling (50%). e) Fellesnemnda legg opp til ei differensiering i høve til den enkelte folkevalde si rolle som fylkestingsrepresentant, fylkesutvalsrepresentant, gruppeleiar og/eller andre sentrale roller. Funksjonar og roller som er særleg vurdert Prosjektleiar legg i denne saka fram sitt forslag til eit konkretisert reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune. Reglementet er utarbeidd med grunnlag i kommunelova 41, 42

8 Side 3/8 og 43, og byggjer på dei samla kostnadane vi har knytt til godtgjersle og arbeidsvilkår for politisk nivå i dag i dei to fylkeskommunane. Prosjektleiar legg med denne saka fram sitt samla framlegg til reglement for godtgjersle og arbeidsvilkår for folkevalde i Vestland fylkeskommune. Det er i reglementet sett nærare på følgjande roller: a) Fylkesordførar b) Fylkesvaraordførar c) Fylkesutvalsmedlemer d) Hovudutvalsleiarar og medlemer e) Kontrollutvalsleiar og medlemer f) Fylkestingsmedlemer g) Gruppeleiarar i fylkestinget h) Leiarane for: o Fagopplæringsnemnda/yrkesopplæringsnemnda o Rådet for eldre o Fylkesrådet for menneske med nedsett funksjonsevne o Trafikktryggingsutvalet 2. REGLEMENT FOR GODTGJERSLE OG ARBEIDSVILKÅR FOR FOLKEVALDE Prosjektleiar har teke utgangspunkt i dagens to reglement: o o Reglement for godtgjersle/arbeidsvilkår i Hordaland fylkeskommune finn de her. Reglement for godtgjersle/arbeidsvilkår i Sogn og Fjordane fylkeskommune finn de her. I utforminga av reglementet har prosjektleiar funne det tenleg å ta utgangspunkt i strukturen til Sogn og Fjordane fylkeskommune sitt reglement. Alle beløp er i 2018-kroner og vil såleis bli endra når reglementet trer i kraft. 2.1 Faste godtgjersle Det er lagt opp til at stortingsrepresentantane si løn pr er grunnlaget for dei faste årlege godtgjerslene, med unntak av fylkesordførar si løn som vert fastsett særskilt. Vidare er det er lagt opp til at fylkesvaraordførar si løn utgjer 100 prosent av grunnlaget, og heiltidpolitikarane si løn utgjer 80 prosent av grunnlaget. Då kontrollutvalsleiar skal ha godtgjersle tilsvarande halv stilling vert denne sett til 40 prosent av grunnlaget. For dei andre satsane har prosjektleiar forsøkt å legge seg på same nivå som det dei to fylkeskommunane har i dag. Det er lagt opp til ei fast godtgjersle for medlemmane i fylkestinget, hovudutvala og kontrollutvalet. Sogn og Fjordane fylkeskommune (SFFK) har ikkje fast godtgjersle til medlemmane i hovudutvala og kontrollutvalet. Prosjektleiar har difor teke utgangspunkt i Hordaland fylkeskommune (HFK) sine satsar. Det vert difor ikkje betalt møtegodtgjersle i tillegg til dei faste godtgjerslene til HU-medlem og KU-medlem. I både SFFK og HFK får fylkestingsmedlemma utbetalt møtegodtgjersle per møte, i tillegg til den faste godtgjersla. I skissa er møtegodtgjersla innarbeidd i dei faste godtgjerslene og er såleis auka. Det vert då ikkje betalt møtegodtgjersle for møte i fylkestinget.

9 Side 4/8 Prosjektleiar foreslår same nivå på godtgjersle til fylkesutvalsmedlemane som HFK har i dag. Fylkestingsmedlemane i HFK som sit i fylkesutvalet får ikkje den faste godtgjersla til fylkestingsmedlemane. Det vert lagt opp til same praksis. For at fylkesutvalsmedlemmane ikkje skal få ein reduksjon som følgje av at det ikkje vert betalt møtegodtgjersle for møta i fylkestinget, er den faste godtgjersla til fylkesutvalsmedlemane auka tilsvarande auken i den faste godtgjersla til fylkestingsmedlemane. Vidare vil prosjektleiar gjere fellesnemnda merksam på at når fylkesutvalsmedlemer og gruppeleiarar møter i andre utval som følgje av si rolle, t.d. finansutval/planutval, vert det ikkje gjeve møtegodtgjersle utover den faste godtgjersla. Reglementet til Vestland fylkeskommune legg opp til å likestille leiarane for desse organa: yrkesopplæringsnemnda, trafikktryggingsutvalet, fylkesråd for eldre og fylkesråd for menneske med nedsett funksjonsevne. I SFFK har desse leiarane hatt ei og same faste godtgjersle. HFK har kun gjeve fast godtgjersle til leiaren for yrkesopplæringsnemnda. Det inneberer at leiaren for yrkesopplæringsnemnda si faste godtgjersle vert redusert i høve HFK sitt reglement i denne skissa, jf. punkt 2.4 i denne saka. HFK og SFFK deler i dag gruppeleiargodtgjersla inn i fleire intervall slik: Hordaland fylkeskommune Beløp 2-5 medlem i fylkestinget medlem i fylkestinget medlem i fylkestinget eller fleire medlem i fylkestinget Sogn og Fjordane fylkeskommune Beløp Inntil 5 medlem i fylkestinget medlem i fylkestinget fleire enn 11 medlem i fylkestinget For Vestland fylkeskommune vert det kun to inndelingar der vi skil mellom meir eller mindre enn 10 medlem slik: Vestland fylkeskommune Beløp inntil 9 medlem i fylkestinget eller fleire medlem i fylkestinget Konsekvensen for dei ulike grupperingane vert vist i punkt 2.4 i denne saka. HFK gir godtgjersle til saksordførar. Dette vert ikkje relevant i Vestland fylkeskommunen då vi får fleire heiltidspolitikarar og det vert lagt opp til fleire faste utval. Til dømes planutval, der denne godtgjersla tidlegare har blitt nytta. Det vert difor ikkje gjeve godtgjersle til saksordførar i det nye reglementet.

10 Side 5/8 Tabellen under syner dei faste godtgjerslene som skissa bygger på: %-sats Beløp Fylkesordførar kr Fylkesvaraordførar kr Leiar i HU 80 % kr Leiar i KU 40 % kr Fylkesutvalsmedlem 26 % kr Fylkestingsmedlem 4,7 % kr Hovudutvalsmedlem og kontrollutvalsmedlem 3,5 % kr Leiar yrkesopplæringsnemnda 3 % kr Leiar for trafikktryggingsutvalet 3 % kr Leiar for fylkesråd for eldre 3 % kr Leiar for fylkesråd for menneske med neds. funksj. 3 % kr Gruppeleiarar Inntil 9 medlem i FT 20 % kr eller meir 30 % kr Telefon og breiband godtgjersle kr Godtgjersle og vederlag pr. møtedag Møtegodtgjersle Som nemnt i punktet over vert det no lagt opp til å ha fast godtgjersle for hovudutvalsmedlem og kontrollutvalsmedlem, samt at den faste godtgjersla til fylkestingsmedlemmane er auka. Det vert difor ikkje betalt møtegodtgjersle til folkevalde utover den faste godtgjersla. Dersom ein har rett til møtegodtgjersle, t.d. når ein møter som varamedlem eller utsending til generalforsamling vert det betalt same møtegodtgjersla. Skissa opererer difor kun med ein sats på kr. Det vert ikkje betalt møtegodtgjersle for deltaking på kurs, seminar m.m. uavhengig kven som arrangerer det. Vederlag for tapt arbeidsforteneste Det vert betalt vederlag for tapt arbeidsforteneste som følgje av ombodet, også dersom ein har fast godtgjersle. Følgjande satsar vert lagt til grunn for det økonomiske opplegget: Beløp Møtegodtgjersle kr Vederlag for ulegitimert tap i inntekt kr Vederlag for legitimert tap i inntekt inntil kr Vederlag for påførde legitimerte utgifter, t.d. barnepass inntil kr 1 500

11 Side 6/8 2.3 Andre ordningar Tilskot til opposisjonsgrupper HFK gir tilskot innanfor ei ramme på kr til opposisjonsgrupper. Dette vert ikkje relevant i Vestland fylkeskommunen då vi får fleire heiltidspolitikarar som blir fordelt mellom og det vert lagt opp til fleire faste utval Prosjektleiar gjer difor framlegg om at ordninga ikkje vidareført. Frikjøpsordning HFK gir stønad til frikjøp for politisk arbeid til partigruppene i fylkestinget med kr per fylkestingsrepresentant per år, jf. punkt 7 i HFK sitt reglement. Det vert lagt opp til ei tilsvarande ordning i Vestland fylkeskommune. 2.4 Samla konsekvens for ulike roller/utval I tabellane under syner prosjektleiar konsekvensar og direkte endringar frå dagens to reglement og skisse til nytt reglement. I tabellane under er det nytta ulegitimert sats ved berekning av vederlag for tapt arbeidsforteneste. Det betyr at dersom ein har legitimert sats vil vederlag for tapt inntekt vere høgare og lik i dei tre fylkeskommunane, inntil kr. Fylkestingsmedlem VLFK HFK SFFK fast godtgjersle Møtegodtgjersle Vederlag for tapt arbeidsforteneste Sum godtgjersle FT Fylkesutvalsmedlem VLFK HFK SFFK Fast godtgjersle Møtegodtgjersler Vederlag for tapt arbeidsforteneste Sum godtgjersle FU Hovudutvalsmedlem VLFK HFK SFFK Fast godtgjersle Møtegodtgjersle Vederlag for tapt arbeidsforteneste Sum godtgjersle HU Hovudutvalsleiar VLFK HFK SFFK Fast godtgjersle Vederlag for tapt inntekt Sum godtgjersle i HU

12 Side 7/8 Kontrollutvalsmedlem VLFK HFK SFFK Fast godtgjersle møtegodtgjersle vederlag for tapt arbeidsforteneste Sum godtgjersle i KU Kontrollutvalsleiar VLFK HFK SFFK fast godtgjersle Vederlag for tapt inntekt Sum godtgjersle i KU Gruppeleiar VLFK HFK SFFK Med 1 medlem i FT Med 2-5 medlem i FT med 6-8 medlem i FT Med 9 medlem i FT Med medlem i FT med 12 medlem i FT med 13 eller fleire medlem i FT Leiar i yrkesopplæringsnemnda VLFK HFK SFFK fast godtgjersle Møtegodtgjersle Vederlag for tapt arbeidsforteneste sum Leiar i fylkesråd for eldre VLFK HFK SFFK fast godtgjersle møtegodtgjersle vederlag for tapt arbeidsinntekt sum Leiar i fylkesråd for menneske med nedsett funksjonsevne VLFK HFK SFFK fast godtgjersle møtegodtgjersle vederlag for tapt arbeidsforteneste sum

13 Side 8/8 Leiar i trafikktryggingsutvalet VLFK HFK SFFK fast godtgjersle møtegodtgjersle vederlag for tapt arbeidsforteneste sum Medlemmane i råda - per møte VLFK HFK SFFK møtegodtgjersle vederlag for tapt arbeidsforteneste sum Kostnadsbilete Berekningane i høve kostnadane for fylkeskommunen med dei satsane vi legg opp til i skissa bygger på mange føresetnadar. Mellom anna har prosjektleiar lagt til grunn at det vert 8 møtedagar i fylkestinget, 12 møtedagar i hovudutvala og kontrollutvalet, og 16 møtedagar i fylkesutvalet. Det er ikkje gjort berekningar på reisegodtgjersle og dekking av husvære m.m. då dette er avhengig av den faktiske samansetninga av fylkestinget. I høve anslaga som er gjort på godtgjerslene har vi no igjen om lag 6 mill. kr til reise, husvære m.m. Hordaland fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune brukar om lag 3 mill. kr kvar på dette i dag. 2.6 Problemstillingar til særleg drøfting i FNAU Prosjektleiar ønskjer innspel/føringar knytt til følgjande problemstillingar: 1. Det er ulik praksis i dei to fylkeskommunane kven som vert meldt inn Kommunal Landspensjonskasse. I Hordaland fylkeskommune vert alle med fast godtgjersle på 3,5 % eller meir av grunnlaget for godtgjersle meldt inn. I Sogn og Fjordane fylkeskommune vert folkevalde som har godtgjersle på minst 35 % av kr meldt inn. (dvs. om lag 25 % i det nye reglementet og til samanlikning med HFK). 2. Tilskott til opposisjonsgrupper sett opp imot den føreslegne frikjøpsordninga, ref pkt Løn ved sjukefråvær hjå heiltidspolitikarane. 4. Krav til dokumentasjon ved forfall. 3. PROSJEKTLEIAR SI TILRÅDING Prosjektleiar si tilråding vert ferdigstilt til utsending

14 Notat Dato: Arkivsak: 2015/ Saksbehandlar: Marianne Seim Til: Frå: Fellesnemnda-AU Fellesnemnda Prosjektleiar Felles personvernombud Etter ny personvernlovgjeving jf. Personvernforordningen artikkel 37, er Hordaland fylkeskommune og Sogn og Fjordane fylkeskommune pålagt å ha eit personvernombod frå 20. juli Personvernombodet vart tilsett i Hordaland fylkeskommune frå 2. april Personvernombodet har og ombudsrolla for Sogn og Fjordane fylkeskommune, men slik at denne sjølv tek ansvar for å byggje opp naudsynte system, rutinar, prosedyrar og rolleavklaringar internt. Kjerneoppgåvene for ombodet er å informere, gi råd, kontrollere og vere eit kontaktpunkt for den registrerte. Det er utarbeidd ein instruks for ombodsfunksjonen. Personvernombodet har og rolla som personvernrådgjevar i Hordaland fylkeskommune, og det må takast høgde for at dette kan medføre interessekonflikt og / eller bli oppfatta å råke ved integritet og habilitet hos vedkommande. Det er derfor lagt inn i arbeidsinstruksen for stillinga som personvernombod at ordninga med denne todelinga skal evaluerast i desember Personvernombodet ligg per i dag i Hordaland fylkeskommune i fagleg linje til konstituert fylkesrådmann og fylkesdirektør økonomi og organisasjon har personalansvaret. Ved fylkeskommunen i Sogn og Fjordane rapporterer ombodet direkte til ass. fylkesrådmann. Personvernombodet deltek i eit nyoppretta nasjonalt nettverk for fylkeskommunale personvernombod. Det er tenleg at omboda jobbar i fellesskap om felles løysingar for felles utfordringar og skapar likeins rutinar det det er fornuftig. Ordninga med personvernombod vert vidareført inn i nye Vestland fylkeskommune frå

15 Side 1 av 1 Saksframlegg Sak nr.: 18/ Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 32/ Ymse

16 Side 1 av 3 Saksframlegg Saksbehandlar: Synnøve Stalheim, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Saksbehandlar: Marit Rødseth, Fylkesrådmannen, Hordaland Sak nr.: 18/ Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 33/ Møteplan og opplegg for dialogmøter i førebuande arbeid med regional planstrategi Prosjektleiaren rår arbeidsutvalet til å gjere slikt vedtak: Arbeidsutvalet vedtek møteplanen for avvikling av dialogmøter med kommunane i førebuande arbeid med regional planstrategi for Vestland fylke, samt det skisserte opplegget for gjennomføringa av møta i saksframlegget. SAKSFRAMSTILLING Bakgrunn for saka Fellesnemnda har gitt arbeidsutvalet (FN-AU) oppdrag med å gjennomføre førebuande arbeid for ny regional planstrategi for Vestland fylkeskommune. På møte i FN-AU, 10.september 2018, vart det tilslutning til det overorda arbeidsopplegget og samstundes bedt om at prosjektleiaren så snart som mogeleg avklarte og fastsette tidspunkt og stad for FN-AU sine dialogmøter med kommunane/regionråda. Prosjektleiar legg i denne saka fram forslag til gjennomføring av dialogmøta med kommunane. Prosess og framdrift for utarbeiding av kunnskapsgrunnlag for regional planstrategi Dialogmøta med kommunane/regionråda er første trinn i ein prosess i det førebuande arbeidet med å utvikle eit kunnskapsgrunnlag og utfordringsdokument inn mot formell oppstart av regional planstrategi i regi av Vestland fylkeskommune. Denne prosessen vil bestå av ulike trinn: Trinn 1 Trinn 2 Dialogmøte med kommunane/regionråd innspel til utfordringsdokument i perioden november 2018/april 2019 Dialogmøte med sentrale fagetatar i vidare administrativ utarbeiding av utkast til utfordringsdokument Trinn 3 Drøftings- og høyringsmøte i fellesnemnda rundt utkast til utfordringsdokumentet - inviterte regionale aktørar frå offentleg og privat sektor gir merknader til utkastet - møte

17 Side 2 av 3 i fellesnemnda, 23.mai Nærare om trinn 1 dialogmøter med kommunane Trinn 1 har ein viktig funksjon for tilbakemelding og oversikt over kva utfordringar kommunane og ulike deler av den nye fylket står framfor. Samstundes vil det vere ein møteplass for dialog om viktige vegval vidare for å imøtekomme dei aktuelle utfordringane. Prosjektleiaren legg til grunn dagens organisering av kommunar i regionråd og foreslår følgjande møteplan: Stad/tid/regionråd Voss, 27.november (også oppsett møte i FN-AU) Hardangerrådet Sogn regionråd Voss kommune Kommunar Lærdal, Årdal, Aurland, Luster, Sogndal, Leikanger, Balestrand, Vik, Høyanger, Voss, Granvin, Ulvik, Eidfjord, Ullensvang, Odda, Jondal, Kvam Gulen, 31.januar Regionrådet Nordhordland HAFS Hyllestad, Solund, Askvoll, Fjaler, Austrheim, Fedje, Gulen, Masfjorden, Modalen, Radøy, Lindås, Meland Bergen, 4. februar 2019 (også oppsett møte i FN-AU) Regionrådet Vest (Sotra) Div.kommunar i Bergensalliansen Bergen, Askøy, Fjell, Øygarden, Sund, Os, Fusa, Samnanger, Osterøy, Vaksdal Førde, 22.mars 2019 Samarbeidsforum i Sunnfjord (SiS) Nordfjordrådet Selje, Eid, Vågsøy, Flora, Bremanger, Stryn, Gloppen, Gaular, Førde, Jølster, Naustdal Leirvik, 3.mai 2019 Samarbeidsrådet for Sunnhordland Sveio, Bømlo, Etne, Austevoll, Stord, Fitjar, Tysnes, Kvinnherad Deltakarar Prosjektleiar foreslår at invitasjon til dialogmøta går til kommunane som kvar kan bli representert med inntil tre deltakarar frå politisk og adminstrativ leiing. Dei berørte regionråda sine daglege leiarar kan også delta. I tillegg vert det føreslått at regionråda kan peika ut inntil fire representanar frå næringslivet/samfunnslivet/media som også kan delta og bidra med innblikk i og synspunkt på aktuelle utfordringar i regionen. Gjennomføring av møta Føremålet med møta er å få fram kunnskap og innblikk i utfordringar i ulike deler av det nye fylket, som berører Vestland fylkeskommune si rolle som tenesteleverandør og samfunnsutviklar.

18 Utfordringar i denne samanheng kan omfatte både muligheiter som bør utnyttast der kor ein har særlege fortrinn, og svake sider i høve til ønska utvikling. Side 3 av 3 Kommunane og møtedeltakarane vil på førehand få tilsendt rapport om status og utviklingstrekk som inneheld statistikk og fakta for ulike temaområde. I tillegg vil det bli gjennomført ei spørjeundersøking i forkant av møta med representantar frå kommunane, næringslivsaktørar, organisasjonar og andre relevante respondentar. Status og utviklingstrekk, samt resultat av spørjeundersøkingane vil bli presentert for kvar region på dei ulike møta. Det vert lagt opp til fire førebudde innlegg på inntil 15 min på kvart dialogmøte, der dei ulike temaområda i rapporten om status og utviklingstrekk skal omtalst. Det er viktig å få fram utfordringar på ulike områder, til dømes folketalsutvikling, næringsstruktur, levekår, kulturliv, kompetanse, samferdsel, miljø osv. Regionråda peiker ut representantar for kommunar, næringsliv og organisasjonar til å halde desse innlegga. Innspel og drøfting på kvart av møta vil bli oppsummert skriftleg med sikte på samanstilling og innarbeiding i samla utfordringsdokument for Vestland fylke. Prosjektleiar foreslår fylgjande skisse for gjennomføring av dialogmøta med ei tidsramme frå : Felles lunsj Velkomen og presentasjon av arbeidet med å etablere Vestland fylkeskommune Presentasjon av rapport om status og utviklingstrekk i regionen, samt resultat i spørjeundersøking Førebudde innlegg frå kommunane/regionale aktørar om utfordringar i regionen Dialog og drøfting i plenum Oppsummering og vegen vidare Politisk leiar frå arbeidsutvalet Administrasjonen Ordførarar/samfunnsaktørar frå offentleg og privat sektor og organisasjonar Alle Politisk leiar frå arbeidsutvalet

19 Side 1 av 6 Saksframlegg Saksbehandlar: Ole Inge Gjerald, Fylkesrådmannen, Sogn og Fjordane Fylkeskommune Sak nr.: 17/ Saksgang Utval Saknr. Møtedato Fellesnemnda sitt arbeidsutval 34/ Fellesnemnda Politisk organisering i Vestland fylkeskommune - tilleggsutgreiing fase II SAMANDRAG Fellesnemnda vedtok i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II» at prosjektleiar skal leggje fram ei nærare utgreiing i høve føremonar og ulemper knytt til oppretting av eit eige planutval (prosessutval) og eit eige likestillingsutval i den framtidige politiske strukturen. Denne saka tek føre seg nemnde utgreiing. Prosjektleiar rår til at fellesnemnda for etablering av Vestland fylkeskommune opprettar eit planutval som politisk leiande prosessorgan for regional planlegging med verknad frå Planutvalet skal skape politisk forankring og sikre at heilskapsomsynet vert ivareteke gjennom regionale planprosessar. Prosjektleiar rår til at utvalet som leiande prosessorgan får personsamanfall med fylkesutvalet. Planutvalet sine retningsgjevande føringar og innspel vil liggje til grunn for fylkesrådmannen og administrasjonen sitt samla planarbeid. Fylkesrådmannen legg fram arbeidsdokument for planutvalet etter ein fastsett plan, der utvalet får høve til å gje strategisk retning og signal i pågåande planprosessar. Fylkesrådmannen legg deretter aktuelle regionale planar fram for handsaming i dei respektive hovudutvala, fylkesutvalet og fylkestinget, jf. plan og bygningslova sine reglar. Prosjektleiar meiner det nye fylkestinget, etter å ha hausta erfaringar med eit eige planutval som politisk leiande prosessorgan gjennom den første valperioden , tek ordninga opp til vurdering gjennom ei evaluering. Prosjektleiar meiner prinsipielt vi bør ha ei tilnærming til opprettinga av politiske organ som baserer seg på effektivitet og samordning av ansvar, oppgåver og fagtema der vi kan. Prosjektleiar rår fellesnemnda til å leggje ansvaret for å ivareta likestilling, likeverd og mangfald i Vestland fylkeskommune til administrasjonsutvalet, etter modell frå Hordaland fylkeskommune. Administrasjonsutvalet følgjer i ein slik modell opp kommunelova sine krav, og tek eit overordna ansvar for fylkeskommunen sine lovpålagde oppgåver knytt til likestilling, likeverd og mangfald. Utvalet initierer tiltak som fremjar likestilling og hindrar forskjellsbehandling slik likestillingslova krev.

20 Side 2 av 6 Prosjektleiar rår fellesnemnda sitt arbeidsutval til å gje slik tilråding: Fellesnemnda sitt arbeidsutval rår fellesnemnda til å gjere slikt vedtak: 1. Fellesnemnda for etablering av Vestland fylkeskommune opprettar eit planutval som politisk leiande prosessorgan for regional planlegging med verknad frå Planutvalet skal skape politisk forankring og sikre heilskapsomsynet for regionale planar, og får personsamanfall med det nye fylkesutvalet. 2. Planutvalet vil, som politisk leiande prosessorgan, ha følgjande arbeidsform: a) Fylkesrådmannen legg fram arbeidsdokument for planutvalet etter ein fastsett plan, der utvalet gjer strategisk retning for pågåande planprosessar. b) Fylkesrådmannen legg aktuelle regionale planar fram for handsaming i dei respektive hovudutvala, fylkesutvalet og fylkestinget, jf. plan og bygningslova sine reglar. 3. Det nye fylkestinget haustar erfaringar med å nytte fylkesutvalet som planutval gjennom den første valperioden Fylkestinget tek ved utgangen av valperioden ordninga opp til vurdering gjennom ei evaluering. 4. Fellesnemnda legg ansvaret for å ivareta likestilling, likeverd og mangfald i Vestland fylkeskommune til administrasjonsutvalet frå Administrasjonsutvalet følgjer opp kommunelova sine krav om å gjere greie for den faktiske tilstanden når det gjeld likestilling i organisasjonen. Utvalet set i verk tiltak som fremjar likestilling og hindrar forskjellsbehandling slik likestillingslova krev. Utvalet tek eit overordna ansvar for fylkeskommunane sine lovpålagde oppgåver knytt til likestilling, likeverd og mangfald. Vedlegg: 1. Intensjonsplanen for samanslåing av Sogn og Fjordane og Hordaland, Rollen som regional planmyndighet og planfaglig veileder i framtidens regioner, Kommunenes organisasjon, (her). 3. Politikk for likestilling, NOU 2012:15 (her). SAKSFRAMSTILLING 1. BAKGRUNN FOR SAKA I fellesnemnda sitt reglement, vedteke i dagens to fylkesting , heiter det i 7 at nemnda skal fastsetje modell for politisk organisering i den nye fylkeskommunen innanfor rammene som er fastlagde i intensjonsplanen. Nemnda har difor i sak 22/18 «Politisk organisering i den nye fylkeskommunen på Vestlandet» vedteke følgjande faste hovudutvalsstruktur: o o o o Hovudutval for samferdsel og mobilitet. Hovudutval for opplæring og kompetanse. Hovudutval for næring, naturressursar og innovasjon. Hovudutval for kultur, idrett og integrering. Fellesnemnda sitt arbeidsutval og fellesnemnda fekk seg vidare førelagt ei sak til handsaming og som synleggjorde andre aktuelle politiske organ i Vestland fylkeskommune.

21 Nemnda oppretta såleis i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II» følgjande lovpålagde politiske organ, med verknad frå : Side 3 av 6 o o o o o o o Kontrollutval. Administrasjonsutval. Råd for menneske med nedsett funksjonsevne. Råd for eldre. Ungdomsråd eller anna medverknadsorgan for ungdom. Klagenemnd. Fylkesvalsstyre. I den same saka oppretta fellesnemnda også desse politiske organ, med verknad frå : o o o Finansutval. Trafikktryggingsutval. Valnemnd. Fellesnemnda vedtok vidare i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II» at prosjektleiar til fellesnemnda skal leggje fram ei nærare utgreiing i høve føremonar og ev. ulemper knytt til oppretting av eit eige planutval og eit eige likestillingsutval i den framtidige politiske strukturen. Denne saka tek føre seg nemnde utgreiing. Fellesnemnda slutta seg også til at nemnda i løpet av våren 2019 skal fastsetje delegering, mandat og samansetjing (representasjon) for framtidig yrkesopplæringsnemnd, jf. lov om grunnskulen og vidaregåande opplæring, samt fagskulestyre, jf. lov om høgare yrkesfaglig utdanning (fagskulelova). Prosjektleiar vil i samband med desse organa køyre ein eigen prosess for involvering og medverknad også frå relevante og sentrale næringsaktørar. Prosjektleiar utarbeider framlegg til politisk delegeringsreglement til fellesnemnda seinast første kvartal Reglementet legg rammene for alle politiske utval og råd, herunder samansetjing/ representasjon, mandat og mynde til å ta avgjerd på vegne av fylkeskommunen. Reglementet inkluderer også tal medlemer og delegering av mynde til fylkesutvalet og dei fire hovudutvala. 2. TILLEGGSUTGREIING TIL POLITISK ORGANISERING: PLANUTVAL OG LIKESTILLINGSUTVAL Fellesnemnda vedtok i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II» at prosjektleiar til fellesnemnda skal leggje fram ei nærare utgreiing i høve føremonar og ev. ulemper knytt til oppretting av eit eige planutval og eit eige likestillingsutval i den framtidige politiske strukturen. Denne saka tek føre seg nemnde utgreiing. 2.1 Planutval prosessorgan for overordna planarbeid Fylkesutvalet i Hordaland har det overordna ansvaret for samordning av den fylkeskommunale verksemda, og har gjennom denne rolla også eit særleg ansvar for å vedta overordna planar. Alle saker frå dei faste utvala som gjeld planar og økonomi skal handsamast av fylkesutvalet før endeleg avgjerd. Fylkesutvalet i Sogn og Fjordane har eit tilsvarande ansvar. Til å følgje dei regionale planprosessane er det i tillegg oppretta eit eige planutval (planprosessutval). Planutvalet gjev politiske styringssignal i høve pågåande planarbeid, og er såleis involvert i sjølve planutforminga i større grad enn fylkesutvalet elles ville vore i dei regionale planprosessane. Døme på regionale planprosessar der planutvalet har vore sentralt siste to åra er regional strategisk plan for kysten, regional plan for klimaomstilling, strategi for tettstadutvikling og senterstruktur, regional transportplan samt regional plan for vassforvaltning.

22 Side 4 av 6 Dei regionale planane vert vedtekne av fylkestinget, men før dei kjem så langt er det planutvalet som i dialog med administrasjonen medverkar i definering av hovudtema og set retning på arbeidet fram til formell handsaming i hovudutval, fylkesutval og fylkesting. Ivaretaking av samfunnsutviklarrolla Det vert gjennom regionreforma sett tydelegare forventningar til fylkeskommunane si ivaretaking av den regionale samfunnsutviklarrolla. Prosjektleiar ønskjer ei drøfting om eit planutval som prosessorgan kan medverke til å sikre eit heilskapleg regionalt plansystem for nye Vestland fylke. Slik prosjektleiar ser det, inneber samfunnsutviklarrolla at fylkeskommunen betre enn i dag ivaretek tre sentrale dimensjonar: o o o Gje strategisk retning til samfunnsutviklinga. Samordne og koordinere offentleg innsats og verkemiddelbruk. Mobilisere privat sektor, kulturliv og lokalsamfunn. Strategisk retning gjennom brei politisk forankring Prosjektleiar vurderer behovet for tydeleg politisk forankring som særleg stort for utforminga av mål, strategiar og regionale planar for eit nytt samla geografisk område, nye Vestland fylke. Dette omsynet talar for ei definert politisk prosesstilnærming og aktiv deltaking i arbeidet med dei regionale planane som skal formast. Prosjektleiar meiner dette er særleg kritisk i første valperioden. Ei politisk organisering som inkluderer eit eige prosess- og retningsgjevande planutval vil såleis kunne vere føremålstenleg i Vestland fylkeskommune frå Prosjektleiar føreslår at det nye fylkestinget haustar erfaringar med den nye ordninga med eit eige planprosessutval, og at fylkestinget ved utgangen av første valperiode tek ordninga opp til vurdering gjennom ei evaluering. Samordning gjennom regionale plansystem Prosjektleiar ønskjer vidare å framheve behovet for utvikling av regionale plansystem som stimulerer til faktisk plangjennomføring. Dei nye fylkeskommunane bør utvikle robuste regionale plansystem og prosessar som gjer at ein på politisk side ser regionale planar i samanheng. Fylkeskommunen og den regionale staten si breidde av oppgåver, tenester og myndigheitsforvaltning bør inngå i plansystemet. Regionale planar bør ikkje sjåast på som isolerte og individuelle, men må slik prosjektleiar ser det inngå i eit regionalt heilskapleg plansystem der det er tydeleg samanheng frå overordna regionale mål og strategiar til konkrete prioriteringar i økonomiplan og verksemdsstyringa. Vi bør syte for at det er ein tydeleg samanheng i det regionale plansystemet mellom dei ulike plannivåa: o o o o o o Regional planstrategi Val av mål og strategiar i dei regionale planane Konkretiserande handlingsdelar i regionale planar Føringar for gjennomføring i andre tematiske planar Verksemdsplanlegging Fylkeskommunen sin økonomiplan og budsjett Regionreforma tek utgangspunkt i utfordringane som ligg i dagens plansystem, og legg opp til at føresetnadane for at ein nettverks-/partnarskapslogikk skal fungere m.a. ligg i betre plansamordning. Mobilisering gjennom klare politiske prioriteringar Prosjektleiar meiner det vil vere behov for sterk strategisk leiing og samordning på tvers av sektorane i dei nye fylkeskommunane for å styrke plangjennomføringa. Sterkare samordning og ei tydeleg politisk prioritering vil truleg også ha ein positiv effekt i høve til behovet for å mobilisere kommunar og regional stat til å medverke i planutforming, oppfølging og plangjennomføring. Politisk leiarskap og tett oppfølging gjennom eit eige planutval vil også medverke til å avstemme kvar vi mobiliserer kommunar og regionale statlege etatar.

23 Prosjektleiar si samla vurdering Side 5 av 6 Prosjektleiar rår til at fellesnemnda for etablering av Vestland fylkeskommune opprettar eit planutval som politisk leiande prosessorgan for regional planlegging med verknad frå Planutvalet skal skape brei politisk forankring og sikre heilskapsomsynet for regionale planar. Prosjektleiar inviterer til ei drøfting omkring planutvalet si samansetjing, og konkret om fylkesutvalet bør ta den beskrivne rolla som planutval utan at «dei politiske sektorleiarane» (hovudutvalsleiarane) vert trekte inn direkte (dersom dei ikkje alt er medlemer i fylkesutvalet). Ved å ikkje trekke hovudutvalsleiarane inn som medlemer i planutvalet, kan vi stå i fare for å skape ein uheldig maktkonsentrasjon i den nye politiske organiseringa. Ei supplering av fylkesutvalet, slik at også hovudutvalsleiarane tiltrer planutvalet/prosessdrøftinga, vil gjerne styrke den regionale faglege heilskapen samt samordningsbehovet i den regionale planlegginga. Planutvalet vil, som politisk leiande prosessorgan, gje strategisk retning for fylkesrådmannen og administrasjonen i sjølve planutformingsarbeidet. Fylkesrådmannen legg fram arbeidsdokument for planutvalet etter ein fastsett plan, der utvalet får høve til å gje retning for pågåande planprosessar. Fylkesrådmannen legg aktuelle regionale planar fram for handsaming i dei respektive hovudutvala, fylkesutvalet og fylkestinget, jf. plan og bygningslova sine reglar. Prosjektleiar syner elles til fellesnemnda sine politiske arbeidsverkstader den g , der regionale planar gjennomgåande vart lagt inn under fylkesutvalet i samband med oppgåvefordeling for den nye politiske grunnstrukturen. Omgrepa strategisk retning og heilskapsomsyn i den regionale planlegginga var eit argument som gjekk att i vurderinga for denne innplasseringa. Prosjektleiar støttar dette synet, og vurderer det slik at fylkesutvalet som leiande planprosessorgan vil ivareta denne rolla. Prosjektleiar meiner det nye fylkestinget, etter å ha hausta erfaringar med eit eige planutval som politisk leiande prosessorgan gjennom den første valperioden , tek ordninga opp til vurdering gjennom ei evaluering. 2.2 Likestillingsutval eige utval eller innarbeid i administrasjonsutvalet? I Hordaland fylkeskommune er det administrasjonsutvalet som ser til at likestilling, likeverd og mangfald vert ivareteke på ein god måte i fylkeskommunen som organisasjon samt i vedtak som vert gjort. Sogn og Fjordane fylkeskommune har i dag oppretta eit eige likestillingsutval. Likestillingsutvalet har det overordna ansvaret for likestilling, likeverd og mangfald i fylkeskommunen, slik administrasjonsutvalet har det i Hordaland. Føremålet er å setje eit eige fokus på at både medarbeidarar og brukarar av fylkeskommunale tenester skal oppleve fylkeskommunen som ei verksemd som prioriterer og verdset likestilling, likeverd og mangfald. Fylkeskommunen har etter kommunelova ansvar for å gjere greie for den faktiske tilstanden når det gjeld likestilling i organisasjonen. Fylkeskommunen skal òg gjere greie for tiltak som er sette i verk og er planlagde for å fremje likestilling og hindre forskjellsbehandling i strid med likestillingslova. Prosjektleiar vurderer det som særs viktig å ivareta likestilling, likeverd og mangfald i all myndigheitsutøving, men meiner det lovpålagde og overordna likestillingsansvaret bør leggjast til det framtidige administrasjonsutvalet som vart vedteke oppretta gjennom sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II». Gjennom NOU 2012:15 Politikk for likestilling vart det gjennomført ei brei kartlegging av det regionale og lokale likestillingsarbeidet. Kartlegginga synte at kommunar og fylkeskommunar gjer ein varierande innsats på området. Om lag 10% av kommunane i kartlegginga kunne informere om at dei har eit eige politisk organ som særskilt ser på kjønnslikestilling i eigen organisasjon. To tredelar av kommunane og fylkeskommunane hadde på dette tidspunktet ingen handlingsplan for likestilling.

24 Side 6 av 6 Mindre enn ein tredel av kommunane og fylkeskommunane svara at dei i stor grad har kjennskap til aktivitets- og rapporteringsplikta i lovgivinga knytt til likestilling. Likestilling var elles berre sporadisk nemnt i kommuneplanar, og då hovudsakleg gjennom ein generell omtale. Fylkeskommunane fekk noko høgare score på likestilling som tema i fylkesplanane og i dei regionale planstrategiane. Verken fylkeskommunar eller fylkesmannsembeta stod fram som kompetansemiljø på arbeidet knytt til likestilling. Prosjektleiar si samla vurdering Prosjektleiar rår fellesnemnda til å leggje ansvaret for å ivareta likestilling, likeverd og mangfald i Vestland fylkeskommune til administrasjonsutvalet, etter modell frå Hordaland fylkeskommune. Fellesnemnda vedtok oppretting av administrasjonsutval i sak 35/18 «Politisk organisering i Vestland fylkeskommune fase II». Administrasjonsutvalet vil slik følgje opp kommunelova sine krav om å gjere greie for den faktiske tilstanden når det gjeld likestilling i organisasjonen. Utvalet set også i verk konkrete tiltak som fremjar likestilling og hindrar forskjellsbehandling slik likestillingslova krev. Utvalet tek slik eit overordna ansvar for fylkeskommunane sine lovpålagde oppgåver knytt til likestilling, likeverd og mangfald. 3. PROSJEKTLEIAR SI TILRÅDING Prosjektleiar rår til at fellesnemnda for etablering av Vestland fylkeskommune opprettar eit planutval som politisk leiande prosessorgan for regional planlegging med verknad frå Planutvalet skal skape brei politisk forankring og sikre heilskapsomsynet for regionale planar. Prosjektleiar rår til at utvalet som leiande prosessorgan får personsamanfall med fylkesutvalet. Planutvalet sine retningsgjevande føringar vil liggje til grunn for fylkesrådmannen og administrasjonen sitt samla planarbeid. Fylkesrådmannen legg fram arbeidsdokument for planutvalet etter ein fastsett plan, der utvalet får høve til å gje strategisk retning for pågåande planprosessar. Fylkesrådmannen legg deretter aktuelle regionale planar fram for handsaming i dei respektive hovudutvala, fylkesutvalet og fylkestinget, jf. plan og bygningslova sine reglar. Prosjektleiar meiner det nye fylkestinget, etter å ha hausta erfaringar med eit eige planutval som politisk leiande prosessorgan gjennom den første valperioden , tek ordninga opp til vurdering gjennom ei evaluering. Prosjektleiar meiner samstundes prinsipielt vi bør ha ei tilnærming til opprettinga av politiske organ som baserer seg på effektivitet og samordning av tema der vi kan. Prosjektleiar rår fellesnemnda til å leggje ansvaret for å ivareta likestilling, likeverd og mangfald i Vestland fylkeskommune til administrasjonsutvalet, etter modell frå Hordaland fylkeskommune. Administrasjonsutvalet følgjer i ein slik modell opp kommunelova sine krav om å gjere greie for den faktiske tilstanden når det gjeld likestilling i organisasjonen. Utvalet set i verk tiltak som fremjar likestilling og hindrar forskjellsbehandling slik likestillingslova krev. Utvalet tek eit overordna ansvar for fylkeskommunane sine lovpålagde oppgåver knytt til likestilling, likeverd og mangfald. Administrasjonsutvalet følgjer slik opp kommunelova sine krav om å gjere greie for den faktiske tilstanden når det gjeld likestilling i organisasjonen. Utvalet set også i verk tiltak som fremjar likestilling og hindrar forskjellsbehandling slik likestillingslova krev. Utvalet tek slik eit overordna ansvar for fylkeskommunane sine lovpålagde oppgåver knytt til likestilling, likeverd og mangfald.

25 Side 1 av 10 Sogn og Fjordane fylkeskommune Hordaland fylkeskommune I N TEN SJON SPLAN FOR SAM AN SLÅI N G AV S OGN OG FJORDAN E OG H ORDALAN D INNHALD 1. Innleiing 2 2. Mål for samanslåing 2 3. Eit nytt regional t folkeval t nivå på det sentrale Vestlandet Regionen sitt namn og merke 3.2 Representantar i regiontinget 3.3 Re gionen si valordning 3.4 Politisk styreform 3.5 Regionen sitt administrasjonssenter og politisk leiing 3.6 Regiontinget, regionutvalet og hovudutvala sine samlingar og møte 3.7 Administrasjonsspråk og statleg tenestespråk 4. L eiing, organisering, arbeidsdeling Politisk organisering 4.2 Administrativ organisering 5. F ramtidig tenesteyting 7 6. T ilsette 8 7. Økonomi 8 8. Samanset t ing av fellesnemnd for overgangsperioden Val av nytt regionting Vilkår for den nye regionen

26 Side 2 av INNLEIING Fyl keskommunane i Sogn og Fjordane og Hordaland vil slå saman dei t o fylka frå D agens to fylkeskommunar vert då erstatt a av e i n ny region som dekk e r ein stor del av det sentrale Vestlandet; Vestlandsregionen. I ntensjonsplanen dannar grunnlaget for vedtak om samanslåing. Ve dtak a vert gjort i dei respektive fylkestinga. Dei to fylkestinga søkjer så Stortinget om å bli sl egne sam a n i ein ny folkevald region. Fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland set som vilkår for å etablere ein Vestlandsregion med til saman innbyggarar, at vi får ov erført ansvaret for fleire statlege samfunnsoppgåver, samt at vi får behalde dei viktigaste oppgåvene vi har i dag. Ein annan sentral føresetnad for samanslåing er at regionreforma fører til at tal folkevalde regionar vert om lag 10 (reell regionreform). 2. MÅL FOR SAMANS LÅING Overordna mål Vestlandsregionen skal vere ein sterk, attraktiv og kompetent samfunnsutviklar og tenesteytar under regional folkevald styring. Hovudmål 1 Sterkare demokrati gjennom ein ny folkevald region R egionen skal ha større demokratisk påverknad regionalt og nasjonalt, og skal sikre fleire statlege ressursar, etableringar og prioriteringar på Vestlandet enn fylkeskommunane kunne fått til kvar for seg. Delmål V iktige samfunnsoppgåver blir overført e frå statleg til regional t folkeval t nivå, og desse vert sett i samanheng med fylkeskommunane sine noverande oppgåve r og ansvarsområde. P oliti ske og administrative nettverk skal vidareutviklast og styrkast. Hovudmål 2 Framtidsretta samfunnsutvikling på Vestlandet Vestlandsregionen skal sikre og utvikle gode og vekstkraftige lokalsamfunn og ster ke by - og senter område. Delmål I samarbeid me d kommunar og andre samfunnsaktørar skal Vestlandsregionen sikre buset j ingsmønster, attraktivitet og eit allsidig næringsliv i heile regionen. Vestlandsregionen leier ein regional partnarskap som utviklar berekraftige og miljøvenlege by - og senter område som sentra for næringsliv, kultur og høgare utdanning. Verkemiddelapparatet for næringsutvikling og innovasjon skal i stør re grad bygge opp under dei regional e partna rskap an e sine satsingsområde. Bergen sområdet skal utviklast som regionalt vekstsentrum og drivkraft for utvikling av heile regionen. Det skal vere ein god balanse mellom storbyen Bergen og distrikta elles i regionen. Hovudmål 3 Høg k valitet i teneste ne Vestlandsregionen skal vidareutvikle og sikre høg kvalitet i dei regionale tenestene til innbyggjarane, organisasjona r og næringslivet på Vestlandet.

27 Side 3 av 10 Delmål Vestlandsregionen skal tilby brukarnære og gode tenester innanfor ein effektiv og desentralisert tenestestruktur. Hovudmål 4 Strategisk infrastruktur bygging Vestlandsregionen skal sikre ein framtidsretta infrastruktur på Vestlandet, med mål om betra samband internt i regionen og gode kommunikasjonar mot resten av landet og ut i Europa. Delmål Ve stlandsregionen skal gjennom ei kontinuerleg satsing på i nfrastruktur og kommunikasjonar nytte s ynergiar mellom vekstkraftige sentra og omlandet betre. Auka samhandling og utvida bu - og arbeidsmarknadsregionar skapar sjølvgenererande vekst - og utvikling. R ealisering av opprusta og ferjefri E39 vil vere ein viktig faktor for å utvikle Vestlandet som nasjonal vekstregion. Vestlandet er samla om at det er vesentleg med gode sambindingsvegar aust - vest, og at dei hovudkorridorane som vert valde dekker regionen s amla best muleg. Gjennom strategisk infrastrukturplanlegging skal vi i større grad få tilgang til, og nytte, tilgjengelege ressursar og all tilg jengeleg kompetanse i regionen. Eit sentralt element i satsinga er ein st erkare digital infrastruktur, noko som styrkar regionen sin attraktivitet for busetnad og næringsetableringar. Hovudmål 5 Kultur og i dentitetsbygging Vestlandsregionen skal bidra til å bygge ein sterkare felles kultur og identitet på tvers av dagens fylkesgrenser, utan at dette går ut over innbyggarane sin identitet til lokalsamfunna dei bur i. Vestlands - identiteten ha r lange historiske tradisjonar. Nynorsk har vore, og er, ein viktig felles identitetsbyggar. Lokale skilnader i kultur vil, og skal framleis vere, viktig og eit felles mål å ta vare på. Delmål Vestlandsregionen skal ut viklast som merkevare og symbol. Eit breitt og mangfaldig kulturtilbod skal sette Vestlandsregionen på kartet som ein sterk og inkluderande kulturformidlar. Hovudmål 6 Berekraftig f orvaltning av samla ressursar Vestlandsregionen skal, innanfor strukturane som vert valde, sikre ei betre forvaltning av dei samla ressursane på Vestlandet enn dagens fylkeskommunar gjer kvar for seg. K ompetansen og ressursane i heile regionen vert nytta. Delmål Naturgjevne føresetnader og menneskelege ressursar på Vestlandet skal nyttast på ein heilskapleg og berekraftig måte. Faglege og admi nistrative ressursar i regionen skal nyttast gjennom ei desentralisert organisering og effektiv samhandling.

28 Side 4 av EIT NYTT REGIONALT FOLKEVALT NIVÅ PÅ DET SENTRALE VESTLANDET 3.1 R egionen sitt namn og merke Fylkesting a går inn for at den nye regionen s itt nam n blir Vestland et/vestlands regionen. Fellesnemnda får i oppgåve å føreslå eit nytt fylkes -/regionvåpen som kan vere eit samlande symbol for dei to noverande vestlandsfylka. 3.2 R epresentanta r i regiontinget Fylkesting a i Hordaland og Sogn og Fjordane går inn for at regiontinget får 65 representanta r. Fellesnemnda får i oppgåve å avklare talet nærare, og skal vidare sjå dette i samanheng med kap. 3.3 i intensj onsplanen ( regionen si valordning ). 3.3 Regionen si valordning Ein Vestlandsregion vert etablert som éin samla valkrins. Ordninga trer i kraft for region -/fylkestingsvalet hausten Dersom Stortinget vedtek ein lovproposisjon i 2018 som opnar for ei valordning med utjamningsmandat, t.d. med tre representantar /man dat frå kvart av dagens fylke, vil Vestlandsregionen vurdere å nytte ei slik val ordning frå og med hausten P olitisk styringsform Fylkestinga i Hordaland og Sogn og Fjordane går inn for at formannskapsmodellen vert lagt til grunn som politisk styringsform for den nye regionen. 3.5 Regionen sitt administrasjonssenter og politisk leiing Bergen vert administrasjonssenter for Vestlandsregionen, med lokalisering av rådmannsfunksjon og politisk leiing. 3.6 Regiontinget, regionutvalet og hovudutvala s ine samlinga r og møte Regiontinget skal ha årl ege samlingar i dagens Sogn og Fjordane. Samlingar utover dette vert i hovudsak lagt til administrasjonssenteret. Regionutvalet og hovudutvala sine møte vil i utgangspunktet vere la gt til administrasjonssenteret. Hovudutvala og regionutvalet skal likevel vere fleksible og kunne alternere i regionen for å ivareta lokalkunnskap og for å halde oppe kontakten med lokalsamfunna i heile regionen. Alle utvala skal ha årlege samlinga r i dagens Sogn og Fjordane. 3.7 Administrasjonsspråk og statleg tenestespråk Nynorsk vert administrasjonsspråk og statleg tenestespråk for den nye regionen.

29 Side 5 av LEIING, ORGANISERING OG ARBEIDSDELING Vestlandet skal organiserast slik at regionen samla kjem sterkare ut i eit godt samspel mellom distrikta og byområda. 4.1 Politisk organisering Den politiske organiseringa inneber eit regiontin g, eit regionutval og fire hovudutval (grunnstruktur) : Regiontinget Regionutvalet Samferdsle Opplæring og idrett Næring Kultur Fellesnemnda får i oppgåve å fremje forslag til den endelege politiske organiseringa innanfor desse rammene, herunder kontrollutval og administrasjonsutval. I denne vurderinga skal også tannhelsetenesta og alle nye oppgåver til det regiona le folkevalde nivået vurderast /innplasserast. 4.2 Administrativ organisering Den nye regionen må utvikle ein samla organisasjonsplan. Organisasjonsplanen bør m.a. definere leiing og lineansvar, stabs - og støttefunksjo nar og strategisk planlegging sansvar. Administrasjonssjefen vil ha ansvar for overordna strategisk samordning og styring av regionen. Stabs - og støttefunksjonar kan vere økonomistyring, HR, innkjøp, IKT, bygge - og eigedomsforvaltninga m.m. Strategisk planleggin g kan omfatte m.a. regional planstrategi, klima og miljø og folkehelse. Administrasjonssjefen skal sikre ein kompetent og effektiv organisasjon. Oppgåver innanfor dei sentrale fagområda skal framleis kunne utførast i båe dagens fylke. Tilsette kan halde f ram å arbeide innanfor ulike sektorar, sjølv om dei ikkje bur og arbeider der administrativ sektorleiing har hovudsete. Dette gjeld også for dei sentrale stabs -, drifts - og støttefunksjonane, som også kan organiserast desentralisert og gjennomgåande i orga nisasjonen. Sektorinterne funksjonar og fagleg oppgåveløysing av meir operativ karakter kan organiserast med leiing og fysisk plassering andre stader enn der den administrative sektorleiinga er lokalisert. Hovudutvalsstrukturen dannar utgangspunktet for den administrativ e organisering a (leiingsdeling a ): Hovudutval Næring Opplæring og idrett Samferdsle Kultur Administrativ sektor l eiing (geografisk plassering av toppleiing ) Delt fagleg - administrativt ansvar: Hordaland og Sogn og Fjordane Hordaland Kollektivtransport : Hordaland Veg: Sogn og Fjordane Kultur: Sogn og Fjordane

30 Side 6 av 10 Den administrative organiseringa (leiingsdelinga) er n ærare illustrert under: Administrasjonssjef (Hordaland) Veg (Sogn og Fjordane ) Kollektiv - transport (Hordaland) Opplæring og idrett (Hord aland) Næring (Hordaland) Næring (Sogn og Fjordane) Kultur (Sogn og Fjordane ) Hovudutval for samferdsle Hovudutval for opplæring og idrett Hovudutval for næring Hovudutval for kultur Administrative sektorleiarar i den nye regionen skal ha tilstrekkelege strategiske funksjonar til å kunne utøve ei profesjonell og effektiv administrativ leiing, med nødvend ige ressursar og kompetanse. For å sikre ein regional balanse og tilstrekkeleg lok al tilknyting, v er t oppgåvene innanfor dei ulike sektorane fordelte slik: Samferdsleområdet : Under hovudutval for samferdsle vert ansvaret for kollektivtransporttilbodet og veg delt mellom to sektorleiarar. Sektorleiar for kollektivtransport får ansvaret for tenestetilbodet i heile regionen, og denne får sitt hovudsete i Hordaland (Bergen). Sektorleiar for veg får sitt hovudsete i Sogn og Fjordane. Det vil under denne sektorleiaren bli etablert eit tredelt plan - og strategiansvar for dei geografiske områda Sogn og Fjordane, Bergensområdet og distrikta i Hordaland. Vidaregåande opplæring og idrett : Sektorleiar for vidaregåande opplæring og idrett skal ha sitt hovudsete i Hordaland (Bergen). Under denne leiaren vert plan - og strategiansvar et for den vidaregå ande opplæringa i Bergensområdet lagt til Hordaland, medan tilsvarande plan - og strategiansvar for den vidaregåande opplæringa i distrikta utan om Bergensområdet vert lagt til Sogn og Fjordane. Næring: Under hovudutval for næring vert det etablert eit delt geografisk ansvar basert på dagens fylke, Hordaland og Sogn og Fjordane (to likestilte sektorleiarar). Hovudutvalet skal samordne den næringsretta innsatsen i Vestlandsregionen. Kultur : Sektorleiar f or kultur skal ha sitt hovudsete i Sogn og Fjordane. Det vil under denne sektorleiaren bli etablert eit tredelt plan - og strategiansvar for dei geografiske områda Sogn og Fjordane, Bergensområdet og distrikta i Hordaland. Dette kan også illustrerast gjenn om følgjande matrise (organisasjonsskisse) :

31 Side 7 av 10 Politisk leiing Stab/støtte Administrativ leiing Strategisk planlegging Veg (SFJ) Kollektiv (H) Oppl./idr. (H) Næring (H) Næring (SFJ) Kultur (SFJ) Sogn og Fjordane Strat.distr. Strat.distr. opplæring Strat.distr. Strat.distr. Hordaland Bergen Strat.by Strat. Strat.by Strat.by Strat.by Hordaland Distrikt Strat.distr. Strat.distr. idrett Strat.distr. Strat.distr. E ndeleg administrativ organisering vert lagt på plass innanfor desse rammene. 5. F RAMTIDIG TENESTEYTING Vestlandsregionen skal vidareutvikle og sikre høg kvalitet i dei regionale tenestene til innbyggjarane, organisasjonar og næringslivet på Vestlandet. Regionen skal tilby brukarnære og gode tenester innanfor ein effektiv og desentralisertenestestruktur. Vestlandsregionen skal yte best muleg tenester og service ov erfor innbyggarane gjennom: o o o o Ein skulestruktur med eit breitt og likeverdig tilbod med fridom til å velje studieprogram Eit effektivt, miljøvenleg og framtidstidsretta kollektivtransportsystem Ein kvalitativt god s tandard på vegnett og ferjesamband Eit kulturtilbod med gode og tilgjengelege idrettsanlegg Samordning på tvers av sektorar skal vere eit prioritert og tydeleg kjenneteikn ved Vestlandsregionen si framtidige tenesteyting. R egionen si disp onering av økonomiske ressursar er med på å legge rammene for tenestetilbodet og regionalt utviklingsarbeid. Det vil vere viktig å finne ein god balanse i bruken av ressursaretta mot Bergensområdet og distrikt a i regionen.

32 Side 8 av T ILSETTE Vestlandsregionen skal utøve ei styrkt regionalpolitisk rolle som samfunnsutviklar og tenesteleverandør. Dette vil innebere ein større organisasjon og langt fleire tilsette enn det dei to fylkeskommunane kvar for seg har erfaring med å handtere i dag. E i t viktig mål med sam anslåinga er å skape bet re føresetnader for e i n kompetent og effektiv administrasjon og tenesteproduksjon, med attraktive og utviklande arbeidsplassar. Ingen som er tilsette i dei to fylkeskommuna ne på sam anslåingstidspunktet skal kunne s e i ast opp som følgje av sam anslåinga. Endring ar i stilling og arbeidsoppgå ver må likevel kunne reknast med. Medarbeidarar som eventuelt bli r overtalige som følg j e av «dublering» eller behov for ny organisering, vil få tilbod om annan høveleg stilling med utgangspunkt i kompetanse og arbeidserfaring etter på førehand haldne samtalar og drøftingar i samsvar med avtaleverk. Vernet mot opps eiing av medarbeid arar som eventuelt blir overtal ige som følgje a v samanslåinga, skal vare i 5 fem år frå sam ansl åingsdato. Ein skal i størst muleg grad nytte naturleg avgang som eit aktivt verkemiddel for å unngå oppseiing av tilsette i ein eventuell nedbemanningsprosess. Dersom lokalisering av a rbeidsplassar medfører endr a arbeidsst a d for n overande tilsette, skal det leggjast til rette for fleksible overgangsordninga r slik at den tilsette får ei moglegheit til å halde fram med å jobbe i den nye regionen. Perioden for slike overgangsordning a r skal ha 5 f e m års varighe it frå sam anslåingsdato. Generell e og spesiel le overgangsordninga r av denne typen vert fastsette etter nærare drøftinga r med de i som vert berørte og med tillitsval d e. Ingen tilsette skal få forringa sine løns - og arbeidsvilkår som følgje av samanslåinga. Det vert sett ned ei partssamansett arbeidsgr uppe som skal utvikle ein felles lønspolitikk og få til ei harmonisering av dei tilsette sine løns - og arbeidsvilkår der dette er rimeleg. Partane skal forhandle fram felles retningsliner for handsaming av overtalige, der ein m.a. tek omsyn til rimeleg reisetid ved tilbod om endra arbeidsstad. Samanslåinga skal ikkje svekke rolla til arbeidstakarorganisasjonane. Ein skal utøve samråding med representasjon frå dei eksisterande fylkeskommunane i den nye Vestlandsregionen. Dersom den nye regionen får fleir e administrative nivå, må ein sikre ressursar til tillitsvalde også på desse nivåa, slik at samråding mellom tilsette og arbeidsgjevar kan gå føre seg her. Ressursane til tillitsvalde på alle nivå skal oppretthaldast (minst) som i dag. 7. ØKONOMI Disponib el formue mv. frå dei to fylkeskommunane skal frå disponerast av det nye regiontinget til beste for innbyggjarar, samfunn og næringsliv i heile den nye Vestlandsregionen. Då Sogn og Fjordane fylkeskommune har relativt høge netto formuesverdiar og høge lokale inntekter, blir fylket gitt høve til å la desse verdiane bli haldne utanfor regionetableringa i Dersom fylkeskommunen vel å gjere dette, vil fylket kunne leggje nemnde verdiar i eigne investerings - og disposisjonsfond. Det samla fondsb eløpet skal ikkje overstige 1,5 mrd.kr. I så fall kan heile beløpet frå salet av Fjord1 AS (1.064 mill.kr, inkl. sluttoppgjer i juni 2020) og det fylkeskommunen eventuelt måtte ha av bokførte aksjeverdiar i SFE AS/SF Holding AS ved regionetableringa i 2020 (356 mill.kr pr ) fondsplasserast. Fondsmidlane, og utbytte av aksjane, skal kunne nyttast til særskilde investerings - og utviklingsprosjekt i Sogn og Fjordane.

33 Side 9 av 10 Fellesnemnda får i oppgåve å bli samde om vedtekter for fondet. Regiontinget vil delegere forvaltninga fondet til eit fondsstyre, valt av og blant regiontingets medlemer. I fondsstyre skal representantar frå Sogn og Fjordane ha fleirtal. 8. SAMANSETTING AV FELLESNEMND FOR OVERGANGSPERIODEN Det vert oppnemnt e i fellesnemnd som går ut frå d ei to n overande fylkesting a i samsvar med i nndelingslova. Nemnda skal v ere samansett av dei to fylkesutvala i Sogn og Fjordane og Hordaland, til saman 24 medleme r. Fellesnemnda skal ha leiar frå Hordaland og nestleiar frå S ogn og Fjordane. Det vil bli vurdert å etablere eit arbeidsutval ut frå fellesnemnda sine medlemer. Arbeidsoppgåver, rolle og fullmakter for felles nemnda vert fastsett ved vedtak i dei respektive fylkestinga. 9. V AL AV NYTT REGIONTING Fylkesting a går inn for at representantar til det n ye regiontinget vert valde gjennom valet hausten 2019, og at kon stituering av det nye regiontinget vert gjort s einast VILKÅ R FOR DEN NYE REGIONEN Fylkestinga i Hordaland og Sogn og Fjordane sluttar seg til intensjonsplanen, og stiller følgjande vilkår for å etablere ein ny folkevald region : a) Viktige samfunnsoppgåver blir overført frå statleg til regionalt folkevalt nivå, og desse vert sett i samanheng med sentrale oppgåver og ansvarsområde som fylkeskommunane no har. b) Det er ein føresetnad at ansvaret for kollektivtransport og vidaregåande opplæring framleis skal liggje til regionen/fylkeskommunane. c) Regionen skal ha ansvaret for den offentlege tannhelsetenesta. d) Hordaland og Sogn og Fjordane fylkeskommunar føreset at fylka i sin heilskap inngår i den nye Vestlands regionen. e) Dei to fylkeskommunane legg til grunn at fylkesmannsembetet får ei organisering og ei regional inndeling som samsvarer med det nye folkevalde regionale n ivået sin geografiske struktur. f) Det vert lagt til grunn at fylkesmannsembetet skal ha ei desentralisert forval tning lokalisert i dagens fylke, med leiing frå Sogn og Fjordane. g) Dei to fylkeskommunane legg til grunn at det nye regionkontoret for NAV vert lokalisert i Bergen. h) Eit eventuelt regio nalt bestille r ansvar for landsdekkande ferje verksemd vert lagt til Vestlandet.

34 Side 10 av 10 Os, 17. januar 2017 Jenny Følling Fylkesordførar Sogn og Fjordane (sign.) Pål Kårbø Fylkes vara ordførar Hordaland (sign.) Intensjonsplanen er signert med atterhald om at denne vert godkjend i fylkestinga i Sogn og Fjordane og Hordaland.

35 Kommunesektorens organisasjon ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Dato:

36 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 1 DOKUMENTINFORMASJON Oppdragsgiver: Kommunesektorens organisasjon Rapporttittel: ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Utgave/dato: 1 / 11. sep Arkivreferanse: - Oppdrag: Roller i fremtidens regioner Oppdragsleder: Erik Plathe Fag: Analyse og utredning Tema Kommunal og regional planlegging Skrevet av: Erik Plathe, May Britt Hernes i samarbeid med Svein Arne Skuggen Hoff Vilja Plan og prosess Asplan Viak AS Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

37 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 2 FORORD Asplan Viak har i samarbeid med Vilja Plan og prosess gjennomført et KS-FoU prosjekt om rollen som regional planmyndighet og planfaglig veileder i framtidens regioner. Hensikten med prosjektet har vært å definere hva rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder kan og bør inneholde for framtidens folkevalgte regionale nivå. Prosjektet har hatt et helhetsperspektiv og tatt utgangspunkt i sammenhengene mellom oppgaveområder dagens fylkeskommuner har som tjenesteprodusent, samfunnsutvikler og myndighetsutøver. Prosjektet har vært et prosessorientert FoU-prosjekt bygget opp rundt 3 utfordringssamlinger med deltagelse fra fylkeskommunene, KMD og inviterte fra kommuner og fylkesmannen. Resultater og anbefalinger i rapporten bygger på innspill fra utfordringssamlingene og faglige analyser og syntese som er gjennomført i regi av prosjektet. Vurderingene og anbefalingene i denne rapporten står Asplan Viak og Vilja Plan og Prosess ansvarlig for. Det rettes en stor takk til alle som har deltatt og bidratt på utfordringssamlingene. Særlig takk til Hordaland, Trøndelag og Akershus fylkeskommune som har vært vertsregioner for samlingene, og bidratt til at prosjektet kunne gjennomføres innenfor rammene. Prosjektet er gjennomført av seniorplanlegger Erik Plathe og seniorplanlegger May Britt Hernes, Asplan Viak, og Svein Arne Skuggen Hoff, Vilja plan og prosess. Henning Berby har vært fagkontakt hos oppdragsgiver. Erik Plathe, Asplan Viak har vært prosjektleder. Kongsberg, Erik Plathe Oppdragsleder Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

38 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 3 INNHOLD 1 PROSJEKTETS INNRETTING RAMMENE I LOVVERKET Den regionale planleggingen Veiledning og bistand etter plan- og bygningsloven DEN REGIONALE PLANLEGGINGEN I ET GJENNOMFØRINGSPERSPEKTIV Hva menes med gjennomføring av regionale planer Fra regionale enkeltplaner til et gjennomføringsrettet regionalt plansystem Regional planlegging som verktøy for gjennomføring av kommunale utfordringer Sammenfattende vurderinger ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET Forutsetninger for effektiv utøvelse av rollen Sammenfattende vurderinger PLANFAGLIG VEILEDNING I EN NY KOMMUNE OG REGIONSTRUKTUR Dagens praktisering av veiledningen Rolledelingen mellom fylkeskommunen og fylkesmannen i veiledningen Rollen som regional planmyndighet og veiledningsrollen Sammenfattende vurderinger ET ROBUST REGIONALT PLANSYSTEM I FREMTIDENS REGIONER Forholdet til samfunnsutviklerrollen Hovedinnhold i et regionalt plansystem SAMMENFATTENDE ANBEFALINGER Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

39 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 4 1 PROSJEKTETS INNRETTING Dette FoU-prosjektet har vært et prosessrettet prosjekt med sikte på å etablere en faglig kritisk og framover-rettet diskusjon om regionenes rolle som regional planmyndighet og planfaglig veileder. FoU-prosjektet er ut fra dette bygget opp som tre utfordringssamlinger der fylkeskommunene, representanter fra fylkesmannen, KMD og enkelte inviterte kommuner har deltatt. Rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder praktiseres ulikt og med varierende tyngde i dagens fylkeskommuner og går inn i en større diskusjon om regionenes framtidige samfunnsutviklerrolle. Denne diskusjonen har både politiske og faglige aspekter som er belyst gjennom en rekke tidligere utredninger. Mange av utredningene har hatt som utgangspunkt hvordan fylkeskommunen og et fremtidig regionalt nivå kan styrkes. Bakteppet er blant annet ulike syn på dagens fylkeskommuners rolle, lavere valgdeltakelse som indikerer at fylkeskommunens legitimitet har vært sviktende i befolkningen, og at gjennomføringskraften og synet på nytten av regionale planer er varierende. I dette FoU- prosjektet er det et ønske om utfordrende nytenkning om den regionale planleggingen. Dette kan innebære at dagens måte å drive regional planlegging på må utfordres. Også hvilken funksjon regionale planer har for gjennomføring og effektivitet i planleggingen og de samfunnsoppgavene som skal løses er et sentralt spørsmål. Den regionale planstrategiens potensiale som regionalpolitisk verktøy er en del av dette. Prosjektets 3 utfordringssamlinger ble gjennomført første halvår 2017 med følgende hovedtema: 1. Regional planlegging og gjennomføring 2. Rollen som regional planmyndighet i fremtidens regioner 3. Planfaglig veiledning i en ny kommune- og regionstruktur Den første utfordringssamlingen med regional planlegging og gjennomføring som tema ble gjennomført i Bergen 2. februar 2017 med Hordaland fylkeskommune som vertskap. Samlingen hadde vel 50 deltakere fra fylkeskommunene, Oslo kommune, KMD, KS og prosjektet. Den andre utfordringssamlingen med rollen som regional planmyndighet som tema ble gjennomført i Stjørdal 20. april 2017 med Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommune som vertskap. Samlingen hadde vel 30 deltakere fra fylkeskommunene, Oslo kommune, KMD, KS og prosjektet. Den tredje utfordringssamlingen med rollen som planfaglig veileder som tema ble gjennomført i Oslo 8. juni 2017 med Akershus fylkeskommune som vertskap. Samlingen hadde vel 30 deltakere fra fylkeskommunene, Fylkesmann, KMD, KS og prosjektet. I samlingene ble det presentert problemstillinger som skulle utfordre deltagerne til ikke bare å tenke på gjeldende praksis, men hva som blir viktig å ha fokus på framover. FoU-prosjektets analyser og konklusjoner bygger på utfordringssamlingene. Forberedte innlegg i samlingene og oppsummering fra disse er dokumentasjon for det arbeidet som er gjennomført, og går fram i egen vedleggsrapport til denne sluttrapporten. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

40 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 5 2 RAMMENE I LOVVERKET I dette kapitlet er det innledningsvis gitt en gjennomgang av de viktigste rammene i lovverket for regionenes utøvelse av rollen som regional planmyndighet og den planfaglige veiledningen. 2.1 Den regionale planleggingen Regionenes rolle som planmyndighet er i utgangspunktet forankret i plan- og bygningsloven 3-4; Regional planlegging har til formål å stimulere den fysiske, miljømessige, helsemessige, økonomiske, sosiale og kulturelle utvikling i en region. Del III regional planlegging i plan- og bygningsloven omfatter følgende kapitler: Kapittel 7 Regional planstrategi Kapittel 8 Regional plan og regional planbestemmelse Kapittel 9 Interkommunalt plansamarbeid I forarbeidende til plan- og bygningsloven av 2008 blir det framhevet at ansvaret for regional planlegging etter loven blir noe mer sammensatt enn for kommunal planlegging, fordi slik planlegging kan både skje ved utarbeiding av regionale planer og gjennom interkommunalt plansamarbeid. Det pekes på at regional planmyndighet likevel har en særlig viktig rolle som hovedansvarlig for at det skjer egnet planlegging i regionen og eventuelt over regiongrensene. Det pekes videre på at regional planmyndighet har ansvar for å initiere og utvikle interkommunalt plansamarbeid der dette er nødvendig og hensiktsmessig for å løse oppgaver som går ut over den enkelte kommune, etter nærmere regler i lovens 9. Men det understrekes også at loven presiserer at ansvar for nødvendig planlegging over kommunegrensene også tilligger kommuner i fellesskap gjennom interkommunalt plansamarbeid. Plan- og bygningsloven er en viktig samordningslov og dette er nedfelt flere steder i loven. All planlegging etter loven skal sikre samordning både mellom sektorer og mellom forvaltningsnivåene stat, regional planmyndighet og kommune. Dette er nedfelt i: Formålsparagrafen 1-1 angir at planleggingen skal være et sektorovergripende og felles redskap for offentlige myndigheter og organ. Bestemmelsen peker på det sentrale formålet med en samordnet samfunnsplanlegging hvor bruken av arealer og andre ressurser skal vurderes i en bredere samfunnsmessig sammenheng. 3-1 om oppgaver og hensyn i planleggingen slår fast at et hovedformål med planleggingen er å fremme helhet ved å se sektorer, interesser og oppgaver i sammenheng. Samordningen skal få fram de ulike interessene og hensynene som skal avveies i planprosessen, og deretter skal planene være et felles grunnlag for gjennomføring og være forpliktende for alle medvirkende myndigheter. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

41 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 6 I 3-2 om ansvar og bistand i planleggingen fastslår loven at alle offentlige organer både har rett og plikt til å delta i planleggingen når den berører deres saksfelt. Planleggingen skal være en felles arena som alle relevante myndigheter skal delta i for å utveksle og formidle informasjon som kan ha betydning for planleggingen. Plan- og bygningsloven peker også på særskilte felles planleggingsoppgaver i 3-6 der staten, regional planmyndighet og kommunene har ansvar for å løse planoppgaver av nasjonal eller regional betydning. Loven nevner spesielt samordnet areal- og transportplanlegging, planlegging av større sammenhengende natur- og friluftsområder rundt byer og tettsteder, samordnet vannplanlegging og kystsoneplanlegging. Plan- og bygningsloven av 2008 har flere virkemidler knyttet til den regionale arealplanleggingen enn den tidligere loven, som for eksempel regional planbestemmelse Særskilt om lovendringene i 2014 og regional planstrategi I lovkommentarene til plan- og bygningsloven av 2008 ble det vektlagt at regional planstrategi var et nytt planinstrument og det eneste obligatoriske element for planlegging på regionalt nivå i loven. Dette var en endring fra den gamle loven der alle fylkeskommunene skulle utarbeide en fylkesplan. Da den nye loven trådte i kraft skulle den regionale planstrategien jfr. 7-1 andre ledd; redegjøre for viktige regionale utviklingstrekk og utfordringer, vurdere langsiktige utviklingsmuligheter, og ta stilling til spørsmål som skal tas opp gjennom videre planlegging. I 2014 ble 7-1 om regional planstrategi endret gjennom lov 19. desember 2014 nr. 91, som trådte i kraft Til andre ledd ble det da tilføyd at det i den regionale planstrategien skal tas stilling til langsiktige utviklingsmål. Departementet begrunner lovendringen med at den overordnede måldiskusjonen for fylket bør tas i arbeidet med den regionale planstrategien. Dette pekes på som nødvendig for å få en god begrunnelse for valg av plantema for perioden og at den viktige diskusjonen om overordnede mål for fylket kan falle bort dersom fylkeskommunen kun velger å utarbeide tematiske regionale planer. Med denne lovendringen er den regionale planstrategien gitt en funksjon som politisk styringsdokument som grenser opp mot plan, og skiller seg klart fra de kommunale planstrategiene. Det gir også nye muligheter for bruk av den regionale planstrategien i et regionalt plansystem Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) Sett ut fra et gjennomføringsperspektiv må rollen som regional planmyndighet også sees i sammenheng med regionenes økonomiplanlegging. For kommuneplanleggingen framgår sammenhengen til den lovpålagte økonomiplanleggingen direkte i loven ( 11-1). Det gjør det ikke for den regionale planleggingen. Fylkeskommunene/regionene er i henhold til kommuneloven imidlertid bundet av de samme kravene til økonomiplanlegging i kommunelovens 44 som kommunene. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

42 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Veiledning og bistand etter plan- og bygningsloven Fylkeskommunenes ansvar for planfaglig veiledning er forankret i plan- og bygningsloven 3-2 om ansvar og bistand etter loven, og 3-4 regionens planoppgaver og planleggingsmyndighet. 3-2 fjerde ledd lyder; Fylkesmannen skal påse at kommunene oppfyller plikten til planlegging etter loven. Regional planmyndighet skal veilede og bistå kommunene i deres planleggingsoppgaver. 3-4 tredje ledd lyder; Regional planmyndighet skal sørge for å ha tilgang til nødvendig planfaglig kompetanse for utarbeiding og behandling av planer og planfaglig veiledningsvirksomhet etter loven. Etter lovkommentarene til plan- og bygningsloven av 2008 har fylkeskommunene hovedansvaret for å gi kommunene veiledning jfr. utsnittet i figur 2.1. Figur 2.1 Utsnitt fra lovkommentarene til plandelen om ansvars og oppgavedelingen mellom myndigheter i planleggingen Lovkommentarene understreker også at fylkeskommunene skal ha nødvendig kompetanse til å utøve veiledningen jfr. utsnittet i figur 2.2. Figur 2.2 Utsnitt fra lovkommentarene til plandelen om ansvars- og oppgavedelingen mellom myndigheter i planleggingen. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

43 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 8 3 DEN REGIONALE PLANLEGGINGEN I ET GJENNOMFØRINGSPERSPEKTIV Regional planlegging har som annen planlegging liten samfunnsnytte om den ikke legger til rette for gjennomføring enten dette gjelder tjenesteyting, regional utvikling eller forvaltning, herunder regional arealforvaltning. Fordi gjennomføringen er essensiell for både forståelsen av rollen som regional planmyndighet og dens samfunnsnytte ble gjennomføring av regionale planer satt på dagsorden i den første utfordringssamlingen. Sentrale spørsmål var blant annet knyttet til; Er regionale planer et effektivt verktøy for gjennomføring av viktige regionale samfunnsoppgaver og regional politikk? Hva menes med gjennomføring av regionale planer? Hvilken retning bør planleggingen i de nye regionene ta for å være gjennomføringsrettet? Hvordan kan gjennomføring av regionale planer styrke samfunnsutviklerrollen i de nye regionene? Sammenhengene mellom oppgaveområder dagens fylkeskommuner har som tjenesteprodusent, samfunnsutvikler og myndighetsutøver ble lagt til grunn for diskusjonene. 3.1 Hva menes med gjennomføring av regionale planer Innledningsvis ble deltakerne bedt om å klargjøre hva de mente med gjennomføring av regionale planer. I diskusjonene ble gjennomføringen særlig knyttet til realisering av mål i regionale planer gjennom systematisk prioritering og oppfølging, og realisere tiltak i de regionale planenes handlingsprogram tiltak gjennom samarbeid, samordning og prioritering av ressurser. Det ble også fokusert på etablering av nødvendige partnerskap og avtaler for gjennomføring, og sikre måling og rapportering av resultater. 3.2 Fra regionale enkeltplaner til et gjennomføringsrettet regionalt plansystem Et tydelig innspill fra innledningene og i diskusjonene i samlingen var dreining av fokus fra gjennomføring av enkeltplaner til utvikling av gjennomføringsrettede regionale plansystem. Det regionale plansystemet må favne helheten i fylkeskommunens/regionens oppgaver knyttet til tjenesteyting, forvaltning og myndighetsutøvelse, og ikke ensidig fokusere på regionale planer etter plan- og bygningsloven. Sammenhengene fra overordnede regionale mål og strategier til prioriteringer i økonomiplan og virksomhetsstyring er sentralt i et gjennomføringsperspektiv. Det ble også vektlagt at regional planstrategi må utvikles som verktøy for en overbyggende regional politikk (regionale utviklingsmål, satsingsområder mv) i det regionale plansystemet, og ikke bare være et verktøy for å prioritere hvilke planer fylkeskommunen skal utarbeide i valgperioden. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

44 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 9 Flere pekte også på at antallet regionale planer er for stort i forhold til evnen til oppfølging og gjennomføring. Det er nødvendig med bedre vurderinger av når regional plan er egnet som verktøy for gjennomføring, og om regional plan er det riktige verktøyet for å løse aktuelle regionale samfunnsutfordringer. 3.3 Regional planlegging som verktøy for gjennomføring av kommunale utfordringer Bergen og Kvam kommuner var invitert til å gi sine innspill om hva kommunene oppfatter som viktig ved gjennomføring av regionale planer og deres funksjon. Kommunene understreket at regionene har en viktig samordningsfunksjon og er en viktig møteplass for kommunene. Regional kunnskap er viktig for kommunene, og det regionale nivået har en viktig rolle i å frambringe kunnskap over kommunegrensene. Det er likevel ikke gitt at regionale planer løser sentrale samfunnsutfordringer for kommunene, kunnskap som grunnlag for kommunal planlegging kan være vel så viktig. Det ble også pekt på nødvendigheten av god kobling mellom regional arealpolitikk og regional lokalisering av institusjoner og tjenester. Forutsigbarhet i fylkeskommunenes egne lokaliseringsvalg og prioriteringer er viktig for kommunene. Regionale midler til å drive utviklingsorientert planlegging kan også være viktig for mindre kommuner. Det ble også stilt spørsmål om det blir det utarbeidet for mange regionale planer, og om de er for lite dynamiske, slik at de ofte er utdaterte når de er ferdige. Det ble også stilt spørsmål om hvordan regionene og kommunene kan sikre bedre oppfølging av de regionale planene som faktisk blir vedtatt. Har regionale planer riktig detaljeringsnivå for de regionale føringene som gis? Går de for langt ned i detaljene i forhold til den kommunale planleggingen? Hvordan kan regionene være en ressurs for kommunene? I hvilken grad skal regionene vektlegge tilrettelegging versus å være styrende? 3.4 Sammenfattende vurderinger Diskusjonene i samlingen peker på et behov for å fokusere på utvikling av regionale plansystem som er rettet mot gjennomføring. Fylkeskommunens bredde av oppgaver, tjenester og myndighetsforvaltning må inngå i det regionale plansystemet. Sammenfattet peker dette i retning av at: Regionale planer ikke kan sees isolert, men må inngå i et regionalt plansystem der det er sammenheng fra overordnede regionale mål og strategier til prioriteringer i økonomiplan og virksomhetsstyring. Regionene må utvikle robuste regionale plansystem rettet mot gjennomføring. Det regionale plansystemet er ikke godt nok definert i dag. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

45 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 10 Det må være sammenheng fra regional planstrategi, valg av mål og strategier i regionale planer, handlingsdel i regionale planer, føringer for gjennomføring i andre tematiske planer, virksomhetsplanlegging og fylkeskommunens økonomiplan. Det er behov for sterk strategisk ledelse og samordning på tvers av sektorene i fylkeskommunene for å styrke gjennomføringen Det kan være behov for å begrense bruken av regionale planer. Diskusjonene tydeliggjorde at det i flere fylker er tydelige utfordringer knyttet til antallet og omfanget av regionale planer i forhold til regionens, kommunenes og statens evne til oppfølging og gjennomføring. Det er behov for et mer systematisk arbeid med oppfølging av regionale planer. Det blir i dag brukt mye ressurser på gjennomføring av planprosesser, mens organisasjonene ikke er tilsvarende rigget for oppfølging og gjennomføring av planene. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

46 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 11 4 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET På utfordringssamlingen i Stjørdal ble rollen som regional planmyndighet satt som tema. Samlingen var en direkte forlengelse av den første utfordringssamlingen. Sentrale diskusjonstema var knyttet til; Hvordan rollen defineres og utøves Hvilke deler av utøvelsen av rollen som blir særlig viktig i fremtidens regioner Hvilke forutsetninger som må være tilstede for å kunne utøve rollen som regional planmyndighet på en effektiv måte Grensesnittet mellom kommunens og regionens rolle som planmyndighet og samfunnsutvikler I den første delen av utfordringssamlingen ble deltagerne bedt om å drøfte hvordan de definerer rollen som regional planmyndighet. Hensikten med spørsmålet var å få oversikt over med hvilken bredde/avgrensning rollen forstås og utøves. Diskusjonene om rollen som regional planmyndighet viste et overraskende stort spenn. Enkelte pekte på at det var utfordrende å snakke om rollen når fylkeskommunene legger så mye ulikt i rollen. Diskusjonene pekte videre i retning av at utøvelsen av regional planmyndighet må forstås bredt, og sees i sammenheng med regionens samlede oppgaver knyttet til tjenesteproduksjon, forvaltning og myndighetsutøvelse. Dette støttes også av innspill og eksempler fra den første utfordringssamlingen. Det er en sammenheng mellom lokalisering av videregående skoler og styrking av regionens senterstruktur, som det ble pekt på i den første utfordringssamlingen. Det ble også satt under diskusjon hvilke deler av utøvelsen av rollen som regional planmyndighet som blir særlig viktig i fremtidens regioner. Her ble det pekt på: Større vekt på strategiske planer Sterkere vektlegging av partnerskap, samarbeid og nettverk Større vekt på samordning av statlige virkemidler Arbeide sammen med delregioner og regionråd. Dette blir viktigere når regionene får ulik størrelse. Mer prosjektrettet jobbing Kunnskapsformidling Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

47 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Forutsetninger for effektiv utøvelse av rollen I den andre delen av utfordringssamlingen ble det reist spørsmål om hvilke forutsetninger som må være tilstede for at regionene kan utøve rollen som regional planmyndighet på en effektiv måte. Det ble fokusert på fire tema; Utforming av en overordnet politikk for regionen, hvilken funksjon skal planstrategien ha for dette? Når bør regional plan brukes for å utøve regional myndighet? Bør regionale handlingsprogram være integrert i regionenes økonomiplan? Hva vil dette kreve av regionens plansystem? Grensesnittet mellom kommunenes og regionenes rolle som samfunnsutviklere? Hvordan kan regionene styrke kommunenes arbeid? Utforming av en overordnet politikk for regionen og planstrategiens rolle I denne delen av diskusjonen ble det satt fokus på utforming av en overordnet politikk for regionene og den regionale planstrategiens rolle. Dette er et tema som er særlig aktualisert etter lovendringene i 2014 der det nå forutsettes at den regionale planstrategien skal ta stilling til langsiktige utviklingsmål for regionen jfr. kapittel Momentene fra gruppene, og særlig diskusjonen i plenum viste et overraskende stort sprik i synet på den regionale planstrategien etter lovendringen i Noen oppfattet «skal» formuleringen i 7-1 i plan- og bygningsloven om at planstrategien skal ta stilling til langsiktige utviklingsmål som veiledende, men vektla at de langsiktige målene bør utvikles i en regional samfunnsdel for å sikre prosess og legitimiteten til målene som ble satt. Andre fylkeskommuner har utviklet regionale planstrategier med tydelige satsingsområder/mål Når bør regional plan velges som verktøy I den første utfordringssamlingen ble det fra flere pekt på at det utarbeides for mange regionale planer, og at det er manglende oppfølging og gjennomføring av dem. I diskusjonene i denne samlingen ble det reist spørsmål om hva som bør være det fundamentale spørsmålet for om regional plan skal velges som verktøy for å utøve regional planmyndighet. Momentene fra gruppene og diskusjonene i plenum pekte klart i retning av at regional plan i første rekke bør brukes når det er behov for regional samordning, og det er behov for de virkemidlene kapittel 8 i plan- og bygningsloven gir fylkeskommunene. Innspillene fra den første utfordringssamlingen om gjennomføring, viser at valget av regional plan som verktøy også betinger at det etableres et opplegg for å gjennomføre planen. Regional plan ble framhevet som virkemiddel når flere forvaltningsnivå er involvert og det er behov for forpliktende samordning og oppfølging, når det foreligger komplekse problemstillinger som krever avveiing, og når det er mange interesser og potensielle konfliktområder. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

48 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Bør regionale handlingsprogram integreres i økonomiplanen Det tredje spørsmålet som ble satt på dagsorden var forholdet til fylkeskommunenes økonomiplanlegging og spesielt om handlingsprogram i regionale planer bør integreres i økonomiplanen. For mange kommuner har det vært et viktig grep å integrere kommuneplanens handlingsdel 1 i økonomiplanen, med en synliggjøring av hvordan samfunnsdelens satsingsområder følges opp. Kommunelovutvalget foreslår at dette blir obligatorisk gjennom en «ny økonomiplan» der handlingsdelen er integrert i økonomiplanen. I enkelte fylkeskommuner er dette også praksis (for eksempel Oppland). Momentene fra gruppene og diskusjonene i plenum viste en entydig anbefaling om sterkere integrasjon av regionale handlingsprogram og annen tilgrensende aktivitet i fylkeskommunens økonomiplan etter 44 i kommuneloven. Hoved innspillene fra gruppene kan sammenfattes til at det må være sammenheng i det regionale plansystemet helt ned til økonomiplanen Grensesnittet mellom kommunene og regionenes rolle som planmyndighet og samfunnsutvikler Det fjerde spørsmålet som ble tatt opp på samlingen var knyttet til grensesnittet mellom kommunene og regionenes rolle som planmyndighet og samfunnsutvikler. Hvordan kan de nye regionene være en ressurs for kommunene i utøvelsen av rollen som regional planmyndighet? Utviklingsorientert med vekt på samordning, styring med vekt på rettslige virkemidler eller større grad av sektorlovansvar hos regional planmyndighet? Grensesnittet mellom kommunene og regionens rolle som planmyndighet og samfunnsutvikler er et stort tema som i denne samlingen bare fikk en kort diskusjon. Det er interessant at mange vektla regionenes rolle som tilrettelegger, veileder og kunnskapsutvikler når grensesnittet omtales. Dette er nærmere drøftet i kapittel 5 om veiledningen etter plan- og bygningsloven. 1 Gjelder hele kommunens virksomhet og er ikke bare et handlingsprogram for en avgrenset delplan. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

49 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER Sammenfattende vurderinger Diskusjonene om rollen som regional planmyndighet viser: Utøvelsen av regional planmyndighet må forstås bredt, og sees i sammenheng med regionens samlede oppgaver knyttet til tjenesteproduksjon, samfunnsutvikling, forvaltning og myndighetsutøvelse. Rollen kan derved ikke bare sees i lys av bestemmelsene i plan- og bygningsloven om regional planlegging. Den regionale planstrategien må få en tydelig funksjon som overordnet strategisk verktøy i et regionalt plansystem, der lovendringene om regional planstrategi i 2014 tas aktivt i bruk. Regional plan bør i første rekke brukes når det er behov for regional samordning og ikke for samfunnstema der det regionale samordningsbehovet ikke er tydelig. Det bør være en integrasjon av tiltak og aktivitet knyttet til utøvelsen av rollen som regional planmyndighet og fylkeskommunens økonomiplan etter 44 i kommuneloven. Fylkeskommunens vedtak av økonomiplan må også betraktes som en utøvelse av regional planmyndighet. Dette er en direkte konsekvens av at rollen som regional planmyndighet forstås bredt, sees i sammenheng med gjennomføring og er knyttet til regionens samlede oppgaver for tjenesteproduksjon, forvaltning og myndighetsutøvelse. Forståelsen av rollen som regional planmyndighet krever at regionenes samfunnsutviklerrolle defineres bedre. Begrepet bidrar ikke til å klargjøre rollen som regional planmyndighet. Dette er nærmere drøftet i kapittel 6.1. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

50 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 15 5 PLANFAGLIG VEILEDNING I EN NY KOMMUNE OG REGIONSTRUKTUR I den tredje utfordringssamlingen ble regionenes lovpålagte veiledning etter plan- og bygningsloven satt på dagorden. Hovedtema var rollen som planfaglig veileder i fremtidens regioner. Samlingen ble lagt opp med en introduksjon fra fylkesrådmannen i Akershus og innledende innlegg om dagens praktisering av veiledningen i Østfold, Akershus, Troms og Sogn- og Fjordane med påfølgende diskusjon. Deretter hadde fylkesmannen i Oslo/ Akershus innlegg om rolledelingen mellom fylkesmannen og fylkeskommunen i veiledningen, og det ble gitt innledende innspill fra Akershus og Nordland Fylkeskommuner om forholdet mellom den regionale planleggingen og fylkeskommunens veiledningsrolle. 5.1 Dagens praktisering av veiledningen Det ble gitt en innledende gjennomgang fra Akershus, Troms, Østfold og Sogn og Fjordane om hvordan veiledningen praktiseres i dag. Akershus vektla behovet for dialogbasert veiledning, og være en fasilitator som setter viktige tema på dagsorden. Det ble understreket at kommunene er følsomme for at det ikke må bli rettledning, og mange kommuner har store fagmiljø med mer fagkompetanse enn fylkeskommunen. Fylkeskommunen arrangerer regelmessige plantreff som setter relevante tema på dagsorden. Dette var det tidligere fylkesmannen som arrangerte. I tillegg har Akershus byforum som ledes av kommunene der fylkeskommunen har sekretariat. Regionalt planforum er kanskje den viktigste arenaen for å finne felles løsninger mellom regionalt nivå og kommunene. Planene i seg selv er også en arena for veiledning. Klimaplan som Akershus jobber med er et eksempel der kommunene kan lage handlingsplaner operative istedenfor å lage egne planer. I tillegg er det egne fagsamlinger, der enkelttema belyses med god respons fra kommunene. Troms pekte på at de arbeider med et bredt spekter av veiledning ved oppstart, høring og offentlig ettersyn og planbehandling. Det gis råd om prosessen og veiledes på nasjonale og regionale føringer. De minste kommunene bruker fylkeskommunen mest på direkte veiledning. Regionalt planforum er en viktig arena med 10 møter i året. Kommunene tar initiativ, men i viktige saker anmoder fylkeskommunen. Det utarbeides forventningsnotat som sendes ut på forhånd. Det er gode diskusjoner og uformelt. Det føres referat, men dette kan ikke brukes etterpå. Det gjennomføres årlig ulike arrangement sammen med fylkesmannen for eksempel årlige samlinger om reguleringsplanlegging. Det kjører også kurs. Målet er å oppdatere å skape nettverk. Det gjennomføres årlige kommunebesøk med mål om seks kommuner i året. I tillegg er det faste møter med enkeltkommuner. Tromsø kommune er det møtet med en gang i måneden etter initiativ fra fylkesmannen. Det arbeides med å videreutvikle veiledning på nett for eksempel knyttet til eksempelsamlinger, sjekkliste for oppstartsvarsel, henvisninger til andre sider med videre. Østfold pekte på at de gjør mye som de andre fylkeskommunene. Mye ressurser brukes imidlertid på samarbeids- og bypakker og dette setter press på annen veiledning. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

51 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 16 Planbehandlingen omfatter rundt 200 planer i året, og noen tema er nedprioritert. Veiledningen er en lovpålagt oppgave, men det har vært en pedagogisk utfordring å få aktiviteten prioritert. Regionalt planmøte- (det som er planforum etter loven) preges av dialog, refleksjoner og diskusjoner. Gode tilbakemeldinger fra kommunene, men ressurskrevende. Ikke alle kommuner som kunne ha behov for det velger å bruke regionale planmøter. Planforum er noe annet i Østfold, dette er et dagsseminarer med ulike tema med vekt på kompetansehevning. Samarbeid med fylkesmannen og andre og tar aktuelle tema. Det er også etablert et byutviklingsnettverk (6 bykommuner), klima Østfold og folkehelsenettverk. Sogn og Fjordane pekte på regionalt planforum som en viktig arena. Planforum er basert på dialog, er løsningsorientert og det er gode tilbakemeldinger fra kommunene. Kommunene trenger noen å diskutere med og det gir færre innsigelser. Veiledning på samfunnsplanlegging fungerer ikke så godt i planforum, mye sektorperspektiv og vanskelig å finne gode helhetlige løsninger. Regionale planprosesser er en del av veiledningen. I planbehandlingen fokuseres det på det som kommunene gjør bra og korrigerer det som ikke er så bra. Mye opplæring i prosesser. I tillegg individuell veiledning til enkeltkommuner. Statistikk og analyse- behovet er blitt mye større. I «Fylkesspegelen» ligger det mye data tilgjengelig som kommunene kan bruke. Det er også et spørsmål hvordan fylkeskommunen kan lære av kommunene i forhold til egen planlegging. 5.2 Rolledelingen mellom fylkeskommunen og fylkesmannen i veiledningen Fylkesmannen i Oslo og Akershus orienterte om fylkesmannens veiledningsarbeid. Fylkesmannen får årlig tildelingsbrev og virksomhetsinstruks, der noen områder vektlegges særlig i veiledning til kommuner og fylkeskommunen. Fylkesmannen skal formidle og samordne statens politikk i regionen, og fylkesmannen ønsker å være «tydelig og tidlig». Formen er dialogmøter, fagseminar, uformell kontakt og veiledning, mekling og anbefalinger til departementet. Klima og samfunnssikkerhet er viktige tema som fylkesmannen følger opp. Nytt i år er at fylkesmannen skal vektlegge det boligsosiale og at kommunene følger dette opp i sine planverktøy. For fylkesmannen er det viktig å formidle det som er retningsgivende og veilede på tema. Det legges vekt på å utfylle det veiledningsarbeidet fylkeskommunen gjør. Ofte er det like tema, men ulike roller. Fylkesmannen er ikke planmyndighet, men skal ha tilsyn og er fagmyndighet og har meglingsansvar. Fylkesmannen skal bidra til lokal samfunnsutvikling og får oppdrag fra 12 fagdepartement. Mange av oppdragene er tverrsektorielle. Fylkesmannen i Oslo og Akershus utarbeider årlige forventningsbrev til kommunene. I 2017 er dette utvidet til å gjelde alle fagområder. Regionreformen kan gi noen veiledningsutfordringer når kommunene blir så ulike. De større kommunene blir sterkere, de mindre vil kunne få større utfordring med å få tak i relevant kompetanse. I diskusjonen etter innlegget ble det påpekt at noen fylkeskommuner har avtale med fylkesmannen om arbeidsdeling i veiledningen. I andre fylker er det ikke en avtale, men mer et pragmatisk samarbeid. Det kan være en utfordring når det er mye, og overlappende kompetanse på begge steder. Det ble fremhevet at fylkeskommunene har ansvar for den helhetlige veiledningen, mens Fylkesmannen ofte ikke har det samme overordnete blikket på Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

52 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 17 samfunnsutvikling. Det ble videre pekt på at i nye regioner må det være avklaring på hva som er fylkesmannens oppgaver og regionene sine oppgaver i veiledningen. 5.3 Rollen som regional planmyndighet og veiledningsrollen I diskusjonene av dette temaet pekte flere på at det er et vanskelig spørsmål, og at skillet mellom planmyndighet og veiledningsrollen ikke er så viktig, men mer en «akademisk» diskusjon. Det ble pekt på at det er glidende overganger mellom veiledning, utøvelse av planmyndighet og saksbehandling av planer. Saksbehandling av planer ble også definert som veiledning. Det ble også pekt på at rollene henger sammen. Fylkeskommunen har begrensete ressurser og må bruke regionale prosesser til å veilede. Andre pekte på at myndighet, bistand og veiledning brukes samtidig. Vi kaller alt for veiledning, men kanskje det ikke er det? Kommunene ønsker konkrete tilbakemeldinger på når planer til behandling, ikke veiledning. Fagnettverk er veiledning, er saksbehandling veiledning? 5.4 Sammenfattende vurderinger Også for temaet veiledning var det overraskende ulike synspunkter og forståelse for hva som legges i den lovpålagte veiledningen etter plan- og bygningsloven. Dette er et tema med et tydelig behov for større grad av refleksjon. Tas det utgangspunkt i generell veiledningsteori legges det her vekt på skillet mellom veiledning og rådgivning. Veiledning skal gi mottaker kunnskap og refleksjon til å utvikle egne løsninger, mens rådgivning går konkret mot anbefaling om løsninger for eksempel i en enkelt sak. Det er følgelig ikke uproblematisk når veiledning, rådgivning og regional planlegging omtales som mye av det samme. I regionale planprosesser bygges det kunnskap som brukes og settes under diskusjon fram mot vedtak av regional plan i fylkestinget. Regional planlegging kan vanskelig defineres som veiledning, men er direkte utøvelse av regionale planmyndighet fordi fylkeskommunen eier og styrer planprosessen, og har samordningsansvar som planmyndighet. Brukes regional plan til veiledning er det et spørsmål om dette er riktig bruk av regional plan som verktøy, og om det heller skulle vært valgt andre verktøy. En «glidende» forståelse av veiledning i saksbehandling av kommunale planer kan også innebære at det brukes makt. Det vil si at veiledningen kan ha islett av «maktbruk» og rådgivning mot bestemte løsninger som fylkeskommunen mener er viktig for å ivareta hensyn, mens kommunen har helt andre behov for å få en god helhetsløsning. «Maktbruk» må ha forankring i regional politikk eller sektorlover fylkeskommunen har forvaltningsansvar for, og kan vanskelig defineres som veiledning. I saksbehandling av for eksempel kommunale planer gis det tilbakemelding om planer er i strid med regionale føringer eller sektorlover fylkeskommunen har ansvar for, og det gis planfaglige råd. Regionalt planforum bør heller ikke defineres som en veiledningsarena. Her skal konkrete plansaker diskuteres med henblikk på å formidle nasjonal og regional politikk i forhold til konkrete planløsninger i kommunene samt gi planfaglige råd i den enkelte plansak. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

53 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 18 Flere fylkeskommuner peker på at særlig små kommuner ber om og får planfaglig bistand fra fylkeskommunen. Planfaglig bistand vil innebære at fylkeskommunen går inn og gjør planfaglige oppgaver eller gir ekstraordinær rådgivning kommunen selv skulle hatt kompetanse til å gjøre, eller selv skulle hentet kompetanse til, for eksempel fra andre kommuner eller konsulenter. Kommunene blir større og mange kommuner (både små og store) har mye planfaglig og plantematisk kompetanse. Dette må det også tas hensyn til når fylkeskommunene innretter veiledningen i framtiden. Mye tyder på at dersom regionene skal modernisere og styrke veiledningen må den defineres klarere. Dette krever at: Veiledning og bistand til kommunene i planleggingen etter plan- og bygningsloven må defineres som en egen aktivitet adskilt fra saksbehandling og regional planlegging. Fylkeskommunenes veiledning etter plan- og bygningsloven bør vektlegge rollen som koordinator/fasilitator for planfaglige og plantematiske nettverkssamlinger, plansamlinger, kurs og tilsvarende. I tillegg må det tas stilling til om og i hvilket omfang den enkelte fylkeskommune skal gi planfaglig bistand til enkeltkommuner. Fylkeskommunen må i veiledningen ivareta den kommunale planleggingens behov for veiledning om plansystem, planprosesser, samordning og politisk styring. Fylkeskommunen må avklare med fylkesmannen om oppgavefordeling og samarbeid i veiledningen etter loven. Denne oppgavefordelingen bør i hovedsak være lik nasjonalt. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

54 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 19 6 ET ROBUST REGIONALT PLANSYSTEM I FREMTIDENS REGIONER Funnene fra diskusjonene i dette prosjektet viser at det er behov for et robust regionalt plansystem i fremtidens regioner, og at dette kan være med å styrke rollen som regional planmyndighet. I dette kapitlet er det gitt en beskrivelse av hvordan regionenes plansystem kan bygges opp. Et regionalt plansystem må håndtere ulike regionale situasjoner og behov, endrede oppgaver til regionene, og regioner med ulik størrelse. Det er også lagt som forutsetning at et regionalt plansystem skal være et verktøy for politisk styring og være rullerende, integrert med økonomiplanleggingen og ha en god kobling til valgperiodene. Systemet må også være robust i forhold til at de ulike regioner vil velge ulik politisk tilnærming for sin myndighetsutøvelse og virkemiddelbruk. 6.1 Forholdet til samfunnsutviklerrollen Vurderingene i dette prosjektet skal bygge videre på tidligere FoU-prosjekter som er tilgrensende for prosjektets problemstillinger herunder NIBRs definisjon av samfunnsutviklerrollen 2 der det pekes på tre dimensjoner: Gi strategisk retning til samfunnsutviklingen Mobilisere privat sektor, kulturliv og lokalsamfunn Samordne og koordinere offentlig innsats og virkemiddelbruk I dette FoU- prosjektet er det av særlig interesse å sette disse dimensjonene inn i et regionalt plansystem som igjen definerer utøvelsen av rollen som regional planmyndighet. De tre dimensjonene er ikke konkret definert med hensyn til innhold. De er også generelle i den forstand at de er like relevante for kommunenivået. Kommunene skal også gi strategisk retning, mobilisere, samordne og koordinere gjennom den kommunale planleggingen. Sett opp mot et anvendt regionalt plansystem må derfor både samfunnsutviklerrollen og dimensjonene som er definert til den gis et innhold. For det første må samfunnsutviklerrollen defineres klarere og avgrenses tydeligere mot kommunes rolle som samfunnsutvikler. Regionene har en særlig rolle som organ for regional utvikling i tillegg til tjenesteområder og forvaltning av sektorlover de er tildelt ansvaret for (kulturminnelov, akvakultur mv). Det unike med regionenes samfunnsutviklerrolle er den regionale utviklingsrollen. Sett opp mot et effektivt regionalt plansystem må rollen som regionalutvikler være tydelig. De tre dimensjonene det er pekt på vil i et regionalt plansystem også få en noe annen forståelsesramme. 2 NIBR rapport 2016:6 Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

55 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 20 Strategisk retning vil i første rekke være knyttet til regional planstrategi gitt at planstrategien brukes i samsvar med lovendringen i 2014, mens regional samordning i førte rekke vil være knyttet til regionale planer etter kapittel 8 i plan- og bygningsloven. Mobilisering vil med ulik dybde, form og prosess være en integrert del av alle aktiviteter i et regionalt plansystem. 6.2 Hovedinnhold i et regionalt plansystem Hovedelementene og sammenhengene i et regionalt plansystem bygget på sammenfattende vurderinger fra dette FoU- prosjektet er vist i figur 6.1. Figur 6.1 Hovedinnhold og sammenhenger i et regionalt plansystem. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

56 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 21 Plansystemet i figuren 6.1 er delt i tre hovednivå; Et strategisk nivå (strategisk retning) der den regionale planstrategien har en hovedfunksjon. Et nivå med regional samordning og konkretisering av handling og tiltak innenfor utvikling, tjenesteyting, forvaltning og myndighetsutøvelse der regionale planer og en rekke andre verktøy brukes. Et gjennomføringsnivå der økonomiplan etter kommunelovens 44, oppfølging av partnerskap og avtaler samt regional arealstyring og samarbeid er viktige elementer For alle leddene i plansystemet inngår rapportering og evaluering. Virksomhetsplaner innenfor regionens virksomhetsområder kommer i tillegg. Det regionale plansystemet illustrert i figur 6.1 forutsetter at regional planstrategi utvikles til et verktøy som gir strategisk retning og angir mål og satsingsområder for regionen eller delregioner, i tillegg til å definere utfordringsbilde og strategisk planbehov slik lovendringen i 2014 forutsetter. Denne type regional planstrategi vil erstatte behovet for heldekkende fylkesplaner som enkelte fylkeskommuner fortsatt utarbeider. Alternativt måtte et regionalt plansystem utvikles etter samme modell som det det kommunale. Dette ville i så fall innebære en rendyrket form for regional planstrategi tilsvarende kommunal planstrategi, og en type fylkesplan tilsvarende kommuneplan. Et slikt system er neppe hensiktsmessig og ville i så fall bety en reversering av viktige grep i den nye plan- og bygningsloven. En stor styrke ved å bruke planstrategien slik lovendringen legger opp til, er at den overordnede regionale politikken kan fastsettes første året av valgperioden. Det blir følgelig en god og effektiv kobling til valgperiodene og politikkutformingen. Regionale planer etter plan- og bygningsloven bør i første rekke være et verktøy for regional samordning som krever at fylkeskommunen bruker den samordningsmyndigheten de regionale planene gir. Er ikke samordningsbehovet viktig, kan et planbehov løses enklere blant annet gjennom andre typer prosjekter og samarbeid eller temaplaner som ikke følger PBL. Dette vil være aktiviteter som like fullt gir grunnlag for innspill til gjennomføring i økonomiplan eller i øvrig virksomhet. Medvirkning kan tilpasses temaene som tas opp. Fylkeskommunene bør på lik linje med det mange kommuner arbeider med, integrere en handlingsdel i økonomiplanen. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

57 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 22 7 SAMMENFATTENDE ANBEFALINGER Hovedformålet med dette prosessorienterte FoU-prosjektet har vært å identifisere forhold som kan styrke fylkeskommunene/nye regioner i rollene som regional planmyndighet og planfaglig veileder. Anbefalingene bygger på prosessen som er gjennomført og faglige analyser. Rollen som regional planmyndighet Utøvelsen av regional planmyndighet må sees i sammenheng med fylkeskommunens samlede oppgaver knyttet til tjenesteproduksjon, forvaltning og myndighetsutøvelse, og være rettet mot gjennomføring. Utøvelse av regional planmyndighet vil med denne forståelsen strekke seg fra vedtak av regional planstrategi til vedtak av fylkeskommunens økonomiplan. For å kunne utøve rollen som regional planmyndighet på en effektiv måte, må regionene ha et robust regionalt plansystem der det er sammenheng fra overordnede regionale mål og strategier til prioriteringer i økonomiplan og virksomhetsstyring. Et regionalt plansystem er ikke godt nok definert i dag. Regionalt planstrategi må tas aktivt i bruk som overordnet strategisk og politisk verktøy i tråd med lovendringene om regional planstrategi fra Det bør ikke lenger utarbeides fylkesplaner for hele regioner som etter den «gamle» plan- og bygningsloven. Regional plan etter kapittel 8 i plan- og bygningsloven bør i første rekke brukes når det er behov for regional samordning. Erfaringer fra dette prosjektet tilser at det brukes for mye ressurser på regionale planer i dag, og at oppfølgingen er mangelfull. Det er behov for en mer kritisk vurdering av når regional plan skal brukes som verktøy. Et regionalt plansystem må være «oppgavenøytralt», og ikke være tilpasset at regionene har en bestemt oppgaveportefølje. Regionene bestemmer selv sin aktivitet innenfor de rammene staten til enhver tid setter. Det er fullt mulig å etablere effektive regionale plansystem som fyller denne oppgaven med dagens plan- og bygningslov. Forståelsen av rollen som regional planmyndighet krever at regionenes samfunnsutviklerrolle defineres bedre. Begrepet slik det har vært definert bidrar ikke til å klargjøre rollen som regional planmyndighet. Rollen som planfaglig veileder Fylkeskommunenes rolle som planfaglig veileder etter plan- og bygningsloven trenger større grad av refleksjon. Den må defineres som en egen aktivitet adskilt fra saksbehandling av kommunale planer og regional planlegging. I dag synes disse oppgavene å gli ureflektert over i hverandre. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

58 ROLLEN SOM REGIONAL PLANMYNDIGHET OG PLANFAGLIG VEILEDER I FRAMTIDENS REGIONER 23 Fylkeskommunen bør i sin veilederrolle legge hovedvekt på å være koordinator/fasilitator for planfaglige og plantematiske nettverkssamlinger, plansamlinger, kurs og tilsvarende. Behovet for veiledningskompetanse må tilpasses dette. Det må også tas stilling til om og i hvilket omfang den enkelte fylkeskommune skal gi planfaglig bistand til enkeltkommuner. Planfaglig bistand vil innebære at fylkeskommunen går inn og gjør planfaglige oppgaver eller gir ekstraordinær rådgivning kommunen selv skulle hatt kompetanse til å gjøre, eller selv burde hentet kompetanse til, for eksempel fra andre kommuner eller konsulenter. Fylkeskommunen må i veiledningen ivareta den kommunale planleggingens behov for utvikling av plansystem, samordning og politisk styring. Oppgavefordelingen mellom fylkeskommunen og fylkesmannen i veiledningen etter plan- og bygningsloven bør i hovedsak være lik i hele landet. Det bør på nasjonalt nivå gjøres en nærmere avklaring av denne oppgavefordelingen. Staten bør i arbeidet med tema- og sektorveiledere integrere regionalt nivå i arbeidet dersom temaveiledere tar opp og berører regionenes lovpålagte veiledningsoppgaver etter plan- og bygningsloven. Kommunesektorens organisasjon Asplan Viak AS

59 NOU Norges offentlige utredninger 2012: 15 Politikk for likestilling