Konkurransegrunnlag. Nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling for Trondheim kommune

Transkript

1 Konkurransegrunnlag Nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling for Trondheim kommune Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og del III Versjon KOMMUNESEKTORENS ORGANISASJON The Norwegian Association of Local and Regional Authorities

2 Dokumenthistorikk Versjon Dato Beskrivelse av endring Forfatter(e) Dokumentet som ble sendt ut på innspillsrunden den 08.desember 2014 Sopra Steria AS Kommentarene fra innspillsrunden er blitt implementert og innholdet har blitt formattert. Sopra Steria AS Revidert versjon etter innspill fra KS-advokatene Sopra Steria AS Endret til siste versjoner av SSA-avtaletekst Sopra Steria AS Tilpasset konkurransen for Trondheim kommune Trondheim kommune Side 2 av 17

3 Innholdsfortegnelse 1 Tilbudsinnbydelse Invitasjon Tilbudsforespørselens oppbygning Deltilbud Alternative tilbud Antall tilbud Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Kontrakt Kontraktsperiode Tilleggsbistand Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Omkostninger Regler for gjennomføring av konkurransen Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsesprosedyre Offentlig innsyn Krav til tilbudet Tilbudets utforming Tilbudets disposisjon Utfylling av kontraktsmaler Utviklings- og tilpasningsavtalen Vedlikeholdsavtalen Driftsavtalen Endring og tilbakekall av tilbud Tilbudsfrist Innleveringssted Vedståelsesfrist Leverandørens plikt Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget Oppdragsgivers behandling av tilbudene Registrering/åpning av tilbud Avgjørelsen av konkurransen Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Avvisning Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Side 3 av 17

4 1 Tilbudsinnbydelse 1.1 Invitasjon Trondheim kommune (heretter Oppdragsgiver) inviterer med dette til trinn II av anskaffelse av Nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling. Som følge av prekvalifiseringen inviteres 5 leverandører til å levere tilbud. Oppdragsgiver ønsker med denne anskaffelsen å etablere et nytt fagsystem for byggesaksbehandling som kan bidra til både å heve kvaliteten i byggesaksbehandlingen og legge til rette for en effektiv saksbehandling. Fagsystemet skal være en frittstående saksbehandlingsløsning som benytter standard grensesnitt for integrasjon mot kommunens Noark 5 arkivkjerne for innhenting og arkivering av arkivverdig dokumentasjon. Grunnet stor usikkerhet om når det er realistisk at løsninger som tilfredsstiller de kravene som er stilt i denne anskaffelsen kan være tilgjengelig i markedet, åpner Oppdragsgiver for at omfang i den enkelte delleveranse og tidspunkt for levering vil være vesentlige punkter i forhandlingene. I hovedsak skal alle obligatoriske krav (A-krav) uansett dekkes igjennom de avtalte delleveransene, med mindre det kan dokumenteres at det finnes alternative måter å løse behovene som kravene dekker som ikke er til ulempe for Oppdragsgiver. 1.2 Tilbudsforespørselens oppbygning Foruten dette dokumentet består tilbudsforespørselen av følgende dokumenter: Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1 1a 1b 1c 1d 1e 1f 1g Statens standardavtale om levering av programvare som utvikles eller tilpasses for Kunden (Utviklings- og tilpasningsavtalen) ssa-t_generell_avtaletekst_2015.pdf ssa-t bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf ssa-t bilag 1 vedlegg 1 kundens kravtabeller.xlsx ssa-t bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.docx ssa-t bilag 2 vedlegg 1 besvarelse kundens kravtabeller.xlsx ssa-t bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx ssa-t bilag 5 Testing og godkjenning.docx Kontraktssett som regulerer tilpasning og leveranse av tilbyders løsning. Kontraktssettet består av vedlegg 1 a, b, c, d, e, f, g, h, i og j, samt vedlegg 4. Generell avtaletekst til Utviklings- og tilpasningsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i Bilag 8. Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlegg til Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 1: Kundens Kravspesifikasjon. Inneholder kravtabeller. Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon. Utfylt besvarelse av vedlegg 1c. Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 4: Prosjektog fremdriftsplan Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 5: Testing og godkjenning Side 4 av 17

5 Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1h 1i 1j 1k 2 2a 2b 2c 2d 2e 2f 2g 3 3a 3b 3c ssa-t bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-t bilag 8 Endringer til standardteksten.docx ssa-t bilag 1 vedleggspakke ssa-t bilag 6 vedlegg 1 dokumentasjonskrav Statens standardavtale om vedlikehold og service av utstyr og programvare (Vedlikeholdsavtalen) ssa-v_generell_avtaletekst_2015.pdf ssa-v bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf ssa-v bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.docx ssa-v bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen.docx ssa-v bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag.docx ssa-v bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-v bilag 8 Endringer til standardteksten.docx Statens standardavtale om kjøp av driftstjenester (Driftsavtalen) ssa-d_generell_avtaletekst_2015.docx ssa-d bilag 1 Kundens kravspesifikasjon.pdf ssa-d bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.docx Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Vedlegg til Bilag 1 nummerert fra A - L iht. oversikt i kapittel 12 i Bilag 1. Vedlegg til Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser med krav til leveranse av dokumentasjon. Kontraktssett som regulerer vedlikehold av tilbyders tilbudte løsning. Kontraktssettet består av dokumentene som er listet opp under punkt 3 a, b, c, d, e, f og g, samt vedlegg 4. Generell avtaletekst til Vedlikeholdsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i eget dokument (Bilag 8). Vedlikeholdsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Vedlikeholdsavtalen Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon. Vedlikeholdsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Vedlikeholdsavtalen Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte prisavslag. Vedlikeholdsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Vedlikeholdsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Kontraktssett som regulerer driftstjenester for tilbyders tilbudte løsning. Kontraktssettet består av dokumentene som er listet opp under punkt 3 a, b, c, d, e, f og g, samt vedlegg 4. Generell avtaletekst til Driftsavtalen. Vedlegget inneholder generelle avtalebestemmelser og skal ikke endres. Hvis tilbyder har forbehold eller endringer til den generelle avtaleteksten må leverandør legge inn endringene i eget dokument (Bilag 8). Driftsavtalen Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Driftsavtalen Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon. Side 5 av 17

6 Vedlegg: Dokumentnavn: Beskrivelse: 3d 3e 3f 3g ssa-d bilag 4 Prosjekt og fremdriftsplan for etableringsfasen.docx ssa-d bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner.docx ssa-d bilag 6 Administrative bestemmelser.docx ssa-d bilag 8 Endringer til standardteksten.docx 4 Felles bilag til kontrakstssett 1, 2 og 3 4a 4b 4c 5 ssa bilag 3 Kundens tekniske plattform.pdf ssa bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.docx ssa bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.xlsx Vedlegg Taushetsbelagte opplysninger.docx Driftsavtalen Bilag 4: Prosjekt og fremdriftsplan. Driftsavtalen Bilag 5: Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner. Driftsavtalen Bilag 6: Administrative bestemmelser. Driftsavtalen Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag som gjelder for alle de tre SSA-avtalene. De aktuelle bilagene inngår som vedlegg 4a, 4b og 4c. Bilag 3: Kundens tekniske plattform. Et standard bilag som er utarbeidet for å kunne benyttes til SSA-avtalene. Bilaget kan inneholde informasjon utover det som er relevant for denne anskaffelsen. Bilaget skal ikke fylles ut. Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser. En prismatrise som dekker prising av alle ytelsene som inngår som del av denne anskaffelsen. Skjem for bekreftelse vedr. taushetsbelagte opplysninger 1.3 Deltilbud Det kan kun leveres tilbud på hele forespørselen. Leverandører oppfordres til å inngå samarbeid for å kunne levere et tilbud på en komplett løsning til Oppdragsgiver. 1.4 Alternative tilbud Det er ikke adgang til å gi alternative tilbud 1.5 Antall tilbud Den enkelte leverandør gis kun anledning til å inngi ett (1) tilbud. 1.6 Fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Aktiviteter: Dato: Konkurransegrunnlag sendes til kvalifiserte leverandører Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget Frist for å levere tilbud kl 12:00 Tilbudspresentasjon inkl. demonstrasjoner fra tilbydere Uke Forhandlinger Uke Innstilling til valg av leverandør Februar 2016 Oppstart av kontrakt Mars 2016 Side 6 av 17

7 Det understrekes at fremdriftsplanen er tentativ og at det tas forbehold om eventuelt endring i fremdriftsplanen. 1.7 Kontrakt Følgende avtaleverk kan bli benyttet til å regulere leveransene etter avtaleinngåelse: - Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T) - Vedlikeholdsavtalen (SSA-V) - Driftsavtalen (SSA-D) Avhengig av prisstrukturene som velges igjennom konkurransen avtales, kan det ved kontraktsinngåelse avtales at kun Driftsavtalen vil bli benyttet som avtaleverk til å regulere innholdet i leveransen. For tilleggsbistand vil dette kunne avtales etter følgende avtaleverk: - Bistandsavtalen (SSA-B) - Oppdragsavtalen (SSA-O) - Utviklings- og tilpasningsavtalen (SSA-T) 1.8 Kontraktsperiode Kontrakt for drift og vedlikehold av løsningen etter leveranse vil bli inngått for 2 år regnet fra Oppstartsdag for ordinær drift. Avtalen kan deretter forlenges for 1 (ett) år om gangen på ellers like vilkår. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å terminere kontraktene ved en evt. kommunesammenslåing som medfører en vesentlig endring av kommunens størrelse. 1.9 Tilleggsbistand Uttak av tilleggsbistand gjøres iht. oppgitte timepriser og kan tas ut i hele kontraktsperioden for alle de tre kontraktene Spørsmål og svar til Konkurransegrunnlaget Alle spørsmål og avklaringer knyttet til konkurransegrunnlaget skal skje skriftlig. Anmodning om svar på spørsmål og avklaringer skal søkes fremsatt så fort som mulig, og senest 7 dager før tilbudsfristen. Alle spørsmål til konkurransegrunnlaget sendes på e-post til innkjop.postmottak@trondheim.kommune.no og med emne: «Spørsmål til konkurranse på nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling, ref. nr.: 15/36859». Svar på spørsmål som Oppdragsgiver finner relevante, vil bli anonymisert og distribuert samtidig til alle inviterte leverandører. Spørsmål som Oppdragsgiver ikke finner relevante for besvarelsen av angjeldende dokument vil ikke bli besvart Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristen utløp, har Oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart meddeles samtlige leverandører som har mottatt konkurransegrunnlaget. Alle som har mottatt konkurransegrunnlaget vil via oppgitt e-post Side 7 av 17

8 adresse motta beskjed om eventuelle endringer, tilleggsopplysninger og svar på spørsmål i konkurransen. Dersom rettelse, supplering eller endring som nevnt i første avsnitt kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal Oppdragsgiver fastsette en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører skal varsles om forlengelsen av tilbudsfristen Omkostninger Omkostninger som tilbyder pådrar seg ved utarbeidelsen av tilbud vil ikke bli refundert av Oppdragsgiver. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402 del I og III, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlag. 2.2 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres som en konkurranse med forhandling i to trinn etter forutgående kunngjøring i henhold til FOA del III. Alle tilbud som oppfyller de krav som er satt i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg vil bli evaluert i henhold til de oppgitte tildelingskriteriene i dette dokumentet. Oppdragsgiver vil kun forhandle om tilbud som har en reell mulighet til å få tildelt kontrakt, og gjør derfor oppmerksom på at forhandlingene i henhold til FOA (1) vil forløpe i faser og første reduksjon av antall tilbud det forhandles om kan skje før første forhandlingsrunde. Reduksjonen av antall tilbud vil være basert på evaluering iht. de oppgitte tildelingskriteriene. I forhandlingene vil det bli adgang til å forhandle om alle sider ved tilbudet. Tildeling av kontrakt vil skje etter hvilket tilbud som fremstår som det økonomisk mest fordelaktige, basert på tildelingskriteriene i kapittel Offentlig innsyn I henhold til Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (Offentleglova) 23 vil anskaffelsesprotokollen og innkommende tilbud være skjermet for offentlig innsyn frem til leverandør er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelige. Det skal imidlertid gjøres unntak fra offentlig innsyn for opplysninger som er underlagt en lovbestemt eller lovhjemlet taushetsplikt. Typiske opplysninger som kan være taushetsbelagte er personlige forhold, og konkurransesensitive drifts- eller forretningsforhold. Oppdragsgiver ber tilbyderen oppgi i sitt tilbud om det er opplysninger som tilbyderen anser som taushetsbelagte. I så fall skal tilbyder gi en begrunnelse for hvorfor opplysningene er taushetsbelagte. I slike tilfeller bes tilbyderne om å levere to sett tilbud, hvorav det ene tilbudssettet har sladdet all taushetsbelagt informasjon. Sladdet versjon leveres samtidig med tilbudet og merkes tydelig med «sladdet utgave». Ved begjæring om innsyn, skal Oppdragsgiver likevel uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at Oppdragsgiver plikter å unnta dem fra offentlighet. Dersom tilbyder ikke anser noen opplysninger i tilbudet som taushetsbelagt, bes dette bekreftet i vedlegg 5. Oppdragsgiver har et ansvar for å kvalitetssikre at taushetsbelagt informasjon ikke formidles til andre (jfr. forvaltningslovens 13). Side 8 av 17

9 3 Krav til tilbudet 3.1 Tilbudets utforming Tilbudet ønskes innlevert ut i fra de krav som er stilt til tilbudets disposisjon i kap 3.2. Tilbudet skal leveres digitalt i lukket konvolutt/forsendelse. Forsendelsen må merkes tydelig Tilbud på nytt fagsystem for digital byggesaksbehandling, ref nr: 15/36859 må ikke åpnes før tilbudsåpning. Tilbudet skal inneholde et tilbudsbrev som er datert og signert av bemyndiget person. Tilbudet, herunder etterspurt dokumentasjon, skal leveres på norsk. Tilbudet skal leveres på minnepenn eller tilsvarende. Dersom tilbyder anser det som relevant skal det leveres ytterligere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger (jfr. pkt. 2.3). 3.2 Tilbudets disposisjon Tilbudet skal struktureres i henhold til Oppdragsgivers struktur som beskrevet i tabellen nedenfor. Katalogstrukturen navngis i henhold til første kolonne i tabellen under og de angitte dokumentnavnene benyttes: Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: 0 - Tilbudsbrev 01 Tilbudsbrev.pdf 0 - Tilbudsbrev 02 Taushetsbelagte opplysninger.pdf 0 - Tilbudsbrev Forbehold.docx 1 - SSA-T 1 - SSA-T 1 - SSA-T 1 - SSA-T 1 - SSA-T 1 - SSA-T SSA-T Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-T bilag 2 vedlegg 1 besvarelse kundens kravtabeller.xlsx SSA-T Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan.docx SSA-T Bilag 5 Testing og godkjenning.docx SSA-T Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-T Bilag 6 Vedlegg 1 dokumentasjonskrav.xlsx Tilbudsbrev, datert og signert av bemyndiget person. Leverandørens kontaktperson med kontaktinformasjon skal angis i brevet. Offentlig innsyn, jfr. konkurransegrunnlagets pkt Leverandøren fyller ut og signerer vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget. Alle forbehold som er tatt i leverandørens tilbud gjentas i dette dokumentet for å være gyldig. Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget skal leveres i originalformatet (.xlsx) for videre Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget skal leveres i originalformatet (.xlsx) for videre Side 9 av 17

10 Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: 1 - SSA-T 2 - SSA-V 2 - SSA-V 2 - SSA-V 2 - SSA-V 2 - SSA-V 3 - SSA-D 3 - SSA-D 3 - SSA-D 3 - SSA-D 3 - SSA-D 4 - Pris SSA-T Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx SSA-V Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-V Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen.docx SSA-V Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag.docx SSA-V Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-V Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx SSA-D Bilag 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon.pdf SSA-D Bilag 4 Prosjekt- og fremdriftsplan for etableringsfasen.docx SSA-D Bilag 5 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner.docx SSA-D Bilag 6 Administrative bestemmelser.docx SSA-D Bilag 8 Endringer i den generelle avtaleteksten.docx Bilag 7 Samlet pris og prisbestemmelser.docx Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Se egen beskrivelse i kapittel Bilaget leveres kun hvis det har innhold. Se egen beskrivelse i kapittel Side 10 av 17

11 Katalognavn: Dokumentnavn: Beskrivelse: 4 - Pris 5 - Prisdrivende krav Bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.xlsx Prisdrivende krav.pdf 6 - CV CV - <ressursnavn>.pdf 7 - Vedlegg Leverandørens vedlegg <NR - beskrivende navn>.pdf Leverandøren fyller ut prismatrisen som ligger vedlagt som vedlegg 4 til konkurransegrunnlaget. Prismatrisen omfatter alle ytelsene som inngår i dette tilbudet, og erstatter tilsvarende innhold i Bilag 7 til de tre kontraktsmalene. Prismatrisen leveres i originalformatet (.xlsx) for videre Leverandøren skal i dette dokumentet oppgi evt. prisdrivende krav og oppklaringspunkter som innspill til punkter som bør sees nærmere på i forhandlingen. Leverandøren bes om å oppgi kort begrunnelse for sine forslag. Leverandør skal dokumentere kompetanse på nøkkelressurser i form av CVer iht. krav stilt i Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 6. Leverandøren kan i sin besvarelse henvise til nærmere beskrivelser i vedlegg. Alle relevante vedlegg Evt. vedlegg til leverandørens besvarelse til Tilpasningsavtalen. Vedlegget nummereres og gis beskrivende navn. Alle vedlegg skal være referert i leverandørens besvarelse hvor relevant. 3.3 Utfylling av kontraktsmaler Utviklings- og tilpasningsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg 1 - Utviklings- og tilpasningsavtalen med bilag 2, 4, 5, 6 og 8 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del 2 av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Ved utfylling av bilagene skal Leverandøren tydelig markere hva han har lagt til av tekst og hva som er strøket tekst, ved at ny tekst blir understreket, og strøket tekst fremstår som gjennomstrøket. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 med vedlegg danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag 2. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal på overordnet nivå beskrive hvordan den tilbudte løsningen vil utformes for å dekke Kundens beskrevne behov og krav, samt svare opp krav i Bilag 1 hvor Kunden har bedt om at leverandøren gir en nærmere beskrivelse. 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon Vi gjør særskilt oppmerksom på at det i Bilag 1 kapittel 5 er stilt krav til at leverandøren skal gi en nærmere beskrivelse av hvordan fire konkrete arbeidsoppgaver vil bli løst i Leverandørens tilbudte løsning. Som besvarelse på dette kravet, skal Leverandøren som del av sin Løsningsbeskrivelse i Bilag 2 utarbeide en skjermdialog med tilhørende beskrivelser som viser hvordan de aktuelle arbeidsoppgavene utføres i den tilbudte løsningen. Side 11 av 17

12 Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 2 Besvarelse Kundens kravtabeller 4 Prosjekt- og fremdriftsplan 5 Testing og godkjenning 6 Administrative bestemmelser Vedlegg 1 Dokumentasjonskrav Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren skal kun fylle ut svarkoder, fasekoder og kommentarfelt på alle krav som er stilt i kravtabellene iht. kravene som er stilt til utfylling av kravtabellene i Bilag 1 kapittel 1. Ingen andre endringer blir akseptert. Utfylt kravtabell legges ved som vedlegg til Bilag 2 Hvis leverandøren ønsker å gjøre endringer til Kundens Kravspesifikasjon, må dette tas inn i Bilag 2 - Leverandørens løsningsspesifikasjon. Enhver endring som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet. Leverandøren skal beskrive hvilke deler av leverandørens tilbudte løsning som vil bli levert i hver av de to kravstilte delleveransene, samt foreslå overordnet prosjekt og fremdriftsplan. Leverandøren skal besvare krav og beskrive metodikk og rammeverk for test. Leverandøren skal beskrive sin organisering for leveransen av tilbudt løsning og beskrive hvilke krav som stilles til kundens kapasitet og tilgjengelighet ifm. gjennomføringen av leveranseprosjektene. Leverandøren skal besvare krav som stilles til leveranse av dokumentasjon ifm. leveransen. Leverandøren skal besvare krav. Leverandøren oppgir priser og timepriser for tilleggsarbeid i bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» gjelder felles for alle leveransene som leveres under både Utviklings- og tilpasningsavtalen, Vedlikeholdsavtalen og Driftsavtalen. Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet Vedlikeholdsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg 2 - Vedlikeholdsavtalen med bilag 1 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del 3 av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag 2, 4, 5, 6 og 8. Plan og omfang skal være samkjørt med leverandørens besvarelse i Utviklings- og tilpasningsavtalen. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon 4 Prosjekt- og fremdriftsplan Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal beskrive den tjenesten som tilbys for å dekke Kundens beskrevne behov og krav. Besvarelse av kravtabellene skal gjøres iht. de krav stilt til utfylling i Bilag 1 Kapittel 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til prosjekt- og fremdriftsplan som er i samsvar med prosjekt- og fremdriftsplanen som leverandøren har beskrevet i Bilag 4 til Utviklings- og tilpasningsavtalen. Side 12 av 17

13 Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 5 Tjenestenivå med standardiserte prisavslag 6 Administrative bestemmelser 7 8 Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandøren skal utarbeide et forslag til tjenestenivåavtale som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til rutiner for brukerstøtte og melding av feil som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal besvare krav. Leverandøren oppgir priser og timepriser for tilleggsarbeid i bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» gjelder felles for alle leveransene som leveres under både Utviklings- og tilpasningsavtalen, Vedlikeholdsavtalen og Driftsavtalen. Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet Driftsavtalen Tilbudsforespørselens vedlegg 3 - Driftsavtalen med bilag 1 er utgangpunkt for dokumentene som skal inngå i del 4 av Leverandørens tilbud (se oversikten i kapittel 3.1). Hvordan dokumentene skal fylles ut og besvares er nærmere angitt i tabellen nedenfor. Kundens Kravspesifikasjon i Bilag 1 danner utgangspunkt leverandørens besvarelse i Bilag 2, 4, 5, 6 og 8. Plan og omfang skal være samkjørt med leverandørens besvarelse i Utviklings- og tilpasningsavtalen. Bilag: Innhold: Leverandørens besvarelse: 2 Leverandørens løsningsspesifikasjon 4 Prosjekt- og Fremdriftsplan 5 Tjenestenivå med standardiserte kompensasjoner 6 Administrative bestemmelser 7 8 Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Leverandørens tilsvar på Kundens Kravspesifikasjon. Leverandøren skal beskrive den tjenesten som tilbys for å dekke Kundens beskrevne behov og krav. Besvarelse av kravtabellene skal gjøres iht. de krav stilt til utfylling i Bilag 1 Kapittel 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til prosjekt- og fremdriftsplan som er i samsvar med prosjekt- og fremdriftsplanen som leverandøren har beskrevet i Bilag 4 til Utviklings- og tilpasningsavtalen. Leverandøren skal utarbeide et forslag til tjenestenivåavtale som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal utarbeide et forslag til rutiner for melding av feil som imøtekommer kundens kravspesifikasjon i Bilag 1. Leverandøren skal besvare krav. Leverandøren oppgir priser og timepriser for tilleggsarbeid i bilag 7 Vedlegg 1 Prismatrise.xlsx. Det understrekes at dokumentet «Prismatrise» gjelder felles for alle leveransene som leveres under både Utviklings- og tilpasningsavtalen, Vedlikeholdsavtalen og Driftsavtalen. Leverandøren fyller ut eventuelle ønsker til endringer i den generelle avtaleteksten. Endringer som kan tolkes som et forbehold må i tillegg legges inn i leverandørens dokument forbehold.docx og beskrives slik at Oppdragsgiver kan prissette det aktuelle forbeholdet. Side 13 av 17

14 3.4 Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med kravene til hvordan tilbudet skal utformes og leveres Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er kl. 12:00. Tilbudet skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 3.6 Innleveringssted Tilbudet bes innlevert til: Trondheim kommune Erling Skakkes gate 14 Bytorget 1. etg 7013 TRONDHEIM Vær oppmerksom at ordinær post kan føre til at tilbudene kommer inn for sent, og at dette vil være leverandørens risiko. 3.7 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå tilbudet i 120 dager regnet fra tilbudsfristens utløp. 3.8 Leverandørens plikt Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget på en forsvarlig måte og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke tilbudet. Det er leverandørens ansvar å innlevere et fullstendig og utvetydig tilbud. Ingen innrømmelser vil bli gjort av Oppdragsgiver for feil eller unnlatelser fra Leverandørens side, og Leverandøren er bundet av de opplysningene som fremgår av tilbudet. Uklarheter eller ufullstendigheter i tilbudet vil kunne medføre avvisning 3.9 Avvik/forbehold fra konkurransegrunnlaget Dersom tilbudet er ment å avvike fra kravene som er stilt i konkurransegrunnlaget med vedlegg, skal dette klart fremgå av tilbudsbrevet. Avvikene skal spesifiseres i eget vedlegg til tilbudet med henvisning til hvor i tilbudet avviket er beskrevet. Avvikene skal være presise og entydige slik at Oppdragsgiver kan vurdere avvikene. Eventuelle forbehold skal være presise og entydige, slik at Oppdragsgiver kan vurdere og eventuelt prise disse. Tilbyder skal i eget dokument i tilbudet opplyse om alle forbehold som tas i forbindelse med dette konkurransegrunnlaget med vedlegg. Vesentlige avvik/forbehold i endelig tilbud vil medføre avvisning, jf. pkt Oppdragsgivers behandling av tilbudene 4.1 Registrering/åpning av tilbud Tidspunkt for mottakelse av tilbud blir påført etter hvert som de kommer inn. Oppdragsgiver vil etter åpning, som ikke er offentlig, skriftlig bekrefte at tilbudet er mottatt. Side 14 av 17

15 Åpning skal foretas av minst to representanter for Oppdragsgiver. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Side 15 av 17

16 5 Avgjørelsen av konkurransen Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige for Oppdragsgiver. Følgende tildelingskriterier vil legges til grunn for evaluering av tilbudene: Tildelingskriterium: Kvalitet i tilbudt løsning (inkludert drifts- og vedlikeholdsytelser) I hvilken grad Oppdragsgivers beskrevne behov dekkes av tilbudt løsning og i hvilken grad tilbudt løsning imøtekommer Oppdragsgivers krav. Grunnlag for evaluering dokumentasjon: Vekt: Det vil bli lagt særskilt vekt på at leverandørens løsningsforslag gir grunnlag for en løsning med høy brukskvalitet som både gir god og sammenhengende prosesstøtte til byggesaksbehandlingen, i stor grad henter inn strukturert grunnlagsinformasjon og gjenbruker denne i saksbehandlingsprosessen og oppdatering av grunnlagsdata fra saksbehandlingen (imøtekommer kundens overordnede prinsipper og føringer). For å evaluere brukskvalitet i den tilbudte løsningen vil den helhetlige forståelsen av leverandørens løsningsforslag sammen med besvarelsen av de fire bruksscenariene med tilhørende skjermdialog legges til grunn. Videre vil Oppdragsgiver legge vekt på en fremtidsrettet vedlikeholdsavtale som gir Oppdragsgiver tilfredsstillende forpliktelser om videre utvikling og nye versjoner i vedlikeholdsavtalens varighet. Oppdragsgiver vil også vurdere om tilbyders drifts- og vedlikeholdsprosesser er basert på beste praksis (ITIL eller tilsvarende) og hvilken kvalitet det er på driftsog vedlikeholdsytelsen som tilbys. Gjennomføringsevne Kompetanse og erfaring hos leverandørs tilbudte nøkkelpersonell (prosjektleder, funksjonell arkitekt, løsningsarkitekt og faglig ansvarlig for byggesaksprosess) ift. å samlet kunne ta ansvar for å tilpasse (videreutvikle) en webbasert standardløsning for digital byggesaksbehandling og videreutvikle den tilbudte løsningen som en nasjonal tjeneste. Leverandørs plan og metode for gjennomføring er realistisk og imøtekommer Oppdragsgivernes ønsker til leveransedatoer og samarbeid med kunden i både evt. utviklingsfase og ifm. leveranse av delleveranse 1 og delleveranse 2. Leverandørs metodikk for prosjektgjennomføring, interaksjonsdesign, systemutvikling og test, samt metodikk for drift og vedlikehold av IT-tjenester. Totalpris Pris på tilbudt løsning Pris på gjennomføring Drifts og vedlikeholdskostnader Estimert uttak av tilleggsbistand Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av tilbudt løsning: - Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 2 med vedlegg (inkludert utfylt besvarelse i kravtabell) - Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 5 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 2 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 5 - Driftsavtalen Bilag 2 - Driftsavtalen Bilag 5 Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av gjennomføringsevne: - Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 4 - Utviklings- og tilpasningsavtalen Bilag 6 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 4 - Vedlikeholdsavtalen Bilag 6 - Driftsavtalen Bilag 4 - Driftsavtalen Bilag 6 - CV nøkkelpersonell inkludert eventuell referansesjekk Følgende dokumentasjon vil inngå i evaluering av pris: - Bilag 7 med Vedlegg 1 Prismatrise - Evt. prissetting av forbehold 50 % 25 % 25 % Side 16 av 17

17 5.1 Oppdragsgivers beslutning om kontraktstildeling Oppdragsgivers beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt skal meddeles skriftlig og samtidig til alle berørte leverandører før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunkt for undertegning av kontrakt av begge parter. Meddelelsen skal inneholde en begrunnelse for valget og angi karensperioden, jfr. FOA Avvisning Tilbud som ikke er i henhold til vilkårene i dette konkurransegrunnlaget vil kunne bli avvist. Tilbud som kommer inn etter tilbudsfristens utløp vil bli avvist og blir ikke returnert. Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold og/eller vesentlige avvik mot konkurransegrunnlaget. Endelig tilbud som inneholder vesentlige forbehold og/eller avvik, vil bli avvist, jf. FOA Andre forbehold eller avvik kan også føre til avvisning av tilbud eller kan bli tatt inn som en redusert score, eventuelt prissatt i forhold til tildelingskriteriene. Endelig tilbud som inneholder forbehold og/eller avvik som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 5.3 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen helt eller delvis med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Side 17 av 17