Møteinnkalling. Halden kommune

Transkript

1 Halden kommune Møteinnkalling Utvalg: Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester Møtested: Store møterom, Storgt 7 - Wielgården Dato: Tidspunkt: 19:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf eller til ps@halden.kommune.no. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr PS 2017/32 PS 2017/33 PS 2017/34 PS 2017/35 Innhold U.off Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling Godkjenning av saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige møte Referatsaker RS 2017/21 Økonomirapport pr. september /611 RS 2017/22 RS 2017/23 Helsehuset - forpleiningssituasjon - Status brukerundersøkelse Fylkesmannens avslutning av tilsynssak vedrørende mennesker med psykisk utviklingshemming 2017/ /188 PS 2017/36 Nytt arbeids- og aktivitetssenter 2017/1075 Side nr. Egil Lund Pettersen utvalgsleder 2

3 PS 2017/32 Godkjenning av innkalling PS 2017/33 Godkjenning av saksliste PS 2017/34 Godkjenning av protokoll fra forrige møte PS 2017/35 Referatsaker 3

4 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Iren Vestskogen Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Formannskapet 2017/ Kommunestyret 2017/ Hovedutvalg for administrasjon Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/ Hovedutvalg for samfunnsutvikling og kultur 2017/ Hovedutvalg for undervisning og oppvekst Utsendte vedlegg 1 Fellesinntekter 2 Fellesfunksjoner 3 NAV 4 Sentraladministrasjon 5 Undervisning og oppvekst 6 Kultur og Idrett 7 Helse & Omsorg 8 Teknisk 9 Eiendom 10 Oversikt pr. enhet Medsaksbehandlere <Kommunalsjefer> <Alle kommunalavdelinger> <Økonomikonsulenter> <Avdeling Økonomi> <Tekst og tall til de respektive områder> <Bistand i økonomiarbeidet> Økonomirapport pr. september 2017 september 2017 Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Økonomirapport pr. september viser samlet en positiv prognose på 8,8 mkr. Av dette er 4,3 mkr relatert til fellesinntektene, og 4,5 mkr er relatert til drift. I driftsåret 2017 skal det dekkes inn 35 mill.kr i hht. forpliktende plan. Nye skatteanslag gitt i forbindelse med fremleggelsen av statsbudsjettet viser økt skatteinngang sett opp mot tidligere prognoser for Denne eventuelle merinntekten er ikke innarbeidet i prognosen, men kan beløpe seg opp mot 15 mkr dersom skatteveksten blir som anslaget nå tilsier. Mindreforbruket knyttet til drift på 4,5 mkr er fortsatt heftet med noe usikkerhet og må sies å være marginalt mtp. den relativt komplekse driften de representerer. 4

5 Rådmannens innstilling: 1. Økonomirapporten tas til etterretning. Saksutredning: Bakgrunn Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: Økonomiske forhold Personalspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for eiendomsforhold Forhold som gjelder barn og unge Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Juridiske forhold Organisasjonsspørsmål Betydning for miljøet IKT og innovasjon Forhold som gjelder eldre Forhold som gjelder folkehelsen Annet: Kommunestyret vedtok i sak PS2016/144 for 2017: «..4. Rådmannen skal påse at rammer og vedtak følges opp og rapporterer månedlig sektorenes økonomi samt fremdrift på innsparinger og andre tiltak til formannskapet og kommunestyret» Rådmannen fremlegger med dette økonomirapport pr. september, som viser et tallmessig mindreforbruk på 8,8 mill. kr. Rådmannen har balanse, eller et lite positivt resultat, som overordnet mål og forventet driftsresultat også i Inneværende år har vært et krevende år. Prognosen som fremlegges viser at organisasjonen er på rett vei med bakgrunn i det systematiske arbeidet som er lagt ned for å sikre god økonomistyring, sunn økonomi, gode tjenester og et handlingsrom for framtiden. Økningen i eiendomsskatt fra 2016 til 2017 på ca. 22 mill.kr er i prognosen satt til disposisjonsfond og ikke benyttet i drift. Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik Tall i mkr opprinnelig inkl. endringer pr. sep pr. sep Fellesinntekter , , ,4 4,3 Fellesfunksjoner 5,9-0,8 0,1-0,9 Sentraladministrasjon 115,3 115,3 114,4 0,9 NAV 57,3 57,3 56,9 0,5 Undervisning og oppvekst 618,3 617,7 617,6 0,0 Helse og omsorg 599,2 603,2 600,3 2,9 Teknisk 70,5 71,3 70,2 1,1 Kultur og idrett 41,8 41,9 41,9 0,0 VAR og Havn Totalt -0,0-0,2-9,0 8,8 5

6 Fellesinntekter Per september 2017 viser skatteveksten en økning på 4,0 prosent for kommunene mot samme periode i fjor. For Halden kommune, som nå har en relativ skatteandel på 77,5 % er økningen på 2,53%. Opprinnelig ble det anslått 1,5 % skattevekst i kommunene i forbindelse med fremleggelsen av statsbudsjett 2017 i oktober i fjor. Vekstanslagene ble satt ned til 1, % i forbindelse med fremleggelsen av revidert nasjonalbudsjett i mai i år. Det har imidlertid vært klart sterkere vekst enn dette de siste månedene, og i forbindelse med fremlegging av forslaget til statsbudsjett for 2018 i oktober, er det gjort nye anslag for 2017 som indikerer en merinntekt på skatt i størrelsesorden 4 mrd regnet fra anslaget i revidert nasjonalbudsjett. Bakgrunnen er ekstraordinært store uttak av utbytter til personlige skattytere for inntektsåret 2016, som trolig skyldes tilpasninger til skattereformen. Nå når det kun gjenstår noen få måneder igjen av året, og 80% av skatteinntektene har kommet inn, er det rimelig å anta å tro på en skatteinngang som ligger høyere enn det som ligger prognostisert. Usikkerheten er først og fremst knyttet mot fordelingsoppgjøret mellom skattekreditorene i november måned. Økning i skatt på inntekt og formue 5,0 % 4,0 % 3,0 % 2,0 % 1,0 % 0,0 % -1,0 % -2,0 % Økning landet * Økning Halden * Prognose & Budsjett Halden Kommune** Økning 4,0 % 2,5 % -1,4 % *Økning landet og Halden er pr. september 2017 mot samme periode i fjor **Prognose & budsjett Halden kommune er budsjett 2017 januar desember mot regnskapsåret 2016 samlet. Renteutgifter Renteutgiftene prognostiseres noe lavere enn budsjettert med bakgrunn i et fortsatt lavt rentenivå, samt at fremdriften på investeringsprosjektene, og der i gjennom forskjøvet tidspunkt for låneopptakene, har medført lavere renteutgifter. Renteutgiftene knyttet til trekkrettigheten på driftskontoen prognostiseres også lavere på grunn av en bedre likviditet enn budsjettert. Renteinntekter Som følge av et lavere rentenivå enn budsjettert er mottatte renter fra startlånsordningen redusert med 2 mkr i prognosen. Utbytte Østfold Energi s generalforsamlingen vedtok tidligere i år et utbytte til eierne på 30 mkr. Halden kommune eier 7,14% av aksjene og fikk utbetalt et utbytte på 2,1 mkr. I tillegg har kommunen mottatt kundeutbytte fra Gjensidige. Totalt ble 2,5 mkr vedtatt avsatt til fond i 2. tertialrapport. Eiendomsskatt Eiendomsskatten prognostiseres til et positivt avvik på 1 mkr. Hovedsakelig som følge av innbetalt skatt fra nye skatteobjekter/justerte takster. 6

7 Fellesfunksjoner Fellesfunksjoner prognostiserer en negativ prognose på 0,87 mkr. Hovedsakelig som følge av økte utgifter knyttet til AFP kostnader som ser ut til å bli noe høyere enn budsjettert, samt en uteglemt inntektsføring av OU-midler i Utover dette inneholder området budsjettmidler til fellesanliggender som årsavgifter, forsikringer, kontingenter og avskrivinger. Det er ikke prognostisert nevneverdige avvik på disse fellesområdene, men det knytter seg en viss usikkerhet til forsikringspremie og eventuelle nye uttak av AFP. Sentraladministrasjon Sentraladministrasjonen prognostiserer et positivt avvik på 0,89 mkr ved året slutt. Bruttolønn viser en positiv prognose på 0,5 mkr som følge av vakante stillinger som har vært, eller kommer til å bli, vakante deler av året. Prognosen knyttet til sykepengerefusjoner gir et negativt avvik på 0,54 mkr slik at nettolønn for området prognostiseres tilnærmet i balanse. Prognosen knyttet til andre driftsutgifter viser balanse, men består av både mer- og mindreforbruk. Dette knytter seg blant annet til ITavtalen, Edb/It-utstyr, ICA-Østfold, kursutgifter, porto og mva. Det prognostiseres videre merinntekter sfa ulike forhold knyttet til blant annet bruk av fond og mva. NAV Resultat for september viser et mindreforbruk totalt sett på 0,48 mkr. Inntekter fra introduksjonsstønaden har økt og dette skyldes flere familiegjenforeninger som det ikke er mulig å planlegge inn i budsjettet. Fra forrige måned viser rapporten en økning i antall sosialhjelpsmottager med 20 personer. Det er ingen dramatikk i dette, da det er personer som har fått avslag eller har fått en engangsytelse. Det som er viktig å merke seg er at antall langtidsmottagere er redusert fra mars til september med 27 personer Undervisning & Oppvekst Prognosen viser at kommunalavdelingen totalt går mot en balanse ved årets slutt. Det er noen av enhetene som har noen ekstra utfordringer med å tilpasse tjenestetilbudet i henhold til tildelt ramme. Skolene rapporterer at det ikke benyttes permanente sammenslåtte klasser og at midler til tidlig innsats benyttes i tråd med statlige styringssignaler. Elever som etter sakkyndig tilråding har rett til spesialpedagogisk tiltak får vedtak i tråd med anbefaling fra PPT. Kultur & Idrett Enheten går i balanse pr september. Avvik andre driftsutgifter og andre inntekter knyttes i hovedsak til spillemidler på 3,5 mkr. Remmen svømmehall har lavere inntekter en periodisert budsjett. Dette kan utjevnes ut året med tanke på besøkende tar seg opp utover høsten. Helse & Omsorg Kommunalavdelingen rapporterer om et mindreforbruk på 2,938 mkr. Det vil imidlertid fortsatt være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter ut hele Kun små endringer i driften kan gjøre store økonomiske utslag. Teknisk Teknisk kan pr. september 2017 rapportere om en prognose som tilsier et positivt avvik på 1,1 mill.kr. Dette er en videreføring av prognosene fra forrige rapportering, men noe forbedret grunnet et resultat bedre enn prognostisert på Rokke avfallsplass. Årsaken til forbedringen ligger i hovedsak fortsatt i at et inntektsnivå i september var bedre enn prognostisert på næringsdelen på Rokke avfallsplass. Større prognostiserte utgifter på gatelys, forvaltning veier og gater, forvaltning park og eiendom reduserer teknisk sin prognose noe. Eiendom Avdelingen rapporterer pr. september om et merforbruk i størrelsesorden 0,2 mill. kr. Dette er i hovedsak knyttet til mange mindre avvik og det er ingen store endringer siden forrige rapportering. 7

8 VAR På selvkostområdene rapporteres det pr. september om et negativt avvik på 3,1 mill.kr. Dette er stort sett i tråd med budsjett da det er planlagt bruk av eldre fondsmidler både innenfor området for vann og renovasjon. Foreløpig ligger området for vann an til et bruk av fond på ca. 1,8 mill. kr. og renovasjon ca. 0,8 mill. kr. For området for avløp ligger det an til avsetning tilsvarende 0,4 mill.kr. Brutto lønnsutvikling Tabellen under viser forbruk på fast og variabel lønn under respektive kommunalavdelinger/- områder, og hvordan disse er forbrukt i forhold til periodisert budsjett, samt prognose. Artsgruppe 10 Lønn til fast ansatte, også tillegg som kveld, helg, natt og helligdag. Artsgruppe Variabel lønn som vikarutgifter, ekstrahjelp og overtid. Artsgruppe 70 Fast lønn vedlikehold. (hovedsakelig knyttet til fordelingskapitler) Artsgruppe 75 Lønn Renhold Avvik Omr. Artsgr. Artsgrp.navn Akk.regn Budsjett Prognose årsprognose 10 Fastlønn NAV Variabel lønn Sentraladm. SUM Sentraladm. inkl. NAV Fastlønn Variabel lønn SUM Sentraladm. inkl. NAV Undervisning og oppvekst 10 Fastlønn Variabel lønn SUM Undervisning og oppvekst Fastlønn Helse og omsorg Variabel lønn Renhold SUM Helse og omsorg Kultur & Idrett 10 Fastlønn Variabel lønn SUM Kultur & Idrett Teknisk 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold SUM Teknisk Halden Kommune 10 Fastlønn Variabel lønn Fastlønn vedlikehold Renhold Sum Fast og variabel lønn

9 Summering av prognose og avvik, eks. VAR og Havn Periode 09/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Prognoseavvik Fellesinntekter , , , ,4 4,3 Brutto lønn 971, , , ,6-3,7 Refusjoner -45,1-53,9-55,8-61,1 5,3 Netto lønn 925, , , ,5 1,6 Andre utgifter 515,7 762,3 765,7 800,2-34,6 Andre inntekter -348,6-533,3-557,9-595,4 37,5 Totalt 49,1 - -0,2-9,0 8,8 9

10 Likviditet Grafen viser saldo på konsernkonto og brukt av trekkrettigheten fra og hittil i år. Per utgangen av september 2017 var gjennomsnittlig likviditetstrekk på 121,8 mill.kr., mens gjennomsnitt fra og frem til i dag er ca 160,3 mill.kr. Ut i fra grafisk fremstilling kan en se klare tendenser der rammetilskudd mottas samt når lønn utbetales. Pr. april er det tatt opp nytt låneopptak på 71,2 mill.kr. Dette vises grafisk som en forbedring i likviditeten. Kommunen vil også i 2017 være i behov av en betydelig trekkrettighet, spesielt i månedene august og desember da rammetilskudd ikke utbetales. Ubrukte lånemidler er inkludert i grafen ovenfor. Pr. september utgjør ubrukte lånemidler -72,2 mill.kr, der 26,8 mill.kr er ubrukte lånemidler startlån og 1,3 mill.kr er tilknyttet lånemidler til havn. Ubrukte midler i tilknyttet investeringer er negativ med -100,3 mill.kr. jan.17 feb.17 mar.17 apr.17 mai.17 jul.17 aug.17 sep.17 Ubrukte lånemidler andre* ,0-5,2-62,7-60,2-100,3 Ubrukte lånemidler startlån 18,2 18,2 18,2-4,0 25,2 34,0 18,2 26,8 Ubrukte lånemidler havn 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 1,3 Sum 19,5 19,5 19,5 15,3 21,2-27,4-40,7-72,2 Grafen nedenfor viser likviditetstrekk korrigert for ubrukte lånemidler. Gjennomsnittlig likviditetstrekk fra januar til september 2017 korrigeres fra 121,8 mill.kr til 49,7 mill.kr hvis man hensyntar ubrukte lånemidler på 72,2 mill.kr. 10

11 Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Lars Vidar Hennum Hansen> 11

12 Økonomirapport Fellesinntekter Periode 09/17 Regnskap hittil Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett, inkl. endring Årsprognose Avvik Rammetilskudd Skatt inntekt/formue Skjønnstilskudd Kompensasjonstilskudd Sum statstilskudd Eiendomsskatt "Verk og bruk" Eiendomsskatt "Annen fast eiendom" Sum eiendomsskatt Renter løpende lån Renter formidlingslån Renter driftskonto Andre finanskostnader Avdrag lån Sum finansutgifter Renter bankinnskudd Renter utlån Utbytte fra selskaper Sum finansinntekter Andre inntekter Sum motpost avskrivninger/ andre inntekter Underskuddsinndekning Avsetning til/ bruk av bundne fond Avsetning til/ bruk av disposisjonsfond Sum disposisjoner Sum fellesinntekter

13 Fellesfunksjoner 09/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Fellesfunksjoner prognostiserer en negativ prognose på 0,87 mkr. Hovedsakelig som følge av økte utgifter knyttet til AFP kostnader som ser ut til å bli noe høyere enn budsjettert, samt en uteglemt inntektsføring av OU-midler i Utover dette inneholder området budsjettmidler til fellesanliggender som årsavgifter, forsikringer, kontingenter og avskrivinger. Det er ikke prognostisert nevneverdige avvik på disse fellesområdene, men det knytter seg en viss usikkerhet til forsikringspremie og eventuelle nye uttak av AFP. Brutto lønn: Brutto lønn prognostiseres til et avvik på 2,1 mkr. Dette som følge av at kostnadene knyttet til AFP er høyere i både SPK og HKP enn det som ble lagt til grunn på budsjetteringstidspunktet. Kostnadene er videre høyere i juli/august enn de har vært tidligere i året. Det antas at dette nivået vil ligge til grunn for høsthalvåret Refusjoner: Ikke aktuelt for dette området Netto lønn: Se kommentarer over Andre utgifter: Prognostiseres til et negativt avvik på 0,15 mkr. Avviket skyldes et ikke-budsjettert meglerhonorar til forsikringsagenten, en utbetaling til ØMM-lab, og ikke-budsjettert arbeidstakers andel av OU-midler. Sistnevnte må sees opp mot ikke-budsjettert inntekt (trekk fra ansatte) under andre inntekter. Faktura fra Norsk pasientskadeerstatning ble noe lavere enn budsjettert. Andre inntekter: Prognostiseres til et positivt avvik på 1,4 mkr. Arbeidstaker andel av OU-midlene trekkes månedlig og skal inntektsføres dette fellesansvaret i årsavslutningen. For regnskapsåret 2016 er denne inntektsføringen uteglemt, slik at den i 2017 utgjør en merinntekt på ,-. Arbeidstakers andel av OU-midlene budsjetteres ikke på hverken utgifts- eller inntektssiden, og utgjør dermed et avvik i 2017 på 1,4 mkr. 13

14 NAV 09/17 Regnskap Årsbudsjett, opprinnelig Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalregnskap Resultat for september viser et mindreforbruk totalt sett. Inntekter fra introduksjonsstønaden har økt og dette skyldes flere familiegjenforeninger som det ikke er mulig å planlegge inn i budsjettet. Brutto lønn Mindreforbruk på lønn skyldes færre personer i kvalifiseringsprogrammet, 10 personer er avsluttet og flere forventes inn i løpet av året. Refusjoner: Et lite avvik som skyldes manglende refusjon sykepenger.. Netto lønn: Totalt mindreforbruk på lønn, men årsak er færre i kvalifiseringsprogrammet og utsatt oppstart for jobbspesialister. Her forventes oppstart av jobbspesialister en kommunal ansatt og en statlig ansatt i november. Sosialhjelpsmottagere. Fra forrige måned viser rapporten en økning i antall sosialhjelpsmottager med 20 personer. Det er ingen dramatikk i dette, da det er personer som har fått avslag eller har fått en engangsytelse. Det som er viktig å merke seg er at antall langtidsmottagere er redusert fra mars til september med 27 personer. Det er fremdeles et mål om at antall langtidsmottagere må ytterligere reduseres. Derfor er det svært viktig med alle muligheter som fører til arbeid på kort eller lengre sikt. 14

15 jan febmaraprmaijun jul augsept Mottakere Antall totalt m KVPforsørgelse u 18 år KVP Mottakere u 25 år Mottakere m forsørgelse u 18 år langtidsmottakere Antall totalt Utbetaling av sosialhjelp etter ytelsesområder. For september viser regnskapet en økning i utgifter til midlertidig bolig samt husleierestanse. Årsak til økningen er utgifter til personer som har store utfordringer med å mestre en bosituasjon. Både boligoppfølger i NAV og miljøvaktmestrene gjør en god oppfølgingsjobb med de det gjelder Mid. Bolig Strømrest. Husleierest jan feb mar apr mai jun jul aug sept Husleierest. Mid. Bolig Utgifter til midlertidig bolig har tidligere vært en stor utgiftspost. NAV- har ansvar for å skaffe midlertidig bolig til de som er i behov av det. Med 3 kommunale midlertidige boliger 15

16 dekker vi noe av behovet, men et mer permanent botilbudet til personer med utfordringer innen rus/psykiatri som stadig blir kastet ut av sitt leieforhold kommer på sikt. 16

17 Sentraladministrasjonen Periode 09/17 Regnskap Sentraladministrasjon Årsbudsjett, inkl. endringer Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Sentraladministrasjonen prognostiserer et positivt avvik på 0,89 mkr ved året slutt. Bruttolønn viser en positiv prognose på 0,5 mkr som følge av vakante stillinger som har vært, eller kommer til å bli, vakante deler av året. Budsjettpost knyttet til sykepengerefusjoner på 1,5 mkr gir et negativt avvik på 0,54 mkr slik at nettolønn for området prognostiseres tilnærmet i balanse. Det prognostiseres videre merinntekter sfa ulike forhold knyttet til blant annet refusjon fra staten, andre statlige overføringer og mva. Brutto lønn: Det prognostiseres et positivt avvik på 0,5 mkr. Dette avviket relaterer seg i all hovedsak til vakante stillinger i sentraladministrasjonen. Stillingene som har vært vakante er på områdene Økonomi, Juridisk og Informasjon/politisk. Rekrutteringsprosessen for disse stillingene løper og antas være besatte i løpet av året. Refusjoner: Prognostiseres til et negativt avvik på 0,54 mkr. Det er budsjettert med til sammen 2,5 mkr i sykepengerefusjoner for Dette skyldes en feil i budsjetteringen for 2017, og avviket dekkes av mindreforbruket på lønn. Netto lønn: Se kommentarer over Andre utgifter: Det prognostiseres et merforbruk på andre driftsutgifter på 0,01 mkr. Andre inntekter: Det prognostiseres videre merinntekter på 0,89 mkr sfa ulike forhold knyttet til blant annet refusjon fra staten, andre statlige overføringer og mva. 17

18 Kommunalavdeling Undervisning og Oppvekst 09/17 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Prognosen viser at kommunalavdelingen totalt går mot en balanse ved årets slutt. Det er noen av enhetene som har noen ekstra utfordringer med å tilpasse tjenestetilbudet i henhold til tildelt ramme, noe som er innarbeidet i prognosen. Avvikene er dekket inn via ekstra ordinære inntekter og mindreforbruk på andre enheter. Brutto lønn: Brutto lønn har et negativt avvik som i all hovedsak skyldes bruk av vikarer både med hensyn til sykdom og videreutdanning. Avvik på lønn er også relatert til økt omfang av barn som har behov for spesial pedagogiske ressurser eller behov for ekstra voksen i barnehage eller skolehverdagen. Refusjoner: Refusjoner ligger høyere enn budsjett, 1,6 mkr på refusjon fødselspenger og 0,5 refusjon fødselspenger. Andre utgifter: Dette er relatert til utgifter til hovedrenhold, endret fakturering av strømkostnader, gjesteelever i andre kommuner og økte skysskostnader. Prognosen forutsetter at tiltakene ikke økes i omfang. Andre inntekter: Positivt avvik pga statlige overføringer. Sum område: Balanse totalt, men utfordringer rundt enkelte enheter. Elever som etter sakkyndig tilråding har rett til spesialpedagogisk tiltak får vedtak i tråd med anbefaling fra PPT. Arbeid for å bemanne barnehagene jfr vedtak som ble fattet i HUO PS 2017/30 er iverksatt, statlig rapporteringstidspunkt er satt til «Vedtak: 1. Med virkning fra 1.august 2017, fastsettes det en bemanningsnorm på minimum 6,5 ved de kommunale barnehager. 2. Forskrift om pedagogisk bemanning skal til enhver tid ivaretas. 3. Eventuelle organisatoriske endringer må tas i forbindelse med budsjett 2018.» 18

19 Kultur & Idrett 09/17 Regnskap Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Enheten går i balanse pr september. Avvik andre driftsutgifter og andre inntekter knyttes i hovedsak til spillemidler på 3,5 mkr. Remmen svømmehall har lavere inntekter en periodisert budsjett. Dette kan utjevnes ut året med tanke på at besøkende tar seg opp utover høsten. Brutto lønn: Brutto lønn pr september viser et positivt avvik på om lag 0,9 mkr. Hovedsakelig er det positive avviket knyttet til vakanser ved Halden bibliotek, Brygga Kultursal og idrettskonsulent, gjennom 2017, samt at ansettelse ved ungdomshuset Domino dro ut i tid tidligere våren Ansettelse på Domino og Halden bibliotek er gjennomført. Det er kun ved Kulturskolen og Remmen svømmehall det er merforbruk på lønn. Refusjoner: Enheten har høyere langtidsfravær en budsjettert, og dermed en høyere refusjonsinntekt. Andre utgifter: For det meste knyttet til ubudsjetterte spillemidler på 3,5 mkr, (tilsvarende inntekt) samt utgifter i forbindelse med diverse kultur- og idrettsarrangementer som er vedtatt men ikke er budsjetterte. Brygga kultursal har større utgifter i forbindelse med planlagte arrangementer. Totalt en negativ endring fra forrige måned med totalt ,- Andre inntekter: Inntekter knyttet til spillemidler på 3,5 mkr og varierende inntekter ved kultursal og Remmen svømmehall. Remmen svømmehall prognostiserer et negativt avvik på ,-. En negativ endring fra forrige måned på om lag ,- Brygga kultursal prognostiseres med et noe lavere inntektsnivå enn budsjettert. Videre er inntektsprognosen heftet ved en viss usikkerhet da det er et visst etterslep på inntektene til kultursalen. Sum område: Det rapporteres om balanse. 19

20 Kommunalavdeling Helse og omsorg Periode 09/17 Regnskap Oppr.BUD Årsbudsjett Årsprognose Prognoseavvik Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Kommunalavdelingen rapporterer om et mindreforbruk på 2,938 mkr. Det vil imidlertid fortsatt være nødvendig med stram kontroll med kostnadsnivå i alle enheter ut hele Kun små endringer i driften kan gjøre store økonomiske utslag. Brutto lønn: Merforbruk på 2,970 mkr refereres til at flere prosjekter er avhengig av tilskudd for å bli startet/ videreført. I samsvar med hva som er omtalt i tidligere rapporter budsjetteres ikke lønnsutgifter til prosjekter som er avhengig av tilskudd for å bli startet/ videreført før tilskudd er mottatt, med noen få unntak. Vikar ferieavvikling er noe høyere enn budsjett og det er i større benyttet faste ansatte for å dekke opp vikarbruk gjennom året. Sistnevnte har vært en villet utvikling, som har redusert behovet for vikarbyrå. Når nye ressurskrevende brukere skal ha tjenester forsøkes det å få på plass fast ansatte som kan ivareta behovet. Refusjoner: Kommunalavdelingen prognoserer foreløpig med et avvik på 2,716 mkr. Det foretas løpende vurderinger i forhold til utviklingen av sykefraværet i kommunen og endringer i refusjoner vil forekomme. Netto lønn: Netto lønn prognoseres på bakgrunn av ovennevnte med et negativt avvik på totalt kr 0,253 mkr. Andre utgifter: Merforbruk på 14,358 mkr skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 4,5`Avsetning bundne fond 2) 3,9`Økning avlastning utover budsjett 3) 7,0`Nye brukere 4) -1,0`Lavere kjøp fra byrå Det er størst usikkerhet knyttet til tjenesteleverandører, og her først og fremst avlastningstjenester. Etter budsjettarbeidet og budsjettvedtaket har behovet for avlastningstjenester økt. Avlastningen er i enkelte tilfeller så omfattende at noen brukere «bor» på avlastningsstedene. Der det er mulig arbeides det for å få disse brukerne over i kommunale boliger med kommunal bemanning. Her må imidlertid vurderingene også sees opp mot brukernes behov for stabilitet og forutsigbarhet. Det er jevnlig økning av brukere med behov for avlastning, og dette utfordrer prognosearbeidet og budsjettrammene. I den senere tid har vi også hatt frafall av brukere som da gir muligheter for plassering av nye innenfor samme rammer. Nye brukere med behov for omfattende tjenester påvirker inntekts og utgiftssiden i vesentlig. 20

21 Dette gjelder særlig nye brukere med 1:1 eller 2:1 vedtak. Halden kommune har hatt flere brukere som har flyttet til kommunen, og som har store behov. Andre inntekter: Merinntekt på 17,551 mkr skyldes i det vesentligste følgende forhold: 1) 4,7`Avsetning bundne fond` 2) 0,4`Tilskudd veiledningsnettverk 3) 1,0`Tilskudd BOSO 4) 0,4`Etterfakturering Aremark for KAD 5) 2,0`Kommunalt rustilskudd 6) 0,4`Kommune psykolog 7) 9,9`Merinntekt ressurskrevende brukere 8) -1,9`Opphør av inntekt fra Brøset Kostnader som avregnes for 2016 og estimering av 2017 for ressurskrevende brukere påvirker inntektene. Avregning fra helsedirektoratet er mottatt og en merinntekt er tatt inn i prognosen. Inntekten må sees opp mot utgiftssiden til den samme brukergruppen, da noen få brukere med store vedtak gjør store utslag på utgiftssiden. Flere prosjekter er avhengig av tilskuddsmidler, og tilskuddene det knytter seg usikkerhet rundt er i det vesentligste ikke budsjettert og medfører positive avvik på budsjett når søknaden får medhold. Kommunalavdelingen har fokus på å søke tilskudd for å kunne ivareta et godt tilbud til brukerne, og er en del av inntektsoptimaliseringsarbeidet. Innvilgede søknader vil fortløpende tas inn i prognosen for året. Tilskuddene er vi forpliktet til å benytte til de omsøkte formål, og medfører også en utgiftsside. Sum område: Sektoren har en svært kompleks drift 24 timer i døgnet, 365 dager i året, og usikkerheten vil vis reduseres ut over i året. Nye brukere eller eksisterende brukere med endrede behov utvikler seg gjennom året og er delvis vanskelig å forutse. Tiltak for å dekke avvik: Kommunalavdelingen rapporterer om en positiv prognose. 21

22 Kommunalavdeling Teknisk Periode Regnskap Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik 09/17 opprinnelig endring Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Teknisk kan pr.september 2017 rapportere om en prognose som tilsier et positivt avvik på 1,1 mill.kr. Dette er en videreføring av prognosene fra forrige rapportering, men noe forbedret grunnet et resultat bedre enn prognostisert på Rokke avfallsplass. Årsaken til forbedringen ligger i hovedsak fortsatt i at et inntektsnivå i september var bedre enn prognostisert på næringsdelen på Rokke avfallsplass. Større prognostiserte utgifter på gatelys, forvaltning veier og gater, forvaltning park og eiendom reduserer teknisk sin prognose noe. For mer detaljert informasjon om tjenesteproduksjon i sektoren henvises det til 2. tertialrapport pr. august. Brutto lønn: Positivt avvik på 0,6 mill. kr. Årsak til dette er at stilling i stab foreløpig ikke er besatt. Refusjoner: Positivt avvik tilsvarende 0,754 mill.kr. Refusjoner føres som inntekt. Sektoren har kontinuerlig mål om å redusere sykefravær. Sektoren hadde i 2016 et gjennomsnittlig sykefravær på 5,5%. Dette er 0,5 % over målet om et sykefravær på under 5 %. Siste oppdaterte tall pr. august 2017 tilsier et sykefravær på 2,5 %. Dette er et meget godt og positivt resultat. Netto lønn: Positivt avvik pr. september tilsvarende 0,619 mill.kr. Viser ellers til kommentarer over. Andre utgifter: Det rapporteres om et negativt avvik totalt for andre utgifter pr. september på tilsvarende 5,4 mill. kr. Dette er knyttet til følgende; Avtale på brennbart restavfall som blir dyrere enn budsjettert samt arbeid knyttet til lukking av avvik. Totalt har dette, som rapportert tidligere, en merkostnad på Rokke tilsvarende 1,9 mill. kr. Utredning av ulike driftsformer er også belastet Rokke. Et positivt avvik på inntektsprognosen på tilsvarende 3,0 mill.kr,- tilsier en prognose pt på + 0,8 mill.kr for Rokke avfallsanlegg. 22

23 Andre utgifter utvalgte områder: «Andre utgifter» Budsjett 2017 Prognose 2017 Avvik Eiendom Rokke avfallsplass Parkering Brann Drift og v. vei og g Forv. Veier og gater Andre inntekter: Et positivt avvik pr september tilsvarende 5,9 mill.kr. Pt skyldes det positive avviket fortsatt i hovedsak høyere inntekt på næringsavfall Rokke avfallsplass, eiendom, veiforvaltning og avgiftsparkering. Eiendom totalt ligger an til et merforbruk på 0,2 mill.kr. Brann ligger totalt for 2107 i balanse i forhold til budsjett. Andre inntekter utvalgte områder; «Andre inntekter» Budsjett 2017 Prognose 2017 Avvik Eiendom Rokke Brann Småbåthavn Parkering Sum område: Viser til kommentarer over. Tiltak for å dekke avvik: 23

24 VAR Periode Regnskap Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik opprinnelig endring Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: På selvkostområdene rapporteres det pr. september om et negativt avvik på 3,1 mill.kr. Dette er stort sett i tråd med budsjett da det er planlagt bruk av eldre fondsmidler både innenfor området for vann og renovasjon. Foreløpig ligger området for vann an til et bruk av fond på ca. 1,8 mill. kr. og renovasjon ca. 0,8 mill. kr. For området for avløp ligger det an til avsetning tilsvarende 0,4 mill.kr. Fondsutvikling VAR Vann Avløp Renovasjon Saldo Prognose Prognose fond

25 Avdeling for Eiendom Periode Regnskap Årsbudsjett, Årsbudsjett, Årsprognose Prognoseavvik opprinnelig endring Brutto lønn Refusjoner Netto lønn Andre utgifter Andre inntekter Sum enhet Totalt: Avdelingen rapporterer pr. september om et merforbruk i størrelsesorden 0,2 mill. kr. Dette er i hovedsak knyttet til mange mindre avvik og det er ingen store endringer siden forrige rapportering. Som nevnt i tidligere rapporter lønnes pr. i dag 15 vaktmestere og 2 jurister samt 7 personer i administrasjon (prosjektledere/saksbehandlere/leder for eiendom). Eiendom har ansvar for vedlikehold av kommunens eiendommer og bygningsmasse samt ansvar for å planlegge, lede og gjennomføre investeringsprosjekt på vegne av rådmannen. Avdelingen fungerer som byggherre ved kommunens byggeprosjekter. De jobber også med forvaltning, kjøp og salg av eiendommer, festetomter etc. Avdelingen har pr. i dag ansvar for forvaltning og vedlikehold for alle kommunens bygg og tilhørende områder. Vi har i 2017 tilbakekjøpt St. Joseph og i 2018 planlegges Fayegården tilbakekjøpt fra pensjonskassen. Dette påvirker økonomien og arbeidsmengden i driftsavdelingen. I dag omfatter den kommunale bygningsmassen, uten leiligheter som forvaltes av HABO, ca m 2. Det vil også i løpet av 2017 komme inn ytterligere m 2 gjennom kjøp av Fayegården, Risum, nye Idd skole i 2018 og Bergheim Bo- og Rehabiliteringssenter Avdelingen trenger styrkning av sine budsjetter da behovet for vedlikehold og tilsyn er stort og øker i takt med ervervet bygningsmasse. Innenfor driftsutgifter i budsjettallene ligger hovedsakelig midler til husleie for de bygg kommunen leier, strøm, kommunale avgifter, renhold og serviceavtaler som for eksempel heisanlegg/ventilasjonsanlegg/brannvarslingsanlegg/el-anlegg. Når det gjelder inntektssiden får eiendom blant annet inn festeavgifter, leieinntekter (hovedsakelig for Ishallen) samt at investeringsprosjekt blir belastet med de timer prosjektleder bruker på større investeringsprosjekt (disse vises som inntekt i regnskapet). Brutto lønn: Ingen store avvik innenfor brutto lønn. Refusjoner: Budsjett videreført fra Foreløpig ser det ut til at avdelingen, innen årsslutt, kan motta sykelønnsrefusjon utover det budsjetterte. 25

26 Netto lønn: Viser til kommentarer over. Andre utgifter: Budsjett for vedlikehold er økt i forhold til fjoråret, det vedlikeholdsarbeid som utføres vurderes likevel alltid nøye og det er kun rom for de utskiftinger og reparasjoner som er av helt nødvendig karakter. Videre vil økte aktiviteter på St. Joseph og Iddebo påvirke drift- og utgiftssiden ut over året. Andre inntekter: Hovedsakelig inntekter fra festeavgifter, leie av ishallen samt lønnsbelastning til prosjektledere som arbeider med investeringsprosjekt. Sum område: Tiltak for å dekke avvik: 26

27 Opprinnelig Med endr. Avvik Regnskap pr. Budsjett Budsjett Prognose pr. sep Enhet sep Fellesinntekter Fellesfunksjoner NAV Rådmannen IT Avdeling for Samfunnsutvikling Avdeling Økonomi Personal & Organisasjon Sum sentraladministrasjon Kulturadministrasjon Ungdomstilbud Remmen/Kultursal Tilskudd Bibliotek/Kulturskole/Frivilligsentral Sum Kultur & idrett Kommunalteknikk Plan og Miljø Brann Rokke avfallsanlegg Kommunale bryggeplasser Kommunalsjef Teknisk Sum Teknisk Felles grunnskoletjenester Tistedal Skole Berg skole Folkvang skole Gimle skole Hjortsberg skole Låby skole Os skole Prestebakke skole Idd skole Risum skole Rødsberg skole Strupe skole Halden kompetansesenter PPT Barnehagene felles/private Bergknatten barnehage Bjørklund barnehage Karrestad barnehage Stangeløkka barnehage Brekkerød barnehage Isebakke barnehage Familiens hus administrasjon Barneverntjenesten Helsesøstertjenesten Sum Undervisning og oppvekst Helse og omsorg Sykehjem Hjemmebaserte tjenester Basistjenester Koordinerende fellestjenester Sum Helse og omsorg T O T A L T Vann Avløp Renovasjon Feiervesen Havn VAR og Havn

28 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: / Inger-Johanne Norderhaug Røren Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Halden eldreråd 2017/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere Helsehuset forpleiningssituasjon - Status brukerundersøkelse Sammendrag av saken: Helsehuset forpleiningssituasjon - Status brukerundersøkelse Siden forrige møte i eldrerådet har det vært gjennomført et planleggingsmøte i forbindelse med brukerundersøkelsen som skal gjennomføres på institusjonene. Her deltok enhetsledere og avdelingsledere på institusjonene samt kjøkkensjefen og leder økonomi. Det er planlagt at undersøkelsen gjennomføres over en tidsperiode på 2 uker. For å sikre en uavhengig undersøkelse vil ikke sentralkjøkkenet bli informert om hvilke uker undersøkelsen gjennomføres. Spørreskjemaet er under utarbeidelse og det legges fokus på at det skal være enkelt nok til at flest mulig skal kunne svare. Det benyttes «smilefjes» der brukerne kan velge mellom 4 ansikter. Ansiktenes betydning/beskrivelse vil også være med i skjemaet. Svært tilfreds Tilfreds Nøytral Lite tilfreds I denne undersøkelsen har vi vurdert at brukerne skal vurdere smak og utseende hver for seg. Det betyr ett svar for smak og ett for utseende. Svarslipp blir merket med sted, dato og om brukeren har fått tilpasset diett. Hver avdeling samler alle sine svar i et samleark. Disse sammenstilles av leder økonomi. Resultatet av undersøkelsen vil legges frem for eldrerådet. 28

29 Dokumentet er elektronisk godkjent av: Inger-Johanne Røren 29

30 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: G / Gina Anette Brekke Referatsak Utvalg Utvalgssak Møtedato Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2017/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/ Utsendte vedlegg Medsaksbehandlere <navn> <adm.enhet> <beskrivelse av bidrag til saken> Fylkesmannens avslutning av tilsynssak vedrørende mennesker med psykisk utviklingshemming Sammendrag av saken: I 2016 varslet Fylkesmannen om landsomfattende systemtilsyn med helse- og omsorgstjenester til voksne mennesker med utviklingshemming som bor i egen bolig. Tilsynet skulle gjennomføres som en systemrevisjon for å se om kommunens rutiner, prosedyrer og systemer er tilstrekkelig gode for å sikre ivaretakelse av den enkeltes rettigheter. I brev av 7. juni ble Halden kommune varslet om stedlig tilsyn i kommunen. Tilsynet fant sted høsten Tilsynet medførte en helhetlig gjennomgang av systemer, rutiner, prosedyrer og dokumentasjon. Det ble avdekket noen svakhetspunkter som måtte forbedres, og disse ble samlet i to avvik. Forslag til lukking av avvik og en endelig statusrapport ble oversendt Fylkesmannen, og dette beskrives i denne saken. I brev av 4. september 2017, meddeler Fylkesmannen at de anser saken som lukket. I oversendte rapport fra Fylkesmannen pr , ber Fylkesmannen Halden kommune om ledelsens gjennomgang og vurdering av om tiltakene har virket som planlagt. Halden kommune viste til oversendte brev med forslag til tiltak og status i arbeidet for å lukke de to avvikene som ble avdekket. Fylkesmannen aksepterte forslagene til tiltak. Det ble avholdt et møte 16. juni med kommunalsjef Veronica Aam, stedfortredende leder i enhet samlokaliserte boliger Tomas Hafstad, leder for koordinerende enhet Sissel Lund, systemansvarlig for fagsystemet Gerica tiltaksplaner Hilde Vatvedt, og fylkesmannens kontaktperson for tilsynet Gina Brekke. Formålet med møtet var en ny gjennomgang av status på tiltakene samt en vurdering av effektene. Allerede 15.mars var en del av tiltakene på plass, slik det fremgår av tilbakemeldingen. Jfr. tilpasninger i Risk Manager, avviks- og risikomodul. Et viktig tiltak var å sikre overgang fra manuelle føringer til elektronisk behandling. 30

31 Den overordnede legemiddelhåndboken ble revidert i Risk Manager og ble tilgjengelig på avdelingene. Det har blitt gjennomført systematisk opplæring av ansatte på områdene som er beskrevet i Halden kommunes tiltaksplan. For noen avdelinger pågår fortsatt internkurs i dokumentasjon og obligatorisk e- læringskurs med siste planlagte kurs Fylkesmannen la vekt på dokumentasjon gjennom tiltaksplaner for å sikre kontroll og styring med tanke på forsvarlig gjennomføring av personlig assistanse. I tillegg ønsket Fylkesmannen en gjennomgang av vedtakene for å sikre ensartet og presis saksbehandling. Her var målet å sikre oppfyllelse av de behov brukerne har gjennom tydelig retningslinjer for de som skal iverksette tjenestene. Arbeidet ledet av koordinerende enhet ble gjennomført, og ansatte har fått opplæring. Mange vedtak er endret, og endres fortløpende i forbindelse av fornying av vedtak. Alle er gjennomgått og endret innen utløpet av 2017 for å sikre brukere og pårørende forutsigbare tjenester. 22.juni ble det avholdt møte med avdelingslederne i enhet samlokaliserte boliger der stedfortredende leder og kommunalsjef var tilstede. Formålet med dette møtet var å innhente siste opplysninger om implementering av tiltakene i drift. Det mest krevende er implementering av tiltaksplaner. Ledelsens vurdering er at dette er kommunens viktigste innsatsområde for å sikre god dokumentasjon og tjenestekvalitet. Opplæringen pågår hele høsten og utarbeidelse av tiltaksplaner på den enkelte avdeling gjøres fortløpende og i tråd med opplæringen. I møte med avdelingslederne fremkom behovet for støtte og bistand i arbeidet. Kommunalsjef og enhetsleder vil gjennom en fastsatt møteplan følge opp implementeringen i hver avdeling og oppgaven er gitt høy prioritet. Siste dato for dette arbeidet er satt til Halden kommune mottok 4. september 2017 endelig tilbakemelding fra Fylkesmannen. Det er Fylkesmannens vurdering at de iverksatte tiltakene samt kommunalsjef og enhetsleders videre oppfølging av implementeringen av tiltakene er tilstrekkelige til å lukke avvikene. Fylkesmannen forutsetter at kommuneledelsen kontinuerlig følger med på at tiltakene fortsatt har ønsket effekt. Fylkesmannen viser i sitt brev også til at samarbeidet med Halden kommune har vært godt i gjennomføring og oppfølging av tilsynet som nå er avsluttet. Dokumentet er elektronisk godkjent av: 31

32 Halden kommune Arkivkode: Arkivsaksnr: Journal dato: Saksbehandler: H / Øyvind Grandahl Utvalgssak Utvalg Utvalgssak Møtedato Halden eldreråd 2017/ Råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne 2017/ Hovedutvalg for helse, omsorg og sosiale tjenester 2017/ Kommunestyret Utsendte vedlegg 1 Arbeidsgrupperapport 2 Spørreundersøkelse, arbeids- og aktivitetssenter Nytt arbeids- og aktivitetssenter Denne saken er utredet etter prinsippet for fullført saksbehandling. Sammendrag av saken: Gjennom de siste årene har det vært vurdert flere alternativer for lokalisering og sammensetning av arbeids- og aktivitetstilbudet i Halden kommune. Det har siden slutten av 2016 vært nedsatt en arbeidsgruppe som har gjennomført et arbeid med formål å oppdatere status for tjenestetilbudet, innhente innspill og komme med anbefaling for videre utvikling av et tilbud tilpasset nåværende målgruppe og fremtidige behov. Arbeidsgruppen har utarbeidet en rapport som ved hjelp av kartlegging, workshop og spørreundersøkelse gir et godt bilde av dagens status og behov. Rapporten peker også på hva som anbefales for et nytt, fremtidig tilbud. Det fremkommer et tydelig behov for å få realisert et nytt konsept. Videre arbeid med å konkretisere tegninger og iverksette prosesser med å etablere egnede lokaler anbefales iverksatt snarlig. Parallelt anbefales det det etablere en tjenesteinnovasjonsprosess med arbeidsgrupper som forbereder et nytt tjenestetilbud i nye lokaler i tråd med rapporten som foreligger. Rådmannens innstilling: Alternativ 1: 1. Rådmannen utarbeider forslag til arbeids- og aktivitetssenter på Asak, med løsningsforslag, arkitekttegninger og innholdsbeskrivelse av konseptet. 2. Endelig konsept med innhold som nevnt i pkt. 1 fremlegges til politisk behandling før byggestart. Saksutredning: Bakgrunn Det har pågått en prosess i flere faser knyttet til løsning og lokalisering for fremtidig arbeids- og aktivitetssenter, etter brannen i oktober Det ble i første fase etter brannen utarbeidet tegninger og innhold til et nytt senter lokalisert på Båstadlund. Forhold knyttet til tomten og 32

33 økonomi medførte at det ble skissert andre alternativ. Karrestad eldresenter ble vurdert som et alternativ men viste seg å være lite egnet til formålet. For å få grundig klarhet i oppdaterte behov, utviklingsretning og hensiktsmessighet, ble det i siste del av 2016 nedsatt en arbeidsgruppe med formål å konkretisere et fremtidig konsept. Gruppens mandat har vært å gjennomføre en vurdering av dagens tilbud, få en oversikt over behovet og gjøre en vurdering av hva et fremtidig tilbud bør inneholde. Rapporten gir en oversikt over tilbudet og situasjonen slik den er i dag. Det er stort behov for å fremskaffe bedre og egnede lokaler til flere av dagens tilbud. Dessuten viser rapporten at det er behov for å omstrukturere tilbudet, prøve ut nye tilbud og etablere enkelte nye sammensetninger/grupper. Økt fleksibilitet er avgjørende for å få til et bedre tilbud både for brukere og ansatte. Lokaler og lokalisering Tilbudet som i dag er på Asak, Båstadlund og B R A Veien 64 foreslås samlet på Asak. Asak har en flott beliggenhet i naturskjønne omgivelser. Det ligger noen kilometer utenfor Halden sentrum. Avstanden fra B R A Veien 64 til Asak skole er ca 5 km (8 min med bil) via Grimsrødhøgda. En samling av disse tre tilbudene vil kunne gi bedre transportlogistikk men det blir noe lengre kjørevei for en del av brukerne. Det bør gjøres en konkret beregning av transportkonsekvenser ved samling av disse tre tilbudene på Asak. Å samle disse tilbudene på ett sted bidrar til god utnyttelse av ressurser og kompetansen og gir en helt annen fleksibilitet enn det er i dag. Rådmannen vurderer mange av forslagene i rapporten som interessante og spennende. Etablering av et kurssenter som vil knytte arbeids- og aktivitetssenteret tettere sammen med øvrige tjenester i kommunen vurderes som svært positiv. Det vil også gi rom for nye aktiviteter for brukerne tilknyttet dette. Å integrere kommunal avlastning, ha tilgang på gymsal, tilpasse for en seniorgruppe og en gruppe yngre med nedsatt funksjonsevne er i tråd med de behovene som fremkommer. Dette er viktige tiltak for å tilpasse dagens og fremtidens tilbud og det trengs egnede lokaler for å få til dette. Prosessen knyttet til konkretisering av løsning på Asak, kan starte umiddelbart. Et annet alternativ er å etablere tilsvarende konsept på Risum (vgs). Pr i dag er deler av Risum i bruk av Østfold fylkeskommune. Planlegging og utarbeidelse av løsningsforslag kan iverksettes nå men tidsaspektet vil kunne gi utfordringer knyttet til økonomisk effekt, jf gjeldende økonomiplan. Risum kan være et godt alternativ med en beliggenhet som har nærhet til blant annet festningsområdet, butikk og turareal. En beliggenhet på Risum vil gi lavere kostnader knyttet til transport og bygningsmassen er trolig i noe bedre stand enn på Asak. Voksenopplæringen er nå lokalisert på Risum og arbeids- og aktivitetssenteret samarbeider med Voksenopplæringen. Iddevang er også et tilgjengelig alternativ men er vurdert til å ikke være godt nok egnet. Arbeidsgruppen har derfor ikke gått videre med dette alternativet. Edderkoppen og Nordbrøden trenger nye lokaler. Det er beskrevet at Edderkoppen er i behov av et sentrumsnært tilbud med bedre plass til både produksjon/aktivitet, utsalg og samtidig ha god tilgjengelighet. Det iverksettes en prosess der det fremskaffes oversikt over aktuelle lokaler i sentrum. Tilbudet på Nordbrøden er i stor knyttet til utomhusaktivitet med blant annet vedproduksjon. Det er et ønske å videreføre et tilsvarende tilbud. Rådmannen vil iverksette en prosess for å vurdere om Nordbrøden er hensiktsmessig sted for videre drift, alternativ finne alternative, sammenlignbare steder. Tilbudet ved Katoplast opprettholdes og det vurderes mulighet for utvidelse i samarbeid med bedriften. 33

34 Felles for alle lokalene er at de må ivareta kravene til universell utforming, brannforskrift og HMS-krav for ansatte og brukere. I økonomiplanen er det avsatt midler til en delfinansiering av nytt arbeids- og aktivitetstilbud. Det må nå gjennomføres en prosjektering ut i fra definerte behov og mulighetene for tomten og arealene på stedet. Dette vil gi grunnlag for en kalkyle for rehabilitering og bygging av egnede lokaler. Salg av eksisterende tomter og driftssteder vil kunne bidra til finansiering av det nye senteret. Det pågår en vurdering i forhold til eksisterende driftssteder knyttet til salgsmuligheter og verdi. Presis sum for investeringsbehov og låneopptak vil være klart etter at konseptet er tegnet, kalkylert og estimat for salg av eksisterende driftssteder foreligger. Omfang av investeringstilskudd fra Husbanken vil også være en sentral faktor for behov for låneopptak. Vurderingskriterier Følgende kriterier anses som vesentlige for vurdering av saken: x Økonomiske forhold Juridiske forhold x Personalspørsmål x Organisasjonsspørsmål Betydning for næringsutvikling Betydning for miljøet x Betydning for eiendomsforhold x IKT og innovasjon Forhold som gjelder barn og unge x Forhold som gjelder eldre x Forhold som gjelder universell utforming Forhold som gjelder folkehelsen Forhold som gjelder samfunnssikkerhet/beredskap Annet: Generelt om de valgte kriteriene: Et nytt senter berører mange områder knyttet til både brukere, ansatte og organisasjonen for øvrig. Det berører også eiendomsforhold og økonomi. Løsningsalternativer: Rådmannen iverksetter prosess for å utarbeide tegninger og løsningsforslag for nytt arbeids- og aktivitetstilbud. Løsningsforslaget utformes i tråd med anbefalingene i arbeidsgrupperapporten og som beskrevet i saksfremlegget. Det iverksettes prosess for å fremskaffe alternativer for Edderkoppen og Nordbrøden. Tilbudet på Katoplast opprettholdes. Det nedsettes arbeidsgrupper som forbereder tjenesteinnovasjon gjennom en prosess frem mot nye lokaler står klart. Rådmannens innstilling er: 1. Rådmannen utarbeider forslag til arbeids- og aktivitetssenter på Asak, med løsningsforslag, arkitekttegninger og innholdsbeskrivelse av konseptet. 2. Endelig konsept med innhold som nevnt i pkt. 1 fremlegges til politisk behandling før byggestart. Alternativer er som følger: Alternativ 1: 1. Rådmannen utarbeider forslag til arbeids- og aktivitetssenter. Både Asak og Risum vurderes som aktuelle steder. Det utarbeides løsningsforslag, arkitekttegninger og innholdsbeskrivelse av konseptet. 2. Endelig konsept med innhold som nevnt i pkt. 1 fremlegges til politisk behandling før byggestart. Alternativ 2: 1. Tilbudet fortsetter å være etablert med samme beliggenhet som i dag. Det lages en plan for å vedlikeholde eksisterende lokaler. 34

35 Konklusjon Dagens tilbud har til dels så dårlige lokaler at det er helt nødvendig å etablere nye løsninger så snart som mulig. Det er behov for å tilpasse tilbudet både til eksisterende og nye brukere. Rådmannen ser mange fordeler ved å samle tre av tilbudene og å legge til rette for bedre fleksibilitet, samdrift og flerbruk. Det foreligger flere avvik knyttet til dagens lokaler som medfører utfordringer og begrensede muligheter. Dokumentet er elektronisk godkjent av: <Sett inn navn på den eller de som har dokumentert godkjenning av saken i ephorte eller slett denne linja> 35

36 Fremtidig arbeids- og aktivitetstilbud i Halden kommune 36

37 Arbeidsgruppen Arbeidsgruppen har bestått av Jeanne Aravinitis avdelingsleder for arbeids- og aktivitetstilbudet, Ann-Sofie Næss - områdeleder, Sissel Lund enhetsleder koordinerende enhet, Espen Søyland avdelingsleder og Øyvind A Grandahl - prosessleder. Kommunalsjef Veronica Aam og rådgiver Mette Sørvik har tiltrådt gruppen i enkelte møter. Bakgrunn og arbeidsprosessen Halden kommune har et arbeids- og aktivitetstilbud for mennesker med psykisk utviklingshemming. Dette har i mange år blitt betegnet som «Båstadlund» og senter for tilbudet er pr i dag lokalisert på Båstadlund. Historikk/bakgrunn 2. etasje på den gamle bygningen på Båstadlund ble stengt i mai 2009 av Halden brannvesen. Edderkoppen flyttet til midlertidige lokaler i Rektorboligen ved Rødsberg ungdomsskole. I august 2010 flyttet gruppen i første etasje midlertidig til Asak, da det var bestemt at Båstadlund skulle rives og at det skulle bygges et nytt bygg. Arbeidet med å rive Båstadlund startet september 2010 men 15. oktober 2010 brant bygningen. Allerede i august 2009 var det utarbeidet ferdige tegninger til et nytt bygg over to etasjer på Båstadlund. Planen var å flytte inn i nye lokaler i januar På grunn av for høye kostnader ble byggesaken satt på vent. Det ble laget nye tegninger med et bygg på ett plan, men da måtte det kjøpes en nabotomt for å få plass. Også dette forslagets kalkyler viste at det ble kostbart og effektivitetskrav ved investering (ROBEK) medførte at også dette ble satt på vent. Det ble skissert et alternativ der tilbudet skulle tilpasses på Karrestad eldresenter. Dette viste seg å være lite hensiktsmessig. Det har altså pågått en prosess i flere faser knyttet til løsningsforslag og lokalisering for fremtidig arbeids- og aktivitetssenter. Flere faktorer har påvirket hvilke muligheter som har vært skissert og gjennom årene har også behovet og kunnskapen utviklet seg. Arbeidsprosess For å få grundig klarhet i oppdaterte behov, utviklingsretning og hensiktsmessighet, ble det i siste del av 2016 nedsatt en arbeidsgruppe med formål å konkretisere et fremtidig konsept. I denne prosessen er det gjennomført workshop, arbeidsmøter, søkt erfaringer fra kompetent miljø, arbeidsmøte med tillitsvalgte og verneombud og det er gjennomført en spørreundersøkelse som er sendt ut til pårørende, verger, interesseorganisasjon og ansatte. Brukere er involvert og forespurt via brukerråd i avdelingene. Gjennom prosessen har vi i første fase hatt fokus på å få frem status, mål og behov for de ulike driftsstedene. Dokumenter fra tidligere arbeid knyttet til nytt arbeids- og 2 37

38 aktivitetssenter ble samlet inn og enkelte kommuner ble kontakte for å høre erfaringer og få råd om løsninger. Vi kontaktet NAKU (Nasjonalt kompetansemiljø om utviklingshemming) og AFI (Arbeidsforskningsinstituttet ved Høgskolen i Oslo og Akershus) for å få høre om de har kjennskap til nye og fremtidsrettede prosjekt innenfor dette feltet. Kommunalsjef og prosessleder har vært på befaring på alle avdelingene i Båstadlund arbeids- og aktivitetssenter, for å få et oppdatert inntrykk av status på de stedene kommunen har tilbud i dag. Et viktig moment har vært å utfordre på hvilket tilbud Halden kommune skal ha i fremtiden. Hva ønsker brukerne? Hvilke endringer er hensiktsmessige i et fag-, drift- og brukerperspektiv? Er det brukere/tilbud vi bør inkludere som ikke er en del av tilbudet i dag? Hva kan samdrift innebære? Hva kan teknologi bidra med og hvordan kan lokaler og ressurser benyttes best mulig? I arbeidsprosessen har av og til både begrepet «dagsentertilbud» og «arbeids- og aktivitetssenter» blitt benyttet som beskrivelse/betegnelse av tilbudet, uten at det legges til grunn noe forskjell i betydningen av dette. Enkelte steder i rapporten vil begge begrep fremkomme, selv om det primært benyttes «arbeids- og aktivitetssenter». Status Båstadlund arbeids- og aktivitetssenter gir et arbeidstilbud og aktivitetstilbud til funksjonshemmede i Halden Kommune. De fleste er mennesker med psykisk utviklingshemming. Brukerne er fordelt på 6 avdelinger på forskjellige steder i kommunen Båstadlund «nybygg» Asak gamle Asak skole Katoplast i Tistedal Nordbrøden Braveien ved Hjortsberg skole Edderkoppen Gavemakeri i sentrum, rektorboligen ved Rødsberg ungdomsskole Til sammen gis det tilbud til ca. 90 brukere og pr i dag er det 30,13 årsverk knyttet til tjenesten. Daglig leder har et overordnet ansvar og det er teamledere på avdelingene. Det er stor pågang og i dagens lokaler er det til tider en stor utfordring å etablere tilbud til nye brukere. Hovedmomenter fra eksisterende målsetting I den det er mulig skal brukerne/arbeidstakerne få et tilbud i den avdelingen som passer i forhold til den enkeltes ønsker og funksjonsnivå. Alle ansatte samarbeide med foresatte og personer som yter service til brukeren/arbeidstakeren. 3 38

39 Videre skal alle avdelinger: Skape grunnlag for sosial kontakt og fellesskap Gi trening, opplæring og arbeidstilbud tilpasset den enkeltes funksjonsnivå. Motvirke isolasjon Vedlikeholde og videreutvikle innlærte ferdigheter Brukerne/arbeidstakerne skal «få lov» til å bli gamle i vårt system. Tilbudet skal da organiseres og tilpasses enten på den aktuelle avdelingen, eller at brukeren/arbeidstakeren bytter avdeling. Alle avdelingene har sin spesifikke målsetting i tillegg til den som er felles for alle. Lokalene Flere av lokalitetene er i dårlig forfatning. Enkelte rom er avstengt og lokalene er lite egnet til det tilbudet som gis i dag. Det foreligger flere rapporter og tilbakemeldinger på at forholdene langt fra er optimale og at det må tas grep i nær fremtid. Dette kommer også tydelig til uttrykk på befaringen at det ligger et stort potensiale i få etablert bedre løsninger der også deler av tilbudet samordnes. Nye brukere og endrede behov medfører også at det er nødvendig å få større plass med bedre funksjonalitet enn det som er disponibelt i dag. Enkelte avdelinger er i stort behov av bedre lokaliteter til brukergruppen. Det er for lite plass og løsninger som ikke bygger opp under en god hverdag. De gir lite mulighet for fleksible og gode løsninger. Det gis uttrykk for at det er stort behov for å snarlig få på plass bedre alternativer med bedre muligheter. Båstadlund disponerer 4 busser og transport/logistikk krever god struktur. I tillegg er det i dag relativt omfattende bruk av taxi for å løse transportbehovet. Workshop, innspill Arbeidsgruppen gjennomførte tidlig en workshop med fokus på dagens utfordringer og ønsker for fremtidig drift. Sammenfatning av workshop med arbeidsgruppa det ble gjennomført en enkel workshop som idèmyldring for å få frem arbeidsgruppens perspektiver «her og nå». 4 39

40 Sammenfatning av innspillene, arbeidsgruppens vekting: Viktige momenter for dagsentertilbudet arbeidsgruppas syn Meningsfull hverdag Mangfold av aktiviteter Riktig tilpasset bygg Større fleksibilitet alder, funksjonsnivå. Samling av tilbud gir mer muligheter Kompetanse mht andre aktører private bedrifter, tilpassede aktiviteter «velferdsviter?» Vekting II I IIII I IIII Viktige momenter for dagsentertilbudet antatt bruker- /pårørendeperspektiv, sett fra arbeidsgruppens synsvinkel Nok plass/tilgjengelighet Meningsfull jobb Fleksible åpningstider Ikke for trangt/fullt Fleksibelt tilbud Begrensende faktorer i dag Byggene fleksibilitet, alternativer, spredt tilbud For lite rullering/fleksibilitet for de ansatte Transport Vekting II IIII II III I Vekting IIII IIII IIII 5 40