Eksport av budsjett fra Controller til Visma Business

Transkript

1 Eksport av budsjett fra Controller til Visma Business Det første som gjøres er å eksportere budsjettet fra Controller via Interactive SQL (isql) (startes fra Programmenyen, under Sybase/Adaptive Server Anywhere 6.0) Velg Controller som ODBC datakilde, og velg OK. Følgende rutine benyttes: (se skjermbilde neste side) select * from c budsjettdim where aar=2002 and belop<>0 order by Kontonr; output to c:\budsjett.txt format ascii Eksemplet forutsetter at firmanummeret er 1 i Controller Her eksporteres budsjett for år 2002, sortert etter kontonummer og i Ascii-format, til en tekstfil på harddisken: C:\budsjett.txt (dette kan endres dersom det er andre preferanser)

2 Når denne eksporten er ferdig, må filen åpnes i Excel. Åpne Excel, og velg åpne, og finn filen budsjett.txt på C:\, da åpnes automatisk tekstimportveiviseren: Velg her data med skilletegn (siden filen er kommaseparert) og neste.

3 I neste bilde velges komma som skilletegn og som tekstkvalifikator, så neste igjen: Her går du inn på Avansert, og velger punktum som desimal og ingenting (blank) som tusenskilletegn, som vist under:

4 Velg fullfør, og dataene er inne i Excel. Det neste er å formatere dette Excel-arket så det blir klart for eksport til Visma. Her kan dette gjøres på forskjellige måter (etter kunnskapsnivå i Excel), men jeg velger her å flytte rundt på kolonnene med klipp ut/ lim inn funksjonen, slik at vi får det riktige formatet for Visma. Det første som må gjøres er å sette inn en ny kolonne mellom de to første kolonnene (kolonne A og B). Deretter flyttes hele kolonnen periode (skal være kolonne E etter innsettelsen av ny kolonne) til kolonne B, slik at bildet ser slik ut:

5 Så må alle tall i kolonne A (årstallet 2002) erstattes med riktig budsjettnummer i Visma. (her i eksemplet 9) Så flyttes hele kolonne H til kolonne F (siden kol. H her var Prosjekt), og så flytte budsjettsaldoene fra kolonne C til kolonne H. Det neste er å flytte kontonumrene fra kolonne D til kolonne C. Det siste som da gjenstår er og flytte over de linjene som skal være debet fra kolonne H til kolonne G, etter følgende regler: Alle kontoer under 5000 skal forbli kreditt (kolonne H) Kontoer fra og med 5000 til 7999 skal flyttes til debet (fra kol.h til kol. G) Kontoer fra 8000 til 8099 skal forbli kreditt (kolonne H) Kontoer fra og med 8100 og oppover skal flyttes til debet (fra kol.h til kol. G) Når dette er gjort skal budsjettformatet se slik ut : Så merkes alle feltene med data (kolonne A til og med kolonne H) og legges til utklippstavla (hurtigtast Controll+C) Så åpnes Visma sitt budsjettlinjebilde, hvor du limer inn linjene og lagrer budsjettet.

6 Under kan du se hvordan resultatet blir i Visma, etter importen er ferdig: Dersom dere får problemer eller har spørsmål angående importen er det bare å ta kontakt! Utarbeidet av: Thor-Erik Linstad Cantor AS Tlf Epost: thor-erik@cantor.no