Dyrøy kommune. Møteinnkalling. Utvalg: Omstillingsstyre Møtested: Møterom 2, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 09:00

Transkript

1 Dyrøy kommune Den lærende kommune Møteinnkalling Utvalg: Omstillingsstyre Møtested: Møterom 2, Kommunehuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed, som gis pr. telefon. 1

2 Saksliste Utvalgssaksnr ST 18/17 ST 19/17 Innhold Godkjenning av møteprotokoll forrige møte Konstituering av omstillingsstyret Unntatt offentlighet ST 20/17 Tilsetting av omstillingsleder i Dyrøy Kommune X ST 21/17 ST 22/17 ST 23/17 Instruks omstillingsleder Dyrøy Kommune Instruks omstillingstyret i Dyrøy kommune Fastsetting av godtgjøring for omstillingsstyret Arkiv- Saksnr 2

3 3

4 ST 18/17 Godkjenning av møteprotokoll forrige møte 4

5 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/1007 Saksbehandler: Ragnvald Storvoll Dato: Saksframlegg Konstituering av omstillingstyret Utvalg Utvalgssak Møtedato Omstillingsstyre 19/ Saksopplysninger I behandlingen av omstillingsplanen ble det anbefalt følgende organisering: Omstillingsarbeidet i Dyrøy organiseres som et program, der programleder ansettes i Dyrøy kommune med tjenestested i Nordavindshagen. Det må etableres rutiner for god samhandling mellom omstillingsarbeidet/programleder og Nordavind Utvikling KF. Dersom omstillingsarbeidet skal trekke på ressurser fra Nordavind Utvikling KF som støtte for programleder lages det egen avtale som regulerer dette. Kommunen oppnevner et omstillingsstyre bestående av 5 personer, der ordfører er leder. Næringslivet er representert med 3 personer i omstillingsstyret. Innovasjon Norge, Troms fylkeskommune, rådmannen i Dyrøy samt næringsmedarbeider gis observatørstatus. Det oppnevnes en arbeidsutvalg bestående av styreleder, programleder og ett styremedlem (velges av styret) som gis fullmakter fra styret. Styret anbefales å ta initiativ til å utarbeide instruks for styret og for programleder samt delegasjonsreglement for arbeidsutvalg og programleder. Kommunestyret vedtok i sak 56/17: Kommunen oppnevner et omstillingsstyre bestående av 5 personer, der ordfører er leder. Næringslivet er representert med 3 personer i omstillingsstyret. Innovasjon Norge, Troms fylkeskommune, rådmannen i Dyrøy samt næringsmedarbeider gis observatørstatus. Som omstillingsstyre velges: 1. Ordfører Marit A Espenes, Leder 2. Ann Brith Jensen, Næringsliv 3. Kenneth Karlsen, Næringsliv 4. Tone Pettersen, Næringsliv 5. Kjell-Sverre Myrvoll 5

6 Vara: Næringsliv: 1. Tommy Andreassen 2. Trine Vårlund Vara politisk: 1. Knut Arne Johansen 2. Stig Stokkland Prosjektleders vurdering Med utgangspunkt i valgt omstillingsstyre og med bakgrunn i vedtatt omstillingsplan, jfr saksopplysningene i denne saken, velges et arbeidsutvalg i omstillingsstyret som skal bestå av styreleder, et styremedlem og programleder. Prosjektleders forslag til vedtak: Omstillingsstyret velger følgende arbeidsutvalg: Styreleder Programleder.. Styreleders innstilling: Marit Alvig Espenes styreleder Ragnvald Storvoll prosjektleder 6

7 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/1007 Saksbehandler: Ragnvald Storvoll Dato: U.off i hht. Saksframlegg Instruks omstillingsleder Dyrøy Kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Omstillingsstyre 21/ Saksopplysninger Kommunestyret har i kommunestyremøtet oppnevnt omstillingsstyret for perioden Det er pålagt Dyrøy kommune å utarbeide en instruks for omstillingsarbeidet; herunder instruks for omstillingsstyret og omstillingslederen spesielt. Prosjektleders vurdering Prosjektledelsen legger derfor frem et forslag til styreinstruks som følger som vedlegg i denne saken, og som skal vedtas i kommunestyret Malen til forslaget er hentet fra Innovasjon Norges veileder for regional omstilling. Denne brukes av flere omstillingsprogram Prosjektleders forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til instruks for omstillingsstyret i Dyrøy kommune. Styreleders forslag til vedtak: Marit Alvig Espenes styreleder Ragnvald Storvoll prosjektleder 7

8 Arbeidsinstruks for leder for omstillingsarbeidet 1 Fullmakt Leder for omstillingsarbeidet skal være daglig leder for omstillingsorganisasjonen og utvikle organisasjonens virksomhet i samsvar med vedtatte strategier, planer, budsjetter og andre styrevedtak. Leder for omstillingsarbeidet har fullmakt til å gjøre disponeringer på inntil kr XX på egenhånd. 2 Styresaker styremøter Leder for omstillingsarbeidet har rett og plikt til å delta på styremøtene. Lederen skal forberede og legge fram saker til behandling i styret i samråd med styreleder, slik at alle styremedlemmene får et godt behandlings- og beslutningsgrunnlag. Leder for omstillingsarbeidet skal holde styret løpende orientert om virksomheten: [Fyll inn nærmere detaljer om hvordan rapporteringen skal skje.] Alle forslag som fremmes i styret, skal på forhånd være behandlet av lederen for omstillingsarbeidet med mindre styret fastsetter noe annet. Lederens vurderinger og forslag skal legges ved innkallingen til styremøtet. Leder for omstillingsarbeidet skal skrive protokoll fra styremøtene og sørge for at alle vedtak er formulert slik styret bestemmer. 3 Habilitet Leder for omstillingsarbeidet må ikke delta i behandlingen av spørsmål som vedkommende eller nærstående kan ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Forvaltningsloven kap. II gjelder. 4 Gjennomføring av styrevedtak Leder for omstillingsarbeidet er ansvarlig for å gjennomføre vedtak som styret har fattet. 5. Informasjon Leder for omstillingsarbeidet uttaler seg om omstillingsorganisasjonens daglige drift. Lederen kan også informere om styrets arbeid dersom styret har gitt fullmakt til dette. 8

9 Lederen plikter å undertegne taushetserklæring. 9

10 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/1007 Saksbehandler: Ragnvald Storvoll Dato: U.off i hht. Saksframlegg Instruks omstillingstyret i Dyrøy kommune Utvalg Utvalgssak Møtedato Omstillingsstyre 22/ styreinstruks-for-omstillingsorganisasjonen_ (1) Saksopplysninger Kommunestyret har i kommunestyremøtet oppnevnt omstillingsstyre for perioden Det er pålagt Dyrøy kommune å utarbeide en instruks for omstillingsarbeidet; herunder instruks for omstillingsstyret og omstillingslederen spesielt. Prosjektleders vurdering Prosjektledelsen legger derfor frem et forslag til styreinstruks som følger som vedlegg i denne saken, og som skal vedtas i kommunestyret Malen til forslaget er hentet fra Innovasjon Norges veileder for regional omstilling. Flere kommuner bruker denne. Prosjektleders forslag til vedtak: Kommunestyret vedtar forslag til instruks for omstillingsstyret i Dyrøy kommune Styreleders forslag til vedtak: Marit Alvig Espenes styreleder Ragnvald Storvoll prosjektleder 10

11 Styreinstruks for omstillingsorganisasjonen 1. Innledning Omstillingsorganisasjonen er opprettet av kommunestyret i Dyrøy kommune med basis i Kommunal- og moderniseringsdepartementets program for regional omstilling. Denne instruksen har til formål å gi nærmere regler for styrets ansvar og oppgaver. 2. Styrets rolle og oppgaver 2.1 Rolle Styret er omstillingsorganisasjonens øverste utøvende organ og skal lede omstillingsarbeidet innenfor sitt geografiske område/kommunen. 2.2 Oppgaver Styret skal behandle saker som er pålagt i lov, vedtekter, reglement og vedtatt i omstillingsplan og handlingsplan. Styret gir fullmakt til lederen for omstillingsprogrammet å være daglig leder for omstillingsorganisasjonen og utvikle organisasjonens løpende virksomhet i samsvar med det rammeverk og innenfor de retningslinjer som styret fastsetter. Det skal utarbeides instruks for lederen. Forvaltning av omstillingsmidlene er styrets ansvar, herunder: - utarbeide og følge opp årlige handlingsplaner, strategier og budsjetter - utarbeide kommunikasjonsplan for omstillingsarbeidet - utøve forsvarlig kontroll av virksomhet, regnskap og formuesforvaltning - rapportere til kommunestyret i samsvar med kommunens retningslinjer - informere formannskap og/eller kommunestyre etter anmodning fra kommunen og ellers når det anses hensiktsmessig - føre tilsyn med lederen for omstillingsarbeidet og omstillingsorganisasjonens virksomhet - Foreta årlig evaluering av egen arbeidsform 2.3 Styreleder Styreleder signerer og handler på vegne av styret innenfor de fullmakter som er gitt av kommunestyret. Styreleder skal: - sørge for innkalling til styremøte senest 7 dager før møtet skal holdes - lede styremøtet 11

12 - foreslå en årlig møteplan som fastsettes av styret - sørge for at styrets årsmelding blir utarbeidet - sørge for protokolloppdatering, utsending og undertegning - gjennomføre medarbeidersamtaler med leder for omstillingsarbeidet 3. Styrets saksbehandling 3.1 Styremøter Styremøte holdes normalt 6 7 ganger i året. Møteplan for året skal være vedtatt før årsskiftet. Styrets leder er ansvarlig for at styret kalles inn til møter. Innkalling skjer skriftlig pr. epost senest 7 kalenderdager før møtet. Innkallingen skal ha dagsorden som viser hvilke saker som er til beslutning og hvilke som er til orientering. Med innkallingen skal det følge tilstrekkelig saksdokumentasjon til at sakene får en forsvarlig behandling. Sak som ikke fremkommer i innkallingen, kan ikke behandles hvis møteleder eller en tredjedel av de møtende styremedlemmer motsetter seg at saken behandles. Styreleder eller den han/hun utpeker i styreleders fravær er møteleder. Hastesaker eller mindre saker kan behandles utenom møte dersom styrets leder finner at saken kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. Styrets leder skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling. Leder for omstillingsarbeidet og faste observatører har møte- og talerett i styremøter, men ikke stemmerett. 3.2 Faste saker på styremøte - Gjennomgang og godkjenning av protokoll fra siste styremøte - Orientering fra leder for omstillingsarbeidet - Regnskapsrapportering og likviditet - kontroll og oppfølging av strategiske mål og handlingsplan Faste årlige /halvårlige saker: - strategiutvikling og handlingsplan - budsjettgjennomgang - regnskap og årsmelding - styreevaluering 3.3 Beslutningsdyktighet Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er til stede. 12

13 Som styrets beslutning gjelder det som flertallet blant de møtende har stemt for, eller ved stemmelikhet det som møtelederen har stemt for. Dog må mer enn en tredjedel av samtlige styremedlemmer ha stemt for beslutningen. 3.4 Protokoll Det skal under styreleders ansvar, føres protokoll fra styremøtet. Styreprotokollen skal angi tid, sted, deltakere, om styret er beslutningsdyktig, om alle styremedlemmene er gitt anledning til å møte, behandlingsmåte og saksreferanse. I den enkelte sak skal det protokolleres hvilket grunnlag styret har hatt for vurderingen samt styrets vedtak. Når det ikke foreligger skriftlig saksutredning, angis kort hva saken gjelder. Protokollen skal angi hvem som har stemt for og imot beslutninger. Den som er uenig kan be om å få sitt syn ført inn i protokollen. Protokollen vedtas og underskrives av hele styret i neste møtet. Styremedlemmene skal gjøre seg kjent med beslutninger som er truffet i deres fravær ved å undertegne med «sett» i styreprotokoll. 3.5 Styremedlemmenes habilitet Et styremedlem må ikke delta i behandlingen eller avgjørelsen av spørsmål som vedkommende eller nærstående kan ha en fremtredende personlig eller økonomisk særinteresse i. Forvaltningsloven kap. II gjelder. 3.6 Taushetsplikt Styrets medlemmer er i henhold til undertegnet taushetserklæring kjent med taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 flg. Informasjon fra styrets arbeid skal normalt bare gis av styreleder. For saker som ikke omfattes av lovbestemt taushetsplikt, vil styrets medlemmer offentlig kunne gi uttrykk for sitt syn på en sak når det foreligger særlig vedtak i styret om dette. Styreleder skal sørge for at omstillingsorganisasjonen arkiverer alle dokumenter som er utarbeidet i forbindelse med styrets arbeid. 4. Vedtakelse Denne styreinstruksen er vedtatt i kommunestyret, sak XX 13

14 Dyrøy kommune Den lærende kommune Arkiv: Saksmappe: 2017/1007 Saksbehandler: Ragnvald Storvoll Dato: U.off i hht. Saksframlegg Fastsetting av godtgjøring for omstillingsstyret Utvalg Utvalgssak Møtedato Omstillingsstyre 23/ Godtgjørelse av tillitsverv og ombudsverv, regler Saksopplysninger Kommunestyret har i kommunestyremøtet oppnevnt omstillingsstyret for perioden Styret må ta stilling til godtgjøring av arbeidet i omstillingsstyret. Det er tatt kontakt med mange andre omstillingsprogram der det er store variasjoner i godtgjøringen. 1. Flere omstillingskommuner følger godtgjøringsreglementet kommunen har. Dette er også en modell som Innovasjon Norge foreslår. Tapt arbeidsfortjeneste vil da komme i tillegg. 2. Andre omstillingsprogram har faste satser. Satsene varierer fra kr ,- til kr ,- i fast godtgjørelse pr år for medlemmer i omstillingsstyret 3. Et omstillingsstyre i Nordland har en fast sats på år til medlemmer + godtgjørelse for hvert møte. 4. Der ordfører er styreleder, betaler mange ikke ut noen godtgjørelse, mens andre gjør det. Dyrøy kommune har et godtgjøringsreglement fra 2014 som sier følgende om møtegodtgjøring i kommunale nemder, styrer og råd: 3. Møtegodtgjørelse «Arbeid i forbindelse med møtevirksomhet m.m. godtgjøres med følgende satser: a) Medlemmer i kommunestyret, formannskapet, OpOm og PNU Kr 500 pr møte. b) I andre utvalg - møter over 4 timer * Kr 500 pr møte. c) I andre utvalg - møter under 4 timer * Kr 300 pr møte. * Gjelder også styremøter i heleide aksjeselskaper og stiftelser, mv.» 4. Tapt arbeidsfortjeneste a) Tapt arbeidsfortjeneste i ansettelsesforhold, samt tap i feriegodtgjørelsen utbetales med maks. kr 1500 per møte. Beløpes størrelse må bekreftes av arbeidsgiver. 14

15 Ulegitimert tap av arbeidsinntekt utenom ansettelsesforhold dekkes med inntil kr 1500 per møte. Det må godtgjøres at det foreligger et reelt tap. b) Utgifter som tillitsvervet nødvendiggjør, kan erstattes. Dette gjelder utgifter til stedfortreder, barnepass, stell av syke og eldre og lignende. 5. Skyssgodtgjøring For innehavere av kommunale verv gis det skyssgodtgjøring etter det kommunale reiseregulativet i forbindelse med deltaking på møter, befaringer og lignende. Ved bruk av egen bil forutsettes det at reisene samordnes i størst mulig grad. Høyeste beløp som utbetales er kr 1000 per person per møte. Prosjektleders vurderinger Prosjektleder mener det er riktig at omstillingsstyret drøfter fastsettelsen av godtgjøringen. I første fase har hatt Dyrøy kommune hatt et prosjektstyre for omstillingsarbeidet. Det er mange personer som har møtt i 4 prosjektstyremøter fra mai 17 fram til oktober 17. I og med at prosjektstyret har bestått av både faste og vara, foreslås det at det utbetales godtgjøring iht godtgjøringsreglement for Dyrøy kommune for denne perioden, uavhengig av vedtak om framtidig godtgjøring for omstillingsstyret. I videre arbeid vil kun faste medlemmer møte og ta beslutninger. Prosjektleders forslag til vedtak: Saka legges fram uten forslag til vedtak. Styreleders forslag til vedtak: Marit Alvig Espenes styreleder Ragnvald Storvoll prosjektleder 15

16 Dyrøy kommune Den lærende kommune Referanse: 2014/18 Godtgjørelse av tillitsverv/ombudsverv - regler Revidert februar Forslag til oppdatering i kommunestyret Møtetidspunkt Møtene i Dyrøy kommune starter primært kl Utvalgene kan selv bestemme annet tidspunkt. 2. Godtgjørelse til ledere i kommunale nemnder, styrer og råd a) Ordførerens godtgjørelse fastsettes årlig av kommunestyret, jfr. kommunelovens 42. Ved fratredelse skal ordføreren ha ettergodtgjørelse i 3 måneder. Ettergodtgjørelse ut over 1 måned bortfaller ved inntreden i tidligere/ny stilling eller ved pensjonering. b) Godtgjørelsen til varaordfører settes til kr pr år. c) Ledergodtgjørelsen i Oppvekst- og Omsorgsutvalget (OpOm) og Plan- og Naturutvalget (PNU) settes til kr pr år. d) Ledergodtgjørelse i Kontrollutvalget settes til kr pr år. e) Ledergodtgjørelsen i Eldrerådet og Viltutvalget settes til kr pr år. f) Godtgjørelse til styreleder for heleide kommunale aksjeselskap, kr pr år. Betales av selskapene. 3. Møtegodtgjørelse Arbeid i forbindelse med møtevirksomhet m.m. godtgjøres med følgende satser: a) Medlemmer i kommunestyret, formannskapet, OpOm og PNU Kr 500 pr møte. b) I andre utvalg - møter over 4 timer * Kr 500 pr møte. c) I andre utvalg - møter under 4 timer * Kr 300 pr møte. * Gjelder også styremøter i heleide aksjeselskaper og stiftelser, mv. * Gjelder også politisk oppnevnt representant i samarbeidsutvalg barnehage/skole. Administrasjonsutvalget gis godtgjørelse i hht reglementets pkt 3 c), men politisk valgte medlemmer av administrasjonsutvalget skal ikke utbetales godtgjørelse når møtet avholdes samme dag som møter i punktene over. Det utbetales ikke godtgjørelse for ansettelsesutvalg og arbeidsmiljøutvalg. 16

17 4. Tapt arbeidsfortjeneste a) Tapt arbeidsfortjeneste i ansettelsesforhold, samt tap i feriegodtgjørelsen utbetales med maks. kr 1500 per møte. Beløpes størrelse må bekreftes av arbeidsgiver. Ulegitimert tap av arbeidsinntekt utenom ansettelsesforhold dekkes med inntil kr 1500 per møte. Det må godtgjøres at det foreligger et reelt tap. b) Utgifter som tillitsvervet nødvendiggjør, kan erstattes. Dette gjelder utgifter til stedfortreder, barnepass, stell av syke og eldre og lignende. 5. Skyssgodtgjøring For innehavere av kommunale verv gis det skyssgodtgjøring etter det kommunale reiseregulativet i forbindelse med deltaking på møter, befaringer og lignende. Ved bruk av egen bil forutsettes det at reisene samordnes i størst mulig grad. Høyeste beløp som utbetales er kr 1000 per person per møte. 6. Avgjørelsesmyndighet Rådmannen administrerer ordningen. Krav etter punkt 3 a) og b) og 4 rettes alltid til rådmannen. Blir et krav ikke imøtekommet, avgjør formannskapet kravet med endelig virkning. 7. Attestasjon Krav om godtgjørelse som ikke enhetslederne avgjør, attesteres av denne og oversendes rådmannen. 8. Bespisning Kommunen bekoster ikke bespisning på møter i de kommunale nemnder, styrer og råd. Dette forutsettes inkludert i møtegodtgjørelsen/tapt arbeidstjenester. 9. Annet Godtgjørelse som ledere har under punkt 1, kommer i tilegg til møtegodtgjørelsen. 10. Ikrafttredelse Nye satser for godtgjørelse gjelder fra Side 2 av 2 17