TIL KONTROLLUTVALGET I BERGEN KOMMUNE

Transkript

1 TIL KONTROLLUTVALGET I BERGEN KOMMUNE Opplysninger om saksgang i forkant av skipsdåp 17. mai 2015 INNLEDNING Kulturoperatørene AS hadde gleden av å produsere skipsdåpen og folkefesten på Vågen 17. mai. Vi ser at Kontrollutvalget i Bergen Kommune ønsker å se nærmere på arrangementet, og den rollen kommunen og kommunale instanser spilte i forbindelse med dette. Når det i mediene sås tvil om ryddigheten i prosessene i forkant, ser vi et behov for å klargjøre og synliggjøre at prosessen rundt arrangementet har vært åpen, offentlig og i henhold til alle vanlige rutiner for store utendørs arrangementer i Bergen kommune. Arrangementet var på ingen måte tilfeldig, slik det ble formulert overfor NRK Hordaland av et medlem av utvalget. Det er tvert i mot et resultat av et møysommelig planleggingsarbeid over nesten et år. Dette planleggingsarbeidet involverte en rekke offentlige og kommunale etater, samt 17. mai komiteen i Bergen. Prosessen er tidligere gjort rede for overfor Forretningsutvalget. Som produsent for dette arrangementet sitter Kulturoperatørene med full oversikt over alle prosesser, søknader, tiltak og handlinger i forbindelse med arrangementet. Vi tror derfor det vil være nyttig å synliggjøre dette for Kontrollutvalget. På denne måten håper vi at arbeidet til de eksterne konsulentene blir forenklet. Alle etatene som har ansvar for de ulike delene av arrangementet vil kunne verifisere det oppsettet som vi redegjør for her. SAKSGANG Bergen Kommune har utarbeidet en arrangørguide, som sier noe om hvilke instanser som skal kontaktes av arrangør ved utendørs arrangementer, og vi legger denne til grunn for alle våre arrangementer. Iht arrangørguiden skjer de aller fleste avklaringer rundt arrangementer i Bergen (der kommunen ikke selv er arrangør) på administrativt nivå i fagetatene. Dette gjelder både når det er konserter, parader, festivaler eller andre store utendørsarrangementer. For arrangementet 17. mai var følgende offentlige etater sentrale: Bergen Havnevesen var ansvarlig grunneier for alt det som foregikk i sjøen og på kaien, mens Bergen Kommune v/grønn Etat var grunneier knyttet til publikumsområdet på Bryggen. I tillegg var det nødvendig å involvere Statens Vegvesen og Trafikketaten i kommunen knyttet til trafikale endringene som følge av arrangementet, samt politi og brannvesen knyttet til de sikkerhetsmessige forholdene, og Skyss i forhold til kollektivtrafikk og transport av ekstra publikum.

2 2 Mulighetsstudie Vi startet arbeidet med prosjektet i mai/juni 2014, med en mulighetsstudie. Status var da som følger: Bergen Havnevesen hadde godkjent overfor Viking Cruises at de kunne døpe skipet i Bergen 17. mai Sted for dåpen var ikke fastlagt. Utover selve dåpen hadde rederiet et ønske om å lage en folkefest i Bergen 17. mai, for å feire skipsdåpen. De ville lage en stor, spesiell og minnerik gratisfest for Bergens befolkning. Ettersom 17. mai er en spesiell dato, startet prosjektet med en mulighetsstudie, der vi utredet ulike muligheter og utfordringer knyttet til et slikt arrangement. Den viktigste aktøren som måtte kontaktes først, var 17. mai komiteen. Uten et samarbeid med 17. mai komiteen ville ikke et stort publikumsarrangementet la seg gjennomføre. Da ville det kun bli en mindre skipsdåp, med kun inviterte gjester. De forskjellige etater gjorde det også klart overfor oss at på nasjonaldagen er det 17. mai komiteen som disponerer alle tilgjengelige byrom, og at deres aksept var avgjørende for prosjektets eventuelle realisering. I denne fasen gjorde vi følgende: Juni 2014 Første møte med representanter fra 17. mai komiteen Utarbeidelse av prosjektbeskrivelser og research på alternative muligheter for scenerigg/publikumsplassering August 2014 Møteforespørsel til aktuelle etater om sonderende møte Oppfølgende møte med 17. mai komiteen ved leder Møte med representanter for Bergen Kommunes trafikketat, Bergen Havnevesen, Politiet, Skyss og Statens Vegvesen Møte med Bergen Brannvesen Utveksling av informasjon med Grønn Etat i kommunen Etter disse innledende møtene var konklusjonene følgende: 17. mai-komiteen stilte seg positive til arrangementet, og ønsket å inkorporere dette i 17. mai feiring De offentlige etatene hadde kun faglige betraktninger rundt trafikkavvikling og sikkerhet som ble notert som utfordringer som måtte følges opp dersom prosjektet skulle realiseres. Utover dette så de ikke noen utfordringer ved arrangementet, såfremt 17. mai komiteen var positive. Konklusjonen på vår mulighetsstudie var derfor at prosjektet var gjennomførbart, såfremt man som arrangør tilpasset seg de kravene som ble stilt fra de ulike partene. Formell saksgang etter prosjektoppstart Prosjektet ble igangsatt i september 2014, og vi arbeidet videre med innhold, opplegg og gjennomføringsplaner utover høsten. I november fikk vi vite at det kom til å bli problematisk for skipet å legge til på Festningskaien, der skipsdåpen opprinnelig var planlagt avholdt om ettermiddagen. Skipet ble for dypt, og det ville ikke bli mulig å legge til kai der. Den opprinnelige planen, som besto i å gjennomføre selve dåpen på Festningskaien om ettermiddagen, og deretter konsert på Vågen på kveldstid, måtte derfor revideres. Vi vurderte Skolten som en lite gunstig plass for en skipsdåp, og vurderte

3 3 forskjellige alternativer. Vi konkluderte at det beste ville være å slå sammen dåp og folkefest til et arrangement, og vi la dette frem for de ulike partene. Ideen ble positivt mottatt av alle. Etter hvert som artistene til konserten ble bekreftet var det tydelig at dette kom til å bli et svært populært arrangementet og at man måtte regne med en stor publikumsmengde. For å unngå en situasjon der mange ville måtte avvises på grunn av manglende plass, ble Bryggen valgt som arena. Scenelekteren med sikkerhetsmarginer ville beslaglegge 150 meter av Bryggen og medføre at ca småbåter som ellers ville fått plass langs Bryggen måtte finne alternativ båtplass. Dette var en konsekvens man vurderte nøye, men konklusjonen var at dette alternativet var det beste. Det ble da utarbeidet en grundig informasjonsplan for å nå ut til båteiere og publikum. Denne innbefattet annonsering i lokalaviser og Bergensaviser, utsending av info til alle båtlag i regionen, utdeling av flyers på båtmesser, og i siste fase også utdeling av flyers til båter som lå ved Bryggen, samt at det ble satt opp informasjonsbanner på Bryggen. Vågen ble ikke tømt for fritidsbåter 17. mai. Utover de 150 meterne som var i bruk for scenelekteren, var resten av Bryggen og kaiplassene ved Zachariasbryggen og Torget opprettholdt på vanlig måte. Det ble også fra Havnevesenets side ryddet i havnen og frigitt andre kaier i Vågen, for å få inn flere fritidsbåter. I tillegg ble det skaffet alternative båtplasser i Solheimsviken. Følgende møter og dokumenter ble sendt mellom oss og etatene i dette denne perioden: 6. november: Statusoppdatering sendt til Politiet, Skyss, Statens Vegvesen, Grønn Etat, Trafikketaten, Bergen Brannvesen og Bergen Havnevesen 12. november: Møte med Bergen Havnevesen 7. januar: Foreløpig søknad sendt til Grønn Etat 9. januar: Foreløpig søknad sendt til Politiet 6. februar: Arrangementsmelding sendt til Bergen Brannvesen 10. februar: Etatsmøte med full gjennomgang av status for arrangementet. Bergen Havnevesen, Bergen Brannvesen, 17. mai komiteen, Politiet, Statens Vegvesen, Skyss og trafikketaten deltok. 4. mars: Revidert søknad sendt til Politiet, med kopi til 17. Mai komiteen, Skyss, Statens Vegvesen, Bergen Havnevesen, Bergen Kommune Trafikketaten, Grønn Etat og Bergen Brannvesen. Egen søknad om pyroteknisk avvikling ble sendt til Bergen Brannvesen fra Engelsrud Fyrverkeri. 9. mars: Møte med 17. mai komiteen 13. april: Etatsmøte med full gjennomgang av arrangementet. 17. mai komiteen, politiet, Statens Vegvesen, Trafikketaten og Skyss deltok. Gjennomgang av alle søknader og dokumentasjon, korrigeringer og justeringer. 28. april: Endelig trafikkavviklingssøknad med skiltplan sendt Statens Vegvesen 11. mai: Siste befaring og møte med Bergen Havnevesen, Kystverket, taubåter og loser Som vedlegg til selve søknaden ble det utarbeidet ROS-analyser, beredskapsplaner, skiltplaner og trafikkavviklingsplaner for arrangementet. Alle søknader ble sendt til etatenes offisielle postmottak.

4 4 Vi fikk tilsendt vedtak om godkjenning av planene fra Grønn Etat, Politiet, Brannvesenet og Statens Vegvesen i henhold til tilsendte søknader. Vi hadde gjennom hele prosessen en løpende og svært konstruktiv dialog med 17. mai komiteen rundt de praktiske detaljene. Vi hadde også fortløpende kontakt med spesialistene i etatene i forhold til arbeidet med trafikkavvikling og skilting, samt samkjøring med øvrige trafikkreguleringer 17. mai. Vi opplevde etatenes kompetanse som svært høy, og de gikk aktivt inn i arrangementet for å kvalitetssikre sine ansvarsområder. ØKONOMISKE TRANSAKSJONER KNYTTET TIL OFFENTLIGE ETATER En del av etatene hadde kostnader til sitt arbeid knyttet til gjennomføringen av arrangementet, og dette ble godtgjort etter alminnelige satser og vanlige rutiner. Helt konkret ble følgende tjenester godtgjort til offentlige instanser: Politiets bemanning knyttet til både trafikk og publikumssikkerhet Bergen Bydrift for arbeid knyttet til oppsett og fjerning av skilter og trafikale sperringer Bergen Havnevesen for leie av kaiplass til scenen (150 meter kailengde), iht til standard prisliste Bergen Havnevesen for ekstra vakthold og vaktbåter knyttet til arrangementsgjennomføringen, iht standard prisliste Skyss for ekstra kostnader til økt kapasitet på nattbusser etter arrangementet Alle disse kostnadene er godtgjort etter faktura fra berørte etater, og kan fremlegges fra etatene om nødvendig. OFFENTLIG INFORMASJON OG INFORMASJON TIL KOMMUNEN Offentlig informasjon Arrangementet ble gjort kjent i mediene 5. januar. Da ble følgende oppslag gjort i BA og vest24.no: Det ble også sendt ut pressemelding i forhold til arrangementet i starten av april, der konsertens lineup ble offentliggjort. BT og BA skrev følgende 9. april: I tillegg ble det gjort en omfattende publikumsannonsering i BT og BA med informasjon om arrangementet. Her var det også informasjon til båteiere og trafikanter knyttet til reguleringer. Annonsene sto på trykk i Bergens Tidende, Bergensavisen, Vestnytt og Strilen i perioden fra 11. april. Annen informasjon til Bergen Kommune Det ble også sendt ut invitasjon direkte til politiske representanter til dåpsarrangementene. Samtlige byråder og gruppeledere i bystyret mottok en invitasjon til dåpsarrangementene i Bergen allerede i slutten av november. Det innebærer at svært mange med sentrale politiske verv hadde fått direkte tilsendt informasjon om de planlagte arrangementene. Ikke på noe tidspunkt ble det stilt spørsmål tilbake til oss i forhold til arrangementet.

5 5 OPPSUMMERING Vi mener det er nødvendig å sende Kontrollutvalget denne sammenfatningen av saksgangen, for å vise at skipsdåpen i høyeste grad var et arrangement som involverte svært mange offentlige aktører, der det ble gjort byråkratiske vedtak iht vanlig praksis. Men også for å synliggjøre at politikere og alle andre hadde tilgang til informasjon om arrangementet lenge før gjennomføringsfasen. Det er svært viktig for Kulturoperatørene som arrangørselskap å få frem at selve prosessen rundt arrangementsplanleggingen har vært åpen, offentlig og iht standard prosedyrer i Bergen Kommune. Dette er tidligere belyst overfor Forretningsutvalget, hvor vi møtte sammen med Bergen Havnevesen og 17. mai komiteen i juni. Men når Kontrollutvalget nå vil granske saken, ser vi at det er behov for en ytterligere klargjøring. Om dere ønsker ytterligere informasjon eller klargjøring hører vi svært gjerne fra dere. Med vennlig hilsen Øyvind Storheim Daglig leder Kulturoperatørene AS