Hensiktmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten

Transkript

1 Forord Denne prosjektbesvarelsen utført ved institutt for telematikk ved NTNU og er en obligatorisk del av niende semester høsten Besvarelsen tilhører en tverrfaglig fordypningsretning Teknologi, Organisasjon og Samfunn (TOS), hvor det faglig samarbeides med institutt for sosiologi og statsvitenskap. I forbindelse med prosjektarbeidet vil jeg rette en takk til både faglærer Lill Kristiansen og veileder Gro Underland ved NTNU, for både hjelp og støtte underveis i arbeidet. Haldor Samset takkes også for nyttige kommentarer i sluttspurten. Videre retter jeg en spesiell takk til lederen ved sonen gjorde det mulig å gjennomføre de kvalitative og kvantitative undersøkelsene der. I denne forbindelse vil jeg også rette en stor takk de ansatte som var med på undersøkelsene. Videre har jeg også fått mange nyttige innspill underveis fra ansatte i bedrifter som jeg har kontaktet. Her bør nevnes Norsk Helsenett, Nasjonalt Senter for Telemedisin, Respons AS, Trondheim kommune og Telenor. En takk til dere også. Trondheim, 29. november 2004 Edny-Beate Karlsen I

2 Sammendrag Befolkningsprognosene viser at både antallet og andelen eldre vil øke. Et økende antall eldre vil bety et økende antall pleietrengende. Dette representerer en utfordring med tanke på ressursbruken i helse- og sosialsektoren. En måte å møte dette på er elektronisk samhandling. Dette er motivasjonen for å se nærmere på bruk av IKT i hjemmetjenesten. I motsetning til på et sykehus jobber de ansatte i hjemmetjenesten ute hos tjenestemottaker, det vil si borte fra kontoret og dets journalsystemer. Dermed bruker de mobiltelefonen for å innhente informasjon og ved behov for hjelp. Fokus for denne besvarelsen er denne mobile kommunikasjonen som finner sted når de ansatte jobber ute hos bruker. Hensiktsmessig bruk av IKT henspeiler en forståelse av hjemmetjenesten som organisasjon og hvordan de ansatte arbeider. Søken etter en slik forståelse gjorde at det ble gjennomført en kvantitativ spørreundersøkelse og et kvalitativt intervju ved en sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune. Målet var å bruke spørreundersøkelsen til å få et innblikk i hvilke informasjons- og kommunikasjonsbehov mobiltelefonen dekker. Videre ble det gjennomført et kvalitativt intervju for å nyansere bildet som ble dannet fra spørreundersøkelsen. En av hovedtankene fra starten av prosjektet var å se på hvordan kontekst og asynkrone meldinger kan benyttes i hjemmetjenesten på bakgrunn av resultatene fra undersøkelsene. Slik kunne undersøkelsene være med på å danne basis til krav for kontekstsensitive løsninger. Spørreundersøkelsen viste at de ansatte i stor grad benytter mobiltelefonen for å innhente informasjon. Ulempen ved å bruke mobiltelefonen til dette er det tar opp kollegaers tid. Mobil tilgang til informasjon vil kunne bidra til at de ansatte kan jobbe mer selvstendig. Dette kan føre til en mer fornuftig utnyttelse av de menneskelige ressursene ved sonen. Mobil tilgang til informasjon gjør det nødvendig for de ansatte å ta i bruk nye terminaler. I forbindelse med denne sonen blir PDA med integrert GSM, sett på som det mest hensiktsmessige. Kontekst er da viktig for å hindre at interaksjonen med systemet blir en flaskehals og dermed minker de ansattes nytteverdi. Videre kan kontekst benyttes for å styrke kommunikasjonen mellom de ansatte ved at det hjelper i til i beslutningsprosessen med hensyn på hvem av kollegaene de bør kontakte. Dette kan til sammen med mobil tilgang til informasjon minke effekten av mobiltelefonen som en forstyrrende faktor. Prosjektbesvarelsen viser at både kontekst som lokasjon, rolle, tilstedeværelse, og tid kan benyttes, men de prioriteres ulikt i forhold til hvor viktig de er for å støtte de ansatte i deres arbeid. II

3 Innholdsfortegnelse Forord I Sammendrag II Innholdsfortegnelse III Figurliste V Forkortelser VI Ordforklaringer VII 1. Innledning Bakgrunn og motivasjon Demografiske utvikling Telemedisinsk utvikling Elektronisk samspill og helhetlig pasientforløp Målsetting for de Trondheim kommune Problemstilling Antagelser og Avgrensninger Oppbygging av prosjektbesvarelsen 4 2. Metodisk tilnærming Kvalitet og kvantitet motstykker eller komplementer? Metoder Valg av metode Spørreundersøkelse Intervju Diskusjon av egen rolle 9 3. Hjemmetjenesten De kommunale hjemmetjenestene i Trondheim kommune Stillingsbetegnelser og ansvarsområder ved Sonen Organisering av arbeidet i løpet av en dagvakt Informasjon og dokumentasjonsplikt Gerica elektronisk fagsystem ved sonen IPLOS Resultat fra undersøkelsene gjort ved sonen Evaluering av spørreundersøkelsen Funn hentet fra spørreundersøkelsen Bruk av mobiltelefonen Tilgang til informasjon Kollegaer versus Gerica som informasjonskilde Assistanse og delegering Endringer i løpet av arbeidsdagen Funn hentet fra intervjuet Assistanse og Delegering Informasjonskilder Kommunikasjon Endring av arbeidslister Forandring av arbeidssituasjon Slutninger fra undersøkelsene Teknologisk utvikling Tale og Data Globale trender og utvikling 22 III

4 6.3 Mobiltelefon: fra tale til data Mobilitet Mobiltelefon og PDA Lokasjon Mobil tilgang til informasjon Bredbåndsteknologi for hjemmetjenesten i Alta Gerica og mobile terminaler Drammen kommune Nye mobile terminaler ved sonen Nettverket Mobil tilgang til informasjon sett i sammenheng med undersøkelsene ved sonen Tilgang til informasjonen i Gerica Oppdateringer og endringer Kommunikasjon Kontekst Kontekst og kontekstsensitive systemer Kontekst i hjemmetjenesten Lokasjon Identitet Aktivitet Tid Kombinasjon av synkrone og asynkrone meldinger Kontekst og asynkrone meldinger sett i sammenheng med undersøkelsene ved sonen Kontekst Asynkrone meldinger Prosjektbesvarelsen som basis for krav til kontekst baserte løsninger i hjemmetjenesten Evaluering, konklusjon og fortsettelse Rasjonalisering Kvaliteten Teknologien og menneskene Konklusjon Fremtidig arbeid Referanser 44 Appendiks A: Spørreundersøkelse 48 Appendiks B: Spørsmål til en person i en administrativ stilling: 54 Appendiks C Resultat av spørreskjema- frekvens 56 Appendiks D. Spesifikasjon av mobile terminaler 61 IV

5 Figurliste Figur 1: Antall personer i Norge fra og med 67 år og oppover i perioden (Statistisk sentralbyrå, 1999, s.22)... 1 Figur 2: Figuren viser en omsorgsperiode hvor pasienten er i kontakt med flere instanser av helsevesenet (Grimsmo og Brosveet, 2002, s.31)... 2 Figur 3: Sammenheng mellom metode, antall involverte og personlig involvering fra forskeren (Wadel, 1991, s.188)... 7 Figur 4: Stillingsbetegnelser ved sonen. De øverste nivåene er relatert til arbeid ved kontoret, mens nederste nivå er rettet ut mot bruker Figur 5: En undergruppe av sonen slik den er organisert i forhold til brukere, ansatte og hjelpemidler Figur 6: Frekvensbasert framstilling av årsakene til at de ansatte kontakter henholdsvis kontoret og hverandre Figur 7: Hyppigheten av endring i arbeidsrutene til de ansatte Figur 8: Globale trender og endringer i moderne telekommunikasjon (Radicella og Grilli, 2002) Figur 9: Datarater og rekkevidder (Telenor: Rinde, 2004, s 3) Figur 10: Ny terminal som følge av mobil tilgang til informasjon Figur 11: Forbindelse ved hjelp av MDA for å oppnå kontakt med privat nettverk (Respons, 2004b, s.5) Figur 12: Forenklet oversikt over arkitekturen for MDA (Telenor, 2003, s.1) Figur 13: Kommunikasjonsløsninger fremmer utveksling om kunnskaper, mens et felles informasjonssystem slik som elektroniske pasientjournaler åpner for tilgang av pasientdata og informasjon (Grimsmo og Brosveet, 2002, s.21) Figur 14: Prosedyreorientert beskrivelse av behandling av kontekstdata (Akselsen m.fl., 2002, s. 35) V

6 Forkortelser A-GPS Assisted-GPS AMIGOS Advanced Multimedia In a Group Organized Service EPJ Elektronisk Pasientjournal GGSN Gateway GPRS Support Node GPRS Global System for Mobile communications GPS Global Positioning System GSM Global System for Mobile communications GW Gateway IP Internet Protocol IKT Informasjons- og Kommunikasjonsteknologi IP Internet Protocol IPSec Internet Protocol Security IPLOS Individbasert Pleie- og Omsorgsstatistikk L2TP Layer 2 Tunnell Protocol MDA Mobil Data Aksess MMS Multimedia Messaging System NST Nasjonalt Senter for Telemedisin PDA Personal Digital Assistant PLO Pleie og Omsorg RAS Remote Access Server SMS Small Messaging System TCP/IP Transmission Control Protocol/Internet Protocol UMTS Universial Mobile Telecommunication System VPN Virtual Private Network VI

7 Ordforklaringer Autentisering Prosessen med å bekrefte en oppgitt identitet (Haugsand og Sandbakken, 1999) Basestasjon Brukere Brukergruppe Dosett Den faste radiostasjonen i et mobilnett. Mellom en basestasjon og en mobiltelefon overføres signalene ved radiobølger (Telenor.no, 2004). Tjenestemottaker. Innen PLO-tjenesten gjelder dette person som mottar kommunale sosial- og helsetjenester (Volven.no, 2004). Personer med ett eller flere felles kjennetegn som mottar kommunale sosial og helsetjenester (Volven.no, 2004). Doseringseske for medisiner Dokumentasjonsplikt Plikt for personell og virksomheter innenfor sosial- og helsetjenesten til å føre pasientjournal (Volven.no, 2004) Epikrise Skriftlig oppsummering av en sykdoms status, årsak, utvikling, behandling og plan for videre behandling fremstilt etter sykehusopphold eller poliklinisk konsultasjon (Volven.no, 2004). Epistemologi Erkjennelsesteori (Widerberg, 2001). Hvilken kunnskap man kan oppnå om det fenomenet som studeres (Cornford og Smithson, 1996). Gerica: Hjemmetjeneste: Hjemmejournal: Kardeks: Ontologi: Pasientjournal: IT-system for pleie-, rehabiliterings-, og omsorgstjenesten brukt blant annet i pleie- og omsorgssektoren i Trondheim kommune. Organisatorisk enhet i kommune eller bydel som yter pleie- og omsorgstjenester utenfor institusjon, som oftest i hjemmet (Volven.no, 2004). De viktigste opplysningene hentet fra pasientjournalen og befinner seg i brukers eget hjem. Dokumentasjonssystem som inneholder opplysninger om pasienten og eventuelle endringer av tilstand. Hva man tror på (Widerberg, 2001, s.25). De underliggende antagelsene man gjør om et fenomen man studerer (Cornford og Smithson, 1996). Samlet dokumentasjon av helsehjelp som en helsetjenestevirksomhet yter til en pasient eller bruker (Volven.no, 2004). VII

8 Smarthusteknologi: Telemedisin: Smarthus er et begrep som brukes om hvordan ulike tekniske løsninger integreres for å skape økt funksjonalitet og fleksibilitet (Deltasenteret, 2002, s.9). Telemedisin er: Undersøkelse, overvåkning, behandling og administrasjon av pasienter og opplæring av pasienter og personale via systemer som gir umiddelbar tilgang til ekspertise og pasientinformasjon uavhengig av hvor pasienten eller relevant informasjon er geografisk plassert (NST, 2002). VIII

9 1. Innledning Denne prosjektbesvarelsen tar for seg hensiktsmessig bruk av IKT i den kommunale hjemmetjenesten. Innføring av ny IKT begrunnes ofte ut i fra rasjonalisering og effektivisering. Dette er tilfellet også for helsevesenet, men det er også en målsetting om å øke kvaliteten på tjenestene som tilbys. Innledning forsøker å se den kommunale hjemmetjenesten i en større sammenheng og gi bakgrunn for hvorfor en effektivisering er ønskelig, og hvordan digitalisering kan bidra til å øke kvaliteten for de som mottar tjenesten. 1.1 Bakgrunn og motivasjon I 2000 var de totale offentlige utgifter til pleie- og omsorgstjenestene ca. 45 milliarder kroner. Det utgjør 36% av alle kostnadene til helse- og omsorgstjenester og vel 1/3 av kommunenes samlede driftsbudsjett. (Sosial- og Helsedirektoratet, 2004) We re still living in the mainframe era of healthcare [W]e can t, as a society, afford to devote more of our economy to it [W]hat we need is the health equivalent of the low-cost pc. -Andy Grove, styreformann og gründer i Intel, (B. Schlender, 2003) Demografiske utvikling Prognosene anslår at antallet eldre her i Norge vil øke slik som Figur 1 (Statistisk Sentralbyrå, 1999, s.22) illustrerer. Med alderdommen følger normalt en svekket helse. Desto eldre, desto flere sykdommer, lidelser og plager i hverdagen. Et større antall eldre vil dermed også føre til et større antall pleietrengende. Det er ikke bare antallet eldre som øker men også andelen eldre: I perioden vil det stå fem personer i yrkesaktiv alder bak hver person i eldrebefolkningen. Fram til 2040 vil dette forholdstallet synke til under tre. (Statistisk Sentralbyrå, 1999, s.11) Figur 1: Antall personer i Norge fra og med 67 år og oppover i perioden (Statistisk sentralbyrå, 1999, s.22) 1

10 1.1.2 Telemedisinsk utvikling Ved hjelp av telemedisinske løsninger er det mulig å utnytte medisinske ressurser på nye og bedre måter. Mange oppgaver som tidligere måtte utføres på sykehus kan i dag utføres av hjemmesykepleien. Pasienten kan få behandling i hjemmet med mulighet for medisinsk overvåkning eller veiledning fra spesialist via datanettet (Sosial- og helsedepartementet, 2001) Teknologier som smarthusteknologi har etter hvert blitt tatt brukt i bruk i pleie- og omsorgstjenesten (PLO-tjenesten) i mange kommuner. Dette kan bidra til at den enkelte kan bli boende lenger i sin egen bolig (Laberg og Årsand 2002; Brattvoll, Falao og Laberg 2004). Dette er også en av hovedmålsettingen for eldreomsorgen (St.meld nr.50, ) I et framtidsbilde utviklet ved Nasjonalt Senter for Telemedisin (NST) påpekes det at konvergens av tele- og datateknologi i kombinasjon med mobile løsninger kan bety at en stor del av framtidens helsetjenester og organiseringen av disse vil være basert på elektronisk samhandling (Sosial- og helsedepartementet, 2001). Dette gjør helsearbeidere mer tilgjengelig ettersom all informasjon er tilgjengelig der helsearbeideren og pasienten befinner seg Elektronisk samspill og helhetlig pasientforløp Helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid -Visjonen for S@mspill 2007 (Sosial- og Helsedepartementet, 2004, s.5) For å utnytte det potensialet som ligger i teknologien har Sosial- og Helsedepartementet utarbeidet til sammen tre statlige handlingsplaner: Mer helse for hver bit, og S@mspill En rød tråd gjennom de tre forskjellige planene er kvalitetsheving, rasjonalisering og effektivisering av helsetjenestene gjennom styrking av det elektroniske samarbeidet mellom de ulike aktørene i helsesektoren (Sosial- og Helsedepartementet, 2004, 2003, 1996). En pasient er ofte i kontakt med forskjellige instanser av helsevesenet i løpet av en omsorgsperiode slik som Figur 2 illustrerer (Grimsmo og Brosveet, 2002, s.31). Bedre samhandling mellom alle aktørene vil øke kvaliteten av tjenesten og pasientens møte med tjenestene vil oppleves som et helhetlig forløp. Omsorgsepisode ( Episode of care ) Allmennpraksis Sykehus Allmennpraksis Pleie og omsorg Kontakter: A A A Innleggelse A A A H A=allmennlege H=heimesjukepleie Omsorgsepisode Sykehjem Sykdomsepisode Figur 2: Figuren viser en omsorgsperiode hvor pasienten er i kontakt med flere instanser av helsevesenet (Grimsmo og Brosveet, 2002, s.31) 2

11 1.1.4 Målsetting for de Trondheim kommune Målsettingen til kommunen fremover er nå først og fremst å forbedre informasjonsflyten og bruke de mulighetene som ligger i moderne IT-løsninger til å øke kvaliteten på samhandlingen mellom de ulike aktørene innad i kommunen samt eksterne innen spesialisthelsetjenesten og andre hjelpeinstanser. Dette for å sikre at pasientene for rett behandling til rett sted på riktig omsorgsnivå. (Trondheim kommune, 2004a, s.2) Dette viser at målsettingen til Trondheim kommune er i tråd de med statlige visjonene for helse-norge. Trondheim kommune har i 2004 søkt om å bli en av de fem kommunene i det statlige fyrtårnsprosjektet. Prosjektet skal være nyskapende og innebærer å utprøving av konkrete tiltak for elektronisk samarbeid (Sosial- og Helsedepartementet, 2004). 1.2 Problemstilling Bakgrunnskapittelet viser at den demografiske utviklingen vil sette større krav til effektiv ressursutnyttelse i helse- og sosialsektoren. En måte å løse dette på er å styrke den elektroniske samhandlingen. Den teknologiske utviklingen gjør det videre mulig for desto flere å bli boende lengre i sitt eget hjem. Dette har betydning for den kommunale pleie- og omsorgstjenesten, nærmere bestemt den kommunale hjemmetjenesten. Denne prosjektbesvarelsen tar utgangspunkt i hjemmetjenesten og ser på hvordan hensiktsmessig bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) kan styrke den interne samhandlingen. Hensiktsmessig IKT-løsninger betyr løsninger som møter de ansattes informasjons- og kommunikasjonsbehov og støtter dem i deres arbeid. Besvarelsen er en del av en tverrfaglig fordypningsretning: Teknologi, Organisasjon og Samfunn (TOS). Dette gjør at den har en bredere tilnærming til teknologiske løsninger. Den omhandler hjemmetjenesten som organisasjon, teknologiske løsninger, og enda viktigere, knytningen mellom disse. De sosiologiske aspektene gjør at det legges vekt på metoder som danner basis for kunnskap og forståelse av hjemmetjenesten som organisasjon. Kvantitative og kvalitative undersøkelser ved en sone for hjemmetjenesten i Trondheim kommune, danner grunnlaget for en forståelse av hva som er hensiktsmessig IKT i den kommunale hjemmetjenesten. I motsetning til på et sykehus jobber de ansatte i hjemmetjenesten ute hos bruker, det betyr borte fra kontoret og dets journalsystemer. Dette gjør at de bruker mobiltelefonen til å kommunisere seg i mellom. For å begrense oppgaven tar denne prosjektbesvarelsen utgangspunkt i denne mobile kommunikasjon, og ser nærmere på hva slags informasjons- og kommunikasjonsbehov mobiltelefon i dag dekker. Analysen av undersøkelsene ved sonen danner basis for forslag til nye IKT løsninger som tar høyde for bruk av kontekst og asynkrone meldinger. Målet er å løsninger som kan støtte de ansatte utover det som i dag er mulig. 1.3 Antagelser og Avgrensninger Innføring av ny teknologi innebærer som endring av arbeidsrutiner, ofte også organisatoriske endringer. En slik tilpassing vil ofte ha betydning for hvor effektiv den nye teknologien kan taes i bruk. Dette er interessante momenter, men det vil ikke bli gått i dyden av slike organisatoriske konsekvenser i denne prosjektbesvarelsen. 3

12 Overgangen til digitale medium og overføringsmodi, har implikasjoner for informasjonssikkerheten. Mobil tilgang til informasjon forsterker denne effekten ytterligere. I hjemmetjenesten vil en stor grad av informasjonsutveklingen gjelde konfidensiell informasjon om brukere. Informasjonssikkerhet er derfor en sentral del av deres IKT løsninger. Enkelte sikkerhetsmomenter nevnes i forbindelse med nettverksrelaterte tema, men for å avgrense oppgaven vil dette ikke være grundigere gjennomgått. Denne besvarelsen omhandler kontekstsensitive IKT-løsninger. Bruk av kontekst slik som for eksempel lokasjon, berører begreper som personvern, privathet og overvåkning. Selv om dette er relevante tema, vil de ikke bli omhandlet i denne prosjektbesvarelsen. For mer informasjon rundt dette anbefales Akselsen m.fl (2002) og Hjønnevåg (2004). Denne prosjektbesvarelsen er tverrfaglig og har dermed en bredere tilnærming til teknologiske løsninger. Det gjør at det ikke blir gått i dybden av de tekniske løsningene som fremstilles. Fokus ligger på hvordan teknologien kan støtte de ansatte i deres jobbsituasjon. 1.4 Oppbygging av prosjektbesvarelsen Kapittel 2 gjør rede for den empirien som ligger til grunn for prosjektbesvarelsen. Dette gir også leseren en kort introduksjon av ulike forskningstradisjoner og deres metoder. Kapittel 3 gir leseren en innføring i den kommunale hjemmetjenesten og mer spesifikt den sonen som prosjektbesvarelsen baserer seg på. Kapittel 4 omhandler journalføring og dokumentasjonsplikt i pleie- og omsorgstjenesten. Dette er tatt med for å gi leseren en forståelse til de krav som settes til dokumentering av informasjon om brukerne i hjemmetjenesten. Kapittel 5 gjør rede for analysen av spørreundersøkelsen og intervjuet som ble gjennomført av sonen. Resultatene som blir framlagt her danner grunnlaget for de tekniske løsningene som blir presentert deretter. Kapittel 6 er ment som et introduksjonskapittel som gir leseren en kort oversikt over relevante tema for IKT som kan være nyttig for den videre lesning. Dette kapittelet kan hoppes over for de som har god kjennskap til dette området, uten at det har betydning for den videre lesingen. Kapittel 7 ser på hvordan de ansatte ved sonen kan støttes i sitt arbeid gjennom mobil tilgang til den informasjonen som i dag er tilknyttet kontoret. Løsningen blir også evaluert opp i mot funnene fra undersøkelsene ved sonen. Kapittel 8 viser hvordan kontekst kan benyttes i en IKT-løsning for de ansatte ved sonen. Det blir også sett nærmere på hvordan asynkrone meldinger. Disse løsningene blir evaluert ut i fra spørreundersøkelsen og intervjuet som ble gjort ved sonen. Ut fra dette fremstilles det en basis for krav til kontekstsensitive løsninger i hjemmetjenesten. Kapittel 9 diskuterer de forslagene til IKT som er blitt framlagt. Løsningene ses nå i en større sammenheng enn i kapittel 7 og 8. Til slutt følger en konklusjon og forslag til videre arbeid. 4

13 2. Metodisk tilnærming Prosjektet omhandler kommunikasjons og informasjonsbehovet til de ansatte i hjemmetjenesten og tar høyde for å finne løsinger som støtter de ansatte utover det som i dag er mulig. Dette betydde at jeg måtte innhente informasjon som kunne danne grunnlag for min kunnskap på dette feltet. Det er forskjellige veier til slik kunnskap, og veien avhenger av hvilken tilnærming man har til begrepet. Kapittel 2.1 gir leseren et innblikk i hvordan ulik tilnærming til begrepet danner bakgrunn for to ulike orienteringer innenfor forskning: kvalitativ og kvantitativ. Deretter blir det gjort rede for ulike metoder som forbindes med kvalitativ og kvantitativ forskning i kapittel 2.2. Denne teoretiske tilnærmingen er grunnlaget for mitt eget valg av metode for innhenting av informasjon, som det deretter blir gjort rede for i kapittel 2.3. Til slutt følger en diskusjon av egen rolle og min rolles betydning for forståelsen av problemfeltet i kapittel Kvalitet og kvantitet motstykker eller komplementer? Kvalitet kjennertegner egenskapen eller karakteren ved noe, mens kvantiteten betegner mengden av disse egenskapene eller karakteren. Dette gjenspeiler seg i kvalitativ og kvantitativ forskning. I følge Widerberg (2001) betegner kvalitativ forskning er innholdssøkende og forsøker å klargjøre et fenomens karakter, mens kvantitativ forskning er derimot i større grad innholdsstyrt, og har som mål å fastslå mengden av fenomenets karakter. Wadel (1991) sier tilsvarende at kvalitativ orientert forskning fokuserer på innhold, beskaffenhet og betydning, mens kvantitativ orientert forskning fokuserer på utbredelse, antall og mengde. Forskjellen mellom kvalitativ og kvantitativ forskning går likevel dypere enn bruken av tall. Den gjenspeiler forskjellen mellom den positivistiske og den anti-positivistiske tradisjon (Cornford og Smithson, 1996). Positivister mener at all sann kunnskap baserer seg på observasjon eller erfaringer av virkelige fenomen i en objektiv og virkelig verden. Dermed forsøker positivister å skape endelige objektive fakta som ikke kan diskuteres. Disse fakta kan ikke bare sees på som objektive og generell, men også tidløse og foruten innbakte sosiale verdier. Den positivistiske tilnærmingen gjenspeiles i de naturvitenskapelige metodene og troen deres generelle gyldighet. Anti-positivismen står i opposisjon til dette skillet mellom fakta og sosiale verdier, og ser dem som innflettet i hverandre. I følge denne tradisjonen er all kunnskap, også vitenskapelig kunnskap, sosialt konstruert og dermed også påvirket av samfunnets verdier. Denne tradisjonen knyttes gjerne opp mot de samfunnsvitenskapene og deres metoder (Cornford og Smithson, 1996). Det overnevnte illustrerer et skille i synet på epistemologi, det vil si hvilken kunnskap man kan oppnå om det fenomenet som studeres (Cornford og Smithson, 1996). For å koble dette til kvantitativ og kvalitativ forskning er det også hensiktsmessig å videre se på koblingen mellom kunnskap og menneskesyn. For hvordan man ser på mennesket og livet på jorden (ontologi) påvirker hvordan dette best kan utforskes. I følge Widerberg (2001, s.26) er det grovt sett tre ulike ontologiske måter å forstå mennesket på: 1. Som helt og holdent likt andre pattedyr 2. Som delvis unikt, delvis likt andre pattedyr 3. Som helt og holdent unikt i forhold til alt annet på jorden 5

14 De to første oppfatningene innebærer at mennesket kan studeres basert på den epistemologien naturvitenskapene har utviklet og linkes slik til de kvantitative metodene. Den siste oppfatningen innebærer at det må utvikles metoder som er tilpasset mennesket som studieobjekt. Siden den kvalitative forskeren søker individets opplevelser og må han også erkjenne et mer subjektivt syn av virkeligheten. Slik gjenspeiler den kvantitative og den kvalitative forskningen henholdsvis den positivistiske og den anti-positivistiske epistemologi og ontologi (Widerberg 2001, Cornford & Smithson 1996). I følge Archer (1988) er det tre forskjellige synspunkter på kvalitativ forskning: 1. Kvalitativ forskning er komplementær til den kvantitative tilnærmingen. 2. Kvalitativ forskning er en inngangsbillett til nye områder som så kan behandles med hardere metoder 3. Kvalitativ forskning er den eneste sanne tilnærmingsmåten Samtidig er det ikke slik at kvantitativ og kvalitativ forskning representerer to motstykker. Kvantitativ forskning kan ha en kvalitativ dimensjon, og visa versa. Dermed er det riktigere å snakke om orientering. Kvalitativ og kvantitativ orientering skiller seg fra hverandre ved å vektlegge ulike teoretiske perspektiv, teorier, metoder og begrepsapparater (Wadel, 1991). Slik som Widerberg (2001) ser det står den kvalitative forskningen i skyggen av den kvantitative på grunn av naturvitenskapenes sterke tradisjon. Widerberg representerer den kvalitative forskningstradisjonen og mener at de burde vurderes likt ettersom de forutsetter og utfyller hverandre. Likevel presiserer hun at man bør vite hva man måler før man måler det (2001, s.18). Hammersley og Atkinson (1996) mener også at sosiale data må ordfestes før de kan tallfestes. 2.2 Metoder Det er slik at spørsmålet og svaret er en integrert del av den metoden man har valgt. Ulike metoder gir svar på ulike forhold. Derfor må det overveies nøye hvilken metode som best kan gi svar på det spørsmålet man ønsker svar på. Dermed bør utgangspunktet å forsøke finne ut hvordan vi kan tilnærme oss feltet for å svar på det vi ønsker. Slik blir metodene innfallsvinkler som må bearbeides for å tilpasses spørsmålet vårt. Samtidig er det slik at ulike metoder utfyller hverandre og med fordel kombineres (Widerberg, 2001). Metodene som knyttes til de kvalitative og kvantitative tilnærmingsmåter er forskjellig. For å grovt skissere dette kan vi si at kvantitativ forskning forsøker å utvikle tall som kan beskrive et det fenomenet som studeres. Slike data kan analyseres ved hjelp av statiskisk analyse. For kvantitativ forskning er spørreskjema og/eller strukturerte intervju den vanligste måten å innhente data (Wadel, 1991). Intervju kan klassifiseres ut fra deres struktur. Med strukturerte intervju menes da intervju hvor både spørsmål og rekkefølge følger er planlagt på forhånd. Kvalitative metoder søker andre måter å innhente og analysere data. Her erstattes ofte tallene med ord. For kvalitativ forskning er observasjon og kvalitative intervju vanlige teknikker. Observasjon gir muligheten til å belyse et fenomen ved å studere det slik det fungerer i det virkelige liv. Den beste måten å fange virkeligheten på, er ved å være tilstede i den (Underland, 2004 s.). Det skilles mellom observasjon der man ikke stiller spørsmål og deltakende observasjon som innebærer utspørringer i form av samtaler (Wadel, 1991). 6

15 Intervju søker intervjupersonens opplevelse og forståelse av verden. Slik blir det kvalitative forsknings intervjuet et produksjonssted for kunnskap (Kvale, 1997). Formålet er å benytte seg av det unike møtet mellom intervjuperson og intervjuer. Det betyr ikke at det ikke er mulig å stille de samme spørsmålene om igjen eller kvantifisere svarene (Widerberg, 2001). Kvalitative intervju omfatter ustrukturerte og halvstrukturerte intervju. Ustrukturerte intervju betyr at spørsmålene formes underveis som et resultat av en samtale rundt gitt tema. Semistrukturert intervju baserer seg på en intervjuguide som inneholder tema og forslag til spørsmål (Cornford og Smithson, 1996). De ulike metodene tilknyttet har betydning for både antall involverte og den personlige involveringen fra forskerens side slik Figur 3 viser. Videre vil de ulike metodene innhente data som belyser ulike sider av individet. Kvantitative metoder innhenter data som gjør det mulig å sammenligne individer, mens kvalitative metoder retter seg mot samspillet mellom individene (Wadel, 1991). Figur 3: Sammenheng mellom metode, antall involverte og personlig involvering fra forskeren (Wadel, 1991, s.188) 2.3 Valg av metode Denne oppgaven omhandler hensiktsmessig bruk av teknologi. Teknologi som må sikre tilgang til informasjon, utvikle kunnskap og videre støtte den eksterne og interne kommunikasjonen. Mer spesifikt skal jeg se nærmere på bruk av mobiltelefonen i hjemmetjenesten og forsøke finne alternative løsninger som støtter dem i arbeidet utover det som i dag er mulig. Dette impliserer en forståelse av organisasjonen og hvordan menneskene der jobber, spesielt med tanke på informasjonsinnhenting og kommunikasjon. Søken etter en slik forståelse peker i retning av kvalitative metoder. 7

16 Kvalitative metoder som observasjon og intervju kan være tidkrevende (Kvale, 1997). Intervju kan i tillegg være vanskelig å koordinere i en travel arbeidsdag (Underland, 2004). Ettersom dette prosjektet har stramme tidsrammer falt valget på å starte med en kvantitativ spørreundersøkelse og deretter følge opp med kvalitative intervju. En spørreundersøkelse er en av de få metodene for datainnsamling som gjør det mulig å innhente en stor mengde data i løpet av begrenset tidsperiode (Cornford og Smithson, 1996). Slik jeg så det ville en spørreundersøkelse lettere la seg innbake i arbeidstiden til de ansatte og de ansatte kunne fylle den ut når de selv hadde tid. I tillegg til undersøkelser ved sonen, er denne besvarelsen basert på skrevene kilder, slik som bøker, artikler og rapporter. Jeg har også brukt Internet i min søken etter informasjon, og har da vært bevisst på å benytte seriøse nettsteder, slik som offentlige instanser og kjente bedrifter. Videre har jeg kontaktet en rekke aktuelle aktører per e-post. I denne forbindelse nevnes Norsk Helsenett, Nasjonalt Senter for Telemedisin, Respons AS, Trondheim kommune og Telenor. Slik har jeg kommet i kontakt med en rekke personer som har bidratt med informasjon og nyttige tips gjennom ulike faser av prosjektet. I begynnelsen var dette for å få en oversikt over hva som foregår innenfor feltet IKT i helsevesenet. Jeg hadde i den forbindelse også et uformelt møte med salgs- og markedsansvarlig i Norsk Helsenett, region midt-norge. På samme måte gav deltakelse ved konferansen HELSeInformastikkuka i Trondheim, HelsIT, 2004, nyttige innspill. Et minus med mine metoder er at spørreskjema, strukturerte og ustrukturerte intervjuer, ikke gir muligheten til å direkte observere samspill mellom mennesker. Disse metodene gir muligheten til å stille spørsmål om samspill, hvem som samhandler med hvem og hvor mye. Det som er vanskelig er å kartlegge innholdet i denne samhandlingen (Wadel, 1991). Det er naturlig å tenke seg at en forståelse av samspillet mellom de ansatte er viktig dersom det skal være mulig å foreslå teknologier som kan støtte dem bedre i deres arbeidshverdag. Metodene vil heller ikke kunne fange opp taus kunnskap. Dette betegner kunnskap som blant annet ikke kan artikuleres ved hjelp av språket men gjennom handling (Grimen, 1991) Spørreundersøkelse I mitt tilfelle var det fra første stund kun aktuelt å levere ut spørreskjema ved den sonen som jeg fikk opprettet kontakt med. Spørreundersøkelsen er i høyeste i grad for liten til å være statistisk representativ for hjemmehjelpssektoren. Hensikten var heller ikke å nøyaktig tallfeste hva mobiltelefonen brukes til i hjemmetjenesten, men å danne et bilde av hva den brukes til ved den aktuelle sonen. Slik kunne den gi et innblikk i de kommunikasjons- og informasjonsbehovene som eksisterer ved den aktuelle sonen. Spørreskjema er inndelt i tre deler. Første delen er en innledende bolk med bakgrunnsvariabler samt et spørsmål for å kartlegge bruk av IKT utenom arbeid. Dette gjør det også mulig å knytte resten av informasjonen opp mot disse dataene. De to siste bolkene følger opp med flere uavhengige variabler. Første hovedbolk omhandler bruk av mobiltelefon. Hensikten med dette er å kartlegge hva mobiltelefonen benyttes til når de ansatte jobber ute i feltet. Den siste bolken av spørreskjemaet er mer generell i forhold til de ansattes informasjons- og kommunikasjonsbehov. Hensikten her er i hovedsak å kartlegge deres opplevelse av teknologien. Spørreundersøkelsen er vedlagt i Appendiks A. Det rundt 45 personer ansatt ved sonen, antallet varierer litt i løpet av året. Det ble derfor levert ut på sonen i 50 eksemplarer. Jeg holdt en kort muntlig presentasjon under et felles 8

17 møte ved sonen før jeg leverte ut skjemaene. Tanken var at kanskje dette kunne bidra til å øke motivasjonen til å svare på spørreundersøkelsen. I løpet av de 14 dagene skjemaene var ute på sonen ble 24 stykker besvart. Det kan være vanskelig å formulere spørsmål som er forståelig for informanten og som bidrar med data som er nyttig for analysen. Misforståelser kan videre gjøre at informanten gir unøyaktige svar (Cornford og Smithson 1996). Informanten vet ikke hva det spørres etter og forsker ikke vet hva det svares på. For å bedre sikre meg om at spørsmålene var basert på en korrekt forståelse hadde jeg noen uformelle møter med leder for sonen. Disse dannet basis for undersøkelsen. Lederen leste også gjennom spørreundersøkelsen før den ble levert ut for å forhindre at den inneholdt feilaktige eller misvisende spørsmål. Veileder leste også gjennom spørreundersøkelsen før den ble levert ut ved sonen. Spørreundersøkelsen ble også benyttet til å rekruttere informanter til et personlig intervju. Tanken var at den kunne sette i gang noen tankeprosesser rundt de tema som ble tatt opp, og at det kunne bidra til at flere ville melde sin interesse Intervju Spørreskjemaundersøkelsen skulle danne basis for de senere kvalitative intervjuene. Ut fra spørreskjema ville jeg få et innblikk i hvilke moment som var interessant å se nærmere på. Slik ville det bli mulig å bygge videre på de funnene som ble gjort i spørreundersøkelsen, gå mer i dybden av disse funnene og nyansere det bildet som ble dannet i første omgang. Intervjuet kunne også klare opp i eventuelle misforståelser som kan oppstå ved bruk av spørreskjema. Det ville også gjøre det mulig å få tilbakemeldinger på tekniske løsninger. Av de 22 som svarte på spørreundersøkelsen var det én som meldte sin interesse for videre intervju. Det skulle vise seg veldig vanskelig å komme i kontakt med denne personen på en måte som ivaretok i intervjuobjektets krav på anonymitet. Den oppgitte kontaktpreferansen ble forsøkt gjentatte ganger, samt at det ble sendt brev. Til slutt måtte jeg innse at dette ikke kunne gjennomføres. Jeg klarte likevel få til et intervju med enn annen person en den som opprinnelig hadde meldt sin interesse. Denne personen jobbet ikke brukerrettet, og intervjuet fikk dermed mindre fokus på de informasjons- og kommunikasjonsbehov ute i feltet. Dette intervjuet var likevel veldig nyttig. Spørreskjema fikk meg til å innse at jeg nok trengte en større forståelse av den spesifikke sonen. Selv om intervju gir en subjektiv framstilling, valgte jeg å bruke intervjuet til å skaffe meg en bedre forståelse av hvordan arbeidet organiseres ved sonen, som for eksempel hvordan de organiserer arbeidet ut mot bruker. Jeg valgte å bruke et halvstrukturert intervju. Årsaken til dette er at jeg ville la det være dynamisk nok til å fange opp interessante momenter som dukket opp underveis i intervjuet. Samtidig som at en viss struktur ville hjelpe meg å holde fokus og unngå at det sporet av. Intervjuguiden er vedlagt i Appendiks B. 2.4 Diskusjon av egen rolle Siden jeg selv har jobbet i hjemmetjenesten, både som hjemmehjelp og assistent, og på sykehus, vil det være naturlig å diskutere min egen rolle i forbindelse med innsamling og behandling av data. Selv om hovedtyngden av min datainnsamling stammer fra den kvantitative spørreundersøkelsen, og ikke fra feltarbeid og intervju, er det viktig å være bevisst at mine tidligere erfaringer kan farge det arbeidet jeg gjør. For å skjønne hvorfor de ulike informantene har svart som de har svart på spørreundersøkelsen ville det være på sin 9

18 plass å først danne seg en grunnleggende kjennskap til informantens virkelighet. Kvalitativ metoder burde ligge som grunn for å danne en slik kontekst. I dette tilfellet baserte det seg på et intervju med en person fra sonen. I tillegg til dette intervjuet vil det være egne erfaringer som danner grunnlag for min forståelse av hjemmetjenesten. Min tidligere arbeidserfaring gjør at jeg kjenner noe av terminologien i hjemmetjenesten. Her snakker vi for eksempel ikke om pasient, men om bruker. Dette er noe som kan lette arbeidet med prosjektet. Likevel er det visse faremomenter ved at kontekst blir bygd på bakgrunn av egne erfaringer. Selv om de fleste forhold i grove trekk vil være lik mellom hjemmetjenesten i to kommuner, så vil det også være forskjeller i måten de organiserer arbeidet. Et eksempel som gjorde meg bevisst på dette var bruk av datamaskiner og elektronisk pasient journal. Grunnlaget for min interesse for bruk av IKT innenfor hjemmetjenesten baserte seg på mine tidligere arbeidserfaringer. Sommeren 2004 var det hjemmetjenestekontoret jeg har jobbet ved på det stadiet hvor de la inn pasientopplysninger på datamaskinen. Noen gjorde journalføringen elektronisk, mens andre ennå førte for hånd i kardex. Deres arbeidsrutiner hadde dermed endret seg noe, men morgenmøtet var akkurat som tidligere, papirbasert hvor pleierutene var en kopi av originalen i kardex. I motsetning til dette hadde den sonen som danner grunnlaget for mitt prosjekt, ble kardex byttet ut med et elektronisk system i Dette er en viktig forskjell som har betydning for organiseringen av arbeidet, arbeidsrutiner og informasjonsflyten i organisasjonen. Dette illustrerer det som Wadel (1991) mener som ett av problemene med å være feltarbeider i egen kultur. Forståelsen stammer ikke fra faglig innsikt men den gjensidige felleskunnskapen. Dette gjør at det som blir tatt for gitt ikke så lett blir oppdaget. Spørsmål som burde stilles blir ikke stilt fordi de er så selvsagte. 10

19 3. Hjemmetjenesten Hjemmetjenesten er en organisatorisk enhet i en kommune eller en bydel som yter pleie- og omsorgstjenester utenfor institusjon, som oftest i hjemmet (Volven.no, 2004). De ansatte jobber dermed stort sett jobber ute i brukeres hjem, og er innom kontoret kun visse tidspunkt i løpet av arbeidsdagen. Dette kapittelet gir leseren et innblikk i den kommunale hjemmetjenesten og den sonen som danner grunnlaget for dette prosjektet. Kapittelet 3.1 gir først en oversikt over Trondheim kommunes PLO-tjenester, da med vekt på den kommunale hjemmetjenesten. Deretter gir kapittel 3.2 og 3.3 leseren kjennskap til den sonen som danner basis for denne prosjektbesvarelsen. Det blir det sett nærmere på stillingsbetegnelser, ansvarsområder og hvordan arbeidet organiseres. Denne beskrivelsen baserer seg på uformelle samtaler med leder for sonen, samt det kvalitative intervjuet som ble gjort senere. 3.1 De kommunale hjemmetjenestene i Trondheim kommune Trondheim kommunes helse- og omsorgside består av 28 soner for hjemmetjenesten, 54 bofellesskap, 27 sykehjem, 16 dagsenter, fire oppfølgings- og tiltaksenheter, egne enheter for ergoterapeut og fysioterapeut, samt rustjenester. Det rommer 5000 ansatte og 8901 tjenestemottakere (Trondheim kommune, 2004a). Hjemmetjenesten betegner de tjenestene som utføres i hjemmet og består av følgende deltjenester: trygghetsalarmtjeneste, praktisk bistand og hjemmesykepleie. En sone er et hjemmehjelpskontor med ansvar for et geografisk område i Trondheim kommune Trygghetsalarmtjenesten utføres av trygghetspatruljen og utgjør en av sonene. De utfører hjemmetjenester på natt og utfører de akutte oppdrag utløst av brukere av trygghetsalarm (Trondheim kommune, 2004 b). Praktisk bistand og hjemmesykepleie utføres av de resterende sonene. Med praktisk menes hjelp til dagliglivets praktiske gjøremål, egenomsorg og personlig stell (Volven.no, 2004). Praktiske gjøremål består av typiske servicetjenester slik som rengjøring, klesvask, matlaging og annet praktisk arbeid i forbindelse med husholdningen (Trondheim kommune, 2004c). Pleie og omsorg defineres i denne sammenheng som stell, behandling, tilsyn og bistand på grunn av alder, sykdom eller funksjonshemming, og hjemmesykepleie betegner da sykepleietjenester til brukere utenfor institusjon (Volven.no, 2004). I følge Trondheim kommune har alle enheter innenfor helse- og velferdsområdet, rikelig tilgang til PC-terminaler og infrastrukturen på datasiden meget godt utbygd. Innføring av Elektronisk Pasientjournal (EPJ) har vær en prioritet de ti siste årene. 3.2 Stillingsbetegnelser og ansvarsområder ved Sonen Dette er en kort redegjørelse for de forskjellige ansvarsområdene og arbeidsoppgavene ved sonen. Selv om hjemmetjenestene deles inn i hjemmesykepleie og praktisk hjelp i hjemmet kan være vanskelig å sette et klart skille mellom hvem som har ansvar for pleie, omsorg og praktisk bistand til bruker. Arbeidsoppgavene er avhengig av kulturen på arbeidsplassen. Denne redegjørelsen er ikke en definisjonsmessig korrekt beskrivelse da den baserer seg på samtaler og et intervju. 11

20 Figur 4 viser de forskjellige kategoriene av ansatte ved sonen. De fleste ansatte ved sonen jobber brukerrettet. Sykepleierne har det praktiske ansvaret for sykepleiedelen ved sonen. Vernepleier har stort sett de samme oppgavene som en sykepleier. En hjelpepleier har en fagutdanning med både teori og praksis. De har gjerne litt mer somatisk kunnskap enn omsorgsarbeiderne. Omsorgsarbeideren lærlingsbasert utdanning og skal bistå med omsorgsbehov. De har en bredere tilnærmingsmåte som ser hele husholdningen. Det kan være hjelp til å ivareta husholdningen. Samtlige av hjemmehjelperne hjelper til i stell før lunsj og gjør deretter hjemmehjelpsoppdrag etter klokken tolv. Med hjemmehjelpsoppdrag menes praktisk hjelp i hjemmet. Det er også knyttet en fysioterapeut og en ergoterapeut til sonen. De skiller seg fra de andre ansatte ved at de har eget kontorplass i tilknytning til sitt eget fagmiljø og er ikke direkte underlagt sonens leder. I teksten videre vil de ansatte avgrenses til sykepleier, hjelpepleier, omsorgsarbeider og hjemmehjelp. Figur 4: Stillingsbetegnelser ved sonen. De øverste nivåene er relatert til arbeid ved kontoret, mens nederste nivå er rettet ut mot bruker. Noen av de ansatte jobber hovedsakelig inne på kontoret, slik som leder, merkantil, sykepleier tilknyttet medisinrommet og sykepleier ansvarlig for arbeidslistene. Leder for sonen har ansvaret for framdriften av sonen i henhold til det som er satt av Trondheim kommune og er budsjett- og sykepleiemessig ansvarlig. Leder står også for evaluering av brukere, det vil si evaluering i forhold til behov for hjelp. Selv om lederen er lokalisert på kontoret medfører stillingen også en del møtevirksomhet utenfor kontoret. Det er to sykepleiere i 50 prosent stilling som er fast tilknyttet medisinrommet. Disse har hovedansvaret for medisineringen til brukere som ikke lenger selv har ansvar for dette selv. Det er også to sykepleiere som rullerer ukevis mellom å jobbe ute i feltet og utarbeide arbeidslistene for sonen. Merkantil har hovedansvar for lønningene ved sonen. Videre tar merkantil i mot telefonhenvendelser og jobber også med arkivtjeneste. Ved denne sonen deltar på Merkantil på rapporten om morgenen og har i jobbet i pleien tidligere. 12

21 Dette betyr at det varierer mellom 3-4 stykker som er inne ved kontoret i løpet av tidligvakt fra mandag til fredag. Det vil ikke være noen tilstede i løpet av kveldsvaktene og helgevaktene. Disse personene kan kontaktes ved behov av de som jobber ute hos bruker. Leder er en kilde for informasjon dels gjennom sin posisjon som leder og dels gjennom sin tidligere bakgrunn som pleier. Ettersom Merkantil deltar på rapporten om morgenen og har jobbet i pleien tidligere kan hun også ta i mot spørsmål. Sykepleier tilknyttet medisinrommet vil blant annet kunne svare på henvendelser som er knyttet til dosettene med medisiner, og sykepleier som jobber med arbeidslistene vil også kunne bistå Organisering av arbeidet i løpet av en dagvakt Dette er en redegjørelse for hvordan arbeidet ved sonen er organisert ved en ordinær dagvakt. De ansatte jobber ut i fra en arbeidsliste som inneholder de brukerne de skal besøke i løpet av vakten. Arbeidsdagen starter med et felles morgenmøte fra klokken halv åtte til åtte. Dette møtet skjer i henhold til en liste med faste punkter som det skal orienteres om. Her får de ansatte den informasjonen som er nødvendig for dagens gjøremål. De får også utdelt medisiner og oppdateringer av hjemmejournaler for de brukerne det er aktuelt. Videre blir mobiltelefoner, biler og sykler fordelt mellom de ansatte. Etter morgenmøte begynner arbeidet ute hos brukerne frem til de samles til lunsj mellom klokken og Etter neste runde ute hos brukerne kommer alle inn på slutten av dagen. Dette innebærer hovedsakelig rapportskriving i Gerica da samtlige som er ansatt ved sonen har rapportplikt. Figur 5: En undergruppe av sonen slik den er organisert i forhold til brukere, ansatte og hjelpemidler Sonen er i delt i to etter geografi i forbindelse med det praktiske arbeidet ute i hos brukerne. Figur 5 illustrerer hvordan arbeidet organiseres innad i de to undergruppene. Figuren viser koblingen mellom ansatte og deres brukergrupper. De store bildene av de ansatte viser til de som er på jobb. De små bildene er tatt med for å det totale antallet som går i turnus og er knyttet opp mot en brukergruppe. 13

22 De ansatte benytter mobiltelefon å ringe seg i mellom, til kontoret eller for å kontakte bruker når de jobber ute hos brukerne. Sonen har totalt elleve mobiltelefoner hvor ti følger de ulike arbeidsrutene mens den siste benyttes etter behov. Det vil si at alle har fast tilgang til mobiltelefon bortsett fra en av de to sykepleierne. Det er kun den ene av de to sykepleierne som går ordinær pleierute mens den andre har færre oppdrag for å kunne ta kunne gjennomføre andre brukerrettede tiltak og vil dermed i større grad befinne seg på kontoret. Mobiltelefonen følger den ordinære pleieruten. Fordelingen av mobiltelefon blir også gjennomgått på morgenmøtet slik at alle skal ha klart for seg hvem som har hvilken telefon. Ut fra Figur 5 ser vi at det blir det en knytning mellom brukere, yrkesgruppe og mobil. Telefonnumrene blir likevel ikke gitt videre til bruker. Dette med tanke på den telefonstrømmen dette kan føre til. Videre er det to biler og 4 sykler som fordeles på hver av de to delene av sonen. Dette betyr at de fleste går eller sykler fra bruker til bruker. Dette gjør det nødvendig å ta høyde for geografi når arbeidslistene utarbeides. Den personen som har størst behov ut i fra arbeidsliste får tildelt bilen. Dette kan være foreslått av den som lager arbeidslistene. 14

23 4. Informasjon og dokumentasjonsplikt Informasjonsflyten i helsetjenesten skiller seg fra de fleste andre private og offentlige virksomheter. I de fleste hierarkiske organisasjoner vil den vertikale informasjonsflyten være den dominerende, mens i helsetjenesten er det den horisontale. Horisontal informasjon vil i dette tilfellet være informasjon mellom yrkesgrupper og tjenester, om pasienter (Grimsmo og Brosveet, 2002). Ettersom denne informasjonen omhandler pasienter setter det krav til dokumentasjon. Kapittel 4.1 gir leseren innblikk i hvordan informasjon dokumenteres ved sonen og kapittel 4.2 gir en kort innføring i dokumentasjonsplikt og IPLOS. 4.1 Gerica elektronisk fagsystem ved sonen I Trondheim kommune har det vært brukt elektroniske fagsystemer siden 1993 og de erstattet kardeks i pleie- og omsorgssektoren i Fagsystemet som benyttes kalles Gerica og samtlige ansatte i Trondheim kommunes helse- og omsorgstjeneste som har behov for journalføring har tilgang til Gerica og det er et krav at alle skal kunne bruke det (Trondheim kommune, 2004a). Dette er et pleie-, rehabiliterings- og omsorgssystem som dekker både faglige og administrative funksjoner slik som ressursstyring og beslutningsstøtte (Respons, 2004a). Gerica inneholder en oversikt over den enkelte tjenestemottakers journal. Dette innebærer saksbehandling, medikamenter, diagnose, sykehistorie, daglige journalføringer, brukerrelaterte avvik, ADL registreringer og planlagte oppdrag. Det føres totalt ca journalnotater per måned i Trondheim kommunes pleie- og omsorgstjeneste (Trondheim kommune, 2004a). 4.2 IPLOS Forsvarlig utførelse av pleie- og omsorgstjenestene setter krav til dokumentasjonsplikt. Dette er nedfelt i helselover og dokumentasjonsplikten er blitt utvidet til å gjelde flere ansatte i pleie- og omsorgstjenesten. (Sosial- og Helsedepartementet, 2001). Dokumentasjonen gjøres ikke bare for intern bruk, men også statlig og kommunal. Staten og kommunene trenger informasjon av administrative årsaker, slik som planlegging av innsatsen i pleie- og omsorgssektoren. Tidligere har dette basert seg på at kommunene melder om summen av antall personer som mottar tjenester. Denne rapporteringen gav ikke et tilstrekkelig bilde, ettersom den ikke gir opplysninger om brukernes behov, pleietyngde og omfanget av tjenesten (Sosial- og Helsedepartementet, 2000). For å forbedre situasjonen har det blitt bestemt at rapporteringssystemet Individbasert Pleieog Omsorgsstatistikk (IPLOS), skal erstatte den tidligere statistikk over brukerne av pleie- og omsorgstjenester. IPLOS er et datasett som knytter opplysninger og kjennetegn om bruker til de tjenestene bruker mottar. Slik blir IPLOS et nytt verktøy for dokumentasjon, rapportering og individbasert statistikk. IPLOS-dataene knyttes til det dokumentasjonssystemet som benyttes og disse må derfor ses i sammenheng. Innføringen startet som et prøveprosjekt i 2002, og målet er at alle kommunene skal ha tatt det i bruk i løpet av en tre til fem års periode (Sosial- og Helsedirektoratet, 2004). 15