Arbeidsgruppe 3 kommunikasjon

Transkript

1 Arbeidsgruppe 3 kommunikasjon

2 Solveig Rødland, Afk Kirsti Evanger, Bfk Tone Stenbek, Øfk Jan Ivar Bøe, Afk Guro H. Svendsen, Bfk Roy F. Andersen, Øfk

3 Våre to oppgaver: Operativ: Prosjektarbeid: Fortløpende informere og kommunisere om Vikenprosessen, internt og eksternt Hjelpe til med å bygge kjennskap til og felles identitet og kultur Være med på å bygge nye informasjonskanaler og rigge kommunikasjonsarbeidet i Viken Bistå i andre prosjekter, jobbe på tvers med kommunikasjon

4 Våre kritiske oppgaver og delprosjekter Nye nettsider Ansattportal Beredskapsplaner, krisekommunikasjon Digitale skjemaer og digital dokumentleser Visjon-, mål- og verdiprosesser Grafisk profil/visuell identitet Kommunikasjonsstrategi x 2

5 1. Ny webløsning Det mest sentrale kommunikasjonstiltaket i Viken fk. Ny webløsning blir et nav for de meste av kommunikasjon mot brukerne. Her informerer vi, her får brukerne svar, her tilbyr vi tjenester og smarte løsninger. Ny webløsning for Viken fylkeskommune krever medvirkning fra hele organisasjonen. De fleste prosjektene i A1 til A9 vil ha berøringer med dette prosjektet. Gjennomføres som egen delprosjekt.

6 2. Ansattportal/ andre interne kanaler for ansatte Byggingen av en ny ansattportal er kritisk for å kunne tilby gode interne tjenester Rask og korrekt informasjon til alle Viken-ansatte Viktig for å bygge en felles kultur og identitet Viktig avklaring: Hva tilbyr Office 365-portalen og digital samhandling? Berøringer: Mange! Kan være delprosjekt

7 3. Digital dokumentproduksjon- og publisering Viken fylkeskommune skal ha brukervennlige publiserings- og leseløsninger på nett Dokumenter som planer, budsjetter, rapporter og høringer skal produseres og presenteres digitalt, på våre nettsider, som førsteløsning. Dokumentene/malene skal integreres med nettløsningen(e), arkivsystemer og med digitale skjemaer/høringsverktøy. Gjennomføres som oppgave i tett samarbeid med A2.

8 4. Digitale skjemaer Prinsippet om digitalt førstevalg Viken må tilby digital samhandling og kommunikasjon som del av våre tjenester. Digital dialog gjennom digitale skjemaer/digitale svar (Svar ut), bestillingstjenester, min-side-funksjonalitet, bot- og chattjenester, m.m. Løsningen må sikre avlevering til arkiv, god funksjonalitet for saksbehandlere, mulighet for automatisering Berøring mot A2 og alle som tilbyr digitale tjenester. Gjennomføres som oppgave i tett samarbeid med A2.

9 5. Beredskapsplaner, krisekommunikasjon Arbeidet må inkludere avklaring av roller og ansvar, beredskapsplaner, varslingssystemer, lister og -rutiner. Opplæring, øvelser og krisekommunikasjonstrening må inn. Arbeidet må starte høsten 2018, for å kunne være ferdig til høsten Hvor skal prosjektansvaret ligge?

10 6. Visjon, mål og verdier Arbeidet med visjon og verdier for den nye fylkeskommunen Viken involverer politikere, ansatte, tillitsvalgte og publikum og eksterne organisasjoner. Viktig arbeid for å bygge felles identitet og kultur Gir den nye organisasjonen en kurs å styre etter P1 har fått ansvaret for dette. Jobber tett med kommunikasjon. Visjon og mål våren Verdi og grafisk uttrykk høst 2018.

11 6. Visuelt uttrykk og grafisk profil Henger tett sammen med P1-arbeidet. Må bruke eksterne, kan bruke publikum. Ikke lenger bundet av de gamle heraldikklovene, større frihet

12 7. Kommunikasjonsstrategi x 2 Det må i god tid før 2020 lages en kommunikasjonsstrategi som gjelder for Viken når organisasjonen er over i normal drift. En kommunikasjonsstrategi, med påfølgende kommunikasjonsplaner også brutt ned på avdelinger/virksomheter, gir retningslinjer og trygghet i både intern og ekstern kommunikasjon. Dette er også sentralt i arbeidet med å bygge fellesskap og kultur i den nye organisasjonen.

13 Påminnelse: Hvem skal stå i sentrum?

14 Brukerperspektivet Brukerperspektivet må være et fundament for alt vi gjør og foretar oss når vi nå skal bygge nye strukturer, tjenester og tilbud: Ved alltid å sette brukeren, og ikke våre egne behov og ønsker i sentrum, legger vi til rette for innovasjon og nytekning, smarte digitale løsninger og enkle og gode tjenestetilbud på tvers av sektorgrenser. Dette er grunnen til at vi ønsker å løfte frem «tjenestedesign» som satsingsområde og metodikk for mange av de prosessene vi nå skal sette i gang.