REVISOREN. 8 c. c c. c c

Transkript

1 REVISOREN c c c 8 c c c c c c 00 0

2 STYRETS LEDER HAR OR D ET Int:erne Norges Interne Revisorers Forening (NIRF) er til for sine medlemmer. NIRF arbeider aktivt for at alle grupper av interne revisorer og andresom er interessert i fagomr:l.det skal Finne det faglig nyttig a va:re medlem av foreningen og aktivt deltar i utviklingen av NIRF. Foreningens strukrur, innhold og organisasjon ma 10pende vurderes ilys av medlemmenes 0nsker og behov. Vi er opptatt av hva Du mener om foreningen. Styret og komiteene er avhengig av a Fa tilbal<emelding pa foreningens aluiviteter, medlemsfordeler, strategiske valg, forbedringsomri!der mm. Dette far vi gjennom kontakt pi! medlemsm0ter, konferanser, kurser og innleverte bidrag til Internrevisoren Na inviterer vi Deg til a delta aktivt i videreutviklingen av foreningen gjennom deltagelse i NIRFs styrende organer. Vi na:rmer oss med fuil fart en ny Internrevisjonskonferanse i et nytt artusen og med det generalforsamling med valg av tillitsmenn til foreningen. Norges Interne Revisorers Forening (NIRF) og Norges Interne Revisorers Forening Servicekontor (NIRFS) er basert hovedsakelig pi! frivillig innsats fra sine medlemmer. NIRF er avhengig av at 35 medlemmer er villig til a ta et very de neste 1-2 ar. Enten i styret eiler en av de seks komiteene; Programkomiteen, Konferansekomiteen, PR-komiteen, ;Redaksjonskomiteen, H0ringskomiteen eiler Nominasjonskomiteen. Ansvar og oppgaver for de forskjellige komiteene er beskrevet na:rmere i Mecllemshandboken. Eller bedre, - ta kontalu med arets komiteledere og fa deres beskrivelse av oppgaver og innhold. A sikre den riktige sammensetning av n0dvendig kontinuitet og nye krefter er tradisjonelt en utfordrende oppgave for Nominasjonskomiteen. De er hele tiden pa s0k etter interesserte kandidater til de mange vervene i foreningene. Du kan foresla deg selv eller la en kollega gj0re det. Det viktigste er at Nominasjonskomiteen blir kjent med at Du er interessert i a ta del i foreningens videre utvilding. Har du et 0nske om a delta i ett av NIRFs styrende organer, ta kontalu med Nominasjonskomiteens leder Trygve S0rlie (telefon: /mobiltelefon: eller trygve.sorlie@gjensidige.no Bli med og pavirk NIRF i det nye artusen. Hans Martin Vikdal Styrets leder hans.m.uikdal@no.pwcglobal.com INTERNREVISOREN i 000

3 INN HOLD 2 Styrets leder har ordet 4 Redaksjonens spalte 5 Analyse av en interkommunal fusjon... I 5 I 7 I 8 I 9 Elektronisk sam handling i trygdeetaten Kursoversikt Posten satser pa E-varehus: Medlemsm0te e-business/e-government - muligheter. risiki og kontrolltiltak 22 Intern revisjon -pa full fart inn i det nye millennium 26 Verdt a vite 28 Arskonferansen 29 Foreningsnytt 31 Pa tampen INTERNREVISOREN I.00

4 REDAKSJONENS SPALTE F lere og flere benytter anledningen til a fa med seg Internrevisjonskonferansen i Sandefjord i mai hvert ar. I ar er det enda mer grunn til a la seg friste av programpostene, ettersom Pogramkomiteen har klart a samle et sv;ert bredt urvalg av ledere i norske internrevisjoner til a snakke om sin egen utvikling. Det beryr at vi far en glimrende anledning til a h0re om praktiske konsekvenser av de endringer som pilvirker oss i stadig srerkere grad. Konferansen setter opp temaer som nye organisasjonsformer, strategisge veivalg, sryrings- og ledelsesmodeller, revisjonsmerodikk og nye omrader for interne revisorer. Det er fomatt mulig a melde seg pa. Vi ses i Sandefjord! Artikler ; b/adet st6r (or forfatterens egne synspunkrer; og er ikke n0dvendlgv;s ; samsvar med NlRFs o{fisiel/e synspunkt

5 Analyse av en interkommunal fusjon.$... med utgangspunkt i (o(o-rapportens kontrollkriterier og COSO-rapportens kontrollkomponenter Artikkelforfatterne Siri Opheim og R00naugTinjar var studenrer ved B1's managementprogram «Operasjonell revisjon og administrativ kvalitetssikring» i 1998/99. Detre er f0fsre del av Opheims og Tinjars prosjektoppgave sam ble lager i forbindelse med managementprogrammer, og sam ogsa flkk kursets besre karakter. Sid Opheim er ansatt sam controllcr i B<erum kommune, men er p.r. konsriruerr scm 100ningssjef j kommunen. Hun er Diploffi0konom fra Handelsh0yskolen BI. Roonaug Tinjar er ansatt scm spesialrevisor i Asker kommunerevisjon med hovedansvar for forvaltningsrevisjon. Hun er utdannet revisor fra Hande1sh0yslcolen Bl. Asker og Ba>rum Brannvesen (ABBV) ble vedtatt etablert som interkommunalt selskap med virkning fra I. januar I denne oppgaven <1nsker vi a se noormere pi prosessen till<nyttet overgang fra a vrere to kommuna Ie enheter til a bli en selvstendig interkommunal bed rift med felles kultur og malsetninger. I var annalyse har vi tatt utganspunkt i i CoCo-rapportens kontrollkriterier, og kopler inn COSO-rapportens kontrollkomponenter. Slik vi ser det, har prosessen knyttet til sammenslaing av Askers og Brerums brannvesen vrert forankret i mal og hensikt for brannvese~ nets virksomhet, sa vel som i de politiske malsetninger som hi til grunn for etablering av felles brannvesen. Denne oppgaven presenterer hvordan fokus pa engasjement og forpliktelse, samt utnyttelse av de ansattes dyktighet og evner, har vrert sentrale elementer i en endringsprosess hvor medarbeiderne fra en tidlig fase har va>rt med pa a utvikle den nye bedriftskulturen og kontrollmilj<1et. I. innledning 1.1 Bakgrunn for oppgaven En trend i samfunnsutvildingen er at store enheter dominerer stadig st0rre deier av markedet. Virksomheter kj0pes opp, fusjoneres, eiler det inngas avtaler om utvidet samarbeid. Som eksempel viser vi til den siste tids Oppkj0p og fusjoner innen bank- og finansmeringen, i telekommunikasjon, konsummarkedet og til samarbeid om lufttransport. Konkurransen fra internasjonale selskaper medvirker til 0kt krav om kostnadseffektivitet, og mer aktive aksjeeiere krever fortjeneste framfor alt. Det offendige har til na v<en eneradende pa markedet innenfor typiske fellesoppgavcr der myndighetslltevelse er en tilh0rende del. Aktiviteten har ild{e v<ert preget av konkurranse, fokus hal' VXrt rettet mot levalitet og fordeling av goder, heller enn til 0konomisk effektivitet. N;1 ser vi en ny trend, idet stadig flere av typiske offentlige oppgaver sertes bon til private akmrer. Konkurranseutsetting av offendige tjenester er en del av denne trenden. Offen dig sektor sdir na overfor en konkurransesituasjon der kravet til effektiv drift er i fokus. Denne utviklingen krever bade nytenking og tilpassingsdyktigher. Private 0nsker del i et stort offendig marked. samtidig som knapphet pa ressurser tvinger fram nye 10sninger innen tradisjonell offen dig virlesomhet. St0rre enheter vurderes ofte som mer slagkraftige enn mindre, og det s0lees derfor til alternative driftsformer. Samarbeid p:'i tvers av kommunegrenser har V<ert et faletum Ienge, mens full sammenshl.ing av kommunale oppgaver alltid har vxrt et vanskelig rema, s<erlig der kommunene er av merkbart ulik st0rrelse. Reaksjonene ureblir heller ild{e, verken fra politisk hold som 011sker sryringsrett, fra innbyggere som frylcter dilrligere tilbud, eilei' fra ansatte som feler utrygghet for sin nyc situasjon. Mange kommunepolitikere lider val gets kval - skal man ga for samarbeid eiler sammensluming. I 1998 urredet 19 leommuner fordeler og ulcmpcr ved ut~ - INTERNREVISOREN 00

6 - videt interkommunalt samarbeid eher sammensiaing. Sluttrapporten viser at aile ser klare fordeler ved a samordne seg til beste for innbyggerne i sin region, men hvordan samordning best b0r skje, avid a res ikke i rapporten.! 1.2 Oppgavens struktur Oppgaven er delt inn i 5 havedkapitler. I f0rste kapittel amhanrlles bakgrunnen for oppgaven, herunder politisk behandling, formal og avgrensing av oppgaven, samt metadevalg Annet kapittel gir innblikk i brannvesenets hovedoppgaver, det lovverk som styrer virksomheten, lokalisering, bemanning og i Asker kommunes handlingsprogram for periaden Bakgrunnen for at temaet pa nytt ble aktualisert var den nye forslaiften om organisering og dimensjonerjng av brannvesen med virkning fra 1 september Forskrifren innebar innf0ring av ny brannordning, herunder bestemmelser om minstelaav til innsatsrid ved brann/ulykke, bemanningskrav i forhold til amall innbyggere ag krav til amall urrykningskj0ret0y. For begge kommuner medf0rte ny brannordning 0kte 0konomiske forpliktelser. Et utredningsprosjekt med deltagere fra Asker og Brerum kommuner ble foreshltt samarbeidsforhold. df!!p A/P etablert for a fa klarlagt I tredje kapittel tar vi for oss maisettinger og forutsetninger som la til grunn for sammenslaingen av Askers og Bre-rums brannvesener, sa vel som 1wordan,,*'" _J!27' '1~1!c l k () () hvilken samarbeids 'i.~ nt: tg se tor star na form mellam de to overjor en konkurranse- kammuners brannvesituasion der kravet til 'J e.lfektiv drift er selve prosessen ble handtert internt. Her legges CaCa-madellen til grunn for appgavens appbygging. Under kapirtelet am etterpf0ving og kontroll ser vi pa resultater og graden av maioppnaelse, sett i Iys av hvilke forutsetninger politikerne Ia til grunn i utgangspunktet, og pa hvordan de ansatte har respondert palvurderer resulratet av sammenslaingen. I fjerde kapirtel dmftes problemstillingen; felies brannvesen eller urvidet samarbeid, f0r vi oppsummerer og konlduderer. Avslutningsvis, i kapittel 5, vii vi se pa hvordan erfaringene fra denne prosessen kan komme til nytte i andre prosjekter. 1.3 Politisk behandling - fra nei til ja Forslag om etablering av felles brannvesen for Asker og Bre-rum kommuner ble f0rste gang fremmet i Den gang var motstanden mot sammenshung svre-rt stor blant de ansatte i Asker, som etter hvert fild, med seg palitikerne, ag farslaget ble dermed nedstemt i kommunestyret. Motstanden i Asker skyldtes frykt for "a bli slukt" av Brerum, og dermed miste sin selvstendighet og kulrur. Politikerne og de ansatte i Bre-rum kommune giid< inn for sammenslaing. Sak om felles alarmsenrral ble fremmet i 1995, men agsa dette ble nedstemt. Imidlertid ble det inngatt en samarbeidsavtale om bla. beredskap og felles bruk av brannblh. Ideen om sammenslaing ble igjen fremmet sen sam burde velges for fremtiden. Prosjektet ble etablert i januar 1997 ag fikk som m:il/mandat a FInne frem til en driftsform som gay st0rst mulig besparing/effektivisering med tilfredsstillende kvalitet for begge kommuner. Prosjektet ble organisert med en sryringsgruppe og et arbeidsutvalg med representanter for begge kommuner og de ansatte. Prosjektet konlduderte, i sryringsgruppem0te 26. juni 1997, med at et felles brannvesen 0konomisk er a foretrekke. Sryringsgruppens flertall (Bre-rums representanter og Askers radmann) mente videre at det ogsa Iedelsesmessig og operasjonelt ville v.ere en fordel a sia de to brannvesen sammen og etablere en felles d0gnbemannet vaktsentral for Asker og B.erum. MindretalIet, de ansatte fra Asker brannvesen, anbefalte samarbeid men ikke sammenslaing. Sak om sammensiaing av Askers og B.erums brannvesener ble fremmet for polirisk behandling i begge kommuner, og avtale om felies brannvesen ble vedtatt hhv ag De palitiske vedtak innebar at Asker og Bre-rum brannvesen (ABBy) organiseres som et interkommunalt selskap. Ledelsen av ABBV har sine kontorer i Asker og d0gnbemannet val<tsentrallegges ogsa til Asker. I pavente av at ny alarmsentral ferdigstilles samies felles alarmsentral pa Beld<esrua brannstasjon. Driften ved dagens 3 brannstasjoner pa Bekkesrua, Gjettum og i Asker opprettholdes. Asker kommunesryre forutsatte ".. at den generelle brannberedskapen og beredskapen ved rrygghetsalarmene i Asker og Bcerum sryrkes ved denne felles 10sningen.". Bcerum kommunestyre fastslo at "Formalet med sammensiaingen er bedre tjenester for innbyggerne til et lavest mulig kostnadsniva og en mer effektiv utnyttelse av ressursene. Omleggingen ma f0re til styrking av det forebyggende brannarbeidet. Det stilles n0dvendige ressurser til disposisjon for a bidra til en god prosess i arbeidet med a urvikle en god organisasjon med felles kulmr ag miusetting". Hver kommune utnevnte 3 sryrerepresentanter og sryret ble delegert myndighet til a farte vedtak i henhald til gjeldende 10- ver/regelverk. Sryret fikl< imidlertid ikke myndighet til oppta ian men godkjenning av kommunesryret i de to kommuner. 2 I till egg ble ftemlagte mkast til vedtekter for Asker og Brerum brannvesen ABBV gadkjem. 1.4 Formal og avgrensing av oppgaven I denne oppgaven 0nsker vi a se nrermere pa prosessen knyttet til etablering av felles brannvesen for Asker og B.erum kommuner. Med utgangspunkt i CoCo-rapportens kontrollkriterier kommenteres hensikt og malsettinger for virksomheten, berydningen av engasjement og forpliktelse samt dyktighet ag evne i farhald til a na malsettingene. Vi trekker inn COSO-rapportens kontrollkomponenter i tilknytning til etablering av kontrollmilj0et, risikoaspektet og bruken av informasjon og kommunikasjon som virkemidler i etableringen av det nye kontrollmilj0et. Teori fra personalomdidet, organisasjon og psykologi knyttes ogsa til oppgaven. Vi vil i liten grad ga inn i det branntekniske arbeidet og de konkrete forhold knyttet til ut0velse av virksomheten. Vi gar heller ikke inn i en vurdering av brannrisiko, men fokuserer mer pa etablering av virksomhetens kontrollmilj Metodevalg Som grunnlagsmateriale hentet vi frem dokumentasjon fra politisk behandling vedf0rende sammenshling av Asker og Brerum brannvesen. For ii FInne frem til annet relevant bakgrunnsmateriale og opplysninger om virksomheten gjorde vi bruk av inrranett og interne informasjons- INTERNREVISOREN GOO

7 kilder, samt artilder fra Asker og B;:erums Budstikke. Dernest intervjuet vi den nytilsatre brannsjefen for ABBV for a innhente ytterligere opplysninger om brannvesenets virksomhet og om selve sammensiaingen av Asker og Rerum brannvesen. Sporreskjemaet er lagee med utgangspunkt i Likert - skalaen, og besdr av pastanderlursagn den enkelte rna ta stilling til i forhold til grad av enighet eller uenigher (skala fra 1-7).3 Undersokelsen har som hovedhensikt 11 gi oss opplysninger om hvordan de ansatte har opplevd egen pavirkningsmulighee/innflytelse i endringsprosessen, og grad av maioppnaelse i forhold til interne malsettinger. I sporreskjemaet er det ogsa rubriklcer for avkryssing av organisatorisk tilknytning i 1998 og kjonn og r.'ggruppe som gjor der mulig a vurdere om organisatorisk tilknytning elier arbeidsomrade har hatt betydning for oppfatningene. Avslutningsvis gjennomforte vi en sluttsam tale med brannsjefen i ABBV far a presentere yare funn fra sporreundersokelsen og stille oppldarende sporsmill. I tillegg til faglitteratur baserer oppgaven seg i swr grad pa interne dokumenter fra Asker Icammune, B<:erum kammune og fra Asker og B<:erum brannvesen. interne dokumenter er ikke kildehenvist i teksten, men er lister opp i vedlegg 2. 2 Brannvesenets virksomhet 2.1 Historikk Brannvernet har lange tradisjaner i Norge. Likevel matte vi langt ut i vart arhundre for Asker og Brerum fikk profesjonelr heltidsbrannvescn. Den forste kjente brannordning i B<:erum er det borgerlige brannvern av 1875, og forste dokumentet om Ved hjelp av analytisk metode (msket vi a undersmtre yare antakelser og konklusjoner. For a sikre at resultatene skulle bli mest mulig representative for populasjonen, valgte vi a gj0re bruk av enquete/sp0rreskjema som egner seg til innsamling av massedata. Sp0rreskjema ble sendt til alle ansatte i ABBV (vedlegg 6). Samtidig,msket vi at ABBVs ansatte og ledelse skulle fli tilgang til resultatene av sporreundersokelsen, og analyser basert pa sdklcpf0ver ble derfor utelukket som fol ge av stor grad av usikkerher i forhold til urvalgets representativitee. hjelp av analytisk metode onsket vi a understotte vare antakleser og konklusjone,j brannvern i B<:erum er fra Da kunne enhver mann mellom 16 og 60 ar kalles inn til branntjeneste til en lemn av 40 ore timen for "den Tid sam anvendes". 20 ar seinere ble det organisert et brannkorps pa 40 mann i Sandvika, og der ble bevilger kr kr til brannmateriell og uniformseffekrer. I 1922 ble der opprettet flere bistasjoner i Bxrum, og brannmannskapet bestod av ansatte i B<:erum kommune med deltidsjobb i brannvesener. Fra 1925 ble der fort systematiske brannjournaler. Aret fm, i 1924 fikk Asker sin forste brannsjef, og i 1949 ble der etablerr et profesjonelt heltidsbrannvesen med fast brannvakt. I 1935 fild, B<:erum brannmester og 6 brannmenn pa deltid i Sandvigen. Ved andre brannstasjoner var det fremdeles frivillige ~4i'!!'" mannskaper. Pa denne tiden hadde RErum innbyggere. Fra 1959 hadde Bxrum det en definerer som profesjonelt brannvesen og aret ettet ble forste brannsjef pa heltid ansatt. I Asker ble brannsjef- stillingen heltidssrilling fra Da Bxrum fikk sitt profesjonelle brannvesen i , var innbyggertallet Til sammenlikning hadde Asker i 1998 i underkanr av innbyggere, men har siden 1949 hatt profesjonelt brannvesen Brannvesenets oppgaver Brann- og feiervesenets prim<ere oppgaver fremgar av brannvernloven. Brannvesenets oppgaver er i henhold til lovens 8, forsre ledd: a) gjennomfore oppgaver av brannfore byggende og konrrollerende art b) v<:ere innsatsseyrke i forbindelse med brannsituasjoner c) bisd med innsats ved andre akutte ulykkessituasjoner d) utfore andre oppgaver som legges til brannvesenet e) etter anmodning, yte bistand i brannog andre ulyk!cessituasjoner i sjoomradet innenfor elier utenfor den norske territorialgrensen I tillegg cr brannvesenet tillagt/utforer 601- gende oppgaver: (;) drift av alarmsentral o bereds!cap mot a!cutt forurensning o drift av redningsbil for innsats ved ulykker (;) drift av brannbat i Asker og B<erum (;) mottak av utrykninger (il trygghetsalarmer, brann-, ryveri og tekniske alarmer o brannteknisk radgivning, kontroll og byggesaksbehandling o undervisning innenfor brannvesenets fagomrader o hjelpetjenesret for innbyggerne ved alcutte nodssituasjoner o salg av diverse brannteknisk utstyr somf0ykvarslere, brannslukningsapparater mv o servicetilbud til innbyggerne som utleie av redningsvester og diverse annet utseyr Feiervesenet skal utfore feiing av f0ykpiper og andre f0yld<analer, og for ovrig utfore andre oppgaver som legges til feiervesenet. Tjenesten skal kjopes e!csternt bade i Asker og i B<:erum. Brannvesenets arbeid reguleres av en reklce lover og forskrifter. 2.3 Brannordning Med virkning fta 1. september 1995 kom en ny forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen som innebar innforing av ny brannordning og nye krav til beredskap. "Forskriften skal sikre at kommunale brannvesen er organisert og utrustet tilfredsstillende, og at de er bemannet med personell som har tilstrekkelig kompetanse, slik at oppgaver i Lov om brannvern mv og i forskrifcer til denne lov blir utfort rilfredsstillende. Videre skal forskriftene sikre at organisering og dimensjonering av brannvesenec er basert pa den risiko som foreligger". 5 Kommunenes innbyggerralllegges ril grunn for dimensjonering av brannvesenet. For brannberedskap kreves ett vakdag - en beman net mannskapsbil- opp til innbyggere, to vakrlag opp til innbyggere og tre vakrlag 0PP til innbyggere. Bemanning for stottesryrker og andre oppgaver kommer i tillegg. I 1998 passerte BtErum kommune innbyggere, mens Asker kommune forventer a passere innbyggere i ar Vurdert hver for seg matte begge!communer innen relative kort tid oict antall vakdag. Med felies brannvesen legges summen av innbyggertallet til grunn, slik at det frem til ca ar 2005, vii v<:ere tilstrekkelig med tre vaktlag for Asker og B<:erum. For brannforebyggende arbeid kreves ett arsverk pr innbyggere, med rillegg INTERNREVISOREN 00

8 for avdelingsleder og nodvendig bemanning for andre oppgaver. Den nye forskriften inneholder ogsa bestemmelser om minstekrav til innsatstid ved brann/ulykke, 10 min ril rerrbebyggelse med scerlig brannfare, sykehus, sykehjem, konsentrert nceringsomrade og for 0vrig skal ikke innsatstiden overstige 20 min. 6 Risikaforhaldene skal vurderes, og risiko-kardegging er gjennomf0rt bade for Asker og Brerum kommuner, og det er foreslart kansekvensreduserende tiltak. 2.4 Brannrisiko Sannsynligheten for at brann skal oppsra i Asker og Bcerum er like stor som for andre steder i Norge, og det brenner like ofte her. Det er et h0yt skadepotensial i distriktet fordi det finnes store verdier i kommunene som f0lge av at mange store bedrifter har sitt hovedsete her. Pa tross av dette ligger tapsrisikaen pa ca det halve av det som eliers er vanlig i Norge. En forklaring, i f01ge brannvesenet selv, er at det har vcert satset pa brannforebyggende arbeid, samtidig som brannvesenet har hatt god beredskap. Derved klarer de ofte a redusere skadene nar brann oppsdir. 7 Brannrisiko skal i henhold tillovverket kardegges, og denne karrleggingen er Utf0rt i begge kommuner. Risikovurderingen skal inneholde kardegging av scerskilte brannobjekter, karrlegging av tilgjengelige sluldceressurser og dimensjonering av beredskapen. Sannsynligheten for, ag kansekvensene av, de ulike hendelser gir til sammen uttryldc for lwilken risiko sam hendelsen representerer. Aile hendelser blir i karrleggingen konsekvensklassifisert og plasseres i en risikomatrise opp mot hendelsens sannsynlighet. Disse elementene i en risikoanalyse omtales ogsa i COSOrapporten. Her vekrlegges berydningen av den aktuelle risiko, sa vel som sannsynligheten for at begivenheten skal inntreffe og hvordan risikoen b0r handteres. 8 I Yare omrader vii scerskilre brannobjekter vcere sykehus, institusjoner, hateller, skoler Risikomatrise Me,get sannsynlr,g Sannsynlig Mindre sannsynlrg Lite sannsynlig Lite farlig I og barnehager, st0rre kj0pesentre og industri. 9 I f0lge brannsjefen er skrekk- scenario brann i IKEA hvor bygningen er innredet til a lede publikum rundt i lokalet via "merkede gangfelt, handlegater" for a fa aversikt over flest mulige Yarer. I tillegg har bygningen fa vinduer - ingen i handelslokalet - og kundene er derfor avhengig av a finne frem til de merkede n0dutgangene. Dette kan i sin tur medf0re trengsel og kaos i en n0dsituasjon, noe som vii vanskeliggj0re brannvesenets appgayer. Den siste tids bygging av veitunneler krever ogsa stor brannberedskap. I folge brannsjefen var verken Asker eiler Bcerum brannvesen dimensjonert for slike redningsoperasjoner. 2.5 lokalisering og bemanning Asker og Brerum brannvesen er etter sammenslaingen det tredje s[0rste brannvesenet i landet. 10 ABBY skal betjene et samlet innbyggertall pa i underkant av innbyggere med et samlet areal pa 292 km2, herav er 148 km2 skog. ABBV har til sammen 3 brannstasjoner beliggende pa Beldcestua i Brerum 0st, Gjettum i Bcerum vest ag Asker brannstasjon i Asker sentrum. ABBY har pr dato, erter eierkommunenes reduksjon i bevilgninger, en samlet bemanning pa119,6 arsverk, hvorav 72 tilh0rer beredskapsstyrken, 8 arsverk er tilknyttet varsling og alarmering, 15 arsverk til forebyggende oppgaver, 4 arsverk til ledelse (brannsjef, ledere av alarmsentral, forebyggende arbeid og betedskap) og 5 arsverk til administrative oppgaver. I tillegg kommer 15,6 arsverk til markedsoppgaver/tilleggsappgaver. Sammenlignet med gammel ~rganisasjon hadde Asker 38 arsverk og Ba!rum 87,6 arsverk, til sammen 125,6 arsverk. 2.6 Samarbeidsforhold I kartleggingen av brann og ulyh::esrisiko skal ogsa 0vrige innsatssryrker kartlegges Brannvesenet i nabodistriktene Oslo, Drammen og H0nefoss har berydelige res- FarHg I Meget farlig Katastrofalt surser som kan bisra i prelucre ulykkessituasjoner. Det er imidlerdd den fungerende brannsjef som avgj0f hvorvidt det er forsvarlig med hensyn til beredskap i eget distrikt a yte bistand til nabokommune. Asker og Bcerum brannvesen har inngatt beredskapsavtale med Ringerike brannvesen. I tillegg vurderes det som aktuelt a innga samarbeidsavtale med R0yken kommune og med Drammen og Lier brannkorps. Sivilforsvaret disponerer store menneskelige og materielle ressurser. Siden 1991 har sivilforsvaret etablert egne fredsinnsatsgrupper besdiende av 20 personer, som skal vcere ldare til innsats i l0pet av 1 time. Forsvaret lean ogsa stille med personell, og dette er en aktuell ressurs a benytte ved langvarige innsatser som skogbranner, forurensning, oversv0mmelser my. Brannvesenet har samarbeid med en rekke andre akt0rer i sitt arbeid, heriblant R0de Kors hjelpekorps som kan stille mannskap i 10pet av 4 timer, skogbrannvesenet - Som besrar av skogeiernes sleogfolk, og skogbrannhelikopter som er i beredskap i sommersesongen. I tillegg kan helikopter rekvireres gjennom politier til innsats i store bygningsbranner. Brerum havnevesen og Fina tankanlegg disponerer bater som er godt egnet til innsatser som krever bat. Brannvesenet har ogsa et ncert samarbeid med politiet i fothold til ulykkesberedskap og disponerer redningsbil med luan. Brannvesenet skal avverge brann ved trafikkuhell ved hjelp av skumlegging, brannslukking, og disponerer skjcerebrenningsutsryr til frigj0ring av fastldemte i trafikkulykker. Politiet lean ogsa rekvirere bistand i forbindelse med flam og springflo som kan true liv og helse. Andre samarbeidspartnere er elektrisitetsverket (Din Energi) som s0rger for frakopling av st1"0m i forbindelse med branner, lokale entrepren0fer og Asker og B<erum kommuner sam disponerer rave- transport- og 10fcemateriell, ambulanse, sykehus samt Statens forurensningstilsyn ved oljeutslipp Fra kommunal drift til interkommunal virksomhet I overgangen fra ordincer kommunal drift til a bli et interkommunalt selskap, endres rammebetingelsene for virksomheten. Den nye loven om interkommunale selskaper (IK5), som ble vedtarr i starsrad 23. april 1998, trekker opp retningslinjer for hvor- 00

9 Guidance of Control Malsettinger for felles brannvesen Da politikerne i Asker og Bxrum kommuner gikk inn for felles brannvesen, vedtok de felgende malsettinger for sryrking av den generelle brannberedskapen og beredskapen for rrygghetsa bedre tjenester til innbyggerne til et lavest m ulig mer effektiv utnyttelse av ressursene o det forebyggende arbeidet rna sryrkes Politikerne var ogsa opptatt av at arbeidet med utvikling av en felies kulrur med fel Ies malsettinger matte vekdegges. dan IKS skal drives, herunder juridiske, organisatoriske og 0konomiske farhold. Med interkommunalt selskap menes et selskap hver aile deltakerne er kommuner, rylkeskommuner chef interkommunale selskaper (omtalt i vedlegg 5). For Asket og Ba:fllm Brannvesen vii overgang til a bli et interkommunalt selskap meclf0re ansvar for egen budsjettering, regnskapsforse! og 0konomi. Enhver omsrillingsprosess meclf0rer usikkerhet for de ansatrc. Graden av usikkerhet varierer imicllertid SVXft mcllom inclivider og avhenger ogsa av clen enkelres eodringsvillighet, innstilling og tilpasningsdyktighet. Saledes blir endringsprosesser en stor utfordring for leclelsen, hvor dec stilles krav til grunnleggende kunnskaper om organisasjoner i end ring, sa vel som kunnskaper om grupper og enkelrinclividers opplevelse av endringsprosesser. I var gjennomgang tar vi urgangspunkt i CoCo-rapportens konrrollkriterier Hensikt, malsettinger og visjon Brannvesenet er et sentralr element i de lovpalagte tjenester i samfunner. Virksomheten krever bade materiellmessige (kapital) og mannskapsmessige (drift) bevilgninger, og beslaglegger dermed en god andel av en kommunes budsjettmidler. De bevilgende myndigheter har derfor fokus rettet mot.1 finne 0konomiske besparelser og mer effektiv ressursutnyttelse Brannvesenets hovedoppgave/hensikt FormiUet og visjonen representerer organisasjonens overordnede malsettinger. Formftlet er bakgrunnen for at organisasjonen ble opprettet. I3 En felles visjon beryr at aile medarbeidere arbeider mot et omforent mal 14 Branllvesenets hovedoppgavelhensikt er Ii begrense skader og tap ved akutte ulyllker i samfimnet. I CoCo-rapporten defineres en organisasjon som "mennesker som arbeider med a oppna fastsatte malsetringer". Etablering av malsetringer inneba:rer en kardegging av de krav som skal opprylles, sa vel som klarlegging og evaluering av risiki og muligheter. For at malsettingene skal nas, er det en forutsetning at de er klart definert og kommunisert, slik at de ansatte kjenner malsettingene og hal' en forst:1else av oppgavenes hensikt. "Dec er absolutt nedvendig at hver enkelt vet hvordan hans eher hennes handlinger henger sammen med, og medvirker til a na malsettingene". IS Formal og krav er for brannvesenets virksomhet nedfelt i loy og forskrifter - se vedlegg 4 - og virksomhetens art tilsier klan den berydning et effektivt brannvesen har for samfunnet Organisasjon og kultur En av hovedutfordringene nar to organisasjoner skal sias sammen er a etablere felies visjoner, skape felles kultur og etablere det nye kontrollmiljeer. Arbeidet i en omstillingsprosess besrar bade i a bryte ned "tidligere" kulturer og a bygge opp den nyc felies kulturen for et foretak. Enhver organisasjonsendring bel'0rer den enkelte ansatte som "rives opp" fra et kjent milj0/kulrur og skal innpasse seg de nye rammebetingelsene. Dette vil v<ere en n0dvendig prosess dersom ledelsen skallyld<es i fl fa til et velfungerende team, besraende av ansatte fra bade Asker og B<erum brannvesen, med en felles kultur og som arbeider mot felles malsettinger Kultur kan forsdis som et forholdsvis stabilt symbolsystem av verdier, trosforestillinger og anragelser som det er viktig a bringe ldarhet i og a forholde seg til "Begreper som tilslutning, forpliktelse, forventninger etc er begreper som viser til akt0renes egen definisjon av situasjonen og noe som nerropp gjer det kulrurelle aspekt akruelr. Det forteller at samme fenomen kan bery forskjellige ting i forskjellige kulturer. Og selv innen samme kulrur kan det oppsra misforstaelser, nettopp fordi vi tolker samme handling ulikr." 16 En organisasjon represenrerer ild<e nedvendigvis bare en kultur, men kan vxre sammensatt av en rekke subkulturer. Arbeid med a pavirke kulturen, eher mer presist, de ulike subkulturene, drcier seg om a influere pa holdninger og arbeidsurf0relse blant de ansatte. Dette kan ogsa ses pa som en mate a redusere usild<erher pa og som et virkemiddel til kostnadsreduksjon, samtidig som det kan bidra til a gjore organisasjonen mer attraktiv for eksrerne grupper.!7 Etablering av en felles organisasjonskultur som sikrer at de ansatte i INTERNREVISOREN o 00

10 -ABBV har samme forsraelse av forpliktelser, verdisyn og normer kan v<ere avgjorende for om virksomheten nar sine malsetringer. Et viktig ledd i arbeidet med "fusjon" mcllom to organisasjoner er etableringen av felles normer. "En norm er et handlingsdirektiv som forteller dcg hvordan du slcal handle og generelt oppfore deg sam forutsetning for a v<ere en del av et fellesskap". Dette vii v<ere de regler som gjelder for samspillet mellom de ansatte i ABBV sa vel som for den enkeltes ansattes opptreden. Etisk atferd og integritet er et produkt av bedriftskulturen. De offisielle handlingsplanene spesifiserer det lederen 0nsker skal skje, mens bcdriftskuiruren avgj0r hva som virkelig skjer. dvs hvilke regler som f0lges, som endres og som etterleves. Ettersom ledelsen, og spesielt topplcder angir den etiske tenen, rna ledelsen til enhver tid v<ere oppmerksom pa seg selv og sine handlinger som rolleforbilder. 18 "Effekten i virksomhetens interne kontrollsystemer kan aldri bli bedre enn integriteten og de etiske verdiene til de som lager, administrerer og overvaker dem. Integritet og etiske verdier er avgj0rende elementer i komrollmilj0et siden de pavirker utformingen, administrasjonen og overvakingen av de andre kontrollkomponentene Felles kultur og malsettinger En metode for a redusere usikkerheten i forhold til hva andre kulturer represemerer, er a la medlemmene av ulike grupper arbeide sammen i team. Pa denne matcn blir de ansatte kjem med hverandre, "motstanderen" ufarliggj0fes, og det oppsrar gjensidig avhengighet for a oppna malsettingene ledelsen er det en utfordring a finne frem til en kombinasjon av motivasjon og for arbeidet. Dette gir i sin tur mulighet for a oppna gjensidig respelu og tiilit, man far vise hva man sttu for, hva man kan, og deltakeren kan selv pavirkc det endelige utfaliet av arbeidet. Prosjekdedelsen for ABBV 0nsket aktiv deltakelse fra de ansatte i utformingen av felies malsettinger for virksomheten. I internseminar for ABBV i juni 1998 ble omtrent halve arbeidsstyrken delt i G arbeids- grupper som kom med forslag til brannvesenets mal i forhold til brukerne, egen organisasjon og hver enkelt ansatt. Pa balcgrunn av disse innspillene satte brannsjefen opp nedensraende malsettinger for brannvesenet. () ABBV skal ha godt fungerende, rimelige og effektive administrative rutiner og datah"sninger fra f0rste dag. Viktige rutiner skal avldares og oppdateres i en felles Inrern Konrroll (IK) ABBV skal ha en profesjonell alarmsemral med godt fungerende, rimelige og effektive rueiner for kommunikasjonsh"sninger. N0dvendige rutiner skal avldares og oppdateres i en felles IK- dokumentasjon. () ABBV skal ha en slagkrafrig og effekriv felles beredskapsstyrke med felles rutiner fra f0rste dag. Viktige sp0rsmal for heise, miljo og sikkerhet (HMS) skal avldares og oppdateres i en felles IKdokumcntasjon. () ABBV skal drive akriv og effektiv brannforebyggende virksomhct fra f0rste dag. Sp0rsmal om mtiner, standarder og kva{jtetssikring skal avklares og dokumenteres i et fclies regclverk, eventuelt som IK-dokumentasjon. o ABBV skal sa raskt som det er praktisk mulig, utvilde en felies identitet og kultur, sammen med et godt arbeidsmiljo. Det ble opprettet f..1.ggruppcr som skulle arbeide med a na disse maisettingene innen ny organisasjonsmodell tdidte i kraft. Arbeidet med a fastsetce og dokumentere felles interne kontrollrutiner er sentraie elementer. For ledelsen er det en utfordring a finne frem til en kombinasjon av motivasjon og kontroll som vii ledc de ansatte mot en feues malsetting. 20 Ledelsen ved ABBV valgre en modell hvor de ansatte selv utformer kontrollrutinene. Ledelsens oppgave blir dermed a vurdere om kontrollrutinene er gode nok, og sikre at de etterleves i praksis. AnvendeIscn av informasjonssystemer og rapporteringssystemcr vii v;rre et viktig element i bedriftsstratcgicn, og ct sen trait virkemiddel i arbeidet med a na bedriftens malsettingcr. Ledelscn rna ha et bcvist forhold til bruken av informasjonssystcmene og m.i ctablere gode rminer for oppfolging og handtering av avvik Risiko og malsettinger I forbindelse med organisatoriske endringer b0r fokus renes mot risikomradet, da endringer ofte medf0rer 0kt disponering for risiko. Ledelsen rna derfor n0yc vurdere de faktorer som kan bidra til a 0ke risikoen virksomheten er disponert for. 22 Risiko knyrrer ril etablering av felles brannvesen kan vi grovt sett dele inn i folgende omd.der: o risikoen for at ikke politikernes malseninger om effektivitet, 0konomisk besparelse og bedre beredskap ildce nas o risiko knynet til den enkelte ansattes sikkerhet og etablering av det nye kontrollmilj0erl organisasjonskulturen o brannteknisk risiko i forhold tillokalisering og ressursallokering Betydningen av et godt arbeidsmiljo og en sunn organisasjonskultur hvor det er et velfungerende kontrollmilj0, dvs at de ansatre f0iger de normer lover og regier som regulerer virksomheten, er viktig sett i Iys av risikoaspektct. Et team fungerer godt sammen nar medlcmmene stoler pa hverandre og kjenner hverandres sterke og svake sider. Dette gj0r at teammedlemmene kan lose en oppgave ved at de bevisst utnytter hverandres sterke sider og kompenserer hverandres begrensninger. 23 Avavgjorende betydning for brannvesenets virksomhet er at de ansane er trygge i akutte nodsituasjoner og har et godt samarbeidsforhold til sine kollegaer slik at de effektivt og sikkert kan utf0re sine arbeidsoppgaver. Brannvesenets hovedoppgave er begrense skader og tap ved akutte ulyldcer i samfunnet. For innbyggerne er det heit avgjorende at brannvesenet er i stand til :1. n:1. sine malsettinger om a v<ere et slagkraftig og effektivt brannvesen, slik at vi er sikret n0dvendig hjelp i akutte n0dsituasjoner. 3.2 Engasjement og forpliktelse For a oppna de malsettinger som polieikerne hadde med sammenslaing av brannvesenet i de to kommunene er det viktig a legge til gmnn et systematisk og malrettet arbeid. Dette er ogsa forankret i srrategisk personalledelsc som "forsras som en systematisk, langsiktig planlegging, bel0nning og urvilding av bedriftens menneskelige ressurser m fra bedriftens overordnedc mal og strategier". 24 Videre hcvdes det at INTERNREVISOREN o 00

11 "dersom de menneskelige ressurser hele tiden er med i planleggingen som et premissomdde, har man kognirivt sett en helt annen situasjon enn om de ikkc haddc veert med i planleggingen". 25 DeItakelsen bidrar til a oppna engasjement og forpliktelse og legget grunnlaget for og omhand Ier sa vel etiske verdier og integritet, som myndighet og ansvar, gjensidig tillit og hvilken personalpolitikk som legges til grunn for virksomheten. 26 I Iitteraturen omtaies betydningen av de ansattes deitakelse og engasjement som n0kkelen til a na bedrifrens malsetringer. Dette er seerdeles viktig i omstillingsprosesser, hvor man i tillegg ma arbeide med a hindrelredusere usikkerhet og a forebygge un0dvendige konfliktsituasjoner. Av avgjorende betydning for a Iylckes i dette arbeidet er bedriftskulruren og de faktorer som pavirker denne. 27 Nar to kulturer skal smeites sammen er dette et omdde som rna vies s<erskilt oppmerksomhet. Vi emsket derfor a se pa hvordan ledelsen for ABBV vekda medarbeidenes deltakelse i arbeidet med a skape et felies brannvesen Valg av led else og styre Med bakgrunn i den morstanden mot sammenslaing bade politikere og ansatte i Asker hadde fra tidligere, var det viktig at de f0ite stor grad av trygghet og likeverd i denne nyc prosessen. Til tross for kommunenes ulike st0rrelse ble styret sammensatt med like mange representanter fra hver kommune. I utvelgelscn av representanter til ABBVs styre utpekte Asker kommune "runge" kjente politikere hvorav 2 fra Hoyre og 1 fra Arbeiderpaniet. Beerum valgte imidlertid a la nye krefter tre inn i dette arbeidet, 1 representant fra H0yre, 1 fra Arbeiderpaniet (kommunesryre -representant) og 1 fra Fremskrittspaniet. StyreIeder ble vaigt fra Beerum (H). De ansatte oppnevnte ogsa 2 representanter til styret. I perioden , fungene sryret som sryringsgruppe for arbeidet med sammenslaing av de to brannvesenene. Stillingen som brannsjef for Asker og Beerum brannvesen fikk totalt 4 s0kere, hvorav 3 interne, deriblant bade Askers og Beerums brannsjefer. B;:erums brannsjef ble ansatt som brannsjef, mens de to andre interne s0kerne fikk stillinger som varabrannsjef og beredskapssjef. Brannsjefen ble ogsa prosjektleder for etableringen av det nye feiles brannvesenet Motstand mot forandring I psykologien fremheves den naruriige motstand mot forandring. 28 Her vektlegges ogsa berydningen av gruppetilh0righet i en omstillingssiruasjon. I Asker brannvesen val' motstanden mot sammenslaing med Rerum brannvesen stor. Tidligere fors0k pa asia sammen de to kommunenes brannvesen hadde mislykkes grunnet massiv motstand fra de an- satte i Asker. ved forrige fors0k pa sammensl;ling eller na. Arsaken til dette vii vi nok kunne finne i de samme argumentene som de ansatte i Asker hadde mot sammenshi- Berg (1983 kap.3) omtaler bedrifren og det interne milj0, herunder det sosiale system. "Sosialpsykologien representerer skj;:eringspunktet mellom psykologi og sosiologi, spenningsfeltet mellom enkeltindivid og gruppe. Sosialpsykologien dreier seg om hvordan enkeltindividet kan pavirke en gruppe og hvordan det selv blir pavirket av gruppen".29 I mange tiifelier omtales enkeltpersoner som greie nok, men gruppen som helhet oppleves SV<Eft vanskelig a samarbeide med. Dette henger narurlig sammen med at grupper har langt storre makt og pavirkningsmulighet enn enkelrindivider. Gruppetilh0righet binder ogsa enkelrindividet i forhold til a ra egne standpunkt, det er vanskelig a bryte ut av en gruppe og veere for sammenslaing med B;:erum nar resten av Askers ansatte er i mot. Mange veiger i slike siruasjoner a f0ige gruppens syn. Fagforeningene vii her ha en sentral rolle. I Van tilfelle kan det V<Ere flere grupperj de ansatte i Asker og de ansatre i B<erum, utrykningssryrken, de kontanilsatre my. Grovt kan vi dele morstand mot forandring inn slik: o logisk motstand o psykologisk motstand () motstand basen pa gruppeinteresser og gruppenormer Motstand mot forandring skyldes ofre lisikkerhet. Nar vi er redd for noe ehef f0- lei' lisild{erhet, vii dette pavirke Val' oppf0rsei. For enkeltindividet vii det v;:ere Ienere a motarbeide aggresjon og beherske situasjonen dersom vi vet hva vi er redde for.3 0 Ved forrige fors0k pa sammenslaing av brennvesenet val' mye av motstanden hos de ansatte i Asker begrunnet i frykt for a bli "siukt opp" av Ba:-rum, som bade al'ealmessig og mannskapsmessig er smite enn Asker. Frykten val' stor for at ledclse og "mainsenter" ble flyttet til B;:erum, og at innflytclsen for de ansatte i Asker ville minke. Samridig var de ansatte redd for a miste egen kulrur og identitet samt privilegier. Den samme motstanden gjorde seg ogsa gjeldende denne gangen. Blant de ansatte i Brerum brannvesen val' imidlenid iid{e motstanden star, verken If+ libansatte involveres i prosessen pa en slik mate at de filer trygghet for at deres behov ivar:;. lng. B;:erum to brannstasjoner, omtrent dobbeit sa mange innbyggere og ansatte, St0rre areal og en godt utrustet tjeneste i tillegg til en sterk kulrur. Asker brannvesen og sammenshiing med dem oppievdes dermed ikke som noen star trussel Fra motstand til samarbeid Hva er n0kkelen til a oppna samarbeid, til a snu motstand? Noe fasitsvar kan neppe gis pa dette sp0rsmaiet, og hvilke virkemidler man benytter vii derfor ogsa variereo Et n0kkelomrade er imidlertid at de ansatte blir tatt alvorlig. Dette beryr ild{e at vedtaket om sammenshiing av Asker og Brerum brannvesener blir omgjort, men at de ansatte involveres i den videre prosessen pa en slik mate at de f0ier trygghet for at deres behov ivareras i st0rst mulig grad, og at de selv gis mulighet til a pavirke enkeltbesiutninger og nye veivalg. Betydningen av informasjon og kommunikasjon som virkemidler for a oppna bedriftens malsettinger fremheves i COSOrapponen. Her omhandles savel informasjonens kvalitet (riktig tid, n0yaktig, tilstreld{elig mv) som hvilke forvenrninger bedriften har til sine ansane og betydningen av apne og kjenre kommunikasjonslinjer. "Kommunikasjonen ma FInne sted slik at forventninger og ansvarsoppgaver hos individer og grupper, i tillegg til andre viktige sp0rsmal, blir tart opp". Ledelsen rna vise en klar vilje til a lytte til de ansatte. Dette vii i sin rur medvirke til at det blir apen informasjonsflyt oppover i organisasjonen. 31 ABBV er en ny organisasjon som ild<e har en ens tradisjon i forhold til kommunikasjon. Kommunikasjonskanaler og spilleregier for kommunikasjon rna derfor etableres. De ansatte bade i Asker og Ba:-rum kom- 00

12 muner ble derfor tidlig involvert i prosessen gjennom representasjon i arbeidsutvalget som utarbeidet beslumingsgrunnlaget for sammenslaingen av Askers og B<erums brannvesen. De ansane i Asker gikk ikke inn for sammenshiing da vedtak ble fattet i sryringsgruppen, men gikk inn for samarheid. De var involvert i prosessen og kjente til det arbeid som 1a til grunn for vedtaketo Et element i den politiske besiumingen, og trolig ogsa et avgj0rende trekk, hie at plasse ring av hovedkontor og alarmsentral skulle v<ere i Asker. Dette gay de ansatte i Asker trygghet for at ikke all makt ville be overf0rt til B<erum. Vi kan anta at styrets sammensetning ogsa var av en viss betydning for de ansatte i Asker, ved at dette ga Iik styrerepresentasjon og Iik styringsmulighet for kommunene. For a lykkes i a na de malsettingene som var politisk vedtatt, var det n0dvendig a skape engasjement og forpliktelse hos de ansatte i forhold til etableringen av det nye brannvesenet. Som grunnlag for dette arbeidet val' det viktig a redusere usikkerheten hos de ansatte i Asker og a gi dem muligheten til a v<ere med pa "utformingen" av den nye organisasjonen Prosjektorganisering For Ii sikre deltakelse og engasjement fra de ansatte valgte ledelsen a organisere arbeidet med a etablere et felies brannvesen som et prosjekt. Som f0ige av at mots tanden mot sammenslaing var sterst i Asker kommune, var det s<erdeles viktig a engasjerc disse medarbeiderne i prosjekrarbeidet. Begrunnelsen for dette strategiske val get finner vi i organisasjonsteorien, psykologien og i srrategisk ledelse, sa vel som i CoCo- og COSO-rapportenc, og er omtalc tidligere. Prosjektet ble organisen med en styrings- gruppe besraende av sryret for ABBV med 8 representanter. Prosjekrleder ble B<erums brannsjef som ogsa ble oppnevnt som sekret<er for styringsgruppen/styret. I tillegg ble folgende grupper e<ablen med deltagere fra begge kommuner: Ledergruppe besraende av brannsjefene (3), tillitsvalgte - interimssryre (8delt), kontaktforum, ledet av Prosjekdeder (7 delt), byggesak, tilbygg til Asker brannstasjon (5 delt) og til sammen 6 faggrupper med egne man dater og foicus pa f01gende omrader: Faggruppe 1, Administrative rutinerlikdokllmentasjon (8 delt.) Faggruppe 2, Alarmsentrallkommunikasjonslosninger (IK-dokumentasjon (5 delt.) Faggruppe 3, Beredskapsrutiner, IK-dokumenrasjon (8 delt.) Faggruppe 4, Brannfotebyggende oppgaver, ekstern oppl<ering, IK-dokumentasjon (7 delt) Faggruppe 5, Mareriell, 0velser og oppl<ering, IK-dokumentasjon (9 del,) Faggruppe 6, Felles identitet, klllrur og arbeidsmiljo (10 del,) Malsettingene for arbeidet i gruppenc ble nedfelt etter internseminar i juni 1998 (omralt i pkt.3.1.4). Oet ble uratbeidet er generelt mandat for faggruppene i tillegg til mandat for hver enkelt faggruppe. F0lgende prinsipper for saksgang bie lagt til grunn for arbeidet i gruppene: 1 Faggruppens (og andres) forslag gar til prosjekdeder 2 Aktuelle forslag og saker df0ftes i ledergruppen 3 Akcuelle forslag og saker dmftes i kontaktforum 4 Prosjektleder fremmer sakene for styringsgruppen i ABBVs seyre A f..1.stsette spilleregler for samarbeid er viktig. Dene er ogsa grunnlaget for a skape et Idima som baserer seg pa gjensidig tiliit mellom partene og hvor god informasjonsflyt bade oppover og nedover i organisasjonen brukes som virkemidler for a oppna felles malsettinger. For a sikre de ansane i Asker n0dvendig trygghet og innflytelse i prosessen fikk arbeidsgruppene en overrepresentasjon av ansatte fra Asker i forhold til ansatte fra B<erum. De fleste arbeidsgruppene hadde imidlertid en noksa jevn fordeling av representanter fra de to kommunene. Toralt har ca 54 personer V<ert direicte involvert i prosjektarbeidet, hvorav 24 av 38 ansatte i Asker kommune og 30 av 84 ansatte i B<erum kommune. Den dominerende faggruppen er utrykningsstyrken hvor hele 57% av de ansatte i Asker deltok i arbeidet og 20% av de ansane i B<erum. Utrykningsstyrken i Asker var den faggruppen som var mest negativ til sammenslaing og var derfor en strategisk meget viktig gruppe a engasjere i arbeidet. Betydningen av kultur og etablerillg av kontrollmilj0ct var viktige fokusomn'ider for ledelsen. Internkontroll-dokumentasjon er en sentral del av arbeidsgruppenes mandater. Her rna gruppene finne frem til hvilkc felies interne retningslinjer og reglementer som skalligge til grunn for arbeidet, bade i forhold til helse, miljo, og sikkerhet, men ogsa i forhold til risikoomradet. I tillegg fikk en egen arbeidsgruppe som mandat a arbeide med felles identitet, kulcur og arbeidsmilj0. Del 2 av oppgaven kommer i neste nummel: (, KRDnyn 1/99 Interne dokumelltn Befring. Ed\'ard (I994; kap. 8) Asker og B;x:rum~ budstildw ( ), interne dokumenter Vd!edning til forskrift om organisering og dimensjonering av brannvesen (mai 1998) i3r,mnordning for Asker og Ba:rum kolllll1uner (I ')')9) Ih:ruill br.1nnve5tll - Ivldding I ()97 COSO U~ap._), \:)'7) B;c:rum brannh'scn. K.1rtlcg.ging,lv br:ulll og lilyklte\risiko 10 Bxringcn (Nr ) II Kanlcgging av br.mll og ulrkkesrisiko i Ba:rum kommune (1997) 12 CoCo (1997) Ij CoCos. 28 (1997) H Senge I~M. (1990) l'> COSO (1996, Kap. 2. d6) 1(, Rosw;cr, Tore (198') ~. 249) I':' Nordhaug et all (1990) 1 R COSO (I 9% Kap J) I') COSO (l9%s, 30) 20 Becrctall(I()94~.41) 21 COSO (19% Kap. 5) n COSO II 996 [('po 3) 23 Sengt, P.M (1994) 2 \ Nordhaug ct all (1990 s. 32) 2~ Nordhaug tt all (J 990 s. 38) 26 CoCo (1997) r Milkovich! Bordeau (I998) 28 Bjorvik, Kid! Inge (1997).gh 2') Berg, iv10rten Emil (1993) JfI Sbrd. Hal!dor (1 i)8') ~.11) 31 COSO (19% Kap. ') 1 1' 1 T ERN REV 1 S 0 R E 00

13 Elektronisk handel, e-business, e-commerce, e e 0 0& e e For en del av oss er sporsmii.ler om e1ektronisk handel over internett et spotsm:i.l om a kjope pizza over nerter og fa den levert pa dora er kvancr seinere. Vel er det 3rtig, men de helr store perspektivene for fremtiden gir det ilci{c. Flere og flere hat ogsa forsake ii handle i et av varehusene pa internet(, for stort sert :i oppleve at varen aldri kommer. Deere forholdcr mcllom oss som kunder og butikken fiyner til en nettadresse, bn gi ass naen tilleggsmuligheret, men de flesce foretrekker like gjerne kosen med en handletur pa lordag formiddag. Er da elektronisk handel bare et moteord og cr fasinerende fremtidssenario sam overdriver berydningen for den enkelce av ass? Skal vi se berydningen av eiekrronisk handel, rna vi imidlerrid lofn? biikleet fra den mer trivielle private forbrukshandelen og se pii hvordan intcrnett erterhvcrr cndrer samhandlingen me110m akrorene i nxringsiiv og offen dig sektor. Imernen skaper muiigheter for en annen strukwr pa hvordan handel og informasjon mehom f.eks store produsenrcr og underleverandorer oragniseres. Defte igjen vii, tror mange, faktisk endre store deler av strukturen pa selskapene og forretningsliyet generelt. Netter skaper storre iipenher am priser og tilbud, selv i lukkede bransjer. Den teknoiogiske utviklingen gir bedrifrene adgang til ii Iete erter underleverandorer global!. Fra Aftenpostcn den senere tiden kan vi heme slike simter: "Jeg tror det bare er et sporsmiil am tid fur norske industristoltherer som Norsk Hydro, Odda og Elkem har Hyner det mesh." av sine konrakter med andre bedrifter til Internea. Og kanskje selges norsk aluminium, magnesium, fisk og gjodscl til kunder over hde verden over Internen. I-Iva med bonder og landbrukssamvirker sam kjoper sin gjodscl direkte fra Hydras hardt press-cdc landbrukwirksomhet over nertet? det kan bh realirctcr raskere enn mange tror." "I USA er netthysteriet denne vimeren i okende grad knyttet til motebegrepet B2B, d ler "bllsiness-to-business". To nyheter i llken som gikk viser hva som cr i ferd med a skje: Bilgigamene General Motors, Ford) DaimlcrChrysief og Renaulr/Nissan kunngjorde planer am en storsrilct handelsplass for underleverandorer ps nehel l)lancne berorer titusener av llnderlen:randofcf og forhandlc~ fe) ogsa i var del ::ty verden. Og nettb;1saren bilr th ('ttt~f ar Deuoit-kjcl11pene opprinndig haddc planlagt ]{()nkurrerende nettsteder. Tre dager senere varsiet en iw USA.s Momc handelsse}slrupe'risc;1rs 'Rocbuck~ at ct nyu ncttsted skal ~tablerc5111nen et par uker {ur a kanaliscre kontaktcn'c'l11cd postordre- og budkkglganrens\ltallige underleverandorcr og forh;mdle're. Scarf; Roebuck er t't av USAs mest'kjenre handdsfltmacr. Og amerikanerne slar scg S<lnlmcn med franskc Carrciollf i ('rablcringen av nettvirk",:omheten, som vii ber(m~ minst levcrandorcr.' Vi forsoker ikke a treklce opp de store perspekrivene for hva dette lean bet)' for inrernrevisorer fremover, men i enkdte artikler i dew: nummeret av Imernrevisoren ser vi nxrmere pa nocn konkrere ting som skjer i yare omgiyeiser. Endelig Idart for Sikker Handel pa I nternett! Aud-Solvi Botn er sivilokonom med spesialfelt innen markedsforing, og har tart sin utdannelse ved University of Warwick og University of Kent at Canterbury i England. Hun arb eider med produktutvilding i Sparebanken Hedmark. Sparebanken Hedmark var den f!1lrste norske banken som deltok i utviklingen av en felies SET-standard via VISA's pilotprosj lkt for SET. Arbeidet lr na i den sist l fasen flzlr Sparebanken Hedmark lanserer Sikker Handel pa Int lrn ltt i markedet. Handel pa Internett Intemett er kommer for a bli, og blir en sradig vikrigcrc del av val' hverdag som informasjon- og handelskanal. Handclen pa lute-men har v~rr raskr ake-nde, til tross for at sikkerhctcn pa ct apcnt nett som Imernett lkke cr tilfi-edstillendl'. Europa har en amsetning via Internett pii ca. 28 milliardcr kroncr. Dette er ca. 1,5-2 ar crter utviklingen i USA. 1\:1cn veksren i Europa er raskt okcndc, og i fjor akrc omsetninger med 200%. Norge ligger midt pa nett i denne skalacn, med en omseming pa ca. 458 millioncr. Imemen blir srajig mer vj.n!ig, med p{i~ folgcnde nkendc interesse for {I. handle p5 ncttct. I cbg har hde 60(t'6 av allc no[;,l,:c II"TEHI,JP,EVISOREhl o 00

14 hjem tilgang til internett pa sin private Pc. Handelen har foregatt ved at kunden sender sine kortopplysninger til butild(en via en sikret server (SSL). Det har ogsa vrert benyttet e-post og skjema. Den 0kende handelen har ikke uventet medf0rt et stadig st0rre problem med svindel pa Internett. Kortnummer kommer pa avveie og kontoer tappes for penger, ofre med mindre manedlige bel0p. VISA Norge mottar manedlig 3000 reklamasjoner pa kort-svindel via Internett. I dag er 3% av VISA Norge's omsetning via Internett, men hele 50% av totale reldamasjoner pa VISA-kart er relatert til handelen pil Internett. Den hoye risikaen ved a handle pil Internett har naturlig nok vrert en bremseldoss pa utviklingen av den elektroniske handelen. I disse dager lanseres SET, en teknisk spesifikasjan far siki<er karthandel over apne nett som Internett. Med en sikker 10sning pa plass regner en med at handelen vii "ta av". I 10pet av de neste 2 arene forventes e-handelen a bli 13 ganger h0yere enn omsetningen i SET-standarden SET er en internasjonal standard utviklet av VISA ag MasterCard, med bidrag fra store teknologiselskaper som Microsoft, IBM, Netscape, SAlC, GTE, Terisa Systems, VeriSign ag RSA Data Security. SET sikrer trygg handel pa Internett ved a kantrollere ag bekrefte kjoper's ag selger's identitet, hindre innsyn i transaksjonen for utenforstaende og sikre mot endring av informasjon etter at meldingen er sendt. Handel med SET fungerer pa samme mate som dagens korrl0sning, men elementene er forflyrrer til den virruelle verdenen Software hos bruker, salgssred og VISA Norges internettserver utgj0r den virituelle beralingsrerminalen. Serrifikarene inneholder personlige opplysninger samt en privat kodem:>kkel. Sertifikater identifiserer partene, pa samme mate sam en signatur identifiserer kortholder i en transaksjon. Et passord sikrer at kun sertifikateier kan benytte sertifikatet. N0kkelene i sertifikatet koder og dekoder informasjonen. SET har et avansert krypteringssystem hvor 56-bits n0kler benyttes til a kode informasjonen. Dette systemet er ganger vanskeligere a knekke enn dagens system basert pa 40-bits-n0- kier, ag gjor det tiln:ermet umulig il se eller endre pa informasjonen som sendes i SET-systemet. Handel pa Internett med SET Nilr kunden har apprettet avtale med banken og laster ned software og sertifikat, er han klar til a handle pa Internert. Kunden finner varetilbuder pa internettbutikker sam har SET-standard (se SET-merket), ag klikker p de var,el1,,;.~,!'rn sker a besrille. rikken. Dererrer mtltt'lf.li~i!lereii,bes,ill!~;~i lingen. Butikken pa varen, og navn og innsyn i kort- ag K()utO fremtid far Ii fa hoyde far spesielle farhald omkring handelen pa Internerr. Derte gjelder lover som angrefrisrloven og personvernloven. Ved handel over landegrensene er der lover og regler i selgerens land sam gjelder. SET-10sningen innbefatter 4 parter; selgeren, kortholderen, VISA Norge's internettserver og bankens egne sysremer. Kunden oppretter en avrale med banken, og laster ned software (elektronisk lommebok) og er unikr sertifikar som rilknyttes korter. Ogsa brukersreder oppretter en avrale med banken, og laster ned software og er serrifikat. servasjon av gadkjennelse bankfarbindelse. B,iIfikker delse kader v l;ia-tralosaks farmat ag ret,urn,er,;meldi ken. stillingen, regisrrert og betajr, ~~: forsende1sen. Derertcr lev-efes varen til : kunden. Kundens rettigheter Nar du handler pa Internctr gjelder me lover og regler som nar du handler postordre eiler via telefonsalg. Det er ventet justeringcr i Iovverket i na:rnlcs('1i~% );r; INTERNREVISOREN e 00

15 E Ie ktronisk sa Av Kjetil Berg og Karl~Helge Stjernen Storhaug i TIygdedirektorens internrevisjon Trygdeetaten er i ferd med a utforme en strategi for hvordan elektronisk samhandling skal utnyttes i fol" valtningen av folketrygdens ordninger. internrevisoren hal" sett nrermere pa hva trygdeetatens satsing omfatter. Hva innebrerer den for etatens brukere,samhandlingspartnere og etatens egen drift? Hva b0r intern revisor ha fokus pa i forhold til elektronisk sam handling? Innledning Anvendelse av informasjons-reknologi preger i stadig st0rre grad arbeidsprosesser, infor-masjonsbehandling og kommunikasjan mcllom menneslcer pa de fleste omraclef i samfunnet. Brukerne av forvaltningens tjenester stiller stadig nye krav til tilgjengelighet og apenher pa bakgrunn av de muligheter IT giro Samtidig er det et 0llske og krav om 0kr e1ektronisk samhandling mcllom ulikc scktorer i sam fun net. I sratsforvaltningen simper utviklingen nyc muligheter for effektivisering og bedre oppgavel0sning i forhold til brukere og samarheidspartnere. I statlig forvaltning generelt satses det stadig mer innenfor feltet kommunikasjonsnett og informasjonsutveksling. Dec er en malsetting at elektronisk kommunikasjon skal bli like akseptert, tillitsvekkende og ha samme juridiske holdbarhet som tradisjonell papirbasert skriftlig kommunikasjon og dokumentasjon. Elektronisk samhandling - et strategisk virkemiddel i trygdeetaten I disse dager er trygdeetaten i ferd med a utforme en strategi for hvordan elektronisk sam-handling skal utnyrtes for a gjore forvaltningen av folketrygdens ordninger mer effektiv. P<1 shet er maiet a legge til rette for at aile sider ved saksbehandlingen skal skje elektronisk. Hovedinnholdet i satsingen er a etablere elektronisk kommuni-kasjon gjennom bruk av intranetteknologi, elektronisk POSt internt og etcer hvert elektronisk saksbehandling. Videre, gjennom bruk av ekstranett, Internetteknologi, EDI-losninger og elektronisk post for kommunikasjon med samarbeidspartnere. (Se fig: nt'ste side) Hensikten er a bedre service og tilgjengelighet for folke-trygdens medlemmer, effcktivisere samhandlingcn med trygdcetatens samarbeids-partnere i helsevesenet, kommuner og arbeidsgiverc, samtidig som en onsker a effektivisere samhandlingen internt i etaten. For folketrygdens medlemmer, dvs. deg og meg, vii elektronisk samhandling innebrere et bedre tilbud og en bedre service enn i dag. Samtidig vii elektronisk samhandling innebrere en Idar effektivisering av informasjonsutvekslingen mellom trygdectaten og viktige samhandlingspartnere som leger, arbeidsgivere m.v. I trygdeetatens strategi er det lagt opp til en trinnvis utvilding og implementering av elektronisk samhandling (figul' J: 1lt'ste side). I forste fase tas det sikre pa <1 gjore blanketter og informasjon gjores tilgjengelig pa trygdeetatens nettsider. I neste omgang vii en ogsa kunne fylle lit blanketter og soknader pa skjerm og ta utskrift pa egen skriver. I tredje fase av utvildingen vii det v<el'e mulig overfore data elektronisk til trygdeetatcn. Dette forutsettcr imidlcrtid 10s- INTERNREVISOREN e 00

16 ninger for digital signatur, noe etaten er arbeider med a ill pa plass. I fjerde fase tar trygdeetaten sikte pa at elektronisk samhandling skal v<ere fuht utbygd og tatt i brule Da vii all informasjon mellam trygde-etaten, dens samhandlings-partnere og folketrygdens medlemmer kunne urveksles og behandles elekrronisk. Da vii det vxre mulig a fremme krav am ytelser fra falketrygden direkte fra egen pc. Gevinster ved bruk av elektronisk sam handling Utbygging av elektronisk samhandling i nygdeetaten er yen tet a gi ldare pasi tive virkninger pa Here vesendige omrader. For det f0rstc vii falketrygdens medlemmer fa bedre tilgjengelighet med mulighet for rilgang til oppdatert infarmasjan am rettigheter ag plikter men a v;;ere avhengig av apningstidcr ag kantakt med trygdekomoret. For def andre vii trygdeetatens samhandlingsparmere i helsevesenet vii ill frigjort betydelige ressurser fordi de for eksempel kan )rile m og innrapportere sykemeldinger elektronisk. For det tredje vii arbeidsgivere lettere kunne kommunisere med trygdeetaten fordi kommunikasjonskanalene bygges lit. Til slurt vii trygdeetaten kunne frigj0re betydelige ressurser fordi rutinepregede registrcringsopgaver faller bort. Figur 1 -"Himwis utvikling og implementering av elekt1'onisk samhandling Forutsetninger og ram mebetingelser for a ta i bruk elektronisk samhandling For at det skat vxre mulig a urvikie og ta i bruk elektronisk samhandling og salts-behandling i full skala, er trygdeetaten avhengig av at ett sett med rammebetingelser er pa plass. For det f0fste rna det etableres sikkerhersl0sninger som tilfredsstiller Datatilsynets regelverk for overf0- ring og lagring av personopplysninger Videre rna det urstedes signaturkortl0sninger med tilherende sertifikat til aktuel Ie parter, samt etablere en TTP-tjeneste (Tiltrodd TredjePart) for a kunne umve og ivareta amemisitet og dataintegritet ved utveksling av krypterte og signerte EDImeldinger. En star ogsa overfor en tilpasning av a!nuehe lover og forskrifter, for eksempel 0konomireglementet i staten og Arkivloven. Virkninger for internrevisjonens arbeid Med 0kende bruk av elektronisk samhandling star intern revisor overfor stadig stc:'lfre krav til kunnskap om nye IT-Iosninger og risiko knyttet til disse. Forhold som intern revisor b0r ha fokus pa er for eksempel: o Sikkerheten i erablene I0sninger, jf. Datatilsynets krav o Tett imcgrasjon mcllom systemer imerm og eksternt setter krav til etablcring av tydelig revisjonsspor o Bort 1Il av tradisjonclle papirbilag set- rer nye krav til identifikasjon og arkivering av originalbilag Utstrakt bruk av automariserte kon (foller i integrerte lesninger stiller krav til omfattende testing av de generelle IT-konrollene o Tidligere manuelle kontroller kan gjeres maskinelle, noe som stiller store krav til etablering av hensiktsmessige og effektive Organistoriske endringer i virksomheten som felge av nye IT-10sninger og innf0ring av digitale Funksjonalitet for logging av transaksjoner og meldinger samt oppbevaring av loggene o Tilgangskonrrollsystem og prosedyrer for tildeling og oppf0lging av rettigheter i systemene o System-, bruker-, og driftsdakumentasjon for nye 10sninger. o Mulighet for mtrekk av transaksjoner og meldinger pa maskinlesbart medium for behandling pa revisares egne dataanalyseverkt0y INTERNREVISOREN 00

17 Nedenfor har vi laget en oversikt over kurser, seminarer og konferanser sam arrangeres av Nil'll' og andre beslektede {oreninger. listen er ikke uttf'lmmende. Vi har tatt med de kursene som vi mener kan vrere av interesse I er relevante for medlemmer av NIl'll'. For ytterligere informasjon og pamelding kan dere henvende dere til de respektive foreninger sam indikert. NORGES INTERNE REVISORERS FORENING (NIRF) Kurstittel Tidspunkt HRM Intellecrual Capital Corporate Governance Invitasjon med nrermere opplysninger am kursene blir sendt Ut til abe medlemmer senere. Forytterligere infomulsjon, Rontakt NIRFsekretariatet; Tif , Fa,,: THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS (IIA) Kurstittel Tidspunkt General Audit Management Conference (New Orleans, Lousianna) mars Industri Audit Series - Gaming Conference april Value-Added Auditing Services Conference (Toronto, Canada) april 59th International Conference (New York) juni ffa arrangerer en reld.e seminarer og konfiranser i tiflegg til de ovenfor nevnte. For ytterligere informasjoll og primelding, kontakt The IIA Customer Service Center; Tif ( \ t 1), Fa,,: , Cftstserv@theiia.org.llltt:1.1lettadresser: httpl/ THE INSTITUTE OF INTERNAL AUDITORS UK & Ireland (lia-uk) Kurstittel Tidspunkt Audit of Projects and Projects Management (York) april The Audit, Control and Security of Networks (London) april Controlling Web-based Technologies (London) april Imernai Auditing - an imroductory coures (York) mai (Surrey) juni A modern imrod. to Info. Systems Audting (Surrey) mai Incernai Audit and Risk Management (York) 23. mai Advanced Information Systems Auditing (London) juni Corporate Governance and the AuditOr (London) 13. juni Auditing Business Processes (Surrey) juni Risk Asessemellt and Concrol Design (York) 26." 27. juni Audit and Control of Systems Developments (Midlands) , juni For ytterligere illformasjon og plimeldillg, ItontalH The Tmittittg Officer/ Tlf: , Fax: iia@edsy.l(t.co.uk.l11temettadresse: bttplhvww,ilv)i-g.uj: DEN NORSKE REVISORFORENING (DnR) Kurstittel Geilokonferansen Fagdagene Tidspunki $epte~:b'er::" ,,'l1ov:einber,'--:' Kurskatalogen for varen 2000 er planlagt ferdig i slurten av mars. For ytterligere bzflrnlflsjoll DuR, Tlf: 23 36' 52 ~O, Fax: , ' kurs@revisomett,j1o 11ltemettadresse: wwm revisonu'tt, tttl NORSK FORENING FOR KVALITET OG LEDERSKAP (NFKL) Kurstittel Kurs i kvalitetsfobedringsmetoder (Gardermoen) Grunnkurs i revisjonsteknikk (Stavangcr) (Gardermoen) (Gatdermoen) Piibyggingskurs for revisjonspersoncll ( Gardermocn) Grullnkurs i kvalitetsarbeid (Gardermoen) EFQM modellen (The EFQM Exellence Model) (Bergen) Tidspunkt mars april 8,- 10. mai juni april mai mai Forytterligere injormasjoll ogpli;nelding, komakt Ann K-zrin Danielsen ell,,. To,. Olav Foss; Tif , Fa,,: adresse: lljkl@.llo, 11ltcnU!ttadresse: li)ww,l1jklno NORGES KOMMUNEREVISORFORBUND (NKRF) Kurstittcl Tidspunkt Skriftig kommunikasjon (Asker) april Revisjon j IT-miljo - fordypning (Gardermoen) mai Lede1se og konflikrhandtcring (Trondhdm) mai (Asker) mai NKR1:s Landsmotc 2000 (Trondheim) juni For ytlf:rligctt illformds]oll oj{ plimelding, kollt.1kt NKRF servicea-ojltor; Tif , Fnx: , E-po,t: post@nl,,:(no. I11ternettiUlresse: httjdlwujw,nk;j:nolklm/, NORSK BANKREVISORFORENING (NBRF) Kurstittel Tidspunkt J..;mdslwllfcransen (Irondheim) april ytl'erl'if!.ere injormmjon, Iwntalu Roy Sypriansen, Bank; Tlf 22 i822 42

18 Posten satser o pa E-varehus: WWWeescapeeno For to ar siden opprettet Posten Norge SA forretningsomradet Posten Fjernhandel (PFH) for a betjene et allerde enormt postordreog klubbmarked. Samtidig sa man at Posten matte posisjonere seg med en kunde.. og markedsorien.. tert tilnrerming mot nye handelsformer; dvs. NETTHANOEL. Oet resultert i etableringen av datterselskapet Escape AS, som i IfIlpet av de fa manedene selskapet har eksistert har mangedoblet sin mar.. kedsverdi. Posten SOS, som ogsa er et datterselskap i konsernet Posten Norge SA, er involvert pa den IT-tekniske siden i Escape. I f01ge Forrester Research fofvcntes internettmarkedet i Europa a nice med 140% de oeste fern arene. I fjor er det estimert at nordmenn handler for ca. fire milliarder over netter, og det utgj0f ca. 2% av den rotale deraljvarehandelcn i Norge. Hasle oppjyser at det kayceer seg stor usikkerhet til disse tallene, men det er forventet at den sakalte E-handel i Norge vil utgjore milliarder kroner i Dec knyrrcr seg stor usikkerhet til disse tallene i dag; hva er B2C (business to consumer) og hvn er B2B (business to business) Statisitisk Sentralbyra er anmodet om a lage egne statis~ rild<cr pa dette, sier Rolf Erik Hasle. Volumfllkning At potensialet er enormt er det ingen tvil om, og gjennom Escape AS onsker Posten a sikre seg sin del av markedet. -Fra mitt srasted hadde jeg to mlilsetninger med satsningen pa Escape AS: A bygge opp kompetanse pa omridet. Vi rna vite hva som rorer seg i nettmarkedet, og vi rna forsdi hvordan aktorcne tenker. For det andre skal vi skape inntekter for Posten Norge ved volum0k~ ning av posrale produkrer og ved a skape nye innrektsmodeller, sier direkt0r Rolf Erik Hasle. Hirtill har det vrerr storst fokus pa at netthandelen skaper volumer for Posten gjennom slurrbrukernes varebestillinger, men Hasle har lenge hevdet at netthandelen skaper omsetning i helc verdikjeden. Netthandel stimulerer OM-markedet ~Oen viktigste og beste kanalen for Ii skaffe og holde p;i netthandelkunder er ved a bruke fysisk dialogmarkedsforing. Det er malrettede OM~kampanjer som gir resulrarer. En av Escapes kunder Dine sin omsetning med 400% ved en slik satsing. 0nsker dll enda flere er pa PC'en din? leg bur fullstendig gal av den reklamen jeg flir via . Med en adressert direktereklame i postkassa forholder det seg annerledes, sier Escape-direktoren. Nenhandelen i Norge har ikke tan skikkelig av cnna. Man trodde at jukn 1999 sklille bli det store gjennombruddet. -Slik ble det ikke ved~ gar Hasle, men han ser ingen dramatikk i det: -Vi ser na en maenedlig vekst pa hele 54%, og det er ikke sa vanskelig 1i regne ut hva det vii 5i pa arsbasis. Han understreker at han snald<er am omsetning og ikke am antah ({hits» pa Escapes sider. Userifllse aktfllrer Forventningene til e-handelmarkedet treld<er ogsa til seg mange useriose akt0rer: -Det dllkker opp en ny nettburikk hver eneste uke, og det er ikke abe som forholder seg til {!Pjernhandelsdirektivet» som gir rerningslinjer for priser, produkter, levcringsbetingelser og rerurrett. Dec er et problem fordi det er Sa mange som generaliserer og skjrerer aile over en kam. En serios satsning E-varehus berysmrste ressursene. Hasle ansjiir at investeringsbehovet mellom IT-teknologi og markedsforing er 1 :20, og de enldeste 10sningene koster 990,- kroner pro maned. Escapes lisens koster 1,5 millioner pr ar. - Var versjon er en av de dyreste, men den gir oss hele handleprosessen, og den er bygd slik at den srcmer opp om var policy om a folge lover og rerningslinjer til punkt og prikke, sier Hasle. Trygghet for kundene Men fremdeles er det mange som har motforestillinger mm a bestille varer og tjenester over nettet, og berenkelighetene knytter seg til savel beralingssystemene sam til registreringen av Informasjon om den enkelte sluttkunde. I Posten er man i ferd med ii lansere 10sninger som Innebrerer at sluttkunden beraler med kart nar varen leveres pii d0ren, og da vii det ikke lenger vrere noen grunn til skepsis. At enkelte Icvier seg for a appgi kormummer, er et fak~ tum. -Men dersam det skulle skje misbruk, stiller Escape seg som garantist, sier Hasle sam llnderstreker at det er opp til sluttkunden am han villa seg regisrrete eller ikke: -Hvis ikke kunden svarer positivt pii det sp0rsmihet, og dermed ogsa aksepterer at han vii ra tilsendt re Idame, vii aile noteringer umiddelbart bli slettee. Nsafe Hasle anbefaler at sluttkundene holder seg til de seriose E-varehusene, og det innebrerer de som har Nsafe~godkjcnning. Nsafe-merket simi vrere plassert godc synlig pa inngangssiden til merkeinnehaver, og med link til merkcordningens (Nsafes) nettsted. Her vii man Finne kanrakr- og produkt-informasjon, avtalevilldr, rerningslinjer, forbehandling av kundedata, samt klagerutiner. Oet som er sagt am beraling, er at det skal framgii av avralen nar bemung skal Finne sted, samt at «tilbys betalingslosninger via internett, rna dette ikke innebrere st0rre risiko for kunden enn ved bruk av andre betalingsm:1tep), I begynnelsen av febrllar ble Yahoo og Amazons nettsider «nedbambct)} av sabororer sam produserce enarme mengder hits som blokkcrtc all annen traflkk. ~Den slags er det ikke mlllig:1 gardere seg mot, avslutter Rolf Erik Hasle, men lindersttcker at Posten SDS, sam drifter fakris~ ke er en av de sikreste i Norge.

19 e Ie s te e-dusine.iss! e-government.. - Ilwligheter, risiki og koritrolltiltal.{ ~. '.. av Karl-Hefge Stjernen Storhaug Tema pa NIRF's medlemsm0te 8. februar val' e-businessl e-government. I tre interessante foredrag ble det tegnet et bilde av mulighetene, sentrale risiki og kontrolltiltak pa omradet. 0kende interesse Over 40 medlemmer hadde funnet veien til arets fci)fsre medlemsm0tc i Arthur Andersens lokaler pa Skoyen. Inreressen for medlernsm0tcne syncs a vrere 0kende. Dec er tydelig at Programkomiteen setter de riktige cerna pa dagsorden. Samtidig trekker den inn solide krefrer bade fra offendige og private virksomheter. I invitasjonen til.hers f0fsre medlemsm0te bie det lokker rued forelesere fra Rikstrygdeverket, 0kokrim og Konsernrevisjonen i StatoiI. Muligheter ved elektronisk samhandling Bjorn Erik Fjeldheim er leder Rikstrygdeverkets seksjon for e1ektronisk samhandling. I sitt foredrag tegner han et bilde av mulighetene som trygdeeraren har serr ved a ta i bruk elektronisk samhandling, herunder bruk av Internett. For a sette et petspektiv pa mulighetene ved a ta i bruk elektronisk samhandling i trygdeetaten, trakk Fjeldheim frem at trygdeetaten forvalter over 180 milliarder kroner og at mnde 1, I millioner personer mottar ytelser fra folketrygden. I nxnnest aile trygdesaker er det behov for opplysninger fra leger, arbeidsgivere og kommuncr. Nar det vesenrligste av dagens samhandling skjer skriftlig gjennom skjemaer og blanketter, er det lett a se effektiviseringspotensialet. I folge Fjeldheim vii satsingen pa elektronisk samhandling gi positive effekter for folketrygdens medlemmer i form av bedre tilbud og bedre service. Samtidig vii elektronisk samhandling effektivisere informasjonsurvekslingen mellom trygdeetaten Arve 7]1i/and (t. v.), Bjorn Erik Fjefdheim og helsevesen, arbeidsgivere og kommuner. Du kan lese mer om trygdeetatens satsing pa elektronisk samhandling i egen artikkel i bladet. Risikoer ved e-business For a belyse trusse1bildet ved e-business hadde program-komi teen inviterr Torstein Schjerven, spesialetterforsker i 0kokrim. Plikten kom imidlertid imellorn Schjerven og dette motet. En sporty Arve TjaIand tek derfor pa seg oppgaven,1 gi en beskrivelse av det generelle kriminalitetsbildet og hvilke trusler som knytter seg til e-business. Tjaland er revisjonssjef i Konsern-revisjonen i Statoil. Frem til arsskifter var han ogsa formann i "Datakrimurvalget" i N<eringslivets Sikkerhetsrad. Med datakriminalitet menes handlinger hvor umyttelse av darareknologi har VXft vescndig for overtredelsen av en eher flere straffe-bestemmelser. Vinningsforbrytelser, pengefaisk, scdelig-hersforhrytelser og darasnoking kan v<ere eksempler pa kriminelle handlinger utfaft ved hjelp av datarelmoligi. Tjaland peine pa "fare-trekanren" innenfor data-kriminalirer. Miljoct cr ofte skjermcr, de involverte har hoy kompctan- INTERNREVISOREN GOO

20 se, samtidig som dec er snald( om store verdier. Resultatet av dette er at kriminelle forhold ildee anmeldes, og dersom de blir anmeldt er de vanskelig a etterforske, bevise, irettef0re og oppna domfellelse for. TjaJand tok utgangspunkr i m0rketallsunders0kelsene som Datakrim-utvalget gjennom-f0rte for perioden Som navnet anryder var hensikten med unders0- kelsene a danne et bilde av dataluiminalitetens m0rketall. Industri og finansmeringen var mest utsatt for datakriminalitet i denne perioden, mens handels- og servicemeringen var minst utsatt. Pa tross av dette ble datakriminialitet i Iiten grad anmeldt av finansmeringen. Det er flere al"saker til dette, bl.a. at bransjen har 0nsket a ordne opp selv og at datakriminalitet har V<ert vanskelig a bevise. I perioden ble 54 % avail datakriminalitet begatt av ansatte i virksomheten som ble rammer. De resterende 46 % var likt fordelt mellom eksterne og ukjente gjernillgsmenn. I perioden fra har det utvildingen gatt i retning av stadig flere eksterne gjerningsmenn, samtidig som andelen ansatte og ukjenre har gtitt ned. Det eksisterer ild{e tilsvarende tall for utviklingen fra 96 og frem til i dag. TjiUand pelne imidlertid pa at dec i denne perioden har skjedd en kraftig utvilding innenfor Internett. Det er derfor ingen grunn til a ero at utviklingen av datakriminalitet sdir stille. M0rketallsunders0kelsen viste at rundt 50 % av de som begikk vinningsforbrytelser ved hjelp av datateknologi tidligere var straffet. Blant pengefalsknerne var over 80% tidligere straffet for tilsvarende forhold. Sedelighetsforbrytelser begart ved hjelp av datateknologi har hatt en mermest eksplosiv utvikling, og over 80% av de som begildc slike forbrytelser var tidligere straffet for tilsvarende forhold. TFHand avrundet med a peke pa at det ilci<e er tvii am at de kriminelle har Lerr a utnytte informasjonsteknologi til a bega straf'fbare handlinger. Kontrollperspektiver ved e-business E-handel er urviklet fra en ide om a forenlde og rasjonalisere markedsforing, innkjep og salg, oppna bespardser og bedre fortjenestemarginer, fremme en mer oversiktlig salgs- og innkj0psprosess, utvide markedsomradet og gi kunder bedre tilgjengelighet. Internett er e-handelens markedsplass. Inrernett ble imidlertid "skapt" ut fra forskningsbehov del' deling av informasjon og lett tilgang var en grunnleggende ide. Som handelsmedium er Inrernett derfor umodent. Den teknologiske utviklingen skjer hurtig og sikl{erheten i systemer og 10sninger er ikke alltid ivaretatt like godt. Det som er funksjonelt for brukerne er ogsa funksjonelt for de kriminelle. Samtidig f01ger de kriminelle pengestf0l11- mene. I f01ge Tjaland er det dette forhold som gir grunn til bekymring utir det gjelder e handel. Tj';Uand pekte videre pa at e-business er i sterk vekst, og at elektronisk handel blir stadig mer vanlig bade innenfor det enke1te land og mellom landene. Dette 0ker behovet for konrrolltiltak som kan sikre en mest mulig sil<ker e-handel. Pm e-handel innledes er det viktig a sikre at det foreligger juridiske gyldig avtaleverk - enten i form av rammeavtale eiler ved a innta klausuler salgs- eller kj0pskontrakter. I avtalene er det n0dvendig a nedfelle hvordan eventuelle tvisteforhold skal behandles. Det er ogsa viktig a v<ere klar over at enkelte land krever avtaler pa eget sprak for at de skal vrere bindende. Ulikt lovverk innenfor garanti- og erstatningssp0rsmal, gjelds-innkreving og skatte- og avgiftsinnkreving er imidlerrid en utfordring nar det gjelder e-handel over landegrensene. Virksomheter som driver med e-handel bm ogsa sette inn tiltak av mer teknisk og merkantil karakter. Eksempler pa tihak av teknisk karakter kan v<ere %) autentisering for a sikre at en vet hvem det handles med %) kryptering for a sikre at transaksjoner mellom partene form idles sikkert, dvs. at konfidensialitet ivaretas (} tilgangskomroll for a sikre oversikt og konrroll med hvem og hvor mange som kan foreta e-handel Eksempler pa cihak av merkamil karakter kan v<ere %) nektelse av ugyldige kontrakter, av plasscftc ordrcr, mottak av yarer og morrak av betalinger mtiner for a rcduscre risiko for dobbeltbetalinger %) kredittvurderinger av motparten I felge TjiUand er logger og handteringen av disse essensielt for a ha rilfredstillende grunnlag for revisjon, oppf01ging og kontroll ave-handel. Loggene rna vise aktiviteter, transaksjoner og eventuell bekreftelse/feil-meldinger. En forutsetning for at loggene skal ha verdi er selvsagt at de benynes og analyseres. Det er viktig at logghandtering skjer i overenstemmelse med lov-verket i de enkelre land det samhandles med. I Norge er det strenge regler for virksom-hetenes egen bruk av logger som kan benyttes til a avdeldce kriminelle handlinger. Intern revisor og e-handel E-handel representerer ogsa utfordringer for oss som interne revisorer. TjaJand pekte pa at intern revisor b0r verifisere at o det gjennom en risikoanalyse er identifisert muligheter sa.vel som risiki () juridiske forhold er tilstrekkelig hensyntatt o transaksjoner faktisk har funnet sted o transaksjoner er tilstrekkelig aurorisert o kredittrisikovurdering er etablert o audit trails er etablert og mulig a benytte for analyseformal INTERNREVISOREN e 00