Referat fra møte i LMU

Transkript

1 Referat fra møte i LMU Tid kl Sted Klasserom C064, Hamar Innkalt av Stine Grønvold Referent Iben Kardel Møteleder Leder av utvalget Saksnr 17/05516 Deltakere Studentrepresentanter: Torje Martnes Blæstad Renate Johansen Torunn Isfeldt Therese Andersen Kristian Kolstad Mailén Leithe Lisa Marie Mandfloen Elverum Evenstad Hamar Lillehammer Rena Velferds- og læringsmiljøpolitisk ansvarlig i studentorganisasjonen (StINN) Ansattrepresentanter: Øvrige Forfall Ragnhild Østerhagen Anette Gjerskaug Turid Kårhus Inge Brechan (vara for Ingrid Tvedte) Astrid Botillen (vara for Anne Christel Johnsgård) Jan Aasen, vara for Marit Torgersen Stine Grønvold SINN repr. Erna Bragadottir Blæstad/Evenstad, leder Elverum, prodekan utdanning Hamar, adm leder Lillehammer, Instituttleder psykologi Rena, adm leder HiNN, Eiendomsdir. HiNN, prorektor utdanning Saksbeh: Kari Kjernet, Tore Rydgren, sekr: Anna Kaisa Løken og Iben Kardel Ingen (vara møtte) Saksliste 1/18 Innkalling godkjent 2/18 Prorektor utdanning, Stine Grønvold ønsket velkommen og orienterte om rammene for utvalget ved Høgskolen i Innlandet 3/18 Valg av leder for LMU Kandidater var ikke foreslått i forkant av møtet fra utvalgets medlemmer, Turid Kårhus fra Hamar var forespurt av prorektor utdanning. Redegjørelse fra prorektor utdanning om fordeler ved at en annen utvalgsmedlem fra ansattlinja enn henne selv er leder. Turid Kårhus enstemmig valgt til leder av LMU for /18 Mandat, årshjul og handlingsplan 2018 Gjennomgang av utdelte papirer. Innspill til saker til årshjul kan tas opp på neste møte. Slik det framgår, vil studiebarometeret være sak på neste møte i mars. Prorektor Utdanning Stine Grønvold

2 Studentseminaret på høsten, i 2017 arrangert i Trysil, også inn i årshjulet. Det er naturlig at LMU spiller inn til agenda til student-seminaret. Mht handlingsplan og aktiviteter som ønskes inn og hvilke initiativ en ser at LMU bør ta, kan dette meldes inn for 2018 på neste møte. 5/18 Orientering fra studiestedsutvalgene Jf. mandatet, skal det opprettes studiestedsutvalg som rektor godkjenner Da studiestedene er svært ulike i størrelse og sammensetning blir studiestedsutvalgene selvfølgelig forskjellige. Eiendomsdir fremhevet at seksjonen er opptatt av å være godt kjent på studiestedene. De ønsker å koble seg på studiestedsutvalgene slik at løpende kontakt opprettholdes. Møtet bifalt at det er viktig at studiestedstuvalgene diskuterer og prøver ut modeller for hvordan de kan etablere en god strukturell dialog med de linjene som ivaretar læringsmiljøet på det enkelte studiested. Prorektor Utdanning Stine Grønvold og studiestedsrepresentanter OR. fra Hamar: Gjennomført første møte 24. januar. Møtet konstituert seg, viderefører det som har vært før på Hamar slik det vurderes som hensiktsmessig, det tidligere studierådsmøte på Hamar har tatt initiativ til videreføringen. Turid Kårhus presenterte en oversikt over medlemmer. Møtet har innlemmet biblioteket fordi det er en sentrale læringsmiljø-aktør. Dekan Morten Ørbeck leder utvalget. Tidligere har det vært faste møter med studentråd og studentsamfunn hver 14. dag. Med utgangspunkt i dette møteforum har de gjort en utvidelse til alle studentgruppene. SINN vil være representert med en lokal rådgiver Tema på første møte: Hvordan bygge felles studiestedskultur, studiestedfokus «Huset på prærien» skal bli synlig og være et eget rede for studentene på Hamar på tvers av fakultetstilhørighet. Studiestedsutvalget skal være en kanal for studentene som innebærer at saker blir sortert til rett sted. OR. fra Lillehammer: Det skal innkalles til første møte så snart det er mulig. Sekr er Torun T. Løvseth som tidligere har vært LMU sekr for Lillehammer. Samarbeid med stedlig Studentleder Kristian Kollstad om hvordan studentgruppen skal sammensettes. I utgangspunktet til alle fakultet få en repr inn i møtet. Det innebærer at møtet blir stort vil brukes til å etablere en modell som fungerer. OR. fra Elverum: Samme struktur som Hamar fra tidligere, kontaktmøter hver 14 dag. Det er gjennomført et møte etter jul med studentrådsleder og prodekan utdanning deltok på første møte, Studentrepr skal på plass til neste møte Prodekan som holder tak i studiestedsutvalget sammen med adm sjef. Arne Moe Tidligere har alltid studentrådsleder deltatt i møtene, og av og til noen flere. Fokus på å etablere utvalget slik at alle faggrupper av studenter på campus er representert i møtet. OR. fra Rena: Side 2 av 7

3 Her er det utfordringer med boliger, private hybelbygg er nå klare, studenter flytter inn nå, STINN følger med på hvordan kontraktene med studentene utformes OR. fra Blæstad: Tradisjon for at prodekan utdanning har vært med i studentrådsmøter, På Blæstad har studentrepr jevnlige møter med instituttleder. Samfunnet på Blæstad bør være med når studiestedsutvalget etableres, sammen m vaktmester. Blæstadrapporten er fortsatt svært aktuell på Blæstad. OR fra Evenstad: Møte er avholdt med tema: psykososiale saker. Det er tatt initiativ til å få i gang rusfrie arrangement, politiet har vært tilstede på campus for å fokusere på rusproblematikk. Oppsummering: Det blir viktig å få til en erfaringsdeling fra sentralt LMU slik at studiestedsutvalgene er oppmerksomme på årshjulet, og saker som behandles, sekr av LMU koordinerer informasjon til de stedlige sekretærene, det skal etableres kontakt med rett person for å etablere god kommunikasjonsflyt. 6/18 Årsrapport 2017 Jf. vedlegg i innkalling. Utkast til ferdig rapport ettersendes. Prorektor utfordret møtet til å vurdere hvordan de ønsker løfte saker til høgskolestyret for å kunne prioritere tiltak som er læringsmiljørelaterte. Innspill: Innholdsmessig viser rapporten et behov for å utvide helsetjenester for studentene. Når rapporten ferdigstilles vil det gjøres en oppsummering. Det er et «Østerdalsbehov» for å styrke rådgivertjenesten der. Det er naturlig å følge opp prosjektet høgskolen deltar i nasjonalt «Studentenes suksess i utdanning» som har fokus på skape gode møter med førsteårsstudentene og på å hindre frafall. Her vil høgskolen deltadelta fram til Prorektor vil foreslå at både ansatt- og studentrepresentant møter i styret når LMU årsrapporten legges fram for høgskolestyret. Slik vil studentene også få anledning til å bli kjent med den årlige dialogen med høgskolestyret. 7/18 Si-ifra ordning Grenser opp mot neste sak om avviksmeldinger. Samtidig er det også to forskjellige saker. HR avd. har jobbet fram ordningen slik den ble vedtatt i høgskolestyret i desember. I HMS sammenheng er høgskolen pålagt å fange opp avvik. Derfor har HR avdelingen utarbeidet ordningen i samarbeid med repr for utdanning v. Svein Foss. Primært skal saker løses på lavest mulig nivå i organisasjonen, saker skal løses der den hører hjemme redegjørelse for hvordan saker sendes til leder med ansvar for saksområde, saksbehandles og lukkes etter gjennomføring. Fra møtet: Det er viktig at studieadministrasjoner på alle campus blir gjort kjent med ordningen og hvordan den skal fungere. Dette må organiseres og gjennomføres som en oppfølging etter styrevedtaket i desember på alle studiesteder. Prorektor utdanning Stine Grønvold HR seniorrådgiver Kari Kjærnet Side 3 av 7

4 Ad. anonyme varslinger Det er et mulig valg men medfører begrensninger på oppfølging. Departementets veiledning er at anonyme varslinger skal behandles. Innsynsproblematikk; Skriftlig informasjon har alltid den som blir anklaget rett til å se. Det er lovfestet at kontradiksjonsprinsippet skal ivaretas. Gj. gang av fargene for varsling; Rød gul og grønn metafor for alvorlighetsgrad Fagpolitisk leder i STINN; Lisa Marie Mandfloen har gitt innspill til siden, fått med def av læringsmiljø for HiNN. Engelsk side under utarbeidelse, bedre info om hvem som mottar varslingen må på plass. Det må framgå også ved grønn og gul varsling, ikke bare på rød knapp. Spm om tale og lyttemulighet på www sider; Kommunikasjonsrådgiver Marte Goplen har undersøkt m DIFI, ikke krav om dette, sidene er universelt utformet slik at de som har verktøy for dette får sidene tilgjengeliggjort. Gjennomgang av varslingsfargene, sorteringsskala: Skjema kommer opp på gult og grønt Rød varsling gir spesiell informasjon: «Dette må du vite før du varsler» alle røde varlinger går til HR-direktør. Alle sakene skal ferdigbehandles i høgskolens saksbehandlingssystem, P360. Etter et år skal det vurderes om det er hensiktsmessig. Innspill fra møtet: Studentrepr. ønsker ikke forbehold på siden om at linjeorganisasjonen skal prøves først, heller en sak for mye gjennom varslingssystemet enn en for lite. Erfaring fra Lillehammer med at det er vanskelig å fange opp studenter som sliter med dårlig psykisk helse. Det skal også si fra om uhell, det går ikke godt nok fram at en skal varsle om en er bekymra for medstudenters helse. Studentrepr. ønsker at også studenthelse skal kunne meldes inn i «Si fra ordningen.» Studentrepr ønsker at Si ifra knappen er tilgjengelig fra førstesiden på høgskolens nettsider. SINN repr. Erna Bragadottir viste til NTNU brosjyre. «Saker som ikke tolereres» Mye handler om kulturarbeid og kommunikasjon, den enkeltes handling og kompetanse Vold og trakassering er i fokus, det skal lages en fagdag om dette, HR må Sjekke ut og passe på at arr ikke kolliderer med studiekvalitetsdagene på Lillehammer og andre utdanningsrelaterte arr. Arr. Planlegges av HR i samarbeid med Prorektor Utdanning. Studentene vil bli invitert inn i planleggingsarbeidet så snart planleggingen starter for fullt. Oppsummert: LMU er tilfreds med at det nå er etablert et sikkerhetsnett for å få sagt fra når det ikke er så lett å vite hvordan dette skal gjøres, eller en ikke når fram på riktig nivå. Behovet for ordningen er veldig aktualisert i forhold til «#metoo» kampanjen Side 4 av 7

5 høsten 2017». Si-fra ordningen skal fungere framover for organisasjonen og må diskuteres ut fra et perspektiv om anvendelighet og god brukerforståelse årlig. 8/18 Avviksmeldinger - Si fra Ordningen 9/18 Canvas Det har kommet inn saker. Det må etableres en kontakt med LMU-sekr Iben Kardel slik at LMU orienteres om innkomne saker, saker under behandling og får oversikt over når saker er avsluttet når de er relatert til studentenes læringsmiljø. Prosjektleder, Tore Rydgren fra IT seksjonen orienterte om prosjektet høsten 2017 og veien videre. Legge inn ppt fra Tore? Integrasjon mot Time Edit skal komme på plass slik at all romplanlegging blir integrert med Canvas Første prioritet i prosjektet er integrasjon mot FS, det begynner å se bra ut, prosjektleder ønsker å få alle emneansvarlige inn i canvas fra FS. For de fagansatte er spesialister tilgjengelige og hjelper med å hente inn innhold som skal over fra Fronter til Canvas. I sektoren har alle institusjoner, bortsett fra NTNU, valgt Canvas som læringsplattform. Det innebærer at det blir enkelt å utveksle stoff mellom ulike institusjoner. Organisasjonsmessig videreføres superbrukerrollene (fra HH-modellen). FS blir enda sterkere premissgiver fremover enn tidligere. Fronter dør 1. august FS sammenslåing i februar til danne bakgrunn for videre arbeid med Canvas Fellesopplæring og mal-verk er etablert og er under utarbeidelse. Canvas er en mye sterkere kommunikasjonsplattform enn det Fronter var. Rydgren har gjort stikkprøver og finner at det er 3 ganger så mye aktivitet i canvasrom som tilsvarende rom på Fronter året før. Lik praksis på samme studieprogram etterstrebes. Innspill fra møtet: Behov for studentopplæring? Svar: Ingen studenter har fått opplæring og ingen har klaget. Hvordan få med det du har skrevet i Fronter pr i dag er det tilgjengelig t.o.m 60 dager etter at du avslutter et emne. Studentene etterspør å kunne gå tilbake i rom de har hatt tidligere, Tore Rydgren følger opp og gir tilbakemelding om hvordan det kan ivaretas i Canvas. 10/18 Universell utforming - Info fra Studiested Hamar(møtested) - Ad. fysiske forhold: Statsbygg har utbedret de gamle bygningene slik at de har standard i forhold til kravene som stilles. Det finnes en app som fungerer i forhold til hørsel, pt har vi 3 rom som egner seg. Like viktig er holdningsarbeid. Lærer, underviser som er i forelesning må opptre universelt. Dvs. håndtere klasseromssituasjonen slik at det er bra for alle HR seniorrådgiver Kari Kjærnet Canvas prosjektleder Tore Rydgren Side 5 av 7

6 - Fange opp studentene som trenger særordninger, så langt det er mulig, uten at det går ut over grensen for studentenes ansvar. Studieledere og studieveiledere er tett på studentene slik at de kan tilrettelegge der og godt samarbeid mot SiNN der det er behov for det. - Hamar har også erfaring med mentorordning betalt av NAV for oppfølging av enkeltstudenter. - Universell praksis handler mye om kombinasjonen av struktur, tydelighet, forutsigbarhet og nødvendig fleksibilitet - Forventningsavklaring for hele studieprogramperioden for den enkelte student med behov for tilrettelegging er viktig - Biblioteket tilrettelegger for hjelpemidler - Jo flere saker, jo mer kompetanse får vi for videre - Lydbøker, bibliotek, hvordan følges det opp? Nå er det egenregistrering Pålegg om opplæring i bruk av universelt utformet verktøy må være obligatorisk og oppfriskningskurs, forventningsavklaring for nytilsatte 11/18 Orienteringer - Håndbok for forelesere (sammensetning av arbeidsgruppe og mandat følges opp av prorektor utdanning) - Arv fra tidligere handlingsplan for universell utforming, biblioteksjef Anna Kaisa Løken vil være med i prosjektgruppa. LMU vil bli informert om arbeidet - SHOT 18 v. SINN repr. Erna Bragadottir I 2014 Shot undersøkelse var det studenter som svarte, Lillehammer deltok ikke og 2014 danner grunnlaget for undersøkelsen nå i Det er etablert en egen nettside: Studenthelse.no i forkant av årets Shot undersøkelse. Regjeringen har bevilget penger til undersøkelsen. Folkehelseinstituttet skal stå for undersøkelsen i år og undersøkelsen vil gå ut til alle 1. års studenter ved landets høgskoler og universiteter: studenter får dermed undersøkelsen i år. Det oppfordres til at institusjonen setter av tid i undervisningen til å svare. Det innebærer at informasjonen må gå ut til aktuelle forelesere i perioden. Datoene er: 6. februar 20. mars 2. purringer Studentrepr spør om trykking av kampanjemateriale. Dette vil bli fulgt opp på det enkelte studiested. Prorektor tar kontakt med Kommunikasjonsavdeling for å sikre at HINN og SINN samarbeider om sin kommunikasjon omkring undersøkelsen. - SINN Helse 18 v. SINN repr. Erna Bragadottir - Gjennomslag for styrking av tjenesten, psykolog i 60% stilling - 30% Lillehammer og 30% Hamar, Hedmark Side 6 av 7

7 - Hjelpe rådgivere til å hjelpe oss med saker, han har henvisningsrett - Studenter fra andre steder kommer til Hamar, skype-løsninger er under planlegning, god samarbeid om seksuell helse, men helsetilbud ellers fungerer bare når studenter bytter lege til vertskommune. - Appellerer til studentene om å bruke stemmene deres inn i vertkommunen 12/18 Eventuelt Lillehammers v. KickStart før fadderuka som første introduksjon til det faglige har fungert som et godt tiltak for det psykososiale miljøet. Viktig å bygge videre på dette konseptet Tilbakemelding: Info om Kick start info er presentert på HHS Rena godt mottatt. Prorektor har sendt en forespørsel til alle prodekaner utdanning/andre i tilsvarende roller for å få en tilbakemelding på om ordningen skal videreføres (frist 26.1) Sekr: Iben Kardel Neste møte er 1. mars på Lillehammer Studentene kan sende reiseregninger til Anna Løken, avtroppende sekr og Iben Kardel, påtroppende sekr for utvalget. Side 7 av 7