Strategiplan for Larvik Øst Rotary klubb

Transkript

1 Strategiplan for Larvik Øst Rotary klubb for perioden Godkjent i klubbmøte Klubbens veiledende framtidsbilde Larvik Øst Rotary Klubb skal være en klubb med samfunnsengasjerte medlemmer av begge kjønn fra ulike yrker, og som speiler lokalsamfunnets mangfold. Klubbens engasement i lokalsamfunnet skal være både tydelig og synlig, skape godt omdømme og vekke interesse hos potensielle nye medlemmer. Klubben framstår som en frivillig og uavhenig serviceorganisasjon med basis i Rotarys formål og yrkeskodeks. The four-way test er et viktig element for å utvikle egne medlemmer. Et medlemstall på rundt 50 medlemmer er ønskelig og viktig for klubbens indre liv og miljø. Opprettholdelse av ønsket medlemsnivå krever et godt klubbmiljø for å ta vare på de som er medlemmer og en målrettet aktivitet for å hente inn nye.

2 Våre hovedstrategier for perioden Medlemsutvikling Prioritere rekruttering av yrkesaktive medlemmer (40-50 år) for å senke gjennomsnittsalder, sikre fornyelse og kontinuitet. Heve medlemstallet fra dagens 47 ved utgangen av 2013 til å nå målet på rundt 50 innen Tydelig betoning av yrke som ledd i å speile lokalmiljøets mangfold og å sikre erfaringsutveksling på tvers av yrker og bransjer. Introduksjon og oppfølging av nye medlemmer skal være opplevd som "motiverende og god". Vennskaps- og kjennskapsdimensjonen Legge til rette for et mer aktivt medlemskap for alle. Legge til rette for samværsformer ut fra klubbens faktiske aldersprofil - som et aktivum og ikke en begrensning. Heve fremmøteprosenten vesentlig fra ca. 50% til 65%. Styrking av den internasjonale Rotary-dimensjonen Informasjon i møtene om Rotary nasjonalt og internasjonalt. Utvikle det internasjonale ungdomsarbeidet gjennom aktiv bruk av Rotarys mange tilbud. Ta grep for å nå målet om USD 100 pr. medlem pr. år til Rotary Foundation. Lokale serviceprosjekter Videreføre og fornye gode lokale prosjekter som synliggjør Rotary i lokalsamfunnet vårt. Bruke lokale prosjekter som viktig innsats for å kommunisere Rotarys formål og "sjel" lokalt. Tilby klubbens kunnskap og kompetanse til byens utdanningsorganisasjoner og kommunen for øvrig. Programarbeidet Mer fokus på yrkesdimensjonen ved eksterne og interne foredrag. Utnytte egne krefter i større grad og med særlig yrkesforankring. Sikre at programmet også er engasjerende for "yngre" medlemmer Bidra til økt kunnskap om samfunnet omkring oss, lokalt og nasjonalt. Kommunikasjon og PR Etablere en aktiv og variert bruk av sosiale medier. Få bedre kunnskap om klubbens omdømme lokalt, både i dialog med aktuelle målgrupper for medlemsverving og hos lokale "medspillere" og opinionsdannere. Side 2 av 5

3 Vedlegg Mer kortsiktige delstrategier for komitéene og spesielle konsekvenser for styrets arbeid. Medlemskomiteen - Medlemsutvikling Komitéen følger opp medlemsutviklingen med sikte på kvartalsvis adressering i styret og i medlemsmøter (programpost "Indre anliggender"). Følge opp årlige mål for utviklingen av medlemstallet. Fra dagens 47 ved utgangen av 2013, til 48 ved utgangen av 2014 og 49 ved utgangen av Alle medlemmer engasjeres i rekrutteringsarbeidet. Søke etter kandidater som er ekstra synlige i lokalmiljøet. Hente impulser fra distriktets rekrutteringsstrategi og -tiltak. Fadderskapsordningen styrkes omgående for de første 100 dagene / det første halvåret med støtte i tilgjengelig fadderveiledning/brosjyrer Stimulere til frammøte på ordinære møter ved oppfølging av medlemsstatistikken. Kameratskapskomiteen - Vennskaps- og kjennskapsdimensjonen Stimulere fremmøte på ordinære møter ved å etterspørre og oppmuntre medlemmene til deltakelse. Legge til rette for styrket variasjon i bordplassering ved ordinære klubbmøter for å øke kjennskapet til hverandre, og å sørge for at nye medlemmer føler seg velkomne og blir kjent med alle medlemmene i klubben. Fortsette de tradisjonelle samlingene med ledsagere (presidentskifte, torsk-/lutefiskaften, Kjose-tur o.l.). Videreføre tradisjonen med enkelte (og kanskje utvide antall) langmøter for klubbens medlemmer (ref. sildeaften). Øvrige sosiale arrangementer med ledsagere, gjerne med overnatting. TRF-komitéen Styrking av det The Rotary Foundation (TRF) - rettede ansvar og arbeid Bidra til at det årlige TRF-bidraget på USD 100 nås hvert år. Gjerne gjennom inntektsbringende aktiviteter som samler klubbens medlemmer om en oppgave. Sørge for informasjon om Rotary Convention, eventuelt ved å hente inn folk fra distriktet. Sondere mulighet for samarbeide med andre klubber om en fellesdelegat til Rotary Convention fra regionen. Klubben skal delta regelmessig i GSE-arbeidet (et samarbeid mellom TRF-komitéen og Serviceprosjektkomitéen). Stimulere medlemmene til å besøke andre klubber, i og utenfor Norge. Ikke minst for å hente nye impulser og utvide nettverket. Side 3 av 5

4 Klubben har som mål å sende unge kandidater til Rotary Youth Leadership Awards (RYLA). Komitéen må være tidlig ute med informere i aktuelle miljøer (videregående skole, høgskole). Vi vil aktivt nominere støtteressurser fra LØRK til Handicamp. Serviceprosjektkomiteen - Lokale serviceprosjekter Videreføre, utvikle og ferdigstille prosjekt "Matteparken i Larvik" sammen med aktuelle samarbeidspartnere fra næringsliv og offentlig forvaltning. Styrke eierskapet til prosjektene ved å engasjere flere medlemmer til å delta aktivt i arbeidet. Søke supplerende finansiering fra andre (Gjensidige-stiftelsen, Sparebankstiftelsen, lokalt næringsliv m.fl.). Identifisere og evt. gå inn andre, avgrensede lokale prosjekter av 1-2 års varighet. Beslutning om deltakelse i prosjekter skal behandles i styret og forankres i et medlemsmøte. Klubben skal delta regelmessig (veiledende hvert 3. år) i GSE-arbeidet (et samarbeid mellom TRFkomitéen og Servicekomitéen). Tilby medlemmenes ressurser til videregående skole for yrkesveiledning, i yrkestilknyttede prosjekter eller andre behov de måtte ha relatert til medlemmenes yrke. Programkomitéen Programarbeidet Etablere og videreføre en god miks av aktualitet, historie, kultur, lokalstoff og bruk av egne medlemmer. Det er ønskelig med en stor grad av fokus på yrkesdimensjonen. Ett møte i semesteret vies informasjon om Rotary nasjonalt og internasjonalt, og status på prosjektene, forberedt av TRF-komitéen. Tidligst mulig etablere dialog og avklaring med innkommende president om veiledende programprofil for kommende rotaryår. Fortsette tradisjonen med kvartalsvis komitérapportering og andre klubbsaker (Indre anliggender). Komitérapporteringene bør ha mer fokus på saker som ønskes diskutert i klubbmøtet. Møtereferater kan leses på web. Kommunikasjonskomitéen Kommunikasjon og PR Legge til rette for fortsatt å videreutvikle klubbens websider som et naturlig "møtested" for klubbens medlemmer, og som klubbens ansikt utad for å øke synligheten lokalt. Etablere en aktiv og variert bruk av PR-messige virkemidler. Støtte de andre komitéene i deres arbeide for å oppnå god PR. Få bedre kunnskap om klubbens omdømme lokalt, både i dialog med aktuelle målgrupper for medlemsverving, og hos lokale samhandlere og opinionsdannere. Undersøke interessen hos lokale medier for Rotary og Rotary-relatert virksomhet (Polio Pluss, RYLA, Handicamp etc.) innen utgangen av 1. halvår Vurdere aktiv bruk av nye nettbaserte sosiale medier som Facebook, Twitter, o.l. Stimulere til frammøte på ordinære møter ved å publisere frammøtestatistikken hvert halvår på den lukkede delen av våre websider. Side 4 av 5

5 Konsekvenser for styrets arbeid og ansvar i perioden Presidenten bør fastsette og kommunisere møteplan for styret i forkant av hvert halvår. Månedlig oppfølging av medlemsutviklingen (rekruttere, beholde, forynge). o Sikre nødvendige ressurser til Medlemskomitéen o Oppfølging/rapportering i medlemsmøtene Ruste opp arbeidet i de øvrige komitéene. Gi retningslinjer, sette prioriteter, legge plan for samordning o Gjennomgå komitéstrukturen, eventuelt vurdere å supplere den med særlige, utskilte prosjekter (f.eks. Mattepark Larvik) o Etablere plan for Rotary-året, fulgt opp med enkel rapportering i klubbmøter o Begrense tid i samme komité (inntil 3 år, men med 2 år som veiledende), og stimulere rotasjon i komitéene samtidig som kontinuitet vektlegges Kvartalsvis oppfølging av arbeidet i komitéene ihht delstrategiene Økonomi o Kasserer bør sitte i 3 år av hensyn til konitinuitet. o Styret ska sørge for en sunn og ryddig økonomi. Lede an i kontaktarbeidet med distriktskonferansen o Motivere til styrets egen, brede deltakelse o Invitere med medlemmer som er nye siden forrige konferanse o Legge føringer for idéutveksling og utprøving med andre klubber. Prinsipper for oppfølging: o Hovedansvaret ligger i de respektive komitéer, inklusiv innmelding av behov for evt. strategijusteringer i perioden o Komitélederne tar initiativ til å avklare eventuelt samarbeide med andre komitéer o Styret inviterer til spesielle oppfølgingsmøter hvor alle komitéledere innkalles, minst 1 gang pr. semester (Club Assemblies) o Komitéene rapporterer fra sitt aktuelle arbeid i medlemsmøter 1 gang i kvartalet (10 min) Side 5 av 5