KONKURRANSEGRUNNLAG. Statlig fellesavtale for kjøp av mobiltelefoni. Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III for anskaffelse av

Transkript

1 STATENS INNKJØPSSENTER KONKURRANSEGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og III for anskaffelse av Statlig fellesavtale for kjøp av mobiltelefoni Dato: 23. januar 2018 Versjon: 0.98 til QA

2 INNHOLD 1 GENERELL BESKRIVELSE Statens innkjøpssenter Avtaleeier Definisjoner Kontaktperson Oppdragsgiverne og bestillere ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG Anskaffelsens formål Anskaffelsens omfang Deltilbud Fremdriftsplan KONKURRANSEREGLER Detaljert dokumentoversikt Anskaffelsesprosedyre Frist for forespørsel om deltakelse i konkurransen Avtalevarighet Avtalebestemmelser Språk Taushetsplikt Vedståelsesfrist Oppdatering av konkurransegrunnlaget Tilleggsopplysninger Leverandørens opplysningsplikt Offentlighet Forbehold Avvisning KRAV OM UTFYLLING AV ESPD (EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMA) Generelt om ESPD Nasjonale avvisningsgrunner SKATTEATTEST KVALIFIKASJONSKRAV Leverandørens registrering, autorisasjon mv. jf. FOA Leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet jf. FOA Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf. FOA Leverandørens system for kvalitetssikring, jf. FOA TILDELINGSKRITERIER Evaluering av tildelingskriterier og krav til dokumentasjon Evalueringsmodell Tildeling av kontrakt, begrunnelse og karensperiode INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN Forespørselens utforming TILBUDSUTFORMING OG INNLEVERING Kommunikasjon Innlevering av tilbud Tilbudets utforming Side 1 av 16

3 1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 STATENS INNKJØPSSENTER AVTALEEIER Statens innkjøpssenter ble opprettet og er en seksjon i Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi). Seksjonens samfunnsoppdrag er å støtte opp Regjeringens satsning om «å fornye, forenkle og forbedre Norge». Statens innkjøpssenter ble i Kongelig resolusjon 13. januar 2017 gitt myndighet til å inngå og forvalte rammeavtaler for statlige virksomheter i sivil sektor på utvalgte innkjøpsområder. Statens innkjøpssenter gjennomfører den merkantile delen av konkurransene på vegne av oppdragsgiverne. Statens innkjøpssenter er avtaleeier og har ansvar for strategisk avtaleforvaltning. Den enkelte oppdragsgiver med bestillende enheter vil ha det operative ansvaret for rammeavtalen gjennom bestilling og oppfølging av leveransene. Avtalen gjelder anskaffelse av mobiltelefonitjenester og Statens innkjøpssenter inviterer herved til konkurranse for denne avtalen. For mer informasjon, se på vår nettside: innkjopssenter og DEFINISJONER Avtaleeier Oppdragsgivere Bestillende enheter Fellesavtalen Definisjon Statens innkjøpssenter Virksomheter i statlig forvaltning, jf. Bilag 10 i Vedlegg 1 Oppdragsgiverne omfattet av avtalen Oppdragsgivernes underliggende avdelinger/enheter som har rettigheter til å bestille via Fellesavtalen Statlig fellesavtale for mobiltelefoni med bilag 1.3 KONTAKTPERSON Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos Statens innkjøpssenter angående konkurransen enn kontaktperson oppgitt i konkurransegjennomføringsverktøyet, heretter kalt Mercell. 1.4 OPPDRAGSGIVERE OG BESTILLERE Oversikt over oppdragsgivere tilknyttet denne konkurransen fremgår av Bilag 10 i Vedlegg 1. Vedlegget omfatter i tillegg oversikt over antall ansatte og tidspunkt for når den enkelte oppdragsgiver forventes å tiltre Fellesavtalen. Oversikt over oppdragsgivere er komplett, men for enkelte mangler det tidspunkt for tiltredelse. Side 2 av 16

4 Strukturelle og/eller organisatoriske endringer knyttet til de enkelte oppdragsgivere kan forekomme i kontraktsperioden, eksempelvis omorganisering i stat ved opprettelse eller nedleggelse av virksomheter. Norsk Helsenett har varslet at de muligens vil gjennomføre en anskaffelse for kjøp av mobiltelefonitjenester i løpet av denne kontraktens varighet. Følgene 8 oppdragsgivere vil da med 3 måneders varsel tre ut av avtalen: Bioteknologirådet, Direktoratet for e-helse, Statens helsetilsyn, Helsedirektoratet, Helseklage, Norsk pasientskadeerstatning, Statens legemiddelverk og Helfo. Side 3 av 16

5 2 ANSKAFFELSENS FORMÅL OG OMFANG 2.1 ANSKAFFELSENS FORMÅL Målet med å gjennomføre en anskaffelse på området vil være å etablere en avtale som gir kostnadseffektive løsninger for telefoni og datatrafikk. Avtalen skal gi virksomhetene gode og fremtidsrettede kommunikasjonstjenester som møter brukerbehovet i statlig sektor. Avtalen skal blant annet sikre god mobildekning og tilgang til mobilt bredbånd, slik at statlige ansatte skal kunne utføre sine tjenester på en god måte. 2.2 ANSKAFFELSENS OMFANG Denne kontrakten omfatter de deler av kommunikasjonsbehovene hvor teletjenester kan være den mest hensiktsmessige og kostnadseffektive løsningen for oppdragsgiver enten alene eller i kombinasjon med andre løsninger. Kontrakten omfatter abonnement og trafikk innenfor mobiltelefoni, samt tilhørende tjenester innenfor telefoniområdet. Dette gjelder: - Tilgang til mobile nett - Basistjenester for tale og datatrafikk - Støttesystemer, systemintegrasjoner og samhandlingsløsninger for basistjenestene - Administrative og merkantile løsninger - Kompetanse innen telefoni - Sentralbord Leverandørene skal støtte og bidra til utvikling av tilstrekkelig kapasitet for digitaliserte tjenesteløsninger og arbeidsprosesser hos oppdragsgiverne. Avtaleeier estimerer årlig avtalevolum til millioner norske kroner, når alle oppdragsgivere er implementert. Estimatet er ikke forpliktende for avtaleeier og oppdragsgivere. Se Oppdragsbeskrivelsen (Bilag 1, vedlegg A) for nærmere informasjon om omfang, behov, forbruksmønstre mv. 2.3 DELTILBUD Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av Fellesavtalens omfang. Side 4 av 16

6 2.4 FREMDRIFTSPLAN Avtaleeiers tidsramme for prosessen er vist i tabellen under. Aktivitet Dato Kunngjøring av konkurranse Frist for å stille spørsmål til kvalifikasjonskravene og utvelgelsen Frist for å levere forespørsel om å delta i konkurranse Meddelelse om resultat av kvalifiseringen Frist for å stille spørsmål til anskaffelsesdokumentene Frist for å levere tilbud Tilbudsåpning Evaluering/Forhandling Uke 7 10 Meddelelse om valg av leverandør Karensfrist Kontraktsinngåelse Tilbudets vedståelsesfrist Side 5 av 16

7 3 KONKURRANSEREGLER 3.1 DETALJERT DOKUMENTOVERSIKT Anskaffelsesdokumentene består av følgende dokumenter: Hoveddokument: Konkurransegrunnlag (dette dokumentet) Vedlegg 1: ESPD Finnes kun som skjema for utfylling i Mercell Vedlegg 2: Forpliktelseserklæring (Se bilag 9 til Statlig Fellesavtale) Vedlegg 3: Forespørsel om deltakelse Vedlegg 4: Rammeavtale «Statlig fellesavtale om kjøp av mobiltelefonitjenester» med bilag: Bilag 1A: Oppdragsbeskrivelse Bilag 1B: Kravspesifikasjon o Bilag 2: Leverandørens beskrivelse o Bilag 3: Pris og betalingsbetingelser Vedlegg 3 A: Prisskjema (Excel-skjema) o Bilag 4: Avtalevilkår for avrop Vedlegg: Bilag 4 Avtalevilkår for avrop o Bilag 5: Lønns- og arbeidsvilkår o Bilag 6: Administrative bestemmelser o Bilag 7: Forbehold til Fellesavtalen o Bilag 8: Mal for endringsavtale o Bilag 9: Forpliktelseserklæring o Bilag 10: Oppdragsgivere omfattet av avtalen Vedlegg: Oppdragsgivere omfattet av avtalen (Excel-skjema) Vedlegg 5: Veileder for sladding av tilbud 3.2 ANSKAFFELSESPROSEDYRE Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 17. juni 2016 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) FOR del I og del III. Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring, jfr. 13-1(2). Denne konkurransen innledes med at interesserte leverandører leverer forespørsel om å delta i konkurransen. Leverandører som oppfyller kvalifikasjonskravene vil bli invitert til å gi tilbud. Forhandlingene vil kunne skje i flere faser for å redusere antallet tilbud. Slike reduksjoner skal foretas på grunnlag av tildelingskriteriene. Avtaleeier forbeholder seg retten til å redusere antall tilbud første gang i forkant av forhandlingene. Forhandlingene kan gjelde alle sider ved tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle om tildelingskriteriene og absolutte krav. Eventuelle endringer i konkurransegrunnlaget som følge av forhandlingene skal umiddelbart sendes til alle de gjenværende leverandørene. I etterkant av slike endringer skal avtaleeier gi leverandørene tilstrekkelig tid til eventuelt å gi reviderte tilbud. Oppdragsgiveren skal avslutte forhandlingene ved å sette en felles frist for mottak av endelige tilbud fra de gjenværende leverandørene. Det er ikke tillatt å forhandle om de endelige tilbudene. Side 6 av 16

8 Det gjøres oppmerksom på at tilbud som inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 24-8(1)b. En slik avvisning vil utelukke mulighet for å få forhandle om sitt tilbud. 3.3 FRIST FOR FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN Siste frist for forespørsel om å delta i konkurransen er kl. 12:00. For sent innkomne forespørsler kan bli avvist. 3.4 AVTALEVARIGHET Avtalen vil ha en varighet på 2 år. Avtaleeier har opsjon på forlengelse av Fellesavtalen med ytterligere år, tilsammen maksimalt 4 år. Se Fellesavtalen punkt 3.4. Se Vedlegg 4, bilag 10 for informasjon om når de ulike virksomhetene tiltrer avtalen. 3.5 AVTALEBESTEMMELSER Avtaleforholdet reguleres av avtalebestemmelsene i Vedlegg 4 Statlig fellesavtale om kjøp av mobiltelefonitjenester med bilag. 3.6 SPRÅK All skriftlig og muntlig kommunikasjon i forbindelse med anskaffelsen, forhandlinger og avtalen skal være på norsk. Arbeidsspråk i forbindelse med oppfyllelse av kontrakten skal være norsk. 3.7 TAUSHETSPLIKT Avtaleeier, oppdragsgivere og leverandøren og deres ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger, fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår, jf. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) 7-4, jf. Forvaltningsloven VEDSTÅELSESFRIST Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i punkt 2.4 Fremdriftsplan. 3.9 OPPDATERING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av anskaffelsesdokumentene, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen i Mercell TILLEGGSOPPLYSNINGER Dersom anskaffelsesdokumentene er uklare, kan leverandøren skriftlig be om tilleggsopplysninger hos Statens innkjøpssenter via Mercell. Side 7 av 16

9 Dersom det oppdages feil i anskaffelsesdokumentene, bes leverandøren formidle dette skriftlig til Statens innkjøpssenter via Mercell. Vi oppfordrer leverandørene til å sette seg raskt inn i anskaffelsesdokumentene og komme med spørsmål og tilbakemeldinger på eventuelle uklarheter så raskt som mulig etter at anskaffelsesdokumentene er mottatt LEVERANDØRENS OPPLYSNINGSPLIKT Avtaleeier forventer at leverandøren har inngående kompetanse om leveransene i Fellesavtalen. Leverandøren er følgelig forpliktet til å påpeke forhold som måtte mangle i anskaffelsesdokumentene og som kan ha betydning for leveransen. Videre er leverandøren forpliktet til å opplyse om elementer som ikke inngår i hans tilbud, men som er en vesentlig forutsetning for eller konsekvens av leveransen som leveres. Dersom det vil oppstå kostnader som leverandøren på tilbudstidspunktet burde visst om men ikke formidlet til Avtaleeier, kan leverandøren ikke påberope seg retten til å få dekket denne kostnaden. Dersom Avtaleeier i etterkant finner ut at valgt leverandør har holdt tilbake slik informasjon kan det være grunnlag for oppsigelse av inngått kontrakt OFFENTLIGHET For allmennhetens innsyn i dokumenter knyttet til en offentlig anskaffelse gjelder offentleglova. Avtaleeier og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 7-3 og 7-4, jf. forvaltningsloven FORBEHOLD Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av anskaffelsesdokumentene listet i 3.1 Detaljert dokumentoversikt skal dette klart fremgå av tilbudet jf. Vedlegg 4, Bilag 7 Forbehold til Fellesavtalen. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at Avtaleeier kan vurdere dem uten å ta kontakt med leverandøren. Avtaleeier skal avvise et tilbud dersom det inneholder vesentlige avvik fra anskaffelsesdokumentene, jf. forskriften om offentlige anskaffelser Dersom leverandøren har flere forbehold, som hver for seg ikke er vesentlige, kan de likevel etter en konkret vurdering, føre til at forbeholdene samlet sett anses som vesentlige. Leverandøren som får sitt tilbud avvist vil få skriftlig melding om dette med angivelse av grunnen til avvisning. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra anskaffelsesdokumentene AVVISNING Anskaffelsen følger avvisningsreglene i Forskrift om offentlige anskaffelser kapittel 24. Side 8 av 16

10 4 KRAV OM UTFYLLING AV ESPD (EUROPEISKE EGENERKLÆRINGSSKJEMA) 4.1 GENERELT OM ESPD I henhold til anskaffelsesregelverket skal det benyttes ESPD som erklæring fra leverandører om at de oppfyller angitte kvalifikasjonskrav og utvelgelseskriterier, og at det ikke foreligger grunner for avvisning. Egenerklæringen fungerer som foreløpig dokumentasjonsbevis, og leverandører trenger ikke levere ytterligere dokumentasjonsbevis sammen med forespørselen om deltakelse. Avtaleeier kan på ethvert tidspunkt i konkurransen be leverandørene levere alle eller deler av dokumentasjonsbevisene dersom det er nødvendig for å sikre at konkurransen gjennomføres på riktig måte jf. Forskrift om offentlige anskaffelser 17-1 (3). For veiledning på hvordan lage en ESPD-erklæring se anskaffelser.no. 4.2 NASJONALE AVVISNINGSGRUNNER I henhold til ESPD del III: Avvisningsgrunner, seksjon D: «Andre avvisningsgrunner som er fastsatt i den nasjonale lovgivingen i oppdragsgiverens medlemsstat». De norske anskaffelsesreglene går lenger enn hva som følger av avvisningsgrunnene angitt i EUs direktiv om offentlige anskaffelser og i standardskjemaet for ESPD. Det presiseres derfor at i denne konkurransen gjelder og alle avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriftens 24-2, inkludert de rent nasjonale avvisningsgrunner. Følgende av avvisningsgrunnene i anskaffelsesforskriften 24-2 er rent nasjonale avvisningsgrunner: (2). I denne bestemmelsen er det angitt at oppdragsgiver skal avvise en leverandør når han er kjent med at leverandøren er rettskraftig dømt eller har vedtatt et forelegg for de angitte straffbare forholdene. Kravet til at oppdragsgiver skal avvise leverandører som har vedtatt forelegg for de angitte straffbare forholdene er et særnorsk krav (3) bokstav i. Avvisningsgrunnen i ESPD skjemaet gjelder kun alvorlige feil i yrkesutøvelsen, mens den norske avvisningsgrunnen også omfatter andre alvorlige feil som kan medføre tvil om leverandørens yrkesmessige integritet. Side 9 av 16

11 5 SKATTEATTEST Valgte leverandør skal levere skatteattest for merverdiavgift og skatteattest for skatt jfr. FOA 7.2. Dette gjelder bare dersom valgte leverandør er norsk. Skatteattesten skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra fristen for å levere forespørsel om å delta i konkurransen eller tilbud. Ved bygge- og anleggskontrakter skal også alle underleverandører levere skatteattest. Side 10 av 16

12 6 KVALIFIKASJONSKRAV For å kunne bli invitert til å levere tilbud til konkurransen må interesserte leverandører fylle ut det elektroniske egenerklæringsskjema som en foreløpig dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene nedenfor. Se punkt 8.1 om innlevering av dokumentasjon på oppfyllelse av kvalifikasjonskravene. En leverandør kan støtte seg til andre virksomheter for å oppfylle kvalifikasjonskravene. Dersom en leverandør ønsker å støtte seg på andre virksomheter for å tilfredsstille kvalifikasjonskravene må ESPD-erklæring leveres elektronisk for både leverandør og øvrige virksomheter i tillegg til Forpliktelseserklæring (Vedlegg 4, Bilag 9 til Statlig Fellesavtale). Dette gjelder uavhengig av den juridiske tilknytningen mellom leverandør og virksomheten(e). 6.1 LEVERANDØRENS REGISTRERING, AUTORISASJON MV. JF. FOA 16-2 Jf. ESPD skjema del IV: kvalifikasjonskrav, A: Egnethet Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal være registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. Norske leverandører: Firmaattest Utenlandske leverandører: Dokumentasjon på at selskapet er registrert i et foretaksregister, faglig register eller et handelsregister i den staten leverandøren er etablert. 6.2 LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET JF. FOA 16-3 Jf. ESPD skjema del IV: kvalifikasjonskrav, B: Økonomisk og finansielle kapasitet Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell kapasitet til å kunne oppfylle avtaleforpliktelsene. Avtaleeier vil vurdere omsetningens størrelse, årsresultat, samt nøkkeltall i balansen. Kredittvurdering som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være utført av kredittopplysningsvirksomhet som har konsesjon til å drive slik virksomhet. Avtaleeier tar forbehold om selv å innhente ytterligere kredittrating eller annen økonomisk informasjon som, men ikke begrenset til, årsregnskap inklusive noter, styrets årsberetninger og revisjonsberetninger. Dersom leverandøren har saklig grunn til å ikke fremlegge den dokumentasjon avtaleeier har krevd, kan han dokumentere sin økonomiske og finansielle kapasitet ved å fremlegge ethvert annet dokument som avtaleeier anser egnet. Side 11 av 16

13 6.3 LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER, JF. FOA 16-5 Jf. ESPD skjema del IV: kvalifikasjonskrav, C: Tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha erfaring fra levering av mobiltelefonitjenester til store kunder med sammensatte behov. Med dette menes kunder med et stort antall abonnement. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet, ressurser og egnet bemanning til å gjennomføre leveransen. Beskrivelse av leverandørens 3 mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker. Det skal gis en beskrivelse av leverandørens gjennomsnittlige årlige arbeidsstyrke og antallet medarbeidere i ledelsen i løpet av de tre siste årene. Beskrivelse av hvor stor del av avtalen og på hvilke områder leverandøren vil bruke underleverandør. 6.4 LEVERANDØRENS SYSTEM FOR KVALITETSSIKRING, JF. FOA 16-7 Jf. ESPD skjema del IV: kvalifikasjonskrav, D: System for kvalitetssikring og miljøstandard Krav Dokumentasjonskrav Leverandøren skal ha et kvalitetssikringssystem relevant for gjennomføring av leveransen. Attest for leverandørens kvalitetssikringssystem utstedt av et uavhengig organ som bekrefter oppfyllelse av kvalitetssikringsstandarder som ISO 9001 eller tilsvarende. Avtaleeier godtar også annen dokumentasjon som viser at leverandøren har tilstrekkelige kvalitetssikringstiltak. Her må det minimum gis en overordnet beskrivelse av systemet relevant for denne avtalen. Beskrivelsen skal være maksimalt to A4 sider. Side 12 av 16

14 7 TILDELINGSKRITERIER 7.1 EVALUERING AV TILDELINGSKRITERIER OG KRAV TIL DOKUMENTASJON Tildelingen skjer på basis av tilbudet med det beste forholdet mellom pris og kvalitet, basert på følgende kriterier angitt med vekting: Tildelingskriterier Vekt Krav til dokumentasjon 1. Pris Grunnlaget for prissammenligning mellom leverandørene er totalpris slik den fremkommer i prisskjemaet. Oppgitte vekter i prisskjemaet gjenspeiler avtaleeiers forventede fordeling mellom de ulike elementene i prisskjemaet. «Øvrige tjenester» vil ikke bli vektlagt i tilbudsevalueringen. 2. Kvalitet Avtalen omfatter mange oppdragsgivere av ulik størrelse på mange ulike lokasjoner, med til dels ulike behov. Det vil legges vekt på tilbudt løsnings fleksibilitet og brukervennlighet for oppdragsgivere omfattet av avtalen. Det vil gjøres en helhetlig vurdering og legges vekt på god oppdragsforståelse samt at leverandør kan sikre god dekning og service til alle oppdragsgivere omfattet av denne avtalen. Det vil også legges vekt på hvordan tilbyder skal sikre helhetlige, kostnadseffektive og oppdaterte tjenester. 50 % 35 % Ferdig utfylt prisskjema jfr. Vedlegg 4, Bilag 3, Vedlegg A Prisskjema mobiltelefonitjenester. Alle priser skal være i NOK ekskl. mva., og uten valutaforbehold. Prisskjema skal fylles ut slik det er lagt fram og kan ikke endres. Mangelfull utfylling og/eller endringer i prisskjema vil kunne medføre avvisning. Besvarelse av avtaleeierens kravspesifikasjon kap. 6, jfr. Vedlegg 4, Bilag 1, Evalueringen baserer seg på leverandørens besvarelse av tildelingskriteriene. Side 13 av 16

15 Tildelingskriterier Vekt Krav til dokumentasjon 3. Implementering og sikkerhet Det vil legges vekt på en god og gjennomtenkt plan for hvordan det skal sikres en effektiv, forutsigbar og trygg implementering, både for den enkelte oppdragsgiver og alle oppdragsgivere omfattet av avtalen. Det vil også legges vekt på hvordan leverandør skal optimalisere sikkerheten kring tjenesten og abonnementsdatabasen. 15 % Besvarelse av avtaleeierens kravspesifikasjon kap. 7, jfr. Vedlegg 4, Bilag 1, Evalueringen baserer seg på leverandørens besvarelse av tildelingskriteriene 7.2 EVALUERINGSMODELL Ved evaluering av tilbudene vil det benyttes relativ poengmodell. Det vil innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore mellom 0 og 10. Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10 poeng, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren for hvert tildelingskriterium multipliseres med den angitte vekten. Oppnådde, vektede poeng for alle kriterier summeres, og beste tilbud er de med høyest poengsum totalt. 7.3 TILDELING AV KONTRAKT, BEGRUNNELSE OG KARENSPERIODE Leverandører som har deltatt i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem avtaleeier vil inngå kontrakt med og begrunnelse for valget, samt opplyst lengden på karensperioden før kontraktsinngåelse. Side 14 av 16

16 8 INNLEVERING AV FORESPØRSEL OM DELTAKELSE I KONKURRANSEN Forespørselen skal leveres via Mercell-portalen, innen fristen. Innlevering av forespørsel om deltakelse pr. e-post, i papir eller lignende vil medføre avvisning av forespørselen. Forespørselen skal være skriftlig og bindende. Leverandøren har risiko for uklarheter i forespørselen, og har ansvar og risiko at forespørselen blir levert innen fristens utløp. Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal levere forespørsel, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e post til: support@mercell.com. 8.1 FORESPØRSELENS UTFORMING Forespørselen utformes med denne disposisjonen: Forespørsel om deltakelse i konkurransen signert av person med myndighet til å forplikte leverandøren. Benytt vedlagte skjema, Vedlegg 3. Utfylt egenerklæringsskjema (ESPD), vedlegg 2. Grunnet valgt anskaffelsesprosedyre vil avtaleeier på grunnlag av forespørsel om å delta i konkurransen vurdere om kvalifikasjonskravene er oppfylt forut for invitasjon til å levere tilbud. Det skal derfor innleveres dokumentasjon for oppfyllelse kvalifikasjonskrav som en del av forespørselen om deltakelse i konkurransen. Forpliktelseserklæring fra annet foretak skal kun leveres dersom leverandøren støtter seg på kapasiteten til annet foretak. Disse virksomhetene må i tillegg levere separate egenerklæringer (se forskriften 17-1(6) Forespørselen krever elektronisk signatur ved levering Ved innlevering av forespørselen, vil leverandøren bli bedt om en elektronisk signatur for å autentisere leverandøren som har sendt inn forespørselen. Elektronisk signatur kan bestilles på eller Det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, start derfor denne prosessen i god tid før innlevering av forespørselen. Side 15 av 16

17 9 TILBUDSUTFORMING OG INNLEVERING Dette punktet er kun aktuelt for de leverandørene som oppfyller kvalifikasjonskravene og som er invitert til å levere tilbud etter endt prekvalifisering. Alle leverandører må først levere forespørsel om deltakelse, i henhold til punktet over, for så å avvente eventuell invitasjon til å levere tilbud. Leverandører som leverer forespørsel, men ikke blir invitert til å levere tilbud vil få meddelelse om dette. 9.1 KOMMUNIKASJON All kommunikasjon i prosessen skal foregå via Mercell portalen, INNLEVERING AV TILBUD Tilbudet skal leveres elektronisk via Mercell, innen tilbudsfristen. (Tilbudsfristen angitt i punkt 2.4 er foreløpig. Endelig frist angis i invitasjonen til å gi tilbud.) Innlevering av tilbud pr. e-post, i papir eller lignende vil medføre avvisning av tilbudet. Tilbudet skal være skriftlig og bindende. Leverandøren har risiko for uklarheter i tilbudet, og har ansvar og risiko at tilbud blir levert innen tilbudsfristens utløp. Er du ikke bruker hos Mercell, eller har du spørsmål knyttet til funksjonalitet i verktøyet, for eksempel, hvordan du skal gi tilbud, ta kontakt med Mercell Support på tlf: eller på e post til: support@mercell.com Tilbudet krever elektronisk signatur ved levering Ved innlevering av tilbudet, vil leverandøren bli bedt om en elektronisk signatur for å autentisere leverandøren som har sendt inn tilbudet. Elektronisk signatur kan bestilles på eller Det kan ta noen dager å få levert elektronisk signatur, start derfor denne prosessen i god tid før tilbudsinnlevering. 9.3 TILBUDETS UTFORMING Tilbudet skal leveres etter den utformingen det elektroniske systemet for innlevering angir. Leverandøren skal fylle ut og besvare alle punkter i anskaffelsesdokumentene. Dokumentasjon og besvarelse av kravspesifikasjonen skal lastes opp som Word-filer, alternativt PDF-filer i de tilfeller Word-filer ikke er mulig. Prisskjema skal lastes opp som Excel-fil Kostnader ved utarbeidelse av tilbud Leverandøren bærer selv alle kostnader relatert til tilbudet og deltakelsen i konkurransen Sladdet versjon av tilbudet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det som anses å være forretningshemmeligheter er sladdet. Ved begjæring om innsyn skal avtaleeier uavhengig av dette vurdere hvorvidt opplysningene er av en slik art at avtaleeier plikter å unnta dem fra offentlighet, se Vedlegg 5 Veileder for sladding av tilbud. Side 16 av 16