Saker til behandling. 11/10 11/ Offentlig tilskudd til private barnehager

Transkript

1 VENNESLA KOMMUNE MØTEINNKALLING Plan- og økonomiutvalget Dato: kl. 9:00 Sted: Ordførers kontor Arkivsak: 11/00014 Arkivkode: 033 _ &17 Mulige forfall meldes snarest til forfall@vennesla.kommune.no eller til Hilde Grundetjern tlf / Saksdokumentene sendes også til varamedlemmer, men disse møter bare etter nærmere beskjed. SAKSKART Side Saker til behandling 11/10 11/ Offentlig tilskudd til private barnehager /11 11/ Oppdatering av reglement for finansforvaltning 14 11/12 10/ Betaling for hjemmehjelp i ordningen brukerstyrt personlig assistanse 22 11/13 10/ Parkeringsutredning Vennesla sentrum - oppfølging /14 10/ Regionalplan for Kristiansandsregionen gangs høring 29 11/15 11/ Ny politisk styringsmodell for Knutepunkt Sørlandet 32 11/16 10/ Det Digitale Agder - tilslutning til prosjektopplegg for innkjøp av mobildekning, bredbåndskapasitet og telefoni 38 Vennesla, Torhild Bransdal ordfører

2 2

3 Saker til behandling 11/10 Offentlig tilskudd til private barnehager 2011 Arkivsak-dok. 11/ Arkivkode. 223 A10 Saksbehandler Gerd Signe Vigebo Saksgang Møtedato Saknr 1 Plan- og økonomiutvalget /10 2 Kommunestyret SAMMENDRAG Ny forskrift om likeverdig behandling av barnehager har virkning fra Vennesla kommune har beregnet tilskuddssatser til de private barnehagene ut fra denne forskriften, disse ble vedtatt i kommunens budsjett for Det har i ettertid vist seg at dette vedtaket medfører store kutt i tilskuddet til private barnehager. På bakgrunn av dette har rådmannen foreslått å øke de private barnehagenes driftstilskudd til 100 % av det de kommunale barnehagene får i offentlig finansiering. Kapitaltilskudd og tilskudd til familiebarnehagene foreslås å være 100 % av de nasjonale satsene. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar at driftstilskuddet til de private barnehagene i Vennesla settes til 100 % av det de kommunale barnehagene i Vennesla får i offentlig finansiering pr. heltidsplass / oppholdstime. Kapitaltilskuddet settes til 100 % av de nasjonale satsene. Tilskudd til familiebarnehagene settes til 100 % av de nasjonale satsene, både for drift og kapital. 2. Etterjustering av satsene foretas én gang i løpet av 2011, dvs i løpet av høsten I etterjusteringen skal det bl.a. tas hensyn til 5 % effektiviseringskrav for barnehagesektoren fra , samt kompensasjon for lønnsjusteringer i Telletidspunkt for antall barn og sammensetningen av barnegruppen settes til Ved driftsendringer i løpet av barnehageåret gjelder retningslinjer som følger vedlagt. Vedlegg: Retningslinjer for melding om driftsendringer og åpning av nye tilbud i Vennesla kommune 3

4 SAKSFRAMSTILLING: Bakgrunn for saken: 29. oktober 2010 ble ny Forskrift om likeverdig behandling ved tildeling av offentlig tilskudd til ikke-kommunale barnehager vedtatt. Forskriften har virkning fra Bakgrunnen for forskriften er at private og kommunale barnehager skal behandles likt, og få lik offentlig finansiering. Stortingets målsetning er at tilskuddsandelen for de private barnehagene skal trappes opp til 100 % av hva de kommunale barnehagene mottar. I 2011 sier forskriften at kommunene skal gi tilskudd som minst tilsvarer 88 % av hva de kommunale barnehagene mottar. Fra øker denne minimumssatsen til 91 %. Tilskuddet skal beregnes ut fra gjennomsnittlige budsjetterte driftskostnader pr. heltidsplass i de kommunale barnehagene. Utgifter til administrasjon og kapitalutgifter blir også tatt hensyn til. I følge forskriften skal kommunen kunngjøre forslag til tilskuddssatser i forbindelse med at årsbudsjettet blir lagt ut til alminnelig ettersyn. Kommunen beregnet tilskuddsatsene etter reglene i forskriften, og disse ble vedtatt av kommunestyret i forbindelse med budsjettet for I midten av januar mottok vi de innrapporterte barnetallene i de private barnehagene, og da oppdaget vi at de vedtatte tilskuddsatsene får utilsiktede virkninger for den enkelte private barnehage, og at de fleste får redusert tilskudd fra Kommunen har stor forståelse for at dette er vanskelig å håndtere for barnehagene, og foreslår derfor å endre på de vedtatte tilskuddssatsene. Den 25. januar arrangerte fylkesmannen, sammen med kommunen, en informasjonsdag vedrørende ny forskrift og tilskuddsberegning. På dette møtet ble de private barnehagene informert om at kommunen vil lage sak til politisk behandling i mars, der vi vil innstille på å øke tilskuddene til barnehagene. I tillegg har kommunen vært i kontakt med styrere i de private barnehagene og formidlet dette på nytt. Vi har fremhevet at vi ønsker dialog med styrerne / eierne og informert om at vi også ville sette opp de private barnehagenes økonomiske situasjon på vårt første styrertreff, som var 15. februar. Vi ba dem kontakte kommunen dersom de ønsket et møte på et tidligere tidspunkt. Rådmannen vil foreslå at kommunestyret vedtar nye tilskuddssatser, evt. øker tilskuddsandelen. De ulike alternativene er vurdert nedenfor. Rådmannens merknader: Litt om beregningen av tilskuddssatsene i Vennesla Kommunen har budsjettert med forventet lønnsvekst, samt 5 % innsparing på barnehagesektoren fra som en sentral post utenfor de kommunale barnehagenes budsjett. Disse forholdene er dermed ikke med i beregningsgrunnlaget for tilskuddssatsene til de private barnehagene. Det er svært vanlig i kommunesektoren å foreta slike sentrale budsjettendringer, og at disse fordeles i løpet av året. På bakgrunn av dette må kommunen i løpet av året foreta en 4

5 etterjustering av tilskuddsberegningen. Dette er i tråd med forskriften. Etterjusteringen må skje etter at de sentrale budsjettpostene er fordelt, i praksis vil det si i løpet av høsten I denne etterjusteringen vil vi også kunne rette opp eventuelle andre forhold som har blitt feil på grunn av kort frist fra ny forskrift ble vedtatt til offentliggjøring av tilskuddssatsene. Administrasjonen har ikke oppdaget slike feil enda, men det kommer stadig presiseringer fra bl.a. Fylkesmannen om hvordan tilskuddet skal beregnes, og vi er ydmyke for at vi kan ha misforstått noe. Dersom kommunens regnskap viser at forbruket ved ordinær drift av de kommunale barnehagene avviker fra det som ble lagt til grunn ved fastsettelsen av tilskuddssatsene, dvs. budsjettet, sier forskriften at kommunen skal fatte vedtak om etterjustering av tilskuddet til de private barnehagene i forbindelse med den årlige regnskapsavleggelsen. I beregningsgrunnlaget har vi også tatt med inntekter, utgifter og forventet barnetall på den nye utegruppa som starter opp på Smååsane høsten I følge kunnskapsdepartementet er dette ok. Dersom det blir endringer i budsjettet og barnetall vil dette bli korrigert i etterjusteringen av tilskuddet høsten Ut fra ovennevnte fattet kommunestyret følgende vedtak i budsjettsaken, 10/62: Tilskuddet til private barnehager for perioden settes til minimum 88 % av det kommunens barnhager mottar i offentlig tilskudd pr. heltidsplass. For perioden settes satsen til minimum 91 %. Ved 100 % finansiering gjelder følgende satser: Tilskudd pr. heltidsplass Tilskudd pr. oppholdstime Ordinære barnehager: Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år ,54 Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år ,05 Tilskudd kapital, 0-2 år (nasjonal sats) ,60 Tilskudd kapital, 3-6 år (nasjonal sats) ,60 Familiebarnehager: (nasjonale satser) Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år ,60 Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år ,40 Tilskudd kapital, 0-2 år ,40 Tilskudd kapital, 3-6 år ,40 Etterjustering av tilskuddsberegningen foretas én gang i løpet av I vedtatte satser har kommunen lagt til grunn de nasjonale satsene for dekning av kapitalutgifter. Etter forskriften kan kommunen velge om den vil beregne tilskuddssatser for kapital basert på kapitalkostnader i tilsvarende kommunale barnehager eller benytte nasjonale satser. En forutsetning for at kommunen kan beregne kapitaltilskuddet selv 5

6 er at kommunen har oversikt over investeringene som har vært gjort, hvilke investeringstilskudd som er gitt, og hvor mye kommunen har mottatt i momskompensasjon på de enkelte investeringene, og når investeringene er gjennomført. Det er komplisert å finne alle disse opplysningene på de eldre investeringene, og beregningen av kapitaltilskuddet vil dermed bli unøyaktig. I tillegg mener vi at det samlet sett er mer rettferdig å bruke de nasjonale satsene. Grunnen er at disse er beregnet ut fra totale kapitalutgifter til barnehagene i kommune-norge. Brukes kommunens egne kapitalkostnader som grunnlag vil beløpet varierer veldig fra kommune til kommune. De private barnehagene har sannsynligvis også veldig ulike kapitalkostnader, og da vil det etter rådmannens oppfatning være mest rettferdig å bruke den nasjonale satsen på kapital. Tilskuddet til de private barnehagene Tilskuddet til de private barnehagene skal beregnes ut fra barnetall pr Vi har foretatt denne beregningen, og den viser at en del barnehager får store endringer i offentlig tilskudd fra 2010 til Dette kan skyldes flere forhold, og det er dermed vanskelig å foreta gode sammenligninger mellom årene. Mulige årsaker kan være: - Systemomlegging pga ny forskrift, bl.a. o Barnehagene får nå 80 % mer tilskudd for barn 0-2 år. Tidligere var dette tillegget 100 %. o Tilskuddet til administrasjon blir nå sjablong-beregnet med 4 % tillegg på beregningsgrunnlaget for ordinær drift. Tidligere ble det beregnet ut fra kommunens samlede utgifter til administrasjon (funksjon 120 og 130), evt. selvkostberegning av hva kommunens utgifter til barnehageadministrasjon faktisk var. o Tilskuddet til kapital skal nå gis enten etter nasjonale satser evt. ved selvkostberegning av hva kommunens kapitalutgifter til barnehagene er. I tidligere modell var det ingen god beregning på disse utgiftene. o Tilskuddet til drift beregnes nå ut fra kommunens budsjett til de kommunale barnehagene. Tidligere fikk private barnehager ekstra tilskudd utover dette, dersom regnskapet viste at de trengte det. Dvs. tilskuddet ble beregnet ut fra regnskapet til de private barnehagene. I følge ny forskrift skal barnehager som fikk over minimumstilskudd (85 % / 88 %) i 2010, få lik andel i Endret barnetall, oppholdstimer og/eller fordeling av små og store barn i de private barnehagene. Barnetallene og oppholdstimene varierer fra år til år. Derfor telles det pr hvert år (slik var det også tidligere). Vi ser at det er barnehager som har rapportert om færre barn/oppholdstimer i 2011 i forhold til Dette resulterer bl.a. i lavere tilskudd. - Kommunens samlede utgifter til de kommunale barnehagene har gått ned pr. heltidsbarn og oppholdstime. I Vennesla har det vært stort fokus på konsekvensene av innlemmingen av de statlige tilskuddene til barnehagene i inntektssystemet (rammetilskuddet fra staten). Bl.a. fordi at utdanningsnivået i kommunene er et kriterium som brukes ved beregning av rammetilskuddet. Her er det gjort beregninger som sier at Vennesla kommune taper på innlemmingen i rammetilskuddet, og også på at utdanningsnivået er et kriterium. Dette er en sak for seg selv, og dette har ingen sammenheng med 6

7 tildeling av tilskudd til de private barnehagene, der det er egne forskrifter som styrer dette. Historikk endring fra 2009 til 2010 Fra 2009 til 2010 endret kommunen fra å yte 100 % tilskudd (enhetskostmetoden) i 2009 til å yte 85 % (88 % fra ) i 2010 (kostnadsdekningsmetoden), jfr. kommunestyresak 09/42. Dette medførte følgende konsekvenser for kommunens private barnehager: Faktisk utbetalt 2009 Faktisk utbetalt 2010 Endring Bringebærdalen-fam Jordbærstået-fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet (Trollstua) Snømyra Harestua Djupmyra Sum Tabellen viser at omleggingen fra 2009 til 2010 faktisk medførte en økning i samlet tilskudd til de private barnehagene. Historikk endring fra 2010 til 2011 Tabellen nedenfor viser endring i beregnet tilskudd for 2011 fra faktisk utbetalt tilskudd i (Tilskuddene er for drift, administrasjon og kapital.) I tilskuddet for 2011 er det benyttet vedtatte tilskuddssatser, barnetall pr , samt minimum 88 % / 91 % tilskuddsandel. 7

8 Faktisk utbetalt 2010 Beregnet tilskudd 2011 Endring Bringebærdalen-fam Jordbærstået-fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet Snømyra Harestua Djupmyra Sum Samlet sett ser vi at de faktiske utbetalingene i 2011 er ca. 4 mill. lavere enn i Dette er en utilsiktet virkning, og vi kan forstå at det er vanskelig for barnehagene å tilpasse seg nytt tilskuddsnivå på så kort tid. Sammenligning av satser Tabellen nedenfor viser andre kommuners tilskuddssatser til drift av ordinære ikkekommunale barnehager. Alle disse kommunene oppgir at de bruker nasjonale satser på kapital. Tabellen viser den reelle satsen som utbetales, det er altså det er tatt hensyn til den tilskuddsandelen som faktisk benyttes. Vennesla (vedtatt), 88/91% Songdalen (nasjonale) 88/91 % Lindesnes 88/91% Mandal, 88/91% Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år Kr.sand Sandnes, 100 % Bergen, 88 / 91 % Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år Ikke ferdig Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år Ikke ferdig Av oversikten ser vi at Vennesla kommunes vedtatte satser ikke er spesielt lave. Hva gjør vi? Bakgrunnen for forskriften er at private og kommunale barnehager skal behandles likt, og få lik offentlig finansiering. Stortingets målsetning er at tilskuddsandelen for de private barnehagene skal trappes opp til 100 % av hva de kommunale barnehagene mottar. I kommunenes rammetilskudd fra staten er det for 2011 lagt til grunn at kommunene skal gi tilskudd på 88 % / 91 % til de private barnehagene. 8

9 Når budsjettet for 2011 ble laget var det fortsatt uklart hvordan tilskuddssatsene ville slå ut for de private barnehagene, og kommunens budsjetterte tilskuddsutbetaling var vanskelig å beregne. Vi forsøkte å ta høyde for etablering av nye barnehageplasser i budsjettet. Rådmannen mener denne budsjettrammen må overholdes, og vil ikke foreslå å øke tilskuddet til private barnehager slik at denne rammen overskrides. Vi har ulike alternativer for å øke tilskuddet til private barnehager, bl.a.: 1. Nasjonale satser, men minimums tilskuddsandel (88% / 91%) 2. Nasjonale satser med tilskuddsandel høyere enn 88% / 91%. 3. Kommunens satser med tilskuddsandel høyere enn 88% / 91% Alternativ 1: Tabellen nedenfor viser tilskudd til drift og kapital til de private barnehagene ved å bruke nasjonale satser med minimums tilskuddsandel. Dette er sammenlignet med faktisk utbetalt tilskudd i Nasjonale satser, min. 88/91%, 2011 Faktisk utbetalt 2010 Endring Bringebærdalen-fam Jordbærstået-fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet Snømyra Harestua Djupmyra Sum Alternativ 2: Tabellen nedenfor viser tilskudd til drift og kapital ved å bruke nasjonale satser med tilskuddsandel på 100 %. (Det er også en mulighet å sette tilskuddsandelen til en annen prosent over minimumsandelen på 88 % / 91 %.) Dette er sammenlignet med faktisk utbetalt tilskudd i

10 Nasjonale satser, 100 %, 2011 Faktisk utbetalt 2010 Endring Bringebærdalen - fam Jordbærstrået - fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet Snømyra barnehage Harestua Djupmyra Sum Ved dette alternativet vil de private barnehagene få større andel offentlig finansiering til drift av barnehagene enn det de kommunale barnehagene i Vennesla får. Alternativ 3: Tabellen nedenfor viser tilskudd til drift og kapital ved å bruke kommunens satser med 100 % tilskuddsandel. Dette er sammenlignet med faktisk utbetalt tilskudd i Kommunens satser, 100 % tilsk.andel 2011 Faktisk utbetalt 2010 Endring Bringebærdalen-fam Jordbærstået-fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet Snømyra Harestua Djupmyra Sum Ved dette alternativet vil de private barnehagene få lik offentlig finansiering til drift av barnehagene som de kommunale barnehagene i Vennesla får. De private 10

11 barnehagene kan imidlertid ha bedre forutsetning for å ha lavere utgifter bl.a. på grunn av betydelig lavere pensjonsutgifter. Vi ser av tabellene ovenfor at noen barnehager vil få mest tilskudd med den ene modellen og noen med den andre. Siden målet med forskriften er mer likeverdig behandling av barnehagene mener rådmannen det vil være mest riktig å øke tilskuddsandelen fremfor å bruke nasjonale satser. (Brukes 100 % tilskuddsandel vil effekten bli størst for de barnehagene som tidligere har fått tilskuddet beregnet ut fra minimumssatsene på 88 og 91 %.) Hvis vi sammenligner med hva barnehagene fikk i tilskudd i 2010, ser vi at flere av barnehagene vil få redusert tilskudd selv om tilskuddsandelen øker til 100 %. Dette vil være en følge av systemomleggingen og evt. endret barnegruppe. Rådmannen vil ikke foreslå at det kompenseres for dette. Ved å beholde de kommunale satsene, men øke tilskuddene til 100 % får vi følgende endring sammenlignet med å bruke de kommunale satsene og min. 88 % / 91%: Kommunens satser, 100 % tilsk.andel 2011 Kommunens satser, 88/91 % tilsk.andel 2011 Endring Bringebærdalen-fam Jordbærstået-fam Barnestua Hompetitten Hægeland Mariknotten Søndagsbakken Knærten Øvrebø Læringsverkstedet Snømyra Harestua Djupmyra Sum Regnskapsresultatene for viser at de fleste private barnehagene hadde overskudd. Dette gir en viss pekepinn på om barnehagene er i stand til å omstille seg til de reduserte tilskuddene de vil få i Vi må likevel være forsiktige med å legge for stor vekt på dette i denne vurderingen. I følge vedtatt budsjett er budsjettrammen 53,4 mill. kroner. Dette skal dekke følgende utgifter: - Ordinært tilskudd, som er omtalt i denne saken - Etablering av nye plasser i løpet av Netto utgifter til barn fra Vennesla som går i barnehage i andre kommuner, og motsatt ( gjestebarn ). I følge forskriften skal bostedskommunen refundere kr. 11

12 ,- kr. pr. heltidsplass for barn i barnehage i andre kommuner. Vi har foreløpig ikke oversikt over hvor mange barn vi har i andre kommuner. - Kompensasjon for søskenmoderasjon. I våre beregninger er kompensasjon for søskenmoderasjon lagt inn i beregningsgrunnlaget. Den gamle forskriften åpnet for en slik praksis. Den nye forskriften omtaler ikke dette, og vi har fortsatt ikke fått svar om denne beregningsmåten fortsatt er riktig. Dersom vi har gjort dette feil i beregningen av tilskuddet må det rettes opp ved etterberegningen høsten Konsekvensen er at det ordinære tilskuddet blir lavere, og at den enkelte barnehage får kompensert de faktiske utgiftene til søskenmoderasjon. Det er fortsatt uklart om hvor mange nye plasser som blir etablert i løpet av 2011, og hvor mye gjestebarn vil koste oss, men vi har grunn til å tro at budsjettet på 53,4 mill. kroner vil bli meget stramt. Telletidspunkt og melding om driftsendring Telletidspunkt for beregning av antall barn / oppholdstimer settes til hvert år, slik gjeldende praksis har vært. Vedrørende driftsendringer bygger Vennesla kommune på tidligere praksis (jfr. rundskriv F-02/2010). Retningslinjer for dette er beskrevet i vedlegg til saken. Oppsummering På bakgrunn av ovennevnte vil rådmannen foreslå følgende: Private barnehager, ordinære: - Drift inkl. administrasjon: Private barnehager gis 100 % av det de kommunale barnehagene i Vennesla får av offentlig finansiering pr. heltidsplass / oppholdstime. - Kapital: 100 % av de nasjonale satsene benyttes. Familiebarnehager: - Drift inkl. administrasjon: Private barnehager gis 100 % av de nasjonale satsene pr. heltidsplass / oppholdstime. - Kapital: Private barnehager gis 100 % av de nasjonale satsene pr. heltidsplass / oppholdstime. Dette gir følgende tilskuddssatser til de private barnehagene i Vennesla i 2011: Tilskudd pr. heltidsplass Tilskudd pr. oppholdstime Ordinære barnehager: Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år ,54 Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år ,05 Tilskudd kapital, 0-2 år (nasjonal sats) ,60 Tilskudd kapital, 3-6 år (nasjonal sats) ,60 Familiebarnehager: (nasjonale satser) Tilskudd drift, inkl. adm., 0-2 år ,60 Tilskudd drift, inkl. adm., 3-6 år ,40 Tilskudd kapital, 0-2 år ,40 Tilskudd kapital, 3-6 år ,40 12

13 Etterjustering av satsene forestas én gang i løpet av I etterjusteringen blir det bl.a. tatt hensyn til 5 % effektiviseringskrav på barnehagesektoren, samt kompensasjon for lønnsvekst i Telletidspunkt settes til De private barnehagene har i tillegg mulighet til å melde om driftsendringer i løpet av året, jfr. retningslinjer som følger som vedlegg til saken. 13

14 11/11 Oppdatering av reglement for finansforvaltning Arkivsak-dok. 11/ Arkivkode. 250 Saksbehandler Gerd Signe Vigebo Saksgang Møtedato Saknr 1 Plan- og økonomiutvalget /11 2 Kommunestyret SAMMENDRAG Ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning trådte i kraft 1. juli På bakgrunn av dette foreslår rådmannen å endre kommunens finansreglement, jfr. vedlagte forslag. Rådmannens forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar nytt finansreglement slik det er fremlagt og kvalitetssikret av uavhengig instans. 2. Vennesla kommunes økonomireglement, kap. 8, Finansforvaltning, endres i henhold til nytt finansreglement. 3. Kommunestyret tar rutinene i henhold til finansforskriftens 8 til orientering. Vedlegg: Forslag til nytt finansreglement Rutiner for finansforvaltningen Kvalitetssikringsnotat fra Finøk AS av

15 SAKSFRAMSTILLING: Bakgrunn for saken: Kommunestyret vedtok første gang finansreglement for Vennesla kommune. Reglementet har senere vært revidert flere ganger, siste gang gjennom nytt økonomireglement av Kommunal- og regionaldepartementet fastsatte i 2009 ny forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning. Denne forskriften trådte i kraft 1. juli Den nye forskriften innbærer ikke noen endringer hva gjelder innstramning eller utvidelse med hensyn til den finansielle risiko en kommune kan ta. Endring fra gammel til ny forskrift ligger imidlertid hovedsakelig innenfor områdene kontroll, overvåking, rapportering og oppfølging. Hovedendringene er gjengitt under. 2, Reglementet for finansforvaltningen Nytt er at forskriften nå sier at finansreglementet skal vedtas minst én gang hver kommunestyreperiode. 3, Rammer for reglementet Nå skal reglementet inneholde konkrete bestemmelser som hindrer kommunen fra å ta vesentlig finansiell risiko i sin finansforvaltning. Under gammel forskrift var dette ikke konkretisert på samme måte. Da måtte man bare forholde seg til ordlyden i 52 i kommuneloven; Kommuner skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning kan oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko. Fremdeles er det slik at kommunestyret selv må ta nærmere stilling til hva som er tilfredsstillende avkastning og vesentlig finansielle risiko. Hvorvidt den finansielle risiko er forsvarlig eller ikke må ses i sammenheng med den konkrete kommunens økonomiske evne til å bære risiko. Det skal i kommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen skal kunne utøve sin finansforvaltning i tråd med finansreglementet. Med kunnskap om finansforvaltning forstås kompetanse til å kunne foreta kvalifiserte vurderinger av finansiell risiko og den konkrete, løpende finansforvaltningen. I tillegg skal kompetansen kunne kontrollere om forvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, finansforskriften og kommuneloven. En kommune med stor finansforvaltning som gjør bruk av kompliserte risikobærende produkter, må nødvendigvis ha en bredere og dypere kunnskap om finansforvaltning, enn en kommune med en begrenset finansforvaltning som gjør bruk av enklere produkter. Det må således være tilstrekkelig samsvar mellom finansreglementets rammer, og egen kunnskap om finansforvaltning til å utøve og kontrollere at finansforvaltningen skjer i tråd med finansreglementet. Både hva angår finansiell risiko og finansiell kunnskap finnes det ikke noe fasitsvar eller diktat fra departementet. Den enkelte kommune er helt og holdent ansvarlig for å tilrettelegge sine finansaktiviteter på en forsvarlig måte i henhold til 15

16 finansforskriften. 4, Innholdet i reglementet Den nye forskriften stiller noe mer detaljerte krav til innholdet i reglementet, og kravene til rapportering er styrket. Reglementet skal som minimum angi hva som er langsiktige finansielle aktiva. Dette innebærer at kommunestyret i finansreglementet skal foreta en avgrensning av hvilke av kommunens midler som regnes for å være langsiktige finansielle aktiva, og som kan forvaltes innenfor en lang tidshorisont. Reglementet skal som minimum angi rammer og begrensninger for forvaltningen av de ulike forvaltningstyper (kortsiktig likviditet, langsiktige finansielle aktiva og gjeldsporteføljen); herunder tillatt risikonivå, krav til risikospredning og tillatte finansielle instrumenter. Bestemmelsen skal forstås slik at finansreglementet må angi hvordan finansiell risiko skal håndteres ved å fastsette hvordan plasseringene skal fordeles på ulike aktivaklasser, debitorgrupper og utstedere, herunder hvilke finansielle instrumenter som skal være tillatt, og hvor stor del av midlene som kan plasseres i ett enkelt verdipapir. Det følger av dette at kommunen ikke kan benytte finansielle instrumenter som ikke er konkret angitt i finansreglementet. Reglementet skal som minimum angi tidspunkt for og innhold i statusrapporteringen for finansforvaltningen. Reglementet skal som minimum angi håndtering av avvik fra finansreglementet. Dette innebærer at kommunestyret i finansreglementet skal fastsette hvordan avvik fra finansreglementets regler, som måtte oppstå i den faktiske finansforvaltningen, skal håndteres. Det følger således at når et avvik konstateres, skal dette følges opp i tråd med det som er angitt i reglementet. 5, Kvalitetssikring av reglementet Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer (kvalitetssikrer) finansreglementet i henhold til lov og forskrift og kommunens økonomiske evne til å bære risiko. Slik kvalitetssikring skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret. 6, Rapportering til kommunestyret Rådmannen skal minst to ganger i året legge frem rapporter for kommunestyret som viser status for kommunens finansforvaltning. I tillegg skal rådmannen etter årets utgang legge frem en rapport for kommunestyret som viser utviklingen gjennom året og status ved utgangen av året. 7, Innholdet i rapporteringen Rapporteringen til kommunestyret skal innholde en beskrivelse og vurdering av aktivasammensetning, verdiberegninger, avkastning og risiko i tillegg eventuelt oppståtte avvik og markedsbetingelser sett i sammenheng med egne oppnådde betingelser. 16

17 Jo mer kompleks forvaltning, jo sterkere krav vil det settes til utførlig rapportering på de enkelte underpunktene. Den enkelte kommune må ut fra egne behov og ut fra betydningen for kommunens beslutninger selv avgjøre hva som er en mest hensiktsmessig rapporteringsform. Det kan imidlertid være formålstjenlig å foreta rapporteringen på et detaljeringsnivå og etter en mal som tilsvarer detaljeringsnivået og malen i finansreglementets krav til fordeling av aktiva. 8, Rutiner for finansforvaltningen Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll, herunder skal det etableres rutiner for vurdering og håndtering av finansielle risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal videre påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Oppsummering Forskrift om kommuner og fylkeskommuners finansforvaltning pålegger kommunestyret å gi regler for kommunens finansforvaltning. Ved forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål skal det legges vekt på lav finansiell risiko og høy likviditet. Kommunestyret skal gjennom reglementet ta stilling til: - Formålet med forvaltningen - Generelle rammer og begrensninger for forvaltningen - Finansiell risiko - Risikospredning - Rutiner for rapportering R ådmannens merknader: Vennesla kommune skulle oppdatert sitt finansreglement før 1. juli Som kommunestyret kjenner til har vi jobbet med å få til et samarbeid om finansforvaltning med Kristiansand kommune, og tanken var at vi i samarbeid med dem skulle jobbe frem forslag til nytt finansreglement. Forsøket på å få til et samarbeid med Kristiansand kommune strandet høsten 2010, og vi har etter det inngått samarbeid på finansområdet med Søgne, Songdalen og Birkenes kommuner. Disse kommunene hadde vedtatt nytt reglement, og vi har benyttet disse som mal i vårt arbeid, men det er gjort tilpasninger til Vennesla kommunes interne forhold. Vi har hele tiden vært i dialog med fylkesmannen om forsinkelsen i forhold til vedtak av nytt reglement. I rådmannens forslag til nytt reglement har vi tatt utgangpunkt i de eksisterende rammene i vedtatt reglement. Det har tidligere ikke vært krav om skriftlige rutiner vedrørende finansforvaltningen. De nye rutinene er utarbeidet i samarbeid med Søgne, Songdalen og Birkenes kommuner, med tilpasninger til Vennesla kommunes interne forhold. Vesentlige endringer som er gjort i forhold til gjeldende reglement er omtalt nedenfor. Kvalitetssikring: 17

18 Kommunen har benyttet Finøk AS som ekstern kvalitetsikrer av finansreglement og rutiner, jfr. forskriftens 5 og 8. Vedlagt følger kvalitetsikringsnotat som konkluderer som følger: Det er vår oppfatning at Finansreglement for Vennesla kommune legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og rammer og retningslinjer i ny forskrift. Endelig vurdering av Reglementets samlede risikorammer må imidlertid kommunestyret gjøre selv og vurdere disse opp mot kommunens økonomiske evne til å bære risiko. Det er i tillegg vår oppfatning at Rutiner for Vennesla kommunes finansforvaltning sett i sammenheng med kommunens forslag til finansreglement, legger rammer for utøvelsen av finansforvaltning som er i tråd med krav og retningslinjer i ny forskrift. At rutinene faktisk følges vil kunne sikres gjennom at kommunen legger opp til et godt internkontrollsystem. Forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål: Forslaget til nytt reglement innebærer ingen vesentlige endringer i forhold til dagens reglement. Forvaltning av kommunens gjeldsportefølje og øvrige finansieringsavtaler Vedtatt reglement gir veldig detaljerte rammer for porteføljens bindingstid. Dvs. hvor stor del av porteføljen som kan ha rentebinding mellom 1-3 år, 3-5 år og 5-8 år. I praksis er disse reglene for detaljerte, og er vanskelige å etterleve. I nytt reglement foreslår vi en forenkling. Det foreslås at gjennomsnittlig gjenværende rentebinding (durasjon) på samlet gjeld (inkl. swapper) skal til enhver tid være mellom 1 og 5 år. Det foreslås videre at gjeldsporteføljen skal ha en fastrenteandel på minimum 25 %, og maksimum 70 %. For øvrig er det ingen vesentlige endringer i forslag til reglement for forvaltning av gjeldsporteføljen. Noen kommuner har såkalte rentereguleringsfond, dvs. at svingninger i renteutgifter og inntekter reguleres mot et fond, slik at utgiftsbelastningen i regnskapet blir tilsvarende budsjettet, og svingninger i rentenivået vil ikke påvirke kommunens regnskapsresultat. Avsetninger til, og bruk av et slikt rentereguleringsfond vil naturlig reguleres gjennom et finansreglement. Rådmannen mener et slikt fond hadde vært ideelt å ha, men på grunn av den økonomiske situasjonen i kommunen vil vi ikke foreslå dette nå. Forvaltning av kommunens langsiktige finansielle aktiva Risiko og avkastning: I forslag til nytt reglement er det benyttet tilsvarende investeringsstrategi som i vedtatt reglement. Med foreslått strategi er langsiktig forventet avkastning beregnet til ca. 7 % i norske kroner med en beregnet risiko målt ved standardavviket på ca. 5,7 %. Dette innebærer at årlig avkastning vil svinge mellom +1,3 % og +12,7 % i 2 av 3 18

19 år. (Gitt en forvaltningskapital på 135 mill. kr. betyr dette mellom 1,8 mill. kr. og 17,2 mill. kr.). Den årlige avkastningen vil med 95 % sannsynlighet kunne variere mellom -4,4 % og +18,4 %. For 2011 tilsvarer dette ca. -6 mill. kr. og 25 mill. kr. Sannsynlighet for avkastning større enn 0 % er ca. 90 % det første året, mens tilsvarende for avkastning større enn 2,5 % er ca. 80 %. Bruk av bankinnskudd i porteføljen: Kommunen fått forskjellige råd fra ulike rådgivere om den langsiktige porteføljen skal ha mulighet til å inneholde bankinnskudd. Rådmannen har valgt å foreslå at dette er tillatt med samme begrensninger som pengemarkedsfond. Dette er i tråd med vedtatt reglement, og betyr dermed ingen endring. Dette gjelder også forvaltning av ledig likviditet og andre midler beregnet for driftsformål. Rapportering: Det legges opp til tilnærmet lik rapportering som tidligere. Nytt er at det ved hver rapportering skal foretas en stresstest. Avsetning til bufferfond og verdireguleringsfond: Hensikten med et bufferfond er å utligne svingninger i avkastning på porteføljen. Det betyr at dersom avkastningen blir lavere enn budsjettert skal vi bruke av bufferfondet slik at regnskapsresultatet ikke påvirkes. Hensikten med et verdireguleringsfond er å sikre at finanskapitalen opprettholder sin realverdi, dvs. inflasjonsjustering av kapitalen. Rådmannen foreslår at dersom avkastningen på den langsiktige porteføljen overstiger budsjettert avkastning skal dette bruks til å: 1. Avsette til bufferfond. Inntil fondets beholdning utgjør ca. 2 ganger årlig budsjettert normalavkastning. 2. Foreta verdiregulering i henhold til Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Kommunestyret har de senere årene avsatt midler til bufferfondet, og det utgjør nå ca. 11,2 mill. kr, dvs. 2 ganger normalavkastning. Dette er altså i tråd med det foreslåtte reglementet. Verdiregulering av kapitalen har i liten grad skjedd. Som nevnt i kommentarene til rådmannens budsjettforslag burde verdireguleringsfondet vært over 9 mill. kroner større. En del kommuner har verdiregulering av kapitalen som første prioritet når mer avkastningen skal disponeres, og dette er også i tråd med anbefalinger fra bl.a. ekstern kvalitetsikrer (Finøk AS). På bakgrunn av kommunestyrets tidligere prioriteringer og vedtak foreslår rådmannen imidlertid at avsetning til bufferfond først prioriteres. En konsekvens av dette vedtaket er at en eventuell meravkastning (i forhold til budsjettet) det enkelte regnskapsår blir avsatt til bufferfond og/eller verdireguleringsfond. Inntil disse fondene er fulle vil kommunens regnskapsresultat (udisponert beløp) bli lavere ved meravkastning, og høyere ved mindreavkastning. Generelt: Risiko: 19

20 Finansiell risiko består av flere former for risiko. Tabellen nedenfor viser hvilken grunnholdning Vennesla kommune skal ha i forhold til dette, og kommunens finansforvaltning skal drives slik at kommunen ikke påføres vesentlig finansiell risiko. Type risiko Beskrivelse Kortsiktig forvaltning Kredittrisiko Knyttet til at låntaker (eller motparten i en derivatkontrakt) ikke betaler tilbake hele eller deler av lånet (inkludert rentene) Markedsrisiko Knyttet til tap som følge kurssvingninger i de markedene kommunene er eksponert Renterisiko Knyttet til at verdien av rentebærende verdipapirer endres dersom renten endres Likviditetsrisiko Knyttet til at midler ikke kan omformes til kontanter i løpet av en rimelig tidsperiode Valutarisiko Knyttet til tap som følge av kurssvingninger i valutamarkedet Systematisk risiko i aksjemarkedet Usystematisk risiko i aksjemarkedet Kommunens grunnholdning Gjelds- Langsiktig forvaltning forvaltning Administrasjonsrisiko Knyttet til tap som følge av at de aktuelle aksjemarkeder kommunen er eksponert mot vil stige eller falle på kort og/ eller lang sikt Knyttet til at et enkelt investeringsobjekt vil stige eller falle i verdi i forhold til markedet på kort og/ eller lang sikt Knyttet til rutiner internt/ hos motpart Minimal Minimal Definert Ikke påvirkbar Ikke påvirkbar Ikke påvirkbar Definert Definert Definert Ingen Minimal Definert Ingen Ingen Definert Ingen - Definert Ingen - Minimal Minimal Minimal Minimal Stresstest: I følge kvalitetsikringsnotatet viser en stresstest for Vennesla kommune at et mulig tap i en worst case situasjon er ca. 25,1 mill. kroner. Dette er betydelig høyere enn den anbefalte beholdningen på bufferfondet som er ca. 13,8 mil. Da blir spørsmålet om kommunen kan håndtere en slik worst case situasjon. Kommunens beholdning på disposisjonsfondene varierer, men slik den økonomiske situasjonen er nå er rådmannen av den oppfatning at et slikt tap vil kunne håndteres i ett år. Dersom kommunens økonomiske situasjon endres vil vi sannsynligvis måtte endre risikorammene i finansforvaltningen. 20