BRIEF OPEN SPACE TECHNOLOGY. Mads Bruun Høy

Transkript

1 BRIEF OPEN SPACE TECHNOLOGY Mads Bruun Høy

2 Lærende og skapende konferanser Forskningsprosjekt finansiert av SAS, Danske Bank og Lego I dagens kunnskapssamfunn er det ofte kun en marginal forskjell på de som sitter i salen og de som står på podiet. Folk kjeder seg på stolen sin... Konklusjonen er at folk lærer for lite, skaper for lite og aktiviseres for lite, på konferansene de deltar på. Deltagerne er gullet Ib Ravn - Learning Lab Danmark

3 Open Space Technology En møteledelsesmetode som muliggjør adressering av mange komplekse utfordringer/behov på kort tid med innovative og meningsfulle resultater. Metoden er tilpasset både små og svært store grupper av mennesker. Alt fra 5 til 1000 Engasjement Ansvar Metoden brukes av selskaper som IBM, IKEA, Boeing og Shell for bl.a. å løse utfordringer knyttet til produktdesign, organisasjonsutvikling og strategi.

4 To bærende prinsipper Ansvar Engasjement

5 Harrison Owen Hvordan kan man lage et konferansekonsept, som kombinerer synergien (og energien) fra en god kaffepause med den substansielle og effektive aktiviteten som karakteriserer et godt og produktivt møte? Harrison Owen (1986) Fotograf - Rådgiver - Forfatter

6 OST grunnprinsipper Når man kommer til en OS er det kun det overordnede tema som er satt på forhånd. Dette temaet skal være av felles interesse for alle deltagerne. Deltagerne skaper og fastholder agendaen selv. Prosessen bygger på deltagernes egne interesser og er i høy grad deltagerstyrt. Det er det personlige engasjementet som sikrer eierskapet til prosessens resultat. Dagsordenen avvikles i parallelle workshops/møter av 20 min til 2 timers varighet Aktivitetene blir koordineret gjennom en selvorganiserende prosess og en felles markedsplass Resultatene fastholdes gjennom dokumentasjon fra de forskjellige workshopene

7 Prosessen steg for steg Forberedelse Innsjekking Markedsplassen Møtene Utsjekking

8 Er Open Space riktig? Først skal man vurdere om dette er den riktige prosessen! Det er riktig og kraftfullt hvis man skal ha en tverrfaglig gruppe til å behandle komplekse og problemstillinger på en innovativ og produktiv måte, i spørsmål hvor ingen vet hva det riktige svaret er. Det er ikke riktig hvis toppledelsen/styringsgruppen tror de vet svaret, eller hvor noen føler at man må vite svaret på forhånd og derfor kontrollere resultatet.

9 Forberedelse 1. Vurdere om prosessen er riktig. 2. Sette en god intensjon (målsetning, hovedparole, formål...) Det må fokusere på reelle problemstillinger for de som er invitert... Det virker alltid det du putter inn kan du ta ut 3. Deltagere Hvem? (De med engasjement, interesse og handlekraft = de som bryr seg ) 4. Invitasjon Tid, sted og tema Hvor lenge? (1 3 dager) 5. Rapportering/Resultat Hva ønsker man levert og i hvilken form? (digitale hjelpemidler) Ansvarliggjøring (sørg for å lage rammer for oppfølging) 6. Rommet Estetikk og funksjonalitet (plenum og break out) Mat og drikke Utstyr 7. Konsultasjon med oppdragsgiver

10 Innsjekking Ønske velkommen Sette fokus (overordnet tema) Forklare prosessen Rolleavklaring (Fasilitator, problemeier, humle, sommerfugl) 4 prinsipper og 1 lov 1. De som kommer er de vi trenger 2. Det som skjer er det eneste som kunne skjedd 3. Ting starter når tiden er inne 4. Det er over når det er over Det er lov å ta beina fatt (To fots loven) Markedsplassen åpner Vær åpen for overraskelser

11 1. Skape tid og rom 2. Holde tid og rom 3. Bli frigjort fra ansvar Fasilitatoren i OST

12 Markedsplassen Huskeregel: 30 min = 30 tema For å svømme må man hoppe i vannet Temaeier går ut på gulvet, presenterer seg selv og sitt tema Det skal være kort! maks 1.min på hver 2. Skriver så på et A4 ark; En kort tittel på tema, signert med navn Henger det opp på veggen/matrisen (møteplanen med tid og sted)

13 Møteplan

14 Rapportering Referat til alle deltagerne Skrives og ferdigstilles av temaeier og sendes ut på mail samme dag. Lurt å lage ferdige maler på forhånd Må innholde; 1. Tittel på tema 2. Kort beskrivelse av temaets diskusjon 3. Ansvarliggjøring kontaktperson(er) deadline for og beskrivelse av neste steg

15 Utsjekking Hva bør være med i en utsjekking? Debrief på dagen Stikkprøver på idéer (presentasjoner hvis god tid) Feedback til prosessen Info om veien videre Det hele ledes av fasilitatoren

16 Å dele de gode eksemplene med hverandre Idéer til et hvordan vi kan bli endra bedre til å jobbe med Elever på banen

17 De som kommer er de vi trenger

18 Det som skjer er det eneste som kunne ha skjedd

19 Ting starter når tiden er inne

20 Det er over når det er over

21 Det er lov å ta beina fatt (To fots loven)

22 Vær forberedt på å bli overrasket

23 Å dele de gode eksemplene med hverandre Idéer til et hvordan vi kan bli endra bedre til å jobbe med Elever på banen

24

25 Open Space Ansvar Engasjement

26 Talking stick (Ph. D. Carol Locust) The talking stick er en gammel indianertradisjon for møteledelse, som har vært brukt av mange ulike stammer opp gjennom tiden. Når store temaer dukket opp for Rådet startet den eldste lederen i stammen diskusjonen gjennom å holde sticken. Da han var ferdig å innlede, holdte han ut sticken slik at den som ønsket å ta over ordet kunne gripe den. Ørnefjæra ga de mot og kunnskap til å snakke sant og klokt. Harepelsen minnet de på at deres ord måtte komme fra hjertet og at de måtte være myke og varme.